ieee-uy-2011-06-ORT-mpippolo-gestin_de_riesgos

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La importancia de la gestion de los riesgos en los Proyectos crece día a día, es fundamental contar con herramientas que permitan tomar decisiones para encausar los proyectos y evitar fracasos.
Orador Ing Mario Pippolo PMP, Director de OrbiPM

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ieee-uy-2011-06-ORT-mpippolo-gestin_de_riesgos

  1. 1. Gestión de Riesgos en los Proyectos Ing. Mario Pippolo
  2. 2. Es muy difícil hacer prediccionesespecialmente sobre el futuro Niels Bohr
  3. 3. ProyectosUn proyecto es un emprendimiento temporal paracrear un producto, servicio o resultado único. Fuente: PMBOK Guide, PMI
  4. 4. Objetivos de un proyecto AlcanceTiempo Costo
  5. 5. Chaos Report del Standish Group
  6. 6. Porqué fracasan los proyectos? No hay visión corporativa de la Gestión de Proyectos No existen procesos formales y estándares de gestión de proyectos Falta de capitalización de la experiencia (lecciones aprendidas) Inadecuada gestión del portafolio de proyectos Inadecuada gestión de los riesgos
  7. 7. La Gestión de Riesgos no es Sexy
  8. 8. Riesgo• Evento o condición que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto. Fuente, PMBOK Guide 4ta Ed. PMI
  9. 9. Gestión de riesgosObjetivoMaximizar las probabilidades y consecuenciasde eventos positivos.Minimizar las probabilidades y consecuenciasde eventos negativos Fuente, PMBOK Guide 4ta Ed. PMI
  10. 10. Porqué tenemos riesgos? Requerimientos! Solución! Performance! Plazos! Costos!Recursos! Tecnología!
  11. 11. Como nos afectan los riesgos? Margen Costos Satisfaccion del clienteIncertidumbre Estimaciones Diferencias Cronogramas Performance Calidad
  12. 12. Resolución de Problemas Vs Gestión de Riesgos!• Existe un problema hoy!• Un riesgo es una hipótesis sobre un problema futuro! La Hacer algo con los riesgos es solución de problemas una practiva reactiva y la antes de que los mismos Gestión de Riesgos es se presenten proactiva.
  13. 13. Gestión de Problemas vs. Gestión de Riesgos• Gestión de Problemas (Reactivo) – Ante una persona que me está apuntando con un arma, • como esquivar el disparo • desviar la bala • reparar los daños• Gestión de riesgos (Proactivo) – Evitar confrontarse con el agresor.
  14. 14. RiesgoUn riesgo tiene una o más causasy si se produce tiene uno o más impactos
  15. 15. Como responder a los riesgos• Plan de acción para eliminar o mitigar la probabilidad de que el riesgo ocurra o para aumentar la probabilidad de que una oportunidad se presente.• Plan de acción para mitigar el impacto del riesgo o aumentar el de una oportunidad.• Plan de acción para gestionar la situación resultante del evento.
  16. 16. Gestión de riesgos• Proceso formal de identificar y analizar los riesgos y la consecuente gestión para eliminar, reducir o abordar dichos riesgos.
  17. 17. Necesitamos un proceso IdentificarInputs Planificar Analizar Monitorear y controlar Responder Cuantificar
  18. 18. Si empieza uno con certezas acabará condudas; pero si se conforma en comenzar condudas, conseguirá terminar con certezas. Francis Bacon
  19. 19. Planificación de la gestión de riesgos• Crear el plan de gestión de riesgos para un proyecto en particular• Adaptar las políticas y procedimientos de gestión de riesgos de la organización a los requerimientos de este proyecto en particular.• Algunas cosas a tomar en cuenta: – Naturaleza del proyecto: Llave en mano o tiempo y material. – Experiencia del equipo de proyecto. – Criticidad: por los montos, plazos, impactos, etc. – Stakeholders: críticos, difíciles, externos, desconocidos, etc. – Tecnología: estable, nueva, conocida por el equipo, etc.
