Fabrica de eventos. Manual para organizar eventos de alto impacto

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Se trata de un documento que denominamos "Fábrica de Eventos" y que recoge nuestra experiencia en la organización de eventos de alto impacto, deseamos que sea útil para cualquier organizador de eventos toda vez que integra formatos y algunas reflexiones a considerar para los mismos.

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Fabrica de eventos. Manual para organizar eventos de alto impacto

  1. 1.   FÁBRICA DE EVENTOS: MÉTODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE CONGRESOS Y SEMINARIOS
  2. 2.   CONTENIDO INTRODUCCIÓN TIPOS DE EVENTOS METODOLOGÍA OPERACIÓN DEL STAFF MANEJO DE CONTINGENCIAS NÚMEROS DE EMERGENCIA FAQ FORMATOS o Organización § Ficha de evento § Programa del evento § Presídium § Conferencistas § Control de boletaje o Oficios § Invitación de presídium § Invitación invitado especial § Invitación a sponsor § Invitación a conferencista § Solicitud de apoyo OCV o Otros § Boletín de prensa § Discursos § Registro y reglamento de expositores § Formato de registro de asistentes § Formato de Evaluación o Recursos § Control general • GLOSARIO • • • • • • • •
  3. 3.   INTRODUCCIÓN Fábrica de Eventos, es un libro que tiene la finalidad de proporcionar la información necesaria para la realización de eventos de alto impacto para todos aquellos interesados en perfeccionar sus procedimientos e identificar los factores clave de éxito de los mismos. Para la realización de Fábrica de Eventos, se recopiló la información sobre las mejores prácticas en la organización de Convenciones, Congresos y Seminarios a lo largo de varios años. Al consultar este Manual, el lector encontrará formatos de aplicación práctica inmediata en sus eventos, que son sin duda, una sugerencia susceptible de ser mejorada. Si usted, como experto en la organización de eventos, quiero contribuir al perfeccionamiento de este libro, le pedimos ponerse en contacto a la siguiente cuenta de correo: eventos@ideasdisruptivas.com Apreciaremos mucho su colaboración. Mucha gracias. Lino Romero Director General Ideas Disruptivas S.A.
  4. 4.   TIPOS DE EVENTOS Un evento aglutina recursos de diversa índole que se traducen posteriormente en una experiencia, a continuación listamos lo tipos de eventos según sus características. No. Tipo Características 1 Conferencia Es una ponencia de al menos una hora que presenta asuntos de diversa índole por parte de un conferencista experto 2 Reunión. Personas que discuten un asunto específico o para celebrar algo. 3 Seminario. Ciclo de conferencias sobre un tema determinado. Se reúnen personas de un mismo sector o giro. 4 Congreso. Se trata de un evento sobre un tópico determinado en donde se exponen conceptos, problemas y soluciones. 5 Simposio. Consiste en reunir a un grupo de personas expertas en un tema. 6 Foro. Reunión para discutir temas frente a un auditorio y en donde usualmente existe un Secretario que toma los acuerdos y las reflexiones. 7 Convención Reunión de personas de una agrupación para intercambiar experiencias, generar networking, y plantear ideas o proyectos. 8 Cursos y Se trata de capacitaciones en Talleres formatos diversos, los talleres difieren de los cursos en que los Aforo 100 + Tipo Ordinaria o Magistral 3 – 12 Pax 200+ Públicas o privadas 400+ Nacionales o internacionales 300 + Nacionales o internacionales Temática social, cultural, tecnológico 100 – 300 pax 300+ Hasta Online o 30 pax Presenciales
  5. 5.   primeros son prioritariamente prácticos
  6. 6.   METODOLOGÍA A lo largo de varios años de trabajo en la planeación, organización y dirección de eventos de alto impacto, hemos llegado a la conclusión que así se trate de Convenciones de miles asistentes o eventos de pocos cientos de personas, todos tienen características comunes. La metodología sugerida consiste en el desarrollo de los 3 pilares fundamentales de todo evento, a saber, Promoción, Producción y Aforo. La metodología denominada PPA, integra los procesos de producción, con la cadena de valor del evento agregando los componentes de Promoción y Aforo. Ya sea para eventos gratuitos o cobrados, el PPA considera el evento como una triple hélice que al articularse provoca el éxito. En el descriptivo de los componentes determinamos lo siguiente: • La Promoción corresponde a todos los procesos para dar a conocer el evento, ya sea a través de estrategias BTL o ATL • La Producción asegura la calidad el evento y todos los aspectos logísticos y de vinculación con proveedores. • El Aforo garantiza que asistan el número de personas determinado. El éxito de un evento sólo se asegura a partir de garantizar que cada uno de los elementos – Promoción, Producción y Aforo – sean cuidados.
