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2018.03.17 - Reality Check [Agile Day Interior]

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O Reality Check é uma ferramenta de gestão ágil construída em equipe, tendo como objetivo verificar o quanto uma entrega continua factível dado o contexto do projeto. A ideia central desta ferramenta é manter o alinhamento, concedendo visibilidade sobre o andamento do projeto.

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2018.03.17 - Reality Check [Agile Day Interior]

  1. 1. Alinhando expectativas de prazo com o Reality Check 17 de Março de 2018 | Agile Day Interior (Bauru)
  2. 2. Henrique A. de Oliveira Agile Project Manager na Plataformatec
  3. 3. PROPOSTA ● Contexto e propósito ● Criando um quadro de Reality Check ● Mantendo o Reality Check ● Processo resumido ● Dicas gerais ● Exemplos (situações) 3
  4. 4. Reality Check 4 O Reality Check é uma ferramenta de gestão ágil construída em equipe, tendo como objetivo verificar o quanto uma entrega continua factível dado o contexto do projeto. A ideia central desta ferramenta é manter o alinhamento, concedendo visibilidade sobre o andamento do projeto.
  5. 5. O Reality Check! 5
  6. 6. 1. Projeto de desenvolvimento de software 2. Utilizado em um projeto com prazos "agressivos" 3. Pouca margem de mudança no escopo (lançamento de produto) 4. O time trabalhava em modelo de Squad 5. Entre 08 e 10 pessoas no time 6. Tínhamos outras práticas (quadro Kanban, reuniões Scrum e métricas) Contexto 6
  7. 7. ● Quando vocês irão finalizar a entrega do projeto? ● O time irá atender ao prazo estipulado? ● Vocês conseguirão entregar até a data acordada? Para pensar... Você já pensou que muitos problemas relacionados com essas perguntas são causados por falta de alinhamento na expectativa da data de entrega? 7
  8. 8. Para pensar... Na maioria das vezes, é mais relevante para o projeto deixar as expectativas de data de entrega bem alinhadas do que efetivamente cumprir um prazo inicialmente empurrado para a entrega do projeto. Exceções? 8
  9. 9. Mostrar a realidade do que está acontecendo no time, concedendo visibilidade quanto ao prazo! Propósito ● Sempre deixar antecipada a potencial data de entrega ● Cria um vínculo de parceria e responsabilidade (time e cliente) ● Pode empoderar a equipe?! 9
  10. 10. Criar o quadro
  11. 11. Criando o quadro 1. Primeiramente, tenha o escopo em algum nível de detalhe. Exemplos: a. Histórias de Usuário oriundas de um Story Mapping b. Um conjunto de Requisitos Funcionais do sistema c. Pacotes de Trabalho de uma EAP (WBS) 2. Escreva os itens em post-its e, se possível, deixe todos priorizados 3. Tenha um espaço físico para manter o quadro Não pode ser virtual? 11
  12. 12. Criando o quadro Quanto mais longo o período, menos assertivo! A1 A2 A3 #05 #06#04 #12 Todos os itens que, juntos, formam todo o escopo da(s) entrega(s) do projeto Post-its que representam os períodos do projeto. Semanas! A última semana do projeto e a data de entrega acordada (prazo) Atenção com a extensão dos períodos 12
  13. 13. Criando o quadro (períodos) Semana #04 22/01 - 26/01 4 dias Identificação do número da semana, desde o início da contagem no Reality Check até a semana do prazo Dias da respectiva semana Quantidade de dias úteis na semana 13
  14. 14. Criando o quadro (demandas) Demandas (História de Usuário; Requisito, etc.) Demandas de Back-end Demandas de Front-end Demandas de UX/UI Categorizar. Exemplo: 14
  15. 15. Criando o quadro A4 A5 B1 A1 A2 A3 C1 C2 B2 B3 C3 B4 Importante: #04 #05 #06 Os post-its são colocados nas semanas em que terminam! ● O time precisa ter autonomia ● Todos devem estar presentes ● Observar o histórico de Throughput A2 B1 C2 A3 B2 C3C1 A4 B3 15
  16. 16. Quadro montado! #04 #05 #06 A2 B1 C2 A3 B2 C3C1 A4 B3 #07 #08 #09 A1 A5 A6 No exemplo, a equipe está na semana #04 e avaliando todas as próximas semanas B6 B5 A7 A8 C5 C4 B4 C6 A9 B7 B8 16
  17. 17. Criando o quadro A ideia não é ter precisão na distribuição dos itens no quadro, mas sim identificar se seria possível atingir o objetivo se a realidade acontecesse daquela maneira. Ótimo momento para negociar prazo e/ou escopo! 17
  18. 18. Manter o quadro
  19. 19. 1. Cada post-it pode ser customizado com outras informações 2. Pode existir um facilitador que realize a manutenção do quadro (diário) 3. A equipe deve criar uma periodicidade para atualizar o quadro (semanal) 4. O time poderá avaliar se o planejado está coerente com a realidade Mantendo o quadro 19
  20. 20. Atributos nas demandas Desenvolver... Quadro com... M Semana #08 Demandas em progresso (WIP) Demandas com algum bloqueio Semana, ou dia, de início de desenvolvimento (LT) "Tamanho" da demanda (quando há estimativa) Pendências ou dependências externas 20
