Capitulo 1,2,3 y 4

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ADMINISTRACIÓN EXITOSA DE PROYECTOS

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Capitulo 1,2,3 y 4

  1. 1. INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE XALAPA INGENIERIA INDUSTRIAL ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS PROFR. JUAN MANUEL CARRIÓN DELGADO CAPÍTULO 1, 2, 3 Y 4 EQUIPO 5 ALUMNOS: BARRADAS AGUILAR ESAU DOMÍNGUEZ MONTERO MIGUEL ÁNGEL FLORES FERNÁNDEZ ERIKA FUENTES PORTILLA FERMÍN MOTA ANDRADE ISELA
  2. 2. ¿QUÉ ES?  Es un proceso que consiste en establecer primero un plan e implementarlo después para alcanzar el objetivo.
  3. 3. BENEFICIO Tener un cliente satisfecho, sin importar si usted es elcliente de su propio proyecto o una empresa a la que el cliente paga para llevarlo a cabo.
  4. 4. ATRIBUTOS DE UN PROYECTO
  5. 5. PROYECTO Esfuerzo por lograr unobjetivo especifico mediante una serie especial deactividades interrelacionadasy la utilización eficiente de los recursos.
  6. 6. ALCANCE EL OBJETIVO SE DEFINE A PARTIR DE:COSTOS PROGRAMA
  7. 7. EL PROYECTO SIGUE: MARCO RECURSOS TEMPORAL ESPECÍFICO ACTIVIDADES INTERDEPENDIENTES CLIENTE ESFUERZO ÚNICO
  8. 8. CLIENTE Es aquel que Persona aporta los fondos necesarios para Empresa su realización. Grupo de dos o más personas o empresas
  9. 9. Alcance La consecuciónSatisfacción exitosa se ve Costo del cliente limitada por: Programa
  10. 10. ALCANCE  Llamado alcance del trabajo. Es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto.
  11. 11. COSTO  Es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto.  Se basa en un presupuesto que abarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos que servirán para llevar a cabo el proyecto.
  12. 12. PROGRAMA Es el cronograma que especifica cuando empezaran y terminaran las actividades.
  13. 13. CIRCUNSTANCIAS IMPREVISTAS QUE PONEN ENPELIGRO EL OBJETIVO: El costo de algunos materiales pueden ser más alto que la estimación inicial. El mal tiempo puede ocasionar retrasos. Quizá haya que rediseñar o modificar alguna pieza muy compleja de maquinaria automatizada para que cumpla con las especificaciones del desempeño.
  14. 14. CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
  15. 15. PRIMERA FASE CICLO DEFASEFINAL VIDA DEL SEGUNDA FASE PROYECTO TERCERA FASE
  16. 16. PRIMERA FASE  Consiste en descubrir una necesidad, un problema o una oportunidad, pudiendo suceder que el cliente pida propuestas a individuos, a un equipo de proyecto o a empresas para que atiendan la necesidad o resuelvan el problema.
  17. 17. SEGUNDA FASE Consiste en encontrar una solución a la necesidad o al problema.
  18. 18. TERCERA FASE Llamada también Ejecución del Proyecto. Consiste en implementar o poner en practica la solución propuesta.
  19. 19. FASE FINAL Consiste en el terminado. Una vez hecho eso,se efectúan algunas actividades de cierre como confirmar que se haya realizado todo lo solicitado y que el cliente lo haya aceptado.
  20. 20. PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
  21. 21.  Significa planear el trabajo y después trabajar según el plan. Incluye establecer un plan y después llevarlo a cabo.
  22. 22. PASOS DE LA PLANEACIÓN:1. Definir con claridad el objetivo del proyecto.2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en“piezas” importantes, o paquetes de trabajo.
  23. 23.  3. Definir las actividades especificas que es necesario realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.
  24. 24. 4. Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red.5. Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada actividad.
  25. 25. 6. Hacer un estimado de costos para cada actividad.
  26. 26.  7. Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles.
  27. 27. PLANEACIÓN Determina que se necesita hacer, quien lo hará, cuanto tiempo se necesitará y cuanto costará. El resultado es un plan de línea base.
