Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Sisältösuunnittelun parhaat käytännöt - SPOHPR 28.11.2017 - Hanna P. Korhonen

644 views

Published on

Sisältösuunnittelun parhaat käytännöt O365-pohjaiselle intranetille. Esitykseni SharePoint ja Office 365 Hyvät, pahat ja rumat (HPR) -seminaarissa 28.11.2017 - Hanna P. Korhonen

Published in: Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Sisältösuunnittelun parhaat käytännöt - SPOHPR 28.11.2017 - Hanna P. Korhonen

  1. 1. SharePoint HPR 28.11.2017 - Hanna P. Korhonen Sisältösuunnittelun parhaat käytännöt O365-pohjaiselle intranetille
  2. 2. Hanna P. Korhonen Intranet & Web Communications Specialist, Partner Puh. 050 563 2508 hanna.korhonen@northpatrol.com LinkedIn: www.linkedin.com/in/hannapkorhonen Twitter: @hannapkorhonen @intranetblogi @NorthPatrol https://intranet-ostajanopas.fi/ www.northpatrol.com 2
  3. 3. Sisältösuunnittelun parhaat käytännöt O365-pohjaiselle intranetille 1. Intranetin sisältörakennesuunnittelu – Miksi? 2. Digitaalisen työympäristön konseptoinnin viitekehys – Kenelle? Mitä? 3. Vinkkejä sisältösuunnittelun fasilitointiin – Miten? 3
  4. 4. 4 Intranetin sisältörakennesuunnittelu Mihin sitä muka tarvitaan, kun meillä on digitaalinen työympäristö?
  5. 5. Mitä? Kenelle? Miksi? Mitä? Ketkä? Miksi? Mitä? Ketkä? Miksi? Mitä? Ketkä? Miksi? Mitä? Kenelle? Miksi?
  6. 6. 8 Digitaalisen työympäristön konseptoinnin viitekehys
  7. 7. 1. Työntekijyyden tukeminen ja organisaatioon sitouttaminen Linjaukset ja ohjeet työnantajalta työntekijöille, linkit työkaluihin sekä sisäinen ja strategiaviestintä. Kaikille työntekijöille samansisältöistä. Muutamalta massoille, virallisesti hyväksyttyä. 2. Työtehtävien suorittamisen tukeminen Työn tekemisen ohjeistot ja toiminnan ohjaaminen: strategian soveltaminen tässä prosessissa-/roolissa. Prosessi-/roolikohtaista. Prosesseittain tuotettua ja hyväksyttyä. 3. Ryhmätyön tukeminen Ryhmien, tiimien, työyhteisöjen ja projektien sisäinen keskinäinen työskentely. Työyhteisökohtaista. Yhteisön itse tuottamaa ja arkisesti muokkaamaa. Virallinen sisäinen viestintä: toimitettua, joukkoviestintämäistä ylhäältä alas, harvoin muuttuvaa Epävirallinen ja yhteisöllinen viestintä: arkista, työyhteisöjen keskinäistä, työtehtäviä tukevaa, alati muuttuvaa Yhteisöllisyys, osallistuminen, jakaminen, oppiminen Ajankohtaisuutisointi, tiedottaminen Ohjeet, oppaat, policyt, materiaalit (sivut, dokumentit) Linkit sisäisiin järjestelmiin, tietokantoihin Intranetin kolme funktiota Mittarit, raportointi, tavoitteiden seuraaminen Toimintaympäristön luotaus, sisällöt muista lähteistä
  8. 8. 1. Työntekijyyden tukeminen ja organisaatioon sitouttaminen Linjaukset ja ohjeet työnantajalta työntekijöille, linkit työkaluihin sekä sisäinen ja strategiaviestintä. Kaikille työntekijöille samansisältöistä. Muutamalta massoille, virallisesti hyväksyttyä. Virallinen sisäinen viestintä: toimitettua, joukkoviestintämäistä ylhäältä alas, harvoin muuttuvaa Epävirallinen ja yhteisöllinen viestintä: arkista, työyhteisöjen keskinäistä, työtehtäviä tukevaa, alati muuttuvaa Toteuttamisvälineistöä O365:llä Henkilöstöasiat Yrityksestämme Sisäiset palvelut Julkaisusivustot / Publishing sites Communication sites Blogit Uutisointi Tiedostokirjastot
