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Webinar Marta Sevila - Workplace en teletrabajo

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Webinar Marta Sevila - Workplace en teletrabajo

  1. 1. Elespaciode trabajoen tiemposde COVID #Quedatencasa Marta Sevila Especialista en Espacios deTrabajo y Gestión del Cambio Directora Comisión de Eventos IFMA ESPAÑA
  2. 2. ¿Qué es el lugar de trabajo? Es el lugar donde desarrollamos nuestra actividad Puede estar localizado en una oficina, en el domicilio o en cualquier otro lugar En el contexto actual, muchas compañías ofrecen a sus empleados trabajar desde su casa algunos días de maneraVOLUNTARIA
  3. 3. Elementos necesarios para teletrabajar HARD Portátil u ordenador conVPN Teléfono (móvil o integrado en el ordenador) Otros periféricos (impresoras, escáner, copiadoras…) Otros servicios (Correo) Internet Mesa Silla Iluminación
  4. 4. Elementos necesarios SOFT Disciplina Planificación • Horarios • Hábitos saludables • Aprendizaje • Rutinas
  5. 5. Back to basics  Lo ideal es tener una habitación dedicada (Con puerta).  Si no es posible, elige un rincón de la casa donde instalarte (puede ser en un dormitorio, en el salón…)Con puerta…  La recomendación es que sea siempre el mismo lugar.  ¡Salte del tiesto! No tengas miedo a cambiar la configuración de los muebles de sitio.
  6. 6. Instálate.Optimiza el espacio  Asegúrate que tienes todo lo necesario.  Mantenlo ordenado  Si es posible, que el lugar sea luminoso  Escoge elementos cómodos.  Ponte altura en la pantalla y en los pies
  7. 7. Seguridad de la información  Seguridad de los datos que manejamos  Proyectos  Clientes  Empleados  La reputación de nuestras compañías: Se pierde muy rápido  La protección de las personas ->Toda la cadena de personas que tienen que ver con nuestra empresa
  8. 8. Seguridad y teletrabajo • Mantengamos seguridad perimetral en nuestra. • Cada vez que una persona se conecta desde fuera de la oficina, aumentamos el perímetro de riesgo. • Entre los sistemas de monitorización de la seguridad comienza a aumentar el número de conexiones, y entre ellas puede haber un atacante. • Existen algunas acciones básicas y muy fáciles de llevar a cabo (Marlon Molina –ComputerWorld) • Comunicar a la empresa desde dónde vamos a conectarnos. • Cambiar la password de Internet de nuestra casa. (En realidad cada tres meses) • Trabajar en estancias con puertas para salvaguardar conversaciones y documentos. • Bloquear la pantalla del ordenador cuando lo dejemos desatendido. • Recoger documentación utilizada durante la jornada. • Y sobre todo, en estos días evitemos ser parte de las cadenas de difusión de noticias falsas. • No dejar los ordenadores de la empresa a niños o familiares.
  9. 9. Cuida tus posturas  SI no tienes una silla ergonómica, utiliza una que mantenga tu espalda bien apoyada y tus piernas en ángulo recto.  Puedes subir la altura de los pies con unos libros o una caja de zapatos.  Lo mismo con la altura de la pantalla.  Procura no trabajar en el sofá  Realiza estiramientos, levántate de vez en cuando y estira las piernas.  Procura también mirar durante unos minutos a través de una ventana.  Utiliza los auriculares del móvil, o el manos libres.
  10. 10. Mantén tus rutinas de oficina  Se disciplinado  Guarda horarios fijos  No descuides tu aseo personal.  Si normalmente tomabas una café a las 11:00 con tu compañeros ¡tómatelo!  Mantén el contacto.  Comunícate por vídeo llamadas (Skype, Webex, Face time, Whatsapp, Microsoft teams…).  Si manejas personas, haz reuniones de equipo donde todos estén conectados.
  11. 11. En cuanto al horario laboral… En este entorno el horario debería ser diferente RECOJO LAS PALABRAS DE AMANDA EL LUNES… Trabajar por objetivos Pero no tener miedo a cambiar los objetivos Planificar, pero tener la capacidad de cambiar los planes. Poner foco en lo verdaderamente importante y dedicarle tiempo Cuando haya algo urgente darle salida lo antes posible Acuerda con tu jef@ a qué horas tienes que estar disponible “CORE HOURS”. Ser claros, concisos …no tenemos tiempo de perder.
  12. 12. Comunicarnos ¡El gran reto!  Ahora más que nunca tenemos que cuidar nuestra comunicación  Interlocutores: Jef@s, familiares, parejas, hijos…  Es una herramienta indispensable para generar lazos.  Barreras:  Físicas:Comunicación digital  Psicológicas: Ansiedad, desconfianza, incertidumbre…  Por todo ello es importante preparar nuestras conversaciones… https://open.spotify.com/track/5qbCSeKhdGYz0wMiIs4TSI?si=ZGn-fV2ITtepvMFhHIOVNQ
  13. 13. Tips  Prepara las conversaciones  Afronta tus retos de forma progresiva. Deja lo más difícil para el final.  Confía en ti mism@  Ten en cuenta a tu interlocutor (madre, jef@, esposa…)  Empatiza. Ponte en sus zapatos  Cuida la entonación.  No importa solo lo que se dice sino cómo se dice. Evita:  Palabras negras (problema, peligro, preocupación…)  Expresiones negativas: Lo que me preocupa, no me has entendido…  Excusas, perdona que te moleste…  Cierra las conversaciones y llega a acuerdos.  El efecto video  Busca la distancia adecuada de la cámara.  Piensa en lo que quieres mostrar  ¡No tengas vergüenza!
  14. 14. Y ¿Cómo me organizo?  Mantén los horarios.  Tómate un tiempo para realizar un horario con los niños. Establezcamos los tiempos para dudas del colegio.  Si nuestra pareja también teletrabaja es bueno establecer turnos.  No trabajes de más. Aprende a cortar.  En el contexto en el que nos encontramos, no consumas demasiada información ni demasiadas “pantallas”.  Aprovecha para  Realizar actividades en familia: ver pelis, series, jugar a las cartas, hacer ejercicio juntos…  A hacer todo aquello para lo que nunca tienes tiempo (poner en orden tus seguros, o tu armario)  Aprende a cocinar  Lée  Dedica tiempo a tu persona  Ponte retos sencillos de cumplir…
  15. 15. ¡Gracias por asistir!

