Instrumento Normativo diseñado e implantado con el propósito de asegurar el manejo eficiente del inventario de materiales y suministros de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, del estado Bolivariano de Miranda, Venezuela.
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS (PROCEDIMIENTOS, NORMAS Y MANUAL)LeonelitAx Orence'
PROCEDIMIENTO: Es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.
En este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.
NORMA: Es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o actividades. En el ámbito del derecho, una norma es un precepto jurídico.
Las normas han sido tradicionalmente orales y el hecho de convertirse en escritas es lo que las hace volverse universales y objetivas ya que se limita el abuso interpretativo que las partes pueden realizar al estar establecidas sólo en la conciencia
Pueden estar, además, organizadas y clasificadas de acuerdo a los problemas y temáticas sobre las cual versen: temáticas económicas, familiares, políticas, laborales, penales y muchas otras. Esto permite acceder de manera más fácil y rápida a las secciones correspondientes de normas cuando son necesarias.
MANUAL: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
¿Cuál es la necesidad de los manuales dentro de la empresa?
Apoyan el funcionamiento de la institución, a través de las siguientes especificaciones:
Son una fuente permanente de información sobre practicas generales y sectoriales de la organización.
Permiten hacer efectivos los procedimientos.
Evitan discusiones y malos entendidos, al quedar plasmadas bajo escrito las normas.
Facilitan el establecimiento de estándares.
Posibilitan la normalización de actividades.
Permite el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.
¿Cuál es la estructura de los Manuales?
Un Manual debe contener de manera capitular lo siguiente:
1.- Nombre del Puesto
2.- Referencia organizacional
3.- Listado de Métodos y/o Procedimientos
4.- Marco Jurídico
5.- Objetivos
6.- Políticas y Normas
7.- Investigación Básica para documentar Métodos y Procedimientos
7.1.- Recopilación de Información
7.2.- Integración de la Información
7.3.- Análisis de la Información.
8.- Descripción de los Métodos y Procedimientos
9.- Diagramación.
10.- Formas e Instructivos
11.- Información General
12.- Glosario de Términos
¿Por qué los manuales son un instrumento de comunicación dentro de la empresa?
Los manuales represe
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS (PROCEDIMIENTOS, NORMAS Y MANUAL)LeonelitAx Orence'
PROCEDIMIENTO: Es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.
En este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.
NORMA: Es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o actividades. En el ámbito del derecho, una norma es un precepto jurídico.
Las normas han sido tradicionalmente orales y el hecho de convertirse en escritas es lo que las hace volverse universales y objetivas ya que se limita el abuso interpretativo que las partes pueden realizar al estar establecidas sólo en la conciencia
Pueden estar, además, organizadas y clasificadas de acuerdo a los problemas y temáticas sobre las cual versen: temáticas económicas, familiares, políticas, laborales, penales y muchas otras. Esto permite acceder de manera más fácil y rápida a las secciones correspondientes de normas cuando son necesarias.
MANUAL: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
¿Cuál es la necesidad de los manuales dentro de la empresa?
Apoyan el funcionamiento de la institución, a través de las siguientes especificaciones:
Son una fuente permanente de información sobre practicas generales y sectoriales de la organización.
Permiten hacer efectivos los procedimientos.
Evitan discusiones y malos entendidos, al quedar plasmadas bajo escrito las normas.
Facilitan el establecimiento de estándares.
Posibilitan la normalización de actividades.
Permite el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.
¿Cuál es la estructura de los Manuales?
Un Manual debe contener de manera capitular lo siguiente:
1.- Nombre del Puesto
2.- Referencia organizacional
3.- Listado de Métodos y/o Procedimientos
4.- Marco Jurídico
5.- Objetivos
6.- Políticas y Normas
7.- Investigación Básica para documentar Métodos y Procedimientos
7.1.- Recopilación de Información
7.2.- Integración de la Información
7.3.- Análisis de la Información.
8.- Descripción de los Métodos y Procedimientos
9.- Diagramación.
10.- Formas e Instructivos
11.- Información General
12.- Glosario de Términos
¿Por qué los manuales son un instrumento de comunicación dentro de la empresa?
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Manual de Normas y Procedimientos para la Imposición de Multa de la Controlar...Jesús Rodolfo Andrade León
El presente documento normativo presentado por la Oficina de Servicios y Procedimientos Especiales de la Controlaría del municipio Eulalia Buroz. Pretende regular los mecanismos utilizados para operacionalizar lo establecido en el artículo 94 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Dicho artículo trata todo lo concerniente a la imposición de multas que los integrantes del Sistema de Control Fiscal pueden aplicar en el ámbito de sus competencias, funciones y atribuciones.
Manual de Normas y Procedimientos para la Imposición de Multa de la Controlar...Jesús Rodolfo Andrade León
El presente documento normativo presentado por la Oficina de Servicios y Procedimientos Especiales de la Controlaría del municipio Eulalia Buroz. Pretende regular los mecanismos utilizados para operacionalizar lo establecido en el artículo 94 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Dicho artículo trata todo lo concerniente a la imposición de multas que los integrantes del Sistema de Control Fiscal pueden aplicar en el ámbito de sus competencias, funciones y atribuciones.
La Contraloría del municipio Eulalia Buroz, en función a su modernización organizacional, cumpliendo los principios del control interno, propendiendo al fortalecimiento de la gestión estratégica de la Institución, presente el documento denominado “MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTRATACIONES PÚBLICAS DE LA CONTRALORIA DEL MUNICIPIO EULALIA BUROZ”, para su revisión y/o aprobación. En el mismo se reseñan todas las normas generales y específicas, así como los procedimientos que deben llevarse a cabo en la Contraloría del municipio Eulalia Buroz para efectuar los procedimientos de contrataciones públicas para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras necesarios para el desarrollo de las operaciones de nuestro Órgano de Control Externo
El presente documento contiene las normas y procedimientos, además de otros elementos importantes, necesarios para llevar a cabo la apertura, ejecución y cierre del procedimiento que permite declara la responsabilidad administrativa en aquellos casos que por las circunstancias planteadas así lo requiera
El presente manual de unificar los criterios técnicos, administrativos, legales y financiero que debe tenerse en cuenta al momento de la emisión y control de los pagos que habitualmente lleva a cabo la Controlaría del municipio Eulalia Buroz. Todo ello, en estricto cumplimiento del “Principio de Legalidad”.
Instructivo para la Aplicación de los Procedimientos Sancionatorios del PersonalJesús Rodolfo Andrade León
El presente instructivo tiene como objetivo operacionalizar los criterios para la aplicación práctica de los procedimientos señalados en la Ley de Estatuto de la Función Pública (G. O. Nro. 37.522 de fecha 06/09/2002) con respecto a la potestad sancionatoria disciplinaria a su personal empleado (a) que posee la Controlaría del municipio Eulalia Buroz por medio de su Oficina de Gestión de Talento Humano, o en su defecto la Dirección de Administración Integral
Manual de Reclutamiento y Selección de Personal de la Contraloría del municip...Jesús Rodolfo Andrade León
Manual de Normas y Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal empleado de la Controlaría Municipal. presentado por su Oficina de Gestión de Talento Humano.
Manual para otorgamiento de permisos. Gestión del Talento Humano. Contraloría del municipio Eulalia Buroz. Contraloría Municipal. Procedimientos para otorgamiento de permisos.
Instructivo para la Elaboración y Presentación de los Informes de Gestión Tri...Jesús Rodolfo Andrade León
El presente instructivo pretende unificar los criterios para la elaboración y entrega de los informes de gestión trimestrales de las distintas dependencias que forman parte de la Controlaría del municipio Eulalia Buroz.
