Successfully reported this slideshow.
 
 


Heavy duty Oracle Primavera usage in 
enterprise environments: maximising 
ROI 
 

A paper presented at the InSync10...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 
 
1.             Contents	

1.      Contents ................
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 
 
2.        Table	of	Figures	

Figure 1 ‐ High level data ...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

3.       Executive	Summary	

ENERGEX uses Oracle Primaver...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

4.       Purpose	

Enterprise Portfolio Project Managemen...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

The now to five year time horizon (Regulatory Program of ...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

                                                         ...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

5.3.     Oracle	Primavera	Configuration	

Primavera runs ...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

6.       ENERGEX’s	journey	with	Oracle	Primavera	

At som...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

Data is also imported from the ERP (Mincom Ellipse).  Dat...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 




 
Figure 3 ‐ Primavera Memory Usage at project screen ...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 




                                                      ...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

The 32‐bit memory limit means that, given the way ENERGEX...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

10. A	day	in	the	life	of	XBNEWAS18	

For many years, a si...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

reoccurring (see Figure 9 & Figure 10); particularly, if ...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

10.2.1. Get	the	required	data	directly	from	the	database	...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

Business Intelligence is a paradigm shift for organisatio...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

10.2.4. Go	to	a	64‐bit	solution	
Note:  At this time of w...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

There are two tricks that we have learnt when dealing wit...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

11.      Database	Performance	

The performance of the da...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

12.      Conclusions	

ENERGEX uses Oracle Primavera as a...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

13.      Appendix	1	–	How	to	Split	Job	Services	

This se...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 




                                                      ...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 




                                                      ...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 




                                                      ...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 




 

Figure 16 – Report editor, reports have a header ro...
Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments 
 

Yes, it is a kludge.  But it works surprisingly well.  EN...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Heavy duty oracle primavera usage in enterprise environment

6,334 views

Published on

Enterprise users make heavy demands on the information systems infrastructure. When using Oracle Primavera on top Windows 32-bit Operation Systems users may reach the limits of 32-bit computing. By observing the application’s memory consumption, End Users can develop simple “rules of thumbs” and operational techniques to maximise their ROI in computing resources.

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Heavy duty oracle primavera usage in enterprise environment

