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1. P. Calidad y Mejora
SGI-INT-01
Versión:02
01-03-2018
INSTRUCTIVO CONTROL DE
CORRESPONDENCIA
Elaboró: Revisó: Aprobó: Código: GC-I-01
Fecha de modificación:
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
REQUISITOS
DOCUMENTO CONTROLADO
Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en
todo o en parte sin previa autorización de la empresa
Reviso:
coordinador HSEQ
Aprobó:
Gerente.
Firma: Firma:
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
01-01-2015 CREACION DEL DOCUMENTO 01
01-03-2018 ACTUALIZACION DEL DOCUMENTO 02

2. P. Calidad y Mejora
SGI-INT-01
Versión:02
01-03-2018
INSTRUCTIVO CONTROL DE
CORRESPONDENCIA
Elaboró: Revisó: Aprobó: Código: GC-I-01
Fecha de modificación:
1. OBJETIVO
Establecer el control de recepción y trámite adecuado para los documentos enviados y/o
recibidos por la empresa “AQUÍ SU EMPRESA” y controlar su distribución.
2. ALCANCE
Este instructivo aplica para el manejo y control de la correspondencia enviada y recibida por
la empresa y los documentos externos, se excluyen documentos publicitarios y es extensivo a
todos los proyectos y áreas de la empresa “AQUÍ SU EMPRESA”.
3. DESARROLLO
3.1 RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
Responsable: Secretaria / recepcionista
1. Recibir la correspondencia de origen externo, cuando el documento se reciba en papel
químico (FAX), se deberá sacar copia en papel duro y reemplazarlo por el documento
inicialmente recibido.
2. Colocar el sello de correspondencia recibida en la primera hoja del documento que se
lleva el remitente, registrar la fecha y hora de recibido, el número de folios, número de
radicado correspondiente y nombre de quien recibe, cuando aplique.
NOTA: Antes de colocar el sello de correspondencia recibida se debe verificar si los
documentos recibidos corresponden a los relacionados en el oficio de entrega.
3. En el formato, se deberá escribir al lado del número de radicado, la fecha de recibido, el
nombre de quien recibió el documento, el número consecutivo del oficio recibido, nombre
de quien lo firma, el asunto del documento y el número de folios incluido el oficio.
4. Si un documento externo se recibe sin oficio, se debe entregar a la recepción para que se
le coloque el sello de recibido y registrarlo en el control de correspondencia recibida,
también se le debe asignar un número de radicación.
5. Toda persona que reciba correspondencia debe firmar el recibido en la planilla de
correspondencia recibida GC-F-13 Control De Correspondencia Recibida.
6. La distribución de la correspondencia se hará en el menor tiempo posible
3.2 REVISION DE LA CORRESPONDENCIA O DOCUMENTO EXTERNO
Responsable: Responsables de cada proceso, departamento o a quien va dirigida

3. P. Calidad y Mejora
SGI-INT-01
Versión:02
01-03-2018
INSTRUCTIVO CONTROL DE
CORRESPONDENCIA
Elaboró: Revisó: Aprobó: Código: GC-I-01
Fecha de modificación:
Los receptores de correspondencia generarán la documentación necesaria en caso de que se
requiera responderla.
3.3 TRAMITE DE LA CORRESPONDENCIA
Responsable: Secretaria / recepcionista
1. Luego de revisar la correspondencia y cuando se requiera un trámite adicional, se
devolverá el documento a la persona encargada de la recepción,
2. El documento recibido u oficio remisorio, se archiva en la carpeta o AZ de
Correspondencia Recibida, en orden del consecutivo de recepción. Los documentos
distribuidos serán copia fiel del original que reposará en la carpeta o AZ de
Correspondencia.
3.4 CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA
Responsable: Secretaria / recepcionista
Se debe llevar un consecutivo de correspondencia enviada en el formato Control de
Correspondencia Enviada, además de controlar la fecha del documento, destinatario y
asunto, se utiliza para apartar y asignar los consecutivos de la correspondencia en la medida
en que sean solicitados, con el fin de que varios documentos no tengan el mismo consecutivo
interno.
Cuando se envíe correspondencia de un proyecto, la copia se archivará en la carpeta
“correspondencia enviada y recibida del proyecto” con su consecutivo correspondiente, sí la
correspondencia no pertenece a ningún proyecto se archivará en la carpeta correspondencia
enviada con su respectivo consecutivo. En el formato correspondencia enviada, en la casilla
“se archivó en”, se escribirá el nombre de la AZ en la cual quedo finalmente la copia de este
documento.
La persona que emita un oficio deberá solicitar un número de consecutivo a la secretaria o
recepcionista, si el oficio da respuesta a un oficio enviado por un tercero, se le informará a la
recepcionista para que lo cruce en la planilla de control de correspondencia recibida.
La secretaria o recepcionista debe estar alerta de los comunicados con respuestas
pendientes, para lo cual deberá recordar a los responsables de estas, los vencimientos de los
plazos.

4. P. Calidad y Mejora
SGI-INT-01
Versión:02
01-03-2018
INSTRUCTIVO CONTROL DE
CORRESPONDENCIA
Elaboró: Revisó: Aprobó: Código: GC-I-01
Fecha de modificación:
4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA O ASOCIADOS
Procedimiento control de documentos
5 FORMATOS ANEXOS
GC-F-13 Control de Correspondencia Recibida
GC-F-15 Control de Correspondencia Enviada