NORMA 410 TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION.pdfEdisonPaguay4
Es un libro que consta con las normas internacionales nic en base al reglamento que rige la parte de la auditoria informatica, tienes varias secciones y tiene images que ayudan en la mejora compresiva para el lector la cual ayuda a optimizar el tiempo del investigador. cuenta con mas informacion que podrias consultar al final del documentos existen link que te llevan a mas informacion.
Similar a Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen (20)
Se presenta las definiciones básicas de los aspectos que se relacionan con los planes de negocios: valor presente neto, tasa interna de retorno, entre otros.
Importancia de la planificación y el papel del entorno en la estrategia empre...Jesús Rodolfo Andrade León
El medio al cual se encuentran expuestas las empresas desempeña un papel fundamental en el éxito o fracaso de las mismas. Esa variable ejerce una fuerte influencia en la gestión y resultados que pueden obtener las organizaciones. Como sistema abierto existe una interrelación entre el medio interno que concurre en la institución y su ambiente externo. De este último obtiene los insumos y recursos necesarios para transformarlo en productos y servicios que necesita el mercado. Además, en el exterior confluyen individuos y grupos de interés que pudieran contar con la suficiente fuerza o poder para impactar en el manejo empresarial. Ello implica que deben tenerse en cuenta para su trato estratégico.
Las redes sociales son estructuras compuesta por un conjunto de actores y una o más relaciones definidas entre ellos. El relacionamiento social siempre ha ocurrido a lo largo de la historia. Un ejemplo actual sería cualquier peña deportiva cuyos miembros se relacionan en función de su fanatismo por algún equipo, o las asociaciones profesionales que intercambian información de interés o los grupos gremiales que se interrelacionan en determinadas circunstancias. Siendo esto así, el principal requisito de estas redes es la presencia de necesidades afines. Asimismo, con la aparición de nuevas tecnologías y especialmente del internet este fenómeno humano se muestra más evidente y a la vez muy complejo.
J. R. Andrade León. Asesor Empresarial-Servicios Profesionales. “Mi objetivo es lograr que la vida de las empresas sea cada vez mejor”
MISIÓN PERSONAL
Ser feliz, como padre y esposo amoroso, creyente de Dios y ciudadano ejemplar; comprometido con mis virtudes y principios más profundos. Soy un profesional altamente capacitado, que resuelve problemas y atiende necesidades de mis clientes, ofreciéndoles soluciones integrales, creativas y novedosas por medio de la prestación de mis servicios de asesoría en el campo empresarial. Ello me permite obtener ingresos constantes y abundantes, con los que cubro mis necesidades personales y familiares. Soy un punto de referencia en la sociedad, debido a que gozo de un formidable liderazgo, así como de prestigio social ganado de manera digna, producto de mis valores morales, mi honestidad, mi trabajo creativo e innovador. Estoy en constante proceso de formación y aprendizaje por lo que conozco cosas nuevas cada día. Con todo esto, mi misión de vida, pretende dejar una huella positiva en la sociedad, en mis seres amados y en todos con los cuales me interrelaciono.
El control interno se estructura en cinco componentes o dimensiones: 1.- El ambiente de control; 2.- la evaluación de riesgos; 3.- las actividades de control; 4.- la información y comunicación y 5.- supervisión, seguimiento o monitoreo.
El control interno procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad.
El licenciado Jesús Rodolfo Andrade León ofrece sus servicios como asesor empresarial, consultor integral en materia contable, de auditoría en general, diseño e implantación de control interno, gestión de riesgo integral (ERM). Apoyo en materia de planificación estratégica, operativa y elaboración de presupuesto.
La asignación de recursos entre diversas propuestas de inversión es un desafío económico fundamental tanto para las empresas como para los individuos y las naciones. De ello parte del éxito que se puede tener en el campo de la generación de riqueza, individual o colectiva. Es por tanto, fundamental que la distribución de los recursos sea una decisión racional, que se encuentre justificado en mecanismos inteligentes de evaluación.
En el presente artículo se analiza brevemente el tema del presupuesto de capital y el efecto de la inflación en el mismo. En tal sentido se estudiará básicamente la herramienta del valor presente neto como medio de análisis y evaluación de inversiones asociadas a los presupuestos de capital. También se estudia el impacto de la inflación en ella y su forma de atender la inclusión de esta variable en el análisis de inversión.
En el presente artículo el autor realiza un breve análisis de los elementos o causas que concurren para que en un país se inicie una guerra civil. Este trabajo se fundamenta estrictamente en lo señalado por Paul Collier (2010), en su libro “El club de la miseria”. El mencionado investigador inglés realizó un estudio sistemático del tema y determinó un conjunto de causas que hacen posible suponer, con cierto grado de probabilidad, en cuáles países pudiera suceder un conflicto armado en un periodo dado. Sin embargo, es necesario tener cuidado con el tema. Como lo indica Collier, su investigación ofrece evidencia científica sustentada en la aplicación de técnicas estadísticas y de análisis riguroso que permite llegar a conclusiones relevantes, pero de ninguna manera es un modelo predictivo que puede ser utilizado para señalar qué país ocurrirá una guerra civil. Teniendo eso en cuenta, el autor se aventurará a explorar tan interesante tema, tratando de aterrizar los criterios teóricos en la realidad de la Venezuela actual.
Se debe aclarar que el autor no pretende asomar la posibilidad cierta de que Venezuela sea propensa de sufrir una guerra civil. Esa u otra opinión la asumirá el lector bajo su propia responsabilidad y criterio personal. En todo caso, lo que decida será totalmente respetado
En tal sentido, el objetivo fundamental del presente trabajo es calcular el valor beta de ocho acciones seleccionadas al azar, las cuales se negocian en el mercado de capitales norteamericano y cuyos movimientos se registran por medio del índice de mercado S&P 500. Adicionalmente, se pretende describir y analizar esos valores betas, así como constatar las distintas rentabilidades y riesgos de cada acción que se estudia y su relación con el comportamiento del mercado. Al final, se busca entender la variable beta y su incidencia en la rentabilidad y riesgos de las distintas acciones seleccionadas
Todas las personas deben tener sueños, aspiraciones y metas concretas. En pocas palabras, una visión, algo que quisiéramos lograr, un lugar a donde llegar, alguien que quisiéramos ser. Ese destino utópico en principio, pero que con esfuerzo podemos alcanzar. Tenemos la capacidad de atraer lo que queremos con nuestros pensamientos, con una visión poderosa, vívida, que nos identifique con lo que somos, pero mejor, con lo que queremos ser. Esa visión que se transforma, o transforma, nuestro destino; que se convierte en nuestra brújula. La visión es nuestro mapa de navegación, para llegar al puerto deseado, no adonde nos lleve el viento. Visión que nos permite ser sujeto, no objeto.
Resolución C.M.E.B. N° 036 2016 Reglamento Interno de la Contraloría del Muni...Jesús Rodolfo Andrade León
El Reglamento Interno de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz del estado Bolivariano de Miranda, tiene por objeto determinar las normas relacionadas con la Estructura Orgánica y Funcional de la Contraloría Municipal, la distribución de funciones y asignación de competencias a las unidades que integran su estructura. La Contraloría del municipio Eulalia Buroz y quienes forman parte de ella debe velar su actuación en función a los valores de excelencia, profesionalismo, ética y honestidad, responsabilidad y lealtad. Todo ello con estricto apego a la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y demás normas legales y sublegales del país.
