Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Автоматизация документооборота на базе Microsoft SharePoint

1,327 views

Published on

Автоматизации документооборота на базе платформы Microsoft SharePoint. Автоматизация процесса согласования договоров.
Система электронного документооборота – универсальное решение, которое можно в сжатые сроки развернуть, настроить и начать использовать для оптимизации процессов управления договорами.

Published in: Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Автоматизация документооборота на базе Microsoft SharePoint

  1. 1. TechExpert Company Автоматизация документооборота на базе Microsoft SharePoint ИНФОРМАЦИЯ ОТ КОМПАНИИ TECHEXPERT ДЕПАРТАМЕНТ ИТ-АУТСОРСИНГА
  2. 2. TechExpert Company TechExpert Документооборот ИНФОРМАЦИЯ ОБ УСЛУГЕ  Автоматизация основных процессов работы с входящимиисходящими, а также внутренними документами  Упрощение процедуры согласования документов  Оперативная регистрация и контроль движения служебной корреспонденции
  3. 3. TechExpert Company TechExpert Документооборот РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ  Оптимизация текущих бизнес-процессов  Внедрение типовых форм документов и процедур их обработки  Создание единого пространства для хранения и обработки документации  Внедрение автоматизированной системы документооборота позволяет сократить сроки создания и обработки документов
  4. 4. TechExpert Company TechExpert Документооборот ПРИМЕР АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТООБОРОТА
  5. 5. TechExpert Company TechExpert Документооборот ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА • Автоматизация процессов канцелярии: – регистрация входящейисходящей корреспонденции – отправка входящих документов исполнителям и заинтересованным лицам – согласование исходящих документов перед отправкой • Контроль исполнения поручений и задач – назначение задач в рамках проекта или совещания – отслеживание статуса и сроков выполнения – отправка уведомлений заинтересованным лицам • Подготовка, согласование и утверждение внутренних документов (приказов, распоряжений и т.д.) • Информирование и сбор комментариев по документам • Автоматизация процессов подачи заявок: на закупку, обслуживание, отпуск и т.д.
  6. 6. TechExpert Company TechExpert Документооборот ВОЗМОЖНОСТИ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА • Динамическое формирование атрибутов в зависимости от типов документов • Управление доступом к полям карточек документов • Выбор необходимых действий над документом (согласование, утверждение, сбор отзывов, совместная подготовка, оформление запроса и т.д.) • Автоматический запуск нужного процесса, при добавлении или изменении документа. • Механизм динамического замещения пользователей, с учетом роли и вида документа • Механизм динамического замещения пользователей, с учетом роли и вида документа
  7. 7. TechExpert Company TechExpert Документооборот ВОЗМОЖНОСТИ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА • Управление маршрутом документа либо его дополнение во время рабочего процесса. Гибкие, жесткие и смешанные маршруты. • Назначение последовательных или параллельных задач участникам процесса. • Отправка уведомлений на e-mail об изменениях документа или рабочего процесса. • Отслеживание статуса процесса на любом этапе выполнения. • Хранение истории действий сотрудников в процессе работы над документом.
  8. 8. TechExpert Company TechExpert Документооборот ПРИМЕР АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТОООБОРОТА Регистрация документа в системе (договор, обращение, запрос, письмо и т.д.) Заполнение необходимых атрибутов Выбор необходимых действий над документом (согласование, утверждение, рассмотрение и т.д.) Определение маршрута и заинтересованных лиц Автоматический или ручной запуск процесса Назначение задач ответственным сотрудникам Уведомление всех участников и руководителей о поставленных задачах Контроль процесса на всех этапах База документов с историей об изменениях
  9. 9. TechExpert Company TechExpert Документооборот ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ
  10. 10. TechExpert Company TechExpert Документооборот Состав решения  Единая база договоров по всем юридическим лицам  Единая база контрагентов  Настраиваемые маршруты согласования  Централизованное управление задачами по согласованию договоров  Ведение обсуждения в ходе согласования  Хранение пакетов документов по договорам и контрагентам
  11. 11. TechExpert Company TechExpert Документооборот Справочник контрагентов Централизованное хранение информации о контрагентах с возможностью синхронизации данных со сторонними системами (например 1С). В карточке также хранятся копии уставных документов и обсуждения.
  12. 12. TechExpert Company TechExpert Документооборот Типы договоров и дополнений Стандартизация договоров и дополнений по типам. Маршрут согласования выбирается автоматически в зависимости от выбранного типа договора или типа дополнения.
  13. 13. TechExpert Company TechExpert Документооборот Настройка маршрутов согласования Настройка маршрутов согласования с привязкой к типу договора. Для каждого типа договора есть возможность указать уникальный перечень согласующих лиц.
  14. 14. TechExpert Company TechExpert Документооборот Реестр договоров Ведение централизованного реестра договоров с разграничением доступа к его элементам.
  15. 15. TechExpert Company TechExpert Документооборот Карточка договора Карточка договора содержит:  Основную информацию  Файлы договоров  Обсуждения  Задачи согласования  Лист согласования
  16. 16. TechExpert Company TechExpert Документооборот Задачи согласования Для каждой задачи установлен срок выполнения и напоминания в случае его нарушения.
  17. 17. TechExpert Company TechExpert Документооборот Комментарии Добавление адресных комментариев в процессе согласования. Комментарии сопровождаются уведомлением на почту.
  18. 18. TechExpert Company TechExpert Документооборот Лист согласования Лист согласования формируется автоматически в ходе согласования. По окончании процесса согласования, лист можно выгрузить в Word.
  19. 19. TechExpert Company TechExpert Документооборот Личный кабинет Для быстрого доступа к своим задачам и договорам каждому пользователю доступен личный кабинет. Данные в личном кабинете отображаются с учетом разграничения прав доступа
  20. 20. TechExpert Company TechExpert Документооборот ЭТАПЫ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА
  21. 21. TechExpert Company TechExpert Документооборот ЭТАПЫ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА 1. Формирование пилотной рабочей группы. 2. Анализ текущих процессов работы с документами:  используемых документов (типов, целей, структуры, прав доступа и т.д)  сотрудников, участвующих в работе с документами  анализ маршрутов документов 3. Планирование и осуществление технической реализации:  разработка необходимого функционала  перенос документов в SharePoint  дополнительная структуризация и настройка  планирование резервного копирования 4. Планирование и реализация организационных вопросов:  подготовка инструкций  обучение пользователей  сопровождение на период миграции 5. Подготовка документации по осуществлению миграции для дальнейшего тиражирования процесса на другие департаменты/проекты
  22. 22. TechExpert Company TechExpert Документооборот  Опыт работы на IT рынке Украины с 1997 года  Сертифицированные специалисты  Официальное партнерство с ведущими производителями  Отработанная методология в сочетании с индивидуальным подходом НАШИ КОМПЕТЕНЦИИ И ПРЕИМУЩЕСТВА
  23. 23. TechExpert Company TechExpert Документооборот НАШИ КЛИЕНТЫ
  24. 24. TechExpert Company TechExpert Документооборот Координаты ул. Дегтяревская, 48, оф. 411 Киев, 04112 УКРАИНА www.techexpert.ua sales@techexpert.ua +380 (44) 390-73-36

×