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Toolbeschreibung: OPERA

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OPERA ist eine von Innotiimi entwickelte Methode für eine effiziente Zusammenarbeit in Besprechungen oder in Gruppen. In OPERA wird eine systematische Arbeitsweise mit einem kreativen Prozess zur Lösung von Problemen kombiniert.

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Toolbeschreibung: OPERA

  1. 1. www.integratedconsulting.at 1 OPERA Toolbeschreibung
  2. 2. www.integratedconsulting.at 2 Teilnehmer optimale Größe 10–20 Personen (max. 20 Personen entsprechen 10 Paarungen pro OPERA Board). OPERA IN A NUTSHELL Dauer 60–120 Minuten je nach Leitfrage und Anzahl der Teilnehmer. Moderation 1 Moderator, der den Workshop leiten wird. Ausgangssituation und Ziele O P E R A ist eine von Innotiimi entwickelte Methode für eine effiziente Zusammenarbeit in Besprechungen oder in Gruppen. In OPERA wird eine systematische Arbeitsweise mit einem kreativen Prozess zur Lösung von Problemen kombiniert. Zusammen liefern diese ein gemeinsam entwickeltes Bild durch sichtbare Ergebnisse, die auf dem Wissen und den Erfahrungen der einzelnen Teilnehmer aufbauen. Dieser partizipative Prozess unterstützt die aktive Einbindung aller Teilnehmer und erhöht die Identifikation mit dem Ergebnis. Allzu oft nehmen in Besprechung viele Teilnehmer nicht aktiv an der Diskussion teil oder driften vom Kernthema ab sowie viele Meetings an einem schlechten Zeitmanagement leiden und am Ende nur ein kleiner Teil das Gruppenergebnis befürwortet und in Folge unterstützen wird. Was macht OPERA so einzigartig? • Alle Teilnehmer arbeiten aktiv mit. • Die Teilnehmer fühlen den Unterschied und können ihre ganze kreative Energie entfesseln. • Irrelevante Diskussionen werden durch ein systematisches Vorgehen und konsequentes Zeitmanagement vermieden. • Die Methode bringt ein gemeinsam erarbeitetes Gruppenergebnis. • Die Besprechung liefert ein sichtbares Ergebnis auf dem OPERA Board. • Negative Kritik wird durch eine positive Selektion der Gruppenergebnisse ausgehebelt. • Auf unterschiedliche Persönlichkeitstypen (introvertiert-extrovertiert) wird gleichwertig Rücksicht genommen.
  3. 3. www.integratedconsulting.at 3 Own suggestions. Eigene Vorschläge. 1 Jeder Teilnehmer erarbeitet für sich Antworten auf die ausgehende Leitfrage und bringt diese in seinen Worten zu Papier. Pair suggestions. Paarweise Vorschläge. 2 Explanation. Erklärung. 3 Ranking. Bewertung. 4 Arranging. Gruppierung. 5 Paarweise werden die Vorschläge vorgestellt, diskutiert und weiter- entwickelt. Abschließend werden 1-4 Vorschläge auf Papier und OPERA Board festgehalten. Jede Paarung stellt die eigenen Vorschläge der Gruppe kurz vor, die aufmerksam zuhört. Es erfolgt kein gleichzeitiges Clustering der Vorschläge oder eine Bewertung. Jedes Paar wählt die wichtigsten Vorschläge, basierend auf einem Bewertungssystem. Nicht mehr als ein Vorschlag darf von den eigenen miteinbezogen werden. Basierend auf dem Bewertungssystem wird ein Clustering vorgenommen. Zu jedem Cluster werden Überschriften gesucht und in weiterer Folge konkrete Maß-nahmen abgeleitet. OPERA IN A NUTSHELL 5-10 Minuten. 10-15 Minuten. 10-20 Minuten. 5-10 Minuten. 