  9. 9. 3. Ryhmätyön tukeminen Ryhmien, tiimien, työyhteisöjen ja projektien sisäinen keskinäinen työskentely. Työyhteisökohtaista. Yhteisön itse tuottamaa ja arkisesti muokkaamaa. Virallinen sisäinen viestintä: toimitettua, joukkoviestintämäistä ylhäältä alas, harvoin muuttuvaa Epävirallinen ja yhteisöllinen viestintä: arkista, työyhteisöjen keskinäistä, työtehtäviä tukevaa, alati muuttuvaa Toteuttamisvälineistöä O365:llä Projek- tit Työ- ryhmät Tiimit Yksiköt Vertais- tuki- ryhmät Päättä- vät ryhmät Toimi- pisteet Team sites Project sites Yammer Groups Teams Groups Community sitesDocument libraries
  10. 10. 2. Työtehtävien suorittamisen tukeminen Työn tekemisen ohjeistot ja toiminnan ohjaaminen: strategian soveltaminen tässä prosessissa-/roolissa. Prosessi-/roolikohtaista. Prosesseittain tuotettua ja hyväksyttyä. Virallinen sisäinen viestintä: toimitettua, joukkoviestintämäistä ylhäältä alas, harvoin muuttuvaa Epävirallinen ja yhteisöllinen viestintä: arkista, työyhteisöjen keskinäistä, työtehtäviä tukevaa, alati muuttuvaa Mikä kiinnostavinta!
  11. 11. 1. Työntekijyyden tukeminen ja organisaatioon sitouttaminen Linjaukset ja ohjeet työnantajalta työntekijöille, linkit työkaluihin sekä sisäinen ja strategiaviestintä. Kaikille työntekijöille samansisältöistä. Muutamalta massoille, virallisesti hyväksyttyä. 2. Työtehtävien suorittamisen tukeminen Työn tekemisen ohjeistot ja toiminnan ohjaaminen: strategian soveltaminen tässä prosessissa-/roolissa. Prosessi-/roolikohtaista. Prosesseittain tuotettua ja hyväksyttyä. 3. Ryhmätyön tukeminen Ryhmien, tiimien, työyhteisöjen ja projektien sisäinen keskinäinen työskentely. Työyhteisökohtaista. Yhteisön itse tuottamaa ja arkisesti muokkaamaa. Virallinen sisäinen viestintä: toimitettua, joukkoviestintämäistä ylhäältä alas, harvoin muuttuvaa Epävirallinen ja yhteisöllinen viestintä: arkista, työyhteisöjen keskinäistä, työtehtäviä tukevaa, alati muuttuvaa Käytännön esimerkki Asiakas Myymälä Valikoima Vastuullisuus Henkilöstö Yrityksestämme Työryhmät
  12. 12. 15 (Tarvittaessa) ajankohtais- asioille ”koti” ja arkisto Etusivu Ajankohtaista Asiakas Myymälä Valikoima Vastuullisuus Henkilöstö Yritys Työryhmät Liiketoimintaa tukeva, etupäässä myymälätyötä tekeville Työntekijyyttä tukeva, koko henkilöstölle yhteinen Tietotyön työryhmät, erityisesti hallinnolle Esimerkki: Viitekehyksen soveltaminen intranetin päänavigaatioksi
  13. 13. 18 2. Työtehtävien suorittamisen tukeminen Työn tekemisen ohjeistot ja toiminnan ohjaaminen: strategian soveltaminen tässä prosessissa-/roolissa. Prosessi-/roolikohtaista. Prosesseittain tuotettua ja hyväksyttyä. Vakuutukset KorvauskäsittelyMyynti Asiakaspalvelu Myymälä Valikoima Jalostus LogistiikkaHankinta Vähittäiskauppa PankkiniMyynti ja palvelut Opetustyö VaikuttavuustyöTutkimustyö Sales Services Tuotannot Service operations Ideas & piloting
  14. 14. Intranet > Sales Sales Sales News Resources Sales Yammer feed Recently updated Example material Example material Example material Policies & processes Xxx process The Company Way Xxxx xxx Xxxx xxx Xxxx xxx Sales xxxxx Xxx xxxx Xxxx xxx Sales materials Presentations Price lists Campaings Case stories Sales Yammer groups • Link to Group • Link to Group • Link to Group • Link to Group Sales Workspaces • Link to Workspace • Link to Workspace • Link to Workspace • Link to Workspace Sales Quicklinks • CRM • Quicklink to a system • Quicklink to a system • Quicklink to a system Home Company People Sales Services Service operations Ideas & piloting Search… Current Campaigns Xxx xxxx Xxx xxxx Xxxx xxx
  15. 15. 20
  16. 16. 21 Miten tähän päästään?
