1.
La mise en
place du Lean
Dans un Cabinet
d’Expertise
Comptable

2.
Véronique BLANC NANNINI
Expert-comptable Stagiaire à Nice
en cours de préparation du Diplôme d’Expertise Comptable
Dans le Cabinet Skynet depuis 2007
Sous la direction de Valérie AMMIRATI
Fondatrice
Thème du mémoire en vue de
l'obtention du diplôme : La mise en
place d’une démarche Lean au sein
Faisons connaissance

3.
La décision de
mettre en place
…La démarche Lean
dans le cabinet

4.
Le cabinet Skynet …
En 2001, Création avec 1 client !
Aujourd’hui 15 collaborateurs
Clientèle de tout horizon
Croissance de 15% en moyenne
Nécessité d’adapter l’organisation
Créé en 2001 par Valérie
AMMIRATI

5.
Comment repenser
l’organisation ?
Organisation par Pôle de
compétence
Création de niveaux
hiérarchiques
Réflexion sur la sous-traitance?
Choix de devenir LEAN !!!
Les différentes phases d’adaptation mises en
place

6.
Les apports attendus par le
Lean
Fidélisation du
personnel
Recherche de la
satisfaction
client
Fidélisation de
la clientèle
Développement
de nouvelles
missions

7.
L’implication du personnel
dans la démarche
Préparation du projet –
annonce à l’ensemble de
l’équipe
Mise en place d’atelier
« Kaizen » pour revoir les
processus
Philosophie qui doit être
comprise de tous !
But de motiver, de
réorganiser son poste de
travail de développer ses
compétences …

8.
Recherche de la satisfaction
client et fidélisation
Importance de comprendre
les nouvelles attentes des
clients
Adapter nos missions à ces
attentes
Gestion des réclamations –
but de la fidélisation
Anticiper les besoins des
clients pour alimenter la
fidélisation

9.
Créer de nouvelles missions
La démarche a pour but de faire
gagner du temps sur les
missions classiques
Créer des standards pour
pouvoir développer de nouvelles
missions
- Missions générées par de
nouvelles obligations
- Missions crées pour répondre
aux attentes des clients

10.
1ére phase
Le Diagnostic
Externe

11.
Définir les
attentes clients
Etat des lieux :
ce qui est déjà
réalisé
Définir les
missions à
améliorer
Création d’un
questionnaire de
satisfaction
L’importance de la
gestion des
réclamations clients
But du diagnostic

12.
Les attentes des clients
S’occuper pour eux des
obligations fiscales – sociales
– juridiques …
Besoin de conseil dans tous
les domaines …
Leur donner une visibilité de
leurs activités
Les assister dans leur
développement

13.
L’Etat des Lieux
Missions : comptable fiscale
sociale et juridique
Conseil dans chaque domaine
et en gestion de patrimoine!
Réalisation de tableau de bord,
de tableau de trésorerie
Les assister en cas de difficultés
Les aider dans leur développement
Les missions répondant déjà aux attentes

14.
Illustration de l’évolution de
notre outil tableau de bord
Tableaux de bords réalisés avec Excel
Nous étions limités dans le choix
des ratios et la difficulté à les
mettre en place !
Temps important de
retranscription des données
comptables sans automatisation

15.
Illustration de l’évolution de
notre outil tableau de bord
Tableaux de bords réalisés avec un logiciel spécialisé
Automatisation : réalisée en 15 minutes au lieu
d’1 heure Modèle créé
Visuel plus agréable – uniformisation …

16.
Illustration de l’évolution de
notre outil tableau de bord
Tableaux de bords réalisés avec un logiciel spécialisé
Création de nouveaux ratios :
suivi du BFR – suivi de la
répartition des ventes … trop
complexe à mettre en place sous
Excel
Les alertes sous forme de jauge
permettent de montrer tout de
suite les disfonctionnements !
Impact plus important chez les

17.
Mission à améliorer
Gagner du temps sur ces missions
récurrentes
Développer le conseil :
l’anticiper
Améliorer le rendu des
missions de suivi
Etre à jour des nouveautés sur
tous les domaines pour
communiquer notre savoir faire
Ce qu’il faut améliorer

18.
Le questionnaire de
satisfaction
Réalisation en cours auprès de
notre clientèle
Importance donnée sur
l’anonymat afin d’avoir un retour
objectif
Traduction des résultats dans la
matrice Satisfaction/Importance
Analyse de la satisfaction lors
des rendez-vous par rapport aux
retours positifs de nos travaux

19.
L’importance du traitement
des réclamations clients
Réclamation = insatisfaction
Réponse immédiate : on s’en
occupe
Utilise la méthode des 5
pourquoi – recherche la source
de l’erreur
Réponse dans les plus bref délais
!
Réponse aux réclamations = axe
d’amélioration de la démarche Lean

20.
Les 5 pourquoi – Exemple
concret
Identifier
énoncer la
situation
TVA annoncée par
la collaboratrice
erronée?
Identifier le
problème
La collaboratrice a
annoncé un
montant avant
calcul définitif
Rechercher la
cause du
problème
Pourquoi a-t-elle
annoncé le montant?
Pourquoi elle panique
devant la cliente? …
A-t-elle été assez
formée?La collaboratrice stresse devant
les demandes de la cliente
La collaboratrice n’a pas pris le temps de
faire contrôler son travail par le chef de
groupe à cause de la pression ressentie
de la cliente
Proposition
de la
solution
- Point avec la collaboratrice – revue d’ensemble de la
procédure pour lui éviter le stress et les erreurs
- Excuses sur le montant erroné : pointage avec la cliente
– la collaboratrice et le chef de groupe
- La collaboratrice n’est pas discréditée au yeux de la
cliente et la cliente est satisfaite du temps consacré à
réparer l’erreur