15-30 Minuten. Leitfrage vorbereiten Bevor mit OPERA begonnen werden kann, muss eine treffende Fragestellung erarbeitet werden. Basierend auf dieser werden Ideen oder Maßnahmen als Vorschläge durch den OPERA Prozess entwickelt, strukturiert, bewertet und entschieden. Um die richtige Frage am Beginn auszuarbeiten, kann es hilfreich sein, sich über das erwartete Ergebnis der Besprechung Gedanken zu machen: OPERA meeting 1. Was sind die nächsten Schritte nach der Besprechung? 2. Was ist das erwartete Ergebnis der Besprechung? 3. Welche Leitfrage führt zum erwarteten Ergebnis? Zeitverlauf
  4. 4. www.integratedconsulting.at 4 1 Hinweise für den Moderator: • Achten Sie darauf, dass jeder genügend Papier und einen Stift parat hat. • Als Moderator halten Sie sich im Hintergrund, kehren zu Ihrem Sitzplatz zurück und lassen die Gruppe ungestört arbeiten. • Halten Sie ein Auge auf die Teilnehmer und unterbinden Sie Gespräche oder Störungen von außen. OWN SUGGESTIONS – EIGENE VORSCHLÄGE Als Moderator sollten Sie die Anweisungen so klar und präzise wie möglich geben: ● „In der ersten Phase, der O-Phase, denkt jeder Teilnehmer über die Leitfrage für sich nach. Sie haben fünf Minuten Zeit, um sich selbständig mit der Fragestellung zu beschäftigen.“ ● „In dieser Phase ist es wichtig, dass jeder ungestört und in Ruhe arbeiten kann, sodass Sie durch niemanden gestört werden. Sie werden genug Möglichkeit haben in der nächsten Phase miteinander zu sprechen.“ ● „Bitte schreiben Sie Ihre Vorschläge auf ein Blatt Papier.“ ● „Ist jedem klar was zu tun ist? Dann kann es losgehen und jeder hat für sich fünf Minuten, um .... ab jetzt.“ 5 - 10 Minuten Eingehen auf die verschiedenen Persönlichkeitstypen: • Introvertierte Persönlichkeitstypen bekommen in dieser Phase die Möglichkeit sich auf die Fragestellung einzuarbeiten ungestört vorzubereiten. • Extrovertierten Persönlichkeitstypen werden gezügelt, um den anderen die Gelegenheit zu geben sich ungestört vorzubereiten. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
  5. 5. www.integratedconsulting.at 5 2 Hinweise für den Moderator: • Bilden Sie 2er Gruppen aus allen Teilnehmern. Bei einer ungeraden Anzahl ist eine 3er Gruppe erlaubt. Nehmen Sie eine Gruppeneinteilung vor, falls sich die Gruppen nicht selbständig bilden. • Machen Sie die Teilnehmer rechtzeitig vor Ablauf der Zeit darauf aufmerksam die Vorschläge auf Papier zu bringen. • Werden die Vorschläge abschließend auf das OPERA Board geklebt ist die Reihung der Vorschläge am Board anhand der eingangs eingeteilten Gruppen vorzunehmen. • Nach dieser Phase liegt das Gruppenbild zur Fragestellung am OPERA Board vor. PAIR SUGGESTIONS – PAARWEISE VORSCHLÄGE Die ausgearbeiteten Vorschläge der einzelnen Teilnehmer werden nun in 2er Gruppen weiterentwickelt und konkretisiert. Abschließend werden diese sichtbar auf einem OPERA Board aufgeklebt: ● „Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Partner zusammen und diskutieren Sie die Vorschläge, die Sie erarbeitet haben. Anfangs redet nur einer und der andere hört zu und danach tauschen Sie die Rollen.“ ● „Abschließend wählen Sie gemeinsam drei Vorschläge, die Sie für die Wichtigsten halten. Bitte nehmen Sie dazu drei leere Blatt Papier und einen Stift. Notieren Sie bitte pro Blatt nur einen Vorschlag und denken Sie daran jeden Vorschlag klar und präzise zu formulieren.“ ● „Nachdem Sie die drei Blätter Papier mit Vorschlägen vorbereitet haben, würde ich Sie bitten diese gemäß den Gruppen auf dem OPERA Board zu kleben.“ ● „Sie haben zehn Minuten, um die Vorschläge paarweise zu diskutieren. Sind jedem die Anweisungen klar? Dann kann es jetzt losgehen.“ 10 - 15 Minuten 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
