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袋井市Bpr研修(第4回)

自治体変革PJ-DX 旧バージョンの資料 その3

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袋井市Bpr研修(第4回)

  1. 1. 袋井市BPR研修 第4回研修
  2. 2. CivicTechLab. アジェンダ Icebreaker 9:00-9:10 振り返り 9:10-9:15 否定的レビュー会 9:15-9:55 できない理由の明確化 9:55-10:20 痛みに対応するためには? 10:20-11:00 外部の人に聞いてみよう! 11:00-11:10 メンターにボコボコにしてもらう 11:10-11:30 直すべき点を考える 11:30-12:00
  3. 3. CivicTechLab. Icebreaker 9:00-9:10
  4. 4. CivicTechLab. BPRをする際に 考え抜いたアイデアが、達成することが第一。 自治体の枠を抜けて、市民に対して、団体に対して価値があるか。 1. 自分たちで考え抜いた案を 調べたら、他に似た事例が あっても当然いい。 先進的にやっている事例や 先例と同じことを検討できた ことが大事。 既にあるなら 安く導入すればいいのだから。 2. サービスデザイン12カ条を 思い出そう システムを作りすぎない 突飛なことをするのがBPRでは ないしDXでもない 今あるものを組み合わせ できるのであればそれでいい。 3. それでも、世の中にない ものであれば・・・ さあ、新しい価値を作ろうか それも一つのBPRでDX。
  5. 5. CivicTechLab. 振り返り 9:10-9:15
  6. 6. CivicTechLab. 発表用のワークシート デジタル要素 業務改革 (ルール、仕組み) 市民 ・24時間受付 ・どこでも確認 行政 ・転記ミス・ チェックの削減 ・振り込み業務の 高速化 ・個人情報の管理 その他 ・電子申請のルールの 策定 現行ストーリー あるべき姿 時間的効果 Xxx時間 金額的効果 Xxx円 「今までこういう 業務で郵送・複数入力が ネックでした」 「あるべき姿では電子申 請とすることでデータを 活用し工程削減」 「市民に対する価値は24時間受付・回答と素早い振り込 みで、行政に対する価値はミスと申込不備の削減、 その他の価値は市民の電子サービスの広報です。」 「効果はxx時間削減、 xx円削減になりまし た。」 郵送 受け取り・チェック PC入力 確認 銀行振り込み入力 振り込み通知送信 電子申請 チェック 振り込み入力 情報確認サイト WS
  7. 7. CivicTechLab. 否定的レビュー会 9:15-9:55 これから、各チームの提案者を決めて5分間で別のチームへ 自分のプランを5分間で説明してもらいます(発表者だけが移動する)。 → プレゼンなら任せろ!の担当者出番ですよ。 内容を聞くチームは、例えば、こんな役割を持って、否定的な意見を 5分間で返却してください。否定的な意見がないということは、その業 務を受け入れOKってことになります。 • 財政部長、企画部長、該当部門の課長、市長、市民 まずは、ここから5分間で前回の発表用のワークシートも使いながら 説明ができるようにしましょう。 • そもそもの課題は何か • それに対しての何をどのように変えるのか • どんな効果があるのか WS
  8. 8. CivicTechLab. 否定的レビュー会 9:15-9:55 1周目 提案者のグループ 発表先のグループ Aチーム Bチーム Bチーム Cチーム Cチーム Dチーム Dチーム Eチーム Eチーム Fチーム Fチーム Aチーム
  9. 9. CivicTechLab. 否定的レビュー会 9:15-9:55 2周目 提案者のグループ 発表先のグループ Aチーム Dチーム Bチーム Eチーム Cチーム Fチーム Dチーム Aチーム Eチーム Bチーム Fチーム Cチーム
  10. 10. CivicTechLab. 否定的レビュー会 9:15-10:00 発表者はチームに戻り、チーム内でフィードバックを共有する(10分) どんな意見が多かったのか、単なる思いつきか、理論だっているか 確かに壁となるものか、その辺りを整理しましょう。
