Cristeta Domènech

579 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
579
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Cristeta Domènech

  1. 1. Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA 27 d’octubre de 2010 Direcció General de Modernització de l’Administració Secretaria de Funció Pública i Modernització de l’Administració
  2. 2. Pàgina 2 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’Administració 1. Presentació del projecte de la DGMA 2. Presentació i estructura de les metodologies
  3. 3. Pàgina 3 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’Administració 1. Presentació del projecte de la DGMA El Programes Marc per al Desenvolupament de l’Administració Electrònica a la Generalitat de Catalunya desenvolupat per la SFPMA considera les següent línies estratègiques: 1. Impulsar l’Administració Electrònica com a palanca de canvi i modernització 3. Fomentar la cooperació entre administracions 4. Establir un model de governança de l’Administració Electrònica 5. Racionalitzar i simplificar els processos de funcionament intern5. Racionalitzar i simplificar els processos de funcionament intern 6. Fomentar la innovació en Administració Electrònica al territori català 2. Garantir l’accessibilitat de la ciutadania i les empreses als serveis públics
  4. 4. Pàgina 4 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’Administració Entre d’altres funcions: • Defineix, proposa, impulsa i fa el seguiment de les politiques de millora del funcionament organitzatiu i de la qualitat dels serveis de l’Administració de la Generalitat • Participa en la definició de les politiques relatives a l'administració electrònica (Decret 205/2007, de 18 de setembre, de reestructuració parcial del Departament de Governació i Administracions Públiques. Articles 3) Principals eixos d’actuació per desenvolupar aquestes funcions: • Millorar l’organització i la qualitat dels serveis • Millorar l'eficiència, la transparència i la gestió dels costos de prestació dels serveis • Participar en el desenvolupament de l'administració electrònica La Direcció General de Modernització de l’Administració (DGMA): 1. Presentació del projecte de la DGMA (cont.)
  5. 5. Pàgina 5 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’Administració Objectius Realitzar unes metodologies estàndards corporatives en forma de guies i/o manuals per a l’inventariat, l’anàlisi i la millora de processos Facilitar la millora continua, ampliació i dotació d’exemples pràctics d’aquestes dues metodologies, aplicant cadascuna d’elles a un projecte pilot departamental complet Donar suport metodològic als departaments en els seus projectes d’inventariat, anàlisi i millora de processos Impulsar l’ús d’aquestes metodologies a tota l’organització, involucrant els agents clau, i divulgant i donant la formació necessària a les persones de l’organització implicades en la millora de processos Fer el seguiment i control de la qualitat de projectes d’inventariat, anàlisi i millora de processos departamentals Definir una arquitectura de processos corporativa per avançar en la millora i estandardització dels fluxos de treball 1. Presentació del projecte de la DGMA (cont.)
  6. 6. Pàgina 6 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’Administració Els beneficis del projecte seran: • Simplificació i modernització dels procediments • Pont de comunicació entre els departaments (estàndards, compartir, coneixement, llenguatge comú…) • Preparació per la mecanització • Normalització de formularis i documents • Millorar la qualitat del serveis (processos mes simples , reducció de temps) • Foment de l’interoperabilitat (homogeneïtat de criteris en el modelatge i documentació) 1. Presentació del projecte de la DGMA (cont.)
  7. 7. Pàgina 7 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’Administració 1. Presentació del projecte de la DGMA 2. Presentació i estructura de les metodologies
  8. 8. Pàgina 8 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 8 2. Presentació i estructura de les metodologies M1: Guia Metodològica de projectes per a l’elaboració de mapes i priorització de processos M2: Guia Metodològica de projectes per a l’anàlisi i millora de processos Anàlisidelprocés amillorar(AS-IS) Definició del nou procés (TO -BE) Desplegament Inventari, classificació i priorització de processos Seguiment iControl Inventari de funcions de l’organització Elaboració del mapa de processos Definir oportunitat Preparació Les dues guies metodològiques fetes (M1 i M2) s’han s’apliquen en el marc global de projectes que els diversos Departaments i organismes de la Generalitat fan per a la millora i modernització dels seus processos i serveis.