  1. 1.     Heavy duty Oracle Primavera usage in  enterprise environments: maximising  ROI    A paper presented at the InSync10 Conference, Melbourne, Australia, 16 ‐17 August 2010.    Anthony Spierings  Strategy and Information Manager, ENERGEX  anthonyspierings@energex.com.au   
  2. 2. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments      1. Contents 1.  Contents .......................................................................................................................................... 2  2.  Table of Figures ............................................................................................................................... 3  3.  Executive Summary ......................................................................................................................... 4  4.  Purpose ........................................................................................................................................... 5  5.  Oracle Primavera @ ENERGEX in 2010 ........................................................................................... 5  5.1.  About ENERGEX ...................................................................................................................... 5  5.2.  How Oracle Primavera is used ................................................................................................ 5  5.3.  Oracle Primavera Configuration ............................................................................................. 8  6.  ENERGEX’s journey with Oracle Primavera .................................................................................... 9  7.  Statistics about how Oracle Primavera is used ............................................................................... 9  8.  Interfaces to other applications ...................................................................................................... 9  9.  The Limits of 32‐bit computing ..................................................................................................... 10  9.1.  How much memory are you using ........................................................................................ 10  9.2.  Issues for ENERGEX due to 32‐bit limitations (desktop client) ............................................. 12  9.3.  Options for Five and Ten year PoW ...................................................................................... 13  10.  A day in the life of XBNEWAS18 ................................................................................................ 14  10.1.  Job Services 32‐bit limits ................................................................................................... 15  10.2.  Using Job Services 32‐bit platforms .................................................................................. 15  10.2.1.  Get the required data directly from the database  ....................................................... 16  . 10.2.2.  Oracle Primavera Enterprise Reporting Database ........................................................ 16  10.2.3.  Split the jobs into smaller chunks and recombine ........................................................ 17  10.2.4.  Go to a 64‐bit solution .................................................................................................. 18  10.3.  Other Issues with Job Services .......................................................................................... 18  11.  Database Performance ............................................................................................................. 20  12.  Conclusions ............................................................................................................................... 21  13.  Appendix 1 – How to Split Job Services .................................................................................... 22        Page | 2    
  3. 3. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments      2. Table of Figures Figure 1 ‐ High level data flows around EPPM in ENERGEX .................................................................... 7  Figure 2 ‐ Desktop Application Out of Memory Warning ..................................................................... 10  Figure 3 ‐ Primavera Memory Usage at project screen (no projects open) ......................................... 11  Figure 4 ‐ Primavera Memory Usage with 100 projects opened (display at activity level). ................. 11  Figure 5 ‐ Primavera EPPM memory usage per project inside ENERGEX ............................................. 12  Figure 6 ‐ Primavera resource pool view when preparing 18‐month PoW .......................................... 13  Figure 7 ‐ XBNEWAS18 CPU Load 23 February 2009 ............................................................................ 14  Figure 8 ‐ XBNEWAS18 free memory 23 February 2009  ...................................................................... 14  . Figure 9 ‐ XBNEWAS18 free memory 7 March 2010 ............................................................................. 15  Figure 10 – XBNEWAS18 free memory 1 July 2009 .............................................................................. 15  Figure 11 ‐ Screen capture of Job Services running the same report multiple times ........................... 22  Figure 12 ‐ ENERGEX EPS that Job # 440 is being run against............................................................... 23  Figure 13 Job Services CPU Load from 11 July 2010 to 18 July 2010 .................................................... 23  Figure 14 ‐ Server Free Memory from 11 July 2010 to 18 July 2010 .................................................... 24  Figure 15 ‐ Screen capture of the P6 report list .................................................................................... 25  Figure 16 – Report editor, reports have a header row ......................................................................... 26  Figure 17 ‐ Report editor, reports have header row removed ............................................................. 26  Page | 3    
