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Redmineと出会ってからの7年そしてこれから

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Redmineを活用して、プロジェクトマネジメント力を向上と、トラブルゼロを目論むPMOが費やした日々と苦悩・それから得た知見・今後の作戦をお話しします

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Redmineと出会ってからの7年そしてこれから

  1. 1. Redmineと 出会ってからの7年 そしてこれから 2020/9/18 Redmine.Japan redmineエバンジェリストの会 門屋浩文 1
  2. 2. 目次 1.このセッションで伝えたいこと 2.私について 3.Redmineに出会う前 4.Redmineに出会ってから(前半) 5.Redmineに出会ってから(後半) 6.そしてこれから Redmineを活用して、プロジェクトマネジメント力を向上と、トラブ ルゼロを目論むPMOが費やした日々と苦悩・それから得た知見・ 今後の作戦をお話しします 2
  3. 3. 伝えたいこと 1.私の経験から役立つ内容があれば使ってほしい   Redmine.japanでの発表ですが、Redmineだけではありません   プロジェクトマネジメントに悩んだうえでのノウハウがあります 2.世の中のプロジェクトマネジメント力を向上させたい   たくさんのひとが活躍できる場をつくることを手伝ってほしい   マネジメント力があがれば、活躍の場をつくることができる 3.相談できる仲間がいますよ 3
  4. 4. 4 昭和49年生まれ 愛媛県出身 あいひめ 49ers主催 21歳:大学時代に理科大井戸端会議という WEBチャットにはまる 21歳:学生ベンチャーのメンバーとして働いた経験あり(今は上場会社) 23歳:民需系のSIシステム導入(販売管理・財務管理)で社会人デビュー 23歳:現在、創業90周年を越す老舗IT企業です。転職歴なし 28歳:起業家セミナー仲間と勉強会立ち上げ( B-clock) 31歳:年齢に似合わない大病を経験・マネジメントの重要性を痛感 32歳:新設されたPMOへ異動  /  34歳:PMP取得 2013年~ 39歳:Redmineを知る(最初はEPM−X)。大きな可能性と魅力を感じた 43歳:redmineエバンジェリストの会 を立ち上げ 毎月勉強会実施 現在:redmineエバンジェリストの会の大将 現在:redmine.tokyo、redmine大阪で講演多数 現在:予防型PMOとしてトラブルをゼロにすべく悪戦苦闘中 門屋浩文(@Madowindahead) ブログもあります 毎日更新 ・プロジェクトマネジメント ・チームビルディング ・Redmine  この3つにピンときたらお声かけを
  5. 5. PMO(プロジェクトマネジメントオフィス)とは 役割は「標準化」と「共有の促進」  PMBOKによると「プロジェクトに関連するガバナンスのプロセスを標準化し、 資源、方法論、ツール、技法の共有を促進するマネジメント構造」 1.支援型  テンプレート、トレーニングの提供などを行う 2.コントロール型  支援を提供し、コンプライアンスを要求する 3.指揮型  プロジェクトを直接マネジメントする 4.予防型(造語)  様々な視点からプロジェクトを確認しトラブルの予防を行う  プロジェクトの開始前のチェックも行う 5
  6. 6. 今までの歴史 PMOとRedmineと私 2006       2008 6 ドキュメント化からスタート テスト品質確保から ヒアリングではなく成果物ベースのチェック          成果物+活動の変化のチェック プロジェクト健全度評 価の指針作成 プロジェクトマネジメント教育開始(年1回)  Redmine教育は2回 PJM標準 フォーマット推進 月1のチェック 出荷判定会議 提案前資料のチェックと会議の実施(提案前見積内容レビュー) 受注前+プロジェクト活動からトラブル撲滅へ リスクプロジェクトのエス カレーション 稼働中プロジェクト網羅 チェック(月2回) Redmine 本格利用開始 PJM標準フォーマット改善と活用 Redmine 一部利用開始 redmine.tokyoなど Redmineコミュニティに参加 redmine エバンジェリストの会発足 2013   2014   2016  2017     2020 活動の 範囲 外部へ 飛出す 支援型から 予防型へ