Las empresas con mayor frecuencia se enfrentan a realidades que le exigen entender tanto su realidad interna, como la externa. Ellas se encuentran sometidas a constante fuerzas que pueden minar su resistencia Los costos fijos son aquellos que ocurren independientemente si la empresa produce o no, mientras que los variables se asocian a los distintos niveles de producción que posee la empresa en un momento dado. Estos costos son de suma importancia para identificar los dos métodos referidos en el presente artículo. La empresa para registrar sus costos de producción cuenta con dos métodos contables. Ellos son el sistema de costeo por absorción y el de costeo directo. En el primero se incluyen tanto los costos variables como los fijos para determinar cuánto cuesta producir un bien o un servicio. Por su parte, el costeo directo se caracteriza por la inclusión en los cálculos del costo de producción solo los costos variables, excluyendo, por tanto los costos fijos. Ello plantea un conjunto de diferencias, semejanza, ventajas y desventajas, que hace que uno en principio sea preferible a otro. hashtag#Contabilidad hashtag#ContabilidaddeCostos hashtag#Control
El control interno es una de las actividades más importante del proceso administrativo, debido a que permite la evaluación continua de las actividades en cuanto a su cumplimiento y calidad del desempeño. El control es un factor extremadamente crítico en el logro de los objetivos de la organización
Se entiende por gestión administrativa al proceso que comprende la ejecución de determinadas funciones y actividades, que se efectúan en las organizaciones para que en las mismas se pueda dirigir, administrar, dinamizar, organizar y aprovechar los recursos, así como al talento humano que haga posible la consecución de los objetivos organizacionales. Para Terry, citado por Hurtado (2008), a través de la gestión administrativa que, es un arte, se alcanzan resultados utilizando ciertas habilidades. Dichas habilidades se sustentan en el conocimiento, la aptitud y actitud, de los dirigentes de una organización. Por su parte Chiavenato (2008) define a la gestión administrativa como “el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales” (p. 10).
La pregunta bien formulada marca el éxito, o no, de cualquier investigación. En ella se encuentra el embrión de lo que se pretende alcanzar, del conocimiento que se desea obtener. Una pregunta mal formulada, poco clara o equivocada, puede condenar al fracaso a cualquier trabajo de investigación. Por tanto, preste mucha atención y especial cuidado en esta fase de su trabajo. No es poca su importancia. El resto, es historia.
Caso: Dirección de Hacienda del Municipio Eulalia Buroz. Situación actual des...Jesús Rodolfo Andrade León
El sistema control interno es fundamental para cualquier organización debido a que él contribuye a cumplir con los objetivos de las Instituciones, sean ellas públicas o privadas. La preservación de los activos, la confiabilidad de la información y la eficiencia de las operaciones son algunos de los beneficios que puede arrojar la existencia de un adecuado sistema de control interno.
Es importante el control interno, para todas las organizaciones y más aun para aquellas que sirven de sustento a ente mayores que deben prestar un servicio directo a la colectividad. Es el caso de las Direcciones de Hacienda, o Administradores Tributarios Municipales, que son los encargados, a través de su gestión de la obtención de recursos financieros para los municipios. Contar un control interno adecuado puede minimizar los riesgos operacionales y permitir alcanzar las metas de recaudación.
En el presente estudio de caso, se plantea la investigación realizada en la Dirección de Hacienda del Municipio Eulalia Buroz, ubicado en Mamporal estado Miranda. La misma fue realizada desde la perspectiva del control interno, evaluando la calidad del mismo en la mencionada dependencia.
La investigación es un proceso evolutivo, continuo y organizado de búsqueda, para generar conocimiento nuevo, a partir de lo que se es y de los que se sabe, desde diferentes modelos epistémico, dirigido a encontrar leyes generales, o simplemente a obtener respuestas particulares a la atención de las necesidades de la sociedad.
Las finanzas es la rama de la microeconomía que se encarga de gestionar los flujos de dinero de las entidades económica mediante la aplicación de un conjunto de principios y conocimientos
Promulgado: Ley Integral Para Prevenir, Sancionar y Erradicar La Violencia Co...Baker Publishing Company
El Gobierno de Chile promulgó la Ley para Prevenir, Sancionar y Erradicar la Violencia Contra las Mujeres en Razón de su Género, que fue ingresada durante el segundo gobierno de la presidenta Michelle Bachelet (2017). Esta ley entrega un marco normativo que establece los deberes de los distintos órganos del Estado para enfrentar la violencia contra las mujeres, acorde a los de la “Convención de Belem do Pará“, instrumento internacional que consagró el derecho de las mujeres de vivir una vida libre de violencia. Según destacaron las autoridades, esta normativa cuenta con un mecanismo de supervisión judicial de medidas cautelares para garantizar su cumplimiento y permanencia, mientras que también fortalece el rol de representación jurídica del país. Asimismo, define el concepto de violencia de género y sus distintas expresiones, entre ellas la física, psicológica, sexual, simbólica, económica y gineco-obstétrica.
Transcripción. S.E. el Presidente de la República, Gabriel Boric Font, realiz...Andrés Retamales
Transcripción. S.E. el Presidente de la República, Gabriel Boric Font, realiza Cuenta Pública 2024 [1 de junio de 2024].
Disponible en:
https://prensa.presidencia.cl/lfi-content/uploads/2024/06/01.06.2024-cuenta-publica-ante-congreso-nacional.docx.pdf
Balance Caja de Jubilaciones Pensiones y Retiros de la Provincia de Córdoba ...Córdoba, Argentina
Los Estados Contables tienen por objeto dar a conocer la situación patrimonial y de resultados así como presupuestaria de la institución al cierre de cada ejercicio contable. Brindan información a los beneficiarios, abogados, peritos, auditores, organismos de contralor, y a la sociedad en general.
Entren los principales temas, los informes presentan información relacionada a ingresos por aportes y contribuciones; gasto prestacional y gastos de funcionamiento; fuentes de financiamiento; resultados financieros; fondo complementario, entre otros temas.
Reglamento de Organización y Funciones de MPHCO - 2017.pdf
Manual de Normas y Procedimientos de Gestion de Almacen
1. MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DEL ALMACÉN
Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-04-2016 de fecha 17-10-2016
Aprobado en Resolución Nº C.M.E.B. 047-2016
2.
3. Sección: Asunto:
CONTENIDO:
Página 3
- RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL
- INTRODUCCIÓN
- ASPECTOS GENERALES
- Base Normativa
- Objetivo y Alcance
- Normas Generales
- ASPECTOS ESPECÍFICOS
- Del Catálogo de Productos
- Del Sistema de Control de las existencias
- Del Procedimiento: Registro de Entrada de Materiales, Útiles de Oficina y
Demás Insumos
- Del Procedimiento: Solicitud de Materiales, Útiles de Oficina y Demás Insumos
- GLOSARIO DE TÉRMINOS
- ANEXOS
- Modelos y Formatos
4.
5. Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:
Página 5
RESOLUCIÓN Nº C.M.E.B 047-2016
JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN
CONTRALOR MUNICIPAL
El ciudadano: Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE LEÓN, venezolano, mayor de edad,
titular de la Cedula de Identidad número 10.093.866, en su carácter de Contralor Municipal
del municipio Eulalia Buroz, Mamporal del estado Bolivariano de Miranda, según consta
en Acta de Nombramiento y Juramentación Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013 emitida
por el Concejo Municipal del Municipio Eulalia Buroz, debidamente publicada en Gaceta
Municipal Nº 239 de fecha 16 de enero de 2013, en uso de las atribuciones legales
conferidas en el artículo 176 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela,
en concordancia a lo tipificado en los artículos 54 numeral 5, 100 y 101 de la Ley Orgánica
del Poder Público Municipal; de conformidad a lo dispuesto en los artículos 43 numeral 3 y
44 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal; a tenor de lo establecido en el artículo 14 de la Ley Orgánica de
Procedimientos Administrativos y concatenado a lo establecido en el artículo 6 del
Reglamento Interno de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz.
