Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Fasilitointipakki

353 views

Published on

Työkalupakki fasilitaattorille - ideointiin, suunnitteluun ja toteutuksen tueksi

Published in: Design
  • Login to see the comments

Fasilitointipakki

  1. 1. Kairos Fasilitointipakki 10 menetelmää ideoinnista toimenpiteisiin
  2. 2. Avataan ongelmakenttää, kerrytetään ideoita ja käynnistetään prosessi.
  3. 3. 1) Pikapresentaatio Esitys etenee kuin juna, eikä seisakkeille tai sivuraiteille ole varaa jäädä ihmettelemään. Esittäjällä ei saa olla itsellään kontrollia esityskoneeseen, vaan tilaisuuden vetäjä assistentteineen hoitaa tekniikan ja pitää esitykset aikataulussa. Tilaisuus voi olla tarvittaessa hyvinkin vapaamuotoinen ja yleisölle voi hyvien esitysten lisäksi tarjota myös pientä naposteltavaa. Lyhyet ja ennalta raamitetut Pecha Kucha -tyyliset puheet toimivat hyvin, kun halutaan jakaa ideoita tehokkaalla tavalla. Lisäksi formaatti pakottaa puhujan jäsentämään sanomansa ja keventää siten myös vastaanottajan kuormitusta. Osallistujat: Ei rajoitusta Kesto: Riippuu esitysten määrästä Pikapresentaatioissa rajoitetaan sekä esityksen tukena käytettävän esityksen diamäärää että kunkin dian kestoa. Pecha Kuchassa rajoitteena on 20 diaa ja 20 sekunnin kesto kullekin. Ignite-formaatissa diojen kesto on tiputettu ainoastaan 15 sekuntiin.
  4. 4. 2) Käänteinen ongelmanratkaisu Apuna voi käyttää fläppiä, Post-It-lappuja tai muita toimistotarvikkeita tarpeen mukaan. Kun aika on käytetty, kukin ryhmä saa esittää vuorollaan omat epäratkaisunsa muille osallistujille. Keskustelkaa samalla löydöksistä ja oivalluksista. Harjoitus auttaa murtautumaan ajattelussa ilmeisten vaihtoehtojen ja tuttujen kaavojen ulkopuolelle. Mitä räväkämmäksi vastakkainasettelun saatte, sen parempi. Voi myös ilmetä, että jotkin vastakkaisiksi ajatelluista ratkaisuista ovat niitä, joita on jo pyöritelty alkuperäisen ongelman äärellä. Tässä harjoituksessa osallistujat alkavat ideoimaan ratkaisuja ongelmaan, joka on vastakkainen nykyiselle. Sopiva aika käänteiselle ongelmanratkaisulle on, kun asia on jo työn alla ja ideapankki alkaa kumista tyhjyyttään. Tavoitteena on havaita hakoteille menneet ehdotukset, tai josko jotain ilmeistä on jäänyt huomaamatta. Osallistujat: 5–15 kesto: n. 45 minuuttia Jaa ihmiset muutaman hengen ryhmiin. Käyttäkää 15 - 20 minuuttia käänteisten ratkaisuehdotusten tuottamiseen ryhmissä. Nopeus on valttia ja määrä on laatua tärkeämpää - tässä leikissä ei ole vääriä vastauksia!
  5. 5. 3) Pre-mortem Varsinainen harjoitus alkaa kysymyksillä: "Mikä tulee menemään vikaan?" ja "Miten tämä päättyy katastrofiin?" Kukin osallistuja saa tuottaa näkemyksiä kokemukseensa ja intuitioonsa nojaten. Jokainen kirjaa tahollaan viiden minuutin ajan vastauksia, joista koostetaan Post-It-seinä. Kun potentiaaliset kehityskulut ja huolet on kirjattu ja koottu yhteen, esittelee jokainen oman näkemyksensä lyhyesti. Tarvittaessa päällekkäisiä tuotoksia voi yhdistellä. Koska riskejä on todennäköisesti paljon, priorisoidaan ne lopuksi äänestämällä. Jokaisella voi olla esimerkiksi kolme ääntä, jotka saa antaa vapaasti. Seuraavaksi tiimin tulisi tehdä päätökset, mitä toimenpiteitä projektissa tullaan