Microsoft Word ...

1,467 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,467
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
69
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Microsoft Word ...

  1. 1. 2009      Leichhardt Council   Asset Management  Strategy and Policy  JRA 
  2. 2. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy      Table of Contents    1  EXECUTIVE SUMMARY .......................................................................................................................... 5  2  INTRODUCTION ................................................................................................................................... 10  2.1  The Growth of Infrastructure ...................................................................................................... 10  2.2  Leichhardt Council Profile ........................................................................................................... 11  2.3  The Need for Infrastructure Planning ......................................................................................... 12  2.4  Strategic Issues  ........................................................................................................................... 13  . 2.4.1  Council’s Strategic Plan and Management Plan ................................................................. 13  2.4.2  Review of Asset Management by the NSW Department of Local Government ................. 15  2.4.3  Strategic Issues at a National Level ..................................................................................... 16  3  ASSET MANAGEMENT PLANNING  ...................................................................................................... 18  . 3.1  Principles ..................................................................................................................................... 18  3.2  Asset Management Policy ........................................................................................................... 21  3.2.1  Benefits of Producing an Asset Management Policy .......................................................... 21  3.2.2  Objectives of the Asset Management Policy ...................................................................... 22  3.2.3  Draft Asset Management Policy.......................................................................................... 24  3.3  Asset Management Strategy ....................................................................................................... 25  3.3.1  Purpose of the Asset Management Strategy ...................................................................... 25  3.3.2  Establishing a Corporate Approach  .................................................................................... 25  . 3.4  Asset Management Plans ............................................................................................................ 26  3.4.1  Purpose of the Asset Management Plan............................................................................. 26  3.4.2  Preparation of Asset Management Plans ........................................................................... 26  3.4.3  Expenditure Types  .............................................................................................................. 27  . 3.4.4  The Cost of Asset Ownership .............................................................................................. 28  3.5  Risk Management Plans .............................................................................................................. 29  3.6  Long Term Financial Plans ........................................................................................................... 30  Version 1.1 ‐ JRA  Page 2 
  3. 3. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    4  GAP ANALYSIS ON CURRENT ASSET MANAGEMENT PERFORMANCE ................................................ 31  5  SYSTEMS AND KNOWLEDGE MANAGEMENT PLAN ............................................................................ 34  5.1  System and Knowledge Views .................................................................................................... 34  5.2  Steps in the Knowledge Management Plan ................................................................................ 36  5.3  Integrate Current Fragmented Systems into a Single Asset Register ......................................... 37  5.4  Integrate and Manage Core Information .................................................................................... 37  5.5  Develop a Corporate Decision Support System from Integrated Core Information  .................. 38  . 5.6  Achieving a Corporate Decision Support System. ....................................................................... 40  6  ASSET MANAGEMENT IMPROVEMENT PLAN AND GUIDANCE NOTES  .............................................. 43  . 6.1  Section 1 ‐ Guidance Notes ......................................................................................................... 43  6.1.1  Life Cycle Costing ................................................................................................................ 43  6.1.2  Expenditure Types  .............................................................................................................. 43  . 6.1.3  Funding Models  .................................................................................................................. 44  . 6.1.4  Linking Service Levels and Cost ........................................................................................... 45  6.2  Section 2 ‐ Summary of Strategy Recommendations ................................................................. 47  6.3  Section 3 ‐ Capability Improvement and Resourcing .................................................................. 48  6.3.1.  Improvement Priorities ....................................................................................................... 48  6.3.2  Resourcing of Improvements .............................................................................................. 49  7  CONCLUSIONS ..................................................................................................................................... 52  APPENDIX 1 – GLOSSARY OF TERMS ........................................................................................................... 53  APPENDIX 2 – DRAFT ASSET MANAGEMENT POLICY .................................................................................. 61  APPENDIX 3 – ASSET MANAGEMENT CAPACITY ASSESSMENT  .................................................................. 64  . APPENDIX 4 – RESOURCE ASSESSMENT FOR ASSET MANAGEMENT IMPROVEMENTS ............................. 74  APPENDIX 5 – LIFECYCLE COSTING PILOT ‐ ROADS ..................................................................................... 76  Version 1.1 ‐ JRA  Page 3 
  4. 4. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy      Document Control  Document ID: Leichhardt_Council_Asset_Management_Strategy_v2_June_09  Rev No  Date  Revision Details  Typist  Author  Verifier  Approver  1.2  16/6/2009  Asset Management ‐ Final  AM  AM  AM/JR  PG                                                                                                        Version 1.1 ‐ JRA  Page 4 
  5. 5. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    1  EXECUTIVE SUMMARY  Leichhardt Council recognises the importance of asset management planning to deliver agreed levels of  service to the community. The preparation of this Asset Management Strategy and Policy is another step  in providing guidance to Council on improving its asset management systems and practices.    Purpose of Report  The Asset  Management  Strategy and  Policy sets out a framework to guide  the  planning, construction,  maintenance and operation of the infrastructure essential for Leichhardt Council to provide services to  the community.  The findings in this strategy are based on interviews with key areas of service planning and delivery, and  a “gap analysis” of Councils existing asset management maturity.    Summary of Key Findings  The current level of asset management awareness within Leichhardt Council is of a high standard and  focuses  on  delivering  Councils  adopted  program.    Each  service  area  has  developed  good  systems  and  processes to deliver the adopted program of works; and there is a strong focus on developing programs  based on a long term planning process.  As  a  consequence  of  implementing  this  Asset  Management  Strategy  and  Policy,  service  levels  and  performance  targets  will  be  documented  in  the  Asset  Management  Plans  and  funded  by  a  Long  Term  Financial  Plan.  These  will  aim  to  fully  fund  the  capital,  maintenance  and  operating  costs  needed  to  sustain the adopted service level targets.  Performance indicators for sustainable environmental, social,  cultural  and  economic  goals  should  be  set  in  these  plans  along  with  appropriate  monitoring  and  reporting.  To achieve this, a number of service level scenarios and long term cash flows will need to be considered  to determine the optimum balance between environmental, economic, social and cultural objectives.    Asset Management Policy  A Draft Asset Management Policy has been prepared and recommended for adoption by Council. This  will provide an integrated and multidisciplinary approach to the sustainable management of Leichhardt  Council’s assets.  The objectives of the Asset Management Strategy and Policy are to:  1.  Provide the information required to assist in the wise management of the infrastructure which  supports services to the community.  Version 1.1 ‐ JRA  Page 5 