  7. 7. Redmineと出会う前 支援型PMOの悩み① 成果物をもとにしたプロジェクト審査 標準フォーマットを利用した重点案件の月次チェック プロジェクト健全度評価を定義するも・・・ (予定通りの進んでいるか・完了率・EVMなど) どれも中途半端! プロジェクトの全容がわからないのに、チェックしても効果が薄い 7
  8. 8. Redmineと出会う前 支援型PMOの悩み② プロジェクトの全容がわからないのに、チェックしてもしんどい!!! 物事がうまく進むかどうかわからない 提案の経緯や導入システムの中身を知らないまま マネジメント目線のみで話をしても、効果は薄い(というか無視される) → ヒアリングではなく、成果物重視の活動を始める   相手に効果があると実感してもらえる活動にしなければ! 8
  9. 9. 相手が効果を実感できる 活動にしなければ・・・ ひたすら、ファイルサーバと作業日報と向き合う日々・・・ その内容から、事実(きっと、古く抜粋された情報)と想像から、 品質向上への働きかけを 9 都合が悪い情報は 出さないよ ほっといてくれよ 命令権がないやつの 話を聞く必要あるの? 情報提供して意味が あるの? 意味はわかるけど、時 間なし・工数確保して いない 大げさにするな それやっていくら 利益出るの
  10. 10. プロジェクトマネジメントで トラブルゼロを目指しています プロジェクトマネジメントを学ぶ基本としてPMBOKがあります PMBOK(Project Management Body Of Knowledge)は プロジェクトマネジメントの知識体系です 10の知識エリア・5つのプロセス・3つのパートで いいプラクティスとプロセスをまとめています(詳細はこちらを) 10 小話1
  11. 11. プロジェクトマネジメントで トラブルゼロを目指しています プロジェクトマネジメントって端的に表すとどういう活動? さまざまな要求事項をバランス良く対応すること つまり、 わがままをいい感じに対応して結果を出すこと 11 小話1
  12. 12. 2013年 Redmineに出会う Redmineの導入が決定 全社で1つ、AWSに構築され、協力会社とも利用可能な形で提供 品質目標にも組み込まれる Redmineを利用すると 予定と全容がわかる 活動から事実がわかる どういった考えから成果物が作られているかわかる →  変化がわかる、改善につながる 12 トラブルゼロに つながるはず
  13. 13. Redmine導入に奔走 そして、全社導入に向けて奔走しました 全国の支社支店(約15拠点)を訪問して研修を2年(半日の講義) 13 チケット、WIKI、 カスタムクエリー プロジェクト計画、 WBS 講師は参加者の redmine利用状況を 把握して研修へ チケットを利用した コミュニケーション PDCA、チケットの記 載方法 親子チケット 関連付けチケット EXCELや他のツール との連携 Redmineの研修と言いつつ プロジェクトマネジメントの エッセンスを入れて具体的に説明
  14. 14. いろんな策を実施しました ◎社内のみならず協力会社やお客様と一緒に使うことができる ○全社統一Redmine ○組織単位でのプロジェクトの階層化 ○ワーク№(原価集計用コード)ごとにプロジェクト作成 ○WBSのテンプレート △プラグインはなるだけ入れない △カスタムフィールドはQMSの項目に合わせる △自由に使うことができる(使わない選択もある) △他ツールも導入されている(Salesforce、MSOffice、GSuiteなど) ✕品質目標や評価に組み込む → 結果はそれぞれ、よかったことも悪かったことも   (◎✕は個人的評価です) 14
  15. 15. 2016年 redmine.tokyoと出会う 利用し始めて3年は、社内で奔走していました 炎上PJで効果を発揮 毎日のチェックしていた時期もありました 15 炎上で効果を発揮するのはよくある話 でも、もっといい使い方あるのでは? 似たような経験してる人と話してみよう 何かわかるんじゃないかな?