CONSIDERANDO
Que de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica del Poder
Público Municipal, la Contraloría Municipal goza de autonomía orgánica, funcional y
administrativa, y precisamente es con base a la autonomía funcional que puede actuar,
realmente, como un contralor responsable de la vigilancia de la legalidad, la regularidad, la
sinceridad, la economía, la eficiencia y eficacia de las actividades administrativas, respecto
de los ingresos, gastos y bienes públicos, con respecto a la actuación del órgano de
gobierno y administración municipal, vale decir, de la Alcaldía y sus unidades
organizativas y descentralizadas, así como también el Concejo Municipal, lo cual realiza
con absoluta independencia, lo que le permite inclusive poder ejercer el control fiscal y de
gestión a que está obligada; y la autonomía orgánica y administrativa, que no es otra cosa
que la posibilidad de organizarse a sí misma, en consideración a los recursos que le han
sido asignados en un determinado ejercicio fiscal.
CONSIDERANDO
Que es potestad del Contralor del Municipio Eulalia Buroz, en el marco de su autonomía
orgánica, funcional y administrativa, dictar las normas e instrumentos que permitan la
optimización del sistema de control interno de este órgano de control externo, efectuando
los cambios y modificaciones que se estimen necesarios para optimizar los procesos que se
ejecutan en esta Contraloría Municipal.
CONSIDERANDO
Que el artículo 35 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal establece que el control interno es un sistema que
comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos adoptados dentro de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, cuyo
6. Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:
Página 6
propósito es salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud de su información financiera y
administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la
observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de la misión, objetivos y
metas de esta Contraloría Municipal.
CONSIDERANDO
Que los materiales de oficina y de limpieza, los suministros y demás insumos, necesarios
para permitir la operatividad de la Contraloría Municipal, representa una erogación
importante, cuya correcta gestión debe ser asegurado por medio de la implantación de un
sistema de control interno eficiente. Por lo cual deben establecerse normas y
procedimientos que regulen el manejo, seguimiento y control de las existencias que se
resguardan en el Almacén de la institución.
CONSIDERANDO
Que el Plan Estratégico 2013-2018 de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz,
establece como cuarto eje “Modernización de la estructura organizacional y de los
procesos llevados a cabo en la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz”, siendo el su
objetivo 4.1.1 “Elaborar o actualizar los distintos manuales de normas y
procedimientos que permitan fortalecer el sistema de gestión de la Contraloría del
Municipio Eulalia Buroz.”
RESUELVE
PRIMERO: Aprobar el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE
GESTIÓN DEL ALMACÉN de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, presentado
por la Dirección de Administración Integral de este órgano de control fiscal externo, a
través del Punto de Cuenta Nº MNyP-DAI-004-2016 de fecha 17 de octubre de 2016.
SEGUNDO: El referido manual desarrolla las normas y los procedimientos que debe llevar
a cabo la Dirección de Administración Integral con el propósito de la correcta gestión del
Almacén de existencia de los materiales y suministros de oficina y demás insumos,
necesarios para asegurar la operatividad de la institución.
TERCERO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL
ALMACÉN aprobado en este acto, consta del siguiente contenido:
- RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL
- INTRODUCCIÓN
- ASPECTOS GENERALES
- Base Normativa
- Objetivo y Alcance
7. Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:
Página 7
- Normas Generales
- ASPECTOS ESPECÍFICOS
- Del Catálogo de Productos
- Del Sistema de Control de las existencias
- Del Procedimiento: Registro de Entrada de Materiales, Útiles de Oficina y
Demás Insumos
- Del Procedimiento: Solicitud de Materiales, Útiles de Oficina y Demás Insumos
- GLOSARIO DE TÉRMINOS
- ANEXOS
- Modelos y Formatos
CUARTO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL
ALMACÉN DE LA CONTRALORIA DEL MUNICIPIO EULALIA BUROZ tendrá
vigencia a partir de la presente fecha.
QUINTO: Es responsabilidad de la Dirección de Administración Integral de la Contraloría
del Municipio Eulalia Buroz, la implantación de lo establecido en el mencionado Manual.
Dada, firmada y sellada en el Despacho del Contralor Municipal a los veinticuatro (24) día
del mes de octubre del año dos mil dieciséis (2016), en el Municipio Eulalia Buroz,
Mamporal del estado Bolivariano de Miranda.
Comuníquese y publíquese
Cúmplase
Lic. JESÚS RODOLFO ANDRADE L.
CONTRALOR MUNICIPAL
Designado en Sesión Ordinaria del Concejo Municipal de Eulalia Buroz
Según consta en Acta Nº 239 del 16 de enero de 2013, publicada en
Gaceta Municipal Nº 239 del 16 de enero de 2013
8. Sección: Asunto:
INTRODUCCIÓN:
Página 8
Uno de los elementos más importante para el cumplimiento de las operaciones
normales de cualquier institución son la materiales, suministro e insumos. De ellos se
depende en muchas oportunidades para llevar cabo cualquier tarea, actividad,
procedimiento o proceso. Por tanto su control en cuanto a sus costos, cantidades de
existencia, preservación y uso, son factores claves de éxito.
La adquisición de materiales, suministros e insumos, resulta costoso para la
institución, que por su característica posee un reducido presupuesto. Ello exige que se
establezcan los instrumentos necesarios para el control, manejo, resguardo, protección y
uso de los mismos. Es fundamental contar con una base normativa que indique cómo,
cuándo y qué hacer para que el manejo de los inventarios de corto plazo de la Contraloría
Municipal sea óptimo, minimizando los riesgos operacionales asociados a ellos.
El presente manual de normas y procedimiento de gestión del Almacén de la
Contraloría del Municipio Eulalia Buroz tiene como objetivo establecer los mecanismos de
control interno que permita la administración eficiente, eficaz y transparente de los
inventarios de corto plazo de la institución. En tal sentido se han establecido un conjunto de
criterios normativos que regularán este importante tema operativo.
Este documento consta de tres secciones: Un aspecto general, en el cual se
establecen la base normativa, el objetivo y alcance el manual y las normas generales como
tal. El aspecto especifico, se dedica a los elementos puntuales, como lo son el desarrollo de
los procedimientos claves del área de Almacén y otros asuntos de interés. Por último existe
el apartado anexo en el cual se incluyen los formularios y formatos que debe utilizar tanto
los usuarios como el área de Almacén.
9. Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: BASE NORMATIVA
Nº Instrumento Nº de Gaceta Fecha
Página 9
1 Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela
5.908 extraordinaria 19 febrero de 2009
2 Ley Orgánica de
Procedimientos
Administrativos
2.818 Extraordinario 01 de julio de 1.981
3 Ley de Reforma Parcial de la
Ley Orgánica de la
Contraloría General de la
República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal
6013 Extraordinario 23 de diciembre del 2010
4 Ley Contra la Corrupción 6.155 Extraordinario 19 de noviembre de 2014
5 Ley de Simplificación de
Trámites
40.548 26 de noviembre de 2014
6 Reglamento de la Ley
Orgánica de la Contraloría
General de la República, y
del Sistema Nacional de
Control Fiscal
Nro. 39.240 12 de agosto de 2009
7 Reglamento Interno de la
Contraloría del Municipio
Eulalia Buroz (Modificación)
Resolución C.M.E.B. Nº
036-2016.
16 de agosto de 2016
8 Resolución Organizativa Nº 3 Resolución C.M.E.B. Nº
049-2015
28 de diciembre de 2015
10. Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES: OBJETIVO Y ALCANCE
Página 10
OBJETIVO
Establecer los mecanismos que regulen
los procedimientos para la gestión del
Almacén de la Contraloría del Municipio
Eulalia Buroz, que permita, además, el
manejo eficiente, eficaz y transparente de
los productos e insumos que la institución
requiere para asegurar sus operaciones
cotidianas. Haciendo posible la
implantación de un sistema de control
interno que haga viable el logro de los
objetivos institucionales en materia de la
administración de las existencias de los
inventarios de corto plazo.
