Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
www.hfms.org.hu
Elektronikus dokumentum menedzsment
(nem csak) létesítménygazdáknak
2016.05.22.
Bemutatkozás
 Kolesár András
 UniOffice Rendszerház Kft
 Alapító, tulajdonos
2016.05.22. Elektronikus dokumentumkezelés...
Miről beszélünk?
 Üzleti munkakörnyezet
 Vállalatirányítás
 Dokumentumok kezelése
 Feladatok kezelése
 Munkafolyamato...
Az elefánt és a vak emberek
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Dokumentum-
kezelési modellek
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Papír alapú dokumentumkezelés
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
E-mail / file szerver / desktop szoftverek
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
A DMS rendszerek főbb jellemzői
 Imaging, capturing
 Elektronikus konténer
 Visszakeresés és megosztás
 Üzleti folyama...
Imaging, capturing
 Imaging
– Papír dokumentumok digitalizálása
 Capturing
– File-ok rendszerbe foglalása
2016.05.22. Do...
Elektronikus konténer használat
 Részben strukturált információ kezelés
– Tartalom
– Metaadatok
 Template-ek
 Kategoriz...
Tárolás, archiválás központosítása
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Visszakeresési és megosztási szolgáltatások
 Indexelés
 Teljes szöveges keresés
 Dinamikus hozzáférési modellek
 Értes...
Üzleti folyamatok automatizálása - workflow
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Üzleti folyamatok automatizálása - Projekt menedzsment
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Biztonságos távoli, vagy mobil elérés
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
További opcionális szolgáltatások
 Enterprise Content Manager
 Records Management
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminár...
A DMS szintjei
 Hardver
 Operációs rendszer, hálózat
 DMS alaprendszer (adatbázis,
adatbáziskezelő rendszer, DMS rendsz...
Általános folyamat elemek
 jóváhagyás
 szignálás
 feladatkezelés
 eseménykezelés
 tájékoztatás/értesítés
2016.05.22. ...
Folyamat kezelés technikái
 Programozott munkafolyamat kezelés
(workflow)
 Spontán munkafolyamat kezelés
2016.05.22. Dok...
Dokumentumkezelő alkalmazások
 Ügykövetési rendszer
 Szerződéskezelési rendszer
 Beszerzési rendszer
 Minőségirányítás...
Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei
 Szelektív hozzáférés
 Titkosítás
 Hitelesítés
 Verzió kezelés
 Ta...
Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei
 Nyomonkövetés
– ügyek követése
– ügyfelek követése
– folyamatok nyonk...
Miért érdemes DMS-t bevezetni
 1. A papír már régen túlhaladott
 2. Az e-mail/file szerver modell alkalmatlan
 3. DMS e...
Mitől lesz a rendszer használható és mikor nem az
 Élő rendszer, nem múzeum
 Felső vezetés megérti, akarja és aktívan
ha...
Modellek összehasonlítása(1)
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendszer...
Modellek összehasonlítása (2)
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendsze...
Modellek összehasonlítása (3)
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendsze...
Modellek összehasonlítása (4)
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendsze...
Modellek összehasonlítása (5)
2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
Rendszerek
Funkciók
E-mail
File server
DSM
rendsze...
Mit nyerünk? (1)
 Papír- és fax dokumentumok, valamint egyéb
űrlapok kezelése (pl. számlajóváhagyás,
feladat, emlékeztető...
Mit nyerünk? (2)
 Munkafolyamat kezelést, felelősök, határidők
kezelését
 Közös információbázist
 Vezetői áttekintést, ...
Mit nyerünk? (3)
 Dokumentumok verziókövetését, változások
naplózását és archiválását
 Iktatást, (egyértelmű azonosítást...
Néhány alkalmazási példa
 Országos Vízügyi Főigazgatóság országos
rendszere (4.000 felhasználó)
 Országos Atomenergia Hi...
Letöltések
 Prezentáció:
http://www.unioffice.hu/internet/uoweb.nsf/Elektronikus_doku
mentum_menedzsment_FM.ppt
 Videó:
...
www.hfms.org.hu
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Elektronikus dokumentum menedzsment

536 views

Published on

HFMS Free University 16.05.2016
Presentation on document management
Dokumentum menedzsment nem csak létesítménygazdáknak

Published in: Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Elektronikus dokumentum menedzsment

