Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
ETKİNLİK YÖNETİMİ 24 Nisan 2011 – Hilton ParkSA Öğr.Gör.Gülay AKÇAKOCA www.gulayakcakoca.com
ETKİNLİK YÖNETİMİ “ Etkinlik Yönetimi”  nedir? İç ve dış sosyal paydaşlarla iletişim kurmayı hedefleyen lansman gösterisi,...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Neden  “Etkinlik Yönetimi”? Ne gibi  faydaları  vardır? <ul><li>Mesajı doğrudan iletebilme </li></ul><ul...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinlik Türleri Etkinlik tipleri  süre, hedef kitle, içerik  gibi kriterlere göre farklılık gösterir. S...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinlik Türleri 24 saatten kısa <ul><li>Lansman Gösterisi </li></ul><ul><li>Basın Toplantısı </li></ul>...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinliği  nasıl  yönetelim? INHOUSE ? Kendi kurumsal iletişim ve pazarlama ekibimiz ile mi? OUTSOURCE ?...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinliği nasıl yönetelim? Etkinlik faydaları olmasına karşın fazlaca zahmetli bir iş. Bu kadar detaylı ...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinliği nasıl yönetelim? Destek alınacak ekibin doğru seçilmesi etkinliğin başarısını doğrudan etkiler...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Ajans seçimini  nasıl  yapalım? <ul><li>Asıl iş alanı ne? Süsleme ve dekorasyon mu, etkinlik yönetimi mi...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinlik Yönetimi Süreçleri ETKİNLİK ÖNCESİ ETKİNLİK SIRASI ETKİNLİK SONRASI PLANLAMA UYGULAMA DEĞERLEND...
ETKİNLİK YÖNETİMİ PLANLAMA Etkinlik rezil de eder  vezir de eder www.gulayakcakoca.com
ETKİNLİK YÖNETİMİ Brief Oluşturma <ul><li>İş ve iletişim hedeflerinin belirlenmesi </li></ul><ul><li>Etkinliğin amacı </li...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Konsept Geliştirme <ul><li>İletişim stratejisine ve hedeflerine göre  </li></ul><ul><li>konsept  gelişti...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Doğru zamanın seçilmesi  </li></ul><ul><ul><li>*  Etkinliğin türüne göre yı...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Davetli listesinin belirlenmesi  </li></ul><ul><ul><li>Protokol davetlileri...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Davetiye </li></ul><ul><ul><li>Tasarım </li></ul></ul><ul><ul><li>Metin </l...
 
 
 
 
 
 
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>İkram - Catering </li></ul><ul><ul><li>Kokteyl </li></ul></ul><ul><ul><li>K...
 
 
 
 
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Teknik ekipman </li></ul><ul><ul><li>Ses </li></ul></ul><ul><ul><li>Işık </...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Canlı Performans </li></ul><ul><ul><li>Sunucu </li></ul></ul><ul><ul><li>Se...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Etkinliğin anısına </li></ul><ul><ul><li>Hediye </li></ul></ul><ul><ul><li>...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Sunumların hazırlanması </li></ul><ul><ul><li>Power point sunumları </li></...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Görevli ekip </li></ul><ul><ul><li>Ekibin seçilmesi </li></ul></ul><ul><ul>...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Basın Dosyası / Basın Kiti’nin hazırlanması </li></ul><ul><ul><li>Basın Bül...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Diğer işler </li></ul><ul><ul><li>Resmi izinler </li></ul></ul><ul><ul><li>...
ETKİNLİK YÖNETİMİ UYGULAMA Etkinlik sırası www.gulayakcakoca.com
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Toplam kaliteyi etkileyen değişkenler </li></ul><ul><ul><ul><li>Doğa faktör...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Etkinliğin başarı unsurları </li></ul><ul><ul><ul><li>Kendini yönetmek </li...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Değerlendirme Etkinlik sonrası süreç www.gulayakcakoca.com
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Demonte çalışmaları </li></ul><ul><li>Basına arka bülten gönderimi </li></u...
ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Değerlendirme </li></ul><ul><ul><li>Aksaklıklar ve çözümleri </li></ul></ul...
PR WRITING Vaktiniz, emeğiniz, sabrınız için  TEŞEKKÜRLER     www.gulayakcakoca.com
www.gulayakcakoca.com <ul><li>İLETİŞİM </li></ul><ul><ul><li>www.gulayakcakoca.com </li></ul></ul><ul><ul><li>[email_addre...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Etkinlik Yönetimi/Event Management