  6. 6. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    2.  Implement a life‐cycle approach to the management of infrastructure assets  3.  Ensure that service delivery needs forms the basis of infrastructure asset management  4.  Provide a sustainable funding model that meets community needs  5.  Demonstrate environmental leadership and minimise the impact on the environment  6.  Develop and implement an integrated decision support system  7.  Ensure compliance with legislative and Department of Local Government requirements  These objectives form the basis of the Asset Management Improvement Plan and will address the key  initiatives  set  out  in  the  October  2006  position  paper  by  the  NSW  Department  of  Local  Government,1  and the Local Government Amendment (Planning and Reporting) Bill 2009.2    Asset Management Improvement Plan  An Asset Management Improvement Plan has been determined with the priorities being established by  undertaking an Asset Management Gap Analysis.  This analysis indicated that the priority practice areas  for improvement are principally related to data improvement and the valuation of infrastructure assets.  The specific areas identified are:    • Life Cycle Costs in Investment Decisions  • Asset Management Plans  • Risk Management  • Asset Data Maintenance  • Asset Management Accountability and Responsibility  • Asset Management Policy  • Asset Management Strategy  • Service Levels and Delivery Costs  • Long Term Financial Plan  • Asset Condition Data    The  next  stage  of  the  project  will  be  to  commence  a  2  year  process  to  implement  the  Asset  Management  Improvement  Plan  and  achieve  consistency  with  the  local  government  financial                                                               1  Department of Local Government 2006, Asset Management Planning for NSW Local Government    2  New South Wales, Local Government Amendment (Planning and Reporting) Bill 2009  Version 1.1 ‐ JRA  Page 6 
  7. 7. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    sustainability  frameworks,  and  where  applicable  and  practical,  the  International  Infrastructure  Management Manual.3  Implementation of the Asset Management Improvement Plan will provide the following outcomes:  1.  A  10  year  financial  plan  based  on  linking  service  level  targets  with  optimal  investment  in  infrastructure.  2.  A lifecycle costing plan to identify and report on long term service goals and costs  3.  Asset Management Plans for all asset related services.  4.  Risk Management Plans for each service.  5.  An  integrated  decision  support  system  that  provides  information  necessary  for  infrastructure  and risk management plans, and reports on performance goals and indicators of success.  6.  An Asset Management Improvement Plan to increase the capability of Council’s people, systems  and processes to implement advanced asset management.    The  Co  ordination  and  management  of  the  Asset  Management  Improvement  Plan  should  be  by  the  Strategic Asset Management Steering Group with regular progress reports to the Executive.    Knowledge Management  Future infrastructure planning will require a high level of knowledge on the life cycle consequences of  existing infrastructure as well as proposed changes to infrastructure.   Asset knowledge is essential to  understanding that the cumulative consequences of decisions exist in a range of sources.  Improvements  to  knowledge  about  infrastructure  services  and  systems  used  to  manage  this  knowledge  are  set  out  under  section  5:  Systems  and  Knowledge  Management.    The  current  knowledge  is  of  a  high  standard  and substantial work has been undertaken to implement a single asset register for both technical and  financial reporting. Some information is still held within fragmented systems and so can be improved to  increase infrastructure decision support knowledge.    Recommendations  The  following  recommendations  are  an  amalgamation  of  those  made  within  the  Asset  Management  Strategy Report. They are listed in the order that they appear within the report, not by priority.  Recommendation 1  That Council formally adopts the Asset Management Policy (Draft shown in Appendix 2)                                                               3  IPWEA, 2006, IIMM  Version 1.1 ‐ JRA  Page 7 
  8. 8. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Recommendation 2  That a corporate Asset Management Steering Group be formed and given the charter of implementing,  monitoring and reporting to the Senior Management Team on the development of asset management at  Leichhardt Council.  Recommendation 3  That Council develops Asset Management Plans for the major infrastructure classes of:  •  Road Assets (Road Pavement, Kerb and Gutter)  •  Footpaths  •  Stormwater Drainage  •  Parks  •  Seawalls and Marine Structures  •  Buildings  Recommendation 4  That infrastructure expenditure should be identified in the accounting system by both:  •  Expenditure Category i.e. the Asset Group it is associated with; for example, road pavement  •  Expenditure  Type  –  operating,  maintenance,  capital  renewal,  capital  upgrade  or  capital  expansion  Recommendation 5  That  Council  considers  the  ongoing  ownership  costs  of  new  capital  works  proposals  in  budget  deliberations by identifying the renewal and capital upgrade/expansion components of all capital works  projects.  Recommendation 6  That Council develops Risk Management Plans for all major infrastructure classes.  Recommendation 7  That Council continues to review the completeness and accuracy of the data for all major infrastructure  classes and progressively prepare the first round of Asset Management Plans.  Recommendation 8  That Council considers integration of all knowledge and management systems.  Recommendation 9  That  Council  develops  a  funding  model  which  addresses  the  need  for  sustainable  renewal  of  infrastructure and identifies all asset life cycle costs.  Version 1.1 ‐ JRA  Page 8 
  9. 9. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Recommendation 10  That  Council  prepares  a  10  year  financial  sustainability  plan  for  all  Council  functions  which  considers  both  the  future  anticipated  income  projections,  and  the  future  expenditure  requirements  to  sustain  services.  Recommendation 11  That  Council  undertakes  a  detailed  assessment  of  the  resources  required  to  implement  this  Asset  Management  Strategy  so  that  a  program  of  improvement  and  milestones  can  be  implemented  and  monitored.      Version 1.1 ‐ JRA  Page 9 
  10. 10. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    2  INTRODUCTION  2.1  The Growth of Infrastructure  Most  of  the  existing  infrastructure  within  Leichhardt  Council  was  built  over  the  past  100  years  under  whole of Government policies of growth. During this past period of rapid infrastructure expansion, little  or  no  analysis  was  done  to  understand  cumulative  economic,  social,  environmental  and  cultural  consequences of decisions to build capital projects funded by the apparent abundance created by rapid  growth.    Compounding the issues created by the lack of analysis and knowledge of the current infrastructure is  the fact that it was built to meet the needs of the time, and the driving factors surrounding these needs  are changing rapidly.  Some examples are:    1.  Transport  networks  are  based  on  abundant  cheap  oil  available  since  World  War  2.    Allocating  sustainable  economic  and  environmental  costs  to  transport  is  likely  to  change  the  mix  of  transport  options and the supporting infrastructure that will be required.  2.  Stormwater  drainage  networks  are  based  on  stormwater  being  a  waste  product  rather  than  a  harvestable resource  3.  The built environment has often been driven by short term objectives with little understanding  of environmental synergy or cumulative adverse impacts of excessive resource consumption and waste  output.    The net result of these factors is that local government generates a very high environmental footprint, a  factor  that  will  increasingly  influence  the  nature  of  service  planning  and  investment  in  infrastructure.   The  existing  infrastructure  will  need  modification  as  these  external  factors  become  increasingly  important,  however,  much  more  needs  to  be  known  about  the  cumulative  consequences  of  past  decisions and of current options facing Council working collaboratively with whole of Government.    Under  this  policy  and  strategy,  infrastructure  service  plans  will  be  required  to  develop  detailed  asset  construction,  renewal,  upgrade,  maintenance,  operating  and  disposal  plans  with  corresponding  risk  management plans.    Version 1.1 ‐ JRA  Page 10 