  16. 16. redmine.tokyoで初講演 第12回redmine.tokyo勉強会にて講演を実施(2017/5/13 参加3回目) 「Redmineを活用したプロジェクトマネジメント技術の向上について」 (資料はこちら) 16 成長は変化をとらえること
  17. 17. 17    トラブル発生率は低いが    リスク把握が難しい    問題時に状況が不明で    リカバリーに時間がかかる    トラブル発生率が低く    リスク把握がしやすい    問題が発生しても状況が    わかり、リカバリーしやすい 座学のみでは、プロジェクトマネジメント技術の向上は 難しい × 育成強化ライン PM技術力 ツ ー ル の 利 用 度 この位置のメン バーを増や す! ツールの活用を通じてプロジェクトマ ネジメント技術の向上を図る 「できる人の活動を真似る」 PMxTM(ピーエムクロスティーエム) 今のやり方で特に問題起きてない やってない人の意識の問題だ チケットに残しておいたほうが、 あとでわかりやすいから便利ですよね ルールだから守ってきましたが、 少しずつ理由がわかってきました プロジェクトをどうしたいかが先にあってその後にツールが有る 状況の把握はRedmineで、打合せは対策の検討を主に 状況を把握したいから、データをプロジェクトに インポートしてくれないか? 答えはいつも「がんばります」 (聞いたことに答えてくれない) 作業実績の説明はなく、 予定と他人のことについての話に終始 ProjectManagementxToolMap → PMxTM
  18. 18. 18見える化 → 測る化 → 一緒にやる化!    トラブル発生率は低いが    リスク把握が難しい    問題時に状況が不明で    リカバリーに時間がかかる    トラブル発生率が低く    リスク把握がしやすい    問題が発生しても状況が    わかり、リカバリーしやすい × 育成強化ライン PM技術力 ツ ー ル の 利 用 度 この位置のメンバー を増やす! この位置のメンバーは 成長ラインに乗せやすい    トラブル発生率は低いが    リスク把握が難しい    問題時に状況が不明で    リカバリーに時間がかかる    トラブル発生率が低く    リスク把握がしやすい    問題が発生しても状況が    わかり、リカバリーしやすい × 育成強化ライン PM技術力 ツ ー ル の 利 用 度 この位置のメンバー を増やす! 目標になるメンバーと 一緒に成長ラインに乗 せる    トラブル発生率は低いが    リスク把握が難しい    問題時に状況が不明で    リカバリーに時間がかかる    トラブル発生率が低く    リスク把握がしやすい    問題が発生しても状況が    わかり、リカバリーしやすい × 育成強化ライン PM技術力 ツ ー ル の 利 用 度 この位置のメンバー を増やす! ✕ メンバーの成長を意識するこ とで、成長ラインに乗せる 今はこの3パターンに気がついています 意識付け・定期的な働きかけ・仕組化・ルール化・・・ 仮説を立て、さまざまな活動を実践中です PMxTM(ピーエムクロスティーエム)
  19. 19. よいチームってどういうもの? この3つができることがよいチームの条件 ・ゴールを意識した率直な意見と、前向きに進む変換力 ・良質のフィードバックを繰り返す ・背中を預けられる仲間たち 19 小話2 共感、事実認識、パフォーマンスの向上 この3つがプロジェクトマネジメントにおけるコミュ ニケーションスキル
  20. 20. 2017年 redmineエバンジェリストの会発足 見えてる範囲が社内のみ、個人的なの努力では限界がありそう・・・ 自分が考えた仮説は一般的に当てはまるのだろうか そうだ、一緒に前にすすめる仲間を作ろう と、呼びかけて作ったのが、redmineエバンジェリストの会です 20 日々の愚痴から、いい結果に変換できるような議論を 月1回実施しています SI、PMO、制御、ゲーム、システムインフラ・・・ さまざまな経験をもつ狂気の集団です 現在7名
