Contabilidad (Activo Circulante y No Circulante)

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  • Buenas tardes, puedes pasarme la información al correo: marquezlui@gmail.com gracias
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  • hola que tal, muy buena info, me la podría compartir a fijo-hh@hotmail.com. Muchas Gracias.
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  • hola herry, soy estudiante de contaduria, investigando sobre lascuentas me encontre con esta informacion de usted, que esta muy buena, usted seria tan amable de enviármela por correo esta información? mariarc_70@hotmail.com. gracias
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  • hola me podrías hacer el favor de enviarme por correo la información esta muy buena y la necesito gracias la guairea2008@hotmail.com
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  • hola, disculpa me enviaría esa información por correo por favor, clavel_for_14@hotmail.com
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Contabilidad (Activo Circulante y No Circulante)

  1. 1. Unidad I. Activo Circulante 1. El Efectivo…………………………………………………………………………………………………………… 3 2. Efectivo en Caja…………………………………………………………………………………………………10 3. Efectivo en Banco……………………………………………………………………………………………… 27 4. Efectos y Cuentas por Cobrar…………………………………………………………………………… 58 5. Inventarios…………………………………………………………………………………………………………112 6. Prepagados……………………………………………………………………………………………………… 144Unidad II. Activo No Circulante 7. Propiedades, Plantas y Equipos……………………………………………………………………… 156 8. Activo Intangible…………………………………………………………………………………………… 197 9. Cargos Diferidos……………………………………………………………………………………………… 211 10. Otros Activos………………………………………………………………………………………………… 226
  2. 2. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 2 © Universidad “Dr. Rafael Belloso Chacín” 1a. Edición Autor >> MSc. Rosalía Ruiz de Cipriani Diseño Instruccional >> Ana Contreras Diseño Gráfico >> Juan Biancardi Especialista en Computación >> Karla Pérez Maracaibo, Venezuela 2006.
  3. 3. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 3 Unidad I. Activo Circulante Tema 1. El Efectivo Introducción La solvencia de toda empresa está fundamentada en las diferentes partidas que comprende el efectivo. El activo circulante disponible está representado por todo el dinero que se encuentra en caja, caja chica, banco y otras partidas que se pueden considerar equivalentes de efectivo. El efectivo se presenta en el Balance General como el primer rubro de los activos en su condición más líquida, razón por la cual, es clasificado como un activo circulante disponible. Siendo el efectivo el activo más líquido que posee la empresa, se hace necesario establecer un control interno adecuado para evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos. Contenido Los contenidos desarrollados en este tema son los siguientes: 1.1 Definición ......................................................................................4 1.2 Naturaleza y características ................................................................4 1.3 Importancia ...................................................................................5 1.4 Partidas consideradas efectivo .............................................................5 1.5 Partidas no consideradas efectivo ..........................................................6 1.6 Clasificación ...................................................................................6 1.7 Normas de valuación del efectivo ..........................................................7 1.8 Normas de presentación del efectivo en el Balance General ........................... 8
  4. 4. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 4 1. El Efectivo 1.1 Definición El efectivo es el activo circulante más líquido representado por el dinero disponible en caja, caja chica y banco. También se considera efectivo todas las partidas del activo circulante que puedan ser convertidas en dinero a su valor nominal en forma inmediata. Catacora (1998:121), define al efectivo como la primera partida que aparece en el Balance General y representa uno de los renglones más importantes de los rubros del activo para una entidad. El efectivo está representado por el dinero disponible en los bancos, el segregado para fines específicos. 1.2 Naturaleza y características El efectivo puede originarse por diferentes transacciones; entre ellas tenemos: - Aportes en efectivo de los socios, accionistas o dueños para constituir una empresa o para aumentar su capital - Ventas al contado - Cobranzas realizadas - Ingresos recibidos por servicios prestados o cualesquiera otra naturaleza Todas las partidas consideradas efectivo deben cumplir las siguientes características: - Ser propiedad de la empresa
  5. 5. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 5 - Tener disponibilidad absoluta para efectuar todo tipo de desembolso - Tener convertibilidad inmediata, en dinero a su valor nominal - Estar libre de toda restricción, razón por la cual es clasificada como un activo circulante disponible. 1.3 Importancia El efectivo se considera uno de los activos más importantes que posee la empresa, su grado de liquidez determina la capacidad de pago que tiene ante los acreedores. El efectivo permite realizar compras al contado, cancelar todas las obligaciones, realizar inversiones, etc. El uso adecuado del efectivo asegura el éxito y desarrollo de toda organización, su existencia garantiza cumplir con el ciclo de las operaciones mercantiles en la empresa. 1.4 Partidas consideradas efectivo Las partidas utilizadas para representar al efectivo son las siguientes: - Caja - Caja chica - Bancos
  6. 6. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 6 1.5 Partidas no consideradas efectivo La definición del efectivo permite categorizar las siguientes partidas como no efectivo. - Vales de caja - Estampillas fiscales o postales - Dinero en custodia de terceras personas - Cheques devueltos - Cheques post-fechados - Depósitos a plazo fijo - Depósito para fines específicos - Depósitos en bancos intervenidos o cerrados - Adelantos para viáticos u otros gastos por relacionar - Las cuentas y documentos por cobrar 1.6 Clasificación El efectivo se clasifica de acuerdo al grado de liquidez y disponibilidad. La mayoría de las empresas categorizan en primer lugar Caja Chica, luego Caja y Banco. Otras empresas lo clasifican así: Caja, Caja Chica y Banco. El siguiente cuadro describe y clasifica las cuentas que representan el efectivo:
  7. 7. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 7 Cuadro I.1 Descripción y clasificación de las cuentas Efectivo Cuenta Descripción Clasificación Caja Representa el efectivo que ha recibido la Cuenta Real empresa por las diferentes transacciones Activo Circulante realizadas al contado Disponible Saldo Deudor Balance General Caja Son fondos fijos destinados para que el Cuenta Real Chica custodio realice pagos o desembolsos Activo Circulante menores, de acuerdo a la necesidad de la Disponible empresa Saldo Deudor Balance General Banco Representa los movimientos del efectivo en Cuenta Real moneda nacional y en moneda extrajera Activo Circulante (cotizables en Venezuela), este efectivo Disponible puede generarse por los depósitos Saldo Deudor efectuados y las notas de crédito bancarias Balance General 1.7 Normas de valuación del efectivo Son las reglas establecidas por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, para que las transacciones mercantiles que soportan el efectivo, estén de acuerdo con la Declaración de Principios de Contabilidad (DPC) de aceptación general en Venezuela. Las reglas de valuación establecen que el efectivo debe ser valuado a su valor nominal, la moneda extranjera se valúa a la tasa de cambio vigente para la fecha de la preparación del Balance General.
  8. 8. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 8 Ejemplo I.1. Conversión de moneda extranjera a bolívares. Si una empresa tiene 100$ en el Banco X, se debe multiplicar el efectivo (100$) por el valor del dólar en Bolívares existente para la fecha del Balance General: 100x4.300= 430.000 Bolívares 1.8 Normas de presentación del efectivo en el Balance General Las normas establecidas por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, establece que los renglones en efectivo deben mostrarse en el Balance General como las primeras partidas del Activo Circulante a su valor nominal. De existir efectivo en moneda extranjera, se debe realizar una nota a los estados financieros explicando el tipo de moneda extranjera y la tasa de cambio existente para la fecha de la elaboración del Balance General. Los cheques que estén pendientes por entregar a sus beneficiarios a la fecha de la preparación del Balance General, deben presentarse formando parte del renglón del efectivo. Cuando la empresa realiza transacciones con dos o más bancos y una de estas cuentas corrientes presenta un sobregiro, el saldo negativo debe compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, si continúa negativo el saldo en la cuenta Banco, este monto debe presentarse en el Balance General a la fecha de su preparación como pasivo a corto plazo.