  21. 21. Nota de percepção 2,4 Equipe técnica 2 3 3 1 3 1 2 3 4 Notas individuais. Cada pessoa do time, de forma anônima, determina uma nota sobre sua percepção em ser possível atingir a meta com base na distribuição realizada É oportuno que notas extremas (1 e 4) sejam comentadas. Se necessário, altere o quadro 21
  22. 22. Mantendo o quadro (1ª semana) #04 #05 A2 C2 B2C1 A4 B3 B1 A3 C3 #06 #04 D: Sistema Pagamento #04 2,4 22
  23. 23. Mantendo o quadro (2ª semana) #04 #05 A2C2 B2C1 A4 B3 A3 C3 #06 #04 D: Sistema Pagamento #04 #04 #05 #04 D1 2,3 23 2,4 B1
  24. 24. Mantendo o quadro (3ª semana) #04 #05 A2C2 B2C1 A4 B3 A3 C3 #06 #04 #04 #04 #05 #04 D1 D2 D3 #05 3,0 24 2,32,4
  25. 25. Situação do quadro na 4ª semana (#07) #04 #05 #06 A2 B1 C2 A3 B2 C3C1 A4 B3 #07 #08 #09 A1 A5 A6 B6 B5 A7 A8 C5 C4 B4 C6 A9 B7 B8 D2 D3 #04 #04 #05 D1 #05 #04 #04 #05 Dep Pen #07 #06 D4 D5 03 histórias foram despriorizadas do quadro para que o time tente cumprir o prazo de entrega 2,4 2,3 3,0 2,8 25
  26. 26. Comparativo (03 primeiras semanas do quadro) #04 #05 #06 A2C2 A3 B2 C3C1 A4 B3 D2 D3 #04 #04 #05 D1 #05 #04 #04 2,4 2,3 3,0 26 #04 #05 #06 A2 B1 C2 A3 B2 C3C1 A4 B3 No início da semana #04 No início da semana #07 Não é previsto vs realizado!
  27. 27. Mantendo o quadro VISIBILIDADE 27
  28. 28. Criar o quadro Resumindo... Detalhar escopo # # # 1 2 3 4 Atualizar os status dos itens (WIP, Semana, etc.) Analisar os próximos períodos (semanas) Redistribuir os itens (se necessário) Calcular nota de percepção Manter o quadro Cerimônia Ferramenta Semanalmente 28
  29. 29. Dicas e exemplos
  30. 30. ★ Algum membro do projeto (um facilitador, por exemplo) pode manter o quadro atualizado durante a semana ○ Atualizar em cada item a semana de início, bloqueios, pendências, etc. ○ Marcar os itens concluídos ★ O facilitador precisa apoiar o time em momentos de debates quanto a prazos, pois é normal que o cliente queira a entrega dentro do prazo inicial ○ Horas extras ○ Alocação de mais pessoas no projeto (pode ser bom também) ○ Questionamentos sobre comprometimento (não é um contrato) Dicas gerais 30
  31. 31. Dicas gerais ★ Evite identificar a pessoa que está desenvolvendo cada item do escopo. Cuidado para que a ferramenta não se torne um artefato de cobranças ★ O Reality Check não precisa ser utilizado em todas as entregas do projeto ★ Tenha cuidado para que a ferramenta não se transforme em um objeto de gestão empurrada ○ Product Owner e Product Managers não podem escolher posicionamento de itens. O foco deles deve ser a priorização ○ Em alguns contextos, pode ajudar no empoderamento da equipe técnica 31
  32. 32. Dicas gerais ★ Tenha outras ferramentas para a gestão do projeto. O propósito do Reality Check é agregar, e não substituir outras técnicas # # # Kanban para Software "A" Kanban para Software "B" Reunião Diária Retrospectivas ★ Quando há muitos itens, é possível organizar o quadro em raias (categorias) ★ Não coloque itens relacionados a negócios no quadro. O foco deve ser demandas técnicas (histórias de usuário, requisitos funcionais, etc.) 32
  33. 33. Dicas gerais ★ Todos podem ficar um pouco "perdidos" durante a montagem do quadro. Duas ações podem ajudar: ○ Se a montagem do quadro for realizada logo na primeira semana do projeto, busque individualizar a alocação das primeiras demandas ○ Se o projeto já estiver em andamento, comece pelos itens que já estão em desenvolvimento (preferível) 33
  34. 34. 34 #08 A4 #09 #10#07 Contexto: Throughput médio dos períodos: 03 histórias. A natureza/tamanho das histórias são semelhantes. Todas as demais variáveis se mantiveram. Escopo pouco negociável. Quais estratégias para a situação abaixo? 3,1 2,8 C1 #05 D1 A1 B1 #06 #06 A2 A3 B2 #06 #07 A5 D2 A6 A7 A8 A9B4 B3 B5 B6 #06 #08 Atenção ao Throughput por categoria Exemplos de estratégias (uma ou mistas): 1. "Quebrar" algumas histórias em histórias menores, e priorizar 2. Negociar o prazo da entrega (+1 semana?). Horas extras? Cuidado! 3. Alocar mais pessoas para demandas independentes ao contexto
  35. 35. 35 #05 #06 -1 #07 -1#04 Contexto: o lead time médio está estável (12 dias úteis para amarelos) e com baixo D.V. Throughput médio: 02 histórias. São 02 desenvolvedores, 01 entrará de férias na semana #06. Como estamos com o prazo? A1 A2 A8 A9A3 A4 A5 A6 Exemplos de estratégias (uma ou mistas): 1. A6/A8 precisam de atenção. Programação em par? Alocar alguém no projeto? 2. Reordenar as histórias (trocar A4 pela A9, por exemplo) 3. Negociar o prazo da entrega (01 mês adiantado) #03 B1
  36. 36. Thanks :) henrique.oliveira@plataformatec.com.br http://blog.plataformatec.com.br/2017/11/alinhando-expectativas-de-prazo-com-o-reality-check/

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