  4. 4. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    3. Executive Summary ENERGEX uses Oracle Primavera as integral part of its Enterprise Portfolio Project Management  methodologies.  ENERGEX works under EPPM are valued at AUD$8 billion FY2010 to FY2015.   ENERGEX has two rolling time horizons of interest; now to +18 months (Tactical Program of Work)  and now to +5 years (Regulatory Program of Work).  An emerging requirement is for a ten year view  (Strategic Program of Work). Presently, Primavera is the core system for preparing time‐series  forecasts for; cash consumption, internal resource consumption, material delivery, and desired  external resource capability.    At any one point in time, there are approximately 1 000 projects under active management in the  Tactical Program of Work, with a further 4 000 projects in the Regulatory Program of Work.  All up,  the database contains over 35 000 projects (including baselines), with over 1.4M activities.  Enterprise users make heavy demands on the information systems infrastructure.  When using  Oracle Primavera on top Windows 32‐bit Operation Systems users may reach the limits of 32‐bit  computing.  By observing the application’s memory consumption, End Users can develop simple  “rules of thumbs” and operational techniques to maximise their ROI in computing resources.  There are a number of options available to heavy duty enterprise users when conducting corporate  reporting.  Option one; extract the data directly from the back end database.  However, due to the  sophisticated use of logical data we cannot recommend this approach.  Option two; use the Oracle  Primavera Enterprise Reporting Database.  Option three; split large reporting jobs into smaller  chunks.  Then recombine the output files.  Option four; upgrade to P6V7 version that is packaged for  64‐bit environments.  Make provision in the budget for a full release 64‐bit version.        We also note in passing that the ‘out of the box” settings for the back end database are optimised  for standard installations.  ENERGEX strongly recommends that large Oracle Primavera EPPM  installations engage the services of an Oracle database application tuning expert.              The Oracle Primavera EPPM product suite has been integral part in assisting ENERGEX efficiently and  effectively plan, deploy, manage, and deliver a $1B annual Program of Work.     Page | 4    
  5. 5. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    4. Purpose Enterprise Portfolio Project Management (PPM) is a rapidly evolving methodology for many  organisations.  Oracle Primavera provides a suite of information system tools to assist organisations  optimise their program management.  EPPM makes heavy demands on the information technology,  particularly in large enterprise environments.    This paper discusses how ENERGEX uses Oracle Primavera EPPM to develop Tactical, Regulatory, and  Strategic Program of Work.  It then provides a brief tutorial on 32‐bit computing to assist End Users  understand how Oracle Primavera uses computer memory, particularly how the product response to  their projects in their environment.     5. Oracle Primavera @ ENERGEX in 2010 5.1. About ENERGEX ENERGEX is one of the Australia's largest and fastest‐growing organisations with more than 3500  staff working in a range of roles to supply electricity to a population of around 2.8 million people in  South East Queensland.  A top 100 Australian company with more than $7 billion in total assets, ENERGEX has more than 80  years industry experience and has a strong focus on customer communications, positive  environmental outcomes and community safety.  The company’s South East Queensland distribution area of 25,000 square kilometres includes more  than 50,000km of underground and overhead electricity lines and cables, over 600,000 power poles,  some 43,000 transformers and almost 300,000 street lights.  5.2. How Oracle Primavera is used ENERGEX uses Oracle Primavera in a number of different ways.    First, it is the core application for forecasting across a Program of Works that has a $1B annual  expenditure.  Oracle Primavera is used to provide time‐series (temporal) data on expected cash  consumption, internal labour requirements, major material delivery dates, and contractor capability.   There are number of time horizons that interests ENERGEX;   Time Horizon 1. now to eighteen months (Tactical Program of Work)  Time Horizon 2. now to five years (Regulatory Program of Work)  Time Horizon 3. now to ten years (Strategic Program of Work)  The now to eighteen time horizon is used to prepare the rolling Tactical Program of Work.  To ensure  that ENERGEX’s “internal production line” is running in an optimal manner. Cash consumption  forecasts, internal resource usage, and synchronising the program with the delivery of major  electrical plant items are front of mind.  Page | 5    
  6. 6. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    The now to five year time horizon (Regulatory Program of Work) is partly driven by the regulatory  environment that ENERGEX operates within.  Indeed, much of the core financial modelling for  project related work that ENERGEX prepared for its recent submission to the Australian Energy  Regulator was conducted in the Oracle Primavera environment.    The ENERGEX Executive is now challenging the Program Management Office to explore “over the  horizon”, the now to ten year time frame (Strategic Program of Work).  Oracle Primavera is a link in ENERGEX’s sophisticated end‐to‐end methodology for prudently  managing a growing network.  Oracle Primavera accepts upstream data from the electricity planners  (e.g. project scope, estimates, delivery dates) and turns this into forecasting outputs for downstream  service providers (e.g. when are major materials required).  