  9. 9. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 1. El Efectivo ● Pág. 9 Ejemplo I.2. Efectivo presentado en el Balance General El siguiente es un ejemplo del efectivo presentado en el Balance General Gráfico I.1 Efectivo presentado en el Balance General
  10. 10. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 10 Unidad I. Activo Circulante Tema 2. Efectivo en Caja Introducción La administración eficiente del efectivo garantiza el éxito de cualquier organización. Es indispensable tener un sistema de control del efectivo en caja, debido a que este activo es muy atrayente para cualquier empleado. Además, no es fácil seguirle el rastro sin controles establecidos. Para el desarrollo normal de las operaciones de una empresa, se hace indispensable poseer niveles adecuados de efectivo. El control de las entradas de efectivo en caja, tiene como finalidad, garantizar que se salvaguarde desde el momento en que se recibe hasta el momento en que es depositado en una cuenta bancaria. Dentro de los controles internos establecidos para el Efectivo en Caja, se hace necesario establecer un fondo fijo en Caja Chica para cubrir pagos de menor cuantía. La necesidad de este fondo fijo va a depender de la naturaleza de la empresa. Contenido Los contenidos desarrollados en este tema son: 2.1 Definición ...................................................................................11 2.2 Características .............................................................................11 2.3 Control interno .............................................................................12 2.4 Registros contables de caja chica ........................................................14 2.5 Arqueo de caja ........................................................................... ..24 2.6 Uso de las notas de débito de caja .................................................... ..26 2.7 Uso de las notas de crédito de caja.................................................... ..26
  11. 11. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 11 Tema 2. Efectivo en Caja 2.1 Definición El efectivo en Caja está representado por todas las monedas y billetes de curso legal en el país y por todas las monedas y billetes extranjeros cotizables en Venezuela. También el efectivo en caja está constituido por: - Cheques conformados a nombre de la empresa sin depositar. - Cheques personales sin restricción de ninguna naturaleza. - Recibos conformados de tarjetas de crédito y de débito sin depositar. - Vales de cesta ticket recibidos. - Documentos de crédito pagaderos a su presentación. 2.2 Características Los montos clasificados como efectivo en caja, deben cumplir las siguientes características: - Ser propiedad de la empresa. - Ser aceptables para depósito bancario. - Estar libres de restricciones en cuanto a su uso.
  12. 12. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 12 Según Catacora (1998:123), la cuenta Caja está constituida por el dinero o numerario en existencia que se recibe o se entrega por las diferentes razones. 2.3 Control interno El control interno, es la herramienta utilizada en la empresa, para salvaguardar los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, necesarios para preparar los estados financieros. Cuando la administración de la empresa establece un control interno adecuado para el manejo del efectivo, los datos contables utilizados para la toma de decisiones son dignos de todo crédito. La Federación de Contadores Públicos de Venezuela (2002), define al control interno como una serie de métodos y medidas adoptadas en un negocio con el fin de salvaguardar sus activos, garantizar la exactitud y confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operacional y aumentar la adherencia a las políticas administrativas prescritas. El efectivo en caja debe protegerse desde el momento en el cual se recibe, hasta tanto el momento de ser depositado en el banco. Las normas básicas para asegurar su protección son las siguientes: - Segregación de funciones, separar el manejo del efectivo del mantenimiento de registros contables. - Todos los ingresos recibidos por caja deben ser depositados en una cuenta bancaria, el mismo día o el siguiente y en forma intacta. - Algunas empresas consideran necesario que la caja mantenga un fondo para que el cajero pueda dar vuelto de ser necesario.
  13. 13. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 13 - Realizar arqueos recurrentes y sorpresivos, para verificar que la suma de todo lo existente en caja coincida (cuadre) con la suma en bolívares de los documentos que soportan las transacciones realizadas. - Establecer pólizas de seguro para el cargo de cajero. Esta póliza es importante porque la empresa está sujeta a robo o incendio. - Colocar las cajas registradoras en un lugar que los clientes puedan observar las cantidades registradas por el cajero. - Las políticas establecidas en la empresa deben estar por escrito en forma clara y precisa. Según la política administrativa y contable aplicada en una organización, se hace necesario crear el fondo fijo de caja chica, para cancelar desembolsos de menor cuantía. La cantidad del fondo fijo y el monto máximo para realizar los pagos, dependen de la naturaleza de la entidad económica, del volumen de sus operaciones y de la frecuencia con que se realicen. 2.4 Caja Chica La cuenta Caja Chica representa el efectivo más disponible que posee la empresa, para realizar pagos menores y recurrentes. Para Catacora (1998:124), los fondos fijos son conocidos también con la denominación de Caja Chica. Estos fondos fijos están constituidos por la disponibilidad en moneda nacional o extranjera, que se encuentran segregados o asignados para desembolsos específicos y recurrentes que se tengan razón a diferentes necesidades. El control interno que debe cumplir el responsable (custodio) de administrar el fondo fijo de Caja Chica se resume en lo siguiente: - El monto fijo establecido por la empresa para aperturar caja chica debe ser limitado.
  14. 14. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 14 - Establecer un límite máximo para los desembolsos realizados por caja chica. - La responsabilidad de la administración del fondo fijo debe tenerla una sola persona (custodio). - Los desembolsos cancelados por caja chica deben estar debidamente autorizados y soportados. - Los comprobantes que justifiquen los desembolsos realizados, deben presentar toda la información necesaria para realizar el registro contable. - Los comprobantes deben elaborarse en tinta y sin enmendaduras. Los comprobantes nulos deben conservarse para cumplir con el control interno. - Realizar arqueos imprevistos y frecuentes. - Establecer el período en el cual se va a rembolsar el fondo. - A la fecha de preparar los estados financieros se debe rembolsar el fondo fijo. 2.5 Registros contables de caja chica Los asientos contables se deben realizar en los libros exigidos por el Código de Comercio Venezolano (C.Com), cumpliendo con las formalidades legales establecidas en el mismo. Este basamento teórico fue estudiado en la asignatura Contabilidad I. Si presentas alguna duda al respecto, consulta el texto de Álvarez, Gutiérrez, Marín y Rodríguez (2005). Contabilidad I. Segunda edición. Fondo Editorial URBE. La cuenta Caja Chica se contabiliza solamente en cuatro (4) situaciones: apertura, aumento, disminución y eliminación de Caja Chica. El cuadro siguiente describe los registros contables correspondientes a cada situación:
  15. 15. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 15 Cuadro I.2 Registros contables de Caja Chica Registro Descripción 1er registro/ Se realiza cuando existe la necesidad de aperturar un fondo fijo en la empresa Apertura para hacer pagos menores. Se contabiliza dándole un cargo (debe) a la cuenta caja chica y un abono (haber) a la cuenta banco. 2do / Aumento Se realiza, solamente, cuando existe la necesidad de aumentar el fondo fijo de la empresa. Se contabiliza dándole un cargo (debe) a la cuenta caja chica, y un abono (haber) a la cuenta banco. 3ero / Se realiza cuando se ha determinado que el fondo fijo establecido tiene un Disminución monto excesivamente alto y se toma la decisión de disminuirlo. Se contabiliza dándole un cargo (debe) a la cuenta banco y un abono (haber) a la cuenta caja chica. 4to / Se realiza cuando la empresa decide eliminar el fondo fijo establecido. Se Eliminación contabiliza dándole un cargo (debe) a la cuenta banco y un abono (haber) a la cuenta caja chica. Es importante señalar que el asiento contable del reembolso de Caja Chica es el único registro contable que se realiza periódicamente. Este asiento se contabiliza cargando (debe) a los diferentes desembolsos y abonando (haber) a la cuenta banco. 2.5.1 Creación de Caja Chica Significa constituir un fondo fijo, para realizar desembolsos pequeños o irrisorios, el monto de este fondo va a depender de las necesidades de la empresa. Ejemplo I.3. Registro de la creación de la Caja Chica en el Libro diario. El 02 de septiembre del 2004, el administrador Jesús Ordaz de la empresa Roci, C.A. decide crear el fondo fijo de Caja Chica por Bs. 50.000,00 emite el cheque No. 001 del Banco Ros, a nombre del custodio Emiro Ruiz. A continuación se presenta el registro contable de la Creación de la Caja Chica en el Libro Diario:
  16. 16. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 16 Gráfico I.2 Registro contable en el libro diario de la Creación de la Caja Chica El custodio hace efectivo el cheque recibido y lo deposita en Caja Chica para empezar a realizar los desembolsos autorizados. Ejemplo de tres comprobantes realizados por el custodio Emiro Ruíz: El comprobante No. 1 es por la compra de café y azúcar, el No. 2 por el pago de periódicos y revistas y el No. 3 es por la compra de lápices y bolígrafos; cada comprobante presenta la fecha correspondiente del día del pago, el concepto y la cantidad del desembolso en bolívares. Es importante señalar que los comprobantes descritos anteriormente no presentan el IVA. A continuación se presentan los tres comprobantes realizados por el custodio Emiro Ruiz.