  7. 7.   Un evento con la adecuada producción, implica la correcta selección de proveedores, el cumplimiento en tiempo y forma de los requerimientos y la logística necesaria para cubrir las expectativas de los asistentes. La promoción consiste en llevar a cabo todas las acciones para difundir el evento considerando las acciones de bajo costo – BTL – y aquellas que contemplan los medios tradicionales – ATL -. Asegurar el Aforo tiene que ver con los procesos de venta de boletaje o aseguramiento de que el número de personas que deben estar esté conforme al diseño de la planeación efectuada. Con estos conceptos claros, es importante conocer las siguientes combinaciones: Promoción Producción Aforo Malo Buena Bueno Buena Mala Bueno Buena Buena Malo Resultado Un evento mal promovido pero bien producido y aforado dará como resultado una experiencia exitosa a los asistentes pero perderá la oportunidad de difundir con el público cautivo la realización del mismo. Un evento bien promovido y bien aforado pero con mala producción no cubrirá las expectativas de los asistentes. Un evento mal aforado con buena producción y buena promoción, será una gran experiencia pero un desperdicio por el bajo número de asistentes.
  8. 8.   Existe un componente fundamental en lo que toca a la realización de eventos de alto impacto, se trata del Post evento, que se determina por todas las acciones llevadas a cabo una vez finalizado el momento del evento.
  9. 9.   OPERACIÓN DEL STAFF La presente sección correspondiente al staff se realizó con la finalidad de establecer las actividades específicas de cada área que conforma el personal de apoyo para la realización de eventos. Comprende cada una de las áreas necesarias para una mejor organización, garantizando el éxito del evento. Adicionalmente se plantea un plan de contingencias que tiene como objetivo principal servir como base ante los distintos problemas que se puedan presentar en cualquier evento de seminario, congreso, etc., ofreciendo algunas sugerencias de pasos a seguir para saber actuar ante estas emergencias. Este plan identifica circunstancias riesgosas que pueden causar daño físico a las personas o a la infraestructura, y llegar hasta el punto que el evento se cancele. Fue diseñado para brindar en todo momento la seguridad de los asistentes y buscar que los eventos se realicen con todo éxito.
  10. 10.   ÁREAS SUSTANTIVAS Operación Staff • En esta parte del manual se especifican las áreas y funciones del equipo de staff, desde la convocatoria a participar hasta el último día. • Convocatoria.- Para cada evento que se programe para su realización, se procederá a emitir una convocatoria para la selección del staff. • Reuniones previas.- Para tener una mejor organización del evento y comunicación entre el equipo de trabajo, se deberán realizar reuniones previas para dar a conocer las actividades a desarrollar por cada equipo. • Áreas y funciones.- En este apartado se especifican las áreas y sus principales funciones que el equipo de staff tiene que desarrollar. Registro.- Es el área responsable de estar en la entrada del salón sede para hacer el registro de los participantes, haciendo uso de una solución de registro que permite recabar los datos de los asistentes para su integración como base de datos. Stands.- Es el área encargada de expositores. coordinar los lugares destinados a los Accesos.- Es el área encargada de los accesos de entrada y salida, que estos se encuentre en excelente condiciones y que nunca estén saturadas ante cualquier siniestro que se pueda presentar. Logística.- Es el área encargada de la distribución de las demás áreas que participan en el evento, distribuyendo estas áreas de la manera que más convenga para el staff. Timer/Videos.- Es el área encargada de ir marcando los tiempos de cada ponencia, valiéndose del uso de tarjetas con los minutos restantes. Además se encargará de reunir en una sola computadora todas las presentaciones de los speakers para un mejor manejo.
  11. 11.   Sonorización.- Es el área encargada de verificar que los micrófonos se encuentren en buen funcionamiento, además que a la hora de preguntas y respuestas sean llevados hasta el lugar del participante para mayor comodidad. Camerinos.- Es el área encargada de estar pendiente de los conferencistas se encuentren en su camerino ya preparados para su ponencia Comunicación digital.- Es el área encargada de hacer uso de las redes sociales para difundir el evento conforme se vaya desarrollando. Montaje.- Es el equipo a cargo de la instalación y desmontaje del evento. Alimentos.- Para esta área se designará un responsable, el cual será el encargado de la alimentación de los demás integrantes de la organización. Padrinos.- Es el responsable del cuidado del conferencista, sobre el corren los gastos menores de anfitrionía del ahijado. Productor General.- Es el encargado de la producción de todo el evento, mediante el uso de una escaleta donde se encuentra todo lo programado.
  12. 12.   MANEJO DE CONTINGENCIAS A continuación de describen algunas de las contingencias que pueden ocurrir en la organización de un evento de alto impacto. No. Problema 1 Conferencista(s) que no asiste. 2 Incendio Descripción o Por cualquier molestia que imposibilite trabajar y por la cual tenga que estar en reposo (enfermedad). o Por sueño (que se haya dormido y no pueda estar a tiempo para dar su ponencia) o Por pérdida del vuelo y por consiguiente no pueda llegar al evento. o Otras que se puedan presentar. Se entiende como incendio, toda creación de fuego no controlada o prevista, el cual ocurra en el área física destinada para realizar el evento (seminario, congreso, etc.). Y por consiguiente represente un peligro para los participantes o daño físico de la infraestructura. Los incendios se pueden presentar de la siguiente forma: I. II. Por un corte circuito en las instalaciones 3eléctricas. Por el uso de fuego, y pérdida de control del mismo Solución Se procederá a tener una persona preparada en el tema, el cual pueda suplir al conferencista, y de este modo solucionar este problema, por lo que en todo momento se debe buscar que el público que asiste no se dé cuenta del cambio y la conferencia cumpla con su objetivo. Se procederá a tener un extinguidor lleno, en un área visible para poder ser usado en cualquier momento que se presentará un imprevisto como este. Si se presentará un incendio no grave que puede ser controlado rápidamente, se procederá a desalojar a la gente cercana a no memos de 5 metros de distancia del fuego y se pasará a hacer uso del extinguidor y de la alarma de incendio (en este caso si existe en el edificio).