This is achieved by using the Primavera  API to; import data from the Network Planner’s database, cross‐match the project to an existing  template project, and then build the project in Primavera1.  We believe that our methodologies for  preparing Programs of Work place ENERGEX ahead of the pack.  It is a significant step ahead of the  plethora of spreadsheet that most other organisations still resort to.      Second, project managers use Oracle Primavera in a more traditional manner on a subset of projects  within the overall Program of Work.  That is, to use Oracle Primavera’s capability to generate Gantt  and Pert Charts to develop the project delivery plan for important projects.  These projects, like  building a new electricity substation, use Prince 2 methodologies.  There are around 1 000 active  projects with approximately $0.6B in annual spend that are managed using traditional project  management techniques.  An overview of data flows into and out of Oracle Primavera EPPM is shown in Figure 1.  Note that  while this schematic has EPPM at the “centre of the universe”, in practice, the EPPM is just one link  in a rather long value chain.  Also note that most of the links are not automatic data flows, but a  representation of how data flows between systems.                                                                1  Refer to Spierings’ presentation at Primavera Conference, Perth, 2008 for more information  Page | 6    
  7. 7. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    Future resource capability Constrained dates HR Human Capital Plans Project completion dates Real Time Resource Network Availability Day to day Balance mix of project Forecast; internal and management resource profile external resources Equipment Ratings Skill sets Current project status Ellipse Works Orders SIFT DO Work (dates, budget ..) (Network Economic Needs) forecasting Oracle Primavera QLD Govt engine Qld Govt database Infrastructure State Budget plans Ellipse Estimates Unconstrained dates Manufacturers Controlled plant stay or seek work Delivery dates elsewhere Build 18- (Transformers, Organisational Network Standard month POW modules, Constraints Building Blocks switchgear, relays, (e.g. budget, etc) Manufacturers community source raw obligations, materials acceptable risk profile, ROI, etc) Controlled Plant Contracted Build 5 year AER Submission Deliveries POW ENERGEX Funding Regulatory Outcomes   Figure 1 ‐ High level data flows around EPPM in ENERGEX      Page | 7    
  8. 8. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    5.3. Oracle Primavera Configuration Primavera runs on an Oracle database.  Power Users use the Primavera desktop client to connect  directly to the database.   Regular users have their Primavera desktop client running on top of Citrix.  Table 1 lists the current hardware configuration.  Primary Data Centre  Oracle Database Server.  Running three applications: Primavera, plus  two other document management systems.    myPrimavera Web: Xeon Quad Core Virtualised (one production, one  development, one UAT).  Also configured as warm backup for job  services.    Citrix Farm: Four virtual servers for Primavera running on Citrix.    Backup Data Centre  Oracle database server.  Cold backup, normal duties as development  server.    Job Services: Xeon Quad Core Virtualised (one production, one  development, one UAT).  Also configured as warm backup for  myPrimavera Web.  Runs schedule task for API in command line mode.       Citrix Farm: Two virtual servers for Primavera running on Citrix.    Desktop Client  P6.1 (on the desktop): 10  P6.1 (via Citrix): 70 users  Primavera database disk  55GB  size   Projects in database  35 000  (including baselines)  Activities in database  1 400 000  Time span of projects  2007 – 2020  User numbers  87 named, 14 concurrent, 40 web, 53 portfolio    Table 1 ‐ Oracle Primavera configuration within ENERGEX    Page | 8    
  9. 9. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    6. ENERGEX’s journey with Oracle Primavera At some point in the seemingly distant past (03/03/2003 actually), the Primavera install disks were  first placed in the optical drive.  Initially there were only a few users, connecting to a back end Oracle  database via the desktop client running on top of Windows XP (in a Standardised Operating  Environment).  Oracle Primavera’s usage inside ENERGEX was modest for the first few years.  By early 2005 a  Program Office was established, with ENERGEX making more use of Oracle Primavera as an EPPM  tool to manage a $0.5B Program of Work.  As the application’s usage increased, there was a gradual  decline, imperceptible at first, in the database’s performance.  In many respects, poor database  performance (or our lack of ability to tune the application) remains one of the Oracle Primavera  ENERGEX custodian’s primary concerns.        The year 2008 was a watershed year for Oracle Primavera within ENERGEX.  The Program  Management Office was heavily involved in the organisation’s preparation of an $8B regulatory  submission.  Our methodologies were evolving and maturing at a rapid rate.  We figured out ways of  using the Primavera API to shuffle extraordinary amounts of project data into and out of the product  suite.  The process was stressful in more ways than one.  It was a period of intense creativity.  It was also a  period when we discovered significant improvement opportunities in our organisational processes.   While we always envisioned that the process would be iterative, we never fully appreciated how the  wealth of larger and improved data sets would precipitate even more demands on people and  systems.  7. Statistics about how Oracle Primavera is used The ENERGEX database contains over 35 000 projects with approximately 1.4M activities.  Around  10 000 projects are visible at any one point in time, covering approximately 445 000 activities.  The  value of works being modelled is approximately $30B over a time span from two years in the past  (concluding projects) to approximately 20 years into the future.  