tarvitsemaan oleellisimpien onnettomuuksien välttämiseksi. Usein epäonnisen projektin jälkeen pidetään projektitiimin kanssa postmortem-sessio, eli tehdään "ruumiinavaus" projektille: mitkä olettamat, linjaukset, teot ja tekemättä jättämiset johtivat huonoon lopputulokseen. On kuitenkin mahdollista, että tiimi jossain kollektiivisen tajuntansa perukoilla näki tuhon tien olevan edessä jo projektin aikana. Pre-Mortem-menetelmässä projekti ja siihen liittyviä skenaarioita käydään läpi jo etukäteen, jotta riskit voitaisiin välttää. Tämä on tilaisuus tiimille nimetä riskejä ja sanoa ääneen myös sellaisia asioita, joita ei projektin käynnistyttyä ole enää helppoa nostaa esiin. Osallistujat: Määrä on vapaa, mutta pienet tiimit toimivat parhaiten Kesto: Riippuu osallistujien määrästä. Esittele kaikille projektin kick-offissa tai vastaavassa tilanteessa projektin tavoitteet ja suunnitelma.
  6. 6. Tutkitaan vaihtoehtoja ja työstetään tekemisen suuntaa askel askeleelta, kohti ratkaisuja.
  7. 7. 4) Viisi kertaa miksi Viisi kertaa miksi on menetelmä, jolla saadaan kaivettua esiin ongelmien juurisyitä. Ongelmaratkaisussa pyritään tasolle, jossa ei lääkitä oiretta, vaan niiden aiheuttajaa. Osallistujat: 5–10 Kesto: n. 1 tunti Esittele aluksi ongelma, johon paneudutte. Merkitse ongelma näkyviin esimerkiksi fläpille. Jaa jokaiselle osallistujalle viisi Post-It-lappua ja pyydä numeroimaan ne yhdestä viiteen. Pyydä osallistujia arvioimaan ongelmaa ja kysymään itseltään miksi se on ongelma. Ensimmäinen vastaus kirjataan Post-It-lappuun numero yksi. Pyydä osallistujia kysymään miksi ensimmäinen vastaus on totta ja kirjaamaan vastaus lapulle kaksi. Samaa kaavaa noudattaen edetään viimeiseen lappuun saakka. Ohjeista kirjaamaan lappuihin aina ensimmäisenä mieleen juolahtava asia rehellisesti. Ei kannata yrittää hypätä suoraan oletettuun loppusyyhyn. Kootkaa vastauslaput allekkain vierekkäisiin sarakkeisiin. Arvioikaa ryhmässä eri sarakkeissa olevia miksi-ketjuja ja pohtikaa eroja ja yhtäläisyyksiä keskustellen. Yksi ryhmästä saa viisi tyhjää lappua. Ryhmä kirjaa keskustellen tärkeimmät "miksit" uudelleen, jolloin lopullisena tuloksena on yksi yhteisesti tuotettu ketju.
  8. 8. 5) Hajoita ja hallitse Menetelmässä palastellaan iso rakenne perusosiinsa. Pieniä osia on helpompi ymmärtää ja käsitellä. Tuloksena syntyvä kaavio selittää kohteena olevaa systeemiä ja avaa asioiden taustoja sekä vaikutussuhteita. Harjoitus lähtee yksittäisestä kohteesta, jota taso tasolta puretaan komponentteihin. Käsittelyn kohteena voi olla esimerksiksi yrityksen tarjooma, teknologia-alusta tai toimintakulttuuri. Osallistujat: pieni ryhmä Kesto: yli tunti Aloita kirjaamalla käsiteltävä systeemi otsikoksi, esimerkiksi valkotaululle. Esittele harjoitus osallistujille keinona ymmärtää mistä kyseessä oleva systeemi konkreettisesti rakentuu. Pyydä ryhmää jakamaan pääkohde kolmesta viiteen alakohtaan. Kutakin alakohtaa kohdellaan vastaavalla tavalla kysyen: "Mitkä asiat yhdistämällä saadaan ylempi taso aikaan?" Näin rakenne alkaa hahmottumaan pyramidimaisesti. Neljästä viiteen tasoa on yleensä järkevästi syntyvä määrä. Esimerkiksi tarjooman sisältämät palveluelementit tai kulttuurin taustalla olevat piilevät asenteet nousevat esiin, kun harjoitus etenee riittävän pitkälle.
