Herramienta Orfeo, descripción de la herramienta y manual de usuario

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INFORMACIÓN GENERAL DE LA HERRAMIENTA
Fue conceptualizado en el año 2002 por Denis López y desarrollado
por Jairo Hernán Losada y Julián Rolón.
Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado
inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo
licencia GNU/GPL .
Orfeo es una aplicación web escrita en PHP, se ejecuta sobre Apache y
soporta los motores de bases de datos PostgreSQL], Oracle y MYSQL, ),
además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC, entre
otros), logrando así obtener independencia de plataforma tecnológica
y reducción de costos en la implementación, requiriendo por parte del
cliente un navegador quecumplalos estándaresde W3C1 como Firefox,
Chrome, Ice Cat o cualquier otro navegador web.
Desde 2009 la Fundación Corre Libre a instancias de la comunidad
ORFEO/GPL ha certificado personal en la instalación, administración y
uso de la herramienta. En 2012 ofrecen servicios de tecnología, las
cuales se han venido certificado para dar soporte a la misma.
1 Objetivo de garantizar una Web universalmente accesible,más allá delas diferencias deidioma,
navegador, sistema operativo,plataforma,localización.

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PARA QUÉ SIRVE LA HERRAMIENTA
Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de Documentos, sino que
además es un sistema de gestión de los procesos de la Empresa o
Entidad, permite incorporar la gestión de los documentos a los
procesos de la cualquier organización, automatizando procedimientos,
con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como
toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control
sobre los documentos.
Además permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite,
almacenamiento digital y la recuperación de documentos,
garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de
cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad.
Algunas características
 Interfaz gráfica web amigable e intuitiva.
 Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de
digitalización que genera imágenes de los documentos físicos
en formato multi tiff.
 Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida,
resoluciones, memorandos etc).
 Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar,
Archivar, Incorporar en expedientes, Tipificar el documento
(a partir de Tablas de Retención)
 Ágiles búsquedas de documentos y expedientes (por fechas,
usuarios, tipos de documentos, etc.).
 Generación de expedientes virtuales siguiendo los
lineamientos del Archivo General de la Nación y su
parametrización para otros modelos.
 Generación de reportes de gestión.
 Recepción automática de documentos para radicación vía fax.
 Envíos, físicos con módulos para correos o couriers o vía
fax/email
 Gestión de Archivos
 Flujos Documentales (WorkFlow)

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QUIEN LA UTILIZA
En general, necesitan la gestión documental cualquier persona o
empresa que necesite:
 Archivar un número importante de documentos. El uso eficiente
del espacio dentro de una empresa puede llegar a ser tan
importante como el poder archivar y recuperar documentos. La
gran mayoría de ellos no se buscarán nunca, pero todos tienen
que guardarse, por si acaso, y los archivos en papelpueden llegar
a ocupar grandes espacios.
 Mantener un sistema de control de los documentos que se
incorporan al archivo, especialmente un registro de entrada y
salida de documentos.
 Realizar búsquedas rápidas y flexibles dentro del archivo.
 Mantener una estructura única, independientemente de las
personas que acceden.
 Asegurar la información con un sistema de copias de seguridad
sencillo y cómodo.
Y, especialmente, si necesita:
 Un sistema de seguridad para controlar el acceso a los
documentos
 Trazabilidad de las actuaciones de los usuarios del programa
 Asignación de documentos a diferentes destinatarios
Entidad Estado Contacto
Pre-
Conveni
o
Nivel de
Ayudaa la
Comunidad
Gobernacionde
Antioquia
Instalacion(10
%)
Hector 100 % 0 %
Alcaldiael Retiro
Instalacion(30
%)
100 % 0 %
MINISTERIODE
AGRICULTURA
Convenio(100
%)
Luis
Gildardo
Ospina
100 % 0 %