  20. 20. Identificación de los riesgos• Brainstorming• Entrevistas• Checklists y Cuestionarios• “Templates” y portafolios de riesgos de proyectos anteriores• Diagramas de Ishikawa (espina de pescado)• Análisis FODA• Consulta a expertos F O Lo más temprano posible D A
  21. 21. Identificación de los riesgos Posibilidad de mitigar el riesgoInicio Planificación Ejecución Fin
  22. 22. Checklist SubContrato• Existen requerimientos formales? Están claros?• El éxito del proyecto depende del resultado de otros proyectos?• Los subcontratistas tienen a su vez subcontratistas?• El proyecto es sensible a eventos políticos?• Hay soporte local para los productos tecnológicos?• Existen ítems inaceptables en el pliego de condiciones?• La estructura de los subcontratistas es compatible con los compromisos asumidos por estos?• Tenemos información del contexto en el cual trabajan nuestros subcontratistas?• Está la propuesta de los sucontratistas clara?• Necesitamos traducir la solución? Fue presupuestado?• Hay referencias mencionadas en su propuesas? Conocemos dichas referencias? Fueron visitadas?• Están definidos los hitos, puntos de decisión, etc.?• Se definieron las condiciones del mantenimiento/garantía?• Existe una infraestructura adecuada para la ejecución del proyecto?• Es adecuado el cronograma?• Cuan dependientes somos de nuestros contratistas para la ejecución del proyecto?
  23. 23. Checklist Técnica• Los componentes de la solución fueron probados y están funcionando?• Existe migración de datos? Hay un responsable asignado para esta?• Hay muchas interfaces con sistemas legados?• Se necesita desarrollo o customización de software?• Se han hecho demostraciones de la solución?• Existe un plan de ejecución definido? Es viable? Tiene criterios de aceptación claros?• Es necesario alta disponibilidad? Plan de contingencia?• Fue analizado el impacto organizacional/cultural de la solución?• Los integrantes del proyecto conocen la solución?• Existe un responsable de la carga de datos?• Se hizo un sizing adecuado?• Existe plan de capacitación? Es adecuado?• Están las especificaciones funcionales?
  24. 24. Diagrama Causa-Efecto PROCESO RR.HH PARTNERS Detección Externos tardía de errores Restructura Baja ProductividadCambios sin Equipocontrol Internos Pérdida de Desmotivado Gestión pobre Personal Clave de proyectos Solución Entregada Tarde Tecnología Niveles de Negociación de contrato Expectativa Deadline Irreal Deadline Irreal Estimaciones OtrosExperiencia ESTIMACIONES USUARIO
  25. 25. Registrar riesgos (Portafolio) ANALISIS DE RIESGOS Nombre del Proyecto: Fecha: ID - Identificador Numérico del Riesgo Costo. Prob. * Riesgo Risk Item - describe el problema potencial Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente Calificación del Riesgo - 1-5 Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo Loss - Perdida potencial Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgoID Risk Item Calif. Prob Loss Costo Causas Impacto Risk Management Approach ResponsableRiesgos asociados al desarrollo 0 0 0 0 0 0Riesgos asociados a la tecnología 0 0Riesgos asociados a la gestión del proyecto 0 0 0 0 TOTALES 0
  26. 26. Análisis de Riesgos• Evaluación “subjetiva” de la probabilidad e impacto de cada riesgo• Crear una lista corta de riesgos determinando los riesgos más críticos que luego serán cuantificados y planificadas sus respuestas• Decisión Go/no Go• Selección de proyectos del portafolio• Análisis de riesgos no cuantificables
  27. 27. Matriz de probabilidad-impacto 8 7 6Probabilidad 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Impacto
  28. 28. Cuantificación de los riesgos• Probabilidad de la ocurrencia del riesgo – 0-100% que determina la incertidumbre de ocurrencia del evento – Cerca de los límites, certidumbre de ocurrencia o no ocurrencia del evento.• Impacto del riesgo – Consecuencia cuantificable del riesgo
  29. 29. EstadísticasLa próxima entrega del proyecto depende de 4tareas, cada una de ellas con un 82% deprobabilidad de terminar en tiempo.¿Cuál es la probabilidad de entregar en plazo?0,82*0,82*0,82*0,82=0,52 52% Chance 50/50 de entregar en plazo
  30. 30. Probabilidad• Herramientas. – Experiencias anteriores – Datos estadísticos – P.E.R.T. – Delphi – Simulación
  31. 31. Impacto del riesgo• Costo asociado al evento: mayores recursos, equipamiento adicional, penalidades, cambio de proveedores, atrasos en acceso al mercado, etc.• Herramientas: – El costo es preciso – Árboles de decisión – P.E.R.T. – Simulación – Delphi – Entrevistas