Of this, there are 1 000 projects  under intensive project management.  ENERGEX Project Managers are responsible for maintaining  their projects in P6.     Of the 35 000 projects in the database, 25 000 are baselines.  Project managers are encouraged to  create baselines.  On top of this, ENERGEX runs an API over the Program of Work to establish fixed  baselines at known points in the annual budget cycle.  These baselines become fixed reference  points for determining changes to the PoW.    8. Interfaces to other applications ENERGEX runs P6.1 (the version before web services became available).  Most of the upstream data  for future works is imported into Primavera using an API to connect to an in‐house database.  This  allows us the ability to automatically build the outlying years automatically and with little effort.    Page | 9    
  10. 10. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    Data is also imported from the ERP (Mincom Ellipse).  Data is imported at the project and activity  level into UDF (meta‐data, actual expenditure, approval status, etc).  The Primavera material and  contractor resource pool is also synchronised with the ERP on a weekly basis.  Further, we do have  the ability to import actual from the ERP into the Primavera past period actual field.     9. The Limits of 32‐bit computing It would be reasonable to suggest that most Oracle Primavera EPPM installations that are in service  today are installed on top of a 32‐bit version of a Microsoft operation system (e.g. Windows XP,  Windows Vista, or Windows 7).  While there are 64‐bit versions available of Windows XP (2005) and  Vista, it was not until Windows 7 64‐bit was released that organisations have generally started to  consider moving off 32‐bit operating systems.     32‐bit applications have a maximum address 2^32 bytes, which is approximately 4GB of memory.   Under the typical Windows install, each application is given virtual 4GB of address space.  However,  the operating system reserves 2GB of this memory for the kernel and only gives 2GB for applications  (the default settings).  Most 32‐bit applications written to run on Microsoft 32‐bit operating systems  (e.g. Oracle Primavera) have a maximum memory space of 2GB.  Until recently, Oracle Primavera  EPPM2 was only available as a 32‐bit application.  Often, the first warning to the End User that they have reached the limits of 32‐bit computing is a  message like the one shown in Figure 2     Figure 2 ‐ Desktop Application Out of Memory Warning  9.1. How much memory are you using Below is a simple test that End Users can run on the desktop client.  Open windows task manager  and select the processes tab.   Identify the image name “PM.exe”.  This is the Primavera application.   On the day this screen capture was taken in the ENERGEX environment, the application had a  memory footprint of 115MB (see Figure 1) Next, open up a number of projects (at least 100).  Note the memory footprint the application now  requires.  In the example provided in Figure 4, the memory footprint had risen to 432MB.                                                                 2  See Knowledge article ID 910591.1  Page | 10    
  11. 11. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments      Figure 3 ‐ Primavera Memory Usage at project screen (no  Figure 4 ‐ Primavera Memory Usage with 100 projects  projects open)  opened (display at activity level).        As an exercise, using Windows Task Manager, I have plotted opened projects (displayed at the  activity view) verses reported memory consumed Figure 5.  In the ENERGEX environment, Primavera  uses approximately 120MB of memory while having zero projects open.  On average, each additional  project opened uses around 0.7MB of memory.  In this particular test, the Primavera EPPM  application exhausted its available memory when 1 950 projects were opened.           Page | 11    
  12. 12. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments      Figure 5 ‐ Primavera EPPM memory usage per project inside ENERGEX  The graph in Figure 5 has a trend line superimposed on the data points to provide indicative average  memory consumption per opened project.  We believe that the grouping of data points, first below  then above, the average trend line is nothing more than an artefact of ENERGEX’s Enterprise Project  Structure (EPS).  9.2. Issues for ENERGEX due to 32‐bit limitations (desktop client) ENERGEX has around 600 large capital works projects with expenditure in the 2010/11 fiscal year3  currently being modelled in Oracle Primavera.  In addition, there is another 600 sub‐programs  (power pole replacement programs, load break switch replacement programs, etc) modelled in  Oracle Primavera using “bucket” or “volumetric” approaches.                                                               3  ENERGEX PoW Year is the same as the government’s fiscal year, starting 1 July.  Page | 12    
  13. 13. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    The 32‐bit memory limit means that, given the way ENERGEX presently uses Oracle Primavera, we  can only open two years worth of work.  This means that we can use the desktop client when  preparing the Program of Work for Time Horizon 1.  However, we can no longer fully use the desktop  client when preparing longer terms Programs of Work for Time Horizon 2 (five year) and Time  Horizon 3 (ten year) as shown in Figure 6.      This area filtered out to fit within 32-bit memory limit Rolling 18-month PoW Projects in this area are hidden from analysis in the desktop client Five Year PoW   Figure 6 ‐ Primavera resource pool view when preparing 18‐month PoW      9.3. Options for Five and Ten year PoW There are approximately 4 000 projects in the five year time span4.  This means that the limits of 32‐ bit computing (2GB application limit under Windows XP) are preventing us from using Oracle  Primavera for five year program management in our preferred manner.  This paper will discuss our  workarounds later on.                                                                4  Recall that ENERGEX’s larger projects can span up to four years. Hence, it is not unusual to see a long “tail” of  resources into future years for projects that are active in the current year.  Page | 13    
