El sistema Documental y Su Gestión

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  • La figura muestra que los clientes desempeñar una función significativa para definir los requisitos como elementos de entrada. El seguimiento de la satisfacción del cliente requiere la evaluación de la información relativa a la percepción del cliente acerca de si la organización ha cumplido sus requisitos.
  • CUANDO HBLAMOS DE PROCESOS NOS REFERIMOS A todas las cosas que se realizan en cualquier nivel o area de lauLos procesos se deben documentar, para que estos ayuden todos los días a visualizar lo que se hace y no perder de vista las necesidades que demandan en cada uno:Las entradas. Lo que usamos para iniciarlo, puede ser una orden de trabajo, un memorando, un requerimiento escrito en un formato predeterminado y hasta una orden verbal.El proceso. Lo que hacemos con las entradas para transformarlas en algo valioso para la organización.Las salidas. Son los resultados obtenidos después del proceso.La secuencia. La identificación de los procesos anteriores y posteriores.Los recursos. Humanos y medios que se necesitan para complementar el proceso.
  • La documentación debe ser verificada constantemente para detectar y reflejar cualquier cambio que ocurra en el proceso. Esto evitara que se convierte en letra muerta cuando se vuelva obsoleta por falta de seguimiento.
  • Requiere establecer un procedimiento documentado obligatorio que describa. ¿Cómo debe controlarse la documentación? ¿Quién es el responsable del control? ¿Qué es lo que debe controlarse? ¿Dónde y cuándo se realiza dicho control?Determinar un lugar para que funcione como “archivo histórico” donde se almacenen los registros de calidad.Establecer las acciones necesarias para que los registros permanezcan legibles, fácilmente identificables y protegidos contra daños, recuperables, que sean retenidos el tiempo y se disponga de ellos de forma sencilla y rápida.Para el caso de documentos que son almacenados electrónicamente hay que considerar que es necesario elaborar un respaldo que pueda recuperarse con facilidad.
  • El sistema Documental y Su Gestión

    1. 1. Universidad Autónoma de Tamaulipas <br />Unidad Académica Multidisciplinaria Reynosa-Aztlan<br />Aseguramiento de la Calidad<br />Equipo: Los Emos<br />Tema: El Sistema Documental y su Gestión.<br />Integrantes:<br />María Inés Anguiano Solano.<br />Jesús Edgar García Lomas.<br />Joana A. Mata Benavides.<br />Marlene Reyes Ramírez.<br />
    2. 2. Introducción<br /> Las organizaciones, cualquiera que sea su rama de actividad, están adoptando las normas ISO orientadas a la calidad para construir sus propios sistemas de Gestión de la Calidad, tal vez influidas por exigencias del mercado las más de las veces y por la firme decisión de mejorar internamente la manera de hacer las cosas. Pero, adicionalmente, lo hacen porque en el marco de estas normas existe la posibilidad de que sus clientes y “todo el mundo” se enteren de que realmente han implantado un sistema de gestión de la calidad normalizado.<br />
    3. 3. Programa<br />
    4. 4. Normas ISO<br />
    5. 5. ¿Qué es un Sistema de Gestión de la Calidad?<br />Es el conjunto de normas interrelacionadas de una empresa u organización por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus clientes.<br />
    6. 6. 3.- Participación del personal.<br />4.- Enfoque basado en procesos.<br />1.- Organización orientada al cliente.<br />2.- Liderazgo<br />LOS 8 PRINCIPIOS DE LA GESTION DE LA CALIDAD<br />6.- Mejora continua.<br />5.- Enfoque de sistema para la gestión.<br />7.- Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.<br />8.- Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.<br />
    7. 7. Enfoque basado en procesos<br />La norma internacional ISO 9001:2000<br />Se desarrolla, se implanta y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad<br />para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.”<br />Promueve la:<br />Adopción de un enfoque basado en procesos<br />Cuando: <br />
    8. 8. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos<br />
    9. 9. Sistema de Gestión de Calidad<br />Los procesos se deben documentar, para que estos ayuden todos los días a visualizar lo que se hace y no perder de vista las necesidades que demandan en cada uno. <br />Para cada proceso se debe determinar:<br />
    10. 10. La norma ISO 9001:2000 establece que se deben “identificar, documentar, implantar y mantener los procesos necesarios para asegurar la conformidad de los productos y servicios con base en los requerimientos y necesidades de los clientes.”<br />
    11. 11. Requisitos de la documentación<br />Desarrollar la documentación del Sistema de gestión de calidad, que incluya:<br />Declaraciones documentadas de una política de calidad y de objetivos de calidad.<br />Generalidades<br />Un manual de calidad que establezca los requisitos del sistema.<br />Procedimientos que definan la manera<br /> de implantar el sistema.<br />Procedimientos de las actividades de la operación.<br />
    12. 12. Desarrollar el manual de calidad de forma que quede establecido:<br />Manual de Calidad<br />El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión.<br />Los procedimientos documentados establecidos o referencia a ellos.<br />La secuencia o interacción de los procesos.<br />
    13. 13. Control de la documentacion<br />Establecer un método para controlar los documentos del sistema de gestión de la calidad que defina los medios para:<br /><ul><li>Determinar los niveles de firmas para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos de calidad, según aplique.