  11. 11. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    2.2  Leichhardt Council Profile  Leichhardt  was  incorporated  as  a  local  government  area  in  1871.    In  1949  the  municipalities  of  Annandale  and  Balmain  were  amalgamated  with  Leichhardt.    In  1967,  the  municipal  boundary  was  varied to include Glebe and parts of Camperdown.  In 2003, the municipal boundary was again varied,  this time to exclude Glebe and Forest Lodge which are now part of the City of Sydney    The  suburbs  within  the  Leichhardt  local  government  area  are  Leichhardt,  Lilyfield,  Balmain  (including  Balmain East), Birchgrove, Rozelle and Annandale.    The Municipality of Leichhardt has a resident population of 48,777 (ABS Census 2006 figure) within an  area of 1003 hectares.    Council manages 6 child  care services (including long day care,  occasional care centres and family day  care  services),  2  libraries,  2  pools  (the  Leichhardt  Park  Aquatic  Centre  and  Dawn  Fraser  Baths),  and  3  tennis centres.    Version 1.1 ‐ JRA  Page 11 
  12. 12. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Council maintains 147 kms of roads, 6.35 kms of seawalls, 100,000 square metres of grass verges and  approximately 9,500 street trees.    There  are  79  parks,  gardens  or  reserves  covering  84  hectares  providing  both  active  and  passive  recreation.  The Municipality also has a 16 km frontage to Sydney Harbour and Parramatta River.    2.3  The Need for Infrastructure Planning  The  majority  of  the  Council’s  existing  infrastructure  stock  was  built  when  the  provision  of  essential  housing and infrastructure was the priority. During these past periods of infrastructure expansion, little  or no analysis was done to determine a strategy to sustain this infrastructure stock by matching future  maintenance and renewal expenditures with future income projections. Additionally there has not been  a good understanding of the long term cumulative consequences of decisions to build infrastructure.    Past systems and processes had a focus on optimising the funds allocated in a given year (or the next 2‐3  years) but did not analyse the long‐term sustainability of managing the existing infrastructure stock. The  pattern of infrastructure construction in the past points to a future peak in infrastructure renewal over  and above maintenance activities.    Under  this  Policy  and  Strategy,  agreed  levels  of  service  performance  will  have  an  accompanying  long  term  financial  plan  that  aims  to  fully  fund  the  capital,  maintenance  and  operating  costs  needed  to  sustain the agreed service level targets.  In order to achieve this, a number of service level scenarios and  long term cash flows will be run to determine the optimum balance between environmental, economic,  social and cultural objectives.     Leichhardt Council has already commenced analysing long term funding requirements for infrastructure,  and the organisational focus on providing “sustainable infrastructure” is at a high level.    This  strategic  level  asset  management  review  is  a  continuation  of  a  process  of  improving  asset  management to ensure that Council is able to bring its Infrastructure and Asset Management practices,  processes and systems to a high level. This will be required if Council is to successfully implement the  visions  identified  in  Councils  Strategic  Plan  and  Management  Plan.    The  support  of  business  and  the  community  will  also  be  essential  in  developing  and  implementing  long‐  term  strategies  for  Leichhardt  Council.    Version 1.1 ‐ JRA  Page 12 
  13. 13. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    2.4  Strategic Issues  Leichhardt Council has embraced the principles of asset management and is now working to bring these  principles  of  asset  management  planning,  strategies  and  associated  reporting  into  the  corporate  environment  enabling  advanced  asset  management  practices  to  be  followed.  Crucial  to  best  practice  asset  management  is  the  requirement  for  comprehensive  and  reliable  data  on  existing  services  and  infrastructure, along with a strategy to link Council’s operational activities with the planning and policy  directions  of  Council.    This  information  will  provide  a  high  level  of  informed  knowledge  to  assist  the  corporate decision making process on the impact and consequences its actions.    2.4.1  Council’s Strategic Plan and Management Plan  The  Council’s  Management  Plan4  details  the  Council  Corporate  Statements  and  incorporates  the  following guiding principles.    Community Vision  Throughout  the  Management  Plan  are  identified  links  to  Council’s  new  Strategic  Plan,  Leichhardt  2020+5.  The Strategic Plan is a separate, overarching document that sets Council’s direction for the next  10 to 15 year period.    (See www.leichhardt.nsw.gov.au to download Leichhardt 2020+ in full).    Leichhardt 2020+ contains:  • Our Vision ‐ for the Future.  • Our Values ‐ what we want and how we work together.  • Key  Service  Areas  ‐  Our  future  directions  including  corresponding  objectives  and  strategic  actions with indicative timeframes  Measures of Success – high level milestones in achieving our strategic goals and objectives.  OUR VISION  Community  and  council  will  work  together  to  promote  and  develop  Leichhardt  as  a  sustainable  and  liveable community.                                                                 4  Leichhardt Council – Management Plan 2008 ‐ 2012    5  Leichhardt 2020+ ‐ Strategic Plan  Version 1.1 ‐ JRA  Page 13 
  14. 14. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    OUR VALUES  Our values shape what we do and provide a picture of:    • what we want for both community and council  • how we want to work together to transform our systems, processes and practices.    1.  Our Local Community – making it the place where we want to live, work, play and visit  • Provides a picture of what we want for the community to guide our thinking, and strengthens  the way council focuses its work on service to the community.    2.  Democratic Responsible Government  – open, participative and  proactive Council leading the  community  • Defines how councillors and staff work with the community ‐ the roles, practices and processes  that improve council’s open, participatory and transparent governance to form the foundations  for Democratic Responsible Government.    3.  Sustainability – shared passion and commitment to consistently do all the things required to  enhance and preserve the social, environmental and economic factors that are important to the lives  of future generations and life on our planet.  • Develops  the  commitment,  systems  and  practices  for  Leichhardt  to  be  a  role  model  in  social,  environmental and economic sustainability.    KEY SERVICE AREAS  Six  Key  Service  Areas  provide  a  focus  for  future  directions  based  on  a  Triple  Bottom  Line  (TBL)  framework to plan and deliver social, environmental & economic outcomes for the community ‐ i.e. to  achieve the Vision of a sustainable and liveable community.    Strategic Service Plans, eg. LEP/DCP2000, Social/Cultural Plan, Long Term Financial to name only a few,  use these key service areas to develop their specific policies and plans which are in turn incorporated  into the Management Plan.      Version 1.1 ‐ JRA  Page 14 
