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Como aprovechar SharePoint
Online y Office 365 para
gestión de registros
empresariales
Haaron Gonzalez
Consu...
#SPSMX #SPSMX
Adopción de Office 365
• Planea utilizar Office 365 ahora o en el próximo año?
• 63% de las empresas planean...
99.99%
Historia de la disponibilidad los últimos 4 meses
Office 365: El banco para sus datos
1PB Tenants
1TB Coleccióndesi...
#SPSMX #SPSMX
Arquitectura de la información típica en
SharePoint
Granja Aplicación Web Colección de sitios Sitios Bibliot...
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Producción Intranet Colección de sitios
Ventas Documentos
Presentaciones (Fecha,
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Correspo...
Que es la
gestión
registros
Es la practica de identificar,
clasificar, archivar, preservar y
destruir registros de acuerdo...
Porque
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registros
Crece la presión por gestionar posible
riesgos de manera efectiva mediante
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Paso 1: Estandarizar
la taxonomía
Paso 2: Aplicar políticas
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la información
Paso 3: Configura
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SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales

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En esta sesión estaremos compartiendo como utilizar Office 365 y SharePoint Online para gestión de contenido empresarial. Conozca los componentes arquitectónicos a considerar para el establecimiento de un centro de registros que funcione como su propio archivo digital de contenido empresarial. Si su empresa necesita cumplir con regulaciones gubernamentales relacionadas con la retención de documentos transaccionales como facturas, pedimentos y documentos oficiales; y de forma segura exponer la información a clientes o proveedores

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SharePoint online y Office 365 para gestion de registros empresariales

  1. 1. #SPSMX #SPSMX Como aprovechar SharePoint Online y Office 365 para gestión de registros empresariales Haaron Gonzalez Consultor Asociado, B-Logic IT Services Office Server and Services MVP @haarongonzalez http://blogs.msmvps.com/haarongonzalez https://www.youtube.com/user/haarongo
  2. 2. #SPSMX #SPSMX Adopción de Office 365 • Planea utilizar Office 365 ahora o en el próximo año? • 63% de las empresas planean • Planea utilizar ambiente híbridos ya sea indefinida o permanentemente? • 76% de las empresas no tienen planes de dejar de utilizar SharePoint on- premise • Fuente: Cryptzone Office 365 Security Survey https://www.cryptzone.com/forms/cryptzone-office-365-security- survey
  3. 3. 99.99% Historia de la disponibilidad los últimos 4 meses Office 365: El banco para sus datos 1PB Tenants 1TB Coleccióndesitios Almacenamiento atractivo
  4. 4. #SPSMX #SPSMX Arquitectura de la información típica en SharePoint Granja Aplicación Web Colección de sitios Sitios Bibliotecas Tipos de contenido Base de datos de contenido
  5. 5. #SPSMX #SPSMX Producción Intranet Colección de sitios Ventas Documentos Presentaciones (Fecha, Cliente, Producto) Correspondencia del cliente Recursos Humanos Documentos Política (Fecha, Tópico, Aprobador) Formas (Tema, fecha efectiva) IT Documentos Contrato (Proveedor, Fecha de vencimiento) Política (Fecha, Tópico, Aprobador) Legal Documentos Contrato (Proveedor, Fecha de vencimiento) Política (Fecha, Tópico, Aprobador) Base de datos de contenido
  6. 6. Que es la gestión registros Es la practica de identificar, clasificar, archivar, preservar y destruir registros de acuerdo a un conjunto de estándares pre definidos
  7. 7. Porque administrar registros Crece la presión por gestionar posible riesgos de manera efectiva mediante cumplimiento basado en regulaciones y políticas Regulaciones de gobierno e industria U.S. Sarbanes-Oxley Act (SOX) SEC 17-a/b DOD 5015.2, MoReq, ISO, and HIPAA
  8. 8. #SPSMX #SPSMX Estrategia de solución para gestión de registros Reglas de organización Centro de Registros A Centro de Registros B Biblioteca de Registros A1 Biblioteca de registros A2 Biblioteca de registros B2 Biblioteca de registros B1 Sitio de colaboración A Biblioteca de Doc A1 Concentrador de tipo de contenido Publica los tipos de registros
  9. 9. Paso 1: Estandarizar la taxonomía Paso 2: Aplicar políticas de administración de la información Paso 3: Configura los tipos de contenidos Paso 4: Aplicar reglas de organización del contenido Pasos para la Gestión de Registros Almacén de términos Concentra dor de tipos de contenido Reglas de organizació n de contenido Bibliotecas de registros y temporales

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