30,213 views

Published on

Etkinlik doğru yönetildiğinde vezir eder, yanlış yönetildiğinde rezil eder. Etkinliğin doğru yönetilmesine dair bazı kilit noktalar

Published in: Business, Technology

Etkinlik Yönetimi/Event Management

  1. 1. ETKİNLİK YÖNETİMİ 24 Nisan 2011 – Hilton ParkSA Öğr.Gör.Gülay AKÇAKOCA www.gulayakcakoca.com
  2. 2. ETKİNLİK YÖNETİMİ “ Etkinlik Yönetimi” nedir? İç ve dış sosyal paydaşlarla iletişim kurmayı hedefleyen lansman gösterisi, basın toplantısı, bayi toplantısı, fuar organizasyonu, roadshow gibi faaliyetlerin proje olarak ele alınıp, etkinlik öncesi, esnası ve sonrası gibi süreçlerin planlı bir biçimde yönetilmesidir. www.gulayakcakoca.com
  3. 3. ETKİNLİK YÖNETİMİ Neden “Etkinlik Yönetimi”? Ne gibi faydaları vardır? <ul><li>Mesajı doğrudan iletebilme </li></ul><ul><li>Hedef kişi/kitle ile duygusal bağ </li></ul><ul><li>Hedef kişi/kitleyi tanıma, gözlemleme </li></ul><ul><li>Data toplama </li></ul><ul><li>Medya yansıması </li></ul>
  4. 4. ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinlik Türleri Etkinlik tipleri süre, hedef kitle, içerik gibi kriterlere göre farklılık gösterir. Süreyi baz aldığımızda etkinlikleri şöyle sınıflandırabiliriz; www.gulayakcakoca.com
  5. 5. ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinlik Türleri 24 saatten kısa <ul><li>Lansman Gösterisi </li></ul><ul><li>Basın Toplantısı </li></ul><ul><li>Açılış Organizasyonu </li></ul><ul><li>Kuruluş Yıldönümü </li></ul><ul><li>Gala </li></ul><ul><li>Yarışma ve Ödül Töreni </li></ul><ul><li>Özel Davet </li></ul><ul><li>Piknik </li></ul>Birkaç gün <ul><li>Bayi Toplantası </li></ul><ul><li>Turnuva </li></ul><ul><li>Kamp </li></ul><ul><li>Festival </li></ul><ul><li>Fuar </li></ul><ul><li>Yurt Dışı Gezi </li></ul>Daha uzun <ul><li>Road-Show </li></ul>www.gulayakcakoca.com
  6. 6. ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinliği nasıl yönetelim? INHOUSE ? Kendi kurumsal iletişim ve pazarlama ekibimiz ile mi? OUTSOURCE ? Konusunda uzmanlaşmış profesyonel bir ajans ile mi? www.gulayakcakoca.com
  7. 7. ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinliği nasıl yönetelim? Etkinlik faydaları olmasına karşın fazlaca zahmetli bir iş. Bu kadar detaylı bir işin iç bünyedeki ekip ile çözümlenmesi çoğunlukla etkin sonuçlar doğurmuyor Özellikle büyük çaplı ve kapsamlı etkinliklerde konusunda uzman olan dışarıdan bir ajans ile çalışmanın faydası vardır. www.gulayakcakoca.com
  8. 8. ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinliği nasıl yönetelim? Destek alınacak ekibin doğru seçilmesi etkinliğin başarısını doğrudan etkiler. DİKKAT!! Her şirket “organizasyon şirketi” değildir! www.gulayakcakoca.com