    14. 14. Aprobar los documentos antes de su emisión.
    15. 15. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario. Elaborar “listas maestras” de documentos que identifiquen el estado de revisión.
    16. 16. Tener accesibilidad a los documentos en los puntos de uso y que estos conserven su legibilidad y actualización.
    17. 17. Evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos.
    18. 18. Controlar la distribución de los documentos controlados.</li></li></ul><li>Control de los registros<br />Establecer<br />Mantener<br />Controlar<br />Los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos y de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad.<br />
    19. 19.
    20. 20. Manual de Calidad<br />¿Qué es un manual de calidad?<br />“Es un documento en el cual se establecen las políticas de la calidad y describe el sistema de calidad de una organización”<br />Muchascompañías u organizaciones utilizan estos tipos de manuales mas que nada como herramienta de mercadotecnia.<br />
    21. 21. Estructura y Contenido de un Manual de Calidad<br /> El manual de calidad debe incluir la declaración de las políticas sobre la calidad y ya sea que contenga o haga referencia a los objetivos de calidad de la empresa. <br />Los objetivos se presentan en diferentes niveles:*Objetivos Globales*Objetivos a Mediano plazo<br />*Objetivos a Corto plazo<br />
    22. 22. El uso del Manual de Calidad se puede resumir en estos 6 puntos:<br />
    23. 23. En el mercado se ofrecen muchos sistemas ISO 9000 “de anaquel” que sirven como auxiliares en este proceso, pero deben utilizarse con cautela, ya que no hay dos compañías que trabajen de la misma forma; todas tienen un grupo o base de clientes muy diferentes, diferentes sistemas y estilos administrativos y diferentes requisitos operativos.<br />Algunas de estas soluciones empacadas pueden servir, pero las compañías deben aceptar el consejo de ponderar con detenimiento los costos y lo beneficios de los mismos para así poder compararlos con los de un “sistema hecho a la medida”<br />
    24. 24. Contenido<br /> El manual de calidad describe el por qué una compañía hace lo que hace al administrar sus procesos. Debe ser un documento de alto nivel, redactado de una manera sencilla que describa las actividades de la compañía y de preferencia que no contenga más de 20 o 25 páginas.<br />E n general un manual debe contener estos 3 puntos:<br />Las Políticas<br />Descripción del Sistema<br />Referencias a Procedimientos<br />
    25. 25. Contenido<br /> El contenido del manual se divide por secciones: Sección # 1: Introducción y Políticas de Calidad<br />
    26. 26. Sección # 2: Esquema de los sistemas <br />
    27. 27. Por último estas son dos formas de redactar el manual de calidad:<br />*La ventaja de esta es que el auditor seguirá el manual con toda facilidad, pero el manual no seguirá tan bien el flujo de la empresa.* Este tipo de manuales tienden a repetir lo que dice la norma y no dicen nada en específico sobre la compañía<br />Siguiendo el orden y secuencia de la norma<br />-Esta es la mejor manera de trabajar cuando el manual se utilizara para demostrar la conformidad con más de una norma es decir, con la ISO 9001.- Para que sea fácil de utilizar, el manual tendrá que contar con el respaldo del calendario de conformidad que hace referencia cruzada entre el manual y cada una de las normas<br />Siguiendo el flujo de la empresa<br />
    28. 28.
    29. 29. Manual de Procedimientos<br />Un manual de procedimientos es un documento que contiene las descripciones de las diferentes actividades que deben hacerse en una empresa. Dicho manual sintetiza de forma clara y precisa la actuación y responsabilidad de todos los miembros de la empresa.<br />
    30. 30. Este documento suele contener una descripción narrativa que señala los pasos a seguir en la ejecución de un trabajo, e incluye diagramas basados en símbolos para aclarar los pasos. También se suele incluir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, junto con un instructivo para su llenado.<br />
    31. 31. Objetivos:<br /><ul><li>Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica
    32. 32. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
    33. 33. Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
    34. 34. Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.</li></li></ul><li>Su Importancia:<br />La función del manual de procedimientos consta en describir la secuencia lógica y cronológica de las diferentes operaciones, señalando quien, como, cuando, donde y para que debe realizarse.<br />
    35. 35. Tipos De Manuales De Procedimientos:<br />Los manuales de procedimientos por sus características diversas puedes clasificarse en dos tipos:<br /><ul><li> Manuales de procedimientos de oficina
    36. 36. Manuales de procedimientos de fabricas</li></li></ul><li>También se pueden clasificar de acuerdo con su ámbito de aplicación y alcances en manuales de: <br />
    37. 37. Elaboración:<br />El primer paso es determinar lo que se desea lograr, ya obtenido esto se sigue una serie de pasos para que el manual de procedimientos se encuentre completo, dichos pasos son los siguientes:<br />
    38. 38.
    39. 39. Simbología:<br />
    40. 40.
    41. 41.