  28. 28. BENEFICIOS DE LAADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Completar el alcance total del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran sensación de satisfacción. Tener un clientesatisfecho, tanto si ustedes el cliente de su propio proyecto.
  29. 29. Reconocimiento de una necesidad Problema, oportunidad Emisión de una solicitud de propuesta (SDP)
  30. 30.  El cliente tiene que definir con claridad el problema o la necesidad. Recopilar información sobre la magnitud del problema.
  31. 31. Magnitud del Determinar elbeneficio de presupuesto la mejoría del proyecto.
  32. 32. SELECCIÓN DE PROYECTOS Evaluar oportunidades o necesidades, para después decidir cuál se convertirá en proyecto. Pros y Contras Benefi- Conse- cios cuencias Desventa- Ventajas jas
  33. 33. SELECCIÓN DE PROYECTOS 4. Evaluar las 1. Establecer conjunto de criterios para oportunidades a evaluarpartir de criterios. oportunidades. 3. Recabar datos 2. Listar e información. suposiciones
  34. 34. PAUTAS PARA UN PROYECTO DE UNASOLICITUD DE PROPUESTA (SDP): 1. Proporcionar una descripción del trabajo (DDT). 2. Incluir los requisitos del cliente, que definen las especificaciones y atributos. 3. Especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione el contratista o equipo del proyecto.
  35. 35. 4. Relacionar cualesquiera artículossuministrados por el cliente. 5. Expresar las aprobaciones que requiere el cliente.6. Mencionan el tipo de contrato quepiensa usar el cliente.
  36. 36. 7. Expresar las condiciones de pago quepiensa usar el cliente. 8. Expresar el programa requerido para la terminación del proyecto.9. Proporcionar instrucciones para el formatoy el contenido de las propuestas delcontratista.
  37. 37. 10. Señalar la fecha de vencimientopara la cual el cliente espera laspropuestas de contratistas.11. Incluir criterios de evaluación.
  38. 38.  No todos lo ciclos de vida de proyectosincluyen la preparación de una solicitud de propuesta por escrito y las posteriores propuestas de los contratistas.
  39. 39. SOLICITUD DE PROPUESTAS Que el cliente publique un anuncio en ciertos periódicos de negocios . Identificar un grupo seleccionado de contratistas, enviándoles una copia de la SDP.
  40. 40.  Al tomar una decisión de licitar/no licitar, el contratista puede tomar en cuenta algunos factores: • Competencia • Riesgo Fondos del Reputación cliente Recursos Recursos para para propuesta proyecto • Misión • Ampliación de capacidades
  41. 41.  Solicitud de propuesta para solicitar propuestas competidoras de los contratistas, para ser seleccionada por el cliente como ganadora.  Una propuesta es un documento vendedor; no es un informe técnico.  En la propuesta el contratista tiene que convencer al cliente de que :
  42. 42. Es el mejor contratista parasolucionar el problema Dejara satisfecho al cliente. Complementara el proyecto dentro del presupuesto al programa Lograra los resultados deseados Aprovecha su experiencia exitosa con proyectos anteriores similares
  43. 43. En la propuesta el contratista tiene que resaltar los factores únicos que lo diferencian de sus competidores. Las propuestas tienen que ser Las propuestas especificas en deben de estar redactadas en atender los forma sencilla y requisitos del concisa no debencliente tal como ser ampulosas olos expresa en la redundantes. SDP.
  44. 44.  Por ultimo las propuestas tienen que ser realistas a los ojos del cliente en términos del alcance, el costo y el programa.
  45. 45.  El desarrollo de una propuesta amplia para un proyecto se debe considerar como un proyecto en si mismo. Los clientes no pagan a los contratistas por propagar propuestas. Los contratistas absorben estos costos como costos normales de mercadotecnia al realizar estas operaciones se espera obtener contratos y utilidades sobre los mismos.
  46. 46.  Con frecuencias las propuestas se organizan en tres secciones: técnicas, administrativas y de costos. Convencer al cliente de que el contratista comprende la SECCIÓN necesidad o el problema y que TÉCNICA puede proporcionarle la solución menos riesgosas y mas benéficas.
