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Estudios Previos Unidad Correspondencia

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Elaborar un software para la IEM Libertad que permitan a la Central de Correspondencia, cumplir con el Programa de Gestión Documental, para la recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

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Estudios Previos Unidad Correspondencia

  1. 1. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA Fecha: Mayo 15 de 2018 Entidad: Institución Educativa Municipal Libertad Asunto: Estudios Previos DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto 2578 de 2012 y la resolución 8934 de la Superintendencia de Industria y Comercio, las políticas de planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, la INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD, debe propender por el uso oportuno y adecuado de la información a su disposición en los archivos históricos, así como por implementar las nuevas tecnologías para ello, en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de las comunicaciones oficiales como parte integral de la Gestión Documental y del Sistema Integral de Gestión de Archivo. En desarrollo de este proyecto, es necesario que la IEM Libertad contrate la elaboración e implementación de un software para la Central de Correspondencia, que permita cumplir con el Programa de Gestión Documental, para la recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR OBJETO: EL CONTRATISTA deberá elaborar un software para la IEM Libertad que permitan a la Central de Correspondencia, cumplir con el Programa de Gestión Documental, para la recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. Se necesita que contenga por lo menos los siguientes módulos:  Modulo General  Modulo Unidad de Correspondencia  Módulo de Archivo Central Clasificador de bienes y servicios Grupo E Productos de uso final Segmento 43 Difusión de tecnologías de información y telecomunicaciones Familia 23 Software Clase 30 Software de entorno operativo Producto 01 Software de sistema de archivo Código 43233001 CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS
  2. 2. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL BIEN O SERVICIO A CONTRATAR: Dentro del proyecto se necesita que contenga por lo menos los siguientes módulos:  Modulo General  Modulo Unidad de Correspondencia  Módulo de Archivo Central 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS EXIGIDAS 1.1 El oferente debe garantizar que el software pueda ser instalado en un Computador/Servidor con las siguientes características mínimas: Procesador 1.7 Ghz Disco Duro: 20 Gigabyte Memoria RAM: 2 Gigabyte. 1.2 El oferente debe garantizar que el software se adapte a los siguientes componentes: Computador/Servidor, Sistema Operativo Linux. Servidor MySQL: MariaDB es ahora la variante de MySQL por omisión en Debian, en su versión 10.1. Tenga en cuenta que los formatos de fichero de datos binarios no son compatibles hacia atrás. Por ello, una vez haya actualizado a MariaDB 10.1 no podrá volver a una versión anterior de MariaDB o de MySQL salvo que tenga un volcado de la base de datos. Servidor HTTP: Apache, Server API: Apche 2.0 Handler. Lenguaje de Código: PHP 5 Navegador Google Crome y/o Mozilla Firefox. 1.3 Módulos Mínimos Exigidos: MODULO GENERAL Permite gestionar con total autonomía los Áreas de la organización, funcionarios de las áreas, gestionar terceros, gestionar los tipos de documentos, definir la caducidad de documentos, autorización de recepción de correspondencia por terceros, registrar usuarios, actualizar contraseñas, bloquear usuarios. Brindando seguridad y fiabilidad sobre la información. MÓDULO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA – INTERNA La Institución Educativa Municipal Libertad ingresa en el Sistema de Administración Documental SAD., todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando los siguientes datos mínimos. 1. Numero de Radicación - ID