Editor's Notes

  • Muy buenas tardes a todos y muchas gracias a Amanda y al Instituto para La gestión del Cambio por invitarme a charlar esta tarde sobre los espacios de trabajo en tiempos de COVID.

    Estamos viviendo en un entorno taaaan dinámico que hasta hace un rato he estado añadiendo elementos a esta ponencia, pero al final he decidido que actuaré como introductora de temas y que después entre todos seremos capaces de construir sobre esto.

    No hay matemáticas, no hay dos casos iguales…pero sí puede haber similitudes en las experiencias personales que nos hagan tomar ideas que nos ayuden a sobre llevar mejor esta situación.

    Todo lo que voy a exponer hoy lo he ido tomando de conversaciones, experiencias propias, mi propio conocimiento… y a diferencia de la brillante exposición de Marlon Molina ayer, aquí no hay 0 y 1. También he tratado de ponerme en diferentes zapatos, y SÍ, LAS IMÁGENES QUE MUESTRO SON A VECES MUY IDÍLICAS 
  • Y me gustaría que cada uno pensara en qué es su lugar de trabajo. Pero ahora más que nunca “ YO SOY MI LUGAR DE TRABAJO”.

    Mirad, yo el día 6 de marzo, viernes, tenía una reunión fuera. En esa reunión hablamos de coronavirus y de cómo había que protegerse. Al entrar, la anfitriona ya me pidió que me pusiera gel desinfectante en las manos…
    El 9, lunes fui a la compra con mi hijo. Fuimos directamente a la frutería, nos pusimos unos guantes de plástico y llenamos una carro hasta arriba.
    El 10 salí a buscar a mi hijo al colegio. El 11 cerraron los colegios y ya no salí de casa.

    Yo no estoy habituada a teletrabajar porque siempre he vivido muy cerca de la oficina y no lo he necesitado, sin embargo, he tenido que hacer un reseteo interno. Reconozco que tengo cierta facilidad, pero aquí estoy!
  • ¡Y EMPECEMOS POR LOS BÁSICOS! Aunque parezca una bobada. Partamos de una definición para situarnos

    Y me gustaría que cada uno pensara en qué es su lugar de trabajo. Pero ahora más que nunca “ YO SOY MI LUGAR DE TRABAJO”.