  9. 9. Pàgina 9 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 9 Objectius Estandarització corporativa de mètodes de treball Propiciar la implantació a nivell corporatiu d’una metodologia estàndar per a l’elaboració de mapes i priorització de processos Propiciar coherència, homogeneïtat i assegurar la qualitat del mapa de processos a la Generalitat Coherència, homogeneïtat i qualitat Orientació per a elaborar el mapa i prioritzar els processos Orientar i guiar a les unitats departamentals encarregades de la millora interna en les tasques que han d’abordar per a l’elaboració del mapa i priorització dels processos M1 Guia metodològica de projectes per a l’elaboració de mapes i priorització de processos 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
  10. 10. Pàgina 10 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 10 Específics del projecte Post-projecteProjectePre-projecte PD0 PD1 PD2 PD3 FasesPuntsdedecisió(PD) Gestió del projecte Gestió del risc PD4 PD5 Fase 3: Inventari, classificació i priorització de processos Fase 4: Elaboració del Mapa de Processos Fase 2: Inventari de funcions de l’organització Fase 5: Seguiment i control Fase 0: Definir oportunitat Fase 1: Preparació Gestió del canvi M1: Fases i punts de decisió d’un projecte d’elaboració de mapes i priorització de processos Llum verda al projecte Necessitats validades i proveïdor seleccionat Tancament del projecte Similars a ESPRIT 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
  11. 11. Pàgina 11 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 11 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.) (**) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió del risc, i a partir d’aquí es realitza una avaluació i gestió contínua dels riscos (vegeu capítol 6.2) • Identificar de manera preliminar els processos associats a les funcions • Executar el pla d’entrevistes • Elaborar l’inventari de processos definitiu • Elaborar la fitxa de cada procés • Validar l’inventari i les fitxes de procés • Establir criteris de priorització i assignar un valor als processos • Elaborar un inventari de processos prioritaris a millorar • Aprofundir en el coneixement de l’estratègia del Departament i en la seva estructura organitzativa • Identificar les funcions de les diferents unitats • Elaborar l’inventari de funcions • Elaborar el pla d’entrevistes • Revisar el pla de comunicació i formació • Elaborar el mapa de processos de nivell 2 (representació dels processos proiritzats) • Elaborar el mapa de processos de nivell 1 (representació de subfamílies) • Elaborar el mapa de processos de nivell 0 (representació de famílies) • Elaborar un mapa de processos complet i prioritzat (nivell 0, 1 i 2) • Validar els mapes de processos Activitats • Caracteritzar el projecte • Definir l’estructura organitzativa • Elaborar el pla de projecte • Realitzar una estimació econòmica • Identificar els condicionants sobre el projecte • Elaborar la fitxa de projecte • Elaborar el pla de seguiment i control del mapa de processos Definir el model organitzatiu per al seguiment i control Definir el protocol de manteniment i actualització del mapa de processos • Tancar formalment el projecte Gestió del projecte Gestió del risc Fases • Estructura organitzativa • Fitxa de definició dels comitès • Pla de projecte • Fitxa de projecte Productes • Document de context estratègic i organitzatiu • Inventari de funcions • Pla d’entrevistes • Pla de comunicació revistat • Pla de formació revisat (si s’escau) • Qüestionari tipus • Inventari de processos (versió temptativa i definitiva) • Fitxes de procés • Inventari de processos prioritaris • Mapa de processos de nivell 2 • Mapa de processos de nivell 1 • Mapa de processos de nivell 0 • Mapa de processos complet • Pla de seguiment i control • Document de tancament Fase 3: Inventari, classificació i priorització de processos Fase 4: Elaboració del mapa de processos Fase 2: Inventari de funcions de l’organització Fase 5: Seguiment i control Fase 0: Definició de l’oportunitat Fase 1: Preparació • Configurar l’equip de treball i seleccionar el proveïdor (si s’escau) • Identificar els interlocutors principals • Elaborar el pla de comunicació i de formació preliminar(si s’escau) (*) • Realitzar una anàlisi preliminar de riscos (**) • Realitzar la sessió de llançament del projecte • Plec de prescripcions tècniques (si s’escau) • Pla de comunicació • Pla de formació (si s’escau) • Matriu de gestió de riscos • Document de llançament Gestió del canvi (*) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió del canvi, i a partir d’aquí es realitzen les tasques de formació i comunicació (vegeu capítol 6.3)
  12. 12. Pàgina 12 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 12 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.) Objectius Estandarització corporativa de mètodes de treball Propiciar la implantació a nivell corporatiu d’una metodologia estàndar per a l’anàlisi i millora de processos Orientar i guiar a les unitats departamentals encarregades de la millora interna en les tasques que han d’abordar per a realitzar l’anàlisi i millora de processos Donar pautes als departaments per a elaborar l’anàlisi i millora de processos Racionalització tècnica i organitzativa de les unitats administratives Impulsar i fomentar l’anàlisi intern en termes de simplificació de tràmits per a la racionalització tècnica i organitzativa de les unitats administratives M2 Guia metodològica de projectes per a l’anàlisi i millora de processos