  47. 47. Convencer al cliente de queSECCIÓN pueda hacer el trabajoADMINIS- propuesto yTRATIVA lograr los resultados deseados.
  48. 48. Convencer al cliente de que el precio delSECCIÓN DE contratista para el COSTOS proyecto propuesto es realista y razonable.
  49. 49. FIJACIÓN DE PRECIOS Al determinar el precio para el proyecto, el contratistaconsidera las siguientes partidas.
  50. 50. CONFIABILIDAD DE LOS ESTIMADOS DECOSTOS Elcontratista debe tomar el tiempo necesario para pensar con cuidado el proyecto y estimar los costos con un alto nivel de detalle.
  51. 51. RIESGO Si el proyecto propuesto incluye una actividad que no se ha llevado a cabo antes.
  52. 52. VALOR DEL PROYECTO PARA ELCONTRATISTA  Tal vez existan situaciones en las que el contratista este dispuesto a aceptar un precio ajustado o bajo.
  53. 53. PRESUPUESTO DEL CLIENTE  Uncontratista que conozca la cantidad de dinero que el cliente ha presupuestado para el proyecto no debe presentar el precio que exceda lo que se tiene disponible.
  54. 54. COMPETENCIA Se espera que muchos contratistas presente propuestas como respuesta a la SDP de un cliente.
  55. 55. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA YSEGUIMIENTO  Normalmente la SDP proporcionara instrucciones acerca de la fecha de vencimiento de presentación de la propuesta, y el nombre y la dirección de la persona a quien se debe entregar.
  56. 56. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTAS POR ELCLIENTELos clientes evalúan laspropuestas de los contratistasen diferentes formas. Algunos observan primero los precios de las propuestas y seleccionan. Otros clientes eliminan las propuestas que exceden sus presupuestos.
  57. 57. CRITERIOS PARA EVALUAR LASPROPUESTAS DE LOS CLIENTES Cumplimiento con la descripción del trabajo y los requisitos del cliente presentados en la SDP. Lo correcto y practico del enfoque propuesto por el contratista para solucionar el problema.
  58. 58. CRITERIOS PARA EVALUAR LASPROPUESTAS DE LOS CLIENTES La experiencia y el éxito del contratista en proyectos similares. La experiencia del personal clave que será asignado a trabajar en el proyecto. La capacidad administrativa, incluyendo la capacidad del contratista para planear y controlar el proyecto.
  59. 59. CRITERIOS PARA EVALUAR LASPROPUESTAS DE LOS CLIENTES Realismo del programa del contratista. Precio
  60. 60. TIPOS DECONTRATO
  61. 61. CONTRATOS DE PRECIO FIJO En un contrato de precio fijo, el cliente y el contratista acuerdan precio para el trabajo propuesto. El precio sigue fijo a menos que el cliente y el contratista estén de acuerdo en cambiar.
  62. 62. CRITERIOS DE REEMBOLSO DEL COSTO En este contrato, el cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales con independencia de la cantidad, mas alguna utilidad acordada. Esto representa un alto riesgo para el cliente, puesto que los costos pueden exceder lo propuesto.
  63. 63. CLAUSULAS DEL CONTRATO1. Exposición falsa de los costos.2. Aviso de exceso en los costos o demoras en el programa.3. Aprobación de los subcontratistas.4. El equipo o la información a proporcionar por el cliente.5. Patentes.6. Divulgación de información confidencial.7. Consideraciones internacionales.8. Cancelación.9. Condiciones de pago.10. Pagos por primas/penalidades.11. Cambios.
  64. 64. ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN EL MUNDO REAL INGENIERIA MILITAR Las instalaciones militares se diseñan, seconstituyen y mejoran mediante la ingeniería militar.
  65. 65.  Ejemplo:Proyecto Fort Drum Airfield, con uncosto de 37 millones de dólares, queforma parte de una reconstrucciónde la base aérea y de eliminación delcierre en Griffiss Air Force Base(Nueva York).