  17. 17. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 17 Gráfico I.3 Comprobante del desembolso de caja chica #1. Gráfico I.4 Comprobante del desembolso de caja chica #2.
  18. 18. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 18 Gráfico I.5 Comprobante del desembolso de caja chica #3. El control interno de Caja Chica, establece que cada comprobante debe tener anexo la factura o el recibo de caja que justifique el pago realizado. El reembolso de Caja Chica lo debe solicitar el custodio cumpliendo con la política establecida en la empresa. La política de esta empresa (ROCI, C.A.) es rembolsar la Caja Chica cada quince (15) días. El 15-09-2004 el custodio Emiro Ruiz presenta la relación de comprobantes para que le reintegren a través de un cheque el monto de 45.000,00 Bs. Esta cantidad sumada al saldo existente en Caja Chica de Bs. 5.000, da un total de Bs. 50.000,00. Este monto siempre debe ser igual al Fondo Fijo establecido para Caja Chica.
  19. 19. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 19 A continuación se presenta la relación de comprobantes (el saldo de Caja Chica es de Bs. 5.000,00*) Gráfico I.6 Relación de los Comprobantes (reembolso) de caja chica La relación anterior demuestra que el cheque de reposición es por Bs. 45.000,00; emitido a nombre del custodio Emiro Ruiz. No hubo faltante ni sobrante. El administrador de la empresa aprueba la relación de comprobantes y emite el cheque por Bs. 45.000 a nombre del custodio Emiro Ruiz. El custodio hace efectivo el cheque en el Banco, lo ingresa a la caja chica junto a los Bs. 5.000,00 existentes, para volver a tener el fondo fijo de Bs. 50.000,00. El Departamento de Contabilidad recibe la relación
  20. 20. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 20 de comprobantes acompañada de todos los soportes que justifican los desembolsos; y realiza el asiento contable del reembolso. 2.5.2 Reembolso de caja chica Significa reponer el fondo fijo de caja chica, por la cantidad de Bs. que sumen los comprobantes de egresos. El registro contable se realiza cargando (debe) a las cuentas de egresos que originaron las salidas del dinero de Caja Chica y abonando (haber) a la cuenta Banco el monto correspondiente. Ejemplo I.4. Registro en el libro diario de caja chica, cuando no existen faltantes ni sobrantes. A continuación se presenta el registro contable del reembolso de Caja Chica en el Libro Diario. Gráfico I.7 Registro contable en el libro diario del reembolso de Caja Chica 2.5.3 Faltantes y Sobrantes en Caja Chica Cuando el custodio no cumple las normas del control interno, puede sobrar o faltar dinero en Caja Chica por diferentes conceptos. Por ejemplo un faltante puede ocurrir
  21. 21. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 21 cuando el custodio no relaciona todos los comprobantes, o cuando ha relacionado una factura por una cantidad menor; también puede ocurrir por uso indebido del fondo. a. Reembolso de Caja Chica cuando se presenta un faltante Significa reponer el fondo fijo por una cantidad mayor que el total de comprobantes. A continuación se presenta la relación del comprobante No. 2, con un faltante de Bs. 2.000,00 (el saldo existente en Caja Chica es Bs. 3.000,00. Gráfico I.8 Relación de los comprobantes (reembolso) de caja chica con faltante La relación anterior demuestra que existe un faltante por Bs. 2.000,00, lo que significa que el cheque emitido al nombre del custodio es por Bs. 47.000,00. Cuando
  22. 22. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 22 el custodio hace efectivo el cheque y lo ingresa a Caja Chica junto a los Bs. 3.000,00 existentes, vuelve a tener el monto del fondo fijo de Bs. 50.000,00. La política de la empresa Roci, C.A. es cargar (Debe) los faltantes de Caja Chica a Cuentas por Cobrar Custodio; y cuando exista un sobrante se debe abonar (Haber) a la cuenta Ingresos por Sobrantes. Ejemplo I.5. Registro del reembolso de caja chica cunado existe un faltante. A continuación se presenta el registro contable en el Libro Diario de un Reembolso de Caja Chica con Faltante. Gráfico I.9 Registro contable en el libro diario de un Reembolso de Caja Chica con Faltante b. Reembolso de Caja Chica cuando presenta un sobrante Significa reponer el fondo fijo por una cantidad menor que el total de comprobantes. A continuación se presenta la relación de comprobantes No. 3, con un sobrante por Bs. 1.000,00. A continuación se presenta una Relación de Comprobantes con Sobrante (Saldo de Caja Chica Bs. 6.000,00*)
  23. 23. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 23 Grafico I.10 Relación de los Comprobantes (reembolso) de caja chica con Sobrante La relación anterior demuestra que existe un sobrante de Bs. 1.000,00; lo que significa que el cheque emitido a nombre del custodio es por Bs. 44.000,00. Cuando el custodio hace efectivo el cheque y lo ingresa a caja chica junto a los 6.000,00 existentes vuelve a tener el monto del fondo fijo de 50.000,00 Bs. La política establecida en la empresa para contabilizar los sobrantes es abonar (Haber) a la cuenta de ingresos por sobrante. El monto del sobrante es de Bs. 1.000,00 en la relación anterior. Ejemplo I.6. Registro del reembolso de caja chica cuando existe un sobrante. A continuación se presenta el registro contable en el Libro Diario de un Reembolso de Caja Chica cuando existe un sobrante.
  24. 24. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 24 Gráfico I.11 Registro contable en el Libro Diario de un Reembolso de Caja Chica cuando existe un sobrante 2.6 Arqueo de caja Consiste en el conteo físico y examen del efectivo, cheques, valores y cualesquiera otros documentos, que se encuentre en poder del cajero en el momento de realizar la inspección ocular. El total del efectivo más el total de comprobantes existente debe ser igual al monto del fondo establecido. La presencia del custodio durante el tiempo del Arqueo, es indispensable, no debe permitirse que se ausente del lugar por ninguna razón. La persona autorizada (auditor) para realizar el Arqueo de Caja, debe elaborar una relación detallada del contenido del Arqueo, y debe estar firmada por el custodio en conformidad de lo que recibe del auditor después del arqueo. En la práctica se suele utilizar un formulario impreso como el siguiente:
  25. 25. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 25 Gráfico I.12 Modelo de Formulario para el arqueo de Caja
  26. 26. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 2. Efectivo en Caja ● Pág. 26 2.7 Uso de las notas de débito de caja Son notas emitidas por las empresas para informar la variación del monto original de la factura. Ejemplo I.7. Uso de la nota de débito de caja. Cuando la empresa ha comprado mercancías a crédito y por cualquier causa le devuelve al proveedor parte de esa compra; esta empresa compradora emite una nota de débito al proveedor para informarle que su cuenta está siendo debitada, es decir disminuida. Las notas de débito también se pueden originar cuando el cliente tiene que cancelar una cantidad superior de la que dice la factura original. 2.8 Uso de las notas de crédito de caja Son notas emitidas por las empresas para informar la variación del monto de la factura. Es importante señalar que el personal autorizado para emitir notas de crédito no debe realizar las cobranzas a los clientes para evitar manejo doloso del efectivo. Ejemplo I.8. Uso de la nota de crédito de caja. Cuando la empresa ha vendido mercancías a crédito y por cualquier causa el cliente le devuelve a la empresa parte de esa venta. La empresa vendedora emite una nota de crédito al cliente para informarle que su cuenta ha disminuido. Las notas de crédito de caja, también se pueden originar por descuentos otorgados a los clientes cuando cancelan las facturas antes del vencimiento.
