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Club numica - Tableaux de bord DSI - ISlean consulting

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Conférence au club NUMICA (club du numérique en Champagne Ardennes) : Piloter la valeur produite pour rendre la DSI plus efficiente
23 février 2016, Reims

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Club numica - Tableaux de bord DSI - ISlean consulting

  1. 1. Page 1 Intervention devant le club Numica PILOTER LA VALEUR PRODUITE POUR RENDRE LA DSI PLUS EFFICIENTE Reims, le 23 février 2016
  2. 2. Page 2 AGENDA DE LA SESSION DU 23 FÉVRIER # Introduction : présentation d’ISlean consulting et des intervenants # Les parties prenantes du pilotage et valeur attendue de la DSI # Les outils de mesure des dépenses de la DSI # L’approche du Benchmark # A quoi cela sert-il ? # Utilisation et limites du benchmark # Le pilotage et les leviers sur les dépenses de la DSI # Questions & réponses Février 2016Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 2
  3. 3. Page 3 QUI SOMMES NOUS ? Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 3 Février 2016 # ISlean consulting Louis-Alexandre LouvetLouis-Aimé de Fouquières Cabinet de conseil en stratégie et transformation # Créé en 2008 : plus de 200 missions et 50 clients # 20 consultants # Un réseau actif de 80 experts ISLEAN INVENTE, AVEC SES CLIENTS, L’ENTREPRISE DE DEMAIN : CONNECTÉE, APPRENANTE ET LIBÉRÉE
  4. 4. Page 4 • Des forces : o Une vision transverse de l’entreprise et une connaissance souvent intime des processus et des métiers o Un fonctionnement en mode projet o Une veille sur les évolutions des technologies • Des limites fréquentes : o Un métier pas toujours compris o Un positionnement en centre de coûts o Un patron voire un Codir à convaincre o Un rattachement fonctionnel parfois indirect à la DG o Des utilisateurs (voire des clients) qui ne saluent pas les trains qui arrivent à l’heure o Des fournisseurs nombreux LA DSI ET SON ÉCO-SYSTÈME : UN DIALOGUE PARFOIS COMPLEXE… Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 4 Février 2016 # Parties prenantes et valeur attendue de la DSI Positionnement de la DSI – illustration – Commentaires Une DSI habituée depuis longtemps à « justifier » sa valeur
  5. 5. Page 5 UNE DSI PORTE 4 ENJEUX DE MANIÈRE GÉNÉRALE Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 5 Février 2016 # Parties prenantes et valeur attendue de la DSI • Fiabilité dans la production et les services SI o Maintenir opérationnel avec le bon niveau de service o Poursuivre l’industrialisation des services sur le SI et sur les infrastructures • Maîtrise des programmes et projets de transformation o Faciliter voire accélérer les transformations des processus et de l’organisation des métiers o Co-piloter les programmes de transformation métiers o Mettre en œuvre les projets techniques et d’urbanisation • Agilité et réactivité sur le SI o Savoir répondre aux besoins urgents SI des clients o Développer la connaissance des besoins des clients internes au sein de l’équipe SI o Agir en support de plus en plus d’activités Métiers • Maîtrise des coûts et de la valeur du SI o Renforcer les ressources et compétences clés créatrices de valeur auprès des métiers o Gagner les marges d’investissement sur le SI •4 enjeux •Commentaires Le pilotage de la valeur de la DSI doit être aligné avec les enjeux prioritaires de la DSI pour le métier