  15. 15. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Social  1.0 Community well‐being  Goal:  A  Leichhardt  community  that  is  cohesive,  connected,  caring, diverse, healthy, safe, culturally active, creative and  innovative, and has a strong sense of belonging and place.  2.0 Accessibility  Goal:  Easy access for people, services and facilities that promotes  the amenity and sustainability of the community.      Environmental  3.0  Place  where  we  live  &  Goal:  A  social,  environmental  and  economically  sustainable  and  work   liveable community.    4.0  A  Sustainable   Goal:  A  sustainable  environment  created  by  inspiring,  leading  Environment  and  guiding  our  social,  environmental  and  economic  activities.    Economic  5.0  Business  in  the  Goal:  Thriving businesses and vital sustainable communities built  Community  through shared activities and interests.  6.0  Sustainable  Services  &  Goal:  Delivery  of  sustainable  services  and  assets  to  support  the  Assets  community.    2.4.2  Review of Asset Management by the NSW Department of Local Government  As  part  of  its  commitment  to  continuing  reform  of  local  government,  the  NSW  Department  of  Local  Government  has  released  a  Draft  Bill  for  changes  to  the  NSW  Local  Government  Act.  The  Draft  Bill  identifies the requirement for a Community Strategy along with a resourcing strategy inclusive of Asset  Management  (Policy,  Strategy  and  Plans),  Long  Term  Financial  Plans  and  a  Workforce  Plan.  The  Bill  is  consistent with the previously released position papers entitled A New Direction for Local Government6  and Asset Management Planning for NSW Local Government7 which proposed the following initiatives:  Recommendation  1  ‐  Strategic  long  term  Infrastructure  Management,  Service  Delivery,  and  financial  plans  should  be  included  as  essential  components  of  an  integrated  planning  and  reporting  framework  across NSW local government.                                                               6  Department of Local Government, 2006, A New Direction for Local Government  7  Department of Local Government, 2006, Asset Management Planning for NSW Local Government  Version 1.1 ‐ JRA  Page 15 
  16. 16. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Recommendation 2 ‐ Legislative amendments requiring long‐term strategic Infrastructure Management  and Service Delivery planning should be introduced into the Local Government Act 1993.  Recommendation 3 ‐ Councils should  adopt Infrastructure Management and Service Delivery planning  systems  and  practices  that  are  consistent  with  the  Local  Government  Financial  Sustainability  Frameworks, and where applicable and practical, the International Infrastructure Management Manual.  Recommendation  4  ‐  A  basic  (core)  approach  to  Infrastructure  Management  and  Service  Delivery  planning should be the agreed minimum level for all NSW councils.  Recommendation  5  ‐  An  Infrastructure  Management  and  Service  Delivery  improvement  program  is  implemented to progressively raise Infrastructure Management and Service Delivery planning to a level  appropriate for each council.  Recommendation 6 ‐ Legislative amendments requiring ten year financial planning should be introduced  into the Local Government Act 1993.    2.4.3  Strategic Issues at a National Level  At its meeting on 4 August 2006, the Local Government and Planning Ministers’ Council (LGPMC) agreed  to a nationally consistent approach to asset planning and management, financial planning, and reporting  and  assessing  financial  sustainability.  On  20  October  2006,  the  LGPMC  endorsed  the  draft  National  Frameworks  for  Financial  Sustainability  in  Local  Government  as  a  basis  for  consultation.  On  21  March  2007 the LGPMC endorsed the Frameworks for implementation in the context of their relationships with  their local government sectors8. It was noted that NSW has not completed the consultation phase due to  the  electoral  cycle  and  will  consider  the  matter  out  of  session.  Jurisdictions  will  report  on  progress  of  their application of the Frameworks in 2008/2009.    The National Frameworks consists of three main components of which Asset Planning and Management  is one.  This framework consists of seven elements which each State and Territory is expected to adopt  as follows:  1.  Development of an asset management policy ‐ Each state/territory is expected to develop an  asset management policy, which provides high‐level guidance to assist individual councils in developing  their asset management policy.  2.  Strategy  and  Planning  –  Councils  should  be  provided  with  guidance  from  the  State  on  developing  an  asset  management  strategy  which  is  designed  to  support  and  implement  its  asset  management policy;                                                               8  LGPMC, 2007, Local Government Financial Sustainability, 2007, Nationally Consistent Framework  Version 1.1 ‐ JRA  Page 16 
  17. 17. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    3.  Governance  and  Management  Arrangements  –  Councils  should  be  encouraged  to  apply  and  implement  good  governance  and  management  arrangements  which  link  asset  management  to  service  delivery  and  include  assigning  roles  and  responsibility  for  asset  management  between  the  CEO,  the  Council and senior managers;  4.  Defining  Levels  of  Service  –  Mechanisms  should  be  established  that  include  community  consultation to define the levels of service councils are expected to provide from their asset base;  5.  Data  and  Systems  –  A  framework  for  collection  of  asset  management  data  should  be  established;  6.  Skills  and  Processes  –  The  asset  management  framework  should  contain  a  continuous  improvement program;  7.  Evaluation  –  The  asset  management  framework  should  contain  a  mechanism  to  measure  its  effectiveness.    Version 1.1 ‐ JRA  Page 17 
  18. 18. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    3  ASSET MANAGEMENT PLANNING  3.1  Principles  The  following  principles  form  the  overarching  frameworks  which  guide  the  fundamental  direction  for  future systems, processes and planning.  1  Sustainable  Environmental  Performance  ‐  All  aspects  of  the  management  of  the  Council’s  assets will include criteria to achieve sustainable environmental performance.  2  Life‐Cycle  Asset  Management  Principles  ‐  Apply  a  “whole  of  life”  methodology  for  managing  infrastructure assets including:  •  Planning;  •  Acquisition/creation;  •  Operation;  •  Maintenance;  •  Renewal; and   •  Disposal.  3  Best Value ‐ The Council will balance financial, environmental and social aspects to achieve best  value for the community  4  Decision Support Systems and Knowledge – The Council’s systems will be a corporate resource  integrated with core packages and will include the measurement, monitoring, evaluation, and reporting  on the performance of assets to enable better and more informed decisions  5  Service  Levels  –  Asset  service  levels  will  be  clearly  defined  and  reflect  the  needs  of  the  community,  meet  corporate  policy  objectives,  and  balance  capital  investment,  operational  safety  and  costs.  6  Long  Term  Financial  Plan  (LTFP)  –  Asset  practices,  plans,  and  systems  will  enable  the  development of long term financial plans for asset classes  7  Asset  Planning  Strategies  ‐  Leichhardt  Council  is  committed  to  integrating  long‐term  sustainability  objectives  into  asset  planning  and  project  delivery.  The  Council  recognises  the  need  to  strategically plan to meet the service delivery needs of stake holders.   8  Asset Management Practices – The Council will adopt a consistent and standard methodology  to  the  management  of  all  classes  of  assets  including  the  development  of  infrastructure  asset  and  risk  management plans for all asset classes  9  Responsibility – The responsibility for all individual aspects of the management and use of the  Councily’s assets will be clearly defined by means of a responsibility matrix or decision chart  Version 1.1 ‐ JRA  Page 18 
  19. 19. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy      Asset  management  planning  aims  to  optimise  services  to  the  community  at  a  cost  and  risk  that  is  acceptable. To assist in undertaking this we have various sustainability planning tools, the primary being  Community  Plans,  Asset  and  Risk  Management  Plans  along  with  the  Long  Term  Financial  Plans.  The  implementation  is  guided  by  the  Asset  Management  Strategy  within  the  context  of  the  Asset  Management Policy.    This is shown in Figure 3.1.1      Version 1.1 ‐ JRA  Page 19 
  20. 20. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Figure 3.1.1 Financial Sustainability Tools      Version 1.1 ‐ JRA  Page 20 