21.
2eme Phase
Le Diagnostic
Interne

22.
Identifier les
processus
Réaliser la
Value
Streaming Map
Déterminer les
types de
gaspillages
Travailler les
processus en
atelier
Définir le projet
du Cabinet
But du diagnostic

23.
Exemple d’analyse du
processus mission sociale
Définition du processus –
recherche des failles
Réflexion en groupe de travail
sur les améliorations à apporter
Recherche des méthodes
existantes – la sous-traitance?
Test et analyse des nouveaux
processus

24.
Choix de la sous-traitance
Recherche de solution la plus adaptée
Quelle solution ? Embaucher / sous-traiter ?
les erreurs sont dues à une surcharge de travail
Beaucoup de retours clients négatifs
Réorganisation du pôle social

25.
Retour positif des clients depuis le changement !
Dégage du temps pour créer des missions complémentaires
Valorisation de ses compétences
Le collaborateur n’est plus en surcharge
Celui-ci devient superviseur, en contrôle
Une charge fixe devient une charge variable
Résultat de cette
réorganisation

26.
Les gaspillages identification
1
Les différents
types de
gaspillages
Exemple concret dans le domaine de l’Expertise
comptable
Les
déplacements
inutiles
Réorganisation de l’emplacement des dossiers – le
cloud pour un accès à distance
Les transports
inutiles
Une armoire par chef de groupe et apprenti,
organisation des dossiers en fonction de l’intervenant
Les stocks
inutiles
Commandes des fournitures au moment venu,
livraison rapide
La surproduction Optimisation du temps de traitement mise en place
d’un logiciel de scan avec reconnaissance de
caractères
Les processus
imparfaits
Les mises à jours des logiciels imposent la revue
régulière des procédures car changement d’utilisation
ou optimisation

27.
Les gaspillages illustration 1
Avant tous les classeurs se
trouvaient dans la salle de
réunion
Obliger de se déplacer
Problème lors de l’occupation de
celle-ci !!!
Maintenant une armoire par
collaborateur
Chacun dispose à proximité des
dossiers
Évite les déplacements et
accessible en continu

28.
Les gaspillages identification
2
Les différents
types de
gaspillages
Exemple concret dans le domaine de l’Expertise
comptable
Les rebuts
les déchets
Le traitement des réclamations clients dans les
meilleurs délais limite ces risques
Les attentes L’importance de définir les priorités en fonction des
échéances, le problème des clients indisciplinés
Les risques
professionnels
Le lieu de travail doit rester propre, bureau vide tous
les soirs, permet de partir serein
Les compétences
inutilisées
L’intégration de l’ensemble de l’équipe permet de
faire naître des comportements : implication, esprit
d’équipe et initiative !!!
Entretien individuel avec questionnaire d’évaluation
pour palier a ce phénomène

29.
Les gaspillages illustration 2
Dans la journée les bureau c’est
plutôt
…
Apocalypse Now !!!
Mais lors du départ …
… Ce qui est traité dans la
journée est classé
Ce qui reste à traiter est rangé
par ordre urgent/important dans
le parapheur !

30.
Le projet du cabinet
Réduire le traitement des missions
récurrentes en automatisant
Réfléchir aux missions à créer
pour répondre aux nouvelles
attentes
Communiquer sur nos
compétences et notre savoir
faire
Se différencier pour continuer à se
développer et à grandir !

31.
Exemple de missions
créées avec les gains de
temps

32.
Penser l’avenir avec
de nouveaux projets

33.
L’implication des
salariés
L’amélioration des
conditions de
travail
Les efforts de
communications
Les retours positifs
des clients
Le cabinet est prêt
pour la révolution du
domaine des chiffres !!!
Les premiers impacts de la
démarche

34.
La motivation du personnel
L’intégration dans la démarche
est bénéfique
Les collaborateurs sont les
acteurs de leurs propres tâches
Des prises d’initiatives
ponctuelles naissent
L’ambiance est encore plus
agréable et l’esprit d’équipe est
palpable

35.
L’amélioration
des conditions de travail
Tous le monde cherche des solutions
pour gagner du temps
Les tâches sont donc moins
contraignantes
Des réunions développement en vue
de la création de nouvelles missions
l’utilisation du cloud nous a permis de
beaucoup évoluer sur nos méthodes

36.
Les efforts en matière de
communication
Nous sommes très actifs sur les
réseaux sociaux créant la proximité
Nous organisons des soirées
d’informations sur des thèmes
d’actualités
À titre d’exemple : le crowdfunding / la
réforme sur la formation / la retraite
Nous avons notre site Internet a notre
image : dynamique!

37.
Quelques exemples de nos
publications

38.
Le retour de nos clients
Les clients ont conscience de notre
disponibilité
Les rendez-vous clients sont plus
personnalisés pour mieux les traiter
Nous sommes plus réactifs avec nos
nouvelles méthodes d’organisations

39.
Merci pour
votre attention