  17. 17. 22 Tarkastele tarpeita eri roolien näkökulmasta. Haastattelut, ryhmähaastattelut, työpajat..
  18. 18. 24 Jos tiedät jo, mitä intranetissä pitäisi olla  Räjäytä sisältö atomeiksi ja pyydä useita eri ryhmiä jäsentämään atomit kokonaisuuksiksi.
  19. 19. Rakenna käyttäjäryhmäkohtaisia ”täydellisiä aloitussivuja”
  20. 20. 26 Liiketoiminta tuntee parhaiten liiketoiminnan prosessit!
  21. 21. 1. Työntekijyyden tukeminen ja organisaatioon sitouttaminen Linjaukset ja ohjeet työnantajalta työntekijöille, linkit työkaluihin sekä sisäinen ja strategiaviestintä. Kaikille työntekijöille samansisältöistä. Muutamalta massoille, virallisesti hyväksyttyä. 2. Työtehtävien suorittamisen tukeminen Työn tekemisen ohjeistot ja toiminnan ohjaaminen: strategian soveltaminen tässä prosessissa-/roolissa. Prosessi-/roolikohtaista. Prosesseittain tuotettua ja hyväksyttyä. 3. Ryhmätyön tukeminen Ryhmien, tiimien, työyhteisöjen ja projektien sisäinen keskinäinen työskentely. Työyhteisökohtaista. Yhteisön itse tuottamaa ja arkisesti muokkaamaa. Virallinen sisäinen viestintä: toimitettua, joukkoviestintämäistä ylhäältä alas, harvoin muuttuvaa Epävirallinen ja yhteisöllinen viestintä: arkista, työyhteisöjen keskinäistä, työtehtäviä tukevaa, alati muuttuvaa Vastuut jakautuvat Esimerkiksi näin? Henki- löstö- asiat Yritykses- tämme Vastuu: Viestintä ja HR Vastuu: Liiketoiminta Vastuu: IT tarjoaa välineet ja neuvot; työyhteisöt hyödyntävät
  22. 22. 28 Konseptointi  Vaatimusmäärittely & Sisältörakennesuunnitelma
  23. 23. Intranetin konsepti? • Intranetin konsepti kuvaa palvelun tavoitetilan ja palveluidean: merkittävimmät käyttötarkoitukset, hyödyt ja käyttäjät, tavoitteet, toiminnallisuudet, sisällöt sekä rakenteen punaisen langan. • Lisäksi konsepti määrittää intranetin roolin, erityisesti suhteessa muihin digitaalisen työympäristön palveluihin sekä sisäisiin viestintäkanaviin. •  Konseptointityössä yhteinen näkemys kirkastuu ja uuden palvelun tavoite- ja tahtotila konkretisoituu! 29 Intranetiä ei voi kopioida kaverilta! Intranetin rooli ja konsepti on organisaationsa tarpeiden mukainen ja siten uniikki. Konsepti EI OLE kokoelma rautalankamalleja tai visuleiskoja!