  6. 6. Page 6 LE PILOTAGE DE LA DSI S’EFFECTUE SUR 6 THÉMATIQUES ET 3 NIVEAUX Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 6 Février 2016 # Parties prenantes et valeur attendue de la DSI 6 thématiques 3 niveaux Budget • Pilotage de la consommation budgétaire, et anticipation des éventuels écarts Ressources • Pilotage du staffing des ressources internes et externes • Arbitrage entre les besoins des projets et des activités et les ressources disponibles (capacité à faire de la DSI) • Prévision et anticipation sur les besoins de ressources (lien avec formation) Projets • Pilotage du portefeuille de projets et pilotage des projets en fonction des jalons • Gestion des risques des projets et transverses • Alimentation du pilotage de versions Version • Définition et pilotage du plan de versions et releases du SI • Arbitrage de contenu des versions Qualité de service • Pilotage et mise en visibilité de la continuité de service • Pilotage des actions préventives et/ou correctives Achats et fournisseurs • Pilotage des achats de prestations et de matériel de façon transverse au sein du Groupe via une politique Achats commune à la DSI Stratégique • Pilotage à long terme (mois/années) • Prise de décisions structurantes en accord avec les principes directeurs métier et Groupe Pilotage • Garantie de l’application de la stratégie globale de façon opérationnelle • Prise de décisions de volume / impact intermédiaires ne déviant pas du schéma directeur • Pilotage généralement moyen à court terme (quelques mois à 1 an) Opérationnel • Pilotage court terme des activités en court • Fréquence des instances hebdomadaire • Prise de décisions opérationnelles avec des impacts plus faibles
  7. 7. Page 7 MESURER LA DÉPENSE DU SI ET LA RACCORDER À LA VALEUR Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 7 Février 2016
  8. 8. Page 8 TROIS SPECTRES PRINCIPAUX D’ANALYSE Intervention ISlean consulting au club Numica•Page 8 •Février 2016 # Les outils de mesure des dépenses de la DSI Nature des dépenses Destination des dépenses Imputation des dépenses  Vision comptable  Orientée vers le passé  Constat des coûts  Rend compte de la structure des ressources  Vision opérationnelle  Orientée vers l’action  Sélection de la valeur  Rend compte de la volonté stratégique  Vision de gouvernance  En relation avec l’organisation et le management  Renvoie aussi à la nécessité de tenir compte de dépenses et coûts cachés 100% 24% 19% 22% 14% 14% 06% 01% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Part du total 100% 16% 09% 28% 19% 28% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Part du total 62% 38% DSI Hors DSI
  9. 9. Page 9 VISION PAR NATURE COMPTABLE (HORS RETRAITEMENTS) Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 9 Février 2016 # Les outils de mesure des dépenses de la DSI • Machines, serveurs… • Infrastructures, licences Hardware • Logiciels : licences, contrats de maintenance…Software • Coûts du prestataire / opérateurs télécomTélécom • Personnels en régie ou au forfait Prestations externes • Salaires et toutes charges • CDI, CDD Coûts de personnel (interne) • Coûts bureaux • Charges structure (comptablement visible) Divers et refacturé • Les dépenses cachées dans les métiers • L’affectation de l’amortissement Difficultés déjà constatées (ex.)
  10. 10. Page 10 UNE VISION PAR NATURE AVEC LES 1ERS RETRAITEMENTS Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 10 Février 2016 # Les outils de mesure des dépenses de la DSI •Durées fixées par des règles comptables •Patrimoine amorti gratuitAmortissements •Maintenance liée à une possession : infrastructures, licencesMaintenance •Logiciel en location •Coûts opérateurs télécom Location, abonnements •Personnels en régie ou au forfaitPrestations •Salaires et toutes charges •CDI, CDD Coûts de personnel •Coûts bureaux •Charges structure (comptablement visible) Divers et refacturé 14% 17% 11% 8% 19% 26% 5% Coûts par nature - exemple fictif Amortissements Maintenance Location, abonnements Fournitures Prestations de service Coûts de personnel Un 1er niveau de vision pour le DSI+