  21. 21. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    3.2  Asset Management Policy  3.2.1  Benefits of Producing an Asset Management Policy  An infrastructure asset management policy provides the guiding principles for:  •  How the Strategic, Financial and Infrastructure Management Plans connect;  •  The time horizon for financial and service planning;  •  Compliance with mandatory requirements;  •  Whether the Council seeks to take a leading position on advanced asset management; and  •  Ensuring  asset  provisions  meet  current  policies  but  also  emerging  and  rapidly  changing  circumstances and competitive global environments.     “An adopted asset management policy provides the framework which, together with the organisational  strategic plan. Enables the asset management strategy and specific objectives, targets and plans to be  produced.” 9 This is shown diagrammatically in Figure 3.2.1                                                                 9  IPWEA, 2006, IIMM, Sect 1.2.3 p1.7  Version 1.1 ‐ JRA  Page 21 
  22. 22. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy      Figure 3.2.1 Key Elements of Asset Management Planning Strategy      Figure  3.2.1  shows  the  key  elements  of  the  strategy  that  need  to  be  implemented.    The  Asset  Management  Strategy  is  to  improve  the  bottom  two  tiers  shown  in  this  diagram  which  are  currently  fragmented  or  missing.    Informed  decisions  need  to  be  supported  by  Asset  Management  and  Risk  Management Plans linked to financial plans. These should be informed by sound data derived from an  integrated asset decision support system.    3.2.2  Objectives of the Asset Management Policy  The following policy objectives set the broad direction that the Leichhardt Council should head to satisfy  the strategic goals set out in the corporate plan and other strategic documents.    The objectives or purpose Infrastructure Asset Management Policy is to:  Version 1.1 ‐ JRA  Page 22 
  23. 23. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    1  Provide infrastructure and services to sustain Leichhardt Council area:  •  Support  the  quality  of  life  and  amenity,  urban  environment  and  cultural  fabric  appropriate to Leichhardt Council;  •  Adapt to the emerging needs in sustainable transport;   •  Facilitate the changes to infrastructure needed to cater for changing.  2  Implement a life‐cycle approach to the management of infrastructure assets:  •  Asset  planning  decisions  are  based  on  an  evaluation  of  alternatives  that  consider  the  “whole  of  life”  of  an  asset  through  acquisition,  operation,  maintenance,  renewal  and  disposal;  •  The  asset  management  cycle  will  consider  environmental,  economic  and  social  outcomes.  3  Ensure that service delivery needs form the basis of infrastructure asset management:  •  Establish  and  monitor  levels  of  service  for  each  asset  class  linked  to  the  strategic  planning framework and the corporate management plan;  •  Infrastructure  asset  management  and  risk  management  plans  will  be  established  for  each asset class to enable effective prioritisation and monitoring;  •  Enable  a  flexible  and  scenario  based  approach  through  systems  and  plans  to  allow  for  innovative  use  of  assets  in  the  future  particularly  in  recycling  and  environmental  indicatives.  4  Provide a sustainable funding model that meets community needs:  •  The Council will have a funding model for all asset related services extending at least 10  years into the future and addresses the need for funds, peaks and troughs and how the  funds will be sourced.  5  Minimise the impact on the environment:  •  The Council will minimise energy and water use, waste generation and air quality impact  through its own initiatives and by working with stakeholders;  •  Reduction  in  environmental  impact  will  be  fundamental  to  all  infrastructure  asset  management planning, project and service delivery.  6  Develop and implement an integrated decision support system to:  •  Provide systems and knowledge necessary to achieve policy outcomes;  •  Minimise risk of corporate knowledge and data loss;  •  Manage  knowledge  as  efficiently  as  possible  through  the  appropriate  use  of  software,  hardware and communication tools;  Version 1.1 ‐ JRA  Page 23 
  24. 24. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    •  Reduce data duplication and multiple entries.    7  Ensure compliance with legislative and Department of Local Government requirements.    8  Allocate Asset Management responsibilities:  • The  roles  and  responsibilities  of  Council,  Chief  Executive  Officer  and  Asset  Managers  clearly identified.    3.2.3  Draft Asset Management Policy  Leichhardt  Council  is  a  participating  organisation  in  the  IPWEA  National  Asset  Management  Strategy  program NAMS.PLUS. This program provides assistance to councils to develop asset management plans  and includes a draft asset management policy.    This  draft  asset  management  policy  is  set  out  in  Appendix  2  and  it  is  recommended  that  this  be  considered and adopted by Council.      Recommendation 1    That Council formally adopts the Asset Management Policy (Draft shown in Appendix 2)          Version 1.1 ‐ JRA  Page 24 
  25. 25. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    3.3  Asset Management Strategy  3.3.1  Purpose of the Asset Management Strategy  The purpose of the Asset Management Strategy is to provide direction towards developing an ongoing  process  that  will  determine  what  the  range  and  extent  of  assets  Council  will  require  to  achieve  its  strategic objectives.     The  Asset  Management  Strategy  will  continue  to  evolve  as  the  strategic  objectives  of  Council  develop  and  change.    The  key  steps  in  this  process  include  reviewing  the  strategic  trends,  assessing  potential  impacts  on  the  asset  stock,  and  assessing  gaps  in  the  asset  knowledge  required  to  prepare  the  Asset  Management Plan and Asset Management Improvement Plan.    3.3.2  Establishing a Corporate Approach  It is essential to recognise that asset management is a corporate, not a technical responsibility. The key  components  of  a  sound  asset  management  approach  cannot  be  achieved  within  the  individual  operational areas of Council.    Some of the areas where the need for a corporate cooperative can be demonstrated include:  •  Sound information and systems;  •  Comprehensive asset management planning;  •  Community involvement in establishing service standards;  •  Rigor in financial assessments; and  •  Performance measurement of asset management.  To  develop  a  strong  corporate  approach  to  asset  management  a  cross  divisional  Asset  Management  Steering Group to oversee this important activity will be required. The continuing role of this group will  be  important  in  implementing,  monitoring  and  reporting  on  the  corporate  approach  to  asset  management.      Recommendation 2    That  a  corporate  Asset  Management  Steering  Group  be  formed  and  given  the  charter  of    implementing,  monitoring  and  reporting  to  the  Senior  Management  Team  on  the  development  of  asset management at Leichhardt Council.      Version 1.1 ‐ JRA  Page 25 
  26. 26. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    3.4  Asset Management Plans  3.4.1  Purpose of the Asset Management Plan  An asset management plan provides a long‐term assessment of the asset activities and actions required  to deliver services related to civil infrastructure.    The objective of the Asset Management Plan is to outline the particular actions and resources required  to provide a defined level of service in the most cost effective manner.    3.4.2  Preparation of Asset Management Plans  Guidelines  for  Asset  Management  Plans  are  shown  in  the  IPWEA  International  Infrastructure  Management  Manual  (IIMM).  10  During  2007  the  Institute  of  Public  Works  Engineering,  Australia  commenced  workshops  specifically  to  assist  Council’s  with  preparing  Asset  Management  Plans  (NAMSPLUS).  Leichhardt  Council  is  part  of  this  program  and  has  access  to  the  templates  produced  by  NAMS.PLUS and these will greatly assist Council in preparing these Asset Management Plans.    Preparation of an Asset Management Plan should be approached as a staged process. The ideal Asset  Management  Plan  will  only  be  achieved  after  many  stages  of  development  and  knowledge  improvement.    The first step in preparing an Asset Management Plan is to document existing knowledge and processes  and build up to a comprehensive plan through a process of continuous improvement over time.    Council should work towards 20 year asset management plans covering all public works assets and a 10  year  financial  plan.  For  Leichhardt  Council’s  infrastructure  it  is  likely  Asset  Management  Plans  will  be  required for:  • Road Assets (Road Pavement, Kerb and Gutter)  • Footpaths  • Stormwater Drainage  • Parks  • Seawalls and Marine Structures                                                               10 10    IPWEA  IIMM 2006, Sec 2.5 pp 2.39 ‐ 48  Version 1.1 ‐ JRA  Page 26 