  3. 3. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA 2. Numero Consecutivo Anualizado 3. Fecha 4. Prioridad 5. Estado de la Correspondencia 6. Clase de Correspondencia 7. Destinatario Usuario 8. Sede/Oficina 9. Asunto (Debe ser claro y preciso) 10. Dirección 11. Ciudad Destino 12. Número de Comunicación (De la Secretaría) 13. Remitente 14. Dependencia 15. Fecha Remisión MODULO DE ARCHIVO CENTRAL Esta es una herramienta impórtate para la administración y gestión del almacenamiento del archivo central y del archivo histórico en cumplimiento de la regulación existente. Que permita:  Conservación de documentos  Administración de inventarios documentales en bodega  Consulta en sala  Ubicación física por caja, carpeta.  Consultas préstamos y devoluciones  Construcción de Tablas de Retención Documental – TRD.  Construcción de Cuadros de Clasificación Documental – CCD 2 NORMATIVIDAD 2.1 El software debe ajustarse a los siguientes lineamientos: Constitución Política de Colombia. La Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Acuerdo 060 de 2001 emanado por el Archivo General de la Nación. Y demás Decretos Reglamentarios. 2.2 Manual de Convivencia IEM Libertad, Ver: http://www.iemlibertad.edu.co/index.php?option=com_content&view=articl e&id=404:manual-de-convivencia&catid=19&Itemid=112
  4. 4. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA NOTA:  El proponente no podrá sobrepasar los valores unitarios máximos fijados por la 3 CAPACITACIÓN 3.1 El oferente debe cumplir con los siguientes capacitaciones mínimas: Socialización de la herramienta Aplicación del plan de capacitación 4 ASPECTOS TÉCNICOS ADICIONALES 4.1 El oferente debe anexar manual del sistema de Información. 4.2 El oferente debe anexar manual de usuario. 4.3 El oferente debe anexar carta de certificación de Software. 4.4 El oferente debe anexar carta de fábrica otorgando la garantía por parte del fabricante. 5 TÉRMINO DE RESPUESTA GARANTÍA 5.1 GARANTÍA TÉCNICA, TÉRMINO DE RESPUESTA: El proponente junto con la oferta deberá anexar por escrito y en documento independiente La garantía técnica debe cumplir con los siguientes requisitos: El proponente junto con la oferta deberá anexar en un documento, la Garantía Técnica para el bien y/o servicio ofrecido. La Garantía Técnica mínima requerida en este proceso, debe amparar los siguientes aspectos: 1. Imperfectos del software en su instalación. 2. Desempeño defectuoso posterior a su instalación. 3. Debe extenderse por un término no menor de dos años 5.2 El término de respuesta a la garantía técnica no debe ser superior a 48 horas, contadas a partir del requerimiento hecho al contratista por parte del ordenador del gasto, previo informe del supervisor, en el evento de que el bien resulte de mala calidad y sin los parámetros de la ficha técnica, para ser remplazado por el contratista. Estarán a cargo del contratista todos los costos en que deba incurrir en el cumplimiento de su deber de garantía. 5.3 El material de reposición debe ser entregado en el mismo lugar de entrega del presente proceso, bajo la misma norma técnica y/o superior a la establecida en el proceso contractual. 6 MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS 6.1 Se deben realizar dos visitas de verificación cada 6 meses durante el tiempo de la garantía después de entregado el recibido a satisfacción
  5. 5. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA Institución.  El precio o precios ofertados deberán incluir todos los costos relacionados con la legalización, impuestos, administración, transporte de los elementos, variaciones monetarias, derechos laborales, prestaciones sociales. El oferente deberá calcular todas estas variables y por lo tanto La Institución no será responsable por reclamaciones.  El contratista no podrá subcontratar, ni ceder total, ni parcialmente el contrato.  El valor ofertado deberá incluir IVA.  La Institución no aceptará ofertas parciales o por ítems.  El oferente solo podrá presentar una oferta.  El Rector realizará la verificación de cumplimiento de las especificaciones técnicas de cada uno de los ítems, sobre las muestras aportadas por los proponentes, o designará al funcionario competente para hacerlo. CONDICIONES Y OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Y DE LA INSTITUCIÓN 2.2. Condiciones Específicas y Obligaciones del Contratista En cumplimiento del objeto contractual, el contratista deberá desarrollar las siguientes condiciones mínimas: En cumplimiento del objeto contractual, el contratista deberá desarrollar las siguientes condiciones mínimas: 1. El oferente debe suministrar el software con los manuales, instructivos e instalarlo en los computadores que la IEM Libertad determine. 2. El contratista deberá capacitar a los funcionarios encargados del área de archivo en el manejo del software contratado. 3. En caso de que el software presente algún defecto o problemas en su uso, el contratista se obligará a acudir dentro de los DOS (2) DÍAS siguientes a su notificación para brindar soporte 4. Atender y acatar los requerimientos del supervisor como enlace directo entre La Institución y el contratista con el fin de ejecutar en debida forma el objeto a contratar.
