2. ZAMAN KAVRAMI VE ÖNEMi ZAMAN çok değerli bir sermayedir. ZAMAN mutlak kardır. ZAMAN satın alınmaz. ZAMAN saklanmaz ve depolanmaz. ZAMAN çoğaltılamaz. ZAMAN kesinlikle bir daha geri gelmemek üzere akıp gider. Zaman nedir? Zaman sahip olduğumuz en önemli ve değerli hazinedir. Her ne kadar; «Vakit nakittir» , «Time is money» veya «Zeit ist Geld» diyerek tüm dünya insanları zamanı parayla eş tutsalar da, aslında zaman paradan önemli ve değerlidir.
3. YAşAMIMIZDAKiBiR SAATLiK ZAMANIN DEGERi ACABA NEDiR? Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin (200.000) planlanabilir saatle sınırlıdır. İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak % 30 - 40 ' nı kullanabilmektedir. Peki geriye kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor? Netleşmemiş hedefler, Planlamada yapılan hatalar, Plansızlık, Önceliklere gerekli önemi verememe, Sürekli erteleme, Öze inememe, Detayla fazla uğraşma,
4. BiR GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ? Bir günde 24 saat vardır ve bu herkes için aynıdır. Farklı olan ise bu 24 saatin kullanış şeklidir. Aşağıdaki tabloda 24 saatin insanlar tarafından genelde nasıl harcandığı görülmektedir. FAALiYET SÜRE (SAAT) UYKU 8 TEMIZLIK 1 YEMEK 3 SEYAHAT 2 ÇALIŞMA 8 + -------- TOPLAM 22 Yukarıdaki tabloya göre bir gün içinde kendimize ayıracak 2 saat zamanımız kalıyor. Birde çalışma saatlerinin genelde 8 saatin üzerinde olduğu düşünülecek olursa, elimizdeki iki saatin gittiği de görülmektedir. “ BOŞ DURMAYIP BİR İŞ YAPIYOR OLSANIZ BİLE, O ANDA YAPILACAK DAHA ÖNEMLİ BIR İŞİNİZ VARSA ZAMANINIZI BOŞA HARClYORSUNUZ DEMEKTİR.. “ “ NE YAPTIĞIMIZ DEĞİL , NE İÇİN YAPTIĞlMIZ ÖNEMLİDİR.”
5. Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşma Gerçekten önemli işlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakma Unutmayalım ki en önemli planlama prensibi yazılı faaliyetlerdir. Yalnız akılda kalan planın ana hatları ve hatta tamamı unutulabilir. Yazılı planlar zihnin yükünü hafifletir. Yazılı bir plan kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. Onu işinde daha etkin kılar. Yazılı plan sayesinde, belirlenen hedeflerde daha az sapmalar olur, Konsantrasyon artar, güç görünen işler zamanında biter. Gün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaşır. Yapacağınız günlük planlar sayesinde başarı artar, önemli işlerinizi engelleyen ıvır zıvır işleri ikinci plana atabilirsiniz. Yazılı yapılan günlük planlarınız, önce veya sonra yapılan ya da bitmemiş işlerinizi takip etmenizi kolaylaştırır, gerekli tedbirleri almanızı sağlar. ZAMANI PLANLAMANIN KAZANDIRDIGI AVANTAJLAR :
6. ZAMAN BÜTÇESi Etkili bir zaman bütçesi yapabilmek için en azından aşağıdaki hususlara dikkat etmek gerekir. Zamanınızı bütçeleyin fakat belirli ölçülerde toleranslı olsun. Olmayacak işlere vakit harcamayın Yardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir şekilde yararlanmayı bilin Kendiniz ve birlikte çalıştığınız insanların özel sorunlarına gereğinden fazla zaman ayırmayın Açık kapı politikanızı sınırlandırın. İşi bitirdiğinizde bırakmayı bilin. Mali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de kayıt tutun.
7. YEDEK ZAMANINIZ OLSUN Hiç bir zaman herşey planladığımız gibi aynen gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma süremizin, ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır. Zamanımızın % 100 'ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız. Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz. A- % 60 planlanmış işler için, B- % 20 planlanmamış aniden çıkan, zaman çaIan durumlar için, C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özel durumlar)
8. KİŞİNİN 1 SAAT BOYUNCA SAHİP OLDUĞU İŞ GÖRME GÜCÜ: Peki bir insanın bir saat içindeki iş görme gücü ve konsantrasyon kapasitesi nasıldır?. Tıbbi araştırmalar en uygun dinIenme zamanının 1 saatlik çalışma sonunda olduğunu ortaya koyuyor. Bu dinlenme süresinin ise azami olarak 10 dakika olması gerektiğini, çünkü en verimli ve etkili dinlenmenin ilk on dakika içinde gerçekIeştiğini, bu süre aşıldığında dinlenmenin etki ve verimliliğinin süratle azaldığını belirtiyorlar. 1 saatlik çalışma sonunda en fazla 10 dakika ara verin.Verimli ve etkin çalışabilmek için düzenli ve kısa aralar vermelisiniz. Bu sizi işinizde daha başarılı kılar. Günlük planınızda düzenli ve kısa aralar öngörebilirsiniz. “ ZAMANIMIZI, ÖNCE BAŞKALARININ ONA OLAN İHTİYACINI KARŞILADIKTAN SONRA SIRANIN BİZE GELDİĞİNİ DÜŞÜNEREK KULLANMAYA ÇALIŞMIŞIZDlR. AMA SIRA BİZE HİÇ GELMEZ. “ İşimizi engelleyen faktörler en çok 10-12 ve 14-16 saatleri arasında doruk noktasına ulaşıyorlar.
9. ERTELEME Erteleme, insanı güçsüz düşüren, aciz bırakan bulaşıcı bir hastalıktır. En kötüsü, bir alışkanlığa ve yaşam biçimine dönüştürülmesidir. Bir işi ertelemenin nedenleri pek çok ve çeşitlidir. Bazıları şunlardır: Bu iş çok büyük, nereden başlayacağımı bilemiyorum? Bu iş, çok güç bir karar vermemi gerektiriyor, ne yapacağımı bilemiyorum!? Bu iş hiç hoş olmayan bir şey yapmamı gerektiriyor! Kendimi pek iyi hissetmiyorum ve bu iş için yeterli enerjim yok Sabah/öğleden sonra ilk saatlerde işe başlamakta güçlük çekiyorum İşlerimi kolay kolay bitiremiyorum! Erteleme krizinden sonra, kendinizi sorgulayın.
10. BAŞARI İÇİN PLANLAMA Bize yön vermesi için hedeflere, bu hedeflere ulaşmak için plan yapmaya gereksinimimiz vardır ve kat ettiğimiz yolu bu planla düzenli olarak karşılaştırmalıyız. Planlamada, ani ve acil işler için zaman toleransı bırakın ama bu boşluğu rezerv işlerle besleyin.