  13. 13.   y por consiguiente cause un incendio. Por colillas de cigarros no apagadas y que sean tiradas en una zona donde pueda provocar un incendio. Entre otras que se puedan presentar. En caso de un incendio grave, activar la alarma de incendio si existe en el edificio, desalojar el área la más rápido posible y dar aviso a los bomberos al siguiente número telefónico (3-58-12-71). del Por el no pago del recibo de luz y por consiguiente la empresa encargada de brindar el servicio proceda al corto del suministro. por cualquier otro imprevisto, que se pudiera presentar antes o después de que haya iniciado el evento causando que no se pueda hacer uso de los equipos eléctricos. La empresa debe de contar con una planta de luz, que entre en función en estos casos para evitar que se suspenda el evento. Evitando quedarles mal a los asistentes. III. IV. 3 Corte suministro eléctrico 4 Tráfico Se entiende por tráfico, el embotellamiento de carros que impide la circulación en una avenida o calle, por la cual se necesita traficar para llegar al evento. I. II. Se buscara una ruta más próxima por la cual se pueda circular. Se pasara a dar aviso a las autoridades correspondientes en este caso tránsito, para que envíe un elemento que controle la situación y haga que circulen los autos.
  14. 14.   5 Marchas plantones y Se entiende por marcha o plantón, toda aquella manifestación de un grupo número de personas que se pudiera presentar cerca de la sede del evento (congreso, seminario, etc.) y que impida que los participantes lleguen a tiempo o que no pueda llegar. 6 Brote epidemiológico 7 Derrumbe sede Buscar el dialogo con los líderes de estos grupos, para el levantamiento plantón o para permitir el acceso por un determinado tiempo para llegar a la sede. Contar con una segunda sede opcional la cual entraría en función cuando se presentaran estos casos. Se entiende por brote epidemiológico, todo aquel virus que cause enfermedad en las personas, además que se trasmita con el contacto de las personas, siempre y cuando la Secretaria de Salud emita un boletín de brote epidemiológico. Mantener limpias las instalaciones de la sede. Hacer uso de gel antibacterial. Hacer uso de cubre bocas o en determinado caso… Suspender el evento, para evitar cualquier contagio por conglomeración de personas. de Desalojar a los asistentes, si estos se encuentran en el edificio. Si el problema se puede remediar se continuara con el evento. Si las instalaciones no
  15. 15.   son propias para el evento, se cambiara de sede informándole a los asistentes. Si no se cuenta con una segunda sede, se cambiara la fecha de realización, a la fecha más pronta para realizar el evento y se le informara rápidamente a los asistentes de los nuevos cambios, ofreciendo disculpas 8 Lluvia excesiva, Inundación, nevada, granizada Lluvia excesiva; la cual puede causar que las coladeras se tapen por la basura en las calles y por consiguiente el encharcamiento. Cuando se presente una inundación por desbordamiento de ríos o por la excesiva lluvia. Por nevada que cause que no se pueda circular en auto para llegar a la sede del evento. Y por último por granizada, se procederá a cambiar de sede para no interrumpir la fecha programada o en dado
  16. 16.   caso dependiendo del tamaño de la emergencia y al reporte meteorológico de las autoridades correspondientes, se suspenderá el evento y se programara una nueva fecha. 9 Campaña mediática contra (Sabotaje) Se entiende por sabotaje toda aquella en conspiración o acción en contra de la empresa, que busca que el evento que se vaya a realizar salga mal o en un extremo caso que ya no se realice. Echando a perder los planes previsto de antemano. Es por ello, que en toda planeación se deben tomar las medidas de seguridad que no permita que se infiltre información a gente ajena a la empresa. Además se debe contar con un plan de contra sabotaje, que contra reste esta acción cuando se detecte. Nunca dar más información de lo convenido a terceros, sobre los planes de organización de eventos de la empresa. Ubicar todo aquello que represente una amenaza para la empresa ( la competencia) Mantener vigilada a la competencia sobre lo que hace. 10 Ataque epiléptico Siempre que se realice un evento (congreso, seminario, etc.), a la hora del registro hoja deberá contener un apartado donde mencione si sufre de alguna enfermedad epiléptica o alergia. Para estar al tanto de cualquier situación que se llegara a presentar entre los asistentes. Si se llegara a presentar una emergencia de estas que no se pueda controlar se procederá a llamar al servicio médico: CRUZ ROJA 3-15-55-55, 065
  17. 17.   11 Pleitos y ofensas Ante cualquier situación de pleitos y ofensas, entre el público en general, se procederá a tranquilizarlos y separarlos en dado caso que la situación se complique se pasara a dar aviso a las autoridades correspondiente. SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA 315-66-33,315-74-97,35812-00, EXT. 2500 Y 2501 Se conoce como proveedor incumplido Para dichas situaciones la aquel, que no entrega a tiempo el empresa siempre debe producto o servicio que ofrece, el cual contar con un plan B (un es necesario para la realización de una segundo proveedor) que actividad de la empresa y por supla el servicio o producto consiguiente retrasa o impide que la de inmediato aunque sea a actividad se realice. un costo más elevado. 12 Proveedor incumplido 13 Reprogramación de fecha por sede En dado caso que se presentaran algunos de los casos de contingencias antes mencionados y que causen que el evento (congreso, seminario, etc.) no pueda realizarse se procederá a programar una nueva fecha lo más antes posible, para cumplirle al público que compro su boleto. 14 Secuestro de un Ante el la emergencia de un
  18. 18.   conferencias. 15 Amenaza explosivo 16 Otras emergencias caso de secuestro de un conferencista, que participaría en el evento se procederá con toda cautela, dando aviso a la autoridad competente. Así también se dará aviso, a sus familiares para analizar cómo se procederá para lograr rápido su rescate. de En caso de una amenaza de explosivo, se procederá a desalojar el área y llamar a los grupos de emergencias para controlar el siniestro. Siempre se debe de buscar la seguridad de los asistentes y dejar que sea un profesional maneje las situaciones. En dado caso que se tratara de una contingencia la cual no esté prevista en este manual, se procederá con calma analizando la mejor respuesta al problema que se presente.