  32. 32. Árbol de decisión USD 0K Valor Esperado 1000K+12K=1012K 12% Atraso USD 12K USD 100KDecisión de agregar o norecursos al proyecto Valor Esperado 1030K
  33. 33. Como cuantificar el riesgo?Costo del impacto del riesgo = $rProbabilidad del evento = p%Valor del riesgo = $r x p%Riesgo total = $( (r1 x p1) + (r2 x p2) + .......(rn x pn) )
  34. 34. Registrar valor del riesgo ANALISIS DE RIESGOS Nombre del Proyecto: Fecha: ID - Identificador Numérico del Riesgo Costo. Prob. * Riesgo Risk Item - describe el problema potencial Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente Calificación del Riesgo - 1-5 Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo Loss - Perdida potencial Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgoID Risk Item Calif. Prob Loss Costo Causas Impacto Risk Management Approach ResponsableRiesgos asociados al desarrollo 0 0 0 0 0 0Riesgos asociados a la tecnología 0 0Riesgos asociados a la gestión del proyecto 0 0 0 0 TOTALES 0
  35. 35. ImpactoRanking de riesgos 100.000 No presente Preocupación 50.000 Riesgo bajo Riesgo medio 10.000 Riesgo Alto 1.000 Riesgo Inaceptable Presente 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Probabilidad de ocurrencia (%)
  36. 36. Organizar• Organizar riesgos en grupos. (Risk Breakdown Structure). – Estratégicos Proyecto – Contractuales Tecnológicos Externos Estratégicos Contractuales …etc. – Tecnológicos Especifica- ciones Proveedores Dependencias Penalidades .......... Leyes y – Infraestructura Recursos Compromisos .......... Externos Interfases regulaciones Mercado Inversión Limitaciones .......... – Financieros Confiabilidad Cliente Prioridades – Estado del Etc. Calidad TiempoAsignar responsables
  37. 37. Organizar los riesgos ANALISIS DE RIESGOS Nombre del Proyecto: Fecha: ID - Identificador Numérico del Riesgo Costo. Prob. * Riesgo Risk Item - describe el problema potencial Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente Calificación del Riesgo - 1-5 Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo Loss - Perdida potencial Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgoID Risk Item Calif. Prob Loss Costo Causas Impacto Risk Management Approach ResponsableRiesgos asociados al desarrollo 0 0 0 0 0 0Riesgos asociados a la tecnología 0 0Riesgos asociados a la gestión del proyecto 0 0 0 0 TOTALES 0
  38. 38. Hacer algo con los riesgos!
  39. 39. Como responder a los riesgos• Plan de acción para eliminar o mitigar la probabilidad de que el riesgo ocurra o para aumentar la probabilidad de que una oportunidad se presente.• Plan de acción para mitigar el impacto del riesgo o aumentar el de una oportunidad.• Plan de acción para gestionar la situación resultante del evento.
  40. 40. Como responder Impacto a los riesgos 100.000No presentePreocupación 50.000Riesgo bajoRiesgo medio 10.000Riesgo Alto 1.000Riesgo InaceptablePresente 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Probabilidad de ocurrencia (%)
  41. 41. Eliminar o disminuir la probabilidad• Seguros• Agregar más recursos• Manejar alternativas (varios proveedores)• Cambiar tecnología• Adelantar tareas o hitos• Cambiar el Gerente de Proyecto• ¿Tienen a quien echarle la culpa?
  42. 42. Disminuir el impacto• Seguros parciales• Generar planes de contingencia• Compartir el riesgo (tercerizar una parte)• Manejar alternativas (varios proveedores)
  43. 43. Plan de gestión del impacto• Ejecutar contingencia• Presupuesto de riesgos• Aplicar recursos alternativos• Contratar proveedor alternativo• Aceptación
  44. 44. Presupuesto de riesgos• Costo residual de mitigación = $m• Costo residual del impacto = $r• Probabilidad del riesgo mitigado = p%• Valor del riesgo mitigado (mrv) = ($r x p%) + $m• Presupuesto de riesgos = mrv1 + mrv2 + .......mrvn• Costo proyecto = presupuesto original+ presupuesto riesgo• Costo proyecto = presupuesto original+ ∑$m + ∑($r x p%) Fijo Variable
  45. 45. Reserva de gestión• Reserva de Gestión (management reserve) – Monto asignado al proyecto para gestionar los riesgos o eventos no previstos que se presenten en ejecución y no estén en el Portafolio de Riesgos. – Gestión de “Unknown Unknowns”• Costo Total = Costo del Proyecto + Reserva de Gestión
  46. 46. Presupuesto de Riesgos• Presupuesto de riesgos < 15%• Si el presupuesto de riesgos es mayor a 15% – Re-planificar generando acciones pro-activas dentro del plan para disminuir el riesgo – Recolectar mayor información – ¿Vale la pena?
