Successfully reported this slideshow.

Yes! And...Tackle Challenges, Create Opportunities


Published on

In this article we describe the idea generation process that enabled a utility company to create innovative ideas primarily to improve internal and cross boundary processes. One idea enabled them to reduce the time required for a fundamental
process from 54 days to 7 days. We also outline for you the process they used to define challenges, create great ideas and evaluate them. Finally we discuss how senior management can make a better choice of ideas in which to invest.

Published in: Business, Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Yes! And...Tackle Challenges, Create Opportunities

  1. 1. The Creative Gorilla – Case Study  A utility company wanted to perform significantly better than the minimum demanded  by the regulators. In this article we describe the idea generation process that enabled  the client to achieve this, creating ideas primarily to improve internal and crossboundary  processes. One idea enabled them to reduce the time required for a fundamental  process from 54 days to 7 days. We also outline for you the process they used to define  challenges, create great ideas and evaluate them. Finally we discuss how senior  management can make a better choice of ideas in which to invest.   “The  creative  act  …  does  not  create  something  out  of  nothing;  it  uncovers,  selects,  re‐shuffles,  combines,  synthesises  already  existing  facts,  ideas,  faculties,  skills.  The  more  familiar  the  parts,  the  more striking the new whole.”  From “The  Act of Creation” by Arthur Koestler     Tackle  Max  Utility  needed  creative  thinking  to  help  them  achieve  their  demanding  goal,  Challenges,  so they called upon our associate, Dennis  Sherwood,  an  expert  and  author  in  Create  creative thinking.   Opportunities  Dennis does not bring in a team of people    to explore the problem and present ideas  to  the  company.  Instead,  he  uses  the  1. The Issue  skills,  experience  and  creative  ability  of  “Max  Utility”  decided  to  set  itself  a  those closely involved in the issue.   challenge.  To  set  internal  targets  He  provides  an  energising  process  and  significantly  tougher  than  those  builds  their  creative  capability  so  that  demanded  by  the  industry  regulator.  But  they  generate  and  choose  their  own  Max Utility was already highly regarded in  ideas, ideas to which they are committed.   this area. How could they perform to even  higher standards?  1
  2. 2. The Creative Gorilla – Case Study  2. Tackling the Issue  • Max  Utility  involved  the  sub  contractors  because  it  is  Although  the  process  may  vary  due  to  important that everyone involved  context,  this  is  the  process  that  Max  in  the  issue  is  represented  when  Utility used:  generating and choosing ideas  1. Dennis  discussed  the  issue  with  a  4. Dennis  ran  the  training  day,  teaching  range  of  senior  management  staff  to  the  group  about  the  method  they  understand  the  background  to  the  would  use  in  the  workshop  and  situation and the key challenges.  utilising  case  studies  from  clients  he  2. A  team  of  people  from  across  the  had worked with successfully.  company met for a one day workshop  Training  linked  to  real  projects  is  much  to  create  challenge  statements  e.g.  more  effective  than  running  training  “What  if  we  had  to  reduce  the  time  courses  in  a  “sheep  dip”  approach  across  taken to fix this type of incident from  a  company.  The  project  creates  the  54 days to 3 days? How would we fix  opportunity  for  people  to  use  their  new  the incident then?”   skills  quickly  alongside  others  who  have  • Based  on  the  high  level  issue  the  also  been  trained.  This  increases  the  team  produced  15  challenge  opportunity  for  them  to  embed  the  skills,  statements to work on at an idea  create new processes and provide a return  generation  and  evaluation  on investment in training.  