  13. 13. Pàgina 13 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 13 Post-projecteProjectePre-projecte Fase 3: Definició del nou procés (TO BE) Fase 4: Desplegament Fase 2: Anàlisi del procés a millorar (AS IS) Fase 5: Seguiment i control Fases Gestió del projecte Gestió del risc Fase 0: Definir oportunitat Fase 1: Preparació Gestió del canvi M2: Fases i punts de decisió d’un projecte d’anàlisi millora de processos Específics del projecte PD0 PD1 PD2 PD3 Puntsdedecisió(PD) PD4 PD5 Llum verda al projecte Necessitats validades i proveïdor seleccionat Tancament del projecte Similars a ESPRIT 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
  14. 14. Pàgina 14 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 14 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)  Preparar la recollida de la informació del procés  Obtenir la informació  Ordenar i verificar la informació recollida i elaborar una relació de documents utilitzats en el procés.  Descriure i diagramar el procés actual  Revisar i validar la documentació i els diagrames del procés  Detectar i inventariar els punts febles i les oportunitats de millora  Obtenir les accions de millora  Validar i prioritzar les accions de millora  Descriure i diagramar el procés redissenyat  Validar el procés redissenyat amb els interlocutors clau del projecte  Definir mesures de monitorització Activitats  Caracteritzar el projecte  Definir l’estructura organitzativa  Elaborar el pla de projecte  Realitzar una estimació econòmica  Identificar els condicionants sobre el projecte  Elaborar la fitxa de projecte  Elaborar el pla d’implantació per al desplegament del nou procés  Elaborar un pla de contingència (si s’escau)  Executar el pla d’implantació Gestió del projecte Gestió del risc • Estructura organitzativa • Fitxa de definició dels comitès • Pla de projecte • Fitxa de projecte Productes • Documentació de suport (qüestionari/guió d’entrevista) • Calendari d’actuacions • Resultats de les sessions de treball • Manual del procés actual • Inventari de punts febles i oportunitats de millora • Relació d’accions de millora • Matriu de priorització • Manual del nou procés • Quadre d’indicadors • Pla d'Implantació • Pla de contingència (si s’escau)  Definir i implantar el model organitzatiu per al seguiment i control del nou procés.  Revisió periòdica dels indicadors per a detectar desviacions i definir accions correctores  Tancar formalment el projecte • Model organitzatiu per al seguiment i control • Informes periòdics de seguiment • Document de tancament de projecte Fase 3: Definició del nou procés (TO BE) Fase 0: Definició oportunitat Fase 2: Anàlisi del procés a millorar (AS IS) Fase 4: Desplegament Fases Fase 5: Seguiment i control Fase 1: Preparació  Configurar l’equip de treball i seleccionar el proveïdor (si s’escau)  Identificar els interlocutors principals  Elaborar el pla de comunicació i formació (si s’escau) (*)  Realitzar una anàlisi preliminar de riscos (**)  Realitzar la sessió de llançament del projecte • Plec de prescripcions tècniques (si s’escau) • Pla de comunicació • Pla de formació (si s’escau) • Matriu de gestió de riscos • Document de llançament Gestió del canvi (*) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió del canvi, i a partir d’aquí es realitzen les tasques de formació i comunicació (vegeu capítol 6.3) (**) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió de riscos, i a partir d’aquí es realitza una avaluació i gestió contínua dels riscos(vegeu capítol 6.2)
  15. 15. Pàgina 15 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 15 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.) Visualització web
  16. 16. Pàgina 16 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 16 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.) Visualització web
  17. 17. Pàgina 17 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 17 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.) Visualització web
  18. 18. Pàgina 18 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 18 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.) Visualització web
  19. 19. Pàgina 19 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 19 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.) Visualització web
  20. 20. Pàgina 20 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 20 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.) Visualització web
  21. 21. Pàgina 21 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 21 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.) Visualització web
  22. 22. Pàgina 22 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 22 2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.) Visualització web
  23. 23. Pàgina 23 Projecte d’anàlisi, millora i redisseny de processos de la DGMA Direcció General de Modernització de l’Administració • Gràcies per la vostra atenció • Cristeta Domènech Torrell • Àrea de Qualitat i Sistemes de Gestió • Direcció General de Modernització de l’Administració • Secretaria de Funció Pública i Modernització de l’Administració • Departament de Governació i Administracions Públiques • cristeta.domenech@gencat.cat • Tel. 935674349

×