Webinaire Starxpert : Ged transverse avec alfresco

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Webinaire : Comment créer une GED transversale dans votre entreprise avec Alfresco ?
De nombreuses applications métier sont utilisées au sein de votre entreprise, produisant un volume important de documents. Ces derniers nécessitent un système de gestion documentaire pour pouvoir les classer, les rechercher, les archiver, les partager, etc. Il est préférable d’utiliser une seule GED pour toutes ces applications métiers, plutôt qu’un ensemble hétérogène de GED. Au-delà des économies réalisées sur l’acquisition de la solution, un seul profil de compétence est alors nécessaire. Alfresco est parfaitement adapté à cet usage, comme nous allons le démontrer au cours de cette présentation.

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Webinaire Starxpert : Ged transverse avec alfresco

  1. 1. Comment mettre en œuvre sa GED Transverse avec Alfresco Alain Nowak Responsable technique anowak@starxpert.fr Tél. : +33 1 75 57 84 80 05/03/15
  2. 2. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 2 Qui est StarXpert ? Leader français avec plus de 200 projets réalisés en 10 ans, StarXpert est un intégrateur de solutions OpenSource pour la collaboration et la dématérialisation ● Platinum partner Alfresco depuis 2006 ● Contributeur, Gold partner et centre de formation officiel Zimbra depuis 2006 ● Contributeur historique d'OpenOffice.org ● Contributeur GLPI / OCS depuis 4 ans
  3. 3. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 3 L'offre 2015 StarXpert : la plus importante équipe sur la collaboration
  4. 4. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 4 Qui est StarXpert ? Apporter une alternative OpenSource aux besoins de productivité personnelle et de dématérialisation de nos clients. – Étude d'opportunité, conseil en architecture technique et fonctionnelle, organisation de projet de migration, ... – Mise en œuvre, déploiement, reprise des données, intégration, formations techniques – Conduite du changement – Maintien en conditions opérationnelles, TMA, support technique
  5. 5. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 5 Export SEDA Connecteur i-Parapheur Extensions OPAL ●édition Online de documents ●depuis Alfresco ou OOo Save & Attach ●sauvegarde de mails ●attachement de pièces jointes ●envoi sous forme de lien
  6. 6. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 6 Extensions MultiSave - MultiDiff Visionneuse MSOffice SXP Sugar : Export de contacts ASUR : statistiques d'utilisation Admin Tools StarXpert Save : Sauvegarde de mails
  7. 7. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 7 Outils de migration OAT Analyse des macros MSO pour migration SMIT Industrialisation de la migration dans Zimbra ADMIT Injection massive de données dans Alfresco Connecteur Lotus et Vdoc, Webdélib
  8. 8. Copyright © StarXpert 2010 Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 8 Quelques références Alfresco – Villes et Métropole – Toulouse Métropole, Rennes Métropole, Grenoble, Nevers, Melun, Val de Fensch, CA Pays de Romans, Dunkerque, ... – Conseils Régionaux ● Picardie, Aquitaine, Basse-Normandie, Poitou-Charentes – Conseils Généraux ● Ardennes (08), Aude (11), Corrèze (19), Eure (27), Nièvre (58), Sarthe (72), Somme (80), Lozère, Haut-Rhin, Loire-Atlantique, Loiret, … – Enseignement Supérieur et Recherche ● Cirad, INRIA, IRSTEA, Universités de Grenoble – Inéris, ANFR, ANSES, Habitat 76, CDG56, SDIS57 – Gie Carte Bancaire, Plastic Omnium, Systra, Editis
  9. 9. March 5, 2015 9 Points clés de la présentation – La GED Transverse : pour quoi, pour qui ? – Les stratégies de mise en œuvre avec Alfresco – La démarche Projet : '' Think big, start small and move fast'' – Les connecteurs
  10. 10. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 10 Problématiques rencontrées – Besoin de partage documentaire ● Portail documentaire / GED – Besoin de travail collaboratif sur les documents ● En interne ● Avec des partenaires externes – Besoin de retrouver les informations ● Ou sont les documents de référence ? ● Ou sont les documents liés à un tiers : administratif (contrat, factures, PJ), fonctionnel (spécifications, prestations attendues et fournies) .. Améliorer l'efficacité dans un contexte de forte volumétrie documentaire