workshop  5. Max  Utility  held  a  two  day  workshop  with  the  sixteen  person  group,  which  Dennis and a colleague facilitated.   • The group split in to three teams  • Each  team  had  three  half  day  sessions, generating ideas for one    challenge  per  session.  So  the  “I CAN SEE THE CHALLENGES”  group  worked  on  nine  challenges  3.  16 people were selected from across  in  the  two  days,  with  the  the  company  and  sub  contractors  for  remaining  six  challenges  in  a training day on the idea generation  reserve.  and evaluation process.   • In  the  fourth  session,  the  group  presented  their  findings  to  the  2
  3. 3. The Creative Gorilla – Case Study  others  and  evaluated  and  chose  the  best  ideas  for  further  exploration  6. After  the  workshop,  Dennis  prepared  a full report, capturing all of the ideas    and  the  process  used  to  develop  DEFINE THE FOCUS OF INTEREST  them.  DEFINE WHAT YOU KNOW ABOUT IT  7. Members of the group presented  the  A  key  characteristic  of  creativity  and  chosen  ideas  to  senior  management  innovation  in  business  is  that  they  never,  who  set  up  project  teams  to  begin  ever, take place on a green‐field site. You  further  analysis,  exploration  or  already  have  products,  processes  and  a  implementation of ideas.  brand.  Unless  you  are  the  most  rudimentary start‐up, your innovation site    isn’t  green  at  all  –  it’s  a  very  muddy  3. The Creative Method  brown,  with  your  footprints  all  over  it,  many of them successful footprints too.  To  create  their  ideas,  Max  Utility  used  a  method called InnovAction, which Dennis  Sherwood  developed.  The  steps  in  the  method are:  1. Define the focus of interest  2. Define what you know about it    3. Share what you know  GREEN FIELD SITE  4. Ask, “How might this be different?”  Therefore,  when  generating  ideas,  you  5. Let it be  should  take  these  existing  factors  into  account.  The  best  place  to  start  is  with  a  DEFINE THE FOCUS OF INTEREST  very full sheet of paper, containing all the  We  explained  this  in  Step  2  of  “Tackling  group’s knowledge and experience of the  the Issue” above.  appropriate topic. This provides a starting  line  for  the  creative  process  (as  Koestler  states  in  his  quotation),  which  is  useful,  especially  for  people  not  comfortable  or  skilled at generating lots of ideas.  3
  4. 4. The Creative Gorilla – Case Study  So  this  second  step  of  the  InnovAction  they could take 5 moves at a time rather  method has each person generate lists or  than  one,  but  have  to  complete  them  in  maps  of  what  the  team  know  about  a  less than two minutes, etc.  topic,  e.g.  if  you  want  to  develop  the  game of chess, you write down everything  you  know  about  the  players,  the  board,  the pieces and the rules.   Two points here:  • By  defining  a  narrow  focus  of    interest in step 1, we ensure that  IT IS IMPORTANT PEOPLE DO NOT ARGUE  this step is not too lengthy   If  you  start  with  what  you  know  and  • The knowledge should be written  deliberately  and systematically search  for  as  facts,  not  judgement.  For  differences, you dramatically increase the  example,  write  “Our  turnaround  likelihood  that  you  will  discover  time  is  three  days”  NOT  “Our  something  which  is  both  different  and  turnaround  time  is  too  long.”   new.  Otherwise,  people  can  become  defensive when you start to…  During the workshop, the group  developed breakthrough ideas requiring  SHARE WHAT YOU KNOW  cross functional teams and other  The  team  shares  their  knowledge.  It  is  resources to implement. However, people  important  for  people  not  to  argue  over  also generated many ideas to resolve  facts.  If  two  people  have  different  points  small issues which the group could  of view, capture them and move on.  implement without much effort or  resource. These were followed up  The  advantage  of  this  step  is  that  at  the  separately.  end of the exercise, everyone in the group  fully  understands  the  situation.  This  is  LET IT BE  often assumed, often incorrectly.  Allow the conversation to flow. As people  ASK “HOW MIGHT THIS BE DIFFERENT?”  discuss  ideas,  this  triggers  further  ideas  From  the  list  or  mind  map,  you  take  one  and  so  on  until  perhaps  the  new  “big  aspect  and  ask,  “So,  how  might  this  be  idea” arrives.   different?” E.g. in chess we could use four  players,  playing  in  partnership.  Perhaps  4