  • Hasta ahora, muchas empresas daban la posibilidad a sus empleados de teletrabajr de manera voluntario y bajo unas premisas normalmente limitadas en el tiempo, relacionadas con Prevención de riesgos laborales, y dependiendo del trabajo que se llevara a cabo.

    Lo que nos ha ocurrido ahora es que esto ya no vale! Y ahora estamos obligados. Y esto significa que muchas veces, lo de encontrar un lugar en casa para teletrabajar no están sencillo. Os voy a mostrar…
  • ¿Y qué elementos necesitamos? Pues elementos móviles por supuesto.

    El portátil nuestro o de la empresa con todas las precauciones que Marlon nos recomendó ayer y si no lo visteis os recomiendo que veáis la grabación. Y después por supuesto una mesa, una silla y una buena iluminación.
  • Puede que seamos unos privilegiados y tengamos un espacio dedicado.
    Con puerta

    Otras veces tenemos una ahabitación dedicada y niños…

    Otras veces no tenemos una habitación pero tenemos un espacio dedicado

    Un espacio dedicado con niños….


    Lo que quiero decir. Muchas veces, no es sencillo. Pero bueno! Tendremos que hacerlo.

    Sigamos adelante!
  • Fijaos. Yo que siempre he sido impulsora del espacio flexible ahora recomiendo todo lo contrario. Elijamos el lugar donde vamos a teletrabajar y procuremos que siempre sea el mismo. Esto lo que va a hacer es convertir en rutina una situación inesperada. Ya todos los habitantes del domicilio (sean quien sean) sabrán que Marta se va a instalar en ese rincón todos los días. 

    Otra cosa! ¡No tengamos miedo a cambiar los mubles de sitio! Es una situación pasajera. O lo mismo esta nueva situación hace que encontremos rincones desconocidos antes en nuestras casas 

    Hablémoslo y acordémoslo con los demás habitantes de la vivienda.
  • Y llega el momento de instalarnos.

    Ya tenemos nuestro rincón. Asegúrate que tienes todo lo necesario pero no más de lo necesario. Optimiza el espacio. Mantenlo ordenado y escoge elementos cómodos.

    Ponte altura en la pantalla y en los pies. Si no dispones de elementos ergonómicos como silla operativa y reposa pies utiliza una caja de zapatos o algo similar.

    Ten todo lo necesario a mano. Crea un entorno que te motive a ser productivo.
  • Esto es importante.

    Cuidemos la postura.

    Procuremos trabajar sentados, no lo hagamos en el sofá ni en la cama. Procuremos usar los auriculares o el altavoz del móvil,

    Como mínimo, las piernas en ángulo recto, la espalda bien apoyada en el respaldo de la silla y las manos a 90 grados.
    Adoptar posturas “extrañas” puede causarnos lesiones dolorosas y molestas para el resto de nuestras vidas. Es algo que se puede evitar de manera fácil.
  • En esta diapositiva podemos apreciar las diferencias entre estar bien sentado y mal sentado.

    Repasémosla.

    Ciertamente el esqueleto está en una postura extremadamente mala pero es cierto que podemos reconocernos a veces en posturas incorrectas.
  • Y sigamos adelante.
    Hablemos de las rutinas de la oficina.
    Normalmente llego a las 8:30 reviso el mail, y mi agenda, y me organizo las prioridades para ese día. Siempre calculo que sobre las 11:30 voy a salir a tomar una café con mi compañera Anabel y con quien pillemos en el camino. En ese rato hablamos de nuestras cosas y aprovechamos para tener una rato distendido.
    Normalmente como sobre las 13:30 con mis amigas / colegas más allegadas, con Fer, Maria José, Macarena Luis… Comemos pronto porque los ingleses nos ponen las calls a las 15:00. y así no nos quedamos sin comer.
    Por la tarde estoy más tranquila. Procuro hacer cosas que me exigen más tiempo.
    Cuando salgo voy a hacer mis múltiples actividades, o me voy a yoga o me voy a la piscina o a cantar.
    Continúa tus rutinas e invéntate otras. Tómate el café virtual con tus compañeros. Si ya no puedes ir a clase de yoga, hay clase por you toube y si no puedes ir a la piscina, no puedes hacer más que lamentarte como yo… :D



  • En cuanto al horario laboral…Voy a parafrasear a Amanda el lunes. Está bien planificarse y hacer un horario. Pero va a ser diferente. Porque ahora me tengo que ocupar de asuntos distintos.
  • Mantengámonos conectados!
  • Y comunicarnos se está convirtiendo en el gran reto.

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