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HOSPITAL
FONTIBON
Convenio
(100%)
Elsa Marlen
Bacaraldo
100 % 0 %
FISCALIA
GENERAL DE LA
NACIÓN
Instalación
(60%)
SoniaStella
Romero
Torres
100 % 0 %
INSTITUTO
COLOMBIANO
DEL DEPORTE -
COLDEPORTES
Convenio
(100%)
100 % 0 %
SECRETARIA DE
GOBIERNO
DISTRITAL
Convenio
(100%)
100 % 50 %
AUDITORIA
GENERAL DE LA
REPUBLICA
Instalación
(90%)
PIEDAD
AMPARO
ZUÑIGA
QUINTERO
100 % 40 %
INSTITUTO
NACIONALDE
CONCESIONES -
INCO
Convenio
(100%)
LUIS
CARLOS
ORDOSGOI
TIS
SANTANA
100 % 0 %
AGENCIA
PRESIDENCIAL
PARA LA ACCION
Y
LA COOPERACION
INTERNACIONAL-
ACCION SOCIAL
Convenio
(100%)
100 % 0 %
UNIDADDE
PLANEACION
MINERO -
ENERGETICA -
UPME
Convenio
(100%)
100 % 0 %

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Como se utiliza (manual de cómo utilizarlo)
Ingreso a Orfeo
Se debe abrirun navegador y digitarladirección http://192.168.1.2/Orfeo1.Para ingresara
Orfeodeberáingresarsu usuarioy contraseñaque le fueronasignadas.
Información de Orfeo
Menú deinformación deOrfeo
Al ingresara Orfeoencontraráel siguiente menú:
 AYUDA: Mediante este vínculose puede ingresaral manual donde se puede consultar
losdiferentesprocedimientosylamanerafácil de realizarlosenel sistema.
 INFO:Se encuentranlosdatosgeneralesde cadausuariocomodocumentode
identificación,fechade nacimiento,No.de extensión,correoelectrónico,No.de AT
(equipo),piso.Se recomiendateneractualizadosusdatosenel sistema.
 CREDITOS: Reconocimientode lacomunidadOrfeoal esfuerzosignificativode todos
sus miembros,enespecial alosintegrantesde laSuperintendenciade Servicios
PúblicosDomiciliarios,Comisiónde Regulaciónde AguaPotable ySaneamientoBásico
y DepartamentoNacional de Planeación.
 CONTRASEÑA:Al ingresaraeste vínculose puede cambiarlacontraseñadel usuario
para el ingresoal sistema.Cuandose realice uncambiode contraseña,se debe cerrar
la sesiónyvolveraingresarcon lanuevaclave.
 ESTADISTICAS:Permite generarestadísticasde losdocumentosque se encuentran
actualmente enladependencia.Se puede agruparel listadoportipode documento,
ademásde mostrar losregistrosunoa uno,o simplemente contarlos.

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 CERRAR: Cierralasesiónenel momentoque nose deseacontinuarenel aplicativo.Es
importante que siemprelasesiónquedecompletamentecerrada enel sistema,por
este motivoal quererterminarlasesiónse debe realizarporestaopción.
Estructura: RadicaciónyCarpetas
En este bloque podemoshacerprocesoscomo:
 Envios: esel procesofinal endonde se envíanlosdocumentos
salientesque sonentregadosalasdiferentesagenciasde correo.
 Modificación:se puede modificarlainformaciónfaltantedel
documentooinformación errónea.
 Anulación: Cuando existe un número de radicado que se ha
generado en el sistema y este se debe anular por alguna razón
como duplicidad del documento
Capturar la información básica de todos los documentos que son
recibidos, remitidoshacialasdependenciasy/ogenerados por el DNP,
a los cualesse le asignaráunnúmero de radicado, y este a su vez, será
quien lo identifique dentro de los diferentes trámites de la Entidad.
Son lascarpetasque vienenpordefectoal crearcualquierusuario,
: En esta carpetaingresantodoslosdocumentosque hansidoasignados
a un usuario y a los cuales se les debe hacer algún tipo de trámite.