  11. 11. Page 11 INTERPRÉTER L’ANALYSE PAR NATURE Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 11 Février 2016 # Les outils de mesure des dépenses de la DSI • Faibles : risque d’obsolescence • Forts : installer le ROI de projets récentsAmortissements • Faible : maintenance interne ou dégradation • Forte : externalisation de maintenance logicielleMaintenance • En relation avec l’adaptabilité • A challenger en permanence Location, abonnements • Variable d’ajustement à valeur ajoutée • En relation avec le programme de changementPrestations • N’évolue que sur le long terme • En relation avec la performance pérenne Coûts de personnel • A challenger par la DSI elle-même Divers et refacturé Cette analyse donne une vision de la position stratégique de la DSI
  12. 12. Page 12 21% 10% 15%26% 20% 8% Coûts par destination - exemple fictif Infrastructures techniques communes Réseaux Postes de travail Prestations de services aux utilisateurs Applications métiers Fonctionnement général de la DSI UNE ANALYSE PAR DESTINATION Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 12 Février 2016 # Les outils de mesure des dépenses de la DSI • Serveurs • Logiciels de base • Maintenance sur infrastructure Infrastructures • Coûts opérateurs • Éléments et infrastructures de réseau • Maintenance et prestations réseau Réseaux • Achats, installation, maintenance • Bureautique, messagerie… • Aide et support utilisateurs sur les postes Postes de travail • Aide et support métiers aux utilisateurs, conduite de projets, travaux à façon • Formation aux utilisateurs • Compétences du personnel informatique Prestations • Applications spécifiques à certains métiers • Coûts d’exploitation, maintenance, formation… imputables à ces applications Applications métiers • Coûts et activités non directement imputables Coûts de fonctionnement Une vision de la valeur créée +
  13. 13. Page 13 INTERPRÉTER L’ANALYSE PAR DESTINATION Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 13 Février 2016 # Les outils de mesure des dépenses de la DSI • Challenge : externaliser ce poste (Cloud, offres SaaS) pour maintenir un service global compétitif, où l’internaliser sous risque d’obsolescence Infrastructures • Dans un marché banalisé, rechercher les offres opérateurs adaptées au métier : opérateur partenaireRéseaux • Fort enjeu de productivité personnelle, diversité et forte évolution des terminaux : le bon ciblage de ce poste conditionne les économies et évolutions sur les autres Postes de travail • Partie visible et sensible de la direction informatiquePrestations • La création de valeur exige la collaboration des métiersApplications métiers • L’enjeu est le même que pour les « frais généraux » d’une entreprise Coûts de fonctionnement C’est sur ce volet que les spécificités métier sont les plus visibles
  14. 14. Page 14 ANALYSE PAR SERVICES OU MISSIONS DE LA DSI Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 14 Février 2016 # Les outils de mesure des dépenses de la DSI • Toutes les transformations du SI pour le métier, mais aussi du SI pour le SI (ex : infrastructure…)Projets • Toutes les petites évolutions et corrections du SIMaintenance • Toute l’assistance utilisateur (ex : helpdesk, dépannage de proximité…)Support • Toutes les actions et dépenses liées au maintien en conditions opérationnelles du SIOpérations • Toutes les actions de la DSI pour aller au-delà de son périmètre existant Veille et prospective
  15. 15. Page 15 L’APPROCHE DU BENCHMARK Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 15 Février 2016
  16. 16. Page 16 UTILISATION DE RATIOS : LE FACTEUR TAILLE Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 16 Février 2016 # L’approche du benchmark XS S M L XL XXL Budget < 5 M€ < 10 M€ 10 – 20 M€ > 20 M€ > 40 M€ > 100 M€ Utilisateurs < 500 500 – 1500 1500 – 3000 3000 – 6000 6000 – 120000 > 12000 Effectif informatique < 5 5 – 30 30 – 70 70 – 200 200 – 500 > 500 Applications majeures 2 à 5 5 à 20 20 à 40 40 à 100 100 à 500 > 500 Maille de projet (j-h) < 80 > 200 > 1000 > 3000 > 8000 > 24000 Les six classes de taille Source: KLC, Ratios économiques, repères pour la DSI, 2005 Les valeurs standards rencontrées dans la littérature ne s’appliquent ni aux petits, ni aux géants, elles ne sont pertinentes que pour les entreprises médianes