  5. 5. The Creative Gorilla – Case Study  SIFTING  CONSTITUENCIES AND FEELINGS  Although  not  part  of  the  formal  process,  Ask:  “Who  will  be  impacted,  during  and  once  ideas  are  generated,  the  group  sifts  after  implementation?”,  “How  will  they  the  Ideas  using  broad  criteria  e.g.  react and what can we do to manage the  Potential  Benefit,  Difficulty  of  reaction positively?”  Implementation  etc  to  reduce  down  to  a  DATA  manageable number for evaluation.  Ask:  “What  data  do  we  need  to  make  an    informed  decision?”,  “What  are  the  sources  of  data  and  are  they  reliable?”  4. Evaluation Process  “How do we handle uncertain data?”  To  evaluate  ideas,  the  group  used  a  SOLUTIONS  variation  on  De  Bono’s  “Six  Hats”  Ask:  “How  might  we  solve  the  problems  technique.  Rather  than  taking  an  identified in “Issues”, “Constituencies” and  adversarial approach, this process enables  “Data”?  the  group  to  evaluate  an  idea  in  a  complete,  fair  and  balanced  way,  by  ACTIONS  identifying the following:  Ask:  “What  action  should  we  take  based  BENEFITS  on  our  analysis?”,  “Do  we  have  sufficient  information  to  take  a  decision?”  Should  Ask:  The  “who,  what,  where,  when”  of  we continue the analysis further?”  benefits,  e.g.  “What  benefits  will  arise  if  this is successfully implemented?”  ISSUES TO BE MANAGED  Ask:  “What  issues  must  be  managed  to  successfully implement the idea?”, “Which  issues  may  hinder  implementation  and  how  might  we  overcome  these?”,  “What    are  the  risks  and  how  might  we  manage  ACTION STORYBOARD  them?”   PROCESS  Someone must be assigned to manage the  evaluation process.  5
  6. 6. The Creative Gorilla – Case Study  Using  this  considered  and  thorough  However,  in  many  organisations  this  evaluation method, the group was able to  judgement  takes  place  on  a  case‐by‐case  decide  which  of  the  ideas  should  be  put  basis;  that  is  each  idea  is  judged,  on  its  forward  for  further  analysis  or  merits, by itself. This is fair, but is it wise?   implementation.  No  fewer  than  17  ‘big  If  each  idea  is  judged  on  its  own  merits,  ideas’ and 49 ‘quick wins’ were submitted  and  if,  for  whatever  reason,  the  to senior management for approval.  organisation  is  relatively  risk  averse  –  as  Leaving  aside  the  case  study,  it  is  at  this  most  organisations  are  –  then  it  is  no  point that the overall process can go awry  surprise  that  the  organisation  will  select  and some good ideas left unimplemented.  only  low‐risk  ideas.  All  being  equal,  from  In  the  next  section,  we  will  discuss  why  the six ideas put forward, the chosen two  and how you might overcome it.  will be those with the lowest risk.  Selecting  an  idea  for  implementation    however, is in fact an investment. Money  and  resources  are  being  devoted  now  in  5. Idea Selection ~ Optimising Risk  the hope of a return in the future. So why  Suppose  a  group  presents  senior  not  look  at  the  portfolio  of  ideas  as  a  management  with,  say,  six  good  ideas,  portfolio of potential investments?   but  there  are  resources  to  develop  only  In  doing  this,  you  certainly  look  at  each  two.  Which  two  might  it  choose?  Each  idea individually, but you can also look at  idea has to be evaluated and then judged  the  portfolio  effect.  This  implies  that  it  on its merits.  might be possible, deliberately, to select a  higher  risk  idea,  so  long  as  it  is  ‘hedged’  with  a  lower  risk  one.  So,  from  our  six  ideas,  rather  than  choosing  the  two  with  lowest  risk,  there  is  the  opportunity  to  choose  one  with  low  risk  and  one  with  a  higher  risk,  so  realising  the  additional  benefits if the higher risk idea does in fact  work.    OPTIMISING RISK  6