ALCANCE
Este Manual de Normas y Procedimientos
se encuentra dirigido especialmente a los
servidores y servidoras que integran la
Dirección de Administración Integral
de la Contraloría del Municipio Eulalia
Buroz en cuanto a la gestión óptima del
inventarios de materiales e insumos
utilizados en la operaciones de la
institución, pero también abarca al resto
del personal del mencionado órgano de
control fiscal municipal, quienes son los
usuario del Almacén, por lo cual deben
conocer la normativa que rige al mismo.
11. Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 11
La gestión del Almacén de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz se regirá por las
siguientes normas generales:
1. La Dirección de Administración Integral será la responsable de forma exclusiva del
manejo, control, seguimiento y actualización tanto de las unidades físicas, como de la
gestión de la información que emane producto de la administración del Almacén de la
Contraloría Municipal.
2. La Dirección de Administración Integral contará con un espacio físico seguro,
protegido y de acceso limitado en donde resguardará Materiales, Útiles de Oficina y
demás Insumos necesarios para la operación continua de la Contraloría Municipal.
3. Todos los documentos que emita el Almacén de la Contraloría Municipal deben estar
firmado y sellados tanto por el encargado o encargada del mismo, como por el Director
o Directora de Administración Integral, quienes son los responsable de dicha área. De
existir documentos que emita el área de Almacén sin las respectivas firmas y sellos,
será el Director o Directora Integral quien asuma cualquier consecuencia
administrativa de cualquier error, omisión, daño o pérdida de producto.
4. Ninguna dependencia de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz podrá almacenar
materiales de oficina, de limpieza y demás insumos, más allá de lo estrictamente
necesario para atender sus necesidades cotidianas.
5. La Dirección de Administración Integral designará mediante oficio a un funcionario o
funcionarios de su adscripción para la gestión de los materiales, útiles de oficina e
insumos adquiridos por la mencionada dependencia de gestión, así como del resguardo
y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas que conforman
la Institución. Del mencionado oficio una copia debe ser remitido al Contralor o
Contralora Municipal.
12. Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 12
6. El Contralor o Contralora Municipal ratificará mediante Resolución emitida a tal fin al
funcionario o funcionaría adscrito a la Dirección de Administración Integral que será
responsable del manejo, control, seguimiento, actualización y rendición de cuenta de los
materiales de oficina, de limpieza y demás insumos que son resguardados en el
Almacén de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz.
7. El funcionario o funcionaria designado para el manejo, control, seguimiento,
actualización y rendición de cuenta de los materiales de oficina, de limpieza y demás
insumos debe recibir, a través de memorando, un ejemplar del presente Manual, el cual
será de estricto cumplimento.
8. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de materiales,
deberá ser consultado y aprobado por el Director o Directora de Administración
Integral.
9. La Dirección de Administración Integral deberá mantener actualizado el Catálogo de
materiales de oficina, de limpieza y demás insumos requerido para su funcionamiento.
10. La Dirección de Administración Integral deberá enviar el CATÁLOGO DE
MATERIALES DE OFICINA, DE LIMPIEZA Y DEMÁS INSUMOS a las
diferentes dependencias de la Contraloría Municipal.
11. Es obligatorio que todas las dependencias de la Contraloría Municipal, que necesiten
de insumos para su funcionamiento lo soliciten al Almacén, a través de una requisición
de materiales y suministros. Por tanto, se prohíbe expresamente entregar materiales
de oficina, de limpieza y demás insumos previamente a la entrega y aprobación de la
respectiva requisición. Esta condición es aplicable a todos los niveles funcionarial,
incluyendo a la máxima autoridad.
12. Toda Solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberá tramitarse,
únicamente, con el formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-
13. Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 13
DAI-AL-01). En este formulario solo podrá requerirse hasta un máximo de cinco (5)
tipo distinto de materiales, por dependencia.
13. El formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-DAI-AL-01), se
emitirá en original y una copia. El original será resguardado por la Dirección de
Administración Integral y la copia se entregará a la Dependencia solicitante de los
materiales. Dichos documentos debe estar debidamente firmados y sellados.
14. Toda Solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberá contener
como mínimo:
- Fecha de la Solicitud
- Nombre de la Unidad Solicitante.
- Código de la unidad y del material solicitado.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.
- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante.
- Nombre de la persona que recibirá el material.
15. Los materiales de oficina, de limpieza y demás insumos serán despachadas en el orden
de llegada y en un lapso no mayor de dos (2) días hábiles. La Dirección de
Administración Integral deberá entregar los materiales de materiales de oficina, de
limpieza y demás insumos, por medio de una nota de entrega denominado
“COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO” (Forma CMEB-DAI-AL-
02), el cual debe estar firmado por quien recibe los materiales, quien procesó la
solicitud y por quien autoriza la entrega, que para todos los casos será el Director o
Directora de Administración Integral.
16. Al “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO”, debe anexársele el
formulario “Solicitud de Materiales al Almacén” (Forma CMEB-DAI-AL-01), que
14. Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 14
originó la entrega de materiales. Tanto el comprobante mencionado, como su anexo
debe guardarse permanentemente en una carpeta habilitada a tal fin. Dicho documentos
se utilizará para el registro contable, así como para el control posterior que debe llevar
a cabo la Unidad de Auditoría Interna o el propio Contralor o Contralora Municipal,
por quien este designe en su oportunidad.
17. La persona responsable de la Dirección de Administración Integral no despachará
materiales, útiles de oficina y demás Insumos, si no se ha recibido la correspondiente
solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos.
18. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la unidad
solicitante.
19. Las unidades deberán realizar la solicitud de materiales de oficina, de limpieza y demás
insumos de forma razonable, para evitar devoluciones al Almacén General, tiempo
después de su recepción.
20. El o la Responsable del manejo, control, seguimiento, actualización y rendición de cuenta
del Almacén llevará el registro histórico de cada uno de los artículos, señalando la
descripción del artículo y su código respectivo. El Director o Directora de
Administración Integral, o quien él o ella designe por escrito, verificará
semanalmente el cumplimiento de esta norma.
21. Todo despacho de Materiales, Útiles de Oficina y demás Insumos se registrará en el
LIBRO DE DESPACHO, que debe ser creado para tal fin. El Director o Directora de
Administración Integral, o quien ella designe por escrito, verificará semanalmente el
correcto llenado de este libro.
22. El Libro de Despacho deberá estar debidamente foliado y contendrá:
- Número de la Solicitud.
- Nombre de la Unidad Solicitante.
15. Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 15
- Nombre del Solicitante
- Fecha de despacho.
- Firma del responsable del Almacén
- Firma del Solicitante
23. Todo ingreso y salida de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos serán
registrados en el sistema informático de inventario que posea la Contraloría Municipal.
En caso de no contar con un programa informático, deberá llevarse un sistema manual
de “KARDEX”, que son tarjeta u hojas de registro de entrada y salida de materiales,
que se lleva, una por cada material.
24. La devolución de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos por las unidades
solicitante deberá estar respaldada por una comunicación, en la cual se detallará el
motivo y el material objeto de la devolución.
25. La Dirección de Administración Integral sólo aceptará devoluciones de materiales de
oficina, de limpieza y demás insumos en buen estado y de uso vigente.
26. Las devoluciones de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos deberán
realizarse en un tiempo no mayor a treinta y seis (36) horas desde la fecha de la
recepción del pedido por la unidad solicitante.
27. Las devoluciones de materiales de oficina, de limpieza y demás insumos por falta de
uso, deberán realizarse en un tiempo no mayor a dos (2) meses desde la fecha de la
solicitud.
28. La Dirección de Administración Integral debe guardar los soportes necesarios para
justificar los movimientos mensuales que ocurren en el Almacén (entradas, salidas,
reintegro o devoluciones). Dichos documentos deben estar debidamente ordenado de
forma cronológica y disponible para su control posterior.
16. Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 16
29. La Dirección de Administración Integral deberá llevar un listado actualizado, en el cual
se indique el código de todos los productos que existen en el Almacén general de la
Contraloría Municipal, el nombre de esos productos, la cantidad o saldo actualizado de
los productos existente, el precio de esos productos y el costo total de los mismos.