  14. 14. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    10. A day in the life of XBNEWAS18 For many years, a single server (designated XBNEWAS18) was used to provide Web and Job Service  functionality.  This provided cost effective use of computing resources.  During the day, the server  was primarily serving Web Clients.  During the night, the server was busy running Job Services  activities.  By late 2008 we started to notice that the myPrimavera application suite was becoming more and  more erratic.  By early‐2009, we had a string of Monday morning’s in a row where we would arrive  at work to find both Primavera Web and Job Services had stalled.  Sometimes, the server itself was  completely locked up and unresponsive.  The server’s log file was not exactly full of clues either.  The performance graphs provided the best hints as to what the problem could be.  Figure 7 is the  CPU load on Monday, 23 February 2009 (a normal day in the office for XBNEWAS18).  The CPU graph  is unremarkable.            Figure 7 ‐ XBNEWAS18 CPU Load 23 February 2009  Figure 8 is a graph of free memory on the server.  This offers more clues as to what the problem was.   At one point, free memory was down to 44MB.  This was coinciding with Job Service activities that  we had scheduled to run during the day.     Figure 8 ‐ XBNEWAS18 free memory 23 February 2009  By this stage, it was slowly dawning on us that we were up against the memory limitations of 32‐bit  computing. While we were aware of these low memory events and understood that it was Job  Services causing the issue, we could not understand exactly what we could do to prevent this from  Page | 14    
  15. 15. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    reoccurring (see Figure 9 & Figure 10); particularly, if we wanted to keep running critical financial  reports out of the system.       Figure 9 ‐ XBNEWAS18 free memory 7 March 2010    Figure 10 – XBNEWAS18 free memory 1 July 20095  Concluding that Job Services was the culprit, we stole borrowed acquired another virtualized server  and divided myPrimavera’s functionality.  One server (XBNEWAS18) would be primarily responsible  for P6 Web access, with the other (XBNEWAS06) primarily responsible for P6 Job Services.   Immediately, the server for web clients became stable and has remained so ever since.    10.1. Job Services 32‐bit limits Job Services is a 32‐bit application.  As such, it has the same technical restrictions as the 32‐bit  desktop client.  There is a subtle difference in that Job Services has a smaller memory footprint than  the desktop client and appears to be more memory efficient.  (We surmise that this is because Job  Services does not require a G.UI.)   10.2. Using Job Services 32‐bit platforms This section discusses some of the issues and workarounds with Job Services.                                                               5  This graph has an error in its title.  The graph is titled CPU load, however, it is actually a graph of free  memory.   Page | 15    
  16. 16. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    10.2.1. Get the required data directly from the database One solution is to bypass Job Services and to get the required information directly from the  database.  There is, however, a small problem; particularly when dealing with time‐series data.  The  Primavera application makes clever use of the concept of logical6 data.  We define logical data as  information that can be reconstructed logically.  This reconstruction is often done on the fly.   Consider the following equation;   n1  n2  n3   If we wanted to store this equation inside the database, we only need to store n1 and n2 inside the  database.  When we retrieve these two values, we can logically reconstruct n3 (as n1 + n2) on the fly.   As mentioned before, Primavera makes extensive use of logical data.  Some of the time‐series7 data  that we were after simply does not exist inside the database.  It is reconstructed by the desktop  client, web client, or Job Services when the project is loaded into memory.  It is theoretically possible  to reverse engineer the calculations using the information inside the database, but this was beyond  our technical capability and resources available at the time.  Key Learning’s for ENERGEX  Important that data extractors understand the difference between persistent and non- persistent data.  Only extract persistent data directly from the database. And only then if you must.      10.2.2. Oracle Primavera Enterprise Reporting Database The obvious solution to the memory limitations is to install the Oracle Primavera Enterprise  Reporting Database (ERD) and extract the data required from the star‐schema.  While we were (and  still are) keen to install the ERD, there are some issues.   First issue is the price.  Our budget estimate to install the ERD was $500,000 AUD.  While this may  appear somewhat extravagant for an ERD, consider the following.  There is the ERD licence itself,  new database server (which requires both hardware and licensing), disk space to suit, and new  virtual servers for the ETL processing.  Because this would form part of our core financial system,  times everything by three for the; Development, User Acceptance Testing, and Production  environments. On top of this, would be the report writing expenses.  These costs are traded off  against an existing investment (DEV, UAT, PROD) that is working satisfactorily.    The next part of the problem is cost justifying this expense.  As a general comment, Business  Intelligence solutions are a hard product to sell to senior management.  Part of the reason is that                                                               6  Logical data is sometimes called “virtual data” or “non‐persistent” data.  7  We define time‐series data as information that has temporal ordering.  For example a monthly cash flow  forecast.   Page | 16    