  7. 7. The Creative Gorilla – Case Study  identified  how  to  make  the  revenue flows less seasonal  • A  manufacturer  found  the  solution  to  a  long  standing  and  very  costly  manufacturing  problem  within  one  hour  of  starting  the  idea  generation    workshop  IDEAS ARE OFTEN REJECTED AS HIGH RISK  The  process  and  examples  we  describe  This  method  can  give  an  advantage  to  are  based  on  substantial  challenges  and  larger  organisations.  A  smaller  firm  opportunities  and  use  external  typically  has  the  resources  to  select  only  consultants  to  facilitate  the  process.  one  idea  at  any  one  time  and  necessarily  However,  the  InnovAction  process  is  chooses  a  low  risk  solution.  But  a  larger  scalable,  so  a  small  group  can  also  use  it  firm  has  the  resources  to  back  multiple  to  produce  some  original  and  effective  ideas  simultaneously  and  so  achieve  a  ideas in a structured way.  much higher return.   What  opportunities  and  challenges  might  6. Conclusion  you use it on?  The  process  described  here  is  tried  and  John  Brooker  Innovation  Director.  Yes!  tested.  It  brings  together  many  people  in  And…  an efficient process to create original and  With thanks to Dennis Sherwood of The  effective ideas. The proof is that as well as  Silver Bullet Machine Manufacturing  Max Utility, it has been used across many  Company Limited for permission to use his  organisations  to  develop  new  case study and examples.  opportunities  and  tackle  major  Www.  challenges, including:  PLEASE PASS THIS ARTICLE ON TO A COLLEAGUE  • A  global  manufacturer  of  child  WHO MAY APPRECIATE IT.  safety  seats  discovered  an  entry  strategy  to  a  completely  new    market    • The  owner  of  a  group  of  leisure  facilities increased the number of    people  using  their  facilities  and  7
  8. 8. The Creative Gorilla – Case Study  ABOUT THE AUTHOR  Basadur  Simplex  Process  Facilitator,  a  John  Brooker  started  Group  Mastery  Facilitator  and  a  NLP  his  career  in  the  RAF  Business Practitioner. He also has an MBA  and  went  on  to  from  the  Open  University  and  tutors  on  become  a  Senior  Vice  the  OU  “Creativity,  Innovation  and  President  with  Visa  Change” MBA Course.  International. He now does what he loves;  His  regular  clients  include  major  running  his  own  company,  facilitating,  organisations  such  as  Visa  Inc,  EADS  and  training  and  advising  through  his  own  BT  Openreach,  as  well  as  Government  company, Yes! And…   departments.   The  company  mission  is  to  create  Whilst  many  clients  are  UK  based,  John  successful  organisations  by  facilitating  frequently  works  internationally  in  flexible thinking.  Europe,  Sub  Saharan  Africa  and  the  John  and  his  colleagues  help  teams  to  Middle East. He writes shorter and regular  think more flexibly and create great ideas  “Creative  Gorilla”  articles  on  creative  by facilitating workshops, developing skills  leadership  and  flexible  thinking,  and  advising  management.  His  particular  distributing  it  internationally  twice  a  interest is innovation.  month. To sign up, please send an e‐mail  with  “Subscribe”  in  the  subject  line  and  John  is  a  Solutions  Focus  Professional,  a  your first name and surname.  Kaizen  Training  Black  Belt  Facilitator,  a    DO YOU HAVE A MAJOR OPPORTUNITY OR CHALLENGE YOU NEED TO EXPLORE?  In Yes! And… we are experienced in using creative  approaches for workshops and have  many satisfied clients.  John and Dennis would be delighted to meet you for exploratory talks with no obligation.  For an initial discussion, please contact John Brooker:   Write:     Speak: 020 8869 9990     See:  8