  17. 17. Page 17 DES RATIOS À UTILISER AVEC DISCERNEMENT 1. COÛT IT SUR CA Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 17 Février 2016 # L’approche du benchmark • Définitions sujettes à caution (CAPEX/OPEX, organismes non commerciaux, refacturations sans valeur ajoutée…) o Préférer Coût IT / coût totaux • Grande variabilité selon le secteur, la taille et la volonté stratégique o Secteurs de 1% (Bâtiment, distribution) à >6% (services financiers) o Place de l’IT dans la stratégie d’entreprise : mal nécessaire / clé de progrès
  18. 18. Page 18 LE COÛT IT TOUS SECTEURS CONFONDUS Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 18 Février 2016 # L’approche du benchmark Maximum 28,0% 3e quartile 4,7% Médian 2,5% 1er quartile 1,4% Minimum 0,1% Forte croissance, forte dépendance au numérique Différentiation ou transformation en cours Production moyenne, performance moyenne Optimisation, économies d’échelle Pays émergents, microentreprises Source: Gartner IT Key Metrics Database, 2012
  19. 19. Page 19 • L’analyse par poste n’est plus pertinente, beaucoup d’utilisateurs ayant plusieurs postes • Une analyse plus fine par population d’utilisateurs (nomades, back office…) ou par métier est souvent éclairante 2. LE COÛT PAR UTILISATEUR DU S.I.: ANALYSER LES COMPOSANTES Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 19 Février 2016 # L’approche du benchmark - € 1 000 € 2 000 € 3 000 € 4 000 € 5 000 € 6 000 € 7 000 € 8 000 € Exemple 1 Exemple 2 Coût par utilisateur Support Exploitation Réseau local Amortissement complet Moyens mutuels Maintenance applicative Evolutions et projets
  20. 20. Page 20 • Ratios métiers oOnt cours tant que des instances sectorielles les entretiennent oSont pertinents s’ils n’empêchent pas l’analyse de ratios standard • Unités d’œuvre de base oA points de fonction ou équivalents : longtemps contestés, ils perdent de leur importance avec le développement d’offres d’éditeurs oUnités d’œuvre techniques : serveur, poste de travail, site, voire processus ou profil… utiles dans l’engagement auprès de la maîtrise d’ouvrage • Prix de base oJournée de prestataire oPrix mémoire / Mips / flux (référence Amazon.com) AUTRES RÉFÉRENCES UTILISÉES POUR UN BENCHMARK Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 20 Février 2016 # L’approche du benchmark
  21. 21. Page 21 USAGES DU BENCHMARK Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 21 Février 2016 # L’approche du benchmark + • Définir avec votre direction ou vos collaborateurs l’enjeu de progrès : agilité, niveau de service, coût rapporté au métier, risques… • Choisir un petit nombre de paramètres ayant une valeur dans la stratégie de l’organisme (et de la DSI) • Impliquer les collaborateurs et les métiers dans une démarche de progrès plutôt qu’une démarche de sanction • Privilégier les comparaisons internes (ex : entre métiers, entre régions…) pour favoriser l’appropriation et l’émulation ! • Coût élevé des benchmarks du marché • Démarche longue en cas de mission dédiée • Avoir des chiffres « hors sol »
  22. 22. Page 22 LE PILOTAGE ET LES LEVIERS SUR LES DÉPENSES DE LA DSI Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 22 Février 2016
  23. 23. Page 23 LE TABLEAU DE BORD REPOSITIONNE LE DSI DANS SON RÔLE DE « PATRON » DU MÉTIER SI Intervention ISlean consulting au club NumicaPage 23 Février 2016 # Le pilotage et les leviers sur les dépenses de la DSI • Plus d’utilisateurs • Nouvelles fonctions • Innovation… Extension de l’existant • Moins cher • Plus performant • Plus sûr Amélioration de l’existant • Curatif • Réglementaire • Préventif Maintenance de l’existant

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