  19. 19.   NÚMEROS DE EMERGENCIA NO ORGANIZACIÓN 1 BOMBEROS 2 COMISIÓN ESTATAL DE DERECHOS HUMANOS 3 CRUZ ROJA 4 HOSPITAL DEL NIÑO 5 HOSPITAL JUAN GRAHAM CASASUS 6 HOSPITAL ROVIROSA 7 ISSET 8 ISSSTE 9 LOCATEL 10 POLICÍA FEDERAL DE CAMINOS 11 12 13 14 POLICIA FEDERAL PREVENTIVA POLICÍA JUDICIAL DEL ESTADO RADIO PATRULLAS RESCATE 15 16 SECRETARIA DE MARINA ARMADA DE MEXICO SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA 17 18 19 SEGURIDAD PARA EL TURISTA SEGURIDAD PÚBLICA SEGURO SOCIAL TELÉFONO 3-58-12-71 315-34-67,315-35-45 3-15-55-55, 065 3-51-10-90 3-10-03-00 3-57-07-80 315-64-34,315-63-95,315-19-86 3-15-23-41 358-12-00,315-58-03,315-5569,Ext. 2713 y 2714 315-34-10,315-13-46,315-8470,315-55-69 315-34-10,315-13-46,315-84-70 352-06-59,352-25-04 060 315-66-09,358-12-00,Ext. 2711, 2716, 2701, 2700 *SOS MARINA (*767 627 462) 315-66-33,315-74-97,358-12-00, EXT. 2500 Y 2501 01-800-03-9200 315-26-33 315-14-44,316-5
  20. 20.   F.A.Q. 1. ¿Sobre qué trata el congreso? 2. ¿Cuánto cuesta el boleto? 3. ¿Incluye constancia de asistencia? 4. ¿Incluye hospedaje? 5. ¿Incluye alimentación? 6. ¿Dónde puedo hacer el pago? 7. ¿Habla venta de boletos el día del evento? 8. ¿Hay descuento para estudiantes? 9. ¿Hay descuentos para grupos? 10. ¿A qué hora da inicio?
  21. 21.   FORMATOS
  22. 22.   FORMATOS/Organización/Ficha del evento FICHA DEL EVENTO • • • • • • • • Nombre del evento: __________________________ Descripción: Texto que explica el contenido del evento y su impacto para los asistentes. Fecha: DD/MM/AA Lugar: Sede del evento Contenido o # Conferencias Magistrales o # Paneles de ideas o Expo Empresarial (en caso que aplique) o Talleres (en caso que aplique) o Eventos simultáneos (en caso que aplique) Razones para participar en el evento: 1. Razón 1 2. Razón 2 3. Razón 3 ¿Quiénes pueden asistir? o Perfil 1. o Perfil 2. o Perfil 3. Impacto del evento o Aforo esperado: XXX asistentes con boleto pagado y acceso a las conferencias. o Evento de talla (regional, nacional o internacional o Presencia en blogs y medios digitales
  23. 23.   FORMATOS/Organización/Programa del evento PROGRAMA DEL EVENTO ◦ 8:00-8:30: Registro ◦ 8:30-9:00 Bienvenida ◦ 9:30-10:30 Conferencia 1: ■ ……. ■ ……. ◦ 10:30-11:30 Conferencia 2: ■ …….. ■ …….. ◦ 11:30-12:30 Conferencia 3: ■ ……... ■ ……... ◦ 12:30-13:30 Networking break ◦ 13:30-16:00 Comida ◦ 16:00-17:00 Conferencia 4 ■ -----■ -----◦ 17:00-18:00 Conferencia 5 ■ -----■ -----◦ Cierre del evento
  24. 24.   FORMATOS/Organización/Presidium FORMATO DE PRESIDIUM PRESIDIUM DEL EVENTO 10 8 6 4 2 0 1 3 5 7 9 0.- Nombre completo y cargo 1 3 5 7 9 Nombre Completo y Cargo Nombre Completo y Cargo Nombre Completo y Cargo Nombre Completo y Cargo Nombre Completo y Cargo 2 4 6 8 10 Nombre Completo y Cargo Nombre Completo y Cargo Nombre Completo y Cargo Nombre Completo y Cargo Nombre Completo y Cargo Nota: Los números representan la posición en el presídium. Al centro se ubica el invitado de mayor relevancia para el evento.