  27. 27. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    • Buildings      Recommendation 3    That Council develops Asset Management Plans for the major infrastructure classes of:    • Road Assets (Road Pavement, Kerb and Gutter)    • Footpaths    • Stormwater Drainage    • Parks    • Seawalls and Marine Structures    • Buildings    3.4.3  Expenditure Types  The nature of works undertaken by Council and knowledge of the type of expenditure is an important  requirement  for  preparing  an  Asset  Management  Plan.  The  Asset  Management  Plan  distinguishes  between  operations,  maintenance,  capital  renewal,  capital  upgrade  and  expansion,  which  enhance  Council’s existing operating capacity.    As suggested, capital works carried out by Council can be split into three groups; capital renewal, capital  upgrade and capital expansion (new assets).    Capital Renewal is expenditure on renewing an existing asset which returns the service potential or the  life  of  the  asset  to  that  which  it  had  originally,  e.g.  resheeting  part  of  a  road,  renewing  a  section  of  a  drainage  network,  major  maintenance  on  bridge  pylons  or  resurfacing  an  oval.  Capital  renewal  works  restore existing service levels and do not add to budget liabilities.  Well‐planned capital renewal works  can reduce operating and maintenance costs by reviewing service levels, use of automation and more  energy efficient equipment.    Capital  Upgrade  is  expenditure  on  upgrading  an  existing  asset  to  provide  a  higher  level  of  service  or  expenditure that will increase the life of the asset beyond that which it had originally, e.g. widening the  pavement and sealed area of an existing road, replacing drainage pipes with pipes of a greater capacity,  enlarging  a  grandstand  at  a  sporting  facility,  replacing  an  existing  bridge  with  one  having  a  greater  carrying capacity, replacing a chain link fence with a wrought iron fence.    Version 1.1 ‐ JRA  Page 27 
  28. 28. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Capital  Expansion  is  expenditure  on  extending  an  infrastructure  network,  at  the  same  standard  currently enjoyed by residents, to a new group of users, e.g. extending drainage or road network, the  provision of an oval or park in a new suburb. Capital expansion expenditure is discretional expenditure,  which increases future operating and maintenance costs because it increases Council’s asset base, but  may be associated with additional revenue from the new user group.    Capital  upgrade  and  expansion  expenditure  adds  to  future  liabilities  and  does  not  contribute  to  the  sustainability  of  the  existing  infrastructure.    These  works  commit  Council  to  fund  ongoing  budget  liabilities for operations, maintenance, depreciation and finance costs (where applicable) for the life of  the asset.    Recommendation 4    That infrastructure expenditure should be identified in the accounting system by both:      • Expenditure Category i.e. the Asset Group it is associated with; for example, road pavement  • Expenditure  Type  –  operating,  maintenance,  capital  renewal,  capital  upgrade  or  capital    expansion    3.4.4  The Cost of Asset Ownership  Councils  need  to  know  the  budget  commitment  incurred  in  each  capital  works  project  listed  on  the  capital  works  program.  One  method  of  providing  this  information  is  by  assessing  the  ‘Annual  Service  Cost’.    The Annual Service Cost is the approximate price that would be proposed if tenders were called for the  service required under a Build Own Operate (BOO) contract for the life of the service.  This requires the  service to be specified in performance terms.    It is critical that Council and the community understand the financial effect of capital project decisions  and that if a rate revenue increase is required, this information is known and considered as part of the  decision to approve the project.       Recommendation 5    That  Council  considers  the  ongoing  ownership  costs  of  new  capital  works  proposals  in  budget  deliberations  by  identifying  the  renewal  and  capital  upgrade/expansion  components  of  all  capital    works projects.    Version 1.1 ‐ JRA  Page 28 
  29. 29. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy      3.5  Risk Management Plans  Service  Levels  are  built  into  the  Asset  Management  Plans.    Risk  Management  is  built  into  Risk  Management Plans, however both can be summarised under three general categories     Quality  Quality indicators are used to measure how assets will be maintained in a condition necessary to deliver  targeted standards. Defects found or reported that are outside set service performance standards will  be repaired.    The asset management plans set out the renewal and maintenance response if service levels fall below  target  levels.    An  important  improvement  to  current  practice  is  that  there  should  be  a  forward  projection of a minimum of 10 years rather than just an annual defect prioritisation.    Function  The intent of function based performance measurement is to assess whether the asset is meeting the  purpose for which it is being provided.    Safety  The risk management plan sets out how safety and risk will be managed to agreed levels.   This includes  the inspection and defect prioritisation processes as well as risk mitigation and control measures.    The following risk management principles are recommended by this strategy.  1.  Risk management must be integrated with all service planning and delivery activities rather than  an administrative “add on”.  This means the Risk Register is an output from infrastructure asset  management  and  risk  management  plans  that  are  integrated  with  corporate  plan  and  10  year  financial plans.  2.  Infrastructure  risk  management  plans  will  be  consistent  with  any  existing  risk  management  policy, particularly the steps for risk identification, assessment, management and mitigation, and  incorporate use of the corporate Risk Register as the tool for recording and reporting risk  3.  The view that risk is both an opportunity and a responsibility will be reflected in infrastructure  risk  management  plans.  Innovative  solutions  and  community  promotion  of  solutions  will  be  encouraged.  Version 1.1 ‐ JRA  Page 29 
  30. 30. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    4.  Systematic  management  of  risk  is  a  large  task  requiring  a  continuous  improvement  approach.  Most  service  areas  are  already  doing  an  excellent  job  of  managing  operational  risk  but  not  through  a  consistent  framework  of  infrastructure  asset  management  plans  and  risk  management plans.  5.  Allocate ownership to risk. Ownership must be linked to capacity in order to control risk.  6.  Management  of  operational  risk  is  a  core  line  management  function  and  is  not  an  “add  on”  overhead.  7.  Strategic  risk  inherent  in  resource  allocation  needs  to  be  communicated,  measured  and  reviewed through the framework of planning and operational plans.  The 10 year financial plan  for resource allocation is the mechanism for implementation.  8.  Service performance measurement / review / consultation / incident management is crucial to  guide a systematic approach and enable us to learn from our mistakes.      Recommendation 6    That Council develops Risk Management Plans for all major infrastructure classes.      3.6  Long Term Financial Plans  The  Long  Term  Financial  Plan  (LTFP)  is  the  document  which  addresses  the  balance  between  future  income  and  future  expenditure.  There  is  an  expectation  that  in  NSW  there  will  be  a  requirement  for  councils to prepare 10 year LTFP and that these will be aligned with Asset Management Plans.    Although  many  Councils  may  have  already  prepared  future  financial  plans,  these  have  generally  been  future  income  projections.  In  these  plans  the  assumption  has  been  that  future  expenditure  would  be  tailored to suit income. Whilst this is quite a reasonable and responsible planning step, it fails to identify  what the required future expenditure should be if existing or desired service levels for infrastructure are  to be achieved in the future. This discussion is made in the asset management plan. It is likely that there  will be a number of iterations of scenarios before the acceptable balance between the services targeted  in the Asset Management Plan, and the funding provided in the LTFP is achieved.        Version 1.1 ‐ JRA  Page 30 