  24. 24. CRM SharePoint Viestin- nällinen intranet CRM content Project Yammer Delve Email Calendar OneDrive for Business Skype for Business Office 365 Intranet Esimerkki roolittamisesta: Intranet vs.SharePoint vs.Office365 ProjectProject Team Team Team Office apps
  25. 25. 31 Viestinnällinen intranet Lokaatioi den sivustot Yleiset ohjeet, HR jne. Bisnesten prosessik uvaukset ja työohjeet Uutisointi Työryhmätyöskentely Projektit Tiimit Projektit Projektit Tiimit Tiimit Lokaatioi den sivustot Bisnesten prosessik uvaukset ja työohjeet Bisnesten prosessik uvaukset ja työohjeet Lokaatioi den sivustot Tapahtumakalenteri Yammer-keskustelut Konseptinkuvaaminenpiirroksenavulla, yksinkertaisimmillaan…
  26. 26. …taihiemanmonimutkaisemmin 1. Communicational intranet News Company Group Intranet Country Sites Sales People Services Service operations Company Ideas & piloting 2. Workspaces Project Project Team Team Project 3. Yammer groups Informing and supporting the whole community Collaboration of teams & projects Sharing knowledge, peer networks, collaboration.
  27. 27. Karkea intranet-uudistusprojektin aikataulu 34 Sisällöntuotanto ja sisällönsyöttö Sisällön johtaminen: sisältö- ja sisältörakenteensuunnittelu  Sisältörakennesuunnitelma koordinointi, motivointi Budjetointi ja päätökset Toteutus- vaiheiden suunnittelu ja priorisointi Hankinnan kohteen määrittely  Vaatimus- määrittely Kilpailutus Tekninen toteutus Pääkäyttäjien ja päätoimittajien koulutus Sisällöntuottajien työn ohjaus, koulutus ja tuki Hyväksyntä- testaus Projektiviestintä Vaatimusten tarkentaminen, visuaalinen suunnittelu ja käyttöliittymäsuunnittelu Loppukäyttäjien koulutus ja tuki Muutosjohtaminen, markkinointi ja viestintä Käyttöönotto, 1. vaihe Projektin johtaminen: kilpailutus- ja toteutusvaiheen koordinaatio Toteuttajan valinta ja sopimukset
  28. 28. Sisältörakennesuunnitelma 1. Palvelun kuvaus – Tavoitteet ja konsepti – Käyttäjät ja puhuttelutyyli – Roolittuminen ja liittymät 2. Sisältökonsepti/Sisältörakenne – Työntekijyyden tukeminen; Työtehtävien suorittamisen tukeminen; Ryhmätyön tukeminen – Pääsisältöosioiden tavoitteet, rooli, käyttötarkoitukset, sisällöt, puhuttelutyyli sekä käytettävät sivu-/sisältötyypit. 3. Julkaisu- ja toimituspolitiikat – Eri sisältötyyppien mukaisten sisältöjen julkaisemisen linjaukset, julkaisija, hyväksymisprosessit, vaikuttamistavoitteet. Esim. ohjeiden päivittäminen, uutisointi, tapahtumailmoittelu… 4. Sivu- ja sisältötyypit – Sivu- ja sisältötyyppien käyttötarkoitukset, sivupohjien elementit, mahdolliset rautalankakuvat • Sisällöntuottajan muistilista – Lyhyitä Tee näin -tsekkilistoja tyypillisimpiin tilanteisiin 35 Täydentyy ja tarkentuu sisältöprojektin edetessä.