30. El mencionado listado debe ser entregado al Contralor o Contralora Municipal en los
primeros tres (3) hábiles iniciales de cada mes. Sin embargo, el Contralor o Contralora
Municipal podrá solicitar ese listado cuando lo crea conveniente. Una copia de ese
listado de existencia general del Almacén deber ser guardado por la Dirección de
Administración Integral. Otra de las copias debe remitirse a la Unidad de Auditoría
Interna de la Contraloría Municipal-
31. EL SALDO DE EXISTENCIA DE MATERIALES DE OFICINA Y DEMÁS
INSUMOS DEBEN ESTAR CONSTANTEMENTE CONCILIADO. ES DECIR,
LOS REGISTROS DE ENTRADAS DE MATERIALES Y LA SALIDA DE LOS
MISMOS, SU SALDO, DEBE SER IGUAL A LA EXISTENCIA FÍSICA DE
ESOS MATERIALES E INSUMOS.
32. Al inicio de cada semestre, es decir en ENERO y JULIO de cada año, se debe hacer
un conteo físico de los materiales que se guardan en el Almacén. La existencia física de
esos materiales debe coincidir con los registros de entradas y salidas de materiales
ocurridos en el semestre correspondiente. En tal sentido, la Dirección de
Administración Integral debe llevar los registros y poseer los suficientes documentos
probatorios que permita hacerle seguimiento a la gestión de los inventarios de los
materiales de oficina y demás insumos.
33. El conteo físico lo hará la Unidad de Auditoria Interna, o en su defecto un auditor o
auditora de la Contraloría Municipal, en presencia de un representante de la Dirección
de Administración Integral. De dicha actividad se generará un informe o acta que debe
ser entregado al Contralor o Contralor Municipal, en los primero diez (10) días hábiles
17. Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
Página 17
de cada semestre. En el mencionado documento debe indicarse expresamente si el
conteo físico determinó que los registro llevados por la Dirección de Administración
Integral son fidedigno, o si hubo, por el contrario una diferencia. El referido informe o
acta debe estar firmado y sellado por los participante de la actividad de conteo físico de
los materiales e insumos que reposan en el Almacén.
34. El saldo de los materiales y demás insumos debe cuadrar con las entradas y salidas de
cada periodo. Para ello debe tener a la disposición para su verificación los soportes
documentales que muestren cuánto material entró en el Almacén en un periodo dado
(por compras o devoluciones al Almacén) y cuanto fue entregado a las diferentes
dependencias solicitantes. DE EXISTIR ALGUNA DIFERENCIA, ESTA DEBE SER
EXPLICADA POR LOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN Y CONTROL DEL
ALMACÉN. En caso de ser esa explicación insatisfactoria, el encargado o
encargada de la gestión del Almacén será responsable pecuniario de la pérdida de
los materiales, pudiendo ser sancionado administrativamente por ese hecho,
previo cumplimiento a lo establecido en el marco jurídico venezolano.
35. El cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en este manual estará
sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por
parte de las unidades involucradas.
18. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS
Página 18
OBJETIVO
Establecer los mecanismos normativos necesarios para el diseño, elaboración e
implantación del catálogo de productos que maneja el Almacén de la Contraloría del
Municipio Eulalia Buroz y que permite la unificación de criterios en la utilización del
mismo.
UNIDADES INVOLUCRADAS
- Dirección de Administración Integral
- Responsable de la gestión del Almacén
- Restos de la Dependencia de la Contraloría Municipal
NORMAS ESPECÍFICAS
1. La Dirección de Administración Integral debe crear un catálogo de producto, que debe
mantener debidamente actualizado. Dicho documento contiene la información de todos
los productos que se mantienen o se han mantenido en el Almacén de la Contraloría
Municipal y que en alguna oportunidad sean adquirido y utilizado.
2. El catálogo de productos debe revisarse al inicio de cada período fiscal con el propósito
de determinar si el mismo debe ser actualizado debido a la inclusión de nuevos
productos, que se esperan adquirir ese lapso. También puede ser actualizado, cuando se
efectúen nuevos procedimientos de compra de materiales e insumos, por parte de la
Contraloría Municipal.
3. El catálogo de producto debe contener el código de cada producto, que es un dato
alfanumérico único para cada rubro que lo identifica de manera inequívoca. Asimismo,
debe señalar, el nombre de cada producto asociado a ese código, así como la unidad de
medida y descripción del mismo.
19. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS
Página 19
4. El catálogo de producto, una vez elaborado o actualizado por la Dirección de
Administración Integral, debe ser revisado y/o aprobado por el Contralor o Contralora
Municipal. Este documento se mantendrá vigente hasta que las condiciones exija su
actualización.
5. Cada dependencia de la Contraloría Municipal debe recibir un ejemplar del catálogo de
productos debidamente actualizado. Dicho documento será la base para que efectúan
las correspondientes solicitudes de materiales e insumos en la oportunidad que
corresponda.
6. La codificación de cada producto se realizará utilizando un sistema alfanumérico.
Siendo la base numérica el clasificador presupuestario que maneja la Contraloría
Municipal. Todos los código de identificación de producto se inicia con la letra eme
“M”, seguido de un guion (-), el cual se encuentra unido al número propiamente dicho.
La parte numérica del código consta nueve (9) dígitos y el mismo de inicia con el
grupo de guarismo “402”, que es equivalente a “Materiales, Suministro y
Mercancía” del clasificador presupuestario. En el siguiente ejemplo se muestra como
debe ser presentada la codificación del producto.
M-402050313
En este caso se trata de un producto denominado Resma de Papel Blanco, tamaño
carta, medido por resma. Este es el producto número trece (13) del grupo 4020503.
7. Al incorporarse un nuevo producto al catálogo, el mismo de numerarse con la
codificación siguiente al último rubro del grupo al cual pertenece. Por ejemplo, si se
incorpora una “Resma de Papel Blanco, tamaño oficio”, el código que se le asigna sería
el M-402050314.
20. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS
Página 20
8. Queda prohibido utilizar un sistema de codificación o identificación de producto
distinto al señalado en el presente apartado.
9. De existir cualquier duda con respecto a este tema, el mismo debe ser dilucidado por el
Contralor o Contralora Municipal.
21. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE
LAS EXISTENCIAS
Página 21
OBJETIVO
Implantar los mecanismos de control interno que permita el registro confiable de los
movimientos de productos que ocurren en el Almacén de la Contraloría Municipal.
UNIDADES INVOLUCRADAS
- Dirección de Administración Integral
- Responsable de la gestión del Almacén
NORMAS ESPECÍFICAS
1. El seguimiento y control del inventario de existencia de la Contraloría del Municipio
Eulalia Buroz, se llevará por el “Sistema de Inventario Perpetuo”.
2. El encargado o encargada de la gestión del Almacén de la Contraloría Municipal debe
tener un seguimiento y control constante de la existencia de producto que son
conservados en el mismo. En tal sentido debe establecer los mecanismos que hagan
posible dicha tarea.
3. Debe registrarse de forma inmediata, cuando ello ocurra, las entradas de productos, la
salida y las devoluciones de los mismos. El sistema de registro debe ser
preferentemente por medio informático, sin embargo para minimizar los riesgos
operacionales asociados a las fallas del sistema computarizado, es imprescindible
llevar en paralelo el registro por medio manual. Ello permitirá corroborar cuando así se
requiera la exactitud de ambos sistemas de registro.
4. El sistema de registro manual se basará en el denominado sistema de control
“KARDEX”. Dicho sistema consiste en el manejo de tarjetas auxiliares de Almacén
para cada producto inventariado. En cada una de estas tarjetas (una para cada
22. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE
LAS EXISTENCIAS
Página 22
producto), se registran de manera inmediata las entradas y salidas de los productos,
determinando en ese momento el saldo de los mismos.