  27. 27. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 27 Unidad I. Activo Circulante Tema 3. Efectivo en Banco Introducción El efectivo en Banco representa toda la disponibilidad que la empresa tiene depositado en su cuenta corriente. Esta cuenta registra el valor de los depósitos realizados por la entidad económica (en moneda nacional y extranjera) en bancos del país y del exterior. Para controlar los movimientos de cargos y abonos realizados a las diferentes cuentas corrientes de la empresa, es necesario realizar conciliaciones bancarias al final de cada mes. La conciliación bancaria es un informe que permite saber con exactitud el saldo correcto en Bolívares que tiene la empresa al final del mes. Existen varios métodos para realizar este informe, los más conocidos son: el método de saldos correctos y el método de las cuatro columnas, estos dos métodos permiten comparar las incidencias de los movimientos que presenta la cuenta corriente y los registros contables en el Libro Mayor de la empresa, específicamente la cuenta Banco. Los contenidos a desarrollar son: 3.1 Definición y características generales .................................................... 28 3.2 Control interno del Efectivo en Banco ................................................... 28 3.3 Uso de las notas de débito y crédito bancarias ......................................... 29 3.3.1 Las Notas de Crédito Bancaria ........................................................ 29 3.3.2 Las Notas de Débito Bancarias: ....................................................... 29 3.3.3 La Cuenta Corriente: ................................................................... 29 3.3.4 El Estado de Cuenta Bancario: ........................................................ 29 3.3.5 El Libro Auxiliar Banco: ................................................................ 30 3.4 La Conciliación Bancaria ................................................................... 32 3.4.1 Definición ................................................................................ 32 3.4.2 Métodos para realizar la conciliación bancaria ..................................... 32
  28. 28. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 28 Tema 3. Efectivo en Banco 3.1 Definición y características generales El Efectivo en Banco, es todo el dinero disponible depositado en cuentas corrientes o en otras modalidades de depósitos sin restricciones, en una entidad financiera, dentro del país o fuera del país. Los movimientos del efectivo en moneda nacional y en moneda extranjera se pueden originar por diferentes tipos de operaciones; ejemplo: depósitos bancarios, cheques emitidos, notas de débito y notas de crédito bancario, etc. Cuando existan cuentas corrientes bancarias en moneda extranjera, se debe efectuar la conversión de la moneda a la tasa de cambio existente para la fecha del cierre del periodo económico de la empresa. 3.2 Control interno del Efectivo en Banco Para salvaguardar y verificar la exactitud del dinero depositado en banco, se deben cumplir los siguientes controles: - Realizar conciliaciones bancarias mensualmente, por cada banco. Este informe debe ser preparado por una persona distinta a la persona que maneja el efectivo. - Los cheques no deben ser emitidos al portador, ni estar post fechados. - Todos los cheques emitidos deben presentar el sello no endosable. - Los cheques emitidos deben estar acompañados de un comprobante donde se indica claramente el concepto del desembolso realizado. - No deben firmarse cheques en blanco.
  29. 29. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 29 - Todos los cheques deben ser firmados por dos personas autorizadas o más, con firmas individuales o conjuntas; preferiblemente directivos o gerentes. - Los cheques anulados deben inutilizarse. - La persona que verifica la información del comprobante no debe ser la persona que firmó el cheque. 3.3 Uso de las notas de débito y crédito bancarias 3.3.1 Las Notas de Crédito Bancaria Son aquellas notas realizadas y enviadas por el banco a sus clientes, por abonos efectuados a su cuenta corriente. Ejemplos: préstamos efectuados al cliente depositados directamente a su cuenta corriente, intereses ganados, descuentos de letras, etc. Estos conceptos aumentan el saldo disponible que la empresa tiene depositado en el banco. 3.3.2 Las Notas de Débito Bancarias Son aquellas notas realizadas y enviadas por el banco a sus clientes, por cargos efectuados a su cuenta corriente. Ejemplos: servicios prestados por el banco, cobranzas, intereses pagados, cheques devueltos por falta de fondo, etc. Estos conceptos disminuyen el saldo de banco. 3.3.3 La Cuenta Corriente Representa el efectivo disponible que la empresa tiene depositado en el banco, el cual moviliza a través de cheques. En la cuenta corriente bancaria se deben depositar todos los ingresos que reciba la empresa para poder realizar todos los pagos con cheques. 3.3.4 El Estado de Cuenta Bancario Es un informe que el banco envía mensualmente al cliente, por correo postal o vía electrónica, en el cual aparecen registrados todos los movimientos del efectivo
  30. 30. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 30 realizados. También aparecen registradas todas las notas de crédito y de débito que la entidad financiera le ha enviado al cliente, por los diferentes cargos y abonos efectuados a sus cuentas corrientes durante el mes. El Estado de Cuenta Bancario muestra el saldo al inicio del mes (a excepción de la primera conciliación), los depósitos efectuados a favor de la empresa, los cheques emitidos por la empresa y pagados por el banco, las notas de débito y crédito efectuadas y enviadas por el banco a la empresa. Es importante señalar que los modelos siguientes presentan el impuesto al débito bancario (IDB). El saldo final se presenta después de éstos movimientos. Ejemplo I.9. Estado de cuenta bancario enviado por el banco Sofi, C.A. a la empresa Roci. El siguiente es un Estado de Cuenta Bancario, enviado por el Banco SOFI C.A. a la empresa ROCI, C.A., el cual será útil para realizar la conciliación bancaria: Gráfico I.13 Modelo de un Estado de cuenta Bancario
  31. 31. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 31 3.3.5 El Libro Auxiliar Banco: Es el libro donde la empresa contabiliza los depósitos bancarios, los cheques emitidos, las notas de débito y crédito enviadas por la entidad financiera. Las empresas que no utilizan libros auxiliares, utilizaron la cuenta Banco del Libro Mayor. Ejemplo I.10. Libro (Mayor) Auxiliar Banco. A continuación se presenta un ejemplo del Libro Auxiliar Banco: Gráfico I.14 Modelo del Libro Auxiliar Banco de la empresa
  32. 32. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 32 3.4 La Conciliación Bancaria 3.4.1 Definición Para Díaz (2001) la conciliación bancaria consiste en justificar las diferencias que se presentan entre el saldo que muestra el Estado de Cuenta Bancario con el saldo que muestra el Libro Auxiliar Banco (al final de cada mes). La Conciliación Bancaria es un informe que se prepara mensualmente, confrontando toda la información que presenta el Estado de Cuenta Bancario con toda la información que presenta el Libro Auxiliar Banco de la empresa; las diferencias detectadas y las partidas que se encuentren en tránsito se deben conciliar para determinar el saldo disponible al final del mes. Es importante señalar que la conciliación bancaria se prepara por cada una de las cuentas corrientes que la empresa mantenga con los diferentes bancos. 3.4.2 Métodos para realizar la conciliación bancaria Existen varios métodos para realizar la conciliación bancaria; entre los más usados están: el Método de Saldos Correctos (llamado también Saldo Ajustado) y el Método de las Cuatro Columnas. Método de Saldos Correctos La conciliación bancaria realizada por el Método de Saldos Correctos, permite encontrar el saldo real (disponible) al final de cada mes, conciliando todos los registros que no coinciden o que no aparezcan registrados por encontrarse en tránsito.