  25. 25.   FORMATOS/Organización/Conferencistas LINEAMIENTOS PARA CONFERENCISTAS Estimado Conferencista: Con el propósito de establecer los lineamientos para conferencistas nacionales e internacionales, nos permitimos solicitarle lo siguiente: Requerimientos de información • • • • • • • Título de la Ponencia Nombre y cargo del conferencista Foto del conferencista Bio del conferencista Abstract de la conferencia Definir si necesita traducción simultánea Presentación en formato power point Consideraciones para sus presentaciones: • Enfoque – Deberán tener un enfoque educativo, de asesoramiento y responder cuestiones para usuarios de tecnología. Esto es mucho más impactante y efectivo que un "selling speech". • Mensaje-­‐ Fortalecer el mensaje con ejemplos, casos reales. La audiencia se siente mucho más identificada cuando encuentra casos similares a los que está viviendo. • Creatividad.-­‐ Sean todo lo creativos posible. Las presentaciones que combinan elementos audiovisuales e interactivos fortalecen el mensaje y capturan la atención de la audiencia.
  26. 26.   • Competencia-­‐ Evitar incluir y hacer menciones o comentarios de otras empresas, a fin de cuidar la imparcialidad de las sesiones y la buena imagen de todas las marcas. • Logística-­‐ nuestra empresa realiza un reel de presentaciones con el fin de asegurar la continuidad y agilidad durante las conferencias, por lo cual es muy IMPORTANTE que cumplan con las fechas de entrega de las mismas. Todas las proyecciones de presentación serán consolidadas en una portátil perteneciente a nuestra empresa. Le pedimos que por favor respete la fecha de entrega, ya que así podremos revisarlas y emitir algunas recomendaciones con suficiente anticipación. • Tiempo de las presentaciones.-­‐ El ponente tendrá control sobre el tiempo de su presentación. El control del tiempo será estricto para asegurar el éxito del Congreso. Atentamente Nombre Cargo Empresa
  27. 27.   FORMATOS/Organización/Control de boletaje CONTROL DE BOLETAJE • Este formato ofrece un informe detallado de la distribución de los boletos, manifiesta quienes son los responsables directos de su venta. En un análisis más detallado toma en cuenta aspectos como por ejemplo: el responsable, la organización, contacto, teléfono, mail, entre otros. No. Contacto Organización Teléfono 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Email Folio de los boletos Cantidad de boletos
  28. 28.   FORMATOS/Oficios/Invitación a Presidium INVITACIÓN A PRESIDIUM Villahermosa, Tabasco a 18 de octubre de 2012 Asunto: Invitación a presídium Nombre Cargo Dependencia/Organización PRESENTE: Estimado (Nombre) En el marco del Tercer Congreso Internacional de Tecnologías de Información: El Futuro MX, organizado por la empresa Ideas Disruptivas S.A de C.V., el cual dará inicio con la inauguración del evento el día XX de Octubre en punto de las 10:00 am en el Hotel Camino Real. Nos permitimos invitarle a forma parte del presídium para la inauguración de dicho evento. No omito manifestar la importancia de su presencia. Sin otro particular, hacemos propicia la ocasión para reiterar nuestras distinguidas consideraciones.   Atentamente Nombre Cargo Empresa c.c. archivo
  29. 29.   FORMATOS/Oficios/Invitación a Invitado especial INVITACIÓN A INVITADO ESPECIAL Villahermosa, Tabasco a 18 de octubre de 2012 Asunto: Invitación a Invitado Especial Ing. Fernando Castillo Tenorio Gerente de Mercado Empresarial (Área Villahermosa) TELMEX PRESENTE: Por este conducto, nos permitimos comunicarle que el próximo 1 y 2 de noviembre realizaremos en la ciudad de Villahermosa, Tabasco, el Tercer Congreso Internacional de Tecnologías de Información: El Futuro MX, www.elfuturo.mx , mismo que tendrá lugar en las instalaciones del Centro de Convenciones Tabasco 2000. Este evento, que es el más importante de su tipo en la región sur sureste, tiene como objetivo fomentar la innovación y emprendedurismo, contando para ello con ponentes destacados de talla internacional, en donde el público objetivo son empresarios, profesionistas y estudiantes interesados en la tecnología. Sobre la base de lo anterior, me permito convocarle a que nos acompañe como nuestro invitado especial en tan importante evento. Agradecemos nos confirme de asistencia a la siguiente cuenta de correo XXXXXXXXXXXX.   Atentamente Nombre Cargo Empresa c.c. Archivo