  21. 21. 効果的なRedmine導入のヒント(資料はこちら) redmineエバンジェリストの会での検討結果 マズロー 振舞 利用業務 難敵 武器 防具 仲間 回復魔法 攻撃魔法 5 4 3 2 1 21 チームのふるまい 利用できるようにしたい業務 定着までの難敵を整理 「とくぎ」の概要をまとめる 難敵の解決や利用業務の定着に向けて必要な 「さくせん」を考案 「さくせん」に基づき 「とくぎ」を詳細化
  22. 22. マズローの欲求5段階説 チームや組織の振る舞いが 段階によって変わってくる →できることも変わってくる 22 対象とする業務によって、 どの段階でないと 難しいものがあるのでは? 参考
  23. 23. マズローの欲求5段階説と Redmineにおける運用対象業務 23 振舞 利用人数 リアルタイム性 チケット関連付 他システム連携 情報量 メトリクス 運用対象業務 自ら改善を始める 大多数 リアルタイム 作業経緯と成果物 の完全一致 すべての経緯 が確認できる 定量的改善 自律型ナレッジ ないと仕事にならな い 大多数 ほぼリアルタイム 作業と成果物が同 期されはじめる 作業や進捗状 況が見える 定量的改善 プロジェクト あれば便利 複数名 バッチ処理、ちょいリ アルタイム 作業との関連はそ れなり 記載の粒度が バラバラ (なし) チェックリスト スケジュール表 周りに合わせる 複数名 バッチ処理 作業との関連は薄 い 事象の把握の み。 (なし) 課題管理 命令されれば使う 1人 バッチ処理 なし 少ない (なし) 日報 上の段階であれば、下位の対象業務も実行可能と判断
  24. 24. TOC(Theory of Constraints)抵抗の6階層 1.問題に対して同意しない 2.解決の方向性に同意しない 3.解決策が問題を解決することに同意しない 4.解決策を実行すると新たな問題が発生する 5.解決策実行前の障害を克服できない 6.未知の問題や障害に対する不安と恐れ 階層によって現れる 抵抗の種類が違う そのため対応方法も違う 24 今の段階を維持するときや、 次の段階に上がるときに 発生する 上から来る マウンティング 参考
  25. 25. 要求5段階説とTOCの抵抗の6階層とを関連付けた「難敵への対処方法モデル」 ・ 問題に対して 解決の方向性 解決策に対して 実行すると新たな問 題発生 実行前の障害 未知への不安 自律的ナレッジ なんでやっているかわ からない 何が変わるかわからな い もっといい解決方法が あるのでは この業務なくなって大丈 夫? 技術的制約がある 前例がない プロジェクト なんでやっているかわ からない なんで変えるかわから ない 個人として解決している と思っている 人間関係が悪化する リソースがない 責任は誰がとるんだ チェックリスト スケジュール表 取組む理由がわからな い なんで変えるかわから ない 自分にメリットがない 自分たちの仕事が増え る 教えてくれない 解決実行を手伝ってく れない 課題管理 めんどくさい 今のままがいい 使ったことがない ー ー ー 日報 めんどくさい 今のままがいい 使ったことがない ー ー ー この難敵は武器・防具・仲間の おかげでコツコツと順次に解決 重い・手強い難敵?! 魔法が必要?! 個人やチーム内の努力で 何とかなる難敵 プロジェクト管理レベルと難敵をまとめて対策講じるヒントを考える チェックリストと プロジェクトとの壁をどう破るか 25
  26. 26. 難敵への対処モデルをもとに作戦を準備 さくせんを5つ準備しました ・パーティ組もうぜ  習熟度を上げる、できる人の力ではなくツールで巻き込む ・パーティのレベルアップ  リアルタイム性、専制型からサーバントリーダーシップへ  事実の把握から、予防・予測へ ・仲間になりたそうに見ている  敷居をさげる、風通しのよい雰囲気へ 良い結果へのイメージが沸く   ・できちゃった💛  許可より謝罪 結果が出ている事実ベースで ・そして伝説へ  神の手の仕組化 個人は鋭く、チームは丸く   26 経験からさくせんを定義