  33. 33. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 33 Procedimiento para realizar la conciliación bancaria por el Método de Saldos Correctos A continuación se presentan los pasos para realizar una conciliación bancaria por el Método de Saldos Correctos: Cuadro I.3 Procedimiento para realizar una Conciliación Bancaria por el Método de Saldos Correctos Paso Acción 1. Verificar que los valores que presenta el Estado de Cuenta Bancario, coincidan con los valores que presenta el Libro Auxiliar Banco de la empresa. 2. Identificar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito (*), tanto en el Estado de Cuenta Bancario como en el (*) Valores en tránsito: Libro Auxiliar Banco de la empresa. • Depósitos realizados por la empresa que todavía no 3. Analizar los valores que están registrados incorrectos y los valores que aparecen registrados en el están en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: Estado de Cuenta. Estas cantidades deben sumarse 3.1. Los valores que se identificaron en tránsito en el Libro Auxiliar al saldo final del Estado de Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria, Cuenta Bancario. sumando o restando (según corresponda) al saldo final del • Cheques emitidos por la Estado de Cuenta Bancario. empresa que no han sido 3.2. Las diferencias identificadas por errores en el Libro Auxiliar pagados por el Banco. Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria, Estas cantidades deben sumando o restando (según corresponda) al saldo final del Libro restarse al saldo final del Auxiliar Banco de la empresa. Estado de Cuenta Bancario. 4. Analizar los valores que están en tránsito y los que están registrados • Notas de crédito enviadas incorrectos en el Estado de Cuenta Bancario: por la entidad financiera, 4.1. Los valores identificados en tránsito en el Estado de Cuenta por abonos realizados a Bancario, se presentan en la Conciliación Bancaria, sumando o favor de la empresa. Estas cantidades se deben sumar restando (según corresponda) al saldo final del Libro Auxiliar al saldo final que presente Banco de la empresa. el libro de la empresa. 4.2. Las diferencias identificadas por errores en el Estado de Cuenta Bancario, se presentan en la Conciliación Bancaria sumando o • Notas de débito enviadas restando (según corresponda) al saldo final del Estado de Cuenta por la entidad financiera por los diferentes cargos Bancario. realizados a la empresa. Estas cantidades deben ser 5. Preparar el informe Conciliación Bancaria. restadas al saldo final del libro de la empresa. 6. Registrar en los libros contables de la empresa las diferencias por los errores identificados en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, así como los valores en tránsito identificados en el Estado de Cuenta Bancario.
  34. 34. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 34 Especificaciones para la presentación de un informe de Conciliación bancaria por el Método de Saldos Correctos: • Presentar un encabezado que contenga la siguiente información: a. Nombre de la empresa b. Nombre del informe c. Fecha correspondiente al último día del mes conciliado d. Expresión de la unidad monetaria Ejemplo I.11. Encabezado de la Conciliación bancaria (informe). Gráfico I.15 Modelo del encabezamiento del informe conciliación bancaria • Iniciar la conciliación con el saldo final, bien sea, del Libro Auxiliar Banco de la Empresa o del Estado de Cuenta Bancario. Es indiferente por cual de los saldos se comience el informe, ya que esto no alterará el resultado del mismo. Ejemplo I.12. Inicio de la Conciliación Bancaria con el Saldo Final según Libro de la empresa, cuando se prepara por el método de saldos correctos. Gráfico I.16 Modelo para iniciar el informe conciliación bancaria por el método Saldos Correctos
  35. 35. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 35 • Al Saldo Final según el Libro Auxiliar Banco se suman las notas de crédito en tránsito y se restan las notas de débito en tránsito. Las diferencias por errores en la contabilidad de la empresa, se suman o se restan según los resultados del análisis realizado. El Saldo Correcto Disponible se obtiene del resultado de las sumas y restas realizadas al Saldo Final según Libro Auxiliar Banco. Ejemplo I.13. Saldo correcto disponible según libro de la empresa, cuando la conciliación bancaria se prepara por el método de saldos correctos. Gráfico I.17 Modelo del saldo correcto disponible según libro de la empresa.
  36. 36. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 36 • Al Saldo Final según el Estado de Cuenta Bancario, se suman los depósitos en tránsito y se restan los cheques en tránsito con su correspondiente IDB. Las diferencias por errores en los registros del Estado de Cuenta Bancario, se suman o se restan según los resultados del análisis realizado. El Saldo Correcto Disponible se obtiene del resultado de las sumas y restas realizadas al Saldo Final según Estado de Cuenta Bancario. Ejemplo I.14. Saldo correctos disponible según el estado de cuenta bancario, cuando la conciliación bancaria se prepara por el método de saldos correctos. Gráfico I.18 Modelo del saldo correcto disponible según el Estado de Cuenta Bancario El Saldo Correcto Disponible del Libro Auxiliar Banco de la empresa y el Estado de Cuenta Bancario deben ser iguales en la Conciliación Bancaria.
  37. 37. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 37 Ejemplo I.15. Presentación de los dos saldos correctos disponibles, cuando la comunicación bancaria se prepara por el método de saldos correctos disponibles. Gráfico I.19 Representación gráfica de la igualdad de los saldos de un informe de conciliación bancaria por el método de saldos correctos.
  38. 38. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 38 Preparación de la conciliación bancaria por el Método Saldos Correctos Para realizar una conciliación bancaria por el Método Saldos Correctos se requiere el Libro Auxiliar Banco de la empresa (ver gráfico I.14) y el Estado de Cuenta Bancario (ver gráfico I.13). Sigue los siguientes pasos para aplicar el procedimiento de conciliación bancaria por el método saldos correctos: Pasos: 1. Verificar que los valores que presenta el Estado de Cuenta Bancario, coincidan con los valores que presenta el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Los valores que coinciden: • El depósito # 1 • El cheque # 23 • El IDB # 71 del Cheque # 23 • La Nota de débito # 78 • El IDB # 79 de la Nota de Débito # 78 • La Nota de Crédito # 80 • El Depósito # 2 2. Identificar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito, tanto en el Estado de Cuenta Bancario como en el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Valores en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario: • La Nota de Crédito # 81 (en tránsito) • La Nota de Débito # 76 (en tránsito) • El IDB # 77 de la Nota de Débito # 76 (en tránsito) Valores incorrectos en el Estado de Cuenta Bancario: • En este caso de estudio no se presentaron valores incorrectos en el estado de cuenta bancario.
  39. 39. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 39 Valores en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El depósito # 3 (en tránsito) • El cheque # 35 (en tránsito) • El IDB # 82 correspondiente al cheque # 35 (en tránsito) Valores incorrectos en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El cheque # 36 (error por Bs. 10.000,00) • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 85 correspondiente al # 36 (error por Bs. 50,00) 3. Analizar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Para realizar el análisis de este caso de estudio se ofrece Información Complementaria*. 3.1.Los valores que se identificaron en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria, sumando o restando (según corresponda) al saldo final del Estado de Cuenta Bancario. Análisis para los valores en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El depósito # 3 por Bs. 600.000,00 se le suma al saldo final del Estado de Cuenta porque esta en tránsito.(*) Información Complementaria para resolver el caso de estudio:• La siguiente es la información complementaria, necesaria para realizar la conciliación bancaria (informe) y los asientos deajustes en la contabilidad de la empresa.• La Nota de Crédito # 81, enviada por el Banco corresponde a un préstamo solicitado por la empresa y aprobado por el Banco, por Bs.350.000,00. Los intereses cobrados anticipadamente por el Banco son de Bs. 50.000,00 y el neto de Bs. 300.000,00 fuedepositado en cuenta.• La Nota de Débito # 76, enviada por el Banco corresponde a servicios prestados por el Banco a la empresa ROCI, C.A; por Bs. 40.000,00.• La Nota de Débito # 77, corresponde al Impuesto al Débito Bancario de la Nota de Débito # 76 por Bs. 20,00.• El monto correcto del cheque # 36 es de Bs. 100.000,00; fue emitido para cancelar una factura al proveedor Antonio Peña. El librode la empresa presenta un error por la diferencia de Bs. 10.000,00.• La Nota de Débito # 85 enviada por el banco corresponde al Impuesto al Débito Bancario (IDB) del cheque # 36 por Bs. 500,00. El librode la empresa presenta un error por la diferencia Bs. 50,00.