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: A estacarpeta llegantodoslosregistrosde radicación de salida -1 que
han sidogeneradosporel usuariocomo una Radicación de Salida, y a la cual, se le anexará un
documentoparagenerarla respuestade salida.Cuandose radica un documento como nuevo,
el radicado llega directamente a la carpeta "SALIDA" del usuario que lo radicó.
: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación interna -3 que
han sidogenerados por el usuario como una Radicación de Memorando. Cuando se radica un
documentocomonuevo,el radicadollegadirectamentealacarpeta "MEMOS" del usuarioque
lo radicó.
: A esta carpeta llegan todos los registros de radicación interna -5 que
han sido generados por el usuario como una Radicación de Resolución. Cuando se radica un
documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "RESOLUCIÓN" del
usuario que lo radicó.
: En esta carpetase encuentranlosradicadosque unusuariohaenviado
para revisión y aprobación a su Jefe de Grupo. En esta carpeta podrá realizar todas las
transacciones al radicado como reasignar, devolver y radicar; pero si es un USUARIO normal,
solopodrá visualizarlosdocumentosque él mismohaenviadoasu jefe pero no podrá realizar
ninguna transacción con los documentos.
: A esta carpeta llegan los documentos que le han sido devueltos para
algún trámite por otros usuarios.
: Programación a futuro del trámite de uno o varios documentos que
por su naturalezanorequieranseratendidosde inmediato.El usuariopuedeasignarunafecha
al radicadocon la cual,enel sistemase puede realizaruncontrol sobre losdocumentosque se
debenirtramitandocronológicamente de acuerdoaloseleccionadoporel usuarioauna fecha
posterior a la fecha del día.
:En estaCarpeta se irán trasladandoautomáticamente los documentos
que tienen programada la fecha del día, o fecha anterior a esta.
: Se reciben copias de documentos para su información.
: Son lascarpetas creadaspor losusuarios para laorganizaciónde sus
documentos.
PROCESO TIPIFICACION DE UN DOCUMENTO
1. Ingreso por el módulo carpetas en donde se encuentra el radicado:

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2. Dar click en la fecha del radicado
3. El sistema genera un nuevo pantallazo
a) Ingreso por la primera pestaña: “Información General”
b) Dar click en el ícono TRD

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4. Se despliegaunapantallaendondeseseleccionarálainformacióndelaTabladeRetención
Documental deladependencia correspondientealdocumento:
a) Seleccionelaserie
b) Seleccionelasubserie
c) Seleccioneeltipodedocumento
d) Dar clickenelbotón“Insertar” paraincluirlaanteriorinformación
e) El sistemageneralainformaciónincluidaeneldocumentoycerrar
El sistema no permitirá la reasignación, devolución, envío para Vo.Bo. y/o archivar el documento, hasta
que no se realice la anterior clasificación; generando la siguiente observación:
RADICAR DOCUMENTOS DE ENTRADA
Consiste en capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos
en la Entidad, a los cuales se le asignará un número de radicado, y este a su vez, será
quien lo identifique dentro de los diferentes trámites de la entidad.
La opciones de radicación de entrada son asignadas por permisos a los usuarios
establecidos. Para el caso del Departamento Nacional de Planeación:
CODIGO DEPENDENCIA
663 Correspondencia
Se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el botón en Radicación “Entrada”:

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2. El sistema despliega una vista donde se realiza una verificación previa para saber si
el documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para
realizar las relaciones de anexo y asociado según sea el caso.
Continuamos con el proceso, en donde para realizar búsquedas, tenemos los siguientes
criterios:
 Referencia (No. de Oficio), No. de Radicado, Identificación (T.I., C.C., Nit),
Nombres.
Adicionalmente y para más rapidez en la búsqueda se especifica si el radicado ha sido
por: Ciudadano, Otras Empresas, Entidad y/o Funcionarios.
Además existe un rango de fecha para realizar la búsqueda. Por defecto el sistema
siempre busca en el último mes de acuerdo a los parámetros solicitados. Si se desea
realizar la búsqueda en otra fecha diferente se debe ampliar el rango.
3. Existen 3 formas de radicar un documento:

