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INSIGHTS PARA LA EFICIENCIA SECRETARIAL

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* Field/Area: Management & Business / Administración y Negocios
* Author/Autor: IngCom David Esteban Ponce
* Country/País: Ecuador
* Language/Idioma: Castellano
* Format/Formato: Microsoft Office PowerPoint

Published in: Business
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INSIGHTS PARA LA EFICIENCIA SECRETARIAL

  1. 1. MANAGEMENT & BUSINESSMANAGEMENT & BUSINESS B I E N V E N I D A SB I E N V E N I D A S SEMINARIO – TALLERSEMINARIO – TALLER ““EFICIENCIA SECRETARIAL”EFICIENCIA SECRETARIAL” Insights
  2. 2. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 2 EFICIENCIAEFICIENCIA SECRETARIALSECRETARIAL• SECRETARIASECRETARIA Se deriva de la palabraSe deriva de la palabra “Secreto”“Secreto”, lo que significa, lo que significa que todas sus laboresque todas sus labores cotidianas tienen caráctercotidianas tienen carácter confidencial dentro y fueraconfidencial dentro y fuera de la Organización.de la Organización. En los veinte puntos que seEn los veinte puntos que se expondrán a continuación,expondrán a continuación, usted encontrará una guíausted encontrará una guía práctica para el óptimopráctica para el óptimo desempeño de tandesempeño de tan importanteimportante rol de confianzarol de confianza dentro de toda Empresa.dentro de toda Empresa.
  3. 3. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 3 • DISCRECIONDISCRECION • DOCUMENTOS IMPORTNTESDOCUMENTOS IMPORTNTES • SOLICITUD INFORMACIONSOLICITUD INFORMACION • LA ETIQUETALA ETIQUETA • TRATO CON SUPERIORESTRATO CON SUPERIORES • TENSIONES DEL JEFETENSIONES DEL JEFE • EL JEFE JOVENEL JEFE JOVEN • LA JEFE MUJERLA JEFE MUJER • EL JEFE POCO RAZONABLEEL JEFE POCO RAZONABLE • TRATO CONTRATO CON COLEGASCOLEGAS • TRATO CON SUBALTERNOSTRATO CON SUBALTERNOS • OFICINA SITIO DE NEGOCIOSOFICINA SITIO DE NEGOCIOS • CELEBRACIONES DE OFICINACELEBRACIONES DE OFICINA • USO DEL TELEFONOUSO DEL TELEFONO • IMAGEN POR TELEFONOIMAGEN POR TELEFONO • DISCRECION POR TELEFONODISCRECION POR TELEFONO • LLAMADAS PERSONALESLLAMADAS PERSONALES • ERRORES GRAMATICALESERRORES GRAMATICALES • INSTRUCCIONESINSTRUCCIONES • IMAGEN EJECUTIVAIMAGEN EJECUTIVA EFICIENCIAEFICIENCIA SECRETARIALSECRETARIAL
  4. 4. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 4 PRINCIPIO DE LA TEORIA “Z”PRINCIPIO DE LA TEORIA “Z” -- Rol:Rol: Función que desempeña una persona dentro de la sociedad. -- Status:Status: Nivel o posición que ocupa una persona dentro de la sociedad. -- Relaciones Humanas:Relaciones Humanas: Interacción que realiza un individuo con la sociedad. -- Relaciones Públicas:Relaciones Públicas: Interacción que desempeña una persona con la sociedad, pero con un fin, que por lo común es $$$ EFICIENCIAEFICIENCIA SECRETARIALSECRETARIAL
  5. 5. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 5 Pero… ¿QUIÉN LE DA PUBLICIDAD A USTED..?Pero… ¿QUIÉN LE DA PUBLICIDAD A USTED..? La gente es la que le da publicidad, porque son las personas quiénesLa gente es la que le da publicidad, porque son las personas quiénes hablan bien o mal de usted; y por lo habitual la gente tiende a hablar mal de ustedhablan bien o mal de usted; y por lo habitual la gente tiende a hablar mal de usted por envidia, celos, interés, etc.por envidia, celos, interés, etc. Las personas hablan, por lo que usted realmente hace y nada más; es asíLas personas hablan, por lo que usted realmente hace y nada más; es así como usted mismo se da publicidad. Si usted hace una cosa mala la gente va acomo usted mismo se da publicidad. Si usted hace una cosa mala la gente va a hablar mal de usted, que es lo contrario, si usted hace una cosa bien la gente muyhablar mal de usted, que es lo contrario, si usted hace una cosa bien la gente muy pocas veces habla de lo bueno que hizo.pocas veces habla de lo bueno que hizo. ¿Por qué se enojarse sí