  40. 40. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 40 • El cheque # 35, por Bs. 270.000,00, se le resta al saldo final del Estado de Cuenta Bancario porque esta en tránsito. • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 82 por Bs. 1.350,00, correspondiente al cheque # 35, se le resta al saldo final del Estado de Cuenta Bancario porque esta en tránsito. 3.2.Las diferencias identificadas por errores en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria, sumando o restando (según corresponda) al saldo final del Libro Auxiliar Banco de la empresa. Análisis para los valores incorrectos en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El cheque # 36 está contabilizado en el libro de la empresa por Bs. 110.000, 00 y en el Estado de Cuenta por Bs. 100.000,00; existe una diferencia de Bs. 10.000,00. Esta diferencia es por error en la contabilidad de la empresa. Para encontrar el saldo correcto según libro de la empresa esta diferencia tiene que sumarse al saldo final de la empresa. • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 85 del cheque # 36, está contabilizado en la empresa por Bs. 550,00. El monto correcto es por Bs. 500,00. Esta diferencia de Bs. 50,00 debe sumarse al saldo final de la empresa. 4. Analizar los valores que están en tránsito y los que están registrados incorrectos en el Estado de Cuenta Bancario: 4.1. Los valores identificados en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario, se presentan en la Conciliación Bancaria sumando o restando (según corresponda) al saldo final del Libro Auxiliar Banco de la empresa.
  41. 41. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 41 Análisis para los valores en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario: • La Nota de Crédito # 81 por Bs. 300.000,00; se debe sumar al saldo final del Libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. • La Nota de Débito # 76 por Bs. 4.000,00; se debe restar del saldo final del Libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. • El IDB # 77 de la Nota de Débito # 76 por Bs. 20,00; se debe restar del saldo final del libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. 4.2.Las diferencias identificadas por errores en el Estado de Cuenta de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria sumando o restando (según corresponda) al saldo final de Estado de Cuenta Bancario. En este caso de estudio no se presentaron valores incorrectos en el estado de cuenta bancario. 5. Preparar el informe Conciliación Bancaria según las especificaciones para la presentación de un informe de Conciliación bancaria por el Método de Saldos Correctos. Para este caso de estudio el 30-09-04 la empresa tiene en Banco un saldo disponible de Bs. 2.353.230,00.
  42. 42. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 42 Ejemplo I.16. Presentación de la conciliación bancaria (informes) preparada por el método de saldos correctos. Gráfico I.20 Modelo del informe Conciliación Bancaria por el Método Saldos Correctos.
  43. 43. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 43 6. Registrar en los libros contables de la empresa los ajustes por los errores identificados en el libro auxiliar Banco de la empresa, así como los valores en tránsito identificados en el Estado de Cuenta Bancario. Ejemplo I.17. Presentación de los asientos contables en el libro diario, por las partidas en tránsito y por los errores detectados en los valores de la empresa. Gráfico I.21 Modelo del registro contable en el libro diario por los errores de la empresa y los valores en tránsito en el estado de cuenta bancario.
  44. 44. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 44 Método de las Cuatro Columnas Este método permite realizar la conciliación bancaria utilizando cuatro columnas. En las dos primeras columnas se registra la información de la empresa y en las dos siguientes columnas la información que le corresponde al Estado de Cuenta Bancario. Procedimiento para realizar la conciliación bancaria por el Método de las Cuatro Columnas A continuación se presentan los pasos para realizar una conciliación bancaria por el Método de las cuatro columnas: Cuadro I.4 Procedimiento para realizar una Conciliación Bancaria por el Método de las Cuatro Columnas Paso Acción (*) Valores en tránsito: • Depósitos realizados 1. Verificar que los valores que presenta el Estado de Cuenta Bancario, coincidan con por la empresa que los valores que presenta el Libro Auxiliar Banco de la empresa. todavía no aparecen registrados en el Estado de Cuenta. 2. Identificar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en Estas cantidades deben tránsito*, tanto en el Estado de Cuenta Bancario como en el Libro Auxiliar Banco de sumarse al saldo final la empresa. del Estado de Cuenta Bancario. 3. Analizar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en • Cheques emitidos por tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: la empresa que no han 3.1. Los valores que se identificaron en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la sido pagados por el empresa, se presentan en la Conciliación Bancario en la columna Debe o Banco. Estas Haber (según corresponda) del Estado de Cuenta Bancario. cantidades deben 3.2. Las diferencias identificadas por errores en el Libro Auxiliar Banco de la restarse al saldo final empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria en la columna Debe o Haber del Estado de Cuenta (según corresponda) del Libro Auxiliar Banco de la empresa. Bancario. • Notas de crédito 4. Analizar los valores que están en tránsito y los que están registrados incorrectos en enviadas por la entidad el Estado de Cuenta Bancario: financiera, por abonos 4.3. Los valores identificados en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario, se realizados a favor de la presentan en la Conciliación Bancaria, en la columna Debe o Haber (según empresa. Estas cantidades se deben corresponda) del Libro Auxiliar Banco de la empresa. sumar al saldo final 4.4. Las diferencias identificadas por errores en el Estado de Cuenta Bancario, se que presente el libro presentan en la Conciliación Bancaria, en la columna Debe o Haber (según de la empresa. corresponda) del Estado de Cuenta Bancario. • Notas de débito enviadas por la entidad 5. Preparar el informe Conciliación Bancaria. financiera por los diferentes cargos 6. Registrar en los libros contables de la empresa las diferencias por los errores realizados a la identificados en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, así como los valores en empresa. Estas tránsito identificados en el Estado de Cuenta Bancario. cantidades deben ser restadas al saldo final del libro de la empresa.
  45. 45. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 45 Especificaciones para la presentación de un informe de Conciliación Bancaria por el Método de las Cuatro Columnas: • Presentar un encabezado que contenga la siguiente información (ver gráfico I.15): a. Nombre de la empresa b. Nombre del informe c. Fecha correspondiente al último día del mes conciliado d. Expresión de la unidad monetaria • Presentar la información en un formato de cuatro columnas, las dos primeras son las correspondientes al Debe y al Haber del Libro Auxiliar Banco de la empresa y las dos siguientes corresponden al Debe y al Haber del Estado de Cuenta Bancario. • Iniciar la conciliación con los saldos finales del Libro Auxiliar Banco de la Empresa y del Estado de Cuenta Bancario, alineándolos en forma horizontal. Ejemplo I.18. Inicio de la conciliación bancaria (informe) cuando se prepara por el método de las cuatro columnas. Gráfico I.22 Modelo para iniciar el informe conciliación bancaria por el método cuatro columnas.
  46. 46. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 46 Presentar las notas de crédito en tránsito en la columna Debe del Libro Auxiliar de la Empresa y las notas de débito en tránsito en la columna del Haber del mismo libro. Las diferencias por errores en la contabilidad de la empresa se presentan en el Debe y en el Haber según los resultados del análisis realizado. Ejemplo I.19. Presentación de las notas de crédito y débito bancaria (en tránsito) y de los errores detectados en los valores, en la conciliación bancaria preparada por el método de las cuatro columnas. Gráfico I.23 Presentación de las notas de crédito y débito en tránsito y de las diferencias por errores, en un informe de conciliación bancaria por el método de cuatro columnas.
  47. 47. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 47 • Presentar los depósitos en tránsito en la columna Haber del Estado de Cuenta Bancario y los cheques en tránsito con sus correspondientes IDB en la columna Debe del mismo estado. Ejemplo I.20. Presentación de los depósitos, cheques y el IDB en tránsito, en la conciliación bancaria preparada por el método de las cuatro columnas. Gráfico I.24 Presentación de los depósitos y cheques en tránsito en un informe de conciliación bancaria por el método de cuatro columnas.
  48. 48. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 48 • Obtener los Subtotales en las cuatro columnas sumando los valores correspondientes. Ejemplo I.21. Presentación de los subtotales en la conciliación bancaria, preparada por el método de las cuatro columnas. Gráfico I.25 Presentación de los subtotales en un informe de conciliación bancaria por el método de cuatro columnas.
  49. 49. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 49 • Obtener el Saldo Correcto de Libro Auxiliar de la Empresa restando los subtotales de sus columnas Debe y Haber, de igual forma, se obtiene el Saldo Correcto del Estado de Cuenta Bancario. Ejemplo I.22. Presentación de las diferencias obtenidas al restar los valores de las columnas en la conciliación bancaria preparada por el método de las cuatro columnas. Gráfico I.26 Presentación de las restas de los subtotales Libro Empresa y Estado de Cuenta Bancario en un informe de conciliación bancaria por el método de cuatro columnas.