  11. 11. CivicTechLab. できない理由の明確化 10:00-10:20 プランの中でできないことについて「前提」「制約」はないですか? できないと諦めていることについて整理しましょう。 スパン データ的要因 技術的要因 法的要因 組織的要因 個人的要因 短期的 (1年以内) 中期的 (4年以内) 長期的 WS デジタル化した データがない 教育が 全体に行き渡っ てない 今の仕事を 変えたくない ハンコの問題 が・・・・ 規則があって ダメダメ 一人一台 端末を 配布できる? スマフォ利用率 95%? 縦割りじゃなく て横割りの組織 を。
  12. 12. CivicTechLab. 痛みに対応するためには? • 痛み(リスク)の対応方法を考える • リスクの軽減 → 大部分はICTで対応するが、人系の窓口も残す • リスクの回避 → 克服する手段を考える(痛みの原因をなくす) • リスクの転嫁 → 民間委託など、自治体自身ができない場合は転嫁 • リスクの受容 → 超レアケースなど、その場合には人が個別処理する 痛みに対応するためには? 10:20-11:00
  13. 13. CivicTechLab. 痛みに対応するためには? 10:20-11:00 リスクへの対応方法検討 リスクの回避 リスクの転嫁 リスクの軽減 リスクの受容 WS やっぱりやれる デジタル化で 解決する 民間委託できれ ばできるならそ れも手 10%だけは例外 だから手作業で やる。あとは自 動化。 レアケースはヒ トがやる システムの障害 は保険でカバー 変えられる条 例・仕組みは変 える ルールを簡素化 して、仕組みに 合わせる 法令改定まで準 備はしつつ、待 つ
  14. 14. CivicTechLab. 構築系 〜 特定のものに縛られず広く活用するために 〜(7分) 分割 場所、時間 パーツ、素材… 寄せる 部分、類型処理 強化、限定… 組合せ 一体化、郵送・電子 直列、隣接… つり合い バランス、人・IT 受益者負担、対価
  15. 15. CivicTechLab. 順番系 〜 システム一般に当てはめるてみる 〜(7分) 先取り 支度、先読み、予約 整地、フォーマット 等異性 例外無くす、揃える 同じ型、モジュール化… 逆発想 逆さま、ひっくり返す 高齢者こそICT、 相対的関係… 高速実行 瞬間的、短時間 軽微、あっという間…
  16. 16. CivicTechLab. 技巧系 〜 減らしたり置き換えてみる 〜(7分) 代替 模写、代理 代行、真似… アバウト 原理 大雑把に、だいたいOK、 俯瞰してみる… 多次元 空中、空間 有効利用、三次元化… セルフ サービス 自動的、リサイクル 市民自ら…
  17. 17. CivicTechLab. 物質系 〜 使ってるものを変形させてみる 〜 (7分) 使い捨て 紙製、1TimePassword 廉価版、レンタル品… 変色 色分け、タグ付け 見える化、透明化… パラメータ 変更 項目分け、クラスター 条件マージ… 機械を代用 人→、ノウハウ→、 受付→、検査→ 自動化…
  18. 18. CivicTechLab. 外部の人に聞いてみよう! 11:00-11:10 ファシリテーターへの相談事項を10分でまとめる。 • もやもや • これって効果があるの? • 使ってくれるの? • 技術的要素、ルール的要素 • できるの?できないの? • 手段がわからない • どうすればできるの? • ネックのポイントを説明してアドバイス • 誰とやればいいの? 原則は、まず自らを改善せよ!自分すらできないことは人はやらない。 WS
  19. 19. CivicTechLab. メンターにボコボコにしてもらう 11:10-11:30 チームごとにメンターに相談します (残りのチームは休憩) • 自分のチーム以外の時には、気になるチームに聞きに行ってOKです。 11:10-11:20 11:20-11:30 Aチーム(徳永) Dチーム(市川の) Bチーム(市川ひ) Eチーム(市川ひ) Cチーム(市川の) Fチーム(徳永)
  20. 20. CivicTechLab. 直すべき点を考える 11:30-12:00 ネガティブ要素をグルーピングして「ネガティブ要素」(否定的)と、 「原因要素」(できない要因+α)に分解し、対策を考えましょう。 20 ネガティブ 要素(直すべ き点) 原因要素 人間関係系 費用系 教育系 標準化系 どの領域に ネガティブ要素があるか 分解してみる AAA BBB 対策1 対策2 対策3 WS

自治体変革PJ-DX 旧バージョンの資料 その3

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