  66. 66. Para esto se asignó la misión a un equipo de proyectos. El proyecto parecía simple a primera vista, sin embargo hubo factores que complicaron las cosas.El proyecto no tendría éxito si no se conocían de antemano su propósito y sus objetivos primarios.
  67. 67. El director escogido para este proyecto era un ejecutivo práctico. ASÍ Se formó el equipo encargado de su realización.Gracias a una buena administración del proyecto, el equipo concluyó el diseño exitosamente y a tiempo, sin rebasar el presupuesto y alcanzando todos los objetivos.
  68. 68. PLANEACION DEL PROYECTOLa tercera fase del ciclo de vida del proyecto tiene dos partes:1. Hacer su planeación detallada.2. Poner en práctica ese plan.
  69. 69. REALIZACION DEL PROYECTO El equipo, dirigido por el gerente, pondrá en practica el plan y realizará las actividades o elementos de trabajo de acuerdo con él. El ritmo de la actividad aumentará según se vayan incluyendo más y diversos recursos al desarrollo de las tareas del proyecto.
  70. 70. CONTROL DEL PROYECTO Establecer el plan de línea base Iniciar el proyecto Esperar hasta el próximo periodo de presentación de informes Durante cada periodo de presentación de informes Recopilar información Incluir los cambios en el plan sobre el desempeño real Calcular el programa, el del proyecto (alcance, (programa, costos) presupuesto y los programa, presupuesto) pronósticos del proyecto, actualizados Analizar la situación actual en comparación con el plan (programa, costos) ¿Se necesitan NO acciones correctivas ? SI Identificar las acciones correctivas e incluso cambios relacionados
  71. 71. TERMINACION DEL PROYECTO La cuarta y última fase del ciclo de vida del proyecto es terminarlo. El propósito de terminar apropiadamente unproyecto es aprender la experiencia ganada en elmismo, con el fin de mejorar el desempeño en el futuro.
  72. 72. EVALUACION INTERNA POSTERIOR A LA TERMINACION DEL PROYECTOEl gerente debe de realizar dos tiposde reuniones: Las individuales con los miembros del equipo. En grupo con el equipo del proyecto.
  73. 73. LAS INDIVIDUALES CON LOS MIEMBROSDEL EQUIPO. Permiten a los integrantes proporcionar sus impresiones personales. Alientan hablar abiertamente. Pueden mencionar cualquier problema en relaciones de trabajo. El gerente del proyecto tiene que asegurar que se mantendrá como confidencial.
  74. 74. EN GRUPO CON EL EQUIPO DEL PROYECTO. Desempeño técnico Desempeño en cuanto a costos Desempeño del programa Planeación y control del proyecto Relaciones con el cliente Relaciones de equipo Comunicación Identificación y solución del problema recomendaciones
  75. 75. RETROALIMENTACION DEL CLIENTE Se le deben de hacer tres pasos: • Preguntar al cliente sobrePrimer: cualquier otro proyecto que pudiera hacer- quizá sin tener que pasar por el proceso competitivo. • Solicitar autorización para utilizarSegundo: al cliente como referencia a otros clientes. • Que el gerente le haga una encuestaTercero: con los resultados a la satisfacción del cliente.
  76. 76. CANCELACION DEL PROYECTO Circunstancias que requieran que un proyecto se cancele antes de que se termine. Circunstancia que puede ocasionar que se finalice anticipadamente un proyecto es un cambio en la situación financiera de la compañía. Circunstancias en que también los pueden cancelar los clientes por descontento.
  77. 77. FORMA PARA EVITAR LACANCELACION DE UN PROYECTODEBIDO AL DESCONTENTO DELCLIENTE:Es importante idear un plan antesde iniciar el proyecto.El compromiso se logra con laparticipación.Programe reuniones regulares ypersonales con el cliente.Pregúntele periódicamente si estasatisfecho con el avance delproyecto.
  78. 78. Otra actividad que se tiene que realizar durante la fase de terminación es asegurarse de que se hayan cobrado todos los pagos del cliente.Por ultimo, ningún proyecto exitoso debeterminarse sin algún tipo de celebración.Otra actividad importante durante la fase determinación es realizar reuniones de evaluaciónposteriores a la conclusión del proyecto.

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