  6. 6. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA 5. Cumplir con todas las obligaciones inherentes al régimen legal vigente en lo relativo al objeto del presente contrato. 6. El contratista deberá cumplir con el contrato de conformidad con las especificaciones y características técnicas exigidas y la propuesta económica presentada para el proceso, ejecutando las actividades que se encaminen al cabal cumplimiento y ejecución de las obligaciones contractuales. 7. El contratista debe asumir los costos y disponer de los medios de transporte idóneos y necesarios para efectuar la entrega de los bienes objeto del contrato. 8. Informar por escrito al supervisor las quejas, dudas, reclamos y demás inquietudes que puedan surgir en el desarrollo del objeto contractual. Además de las condiciones técnicas establecidas, el Contratista deberá cumplir las siguientes condiciones y obligaciones generales: 1. Cumplir con todas las condiciones y especificaciones técnicas exigidas y señaladas en los estudios previos y en la invitación pública, con sus respectivos anexos y la oferta presentada, los cuales hacen parte integral del contrato. 2. Cumplir con el objeto del presente contrato con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad, lo cual conlleva que no existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno del contratista con La Institución. 3. Asumir todos los impuestos y retenciones que impliquen la prestación del servicio. 4. Informar oportunamente cualquier anomalía o dificultad que advierta en el desarrollo del contrato y proponer alternativas de solución a las mismas. 5. Atender las recomendaciones y sugerencias que hagan el Supervisor y/o Interventor del contrato, cumpliendo sus indicaciones, recomendaciones y las demás que sean inherentes al objeto de la contratación. 6. Cumplir con los pagos correspondientes al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones y ARL), según corresponda, de conformidad por lo establecido por la normatividad vigente, y presentar los respectivos comprobantes de pago originales. 7. Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más y presentarse a la Institución en el momento en que sea requerido por el mismo. 8. Adelantar oportunamente los trámites y cumplir los requisitos para la ejecución y legalización del contrato. 9. Las demás consignadas en el estudio previo y documentos que hacen parte integral del presente contrato.
  7. 7. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA 10.Todas las demás inherentes o necesarias para la correcta ejecución del objeto contractual. 11.Las demás contempladas en el artículo 5 de la Ley 80 de 1993. 2.3. OBLIGACIONES DE LA INSTITUCIÓN : 1. Entregar y brindar al CONTRATISTA la información necesaria y/o que éste requiera, para el adecuado desarrollo y cumplimiento del contrato; 2. Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto contractual, así como velar por el cumplimiento del mismo. 3. Desembolsar al CONTRATISTA el valor del contrato en la forma y condiciones pactadas y señaladas. 4. Realizar la supervisión por parte del Rector con apoyo de la secretaria financiera y el funcionario encargado de Almacén de LA INSTITUCIÓN. 5. Informar oportunamente sobre cualquier modificación que el supervisor detecte o considere necesaria. 6. Expedir la certificación del cumplimiento de las obligaciones del Contratista. 7. Las demás contempladas en el artículo 4º de la Ley 80 de 1993. MODALIDAD DE SELECCIÓN El presente proceso de selección se realizará mediante la modalidad de CONTRATACIÓN DE CUANTÍA COMPRENDIDA ENTRE 8 A 20 SMMLV., que se adelantará de conformidad con lo consagrado en el artículo 41 del Manual de Contratación de la IEM Libertad, indicando el procedimiento que se deberá seguir en desarrollo de los procesos de contratación que se adelanten en virtud de esta modalidad. ANALISIS DEL SECTOR ECONOMICO Y DE LOS OFERENTES ANÁLISIS DEL MERCADO Para determinar el presupuesto oficial de la presente invitación se tomó como referencia los valores que la resolución 2404 del 22 de septiembre de 2017, proferida por la Secretaría de Educación Municipal fijó así:
  8. 8. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA ANÁLISIS DE LA DEMANDA LA INSTITUCIÓN durante los años anteriores no ha contratado la adquisición de los bienes que requiere contratar por lo tanto se toma como análisis de la demanda los valores de las cotizaciones solicitadas, y el presupuesto establecido por la Secretaría de Educación Municipal, descrito antes. ANÁLISIS DE LA OFERTA: QUIÉN VENDE: Podrán participar en el presente procedimiento de selección, quienes estén interesados en presentar propuestas y participar en el proceso de contratación, personas naturales o jurídicas legalmente constituidas cuyo objeto social o actividad económica comprenda el suministro de bines e insumos de papelería y prendas de vestir. En el caso de los Consorcios y de las Uniones Temporales, todos y cada uno de sus integrantes deberán cumplir esta condición. DESCRIPCIÓN DE LA DINAMICA DEL MERCADO: El proponente deberá presentar una propuesta económica, la cual deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar, de conformidad con los estudios previos, la invitación y el presente estudio de sector. Perfil del potencial oferente Prov eedor de mater ias prima s Fabri cant e Impor tador Ensam blador Distri buido r mayo rista Distri buido r minor ista Interm ediario Transp ortador Ot ro: Cu al_
  9. 9. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA X X X ESTUDIO DE MERCADO: Una vez determinado el perfil requerido por el proponente y experiencia, de conformidad con el presente estudio, se estableció que el costo de la presente convocatoria es la siguiente: OCHO MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 8.000.000.oo)  El valor cubre los costos de insumos, materiales, transporte, prestaciones sociales, tasas y contribuciones decretadas por el Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, todos los costos relacionados con la legalización, variaciones monetarias, derechos laborales, prestaciones sociales y todos los demás gastos inherentes al cumplimiento satisfactorio del contrato y por lo tanto LA INSTITUCIÓN no será responsable por reclamaciones.  Un oferente solo podrá presentar una oferta.  El Contratista no podrá ceder ni subcontratar total, ni parcialmente el contrato.  El valor ofertado deberá incluir IVA. PRESUPUESTO OFICIAL Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO JUSTIFICACIÓN DEL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Para calcular el presupuesto oficial destinado a la contratación se tuvo en cuenta los precios del mercado con cotizaciones incluyendo los costos, impuestos y retenciones que se incurren en el objeto a contratar y el análisis del sector y estudio de mercado realizado. VALOR El Presupuesto Oficial del presente proceso se establece en OCHO MILLONES DE PESOS MC ($ 8.000.000.oo) FORMA DE PAGO El valor del contrato será cancelado en UN (1) solo pago, previa legalización del contrato y cumplimiento total del objeto contractual, conforme con la certificación de cumplimiento por parte del supervisor del contrato, y previa presentación de la
  10. 10. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA cuenta de cobro o factura, y el cumplimiento de las normas administrativas y fiscales vigentes. PARÁGRAFO 1º.- Las retenciones, impuestos y descuentos a que haya lugar por el pago de cuentas estarán a cargo del contratista. PARÁGRAFO 2º.- En el evento de terminación anticipada del contrato, solo habrá lugar al pago del suministro efectivamente entregado. PARÁGRAFO 3º.- La Institución no pagará ninguna suma de dinero al contratista mientras este no haya cumplido previamente con los requisitos de legalización del contrato que se celebra. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN Para dar cumplimiento a la invitación pública se tiene como presupuesto oficial la suma de OCHO MILLONES DE PESOS ($8.000.000.oo), los cuales están soportados en la disponibilidad presupuestal: C.D.P. CUENTA FECHA VALOR CDP VALOR PRESUPUESTO OFICIAL 2018000057 110-420- 02235-2 2018-06-18 $8.000.000 $8.000.000 LUGAR DE EJECUCIÓN El objeto contractual se ejecutará en la Institución Educativa Municipal Libertad de la ciudad de Pasto, ubicada en la Carrera 13 No 8-30 Av. Panamericana. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo del contrato será de quince (15) días y empezará a regir a partir de la fecha de cumplimiento de los requisitos de ejecución. GARANTÍAS A LAS OBLIGACIONES. El artículo 41 del Manual de Contratación de la IEM Libertad establece que la Entidad Estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección, en virtud de lo anterior, La Institución con el objeto de garantizar el cumplimiento de las obligaciones por parte del CONTRATISTA, determina exigir: a. Contrato de seguro contenido en una póliza, debe incluir: 1. Cumplimiento del contrato. Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los
