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働き方改革版データアカデミー4 プロトタイプによる施策確認

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働き方改革版データアカデミー4 プロトタイプによる施策確認

ペーパープロトタイプ、もしくは実際に作成したプロトタイプを使いながら、業務が回るのか、想定通りの動きをするのかを確認する回

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働き方改革版データアカデミー4 プロトタイプによる施策確認

  1. 1. データアカデミー Xxx市 第4回 xxxx/xx/xx 1
  2. 2. アジェンダ 1. 前回のおさらい(10min) 2. プロセスの確認(30min) 3. プロトタイプによる検証(105min) 1. 各業務をプロトタイプで確認 75min 2. 分析対象の追加確認 10min 3. 今後の課題 10min 4. 効果の確認(30min) 5. 次回の確認(5min) Code for Japan 2
  3. 3. 前回のおさらい Code for Japan 3
  4. 4. 1.3 データ利活用の大きな2つの流れ 2. データ利用による課題解決 サービス の検討 あるべき 姿の検討 データを 集める サービス の 効果確認 パーソナルデータの 利用基準も含む あるべき姿の再検討 サービス向上に向けた検討 課題や効率化のため データを利活用した 行政サービスを検討 サービス 提供 前回のおさらい
  5. 5. 実際の課題から課題解決を体験します • 全体の流れは下記のとおりです。 目標課題設定 1回目 2回目 3回目 4回目 【デザイン思考、論点 思考】 研修テーマの目標・課 題をブラッシュアップ しする。 【基礎講座】 【現状の調査、あるべ き姿の確認】 ・現在発生している課 題と、どのように数値 と業務を整理し、ある べき姿とするか確認 【対象データの選択】 ・検証に必要なデータ が準備できたか確認 ・個人情報保護条例で 利用可能かの確認 【働き方改革のあるべ き姿を確認】 【データ項目の確認】 ・データ整備が必要な 項目、更新タイミング、 頻度の確認 【プロトタイプによる 施策確認】 ・必要なデータをプロ トタイプにインプット し、想定している内容 が確認できるか、足り ない点がないか確認す る。 【費用対効果分析】 ・実施した場合のコス トと効果を算出 ・詳細化した機能単位 で価値の出るパターン を確認 【指標の作成】 ・実際の効果を測る際 に必要な効果項目、指 標を作成 xx/xx(xx) xx/xx(xx) xx/xx(xx) 本日 最低限の データ準備 プロトタイプに 必要なデータを 整備する 5 xx/xx(xx)xx/xx(xx)
  6. 6. グラレコによる前回の振り返り 前回のグラレコを 貼り付けて用意
  7. 7. プロセスの確認 Code for Japan 7
  8. 8. 業務に合わせたデータ対応項目 • 「あるべき姿」のそれぞれで、必要となるデータ、担当者、 必要な手続きを確認します。 8 プロセス 事前作業 予約 予約確認 受診者 保健 センター 予約 問い合わせ 時間など 情報入力 予約確認/ キャンセル メール 受信 キャンセル 受付 メール 受信 メールメール 空席発生 メール 受信 予約 受付 空席待ち メール 受信 空席 待ち 空き有り 空き無し する 終 了 しない 空席 待ち いない 終 了 いる 1 2 3 4 5 7 8 6
  9. 9. 業務に合わせたデータ対応項目 • 「あるべき姿」のそれぞれで、必要となるデータ、担当者、 必要な手続きを確認します。 9 プロセス 一斉通知 混雑状況 当日 受診者 保健 センター 予約番号 確認 予約参照 検診 予約 クローズ連絡 メール 受信 混雑確認 9 10 11 12 14 13 15
  10. 10. 業務に合わせたデータ対応項目 • 受診者 No. 業務 利用するデータ 新規/更新 担当者 2 予約問い合わせ 参照/更新 受診者 3 メール受信 システム 4 空席待ちメール受信 システム 5 予約確認/キャンセル 更新 受診者 7 メール受信 システム 8 空席発生メール受信 システム 10 受信 システム 11 混雑確認 参照 受診者 12 予約番号確認 参照 受診者 14 検診 受診者 集めてきたデータ をみながら確認
  11. 11. プロトタイプによる検証 Code for Japan 11
  12. 12. 3. プロトタイプによる効果の確認 • 実際に、プロトタイプを確認しながら、削減時間を確認します。 • 作業の削減分の効果確認 No. 作業内容 現状 プロトタイプ 効果 1 2 3 削減対象の 確認 プロトタイプ で作業確認 結果の入力 まずは削減対象の 作業を確認します