  31. 31. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    4  GAP ANALYSIS ON CURRENT ASSET MANAGEMENT PERFORMANCE  To  establish  the  current  asset  management  performance  and  identify  the  key  areas  for  future  improvements an assessment by means of a gap analysis has been undertaken.    The  gap  analysis  is  made  within  three  core  themes;  Stewardship,  Asset  Management  Planning  and  Financial Planning and for each of these themes a series of capabilities are assessed in relation to the  current  capacity,  the  desired  capacity  and  the  importance  of  that  capability.  The  priority  for  improvement  is  determined  by  calculating  the  gap  between  the  desired  and  current  capacity,  with  a  weighting applied based on the importance of the particular capacity being assessed. The detail of the  assessment is shown in Appendix 3. Shown below in Table 4.1 are the asset management capabilities in  order of priority for improvement.    Table 4.1 Prioritised Improvements for Asset Management Capabilities.  Capability  Code  Priority for Improvement  Life Cycle Cost Considerations  FP_01_02  1  Audit committee & AM  S_04_05  2  Buildings Assets Recognition  AM_01_02  3  New & Donated Assets  AM_02_03  3  Useful Life Review  AM_02_04  3  Road Risks Plans  AM_04_01  3  Buildings Risks Plans  AM_04_02  3  Roads AMP  AM_07_01  3  Buildings AMP  AM_07_02  3  Parks AMP  AM_07_03  3  Drainage AMP  AM_07_05  3  Renewal/Upgrade & Expansion  FP_01_01  3  Roads RM System  S_03_01  3  Buildings RM System  S_03_02  3  Parks RM System  S_03_03  3  Version 1.1 ‐ JRA  Page 31 
  32. 32. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Drainage RM System  S_03_05  3  Cross Functional Approach  S_04_01  3  Asset Register Maintenance   AM_02_02  18  Resources for Asset Register   AM_02_06  18  Buildings Condition Data  AM_03_02  18  Drainage Condition Data  AM_03_05  18  Parks Risks Plans  AM_04_03  18  Drainage Risks Plans  AM_04_05  18  Parks Life Cycle Costs  AM_05_03  18  Drainage Life Cycle Costs  AM_05_05  18  Asset Renewals in LTFP  FP_04_02  18  New Assets in LTFP  FP_04_04  18  Asset Management Policy  S_01_01  18  Asset Management Strategy  S_02_01  18  AM Team role  S_04_03  18  AMT outcomes acceptance  S_04_04  18  Asset Data Currency  AM_02_01  31  Drainage Future Demand  AM_06_05  31  Revaluation Frequency  FP_02_02  31  Buildings Future Demand  AM_06_02  34  Parks Assets Recognition  AM_01_03  35  Drainage Assets Recognition  AM_01_05  35  Responsibility for Asset Register  AM_02_05  35  Road Life Cycle Costs  AM_05_01  35  Buildings Life Cycle Costs  AM_05_02  35  LTFP Term  FP_04_01  35  AM issues & EMT  S_04_02  35  AM in Managers Pos. Statements  S_04_06  35  Version 1.1 ‐ JRA  Page 32 
  33. 33. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Reporting Asset Consumption  FP_03_01  43  Parks Future Demand  AM_06_03  44  Road Assets Recognition  AM_01_01  45  Water/Sewer Assets Recognition  AM_01_04  45  Recording of Asset Data  AM_01_06  45  Roads Condition Data  AM_03_01  45  Parks Condition Data  AM_03_03  45  Water/Sewer Condition Data  AM_03_04  45  Water/Sewer Risks Plans  AM_04_04  45  Water/Sewer Life Cycle Costs  AM_05_04  45  Road Future Demand  AM_06_01  45  Water/Sewer Future Demand  AM_06_04  45  Water/Sewer AMP  AM_07_04  45  Revaluation Process  FP_02_01  45  Growth in LTFP  FP_04_03  45  Water/Sewer RM System  S_03_04  45  Sustainability Reporting   S_05_01  45    In summary the highest priorities for capacity improvement are in the practice areas of:  • Life Cycle Costs in Investment Decisions  • Asset Management Plans  • Risk Management  • Asset Data Maintenance  • Asset Management Accountability and Responsibility  • Asset Management Policy  • Asset Management Strategy  • Service Levels and Delivery Costs  • Long Term Financial Plan  • Asset Condition Data  These are discussed further in the Asset Management Improvement Plan.    Version 1.1 ‐ JRA  Page 33 
  34. 34. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    5  SYSTEMS AND KNOWLEDGE MANAGEMENT PLAN  5.1  System and Knowledge Views  Leichhardt  Council  requires  considerable  knowledge  of  assets  in  order  to  provide  services  to  the  community in an effective and efficient manner.    The current systems have improved so that much information is available within a single asset register.  This should now be developed so that it will be possible to understand and discern trends on customer  preferences and needs, trends on property usage and management, trends on asset usage, maintenance  and  renewal  and  trends  and  performance  on  policy  objectives.  This  is  primarily  because  much  information on assets is still held in individual operational areas of council. There is no source where all  the  key  corporate  information  can  be  obtained  and  utilised  to  support  corporate  decision  making.  Obviously the quality of the information is crucial to the benefit it will provide to decision making, so an  important  outcome  from  this  strategy  will  be  a  continual  review  the  existing  infrastructure  data  to  ensure that it is accurate and complete.      Recommendation 7    That  Council  continues  to  review  the  completeness  and  accuracy  of  the  data  for  all  major  infrastructure classes and progressively prepare the first round of Asset Management Plans.      To allow Council to fulfil its service delivery responsibilities, information will be required. It is helpful to  consider this as there being four strategic views of corporate knowledge to meet the needs of different  service areas of the organisation.   The four knowledge areas are:    •  Property view (Financial and Geographical Information Systems (GIS));  •  Customer view (Rates, Customer Action Request Systems);  •  Subject view (Financial, Management Plan and Records Management systems) ; and  •  Asset view (Asset Management Software, GIS).    These four views of the desired model for managing knowledge is shown diagrammatically in Figure 5.1  following.      Version 1.1 ‐ JRA  Page 34 
  35. 35. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Figure  5.1      The  four  strategic  views  of  corporate    knowledge   Property  view  –  History  and  Subject  View  –  History  and  future    future trends for a property.    trends  for  a  subject  e.g.  corporate  plan objective.    Primary  integration  application    = GIS (using SQL)  Primary  integration  application  =  Document Management System          Leichhardt Council Corporate  Data, Knowledge and History    Currently in various systems  Intranet  /  Internet  transfer  of  data  will  The  Database  Platform  is    become increasingly important.  Primary  used  to  integrate  all  information processing engines are likely  corporate  knowledge  Note    to  be  GIS  linked  to  RDBMS  (SQL)  for  that  there  is  not  always  a  property  or  asset  related  views  and  the  direct  relationship  between    corporate RDBMS (SQL) for all views.     the four views.  The strategy  on  how  to  combine  and    Remote  computing  to  capture  business  access  corporate  knowledge  intelligence  at  source  will  increasingly  and  why  is  the  next    mean  the  information  transfer  will  be  recommended step.   two way and not read only.        Customer  View  –  Corporate    Knowledge  about  the  history  and  preferences of a customer.      Asset View – Corporate Knowledge about  the  assets  under  Councils  control  and    Recommended  Application  =  how  they  impact  service  delivery  and  Customer  Names  and  Address  future financial position.    Register  SQL  Primary  integration  application  =    Proposed  Asset  Data  Knowledge  Base  /  SQL or SQL  Version 1.1 ‐ JRA  Page 35 
  36. 36. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    The  asset  knowledge  needed  to  achieve  this  asset  management  improvement  plan  currently  exists  in  core corporate systems as well as being fragmented in standalone databases, spreadsheets, documents,  specialist systems and local knowledge as shown in Fig 5.2    For data and information under Council’s control, the primary operational objective is to ensure that the  right  decision  support  information  is  provided  and  maintained  at  lowest  possible  overall  cost  whilst  controlling exposure to risk and loss.  To carry out these functions and deliver the strategy, the Council  needs  a  decision  support  system  that  can  answer  both  policy  and  operational  questions  for  asset  management.    The  decision  support  system  is  a  combination  of  technology,  operational  and  policy  processes  and  corporate  knowledge  of  the  past  current  and  future  information  relevant  to  decision  options  before  Council.    The key functions of the decision support system are to:    •  Measure  the  effectiveness  and  efficiency  of  current  strategies  used  to  achieve  the  corporate  plan  objectives  and  provide  external  and  internal  reporting  that  reflects  the  true  financial  and  operational position of Council;  •  Measure and predict the likely results of past policy decisions and current policy options;  •  Measure and report on the operational performance of service providers;  •  Support  operational  areas  using  software  applications  under  the  control  of  system  owners  by  providing integrated and current information on all aspects of Councils operation;  •  Provide  an  information  platform  for  measuring  the  performance  of  the  current  strategies  and  tactics used for service delivery.    5.2  Steps in the Knowledge Management Plan  The 2 key aspects of the asset knowledge management plan are:  1  Single Asset Register Using the Corporate Relational Data Base Management System (RDBMS).  Wherever  possible  the  information  systems  environment  should  be  standardised  using  SQL  or  Oracle.   Developments  in  open  systems  and  data  warehousing  techniques  provide  opportunities  for  system  integration with systems not currently operating on SQL / Oracle.    Version 1.1 ‐ JRA  Page 36 