  11. 11. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA perjuicios derivados de: (a) el incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista; (b) el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista; (c) los daños imputables al contratista por entregas parciales, cuando el contrato no prevé entregas parciales; y (d) el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria. Suficiencia de la garantía de cumplimiento: La Garantía debe tener una vigencia igual al término de ejecución del contrato y (6) seis meses más. El valor de esta garantía debe ser por el 10% del valor total del contrato. 2. Calidad de bienes: El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizando que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los servicios ofrecidos con ocasión del contrato, o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato. Esta garantía será constituida por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato con una vigencia igual al tiempo de ejecución del contrato y un (1) año más. Nota: 1. Cuando con ocasión de las reclamaciones efectuadas por la Entidad Estatal, el valor de la garantía se reduce, el contratista deberá restablecer el valor inicial de la garantía. 2. Cuando haya lugar a la modificación del plazo o valor consignado en el contrato, el contratista deberá ampliar o prorrogar la garantía única en los términos en que se le señale. Si se negaré a hacerlo, se hará acreedor a las sanciones respectivas, y LA INSTITUCIÓN dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. LA INSTITUCIÓN aprobará la garantía única. En el evento que la garantía única no sea aprobada, el contratista deberá corregirla y ajustarla a lo pactado en el contrato en un término no mayor a dos (2) días hábiles siguientes a su devolución. SUPERVISIÓN La Supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, por lo anterior, y atendiendo al objeto del contrato, la supervisión la ejercerá el Rector de la Institución, quien deberá controlar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con los arts.
  12. 12. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA 4o y 5o de la Ley 80 de 1993 y conforme al artículo 60 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el artículo 11 de la ley 1150 de 2007, de igual manera deberá dar aplicación a las funciones propias de la supervisión establecidas en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011. Igualmente será responsable de recibir los servicios y autorizar los pagos, y responderán por los hechos y omisiones que les fueren imputables en los términos previstos en el artículo 84 de la Ley 1474 y de las demás normas legales y reglamentarias que regulan el ejercicio de la supervisión de los contratos. El Supervisor está autorizado para impartir instrucciones y órdenes al contratista sobre asuntos de su responsabilidad, siempre y cuando las mismas estén sujetas a lo estipulado en el contrato. ANÁLISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO # Clase Fuente Etapa Tipo Descripción Consecuencia de la ocurrencia del evento Probabilidad Impacto Valoración del riesgo Categoría
  13. 13. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA 1 G E E Económi co Fluctuación en los precios del mercado. Desabastecimiento de los bienes o servicios. 1 1 2 Riesgo bajo 2 G E E Socialopolítico Paros, huelgas, ataques terroristas, alteraciones del orden público, que se presenten en el lugar de ejecución del contrato o en las vías de acceso al mismo. Perdida de bienes y servicios no asegurados o no asegurables, retraso en la ejecución del contrato. 2 2 4 Riesgo bajo Actos mal intencionados de terceros. Perdida de bienes y servicios no asegurados o no asegurables. 2 2 4 Riesgo bajo 3 G E E Operacional Cuando se deba extender el plazo del contrato por causas ajenas a la voluntad de la Institución. Retraso en la ejecución del contrato. 2 2 4 Riesgo bajo Cuando se deba extender el plazo del contrato por causas ajenas a la voluntad del Contratista. Retraso en la ejecución del contrato. 