la gente habla mal, cuando sabemos muy bien¿Por qué se enojarse sí la gente habla mal, cuando sabemos muy bien que hablan por lo que se hizo? Si se desespera porque no hablan de lo bueno queque hablan por lo que se hizo? Si se desespera porque no hablan de lo bueno que hizo, comete un error al esperar buenas opiniones de la labor realizada, ya que lahizo, comete un error al esperar buenas opiniones de la labor realizada, ya que la tarea o responsabilidad asignada debe estar siempre bien realizada. Al estartarea o responsabilidad asignada debe estar siempre bien realizada. Al estar ansioso de una felicitación de los demás, y estos no la dan, usted invita a queansioso de una felicitación de los demás, y estos no la dan, usted invita a que comenten al decirles qué tal les pareció; la respuesta es un balde de agua fría,comenten al decirles qué tal les pareció; la respuesta es un balde de agua fría, porque sin emoción responden: “Si, estuvo bien..” Lo que implica que la gente estaporque sin emoción responden: “Si, estuvo bien..” Lo que implica que la gente esta a la expectativa de lo que hacemos y al mínimo error ya están hablando.a la expectativa de lo que hacemos y al mínimo error ya están hablando. Recuerde siempre:Recuerde siempre: Sí las personas hablan mal de usted, póngaseSí las personas hablan mal de usted, póngase CONTENT@.CONTENT@. Sí las PERSONAS habla bien de usted, póngase FELIZ.Sí las PERSONAS habla bien de usted, póngase FELIZ. Preocúpese, cuando las personas NO HABLEN de usted..!Preocúpese, cuando las personas NO HABLEN de usted..! EFICIENCIAEFICIENCIA SECRETARIALSECRETARIAL
  6. 6. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 6 ROLROL STATUSSTATUS RRHHRRHH RRPPRRPP “Nuestro cliente exige que trabajemos!” ¿Qué servicio exigen nuestros clientes?¿Qué servicio exigen nuestros clientes? EFICIENCIAEFICIENCIA SECRETARIALSECRETARIAL
  7. 7. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 7 TúTúOportunaOportuna NecesariaNecesaria IndispensableIndispensable FLUJO DEFLUJO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN OportunaOportuna
  8. 8. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 8 MANEJO y SOLUCIÓN DE CONFLICTOSMANEJO y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS ConflictoConflicto significa existencia de ideas, sentimientos, actitudes osignifica existencia de ideas, sentimientos, actitudes o intereses antagónicos que pueden entrar en choque. Siempre que seintereses antagónicos que pueden entrar en choque. Siempre que se hable de acuerdo, aprobación, coordinación, resolución, unidad,hable de acuerdo, aprobación, coordinación, resolución, unidad, consentimiento, consistencia, armonía; debe recordarse que estasconsentimiento, consistencia, armonía; debe recordarse que estas palabras presuponen la inminencia de sus términos opuestos:palabras presuponen la inminencia de sus términos opuestos: Desacuerdo, desaprobación, disensión, desentendimiento,Desacuerdo, desaprobación, disensión, desentendimiento, incongruencia, discordia; lo cual significa un conflicto que puedeincongruencia, discordia; lo cual significa un conflicto que puede ser:ser: De naturaleza IntrapersonalDe naturaleza Intrapersonal cuando la persona enfrentacuando la persona enfrenta objetivos individuales antagónicos: Dedicarse a cumplir unobjetivos individuales antagónicos: Dedicarse a cumplir un objetivo con certeza frustrará la atención de otro; oobjetivo con certeza frustrará la atención de otro; o De naturalezaDe naturaleza InterpersonalInterpersonal cuando la persona se enfrenta con objetivoscuando la persona se enfrenta con objetivos individuales que chocan con objetivos individuales de otra personaindividuales que chocan con objetivos individuales de otra persona con la cual convive o participa en alguna actividad.con la cual convive o participa en alguna actividad. EFICIENCIAEFICIENCIA SECRETARIALSECRETARIAL