  9. 9. 6) Voimakenttäanalyysi Tämän harjoituksen avulla arvioidaan käsiteltävän kohteen positiivisia ja negatiivisia ominaisuuksia ja siihen vaikuttavia voimia. Kyseessä on ongelmalähtöinen ja moniääninen menetelmä, jossa tuotetaan myös ratkaisuehdotuksia. Osallistujat: 5–20 Kesto: ½–1½ tuntia Alusta käsiteltävä aihe ja kirjaa se otsikoksi valkotaululle tai seinälle kiinnitettyyn fläppipaperiin. Jokainen osallistuja kirjaa ensin itsenäisesti paperille aiheeseen liittyviä plussia viisi minuuttia. Seuraavaksi tehdään vastaava yksilösuoritus kirjaten miinuksia. Yksilöosuuden jälkeen osallistujat menevät muutaman hengen ryhmiksi, joissa kymmenen minuutin ajan keskustellaan aikaisemmin kirjatuista plussista ja miinuksista. Samalla ryhmässä kirjataan tärkeimmäksi nousevat asiat Post-It-lapuille - yksi asia per lappu. Seuraavaksi ryhmät vievät yhteistuumin tuotetut laput esille alussa kirjatun aiheen ympärille. Plussat ja miinukset sijoitetaan omille puolilleen, esimerkiksi positiiviset vasemmalle ja negatiiviset oikealle. Ryhmän edustaja lukee laput kaikille ja perustelee miksi niihin on päädytty. Jos lappuja on paljon, niitä voi tässä vaiheessa myös ryhmitellä ja niputtaa jatkokäsittelyn helpottamiseksi.
  10. 10. 6) Voimakenttäanalyysi Osallistujat jaetaan edelleen pareihin, jotka pääsevät keskustelemaan kaikkien nähtäville laitetuista kirjauksista. Tuoreet parit aloittavat työstämään miinuksia, etsien niille ratkaisuja viidentoista minuutin ajan. Ratkaisuehdotukset kirjataan eri värisille Post-It-lapuille, esimerkiksi vihreille. Parit vievät ratkaisunsa seinälle kunkin ongelman kohdalle. Tämän jälkeen nostoista keskustellaan vielä yhdessä. Lopuksi jokainen osallistuja saa 4 tarraa. Hän voi käyttää tarrat vapaasti mielestään parhaimpiin ratkaisuihin. Fasilitaattori esittelee eniten tarroja saaneet ehdotukset.
  11. 11. Se mikä on avattu, vaatii myös sulkemista. Arvioidaan ja vastuutetaan toimenpiteet.
  12. 12. 7) Sadan euron testi Tässä priorisointimetodissa osallistujat jakavat yhdessä kuvitteellisen rahasumman asialistan kohtien kesken. Käteiskonsepti tuo harjoitukseen konkretiaa ja ymmärrettävyyttä. Menetelmää käytetään esimerkiksi ohjelmistoprojekteissa, joissa toteutukseen menevää ominaisuuslistaa työstetään tärkeysjärjestykseen. Osallistujat: Pienet 3–5 hengen ryhmät Kesto: Riippuu asialistan pituudesta, todennäköisesti alle tunti Harjoitusta varten tarvitaan tietenkin lista asioista, jotka pitäisi asettaa tärkeysjärjestykseen. Lista tulisi esittää taulukkona, josta löytyvät sarakkeet myös allokoitavalle summalle ja perusteluille. Selosta pelin kulku osallistujille: heidän on jaettava rajattu rahasumma listalla olevien kohteiden kesken. Summat edustavat asian tärkeyttä, mutta päätökset tehdään aina ryhmänä. On myös mahdollista, että jokin listan kohdista jää ilman "budjettia". Ryhmälle annetaan riittävästi aikaa arvotusten ja lyhyiden perusteluiden laatimiseen. Kun taulukko on valmis, tulee ryhmän perustella päätöksensä. Taulukko toimii päätöksenteon tukena ja kertoo mitä pitäisi priorisoida oikeastikin.