  50. 50. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 50 • El Saldo Correcto del Libro Auxiliar Banco de la empresa y del Estado de Cuenta Bancario deben ser iguales en la Conciliación Bancaria. Ejemplo I.23. Presentación de los saldos correctos en la conciliación bancaria, preparada por el método de las cuatro columnas (los saldos correctos deben ser iguales). Gráfico I.27 Presentación de la igualdad de los saldos en un informe de conciliación bancaria por el método de cuatro columnas. Preparación de la conciliación bancaria por el Método de las Cuatro Columnas Para realizar una conciliación bancaria por el Método de las Cuatro Columnas se requiere el Libro Auxiliar Banco de la empresa y el Estado de Cuenta Bancario. Sigue pasos listados a continuación para aplicar el procedimiento de conciliación bancaria por el Método de las Cuatro Columnas:
  51. 51. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 51 Pasos: 1. Verificar que los valores que presenta el Estado de Cuenta Bancario (ver gráfico I.13), coincidan con los valores que presenta el Libro Auxiliar Banco de la empresa (ver gráfico I.14). Los valores que coinciden: • El depósito # 1 • El cheque # 23 • El IDB # 71 del Cheque # 23 • La Nota de débito # 78 • El IDB # 79 de la Nota de Débito # 78 • La Nota de Crédito # 80 • El Depósito # 2 2. Identificar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito, tanto en el Estado de Cuenta Bancario como en el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Valores en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario: • La Nota de Crédito # 81 (en tránsito) • La Nota de Débito # 76 (en tránsito) • El IDB # 77 de la Nota de Débito # 76 (en tránsito) Valores incorrectos en el Estado de Cuenta Bancario: • En este caso de estudio no se presentaron valores incorrectos en el estado de cuenta bancario. Valores en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El depósito # 3 (en tránsito) • El cheque # 35 (en tránsito) • El IDB # 82 correspondiente al cheque # 35 (en tránsito)
  52. 52. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 52 Valores incorrectos en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El cheque # 36 (error por Bs. 10.000,00) • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 85 correspondiente al # 36 (error por Bs. 50,00) 3. Analizar los valores que están registrados incorrectos y los valores que están en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa. Para realizar el análisis de este caso de estudio se ofrece Información Complementaria *. 3.1.Los valores que se identificaron en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria en la columna Debe o Haber (según corresponda) del Libro Auxiliar Banco de la empresa. Análisis para los valores en tránsito en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El depósito # 3 por Bs. 600.000,00 se presenta en la Conciliación Bancaria en la columna Haber del Estado de Cuenta, porque esta en tránsito. • El cheque # 35, por Bs. 270.000,00, se presenta en la Conciliación Bancaria en la columna Debe del Estado de Cuenta Bancario, porque esta en tránsito.(*) Información Complementaria para resolver el caso de estudio: La siguiente es la información complementaria, necesaria para realizar la conciliación bancaria (informe) y los asientos de ajustes en la contabilidad de la empresa. • La Nota de Crédito # 81, enviada por el Banco corresponde a un préstamo solicitado por la empresa y aprobado por el Banco, por Bs. 350.000,00. Los intereses cobrados anticipadamente por el Banco son de Bs. 50.000,00 y el neto de Bs. 300.000,00 fue depositado en cuenta. • La Nota de Débito # 76, enviada por el Banco corresponde a servicios prestados por el Banco a la empresa ROCI, C.A; por Bs. 40.000,00. • La Nota de Débito # 77, corresponde al Impuesto al Débito Bancario de la Nota de Débito # 76 por Bs. 20,00. • El monto correcto del cheque # 36 es de Bs. 100.000,00; fue emitido para cancelar una factura al proveedor Antonio Peña. El libro de la empresa presenta un error por la diferencia de Bs. 10.000,00. • La Nota de Débito # 85 enviada por el banco corresponde al Impuesto al Débito Bancario (IDB) del cheque # 36 por Bs. 500,00. El libro de la empresa presenta un error por la diferencia Bs. 50,00.
  53. 53. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 53 • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 82 por Bs. 1.350,00, correspondiente al cheque # 35, se presenta en la Conciliación Bancaria en la columna Debe del Estado de Cuenta Bancario, porque esta en tránsito. 3.2.Las diferencias identificadas por errores en el Libro Auxiliar Banco de la empresa, se presentan en la Conciliación Bancaria en la columna Debe o Haber (según corresponda) del Libro Auxiliar Banco de la empresa. Análisis para los valores incorrectos en el Libro Auxiliar Banco de la empresa: • El cheque # 36 está contabilizado en el Libro Auxiliar Banco de la empresa por Bs. 110.000, 00 y en el Estado de Cuenta Bancario por Bs. 100.000,00; existe una diferencia de Bs. 10.000,00. Esta diferencia es por error en la contabilidad de la empresa y se debe presentar en la Conciliación Bancaria en la columna Debe del Libro Auxiliar Banco. • El Impuesto al Débito Bancario (IDB) # 85 del cheque # 36, está contabilizado en la empresa por Bs. 550,00. El monto correcto es por Bs. 500,00. Esta diferencia de Bs. 50,00 es por error en la contabilidad de la empresa y se debe presentar en la Conciliación Bancaria en la columna Debe del Libro Auxiliar Banco. 4. Analizar los valores que están en tránsito y los que están registrados incorrectos en el Estado de Cuenta Bancario: 4.1. Los valores identificados en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario, se presentan en la Conciliación Bancaria en la columna Debe o Haber (según corresponda) del Libro Auxiliar Banco de la empresa.
  54. 54. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 54 Análisis para los valores en tránsito en el Estado de Cuenta Bancario: • La Nota de Crédito # 81 por Bs. 300.000,00; se debe presentar en la Conciliación Bancaria en la columna Debe del Libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. • La Nota de Débito # 76 por Bs. 4.000,00; se debe presentar en la Conciliación Bancaria en la columna Haber del Libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. • El IDB # 77 de la Nota de Débito # 76 por Bs. 20,00; se debe presentar en la Conciliación Bancaria en la columna Haber del Libro Auxiliar Banco de la empresa, porque esta en tránsito. 4.2. Las diferencias identificadas por errores en el Estado de Cuenta Bancario de la empresa la columna Debe o Haber (según corresponda) del Estado de Cuenta Bancario. En este caso de estudio no se presentaron valores incorrectos en el estado de cuenta bancario. 5. Preparar el informe Conciliación Bancaria según las especificaciones para la presentación de un informe de Conciliación bancaria por el Método de las Cuatro Columnas:
  55. 55. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 55 Ejemplo I.24. Presentación de la conciliación bancaria (informe) preparada por el método de cuatro columnas. Gráfico I.28 Modelo de Informe de conciliación bancaria por el método cuatro columnas
  56. 56. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 3. Efectivo en Banco ● Pág. 56 6. Registrar en los libros contables de la empresa los ajustes por los errores identificados en el libro auxiliar Banco de la empresa, así como los valores en tránsito identificados en el Estado de Cuenta Bancario. Ejemplo I.25. Presentación de los asientos contables en el libro diario, por las partidas en tránsito y por lo errores detectados en los valores de la empresa. Gráfico I.29 Modelo del registro contable en el libro diario por los errores de la empresa y los valores en tránsito en el estado de cuenta bancario.