  13. 13. ペーパープロトタイプの作成 30分 • あるべき姿の業務フローを実際に体験してみる • 業務フローの各プロセスを、右のように書き上げましょう。 • これがうまく出来上がれば、「要求」仕様書の出来上がりです。 • システムやツールも具体的にできれば「要件」仕様書にもなります • 一個の行ごとに1つのペーパーを 書いていきます。 • エクセル入力の部分がある場合は その部分は手で実際に試せるよう 表を作りましょう。 13 No.タスク名 やることを 簡単にリスト化 関係者 必要なもの 想定される 時間を書く
  14. 14. ペーパープロトタイプ No. タスク名 : やることを簡単にリスト化 「いつ」 「どこで」 「だれが」 「何を」 「どうする」 登場する人 必要な帳票、データ、資料、申請書など 想定される時間を書く
  15. 15. プロトタイプ実施 30分 • 各フローを役割を決めて、プロトタイプを動かして 問題がないか確認します。 • 役割を決めましょう • 担当者 • 市民 • そのほか • 時間を測る人を決めましょう • ロールプレイが終わった後、課題があればまとめます。
  16. 16. 標準シナリオ以外も考える 30分 • 今回、変化させたことによって、例外シナリオには 影響がないか考えます。 • 例えば:普通に窓口に来てしまった時の対応に変化ないか • 例えば:黒電話しか持ってない人への対応はできるか • 例えば:特定のパターンの場合(キャンセル、来なかったと き)対応できるのか
  17. 17. 3. 分析対象の追加確認 • 当初予定していた業務改革以外で具体的に確認したい 情報はありますか? No. 業務 利用するデータ 新規/更新 データ元 利用先 1 2 3 4
  18. 18. 3. 課題の確認 • 課題についての対応方法を確認します。 課題をそれぞれの種類に分類し、対策を考えます。 • ToDoとなった項目は、定例で具体的な検討に進めてください。 No. 課題の種類 対応方法の説明 1 課題リスクの軽減 例:ヒアリングシートに項目を追加することでレアケースが起こらないよ うにして、レアケースを少なくするなど。 2 課題リスクの回避 例:課題となるプロセス自体をなくしてしまう。仕事の情報は、各個人か らハローワークに連絡する仕組みにするなど。 3 課題リスクの転嫁 例:想定していなかった条件(難民など?)が来た場合は、窓口から自治 体にエスカレーションし、対応をしてもらう。 4 課題リスクの受容 例:外国人が申し込んで来た際に、本名がカタカナ表記になるが、個人が 判別できれば良いのであれば、そのまま受容する。
  19. 19. 効果の確認 Code for Japan 19
  20. 20. 4. 効果の確認 • 効果は、金額換算にして算出します(時間×単価) • 作業の削減分の効果確認 • できること増加分の効果確認 No. 作業内容 現状 プロトタイプ 効果 1 電話予約対応分 2 電話キャンセル対応分 3 ・ No. 作業内容 効果 1 2 3 プロトタイプの時間、 効果時間を確認します 年間、職員全体に 展開した時の効果も 確認します。
  21. 21. 効果の算出シート No. 作業内容 現状時間 プロトタイプ 時間 回数 効果時間 1 2 3 4 5 6 7 8 9
  22. 22. 次回の確認 Code for Japan 22
  23. 23. 実際の課題から課題解決を体験します • 全体の流れは下記のとおりです。 目標課題設定 1回目 2回目 3回目 4回目 【デザイン思考、論点 思考】 研修テーマの目標・課 題をブラッシュアップ しする。 【基礎講座】 【現状の調査、あるべ き姿の確認】 ・現在発生している課 題と、どのように数値 と業務を整理し、ある べき姿とするか確認 【対象データの選択】 ・検証に必要なデータ が準備できたか確認 ・個人情報保護条例で 利用可能かの確認 【働き方改革のあるべ き姿を確認】 【データ項目の確認】 ・データ整備が必要な 項目、更新タイミング、 頻度の確認 【プロトタイプによる 施策確認】 ・必要なデータをプロ トタイプにインプット し、想定している内容 が確認できるか、足り ない点がないか確認す る。 【費用対効果分析】 ・実施した場合のコス トと効果を算出 ・詳細化した機能単位 で価値の出るパターン を確認 【指標の作成】 ・実際の効果を測る際 に必要な効果項目、指 標を作成 本日 最低限の データ準備 プロトタイプに 必要なデータを 整備する 23 xx/xx(xx) xx/xx(xx) xx/xx(xx) xx/xx(xx)xx/xx(xx)

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