5. Para determinar el costo de la existencia se utilizará el sistema de costo PEPS (Primero
en Entrar, Primero en Salir), con el propósito de mantener el precio de los productos
los más ajustado posible al mercado.
23. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE
ENTRADA DE MATERIALES,
ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS
INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 23
Dirección de Administración Integral
(Director o Directora)
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
Dirección de Administración Integral
(Director o Directora)
1. Envía copia de “Orden de Compra” al encargado
(a) de la gestión del Almacén de la Contraloría
Municipal, para que tenga conocimiento de la
posible entrada de producto y haga los
preparativos correspondientes, en cuanto al
futuro registro y el acondicionamiento del
espacio de ubicación de los productos.
2. Recibe la copia de la “Orden de Compra” y
realiza los preparativos.
3. Recibe del proveedor los productos comprados.
Realiza los trámites respectivo, por lo cual
verifica que los recibido se ajuste a las
especificaciones técnicas de la compra, en
cuanto a precios, cantidad y calidad de los
productos.
4. Gestiona todo lo concerniente a la verificación
física de lo adquirido, por lo cual es necesario la
elaboración del “Acta de Control Perceptivo”.
Si todo está conforme, procede a cerrar
24. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE
ENTRADA DE MATERIALES,
ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS
INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 24
Dirección de Administración Integral
(Director o Directora)
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
transacción con el proveedor, por lo cual realiza
los trámites administrativos correspondiente (Va
la paso 5). En caso contrario, informa al
proveedor para que soluciones el problema
detectado.
5. Envía al encargado (a) del Almacén la “Orden
de Compra”, la factura y el “Acta de Control
Perceptivo” para que haga el registro de la
entrada de los productos
6. Recibe del Director o Directora, la “Orden de
Compra”, la factura y el “Acta de Control
Perceptivo” para que haga el registro de entrada
de los productos.
7. Verifica que la “Orden de Compra”, la factura y
el “Acta de Control Perceptivo”, coincidan. De
estar todo correcto, registra en el sistema
computarizado la entrada de los productos. De
igual forma hace las anotaciones en cada una de
las tarjetas de registro “Kardex”, en la columna
de “Entrada de Producto”. En caso de existir
discrepancia entre los documentos recibidos,
informa de inmediato al Director (a) de
25. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE
ENTRADA DE MATERIALES,
ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS
INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 25
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
Dirección de Administración Integral
(Director o Directora)
Administración Integral.
8. Emite el “Comprobante de Procesamiento de
Entrada de Producto” (en original y una
copia), el cual debe ser firmado, sellado y
aprobado por el Director (a) de Administración
Integral. Dicho comprobante debe contar con la
firma del encargado (a) del Almacén.
9. Devuelve la “Orden de Compra”, factura y
“Acta de Control Perceptivo” al Director (a) de
Administración Integral. En cada uno de esos
documentos debe colocar su media firma, como
evidencia que realizó el registro de la entrada de
producto. Adicionalmente remite el
“Comprobante de Procesamiento de Entrada
de Producto” (en original y una copia),
10. Recibe la “Orden de Compra”, factura, “Acta de
Control Perceptivo” y el “Comprobante de
Procesamiento de Entrada de Producto”
(Original y una copia). Revisa el mencionado
comprobante. De estar conforme firma y sella.
Envía el original al encargado (a) para que
guarde ese ejemplar (va al paso 12). En caso
26. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE
ENTRADA DE MATERIALES,
ÚTILES DE OFICINA Y DEMÁS
INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 26
Dirección de Administración Integral
(Director o Directora)
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
contrario, devuelve para su corrección. Anexa al
expediente respectivo todos los documentos
recibidos.
11. Envía expediente a la Unidad de Contabilidad
para su registro.
12. Recibe el ejemplar del “Comprobante de
Procesamiento de Entrada de Producto”. Lo
Guarda debido a que el mismo es necesario para
rendir cuenta y para conciliar los registros del
inventario con la existencia física.
13. Procede a ubicar los productos en el espacio
físico del Almacén, para su debida protección.
14. FIN DE PROCEDIMIENTO
27. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE
MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA
Y DEMÁS INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 27
Solicitante
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
1. Llena el formato de SOLICITUD DE
MATERIALES AL ALMACÉN, en original y
una copia.
2. Recibe formato de solicitud de materiales.
Verifica que esté bien llenado. De estar de
acuerdo, firma una de los ejemplares y lo
entrega al solicitante, guarda el otro ejemplar
para su procesamiento. En caso de no estar de
acuerdo, devuelve formato al solicitante para
que corrija.
3. Llena libro de “Control de Solicitudes” y asigna
un número correlativo.
4. Verifica en sus controles y registro si los
materiales o insumos solicitando existen en el
Almacén. De existir va al paso 5. En caso
contrario, realiza la observación en el formato de
Solicitudes de Materiales al Almacén. (Va al paso
9)
5. Procesa la salida en el sistema Kardex, rebajando
la existencia. En caso de existir un sistema
computarizado, realiza el registro de la salida,
rebajando los materiales a ser entregados.
28. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE
MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA
Y DEMÁS INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 28
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
Dirección de Administración Integral
(Director (a))
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
Solicitante
6. Genera el formato COMPROBANTE DE
ENTREGA DE PRODUCTO. Entrega dicho
formato, anexando además, el formado
“Solicitud de Materiales al Almacén”, al
Director o Directora de Administración Integral
para su revisión y/o aprobación.
7. Recibe documentos. Revisa. De estar de acuerdo
firma y sella el Comprobante de Entrega de
Producto y devuelve al encargado (a) del Almacén.
En caso contrario, informa para que se tomen las
medidas necesarias.
8. Recibe documento. De no estar aprobado, realiza
las acciones pertinentes. De estar aprobado,
prepara los materiales para su entrega, lo cual
implica el retiro del Almacén de las unidades
físicas.
9. Informa al Solicitante sobre los resultados de su
solicitud. De haber sido aprobada se le comunica
que puede retirar los materiales e insumos
requeridos. En caso contrario, se le indica razones
que impiden la entrega de lo solicitado.
10. Recibe pedido. Revisa los materiales e insumos
que le son entregado.
29. Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE
MATERIALES, ÚTILES DE OFICINA
Y DEMÁS INSUMOS
RESPONSABLES ACCIÓN
Página 29
Solicitante
Dirección de Administración Integral
(encargado (a) del Almacén)
11. Firma y sella el formato “Comprobante de
Entrega de Producto”, en señal de conformidad.
12. Guarda el “Comprobante de Entrega de
Producto”, junto a la “Solicitud de Materiales
de Oficina”, que forma parte del mismo como
documento anexo. Ambos formatos deben estar
engrapados.
13. En la carpeta en la cual se guardan los
“Comprobante de Entrega de Producto” y la
“Solicitud de Materiales de Oficina”, deben
también resguardarse el formato de “Existencia
Total del Almacén”, el cual se emite en los
primeros tres (3) días de cada mes.
14. FIN DE PROCEDIMIENTO
30. Sección: Asunto:
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Página 30
ALMACÉN: Espacio físico de la
Contraloría del Municipio Eulalia Buroz,
en donde son resguardado para su
protección y gestión los materiales e
insumos requeridos para ser utilizados
durante sus operaciones habituales.
INVENTARIO: Son los materiales,
artículos e insumos que son utilizados en
las operaciones de la Contraloría
Municipal y que se espera consumir en un
ejercicio económico o periodo fiscal, que
para los efecto del presente manual es un
año.
MÉTODO DE VALORACIÓN DE
INVENTARIO: Es el utilizado con el
propósito de valor u ofrecer un precio
determinado a la existencia de los
artículos del Almacén en un momento
determinado. En la Contralor Municipal
se utiliza el “PEPS”, primero en entrar
primero en salir.