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a) Nuevo (Copia de datos): Se selecciona cuando el documento a radicar no
tiene ningún antecedente en la Entidad.
b) Como Anexo: Se selecciona cuando al realizar la verificación previa, ya
existen datos en la entidad y el documento a radicar pertenece al mismo
expediente. En el sistema se crea un vínculo que indica que el documento será
anexo de otro.
c) Asociado: Se selecciona para el caso de los documentos que llegan con una
carta de remisión indicando varios expedientes.
4. El sistema ingresa a un módulo de radicación donde se debe digitar la fecha del
documento y la cuenta interna de la comunicación y luego pasar a los datos generales
del documento que son diligenciados en tres pestañas diferentes de acuerdo a las
siguientes indicaciones:
 Remitente: Persona o empresa que remite el documento al DNP.
 Predio: Persona o empresa de la cual una Entidad envía documentación que
debe ser tramitada por el DNP
 Entidad. Ministerios, gobernaciones, alcaldías que envían documentación al
DNP. .
5. Para alimentar esta información se da click sobre el botón “BUSCAR”,

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6. El sistema trae una nueva pantalla para realizar el cargue de la información que
será incluida en la radicación de entrada, la cual debe ser previamente buscada en una
base de datos con el fin de garantizar que la información esté completa y sea la correcta.
a) Seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento
usuario, Entidad u Otro tipo de empresa.
b) Si se tiene el número de documento o de identificación se puede buscar por
este campo.
c) Si se tiene el nombre del destinatario.
d) Seleccionar el botón “BUSCAR”, para realizar la búsqueda.
7. Cuando la búsqueda ha sido efectiva, se selecciona en la parte derecha al final del
registro columna (COLOCAR COMO) el link, REMITENTE, dependiendo del
papel que va a desempeñar durante el trámite del documento.
8. Los datos seleccionados aparecerá ubicándose en el módulo DATOS A
COLOCAR EN LA RADICACION, y si la información es correcta se debe dar
clic en el vínculo PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACION..
9. En este momentose cierraestaventanay losdatosescogidosson ubicados en el primer
módulo, para completar la información de:

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a. Dignatario: Corresponde a la persona que firma el documento.
b. Selección de Continente, País, Departamento y Municipio.
c. Asunto
d. Medio de Recepción
e. Descripción de anexos
f. Dependencia a la cual será radicada (Responsable del trámite del documento)
g. Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón "RADICAR"
10. A continuación el sistema despliega el número de radicación de entrada (-2) de
acuerdoal consecutivocorrespondienteparalosdocumentosde entrada.Este número
será el que va a identificar el documento durante todo el proceso.
11. Si en el documento registran copia a otra dependencia:
a) Se selecciona el nombre de la dependencia
b) Dar click en “Modificar Datos”
c) El sistema confirma el envío de este informado.

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12. El documentoque ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de entrada del Jefe de
la dependencia a la cual se envió.
En este momento está creado el registro para iniciar su trámite.
Los documentos físicos se deben digitalizar y encadenar el registro creado con la
imagen.
RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA (-1)
Radicación dedocumentos
 Entrada
Capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos en la
Entidada loscualesse lesasignará un número de radicado, y este a su vez, será quien
lo identifique dentro de los diferentes trámites.
Para radicar un documento de entrada se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el vínculo de Entrada, en la sección de RADICACION
2. El sistema despliega una vista donde se realiza una verificación previa para saber si
el documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para
realizar las relaciones de anexo y asociado según sea el caso.
Existen 3 formas de radicar un documento:
a) Nuevo(Copiade datos):Se seleccionacuandoel documentoaradicar
no tiene ningúnantecedente enlaEntidad.
b) ComoAnexo:Se seleccionacuandoal realizarlaverificaciónprevia,ya
existendatosenlaentidadyel documentoaradicar pertenece al
mismoexpediente.Enel sistemase creaunvínculoque indicaque el
documentoseráanexode otro
c) Asociado:Se seleccionaparael casode los documentosque llegancon
una carta de remisiónindicandovariosexpedientes.

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BIBLIOGRAFIA
S.A (2009). Que es Orfeo. Recuperado el 15 de Mayo de 2014, de
http://www.orfeolibre.org/inicio/index.php/section-blog/37-orfeo-
sgd/48-que-es-orfeo-.html
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http://web.orfeogpl.info/wiki/P%C3%A1gina_principal#Certificacion
es
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BEJARANO, NURY BIBIAN , GUERRERO JERSSON. (sf) Funcionalidades
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