  30. 30.   FORMATOS/Oficios/Invitación a Sponsor INVITACIÓN A SPONSOR Villahermosa, Tabasco a 18 de octubre de 2012 Asunto: Carta de Patrocinio Estimado Empresario PRESENTE Por este conducto le comunicamos que el próximo (FECHA) realizaremos en la (LUGAR), el (NOMBRE DEL EVENTO), mismo que tendrá lugar en las instalaciones del Centro de Convenciones Tabasco 2000. Este evento tiene como objetivo fomentar……………………………, contando para ello con ponentes destacados de talla internacional, en donde el público objetivo son empresarios, profesionistas y estudiantes interesados en la tecnología. En el marco del Congreso, contaremos con un área de exposiciones en el que se promoverá ……………………………………………………………………………………………… …. Sobre la base de lo anterior, en el anexo encontrará los esquemas de patrocinio que estamos comercializando, a fin de que sean considerados por su organización. Sin otro particular y agradeciendo la atención a la presente, envío un cordial saludo. Nombre Cargo Empresa c.c. Archivo
  31. 31.   FORMATOS/Oficios/Invitación a Conferencista INVITACIÓN A CONFERENCISTA Villahermosa, Tabasco a 18 de octubre de 2012 Asunto: Invitación a conferencista Nombre PRESENTE Es para nosotros un honor contar con la confirmación de tu participación en el Tercer Congreso Internacional de Tecnologías de Información: El Futuro en Tus Manos (www.elfuturo.mx), cuyos temas serán Tecnología, Emprendimiento e Innovación y que se realizará en el Centro de Convenciones Tabasco 2000 de la Ciudad de Villahermosa, Tabasco, el próximo 1 y 2 de noviembre. Estamos seguros que tu participación será fundamental para hacer el evento más importante de Tecnologías de Información en el Sureste de México. Con base en la información que te enviamos nos permitimos solicitarte lo siguiente Confirmar lo más pronto posible la fecha de tu visita a Tabasco para gestionar el traslado en avión (favor de indicar la Ciudad de Salida del Vuelo). • Enviar la siguiente información: Biografía y fotografía (esta información en caso que no nos la hayas hecho llegar previamente) • Enviarnos un video de tu participación en el Congreso mencionando los generales del mismo o Evento: Tercer Congreso Internacional de Tecnologías de Información: El Futuro MX se escribe Digital o Fecha: 1 y 2 de noviembre o Lugar: Centro de Convenciones Tabasco 2000 o Mencionar tu nombre y la invitación al evento. o Te enviamos un ejemplo § http://www.youtube.com/watch?v=VVk1kgYvf8&feature=player_embedded   Quedamos pendientes de tus comentarios. Muchas gracias y saludos. Atentamente Nombre
  32. 32.   FORMATOS/Oficios/Solicitud de Apoyo a OCV SOLICITUD DE APOYO A OCV Villahermosa, Tabasco a 18 de octubre de 2012 Asunto: Solicitud de Apoyo a OCV Maestra Cecilia García Directora General Oficina de Convenciones y Visitantes Presente Le saludamos con mucho gusto para comentarle que el próximo (FECHA) realizaremos en el (LUGAR) el (NOMBRE DEL EVENTO). Este evento que promueve el a la llamada industria creativa, y será un evento de alto impacto en el Sureste Mexicano. En razón de lo anterior y reconociendo el apoyo que siempre nos brinda (DEPENDENCIA), nos permitimos solicitarle los siguientes apoyos que forman parte de los requerimientos para llevar a cabo nuestro Congreso y que me permito listar a continuación: • • • • • Impresión de XXX carteles y XXX Programas del evento. Rueda de prensa 4 semanas previas al evento. XX Obsequios VIP. Actividades de turismo de aventura para conferencistas. Promoción en medios tradicionales. Agradeciendo anticipadamente el apoyo que nos brinda, sin otro particular, hacemos propicia la ocasión para reiterarle mis distinguidas consideraciones. Atentamente Nombre Cargo Empresa
  33. 33.   FORMATOS/Otros/Boletín de prensa BOLETÍN DE PRENSA El FUTURO MX es el evento de tecnologías de información más importante del Sureste Mexicano, cuyo propósito es servir como espacio de reunión, reflexión y análisis de las prácticas de vanguardia en el sector de TI con énfasis en los temas de tecnología, emprendimiento e innovación como ejes de las tendencias del sector de TI global y nacional. o o o o o o o o o o Dirigido a: Estudiantes. Institutos de Educación Superior. Empresarios/Emprendedores. Profesionistas Independientes. Público en General. Se llevarán a cabo 8 Conferencias Magistrales y 4 Paneles de Ideas por ponentes expertos en el tema. Promover la cultura emprendedora en Tabasco. Promover la construcción de alianzas de negocios entre los empresarios asistentes así como su vinculación con estudiantes y los proyectos que realizan. Presentar las áreas de oportunidad que existen en el mercado global de TI y de manera especial en la web. Dar a conocer las nuevas tendencias en cuanto a desarrollos web. Generar la interacción entre conferencistas y participantes. El magno evento organizado por el CITI Tabasco se llevará a cabo en el Centro de Convenciones Galerías Tabasco 2000 el 1 y 2 de Noviembre. Presentación ejecutiva del congreso: http://www.slideshare.net/Cititabasco/elfuturo-mx Si requieres las piezas en algún otro tamaño no dudes en pedirlas. Quedo atenta, saludos!