  17. 17. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    Business Intelligence is a paradigm shift for organisations.  They provide answers to questions that  have not even been thought of yet.  It is only after a BI solution is installed that organisations look  back with wonder at how they could have possibly survived with antiquated reporting solutions.   Another part of the reason for ENERGEX not proceeding with the ERD solution was a perceived clash  between the Oracle Primavera Enterprise Reporting Database functionality and an existing corporate  project to install an organisational wide Business Intelligence solution.  This author failed in his  attempt to show that the Oracle Primavera ERD is a complementary product solution, not a  competitor.   That said, the Oracle Primavera ERD is a valid solution and is worthy of consideration when  developing integrated reporting solutions.  It is presently on the internal development roadmap. The  circumstances of the time forced us to find another alternative to installing the Oracle Primavera  ERD.  Key Learning’s for ENERGEX  ERD turns logical data into persistent data for integration into Business Intelligence solutions  ERD will remove a lot of stress from the daily working life  ERD is immune to 32-bit computing limitations  ERD is a complementary product      10.2.3. Split the jobs into smaller chunks and recombine The Primavera knowledge base offers the following advice for circumstances when the 32‐bit  memory limit is exceeded.  “Workarounds for using Project Management in a non-LAA environment:  Using the PM client, open smaller EPS nodes/download less data” Primavera Knowledge Article ID 910591.1       Key Learning’s for ENERGEX  Existing Job Services tool suite is a cost effective use of existing functionality  Splitting jobs across the Enterprise Project Structure is an effective technique to manage memory requirements  Job Services outputs are available in time-series data  Tip: consider use TAB delimiters in the output   Page | 17    
  18. 18. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    10.2.4. Go to a 64‐bit solution Note:  At this time of writing, while it has been discussed at various conferences, Oracle Primavera  has yet to release a true 64‐bit client.  With the release of P6V7, the Primavera client is now Large Address Aware.  When the /3GB switch  is set in the Boot.ini file on Windows XP Professional, the application can now access up to 3GB of  memory.  When P6V7 is installed on a 64‐bit operating system, the application can address up to  4GB of memory.  Referring back to Figure 5, memory testing in the ENERGEX environment provided  the formula;     This roughly equates to 5000 projects that can be opened simultaneously in the ENERGEX  environment.  This would probably allow ENERGEX to simultaneously open all of the projects in the  five‐year Program of Work.  However, the ten‐year Program of Work remains out of reach.         If it were available, a true 64‐bit solution running on top of Windows 7 64‐bit Enterprise, maxed out  with 192GB of RAM, would allow ENERGEX to simultaneously open somewhere around 250 000  projects.  Such a package would certainly alleviate the current issues.    ENERGEX Position  P6 V7 64-bit packaged version offers immediate relief for memory limitations  Eagerly await the release of Oracle Primavera EPPM full 64-bit desktop client   10.3. Other Issues with Job Services As mentioned above, cash flow forecasting is a core function of the ENERGEX Program Management  Office.   This requires nightly reports that are reliable and consistent.    As memory management is an issue for large Programs of Work, we recommend that particular care  is exercised to sequence the jobs to occur one after the other, lest two jobs overlap and exhaust  available memory.  Remember to also coordinate daily jobs (e.g. cash forecasts) with weekly jobs  (e.g. XER backups).    Be aware that completion times for certain jobs are highly variable.  For example, the summarisation  process will skip projects that it ascertains has not had any changes since last summarisation.   Conducting a project schedule (F9) is a flag to Summarisation that it must re‐summarise this project.   If a schedule as occurred across the large sections of the database (for example, we have completely  rebuilt the five year Strategic Program of Work) this can literately add hours to the daily  summarisation process.  As there are no interfaces available to flag that Job Services is complete, we  rely on having buffer dead time between when we expect Job Services to be complete in the worst  case and the start time for other process to uplift the data into the ETL for insertion into the data  warehouse.            Page | 18    
  19. 19. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    There are two tricks that we have learnt when dealing with Job Services;   a. Restart job services (from inside the Windows Server’s control panel) whenever a  change has occurred.  b. Regularly check that the outputs have a current date stamp.      Page | 19    