    42. 42. Aspectos relacionados con el proceso de implantación<br />La serie ISO 9000 de normas internacionales requiere el desarrollo y la implantación de un sistema documentado de calidad.<br />Asimismo, estas normas requieren la preparación de un manual de calidad.<br />
    43. 43. Elementos del sistema de calidad<br /><ul><li>Extensión de su aplicación</li></ul>Involucra todas las fases del ciclo de vida del producto y procesos, desde la identificación inicial de las necesidades del mercado hasta la satisfacción final de los requerimientos.<br />
    44. 44. Las fases características <br />Mercadeo e investigación de mercado<br />Diseño del producto y desarrollo<br />Planificación de proceso y desarrollo<br />Compras<br />Producción o prestación de servicio<br />Verificación<br />Empaque y almacenamiento<br />Ventas y distribución<br />Instalación<br />Asistencia técnica y servicios<br />Vigilancia posmercadeo<br />Liquidación o reciclaje al final de la vida útil.<br />
    45. 45. Implantación de un sistema de calidad ISO 9000<br />
    46. 46. Elemento de calidad que apoyan el mejoramiento continuo<br />Participacion formal de la direccion<br />Preparación de documentos<br />Planeación de la calidad<br />Acción correctiva y preventiva<br />Auditorias internas de calidad<br />Control del proceso<br />Capacitación<br />
    47. 47. Directrices para una implantación exitosa<br />Es esencial un compromiso visible y continuo por parte la alta dirección<br /><ul><li>Falta de compromiso visible
    48. 48. Los esfuerzos serán penosos y es muy probable que estén condenados al fracaso.</li></li></ul><li>Solo realice aquello que sea a largo plazo para el negocio<br />Cada procedimiento y registro con que se cuente deberá servir para un propósito útil y valido para el negocio a fin de que los empleados puedan comprenderlo.<br />
    49. 49. Planifique con tiempo y hágalo bien. La manera en que se planifica un proyecto influye en gran medida sobre el uso de recursos, lo expedido del proceso y el nivel de satisfacción de los empleados.<br />
    50. 50. Utilice recursos externos adecuados. Las compañías que en esto momentos se encuentran en proceso de implantación de los sistemas de calidad ISO 9000 tiene la ventaja de contar con la experiencia, conocimiento y sabiduría acumulados por aquellas compañías que ya han recorrido ese trayecto<br />
    51. 51. Documente todo lo que haga. <br />Durante el proceso de implantación se encontrara con que casi siempre estará planeando o realizando algo.<br />Prepárese para ajustar los planes a medida que se avanza.<br />Una buena planeación desde el principio<br />Podrán identificarse las aéreas mas importantes que necesiten mejorarse.<br />
    52. 52. Haga que participen los empleados<br />Permite obtener ventajas(experiencia y conocimientos de los empleados). Los empleados son los máximos responsables de hacer que el sistema funciones<br />
    53. 53. Aplicaciones especiales de manuales de calidad<br />El simple termino “manual de calidad”, se emplea habitualmente cuando el mismo manual se usa tanto para propósitos de gestión de la calidad como para aseguramiento de la calidad.<br />
    54. 54. Aplicaciones especiales de manuales de calidad<br />
    55. 55. Precisión y acabado <br />El organismos debe ser competente debiera ser responsable de asegurar la exactitud del acabado del manual de calidad, así como su continuación, contenido y estilo de escritura.<br />
    56. 56.
    57. 57. Implantación del sistema documental<br /><ul><li>Definir el cronograma de implantación
    58. 58. Distribuir la documentación a todos los implicados
    59. 59. Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación
    60. 60. Poner en practica lo establecido en los documentos.
    61. 61. Recopilar evidencia documentada de los anterior.</li></li></ul><li>Para el éxito de la implantación del manual de calidad se debe concretizar al personal en forma paralela al trabajo de gabinete es decir mientras se elabora el manual y los demás documentos, orientar, informar al personal de lo que se está haciendo para que estén preparados y que desde un inicio se sienta parte de este maravilloso proyecto<br />
    62. 62.
    63. 63. Conclusión<br />Como conclusión nos queda muy claro que el uso de los manuales de calidad y de procedimientos son muy necesarios si una empresa quiere tener en orden y bien administrado sus aspectos de calidad. Es muy importante que la empresa tenga los manuales de calidad para de que de ahí ellos puedan tener como base algo que mostrar a sus clientes que es para lo que también se utiliza mucho para la mercadotecnia, y que en él se pueden ver sus políticas de calidad, la visión que tienen como organización, el proceso detallado de un producto y siempre tenerlo actualizado si se realiza una modificación.<br />
    64. 64. Y nos queda claro que el manual de procesos tiene como finalidad darnos a conocer cada detalle de las operaciones del proceso y nos señala ¿Quién lo hará? ¿Cómo lo hará? ¿Cuándo lo hará? ¿Dónde lo hará? Y todo esto facilitara de gran manera a las personas que estén encargadas de realizar estas operaciones dándoles especificaciones de cómo se tiene que realizar. Las copias del manual deben de ser autorizadas ya sea para cada uno de los empleados o por secciones para así estén familiarizados con él.<br />

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