  27. 27. さくせんを遂行するための 武器・防具・仲間・魔法を整理 武器・防具 武器を使い「ありたい姿にたどり着き」、防具で「自分たちを守っていく」 仲間 こういう奴らがいればうまくいく 回復魔法・攻撃魔法 こういう結果がでるから、さらに利用したくなる 27 redmineのコミュニティで 定期的に発表しています 警察・マイスター・活動家 カスタムクエリーで斬る など
  28. 28. 1.提案前資料のチェックと会議の開催(提案内容の確認) 2.プロジェクトモニタリング(一定規模以上の案件は月2回定点チェック) 3.プロジェクトマネジメント研修 プロジェクトを個別に見るだけでは足りない 提案から稼働まで、関連プロジェクトや組織の状況 人の動きや負荷・悩みまで見なければ理想(トラブルゼロ)に追いつかない トラブルゼロを目指して PMOの範囲を広げています 28 いまも苦悩の日々です きっと苦悩は一生続く 予防型PMOの現在
  29. 29. Redmineの長所 Redmineの長所は柔軟性 利用者によってなんとでもなる、何でもできる 標準機能・プラグインも多数取り揃えている 逆に言うと、情報の流れを整理整頓できない利用者だとうまく行かない そして、長く続くコミュニティ redmine.tokyo・redmine大阪とも2011年から実施 まもなく10周年 参加者は個性派ぞろい コミッターが毎回参加されます 29 小話3
  30. 30. 今抱えている課題点 ・Redmineの運用状況は組織におけるマネジメントの鑑  ツール起因ではなく、組織的マネジメントの弱点や  ダメな点が如実にでてくる ・Redmineのみではダメ  情報を一元化できなければ価値は一気に下がる  対象物(サービス・所産)によって、利用方法も変わってくる  不得意な場面もある 30
  31. 31. 伝えたいこと(おさらい) 1.私の経験から役立つ内容があれば使ってほしい  時間かけて積み重ねた人の経験を使いこなすのは難しいですが  真似できそうなことが一つでもあれば、うれしいです 2.世の中のプロジェクトマネジメント力を向上させたい  マネジメントされている場面が多くなれば、大勢の人の活躍の場が広がります   もっと広げるには、Redmineの活用で、自分たちの長所・短所を把握すること  把握した事実に基づいて一つずつトライするのみです 3.相談できる仲間がいますよ  redmine.tokyoやredmine大阪にも参加してください  Twitterで何気なくつぶやくのでもOKです   31
  32. 32. これから取り組みたいもの プロジェクトマネジメント情報システムとしてRedmineを利用する 活動が浮き上がるような仕組み(業務フロー・VSMとRedmineとをセットで) EVMとRedmine(スコープクリープが起きた時の対処方法) 複雑さへの対応 「1次元から3次元へ行き来したマネジメント」 プロアクティブなマネジメント セルフマネジメントができてこそ、離れた場所での協力が可能 32
  33. 33. 複雑さへの対応 1次元から3次元へ行き来したマネジメント 過去 現在 未来 複雑さ 単票 指示書 表 Excelなど プロセスマネジメ ント TiDD 機?学??? ? ! ? ? 個人的な感覚ですが マネジメントする対象は約10年ごとに次元が増えている。 この先も増えると予測 人の頭で直感的 に把握できるのは 2次元まで それなら、複雑度を下げて把 握できる範囲に 落とし込めばいいのか? 33
  34. 34. セルフマネジメントができてこそ、離れた場所での協力が可能 今は混乱期 新たな価値が生まれる時期・仕事のやり方も変わっていく 集まって相手を重視したやり方から 活動ログ・成果物を重視したやり方へ変わっていく・変えていく 34 Redmine COVID-19
  35. 35. 世の中にマネジメント力を! 35 これよりRedmineを使って世界(プロジェクト)救済を開始する さくせん コツコツやろうぜ

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