  20. 20. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    11. Database Performance The performance of the database has been an ongoing concern.  Over the last few years, we have  undertaken some analysis of the database.  The author is not fully convinced that all of the ENERGEX  instigated changes have been for the best.  So, the comments below are rather general in nature.  Our suggestions to improve database performance are as follows;  a. Strongly recommend that large Primavera installations engage a database application  tuning consultant as a starting point.    b. In the ENERGEX environment, the database appears I/O bound.  Increasing cache sizes and  disk speed improves performance.  Pay particular attention to how the database server  conducts I/O operations and the UNDO table during summarisation.    c. Check that network issues are not constraining performance.  (This is not an issue with  ENERGEX and the geographic locality is small and the Primavera End Users are located on  fat pipes.)    d. Including User Defined Fields and user created Project Codes in the layouts slows down  initial opening of the application and projects.  Consider providing a layout to uses that  sticks to the default Primavera fields to improve response times when opening the  product.      e. The administrator guide recommends turning off the loading of resources when opening to  improve performance.  This is good advice when there are large resource pools.    f. The ENERGEX methodology of deleting and rebuilding (recall how the outer years of the  Program of Work are built automatically) knocks around the various indexes.  Talk to the  DBA about the best methods to manage the internal indexes.       Page | 20    
  21. 21. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    12. Conclusions ENERGEX uses Oracle Primavera as an integral part of its EPPM methodologies.  ENERGEX eagerly  awaits the release of a true 64‐bit Oracle Primavera desktop client (and job services).       About Anthony Spierings Anthony has over 28 years experience in the energy industry.   Anthony’s current work interests are  in the preparation and management of large, multi‐billion, multi‐year, Programs of Work.    Anthony is a qualified electrician.  He also holds; an Associate Diploma in Electrical Engineering  (Power), Bachelor of Business (Economics, Banking and Finance), and a Masters in Project  Management (twice making the Dean's List) all from the Queensland University of Technology.    Anthony is presently a part‐time PhD Student at the University of the Sunshine Coast, researching  why End Users develop Feral Information Systems (like spreadsheets) in preference to the  sanctioned Enterprise System.   Page | 21    
  22. 22. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    13. Appendix 1 – How to Split Job Services This section describes a technique to split large jobs to fit within the memory limits of 32‐bit.  It is relatively simple, if tedious, to replicate the reports so that each report only runs against subsets  of the Enterprise Project Structure.  Figure 11 is a screen capture of this technique.  Job # 440, 441,  and 442 run the same report against various parts of the Enterprise Project Structure.     Figure 11 ‐ Screen capture of Job Services running the same report multiple times  Figure 12 is a screen capture of part of the ENERGEX EPS that Job 440 et al is being run against.  Page | 22    
  23. 23. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments      Figure 12 ‐ ENERGEX EPS that Job # 440 is being run against  The impact of splitting up the jobs into smaller chunks is a reduction in CPU and memory usage.   Figure 13 shows the CPU load on the Job Server XBNEWAS06. This snapshot was taken during the  week from Sunday, 11 July 2010 to Sunday, 18 July 2010. The higher CPU usage is attributable to  improved database I/O performance (a separate exercise that is discussed later).  Improving  database performance meant that CPU performance is now a constraint on performance.    Figure 13 Job Services CPU Load from 11 July 2010 to 18 July 2010  What is perhaps more instructive is the graph of available memory on the server8 as shown in Figure  14.  This virtual server has 4GB of memory and 4GB page file. The assumption is that Primavera’s  memory usage is now down to 0.79G of memory (3.45G – 2.66G).                                                                   8  Recall that XBNEWAS18 has been replaced by XBNEWAS06 for Job Services.  Page | 23    
  24. 24. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments      Figure 14 ‐ Server Free Memory from 11 July 2010 to 18 July 2010  The problem with this solution is that output data is split across a number of files.  Each file has its  own header, which is an annoyance when trying to merge the data.  A simple workaround is to have  two sets of reports.  The first report in the series has the column headers included.  The second and  subsequent reports are identical, except the headers have been removed.  See Figure 15 for an  example.    Page | 24    
  25. 25. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments      Figure 15 ‐ Screen capture of the P6 report list  Removing the report headers is a simple exercise.  Copy the original report.  Open the report up with  the editor.  Figure 16 shows the report with a header row included (above the page header area).  To  delete, click on each header and delete in turn.  The end result should look like the screen capture in  Figure 17  Page | 25    
  26. 26. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments      Figure 16 – Report editor, reports have a header row    Figure 17 ‐ Report editor, reports have header row removed  Finally, write a small script to join the output files together.  For example;  copy/b /y  %INPATH%%INFILE1% + %INPATH%%INFILE2% + %INPATH%%INFILE3%   + %INPATH%%INFILE4% %OUTPATH%%OUTFILE1%    Page | 26    
  27. 27. Heavy duty Oracle Primavera usage in enterprise environments    Yes, it is a kludge.  But it works surprisingly well.  ENERGEX then imports this file into the corporate  ETL for further analysis.  The only remaining issue is whether the data in the file requires a further  “group by” summarisation.  If the text file is based on a unique ID (e.g. Project ID) in the Primavera  database, only one row will appear in the output.  If the output is based on a non‐unique ID (e.g.  resource usage), then this information may appear multiple times in the report and require further  processing before it can be used.       Page | 27    

×