  47. 47. Respuestas a los riesgos ANALISIS DE RIESGOS Nombre del Proyecto: Fecha: ID - Identificador Numérico del Riesgo Costo. Prob. * Riesgo Risk Item - describe el problema potencial Causas - Evento que provoca que el riesgo se presente Calificación del Riesgo - 1-5 Consecuencias - Daño provocado si el riesgo se confirma Prob - probabilidad de que se produzca el efecto Risk Mngmt aproach - acción planificada para mitigar el riesgo Loss - Perdida potencial Responsable: Persona que controla y gestiona cada riesgoID Risk Item Calif. Prob Loss Costo Causas Impacto Risk Management Approach ResponsableRiesgos asociados al desarrollo 0 0 0 0 0 0Riesgos asociados a la tecnología 0 0Riesgos asociados a la gestión del proyecto 0 0 0 0 TOTALES 0
  48. 48. Gestión de riesgos• Monitorear y Controlar• Comunicar• Retornar a Identificación y Análisis Periódicamente
  49. 49. Gestión de riesgos Monitoreo y control de riesgos• Monitorear y registrar impactos de riesgos presentes• Implementar el plan de respuesta a los riesgos• «Cerrar» riesgos cuyo evento ya no puede ocurrir o ya ha sucedido• Revisar la probabilidad e impacto para cada riesgo• Identificar, invocar y controlar acciones de mitigación
  50. 50. Monitoreo y control de riesgos• Gestionar el presupuesto de riesgos• Identificar nuevos riesgos• Actualizar el portafolio de riesgos• Refinar y actualizar el plan de respuesta a los riesgos• Mantener a los involucrados informados• Lecciones aprendidas Esta etapa es sencilla….. siempre y cuando las anteriores se hayan realizado correctamente.
  51. 51. Indicador de estado del proyecto+3 Valor actual de riesgos < 50% del presupuesto de riesgos+2 Valor actual de riesgos < 75% del presupuesto de riesgos+1 Valor actual de riesgos < presupuesto de riesgos0 Valor actual de riesgos = presupuesto de riesgos-1 Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos-2 Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos + 15%-3 Valor actual de riesgos > presupuesto de riesgos + 30% Valor actual Presupuesto de los riesgos de Riesgos $ $
  52. 52. Conclusiones• Siempre estamos afrontando estimaciones• Proceso de Análisis y Gestión de Riesgos debe ser aplicado a todos los proyectos grandes y chicos• Para cada proyecto debe ser definido un nivel de riesgo razonable y aceptable• Focalizar en los riesgos mayores (top 10)• Diferenciación entre mala suerte/gestión y buena suerte/gestión• Analizar lecciones aprendidas.
  53. 53. ConclusionesEl riesgo de un proyecto es producto de sugrado de innovación, su complejidad,viabilidad de los plazos exigidos y en quemedida el producto cambiará el negocio
  54. 54. • Una persona ilustrada no debe buscar más precisión que la que permita la naturaleza misma del objeto de estudio. Aristóteles• El futuro tiene muchos nombres; para los débiles es lo inalcanzable, para los temerosos es lo desconocido y para los valientes es la oportunidad. Victor Hugo
  55. 55. Nos enfocamos en proveer capacitacióny entrenamiento de alto nivel académicoy contenido práctico, eficiente einnovador, que constituya una vivenciaintegral y no sólo la trasmisión delconocimiento
  56. 56. Nuestros Cursos/Workshops• Curso de Preparación Intensiva Examen PMP / • Programa de Gestión y Liderazgo (PGL©) CAPM Instructor = Enrique Cappella, PMP y asociados 4 sesiones de 9 hrs. cada una, de 9 a 18 hrs. 11 a 13 Julio 2011 // 8 a 10 Agosto 2011 // 5 a 7 Setiembre 2011 36 horas • Evaluación Financiera de Proyectos• Workshop - Earned Value como medio de Nivel = Avanzado Proyectos Exitosos 3 sesiones de 3 hrs. cada una, de 18 a 21 hrs. Workshop - Gestión Eficiente de Riesgo 9 horas (incl. pausas) / 7 PDUs Nivel = Medio Instructor = Ing. Mario Pippolo, PMP• Workshop - Cómo crear una Oficina de Proyectos Instructor = Alfonso Bucero, PMP • Introducción a la dirección de proyectos Dictado en conjunto con IAAP 2 sesiones de 8 hrs. cada una, de 9 a 18 hrs. 1 y 2 de Agosto 2011 - 18 horas (incl. almuerzos) / 16 PDUs• Gestión de los Requisitos Instructor = Alfonso Bucero, PMP 2 sesiones de 9 hrs. cada una, de 9 a 18 hrs. 3 y 4 de Agosto 2011 - 18 horas (incl. almuerzos) / 16 PDUs
  57. 57. mario.pippolo@orbipm.com www.orbipm.com

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