  34. 34.   FORMATOS/Otros/Discursos EJEMPLO DE DISCURSO   • • (Pausa)   •     Muy  buenos  días  a  todos   Agradecemos   a   Juliano   Tubino,   Director   Mundial   de   Negocios   Emergentes   en   Microsoft  Corporation,  Bem-­‐vindo  ao  Tabasco  Juliano.     También   apreciamos   que   nos   acompañe   hoy   Lic.   Elizabeth   Arguello   Maya,   Directora   General   de   Economía   Digital   y   Representante   personal   del   Dr.   Bruno  Ferrari,  Secretario  de  Economía  Federal.   •   • • •     A   todas   las   autoridades   y   representantes   empresariales   que   hoy   nos   acompañan     No   quiero   dejar   de   mencionar   a   la   comitiva   de   Microsoft   México   que   nos   acompaña   en   este   evento   y   quienes   realizarán   en   esto   días   reuniones   estratégicas.     A   todos,   les   agradecemos   nos   hayan   aceptado   la   invitación   a   construir   el   futuro  desde  hoy.   • (Pausa)   • En   esta   tercera   Edición   del   Congreso   de   Tecnologías   de   Información,   nos   dimos  a  la  tarea  de  buscar  a  los  mejores  exponentes  de  Tecnología  en  México   y  el  Mundo,  y  los  encontramos.     Trabajamos   todo   un   año   en   concentrar   todo   nuestro   esfuerzo   y   dedicación   para   reunir   en   este   Centro   de   Convenciones   a   quienes   tienen   una   urgencia   por  hacer  del  Futuro  un  lugar  mejor.     •
  35. 35.   En   el   marco   del   programa   del   Congreso,   escucharemos   a   Juliano   Tubino,   Jorge   Soto,   Adelina   Filigrana,   Claudio   Cossio,   Diego   Huerta,   Ruy   Cervantes,   Juan  Lozada,  Jason  Baptiste,  Engel  Fonseca  (desarrollar  puntos)     • También   contaremos   con   la   presencia   de   panelistas   de   primerísimo   nivel   como   son   Andres   Hoffman/Mauricio   Pastrana/David   Ochoa/Ricardo   Medina/Victor   Reyes,   César   Salazar/Ivan   Zavala/Andrés   Barreto/Heberto   Taracena/Arturo  Garrido/Oscar  Rojas/Pável  Álvarez     • Con   estos   temas   y   conferencistas,   lo   que   estamos   buscando,   lo   que   queremos   en  Tabasco  son  más  NiNi´s,  si,  NiNi´s,  jóvenes  que  ni  coman  ni  duerman  con   tal   de   hacer   proyectos   para   emprender,   para   hacer   empresas,   para   crecer.   Sólo  así,  podemos  asegurar  que  México  y  Tabasco  salgan  adelante.     • No   quiero   dejar   pasar   la   oportunidad   de   agradecer   a   nuestros   patrocinadores,   aquellos   que   apostaron   y   creyeron   primero   en   el   sector   de   Tecnologías   de   Información   Tabasqueño   y   segundo   en   el   CITI   Tabasco,   y   quienes   tienen   perfectamente   claro   que   eventos   como   este,   son   un   parte   aguas  en  el  sureste  mexicano     • Enunciar  a  los  sponsors     • También  quiero  aprovechar  para  dar  las  gracias  al  equipo  organizador,  todos   aquellos  que  se  desvelaron  y  pusieron  su  mejor  esfuerzo  desde  meses  atrás,   para  que  hoy  podamos  ser  desde  Tabasco  el  centro  del  futuro.     • Quiero   que   nos   pongamos   de   pie,   para   darnos   un   fuerte   aplauso   porque   el   Futuro  está  en  nuestras  manos,  aquí  en  México…  en  Tabasco.     Bienvenidos  al  Futuro. •
  36. 36.   FORMATOS/Otros/Registro de expositor REGISTRO DE EXPOSITORES   Estimado expositor: Con el objeto de incluir la información de su empresa en el Directorio de Empresas Participantes y asignar el espacio (STAND) que le corresponde a (NOMBRE DEL AVENTO), agradecemos enviar el presente documento antes (FECHA) al Comité Organizador al siguiente correo electrónico……………. o entregarlo de manera física en las oficina de Ideas Disruptivas, (dirección). INFORMACIÓN DE SU EMPRESA PARA REGISTRO. RAZON  SOCIAL       RFC     CURP       NOMBRE  COMERCIAL     DIRECCIÓN  (CALLE  Y  NUMERO)     COLONIA     CIUDAD,  ESTADO     CODIGO  POSTAL     NOMBRE  DEL  CONTACTO       CARGO       TELÉFONO  (LADA)       CORREO  ELECTRONIO       PAGINA  WEB     GIRO  O  ACTIVIDAD  PRINCIPAL       DESCRIPCIÓN  DE  SU  PRINCIPAL  PRODUCTO  O     SERVICIO     NOMBRE PARA ELABORACIÓN DE GAFETES NOMBRE COMPLETO CARGO DE LA TELEFONO EMPRESA (EXT) CORREO ELECTRÓNICO 1 ANOTAR EL NOMBRE DE SU EMPRESA COMO DESEA APAREZCA EN EL STAND. ________________________________________________________________________________________________________________________________________