  57. 57. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 57 Unidad I. Activo Circulante Tema 4. Efectos y Cuentas por Cobrar Introducción Los efectos y cuentas por cobrar, se originan cuando la empresa utiliza la política de otorgar créditos. También pueden originarse cuando se conceden préstamos en dinero a personas naturales o jurídicas. El crédito es un medio de cambio de aceptación limitada, que facilita y permite el traspaso de las mercancías y servicios del vendedor al comprador. Para contabilizar el crédito otorgado a personas naturales o jurídicas se utilizan los efectos o cuentas por cobrar, según sea el documento utilizado en la transacción realizada a crédito. Los contenidos a desarrollar en este tema son los siguientes: 4.1 Definición ........................................................................................ 58 4.2 Naturaleza y Características .................................................................. 58 4.3 Clasificación ..................................................................................... 59 4.4 Normas de Valuación ........................................................................... 60 4.5 Normas de presentación ....................................................................... 61 4.6 El Pagaré, la Letra de Cambio y la Factura ................................................. 63 4.6.1 Pagaré ................................................................................... 63 4.6.2 La Letra de Cambio o Giro...........................................................66 4.6.3 La Factura .............................................................................72 4.7 Efectos por Cobrar ............................................................................75 4.7.1 Control interno........................................................................77 4.7.2 Operaciones Contables ...............................................................78 4.8 Cuentas por cobrar ............................................................................92 4.8.1 Control interno........................................................................93 4.8.2 Operaciones contables ...............................................................94 4.8.3 Provisión (apartado) para Cuentas Incobrables ................................... 98
  58. 58. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 58 Tema 4. Efectos y Cuentas por Cobrar 4.1 Definición Los Efectos y Cuentas por Cobrar son las cuentas utilizadas para contabilizar los derechos que la empresa tiene con personas naturales y jurídicas por conceptos de ventas a crédito, servicios prestados a crédito o dinero otorgado en calidad de préstamo. Para Catacora (1998), los Efectos y Cuentas por Cobrar están compuestos por los derechos que tiene una entidad por las operaciones que realiza por diferentes conceptos, entre los cuales están las ventas de bienes o la prestación de servicios o dinero que se ha entregado a otras partes y sobre los cuales se tiene los derechos de cobro. 4.2 Naturaleza y Características Los Efectos y Cuentas por Cobrar se originan cuando la empresa realiza transacciones económicas mediante el otorgamiento de crédito. Cuando la entidad económica otorga el crédito utilizando el instrumento denominado letra de cambio, la cuenta que se utiliza para contabilizar la transacción realizada es Efectos por Cobrar. Cuando la empresa otorga el crédito utilizando el instrumento llamado factura la transacción se contabiliza utilizando la cuenta denominada Cuentas por Cobrar.
  59. 59. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 59 4.3 Clasificación La clasificación de los Efectos y Cuentas por Cobrar se realiza tomando en cuenta características y fecha de vencimiento: Cuadro I.5 Clasificación de los Efectos y Cuentas por Cobrar Efectos y Cuentas Descripción Clasificación por Cobrar A Clientes Representa los derechos de Activo Circulante exigible: si su cobrabilidad que tiene la empresa fecha de vencimiento esta dentro que concede el crédito a los del término de un (01) año ó clientes menor, a partir de la fecha del balance general. A Subsidiarias Son los montos en Bolívares que Otros activos: cuando no presenta las empresas filiales o subsidiarias fecha de vencimiento. adeudan a la casa matriz. A Empleados Son los montos en Bolívares que Otros activos: cuando no es los trabajadores le adeudan a la deducible por nómina. empresa por diferentes conceptos A Socios Es la cantidad de dinero que los Otros activos: cuando no presenta socios, accionistas o propietarios, fecha de vencimiento. le adeudan a la empresa por diferentes conceptos Cuentas por Cobrar - Es la cantidad de dinero que le Activo Circulante exigible: si su Varios adeudan a la empresa por fecha de vencimiento esta dentro diferentes conceptos que no son del término de un (01) año ó ubicables en las categorías menor, a partir de la fecha del anteriores. balance general. Otros activos: cuando no presenta fecha de vencimiento.
  60. 60. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 60 4.4 Normas de Valuación La valuación de los Efectos y Cuentas por Cobrar se realiza siguiendo los criterios establecidos en la Declaración de Principios de Contabilidad (DPC) de aceptación general. El principio denominado valor histórico original, establece que las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica, se registran según las cantidades de efectivo que se afecten, o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que las haga perder su significado. El monto que se contabiliza como Efectos y Cuentas por Cobrar es el valor nominal que presentan los documentos utilizados en la transacción realizada a crédito. Estos montos pueden llegar a sufrir modificaciones si se determina la insolvencia de algún cliente. Esta disminución se realiza previo estudio y análisis a la cartera de clientes. Los Efectos y Cuentas por Cobrar que existan en moneda extranjera, deben ser valuados al tipo de cambio existente para la fecha de preparar el Balance General. Ejemplo: Si la empresa tiene un saldo por cobrar de 200 $; para presentar la cuenta por cobrar en el Balance General se debe multiplicar los 200 $ por el valor del dólar en bolívares existente para la fecha del Balance General. Los efectos por cobrar son valuados en el Balance General, utilizando la cuenta Efectos por Cobrar Descontados. Esta cuenta, llamada Efectos por Cobrar Descontados se origina cuando se descuenta una letra de cambio en una entidad. Las cuentas por cobrar son valuadas con la cuenta denominada Provisión o Apartado para cuentas incobrables. Esta cuenta se origina previo estudio y análisis de la posible pérdida
  61. 61. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 61 que tendrá la empresa sobre el monto en Bolívares de los créditos concedidos a los clientes. En la Valuación de las cuentas por cobrar debe ser considerada la disminución por descuentos y bonificaciones. 4.5 Normas de presentación Los Efectos y Cuentas por Cobrar se presentan en el Balance General considerando el grado de exigibilidad1 que presenten los documentos de crédito. • Presentación de los Efectos y las Cuentas por Cobrar provenientes de operaciones propias de la empresa con los clientes: Cuadro I.6 Efectos y Cuentas por Cobrar provenientes de operaciones propias de la empresa con los clientes Cuenta Presentación Efectos por Cobrar Activo Circulante exigible: si su fecha de vencimiento esta dentro del término de un (01) año ó menor, a partir de la fecha del balance general. Efectos por Cobrar Activo Circulante exigible: disminuyendo el valor Descontados histórico original de los Efectos por cobrar. Cuentas por Cobrar Activo Circulante exigible: si su fecha de vencimiento esta dentro del término de un (01) año ó menor, a partir de la fecha del balance general. Provisión (apartado) para Activo Circulante exigible: disminuyendo el valor cuentas incobrables histórico original de las Cuentas por Cobrar. 1 Se refiere al mayor o menor plazo en que se vencen los documentos.
  62. 62. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 62 Ejemplo I.26 El siguiente es un ejemplo de los efectos y las cuentas por cobrar presentados en el Balance General. Gráfico I.30 Ejemplo de los efectos y las cuentas por cobrar presentados en un Balance General • Presentación de los Efectos y las Cuentas por Cobrar que no provienen de operaciones propias de la empresa con los clientes: Las normas de presentación exigen que se presenten en el Balance General en un renglón aparte. Cuando no es posible presentar los montos por separados, se utiliza una nota explicativa a los Estados Financieros. • Presentación de los Efectos o Cuentas por Cobrar en moneda extranjera: la conversión en bolívares debe presentarse en el cuerpo del Balance General o en una nota explicativa a los Estados Financieros; para dar cumplimiento al Principio Contable de Revelación Suficiente.
  63. 63. Contabilidad II ● Unidad I. Activo circulantes ● Tema 4. Efectos y cuentas por Cobrar ● Pág. 63 • Presentación de los Intereses Devengados y no Cobrados, por operaciones realizadas a los Efectos por Cobrar: deben presentarse en el Balance General como intereses por cobrar. • Presentación de los Efectos por Cobrar con vencimiento mayor a un año: deben presentarse en el Balance General como Efectos por Cobrar Largo Plazo, dentro de los Activos no Circulantes, indicando su fecha de vencimiento y la tasa de interés. 4.6 El Pagaré, la Letra de Cambio y la Factura Son instrumentos de créditos, utilizados por las empresas en sus operaciones comerciales. El Código de Comercio Venezolano describe los requisitos formales y legales de estos instrumentos sin presentar la definición de los mismos. 4.6.1 Pagaré El Pagaré es un instrumento de crédito, que consiste en una promesa (compromiso) unilateral de pago que debe constar por escrito, mediante el cual una persona llamada Librador (deudor) se obliga a pagar a otra personal llamada Beneficiario (acreedor) una suma de dinero en una fecha determinada. Se usa principalmente para obtener recursos financieros.

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