  6. 6. www.integratedconsulting.at 6 3 Hinweise für den Moderator: • Der Moderator liest laut und deutlich den Vorschlag vor und die jeweilige Gruppe erklärt diese in Kürze. • Bei einer großen Teilnehmeranzahl lassen Sie die jeweilige Gruppen vor das OPERA Board kommen, während die anderen Teilnehmer um das Board sitzen oder stehen. • Unterbinden Sie ausschweifenden Diskussionen während der Erklärung. Erlauben Sie es nur solange es zum Verständnis der Erklärung des Vorschlags nötig ist. • Machen Sie nach jedem Vorschlag eine kurze Pause indem Sie sich bedanken. • Der Moderator selbst gibt keine wertende Stellung zu den Vorschlägen ab. EXPLANATION – ERKLÄRUNG Nachdem die Vorschläge am OPERA Board geklebt wurden liegt nun ein erstes Meinungsbild der Gruppe zur Leitfrage vor. Nun stellt jede Gruppe ihre Vorschläge in Kürze allen Teilnehmern vor: ● „Der Moderator wird jeden Vorschlag pro Gruppe einzeln vorlesen und die jeweilige Gruppe erläutert diesen daraufhin. Bitte erklären Sie den anderen, was Sie damit meinen und die Gründe für diesen Vorschlag. Sie haben für jeden Vorschlag etwa 30 bis 60 Sekunden.“ ● „Während jede einzelne Gruppe die Erklärungen präsentiert, versuchen Sie bitte aufmerksam jedem Vorschlag zu folgen und unterlassen Sie etwaige Kommentare, außer Verständnisfragen.“ ● „Nach dieser Phase bekommen Sie die Gelegenheit aus all diesen Vorschläge die wichtigsten zu bewerten.“ 10 - 20 Minuten 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
  7. 7. www.integratedconsulting.at 7 4 Hinweise für den Moderator: • Bereiten Sie die nötigen Materialen für die Bewertung vor, ob mit rotem Stift oder Bewertungspunkten. • Befestigen Sie ein leeres Blatt Papier auf dem Board und schreiben Sie mit einem roten Filzstift + + + / + darauf. Jedes Paar hat vier Bewertungspunkte zur Verfügung. • Von den vier Bewertungspunkten darf nur einer für die eigenen Vorschläge vergeben werden. • Lassen Sie die Teilnehmer anfangs die Bewertung überlegen und erst in den letzten fünf Minuten wird die Bewertung gleichzeitig von allen am OPERA Board vorgenommen. RANKING – BEWERTUNG Ein wesentliches Element von OPERA ist die nun stattfindende vorrangige Bewertung aller Vorschläge der soeben präsentierten Erklärungen. Erst im fünften und letzten Schritt werden die Vorschläge gruppiert: ● „Nun kommen wir zur Bewertung der präsentierten Vorschläge. Sinn und Zweck der Bewertung ist das sichtbar machen des Meinungsbildes der Gruppe, welche Vorschläge die wichtigsten sind.“ ● „Besprechen Sie gemeinsam mit Ihrem Partner, welche Vorschläge die vier wichtigsten auf dem OPERA Board sind. Sie dürfen nur einen Ihrer Vorschläge selbst wählen.“ ● „Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, markieren Sie jeden ausgewählten Vorschlag mit einem roten Aufkleber. Wie auf diesem Blatt Papier (+++/+) gezeigt, haben Sie ein Maximum von vier roten Aufklebern zur Verfügung.“ ● „Treffen Sie nun gemeinsam ihre Auswahl der Vorschläge. Erst in den letzten Minuten bitte ich Sie die Bewertung mit allen gleichzeitig am OPERA Board vorzunehmen.“ 5 - 10 Minuten Ideen mit 0 Punkten / ohne Bewertung: • Jene Ideen die keine Punkte oder Bewertung erhalten haben, werden nach Abschluss der R Phase vom OPERA Board entfernt und für die abschließende Dokumentation getrennt aufgehoben. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