OPERACIONES: Se refiere a las
actividades cotidianas que realiza la
Contraloría Municipal en el lapso de un
ejercicio o periodo fiscal.
PERÍODO CONTABLE: Para los
efectos de este manual es el mismo que el
“Período Fiscal”.
PERÍODO FISCAL: Es el lapso de un
doce (12) meses o un año, que se inicia el
31 de enero y finaliza en 31 de diciembre.
SISTEMA COMPUTARIZADO: Es el
programa creado a tal fin por medio del
cual el área de almacén controla la
entrada y salida de los productos del
Almacén por medio del registro de eso
movimientos, cuando ocurran.
SISTEMA “KARDEX”: Es un sistema
de anotación manual, en el cual cada
producto posee una tarjeta u hoja de
registro de entrada y salidas, que permite
obtener de forma inmediata el saldo de la
existencia de cada uno de los productos
existente en el Almacén.
34. Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “INFORME DE EXISTENCIA TOTAL EN ALMACÉN”
(Instructivo)
Página 34
Por medio de este documento se informa al Contralor o Contralora Municipal
MENSUALMENTE, o cuando se requiera, la cantidad de existencia de cada uno de los
productos que reposan en el Almacén. El mismo consta de los siguientes elementos:
Título del Documento: El informe se denomina “Informe de Existencia Total en
Almacén”.
Existencia Actualizada a: Luego del título del documento, en la siguiente línea, se señala
la fecha a la cual está actualizada la información, indicando el día de la semana, el día en
número, el mes y el año.
Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto.
Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de
producto.
Saldo de Existencia: Se indica cual es la cantidad física de producto que existe en el
Almacén en la fecha del informe.
Precio Unitario (Bs.): Se informa cual es el último precio de entrada de cada uno de los
productos. Dicho monto se expresa en bolívares.
Precio Total (Bs.): En esta columna se coloca el resultado de multiplicar la cantidad de
producto por su correspondiente precio unitario expresado en bolívares.
Sumatoria: Se totaliza el precio total de cada uno de los productos. Este valor expresa
bolívares.
Este informe debe estar firmado y sellado por quien lo elaboró y aprobado por el Director o
Directora de Administración Integral, como evidencia de haberlo revisado y de estar de
acuerdo con su contenido.
36. Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “COMPROBANTE DE PROCESAMIENTO DE
ENTRADA DE PRODUCTO”
(Instructivo)
Página 36
Con este formulario se registra la entrada de nuevos productos provenientes de las
compras que realiza la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz. Dicho documento consta
de los siguientes elementos:
Fecha de Registro: Es la fecha en la cual se registra la entrada de nuevos productos, que
debe ser guardados en el Almacén.
Título del Documento: El informe se denomina “Comprobante de Procesamiento de
Entrada de Producto”.
Nº de Comprobante: Es el número correlativo del documento. El mismo tiene se expresa
como “Entr-Nº XX”
Responsable del Registro: Es el funcionario o funcionaria de la Dirección de
Administración Integral que procesa la entrada de los nuevos productos.
Nº de OC: Es el número de la orden de compra (OC) asociada a la adquisición de los
productos.
Fecha de la OC: Es la fecha de emisión de la orden de compra.
Nº de OP: Es el número de la orden de pago, con la cual se causa el gasto de la compra.
Fecha de la OP: Es la fecha de emisión del documento respectivo.
Nº de Comprobante de Pago: Es el número del comprobante a través del cual se paga la
deuda, generada por la orden de pago, una vez cumplido todos los extremos legales.
Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto.
37. Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “COMPROBANTE DE PROCESAMIENTO DE
ENTRADA DE PRODUCTO”
(Instructivo)
Página 37
Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de
producto.
Nombre del Proveedor: Es el nombre del proveedor de los productos.
Nº de Factura: Es el número de la factura asociada a la compra, emitida por el proveedor,
la cual debe cumplir con los requerimientos del sistema tributario venezolano.
Unidad de Medida: Es la unidad de medida de cada producto (Unidades, Kilos, Bultos,
Resmas, Cajas, etc)
Cantidad de Producto: Es la cantidad de producto que se registran como entrada al
Almacén.
Precio del Producto: Es el precio unitario del producto según factura.
Costo Total del Producto: Es el resultado de multiplicar la cantidad de producto por el
precio del producto.
Procesado por: Aquí se coloca la firma y el sello de quien proceso información, que es el o
la Responsable del Registro.
Autorizado por: Aquí se estampa la firma y el sello del Director o Directora de
Administración Integral. Esta rúbrica y sello certifica que los datos contenidos en el
documento son exactos con la realidad.
39. Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “REQUISICIÓN DE PRODUCTOS AL ALMACÉN”
(Instructivo)
Página 39
Con este formato, los trabajadores y trabajadoras de la Contraloría del Municipio
Eulalia Buroz, autorizado por sus áreas respectivas, puede realizar su pedido de productos
al Almacén. El mismo consta de los siguientes elementos:
Nº de Requisición: Es el número correlativo de la requisición. Este número de control lo
asigna el o la responsable de la gestión del Almacén.
Fecha: Es la fecha de la solicitud.
Nombre del Funcionario: Es el nombre de quien efectúa la solicitud.
Dirección de Adscripción: Es la dependencia en la cual labora el solicitante.
Material solicitado: Es el detalle de los productos solicitados.
Descripción: Aquí se coloca el nombre del producto y cualquier detalle del mismo, tales
como tamaño, color, código del producto, entre otro.
Cantidad: Es la cantidad de productos solicitados.
Observación: Se utiliza para colocar cualquier elemento importante.
Funcionario Solicitante: Aquí la persona que solicita estampa su firma.
Funcionario Responsable: Es el funcionario o funcionaria que se encarga de la gestión del
Almacén.
Recibí Conforme: En este recuadro quien recibe el o los productos estampa su firma como
señal de conformidad de lo recibido.
41. Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO”
(Instructivo)
Página 41
Este documento sirve para tramitar la entrega de los productos a las dependencias
solicitantes. Debe estar debidamente llena, firmado y sellado por los involucrados. Debe
tener anexo la solicitud que realiza el interesado en obtener los productos del Almacén.
Nombre del Solicitante: Es el nombre del trabajador o trabajadora de la Contraloría
Municipal quien solicita el producto al Almacén.
Departamento: Es el nombre de la dependencia en la cual labora el solicitante.
Fecha: Es la fecha en la cual se emite el documento de entrega de producto.
Nº de Comprobante: Es el número correlativo del formulario. De existir un sistema
computacional este lo dará el mismo. Der ser un procesamiento manual, debe existir un
libro en el cual se controle y registre ese número correlativo. EL formato utilizado para este
campo es “Sald-Nº XX”.
Código de Producto: Se informa el código que identifica a cada producto.
Nombre del Producto: Se señala cual es nombre del producto asociados a cada código de
producto.
Unidad: Es la unidad de medida de cada producto (Unidades, Kilos, Bultos, Resmas,
Cajas, etc)
Cantidad Solicitada: Es la cantidad de producto entregado al solicitante.
Firma y sello: Son los espacios utilizados por para estampar las firmas y los sellos.
Entregado a: En este espacio se escribe el nombre del solicitante, quien debe firmar el
mismo.
42. Sección: Asunto:
ANEXOS MODELOS Y FORMATOS
FORMULARIO “COMPROBANTE DE ENTREGA DE PRODUCTO”
(Instructivo)
Página 42
Responsable de la Entrega: Es el nombre del funcionario o funcionaria de la Dirección de
Administración Integral quien entrega los productos. Debe firmar y sellar en este espacio.
Aprobado por: Es la firma y sello del Director o Directora de Administración Integral, que
lo hace en señal de acuerdo con el procedimiento de entrega de productos. Asume la
responsabilidad final.