  11. 11. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 11 Situation de départ Multiplicité des sources documentaires : ● Papier ● Documents non structurés, gérés sur système de fichier ● Documents issus de diverses sources – Outils bureautiques – Courriers numériques ou papier, mails – Documents produits et utilisés par des applications métier ● Documents stockés sur diverses solutions – Armoires .. – Documents sur système de fichiers – GED intégrées aux applications métier ● Volumétrie importante – Besoin de stocker, gérer, et rechercher
  12. 12. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 12 Situation de départ – Documents associés à des processus : ● Processus explicite : – Validation formelle (Système Qualité ..) – Signature probante (arrêtés RH, délibérations …) – Processus de publication / diffusion sur portail – Tout processus de l'organisation (BPM) incluant du document ● Processus implicite : – Création de documents impliquant plusieurs acteurs – Issus d'échanges informels (Mail ..) – Ou formalisés avec formulaires Office / papier – Processus documentaires gérés par divers outils (applications métier, outil BPM) parfois en voie d'obsolescence
  13. 13. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 13 Situation de départ – Comment organiser ces documents et processus ? – Comment gérer les sources multiples ? – Besoin d'urbanisation du système d'information documentaire
  14. 14. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 14 Alfresco en GED transverse StarXpert propose une stratégie de Ged transverse basée sur Alfresco Applications Métiers Modules Personnalisations Collaboration Recherche
  15. 15. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 15 Démarche projet – « Think big » : vision d'ensemble de la cible : ● Efficacité de la gestion documentaire ● Démarche de dématérialisation – « Start small » : identifier les premières mises en œuvres – « Move fast / scale fast » : profiter de la dynamique pour étendre l'usage
  16. 16. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 16 Think big – La GED est le lieu de stockage des documents – L'accès peut se faire uniquement via les applications métier ou également par l'interface de la GED
  17. 17. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 17 Think big – La GED transverse proposera ● Interface utilisateur personnalisable (par projet, par métier, ..) ● Intégration aux applications métier ● Prise en compte également la bureautique et proposer des fonctions collaboratives – Répondre aux problématiques : ● Quelles sont les échanges que j'ai eu avec ce tiers ? Les documents de référence (administratifs ..), les documents fonctionnels/techniques associés ● Partage / collaboratif ● Dématérialisation
  18. 18. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 18 Think big, scale/move fast – Capacités Alfresco : ● Fonctionnel : GED, Collaboratif, Personnalisations, modules, interfaces applications métier, gestion des processus (activiti) ● Technique : – Scalabilité : volumétrie, montée en charge, haute disponibilité – Intégration SI : annuaire, SSO – Environnement de développement – API publiques, respect des normes
  19. 19. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 19 Start small – Identification du premier projet ● Quelles demandes prioritaires des utilisateurs ? ● Quels utilisateurs les plus motivés ? ● Quels processus manuels peuvent être facilités ? – Cas typiques ● Partage de documents en interne / externe ● Projets transverses ● Faciliter le travail des utilisateurs – Modèles d'espaces / de documents – Actions spécifique ( ex : Créer un dossier de marché)
  20. 20. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 20 Exemple client : Gestion de dossiers de marchés
  21. 21. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 21 Start small – Personnalisations d'interface : ● Menus simplifiés et adaptés ● Actions spécifique ● Méta-données métier ● Utilisation de modèle d'espace – Résultat projet ● Centralisation des informations ● Création et suivi simplifiés – Mise en œuvre légère – Utilité transverse, visible largement dans la structure
  22. 22. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 22 Exemple client : extranet projet – Centralisation de l’ensemble des documents liés au projet – Partage de l’ensemble de ces documents entre les différents intervenants
  23. 23. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 23 Exemple client : extranet projet
  24. 24. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 24 Exemple client : extranet projet – Fonctionnalités standard Alfresco : ● Documents, blog, calendrier – Personnalisation du tableau de bord – Intégration annuaire et CAS – Projet : installation, intégration architecture, formation et conseil sur la struturation