  9. 9. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 9 CONDICIONESCONDICIONES QUE GENERANQUE GENERAN CONFLICTOSCONFLICTOS 1.1. Diferenciación deDiferenciación de actividades.actividades. 2.2. RecursosRecursos organizacionalesorganizacionales compartidos.compartidos. 3.3. ActividadesActividades interdependientesinterdependientes EFICIENCIAEFICIENCIA SECRETARIALSECRETARIAL
  10. 10. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 10 GESTIÓN DEL CONFLICTOGESTIÓN DEL CONFLICTO La manera de resolver un conflicto tendrá influencia sobreLa manera de resolver un conflicto tendrá influencia sobre los resultadoslos resultados Constructivos o DestructivosConstructivos o Destructivos que ésteque éste produzca y sobre los futuros episodios de un nuevoproduzca y sobre los futuros episodios de un nuevo conflicto:conflicto: •La resolución ganar-perder.La resolución ganar-perder. •La resolución perder-perder.La resolución perder-perder. •La resolución ganar-ganarLa resolución ganar-ganar Los dos primeros patrones, tienden a dar continuidad alLos dos primeros patrones, tienden a dar continuidad al conflicto existenteconflicto existente ; se lo percibe como no terminado y; se lo percibe como no terminado y motivan a iniciar otro en que quizá se pudiera ganar; ahí lamotivan a iniciar otro en que quizá se pudiera ganar; ahí la enorme importancia que hoy en día adquiere el oportunoenorme importancia que hoy en día adquiere el oportuno entrenamiento de Secretarias y de Asistentes Ejecutivasentrenamiento de Secretarias y de Asistentes Ejecutivas para desarrollarpara desarrollar Habilidades de NegociaciónHabilidades de Negociación.. EFICIENCIAEFICIENCIA SECRETARIALSECRETARIAL
  11. 11. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 11 TRATAMIENTO yTRATAMIENTO y SOLUCIÓN DESOLUCIÓN DE QUEJAS:QUEJAS: El manejo de quejasEl manejo de quejas implica saber:implica saber: • Escuchar.Escuchar. • Repetir.Repetir. • Disculparse.Disculparse. • Reconocer.Reconocer. • Explicar.Explicar. • Agradecer.Agradecer. PONGA DE SUPONGA DE SU PARTE A LOSPARTE A LOS CLIENTESCLIENTES DIFÍCILES:DIFÍCILES: • Enfoque el problema.Enfoque el problema. • AcepteAcepte responsabilidades.responsabilidades. • Ofrezca solucionesOfrezca soluciones alternativas.alternativas. • No sea defensiva.No sea defensiva. • Solicite ayuda si loSolicite ayuda si lo requiere.requiere. • Haga lo que haga,Haga lo que haga, NoNo discuta con eldiscuta con el ClienteCliente.. EFICIENCIAEFICIENCIA SECRETARIALSECRETARIAL
  12. 12. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 12 AsistenteAsistente Imagen Imagen Servicio Servicio RRPP RRPP Citas Citas EjecutivaEjecutiva Servicio Servicio Imagen Imagen ProactivaProactiva RRPPRRPP Ayuda Ayuda SecretariaSecretaria Mecanografiar Mecanografiar HacerHacerCitasCitas Pasar Pasar Citas Citas EFICIENCIAEFICIENCIA SECRETARIALSECRETARIAL
  13. 13. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 13 ESTE ES UN CUENTO SOBRE GENTE LLAMADA: TODOSTODOS,, ALGUIENALGUIEN,, CUALQUIERACUALQUIERA yy NADIENADIE Había que hacer un trabajo muy importante y TODOS estaban seguros de que ALGUIEN lo iba a realizar. CUALQUIERA lo podía haber hecho, pero a la final NADIE lo hizo. ALGUIEN se enojó debido a esto porque según él, era trabajo de TODOS. Cada uno de los implicados pensó que CUALQUIERA lo podía realizar, pero NADIE se enteró de que TODOS culparon a ALGUIEN, cuando NADIE hizo lo que CUALQUIERA podía haber hecho desde un inicio… EFICIENCIAEFICIENCIA SECRETARIALSECRETARIAL Asumamos la RESPONSABILIDAD..!
  14. 14. 14/03/16 IngCom DAVID ESTEBAN PONCEIngCom DAVID ESTEBAN PONCE 14 • Yo SI creo en la buena suerte y he constatado que mientras más duro trabajo, más BUENA SUERTE tengo..! • Nuestro Éxito no ha sido producto del azar, es la feliz consecuencia del óptimo desempeño, cooperación, amistad y valor como EQUIPO DE TRABAJO… Gracias! MIL & MIL ÉXITOS..!MIL & MIL ÉXITOS..!

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