  29. 29. Yhteenveto: Sisältösuunnittelun parhaat käytännöt O365-pohjaiselle intranetille 1. Tee näin: Intranetin kolmen funktion viitekehyksen käyttäminen sisältörakennesuunnittelussa: A. Selvitä organisaation tuki- ja liiketoimintaprosessit ja niiden toimijat. B. Selvitä, mitä informaatiota prosesseissa ja niiden toteuttamiseksi liikkuu (tai tulisi liikkua). Menetelmänä esim. haastattelut ja työpajat. C. Tunnista tiedon hyödyntäjät ja tuottajat prosesseissa. Tunnista tiedon tyypit ja luonne mm. ”virallisuuden” vs. vapaamuotoisuuden aste. D. Minkä tai minkätyyppisen tiedon liikkumista intranetillä voitaisiin tukea?  Mitkä roolit intranetilla on organisaatiossanne? • Viestinnällinen, tiedottava ja yhteisöä rakentava; ja/tai • Liiketoimintaa tukeva ja ohjaava; ja/tai • Ryhmätyöskentelyn väline • (Office365 soveltuu toteutusalustaksi erinomaisesti kaikille yllä mainituille rooleille.) E. Nämä kolme pääroolia sisältävän intranetin kolmen funktion viitekehyksen avulla intranetille muodostetaan selkeä konsepti: O365:n sovellukset ovat viitekehyksen avulla roolitettavissa tavoitteita tukeviin käyttötarkoituksiin ja sisältö tavoitteita tukeviin temaattisiin kokonaisuuksiin ja sisältötyyppeihin. 2. Muista: Mikäli intranet tukee myös liiketoimintaa, tulee liiketoiminnan kuulua aktiivisena toimijana intranetin suunnitteluun ja johtamiseen (myös jatkuvaan kehittämiseen!). 3. Huomioi: Intranetin toteutusprojektia tukee teknisen vaatimusmäärittelyn lisäksi sisältörakennesuunnitelma. 36
  30. 30. Kiitos! HannaP.Korhonen Intranet & Web Communications Specialist, Partner Puh. 050 563 2508 hanna.korhonen@northpatrol.com LinkedIn: www.linkedin.com/in/hannapkorhonen Twitter: @hannapkorhonen @intranetblogi @NorthPatrol https://intranet-ostajanopas.fi/ www.northpatrol.com 37
  31. 31. North Patrol Oy tarjoaa tukea verkkopalvelun tilaajalle internet-, intranet-, extranet- ja verkkokauppa- projekteissa. Autamme asiakkaitamme hankkeiden suunnittelussa, vaatimusten määrittelyssä sekä teknologia- ja toimittajavalinnoissa. Toimimme myös projektien läpiviennin tukena ja lopputulosten arvioijana. www.northpatrol.com 38 Verkkopalvelu- hankintojen neuvonantaja
  32. 32. Intranet-asiantuntijuutemme • Tyypillisesti konsultoimme asiakkaitamme laajojen verkkosivustouudistusten, intranet- tai extranet- palveluiden, verkkokaupparatkaisujen tai digitaalisten ryhmätyöympäristöjen suunnittelussa. Noin puolet projekteistamme on intranet- tai ryhmätyöympäristöjen konseptointiprojekteja. • Konsultoimme usein myös suuria asiakkaita, jotka toimivat maantieteellisesti hajautetusti, useilla eri kielialueilla, ja/tai joiden organisaatiorakenne ja liiketoiminta-alueet ovat hyvin monimuotoisia ja/tai joiden käyttäjäkunta on hyvin heterogeeninen. • Lähiaikoina olemme avustaneet mm. seuraavia asiakkaitamme heidän intranet-uudistusprojekteissaan: Caverion, Luonnonvarakeskus, Citycon, Helsingin Kaupunginteatteri, Koulutuskeskus Salpaus, Lemminkäinen, Paulig, Tampereen kaupunki ja Valio. • Julkaisemme suosittua Intranet-ostajan opas -asiantuntijablogia, joka on suunnattu intranettien parissa työskenteleville viestintä-, HR- ja IT-asiantuntijoille (ks. http://intranet-ostajanopas.fi/ ). Blogissa käsitellään erityisesti intranet-projektien valmisteluun ja ostamiseen liittyviä asioita ja siellä on julkaistu yli sata asiantuntija-artikkelia vuodesta 2010 alkaen. • Käymme myös säännöllisesti puhumassa intranet-seminaareissa niin Suomessa kuin ulkomaillakin. • Intranet-palvelut Suomessa 2016 -selvityksessä kartoitimme jo toista kertaa yli 100 suomalaisen intranetin nykytilan ja tulevaisuuden kehityssuunnat. Kartoitus on laajin suomalaisia intranetejä kartoittanut selvitys (ks. http://intranet-ostajanopas.fi/intranet-selvitys/ ). 39
  33. 33. intranet-ostajanopas.fi 40 Avaimet onnistuneen intranet-projektin läpivientiin

×