Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

EHRM Portal

862 views

Published on

korte impressie van de Employee Self Service / Manager Self Service

Published in: Technology, Business
  • Be the first to comment

EHRM Portal

  1. 1. Meer tijd voor beleid met ESS, MSS en de digitale loonstrook U bent beleidsmaker. Het is dan ook logisch dat u hieraan een belangrijk deel van uw tijd besteedt, maar meer dan eens merkt u dat u toch weer verzeild bent geraakt in het verwerken van papieren verlofaanvragen van uw mede- werkers, het uitprinten en versturen van de salarisstroken en natuurlijk het personeelshandboek printen en distri- bueren. Dit zijn werkzaamheden die tijd vreten en die in de visie van AFAS maar een fractie van uw kostbare tijd mogen kosten. Met de intranetapplicatie ProfitWeb gaat u fors besparen op tijd én geld door het beschikbaar stel- len van bedrijfsdocumenten via intranet (ProfitWeb) en door uw medewerkers meer zelf te laten doen. Employee Self Service (ESS) De basisgedachte van ESS is dat voor iedereen informatie toegankelijk en eenvoudig opvraagbaar is via ProfitWeb. U kunt hierbij denken aan het centraal beschikbaar stellen van bedrijfsdocumenten waarbij uw medewerkers verplicht de nieuwe versie moeten accorderen (personeelshandboek, autoleasecontract, concurrentiebeding). Ook projectverslagen en notulen van vergaderingen zijn op deze manier eenvoudig te publiceren en altijd oproepbaar met behulp van de zoekfunctie. Ook kunt u gemakkelijk een verlofkaart presenteren, wetenswaardigheden bekend maken, een bedrijfsuitje aankondigen en een medewerker van de maand feliciteren. Kortom, geen papieren rompslomp en geen overbelasting van uw mailbox. Medewerkergegevens (ziek, verlof, dossier, opleidingen, wagenpark, etc.) zijn direct oproepbaar voor de mede- werker en/of voor de manager. Uw medewerkers muteren hun eigen gegevens via ProfitWeb U boekt dus enorme tijdswinst door gegevens eenmalig vast te leggen in Profit HRM. Tegelijkertijd verhoogt u de Management Self Service (MSS) betrouwbaarheid van uw gegevens aanzienlijk. De Aan de hand van autorisatie kunt u met hetzelfde stuk werkdruk zal verlagen en het werkplezier toenemen. gereedschap activiteiten en handelingen door het management laten verwerken. Bijvoorbeeld de verwer- king van een verlofaanvraag kan eenvoudig worden geaccordeerd door de manager. Maar ook diverse medewerkersaanvragen, zoals studieaanvraag en declaraties kunnen door de manager worden verwerkt. Gevolg is dat u als HR-manager minder administratieve taken hoeft te verwerken. Ook inzicht is belangrijk! In MSS heeft het management direct inzicht in bijvoorbeeld ziekteoverzichten, bezettingsoverzichten en andere (door u zelf) samengestelde rapportages. Signalen die van belang zijn voor het management, worden automatisch in MSS gepresenteerd, zoals aflopen contract, ziek- en verlof, verjaardagen, jubilea en functioneringsgesprekken. Management wordt ook in staat gesteld om documenten automatisch in te sturen in het digitale dossier van de medewerkers. Zo is het mogelijk dat een functioneringsgesprek wordt vastgelegd in MS Word en door de manager wordt ingestuurd in het medewerkers- dossier, dit betekent dat u als HR-manager geen enkele handeling meer hoeft te plegen bij het samenstellen van dossierstukken. www.afas.nl
  2. 2. Essentie van ESS en MSS: tijd- & kostenbesparing! Digitale loonstrook Met ProfitWeb geeft u uw medewerkers inzicht in hun eigen verlofkaart, verlofaanvragen, verlofsaldo, wagenpark, zieksaldo en loonstrook. Dit betekent dat bij het verwerken van de salarisstroken deze automatisch inzichtelijk wordt gemaakt voor de medewerker. Dit zorgt voor een tijdsbesparing op de afdeling salarisadministratie; het elimineren van het printwerk en verspreiden van de loonstroken. De loonstroken kunnen tevens worden gemaild. De Nederlandse wetgeving laat toe dat een loonstrook elektronisch mag worden aangeboden door de werkgever. Tijdsbesparing Een digitale verlofaanvraag zorgt ervoor dat u hieraan praktisch geen tijd meer hoeft te besteden; uw medewerkers sturen deze rechtstreeks ter accordering Uw medewerkers voeren hun verlofaanvraag digitaal in en dit wordt na in naar de manager. Deze accordeert - de aanvraag accordering direct in het medewerkersdossier geplaatst wordt rechtstreeks in Profit HRM verwerkt - of weigert de aanvraag. Weigert de manager de aanvraag, dan gaat deze aanvraag, voorzien van de reden van weigering, terug naar de medewerker. U ziet, het proces ‘urenbriefjes’ verdampt volledig! Even een rekenvoorbeeld: Als de gemiddelde medewerker bij uw organisatie 8 keer per jaar een verlofbriefje handmatig invult, bete- kent dit 8 X 100 medewerkers = 800 verlofbriefjes. Ieder verlofbriefje wordt handmatig ingevoerd door zijn manager en/of de afdeling P&O. Als we er van uitgaan dat deze handmatige vastlegging ongeveer 5 minuten per verlofbriefje duurt, bespaart u dus al snel ruim 65 uur als u het uw medewerkers digitaal laat doen! Kostenbesparing Direct gevolg van het digitaal vastleggen van verlofaan- vragen, is dat er geen verlofbriefjes meer kwijtraken en u dus geen onnodige kosten maakt (uw medewerkers vieren vanaf nu geen vakantie meer op uw kosten!). Stelt u zich het volgende eens voor: Als we uitgaan van 8 verlofaanvragen per mw/per jaar; 8 x 100 mw=800 verlofbriefjes. Uw 100 medewerkers hebben ieder 25 vakantiedagen per jaar. Bij een ver- liespercentage van 1%, betekent dit 8 verlofbriefjes die niet worden geregistreerd. Dit is een direct verlies! Alles overzichtelijk vastleggen in het digitale medewerkersdossier Reken maar na; 2500/800 = 3,125 verlofdag X 8 ver- lofbriefjes = 25 verlofdagen op jaarbasis! AFAS ERP Software BV Philipsstraat 9 Postbus 310 3830 AJ Leusden Tel: 033– 43 43 883 Meer informatie of een afspraak ma- ken? Mail naar sales@afas.nl of bezoek www.afas.nl

×