  37. 37.   Reglamento Interno de Expositores Podrán participar como expositores toda aquella empresa relacionada con el sector…….. así como de actividades complementarias. 1. (NOMBRE DEL CONGRESO) se llevará a cabo los días (FECHA), con horario de exposición de (HORARIO). 2. El registro deberá estar firmado y enviados vía electrónica al Comité Organizador al siguiente correo electrónico …………….. o entregarlo de manera física en la oficina de (nombre de la empresa); (dirección), antes del día (FECHA). 3. Para la elaboración en tiempo de los gafetes de sus colaboradores deberá hacernos llegar mediante el formato establecido los 3 nombres completos para atender el stand el día del evento. (Mismo formato que el punto anterior). 4. Para efectos de montaje de los stands, se destinará el día anterior a la exposición a partir de las (HORARIO). 5. Es responsabilidad de expositor, dotar a sus respectivos stands del equipamiento que consideren necesario para la exhibición de sus productos o servicios. La descarga y carga de todo material promocional del Expositor deberá ser ingresado por las áreas de servicio (LUGAR DEL EVENTO). 6. Queda prohibido realizar modificaciones a la estructura original de los stands, además de utilizar instrumentos o productos que rebasen los 2.20 metros de altura o que impidan la vista o estética de los expositores vecinos. Así como utilizar la estructura del inmueble para colocar cualquier tipo de material promocional. Se solicita a los expositores y agencias de edecanes utilizar vestimenta acorde al tipo de evento. 7. El personal de seguridad de las instalaciones del (LUGAR DEL EVENTO), tendrá la facultad de revisar y en su caso prohibir el ingreso de cualquier objeto que se considere riesgoso para las personas que se encuentren dentro y fuera de las instalaciones de la exposición. 8. No se permite la introducción de sustancias peligrosas. En caso de ser necesario por la naturaleza de la empresa, éstas deberán encontrarse en
  38. 38.   muestras de reducido volumen y almacenadas en recipientes adecuados con las medidas de seguridad pertinentes. 9. En el caso de exhibir maquinaria o equipo es indispensable montarlo en la base o soporte adecuados a fin de no dañar el piso del inmueble, así como asegurarse que no derrame ningún tipo de líquido. Cualquier daño al inmueble que se derive de la exposición, las reparaciones serán cubiertas por el expositor. 10. Solo se permite repartir material publicitario dentro del stand, quedando prohibida la distribución de souvenirs u otros materiales promociónales en áreas comunes. Se reserva también el derecho a permitir el uso de aparatos de sonido, que alteren los niveles de audición del recinto de exposición. 11. (NOMBRE DEL EVENTO) se reserva el derecho de utilizar o conceder el uso de pasillos o cualquier área de la exposición para fines publicitarios o promocionales. 12. Queda prohibida la introducción de bebidas alcohólicas. 13. Sólo se permitirá la participación a los expositores que previamente hayan cumplido con los requerimientos de registro de su stand. 14. El horario para desmontar es después de las (HORARIO) el último día de su exposición. Todos los stands deberán estar desmontados el segundo día de exposición de la empresa a más tardar a las 22:00 horas. (NOMBRE DEL EVENTO) no se hace responsable del mobiliario, productos, implementos, objetos o documentos que permanezcan en el stand, antes, durante o después del evento. 15. El presente reglamento sólo podrá ser modificado por el Comité Organizador del evento. 16. El expositor por el sólo hecho de haber celebrado su contrato de participación en (NOMBRE DEL EVENTO), acepta someterse a los términos y condiciones del presente reglamento y conviene que toda violación a lo estipulado en el mismo podrá ser suficiente para que sea excluido de la exposición o rescindir el contrato de forma unilateral.
  39. 39.   17. Cualquier situación no prevista en el presente reglamento, será revisada y resuelta por el Comité Organizador. Firma de Aceptación: ________________________________ Fecha: ________________________________ Nombre: ________________________________
  40. 40.   FORMATOS/Otros/Registro de asistentes
  41. 41.   FORMATOS/Otros/Formato de evaluación
  42. 42.   FORMATOS/Recursos/Control General Ver formato en excel
  43. 43.   GLOSARIO 1. Evento.- Proyecto con duración reducida que integra una serie de recursos. 2. Promoción.- Proceso de difundir la realización de un evento de alto impacto. 3. Producción.- Actividades requeridas para la puesta en marcha de un evento. 4. Aforo.- Número de personas dentro de un evento. 5. Logística.- Acciones del proceso de producción dedicadas al encadenamiento de las actividades del evento 6. Speaker.- Conferencista. Persona que integra el contenido del evento. 7. Panel de ideas.- Panel de discusión dentro de un congreso o evento de alto impacto. 8. Plataforma de boletaje.- Existen plataformas diversas para la venta de boletos de eventos que operan a través de una plataforma web a través de una comisión por costo del boleto, a continuación se listan algunas de las más importantes: a. www.boletia.com b. www.eventbrite.com

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