  8. 8. www.integratedconsulting.at 8 5 Hinweise für den Moderator: • Die A-Phase ist die herausforderndste für die Moderation, da nun die bewerteten Vorschläge nach Themenblöcken passend zur Leitfrage gruppiert werden müssen. • Beginnen Sie die Vorschläge mit den meisten Punkten oben links anzuordnen und fragen Sie sich anhand der bewerteten Vorschläge durch, ob diese bereits ein bestehender oder neuer Themenblock sind. • Bei Unklarheiten zu einem Vorschlag kann die ursprüngliche Gruppe diesen nochmal erklären, damit er sinnvoll zugeordnet werden kann. ARRANGING – GRUPPIERUNG Der Moderator arbeitet als Tool der Gruppe und lässt sich von dieser anleiten, um die bewerteten Vorschläge zu gruppieren: ● „Unsere nächste Aufgabe ist es, die Vorschläge nach Themenblöcken zu gruppieren. Der Moderator benötig dazu ihre Hilfe. Zuerst wird Platz auf dem OPERA Board geschaffen, indem Vorschläge, die keine Unterstützung in Form von Bewertungspunkten erhalten haben, Beiseite gelegt werden.“ ● „Um die wichtigsten Vorschläge hervorzuheben, werden diese an der linken Oberseite des OPERA Boards aufgeklebt, beginnend mit jenem Vorschlag, der die meisten Bewertungspunkte erhalten hat.“ ● „Sieht jemand weitere Verknüpfungen von nicht zugeordneten Vorschlägen zu den vorhandenen Themenblöcken?“ Sind für alle Vorschläge einzelne Themenblöcke gefunden worden, geben Sie diesem eine Überschrift. Die Überschrift kann aus einem Wort oder einer Phrase aus einem Vorschlag des Themenblocks getroffen werden. Basierend auf den Überschriften der Themenblöcke lässt sich die eingangs formulierte Leitfrage abschließend beantworten. Für das weitere Vorgehen kann gleich im Anschluss ein erster grober Maßnahmenplan (wer | was | bis wann) erstellt werden. 15 - 30 Minuten 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
  9. 9. www.integratedconsulting.at 9 HINTERGRUNDINFORMATIONEN UND TIPPS Hintergrundinformationen OPERA wurde von Innotiimi als eine effiziente Methode zur Gruppenarbeit entwickelt. Als eine Ergebnis der E Phase liegt die Sichtweise der gesamten Arbeitsgruppe zur eingangs gestellten Leitfrage vor, das in Folge durch die Bewertung und Gruppierung verdichtet wird. Es ermöglicht die Energie der gesamten Gruppe freizusetzen und den Fokus auf jenes Tun zu legen, das in erster Linie relevant ist, um die Ideen in weiterer Folge umzusetzen. Tipps für Moderatoren In den einzelnen OPERA Phasen gibt es vielerlei Flexibilität in der Anwendung: ● In der Ranking Phase kann die Punktevergabe ebenso mit weniger oder mehr Punkten erfolgen. Das steht dem Moderator frei, auf was im spezifischen Fall der Fokus gelegt werden soll. ● Häufig werden die O P E Phasen selbständig genutzt, um beispielsweise in einer Gruppe eine Ideengenerierung vorzunehmen.

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