2 2 4 Riesgo bajo 4 G E E Riesgosdela naturaleza Eventos naturales imprevisibles en los cuales no hay intervención humana como desastres naturales, temblores, inundaciones Retraso en la ejecución del contrato 2 2 4 Riesgo bajo 5 E E E Riesgos Tecnológicos son los derivados de fallas en los sistemas de comunicación de voz y de datos, suspensión de servicios públicos, nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato, obsolescencia tecnológica Problemas en la ejecución del contrato 3 4 4 Riesgo Alto clase General (G) Fuente Interno (I) Etapa Planeación (P) Probabilidad Categoría Valoración Selección (S) Raro (puede ocurrir excepcionalmente) 1 Contratación (C) Improbable (puede ocurrir ocasionalmente) 2 Específico (E) Externo (E) Posible (puede ocurrir en cualquier momento) 3 Ejecución (E) Probable (Probablemente va a ocurrir) 4 Casi cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias) 5 MITIGACIÓN # Asignación Tratamiento Impacto después del tratamiento Afectaciónalcontrato Persona responsablepor implementarel tratamiento Fechaestimadaen queseiniciael tratamiento Fechaenquese completael tratamiento Monitoreo y Revisión Probabilidad Impacto Valoracióndel riesgo Categoría Comose realizael monitoreo Periodicidad 1 Contratista El contratista deberá abastecerse de los bienes o servicios a proveer. 1 1 2 Riesgo bajo No Supervisor A la suscripción del contrato A la terminación del contrato Requerimientos por parte del supervisor Con cada acta parcial realizada por el supervisor 2 LaInstitución La entidad deberá poner a disposición las a autoridades policivas correspondientes 2 2 3 Riesgo bajo No Supervisor A la suscripción del contrato A la terminación del contrato Requerimientos por parte del supervisor Con cada acta parcial realizada por el supervisor C o nt ra ti st a El contratista deberá 1 1 2 Riesgo No Supervisor A la suscripción del A la terminación Requerimientos Con cada
  14. 14. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA realizar un plan estratégico con el cual pueda cumplir con la ejecución del contrato bajo contrato del contrato por parte del supervisor acta parcial realizada por el supervisor 3 Contratista El contratista deberá ejecutar el contrato en el tiempo adicional establecido 1 1 2 Riesgo bajo No Supervisor A la suscripción del contrato A la terminación del contrato Requerimientos por parte del supervisor Con cada acta parcial realizada por el supervisor Contratista 1 1 2 Riesgo bajo No Supervisor A la suscripción del contrato A la terminación del contrato Requerimientos por parte del supervisor Con cada acta parcial realizada por el supervisor 4 Contratista El contratista deberá ejecutar el contrato en el tiempo adicional establecido 1 1 2 Riesgo bajo No Supervisor A la suscripción del contrato A la terminación del contrato Requerimientos por parte del supervisor Con cada acta parcial realizada por el supervisor 5 Contratista El contratista deberá garantizar la prestación continua del servicio contratado y en las condiciones pactadas 3 4 3 Riesgo alto Si Supervisor A la ocurrencia del hecho A la terminación del contrato Requerimientos por parte del supervisor Con cada acta parcial realizada por el supervisor IMPACTO DEL RIESGO Abrev. Categoría Valoració n Calificación Cualitativa Monetaria I Insignificante 1 Obstruye la ejecución del contrato de manera intrascendente. Los sobrecostos no representan más del 1% del valor del contrato. Mn Menor 2 Dificulta la ejecución del contrato de manera baja, aplicando medidas mínimas se pueden lograr el objeto contractual Los sobrecostos no representan más del 5% del valor del contrato. Md Moderado 3 Afecta la ejecución del contrato sin alterar el beneficio para las partes Genera un impacto sobre el valor del contrato entre el 5% y el 15%. M Mayor 4 Obstruye la ejecución del contrato sustancialmente pero aun así permite la consecución del objeto contractual Incrementa el valor del contrato entre el 15% y el 30%. C Catastrófico 5 Perturba la ejecución del contrato de manera grave imposibilitando la consecución del objeto contractual. Impacto sobre el valor del contrato en más del 30%. Valoración del Riesgo Abrev. Categoría Valoración Calificación Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico 1 2 3 4 5 R Raro (puede ocurrir excepcionalmente) 1 2 3 4 5 6 I Improbable (puede ocurrir ocasionalmente) 2 3 4 5 6 7
  15. 15. INSTITUCIÓN EDUCATIVA MUNICIPAL LIBERTAD PREESCOLAR – BASICA –- MEDIA VOCACIONAL Y ED. NO FORMAL – CERTIFICACIÒN DE CALIDAD ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN DIRECTA Ps Posible (puede ocurrir en cualquier momento) 3 4 5 6 7 8 Pr Probable (Probablemente va a ocurrir) 4 5 6 7 8 9 C Casi cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias) 5 6 7 8 9 10 Categoría del Riesgo Valoración del Riesgo Categoría 8, 9 y 10 Riesgo extremo 6 y 7 Riesgo Alto 5 Riesgo Medio 2, 3 y 4 Riesgo Bajo PAULO EMILIO DÍAZ Rector

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