  13. 13. 8) Vaikutus- ja vaivannäköpuntari Vaikutus- ja vaivannäköpuntari on työkalu, jolla mahdolliset toimenpiteet kartoitetaan kahden muuttujan mukaan: millainen ponnistuksen toteutus vaatisi ja millaisia ovat potentiaaliset vaikutukset. Osallistujat: Pienet ryhmät Kesto: ½–1 tuntia Ryhmällä on tietty tavoite ja oletettavasti useampia ideoita, kuinka saavuttaa se. Avaa harjoitus kysymällä: "Mitä pitää tehdä ja mitä tarvitsemme tavoitteeseen päästäksemme?" Pyydä osallistujia ryhmässä tuottamaan ideoita itsenäisesti Post-It-lapuille kymmenen minuutin ajan. Seuraavaksi kukin osallistuja saa viedä omat lappunsa seinälle ja esittää ne samalla ryhmälle. Laput sijoitetaan koordinaatistoon, jossa pystyakselilla on potentiaalinen hyötyvaikutus ja vaaka-akselilla vaadittava vaivannäkö. Ryhmä saa keskustella avoimesti muuttujista samalla kun toimenpidelappuja sijoitetaan seinälle. Keskustelu voi ohjata vielä kunkin lapun sijoittumista, esimerkiksi työmäärältään vaativampaan suuntaan kuin oli alun perin ajateltu. Vaikuttavat, mutta helposti toteutettavat toimenpiteet saavat harjoituksen myötä yhteisen validaation.
  14. 14. 9) Kuka/Mitä/Milloin -taulukko Kun on lausuttu mielipiteitä, priorisoitu ja suunniteltu toimenpiteitä, tarvitaan myös vastuullisia tekijöitä. Abstraktiksi jäävän tehtävälistan sijaan keskustelua voi ohjata oikeaan suuntaan Kuka/Mitä/Milloin -taulukon avulla: Osallistujat kytketään selkeisiin tehtäväkokonaisuuksiin, joihin he ovat myös sitoutuneita. Osallistujat: 1–10 Kesto: 15–30 minuuttia Tee valkotaululle tai fläpille taulukko, jossa sarakkeet: Kuka, Mitä ja Milloin. Vaikka vaistomaisesti tekisi mieli aloittaa kohdasta Mitä, aloitetaan täyttäminen tässä menetelmässä kohdasta Kuka. Täytä siis ensimmäiseen sarakkeeseen kunkin osallistujan nimet allekkain. Kysy seuraavaksi jokaiselta nimetyltä henkilöltä, mitä konkreettisia toimenpiteitä hänen olisi mahdollista tehdä. Sijoita nämä Mitä-sarakkeeseen. Jokaisen kohdalle merkitään viimeiseen Milloin-sarakkeeseen lopuksi, milloin luetellut tehtävät ovat valmiit. Kun asetelmaa lähestytään ihmiset edellä, muuttaa se hieman asetelmaa. Ensiksikin ihmiset varmasti oivaltavat, että he ovat itse vastuussa aikaansaamisesta sen kuuluisan "jonkun" sijaan. Toiseksi lupaukset ja sitoumukset tehdään ryhmässä, jolloin niistä luistaminen syö omaa luottamusta ja uskottavuutta. Kolmanneksi kaikille on selvää kuka tekee, mitä tekee ja milloin tekee - ja jäivätkö joltain sitoumukset vähiin. Ehkä he voivat olla apuna muille?
  15. 15. 10) Aloita, lopeta, jatka Tämä työkalu auttaa kehittämään tiimin tekemistä. Osallistujat: 1–10 Kesto: 10 minuuttia–1 tunti Pyydä kutakin osallistujaa miettimään nykyistä tilannetta tai tavoitetta ja ideoimaan siihen liittyviä asioita kolmea kategoriaa hyödyntäen: Aloita: Mitä asioita meidän pitäisi aloittaa tekemään? Lopeta: Mitkä nykyiset asiat toiminnassamme ovat sellaisia että ne olisi mahdollista ja kannattavaa lopettaa? Jatka: Mitä sellaista teemme, joka toimii ja jota tulisi jatkaa? Käyttäkää hiljaiseen pohtimiseen viisi minuuttia. Tämän jälkeen pyydä kutakin osallistujaa jakamaan tuotoksensa muille - eikä keskustelua kannata unohtaa tälläkään erää, sillä näkemyseroja saattaa hyvinkin ilmetä.
  16. 16. Janne Heinonen janne.heinonen@kasvukairos.fi www.kasvukairos.fi

×