  25. 25. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 25 Scale fast / move fast – Scalabilité – Personnalisation par site Share – Nouvelles applications par personnalisation basées sur Share
  26. 26. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 26 Architecture Alfresco
  27. 27. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 27 Think big : connecteurs – Connecteurs des applications métier : ● Applications de gestion financière des collectivités ● SAP ● Produits LAD/RAD (Ephesoft, Kofax, ..) – Connecteurs d'autres outils ● Solutions de recherche fédérée (coveo, elastic search ..) ● Produits intranet (Drupal, Liferay ..) ● ESB (Mule) – Connecteurs Alfresco vers une application métier : ● Utilisation d'un parapheur électronique pour valider / signer des documents ● Archivage légal SEDA
  28. 28. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 28 Think big : connecteurs – Diversité des moyens techniques proposés par Alfresco ● Fonction de serveur de fichier ● Intégration de méta-données par fichiers XML ● Appel de webservices existant dans Alfresco ● Protocole CMIS ● Appel de webservices depuis Alfresco
  29. 29. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 29 Première solution : Dépose de fichiers – Dépose simple de fichiers (CIFS ou Webdav) : ● Fichiers déposés dans le répertoire ● Traitement d'intégration déclenché par une règle
  30. 30. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 30 Fichiers XML – Utilisation de fichier XML : ● But : fournir les méta-données ● Un fichier XML pour 1 ou n documents (pièces jointes)
  31. 31. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 31 Fichiers XML et webscripts – Dépose par fichier XML et appel de Webscript ● Couplage synchrone ● Utilisation du système de fichier – Cas de figure possibles : ● Import unitaire depuis application métier ● Import en masse (reprise de données) ● Courrier entrant
  32. 32. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 32 Appel de Webscript – Utilisation des webscripts fournis avec Alfresco – Ou adaptation / développement
  33. 33. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 33 Webscript et Webservices Alfresco – C'est quoi les Webscript Alfresco ● Interface RESTfull ● Requetes et réponses http ● Existence de nombreux scripts dans Alfresco ● Développement de nouveaux scripts simple – Les Webscript sont des Webservices ● Toutes actions possibles : – Création et mise à jour de documents – Mise à jour des méta-données – Récupération de documents ou de méta-données – Gestion des droits – Si besoin d'échanges sécurisés : voir CMIS
  34. 34. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 34 Connecteur CMIS – CMIS : norme d'interrogation de GED ● Le développement est portable sur une autre GED ● Evolution de l'API sous contrôle de la norme – Norme supportée par de nombreuses GED ● Alfresco, Nuxeo ● FileNet, Documentum, SharePoint – Clients: ● Drupal, Joomla, Liferay, eZ Publish ..
  35. 35. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 35 Connecteur CMIS – Avantages de la norme – Langage de requête ● Pas besoin d'être expert Alfresco ● Mais il faut apprendre CMIS – Permet de piloter Alfresco ● L'échange reste contrôlé par l'application métier – Cas d'utilisation ● Application métier utilisant Alfresco pour son stockage ● Les utilisateurs métiers utilisent l'interface métier ● Les autres peuvent accéder aux documents dans Alfresco
  36. 36. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 36 Connecteur iParapheur
  37. 37. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 37 Traitement dans e-parapheur
  38. 38. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 38 Connecteur iParapheur
  39. 39. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 39 Intégration du courrier entrant (Ephesoft)
  40. 40. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 40 Intégration du courrier entrant (Ephesoft) – Intégration dans Alfresco ● Documents numérisés, OCR ● Extraction et intégration de méta-données selon le type de document – Traitement du courrier entrant ● Applications existantes (Alfea, BlueXML ..) ● Développement spécifique
  41. 41. Copyright © 2015 StarXpert. All Rights Reserved Page 41 Conclusion – Think big : capacités Alfresco : stockage, recherche, intégration SI, scalabilité, connecteurs – Start Small : projet à forte valeur ajoutée pour les utilisateurs ● Scale fast / move fast : nouvelles personnalisations, nouveaux services, connexion des applications métier
  42. 42. Questions ? 05/03/15 Contact Commercial : Jean-François Donikian jfd@starxpert.fr 01 75 57 84 80 www.starxpert.fr

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