  1. 1. www.hfms.org.hu
  2. 2. Elektronikus dokumentum menedzsment (nem csak) létesítménygazdáknak 2016.05.22.
  3. 3. Bemutatkozás  Kolesár András  UniOffice Rendszerház Kft  Alapító, tulajdonos 2016.05.22. Elektronikus dokumentumkezelés nem csak létesítménygazdáknak
  4. 4. Miről beszélünk?  Üzleti munkakörnyezet  Vállalatirányítás  Dokumentumok kezelése  Feladatok kezelése  Munkafolyamatok kezelése 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  5. 5. Az elefánt és a vak emberek 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  6. 6. 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  7. 7. Dokumentum- kezelési modellek 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  8. 8. Papír alapú dokumentumkezelés 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  9. 9. E-mail / file szerver / desktop szoftverek 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  10. 10. 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  11. 11. A DMS rendszerek főbb jellemzői  Imaging, capturing  Elektronikus konténer  Visszakeresés és megosztás  Üzleti folyamatok automatizálása  Biztonságos távoli, vagy mobil elérés  További opciók 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  12. 12. Imaging, capturing  Imaging – Papír dokumentumok digitalizálása  Capturing – File-ok rendszerbe foglalása 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  13. 13. Elektronikus konténer használat  Részben strukturált információ kezelés – Tartalom – Metaadatok  Template-ek  Kategorizálás  Dokumentum kapcsolatok 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  14. 14. Tárolás, archiválás központosítása 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  15. 15. Visszakeresési és megosztási szolgáltatások  Indexelés  Teljes szöveges keresés  Dinamikus hozzáférési modellek  Értesítők 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  16. 16. Üzleti folyamatok automatizálása - workflow 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  17. 17. Üzleti folyamatok automatizálása - Projekt menedzsment 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  18. 18. Biztonságos távoli, vagy mobil elérés 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  19. 19. További opcionális szolgáltatások  Enterprise Content Manager  Records Management 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  20. 20. A DMS szintjei  Hardver  Operációs rendszer, hálózat  DMS alaprendszer (adatbázis, adatbáziskezelő rendszer, DMS rendszer)  DMS alkalmazások  DMS kapcsolatok más rendszerekkel 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  21. 21. Általános folyamat elemek  jóváhagyás  szignálás  feladatkezelés  eseménykezelés  tájékoztatás/értesítés 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  22. 22. Folyamat kezelés technikái  Programozott munkafolyamat kezelés (workflow)  Spontán munkafolyamat kezelés 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  23. 23. Dokumentumkezelő alkalmazások  Ügykövetési rendszer  Szerződéskezelési rendszer  Beszerzési rendszer  Minőségirányítási rendszer  Műszaki dokumentációs rendszer  CRM rendszer  Projekt menedzsment alkalmazás  Iratkezelő alkalmazások  Űrlapkezelő alkalmazások  Bejelentéskezelés 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  24. 24. Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei  Szelektív hozzáférés  Titkosítás  Hitelesítés  Verzió kezelés  Tartalom kezelés  Csoportmunka támogatás  Nyomonkövetés (ld. következő dia) 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  25. 25. Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei  Nyomonkövetés – ügyek követése – ügyfelek követése – folyamatok nyonkövetése – dokumentumok megtekintésének ellenőrzése – események nyonkövetése – feladatok elvégzésének nyomonkövetése 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  26. 26. Miért érdemes DMS-t bevezetni  1. A papír már régen túlhaladott  2. Az e-mail/file szerver modell alkalmatlan  3. DMS előnyei – Időt takarít meg – Nyereséget termel – Növeli a hatékonyságot – Javítja a kommunikációt és az együttműködést – Lehetővé teszi az automatizációt 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  27. 27. Mitől lesz a rendszer használható és mikor nem az  Élő rendszer, nem múzeum  Felső vezetés megérti, akarja és aktívan használja (példa: TVK, Allianz, 77 Elektronika). Negatív példa: jogászok, titkárnők  Nem csak tárolás/visszakeresés, hanem alkalmazások használata üzleti folyamatokban:  A legfontosabb: az alkalmazások fő eleme az EGYÜTTMŰKÖDÉS  Nem sajnálják az időt/pénzt az oktatásra, tréningre 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  28. 28. Modellek összehasonlítása(1) 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium Rendszerek Funkciók E-mail File server DSM rendszer Információmegosztás korlátozott mértékben igen Információ tárolás és visszakeresés korlátozott mértékben igen
  29. 29. Modellek összehasonlítása (2) 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium Rendszerek Funkciók E-mail File server DSM rendszer Folyamat követés nem igen Munkafolyamat kezelés, felelősök, határidők kezelése nem igen
  30. 30. Modellek összehasonlítása (3) 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium Rendszerek Funkciók E-mail File server DSM rendszer Közös információbázis nem igen Vezetői áttekintés, nyomonkövetés és ellenőrzés megoldása nem igen
  31. 31. Modellek összehasonlítása (4) 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium Rendszerek Funkciók E-mail File server DSM rendszer A hozzáférési rendszer árnyalt és dinamikus kialakítása nem igen Dokumentumok verziókövetése, változások naplózása és archiválása nem igen
  32. 32. Modellek összehasonlítása (5) 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium Rendszerek Funkciók E-mail File server DSM rendszer Iktatás, érkeztetés nem igen Az együttműködés, a csoportmunka támogatása nem igen Partner illetve ügyfél kezelés nem igen
  33. 33. Mit nyerünk? (1)  Papír- és fax dokumentumok, valamint egyéb űrlapok kezelése (pl. számlajóváhagyás, feladat, emlékeztető stb.)  Folyamatkövetést  Üzleti dokumentumok biztonságos és visszakereshető tárolását  Hatékony, sokoldalú visszakeresést 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  34. 34. Mit nyerünk? (2)  Munkafolyamat kezelést, felelősök, határidők kezelését  Közös információbázist  Vezetői áttekintést, nyomonkövetést és azellenőrzés megoldását  Árnyalt és dinamikus hozzáférési rendszert 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  35. 35. Mit nyerünk? (3)  Dokumentumok verziókövetését, változások naplózását és archiválását  Iktatást, (egyértelmű azonosítást) és érkeztetést  Együttműködést, aktív csoportmunkát  Folyamatos partner illetve ügyfél kezelést 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  36. 36. Néhány alkalmazási példa  Országos Vízügyi Főigazgatóság országos rendszere (4.000 felhasználó)  Országos Atomenergia Hivatal  Radioaktív Hulladékokat Kezelő Kft.  Allianz Biztosító ZRt  77 Elektronika ZRt 2016.05.22. Dokumentumkezelés szeminárium
  37. 37. Letöltések  Prezentáció: http://www.unioffice.hu/internet/uoweb.nsf/Elektronikus_doku mentum_menedzsment_FM.ppt  Videó: https://youtu.be/N7PyBexCTfY 2016.05.22. Elektronikus dokumentumkezelés nem csak létesítménygazdáknak
  38. 38. www.hfms.org.hu

×