  37. 37. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    2  Integrate and Manage Core Information.  Core  information  is  becoming  increasingly  fragmented  and  this  is  resulting  in  gaps  and  duplication  of  core information.    Business  functions  that  need  data  from  multiple  applications  need  to  open  each  application  to  access  the  data,  adversely  affecting  both  business  and  technology  performance.    The  strategy  is  to  identify,  manage and integrate core data in a RDMS environment with GIS front end is recommended to allow  business users to access all data on a topic or view.    A knowledge management plan generally recommends an integrated system strategy. This is primarily  to bring together the existing asset knowledge which is currently held in various corporate applications,  each being managed by separate system owners (e.g. finance, property, records, service requests, works  management)    The  system  owner  concept  (not  integrated)  tends  to  follow  a  “best  of  breed”  approach  to  business  applications.  In  this  approach  the  emphasis  is  on  business  outcomes  over  technology  or  integration  preferences.  The downside of the business owner concept is the trend towards further fragmentation  of  corporate  knowledge  into  “operational  islands”.    This  makes  policy  analysis  and  the  application  of  corporate  knowledge  and  wisdom  difficult  to  the  extent  that  it  cannot  be  practically  achieved  at  present.  The aim is to integrate business knowledge.    The need for corporate wisdom should be the driver for integration of knowledge.  Corporate wisdom  enables informed  policymaking and optimises the allocation of scarce resources.  It  identifies areas of  strength and weakness and opportunities for advancement.    5.3  Integrate Current Fragmented Systems into a Single Asset Register   Much asset knowledge has been incorporated into a single register although associated information is  still fragmented across many applications.  An examination of the applications below shows that even  with  the  purchase  of  a  specialist  asset  management  system,  asset  knowledge  will  remain  in  many  applications and therefore integration of asset knowledge is essential.    5.4  Integrate and Manage Core Information  The  development  of  integrated  corporate  knowledge  relevant  to  asset  management  is  critical.    Any  system user should be able to readily access all corporate knowledge about any topic without needing  Version 1.1 ‐ JRA  Page 37 
  38. 38. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    to  open  multiple  applications  and  manually  assemble  fragmented  data.      For  example  clicking  on  a  property on the GIS should display all information known about that property, past present and future.   This information first needs to be integrated and then managed as a corporate resource.  This requires a  project  to  integrate  existing  systems  and  create  the  necessary  links  and  views  and  then  a  corporate  resource  to  work  in  partnership  with  system  owners  to  manage  data  integrity,  security,  access  and  metadata.    The  current  environment  does  not  easily  provide  information  to  understand  and  discern  trends on customer preference and needs, trends on property usage and management, trends on asset  usage, maintenance and renewal and trends and performance on policy objectives.    5.5  Develop  a  Corporate  Decision  Support  System  from  Integrated  Core  Information   In general, current business system data flow processes have an operational and not a policy focus.  This  situation  is  shown  in  Figure  5.2  where  each  operational  island  of  information  is  focused  on  the  operational  needs  of  that  service  to  the  community.    The  change  is  to  enable  the  integration  of  all  sources of information to measure how effectively the corporate plan objectives are being delivered and  measure  performance  and  value  for  each  service  against  indicators  such  as  unit  cost,  response  time,  customer satisfaction, risk management, life cycle cost, compliance with external and internal policy and  regulation.      Version 1.1 ‐ JRA  Page 38 
  39. 39. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Figure 5.2 – Diagram Showing Fragmentation of Leichhardt Council’s Asset Knowledge            FINANCE PROPERTY TECHNICAL •Community Services    SERVICE  Info ‐ Expert  •Documents    Property  and  lease  •Images  Historic Asset Cost  details  •Policies   Performance  and  Stand alone systems  Budget Control,  Customer Request    System   Asset  Management    Assets  register  in  System  summary format    PMS    Economic,   ecological,     MAINTENANCE  social and          •Payroll    Business  and  GIS  Spatial  and  •HR  financial  Attribute Data, LIC  Engineering Plans  •Assets  Council  Policies  and    analysis  polygons  Reports Programmes,   GPS  road  Links to FINANCE  Special    centreline  plots,  KPI’s  schedules    10  yr  financial   Version 1.1 ‐ JRA  Page 39 
  40. 40. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    5.6  Achieving a Corporate Decision Support System.  The model shown in Figure 5.3 suggests a framework for the integration of decision support information  at  policy  level.    Present  systems  provide  operational  decision  support,  albeit  in  fragmented  fashion  within  operational  “islands”  such  as  document  management,  service  requests,  health  and  approvals,  property  management,  community  services,  financial  reporting,  management  reporting  and  asset  management.  There is no corporate system for decision support at policy level and corporate decisions  on relative priority of operational areas operate primarily through judgment and verbal communication  processes.  Examples of policy decision support include producing 10 year cash flows and expenditure  optimisation  across  all  service  categories  and  the  capacity  to  integrate  Management/Corporate  Plan  objectives with technical operations.    Existing operational “islands of information” contain some best practice innovations and the integration  of these islands and implementation of a knowledge management plan can remove some of the current  duplication and gaps in core decision support information.     The  continuation  of  the  past  practices,  even  with  the  implementation  of  highly  advanced  operational  software  may  result  in  continuous  improvement  of  operational  effectiveness  within  each  area,  but  is  unlikely  to  deliver  decision  support  at  policy  level.    This  is  because  policy  decision  support  needs  to  include  a  number  of  systems  and  applications  that  exist  or  will  exist  independently  of  any  decision  support systems such as financial transactions, asset utilisation, and customer satisfaction in relation to  key policy objectives, service requests, LIS/GIS, risk management, and document management.    Substantial  progress  has  been  made  at  Leichhardt  Council  with  respect  to  developing  a  single  asset  register  that  is  used  for  both  financial  and  technical  reporting.  This  level  of  progress  has  not  been  achieved  in  very  many  councils,  and  allows  Leichhardt  Council  to  now  consider  the  next  step  of  integrating all knowledge systems.      Version 1.1 ‐ JRA  Page 40 
  41. 41. Leichhardt Council ‐ Asset Management Strategy and Policy    Figure 5.3 Diagram Showing Knowledge Management Strategy for Integrating Asset Knowledge.  This strategy is independent of any software  solutions      Version 1.1 ‐ JRA  Page 41 

×