  9. 9. ETKİNLİK YÖNETİMİ Ajans seçimini nasıl yapalım? <ul><li>Asıl iş alanı ne? Süsleme ve dekorasyon mu, etkinlik yönetimi mi? </li></ul><ul><li>Uzmanlaştığı etkinlik tipleri nedir? </li></ul><ul><li>Geçmiş proje deneyimleri ve referansları? </li></ul><ul><li>Tasarım ve PR desteği sağlayabiliyor mu? </li></ul><ul><li>Part-time ekibi nasıl? </li></ul><ul><li>Fikir geliştirebiliyor mu? Yaratıcı mı? </li></ul><ul><li>Çözüm odaklı mı? Hızlı karar alabiliyor mu? </li></ul>www.gulayakcakoca.com
  10. 10. ETKİNLİK YÖNETİMİ Etkinlik Yönetimi Süreçleri ETKİNLİK ÖNCESİ ETKİNLİK SIRASI ETKİNLİK SONRASI PLANLAMA UYGULAMA DEĞERLENDİRME www.gulayakcakoca.com
  11. 11. ETKİNLİK YÖNETİMİ PLANLAMA Etkinlik rezil de eder vezir de eder www.gulayakcakoca.com
  12. 12. ETKİNLİK YÖNETİMİ Brief Oluşturma <ul><li>İş ve iletişim hedeflerinin belirlenmesi </li></ul><ul><li>Etkinliğin amacı </li></ul><ul><li>Hedef kitle tanımı </li></ul><ul><li>Hedef kitle analizi </li></ul><ul><li>Verilmek istenen mesaj </li></ul><ul><li>Etkinlik türünün seçilmesi </li></ul><ul><li>Bütçeleme </li></ul>www.gulayakcakoca.com
  13. 13. ETKİNLİK YÖNETİMİ Konsept Geliştirme <ul><li>İletişim stratejisine ve hedeflerine göre </li></ul><ul><li>konsept geliştirme </li></ul><ul><li>Konsepti kurgulama </li></ul><ul><li>Konsept ve kurguya göre artistik tercihlerin yapılması </li></ul>www.gulayakcakoca.com
  14. 14. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Doğru zamanın seçilmesi </li></ul><ul><ul><li>* Etkinliğin türüne göre yılın hangi mevsimi, hangi ayı, hangi günü olacağına karar verilmeli . </li></ul></ul><ul><li>Doğru mekanın seçilmesi </li></ul><ul><ul><li>In-door? </li></ul></ul><ul><ul><li>Out-door? </li></ul></ul><ul><ul><li>Şehir içi – şehir dışı? </li></ul></ul><ul><ul><li>Ulaşım olanakları </li></ul></ul><ul><ul><li>Park yeri </li></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  15. 15. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Davetli listesinin belirlenmesi </li></ul><ul><ul><li>Protokol davetlileri </li></ul></ul><ul><ul><li>Celebrity konuklar </li></ul></ul><ul><ul><li>Basın </li></ul></ul><ul><ul><li>Müşteriler / Tüketiciler </li></ul></ul><ul><ul><li>Bayiler / Distribütörler/ Dağıtım Kanalı </li></ul></ul><ul><ul><li>Çalışanlar </li></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  16. 16. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Davetiye </li></ul><ul><ul><li>Tasarım </li></ul></ul><ul><ul><li>Metin </li></ul></ul><ul><ul><li>Kağıt seçimi </li></ul></ul><ul><ul><li>Matbaa basım </li></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  17. 23. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>İkram - Catering </li></ul><ul><ul><li>Kokteyl </li></ul></ul><ul><ul><li>Kokteyl Prolonge </li></ul></ul><ul><ul><li>Banket </li></ul></ul><ul><li>Dekor </li></ul><ul><ul><li>Süsleme – Konsepte ve/veya kurumsal kimliğe uygun tarz ve renk </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sahne, masa, sandalye, oturma düzeni, karşılama masası </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Branding </li></ul></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  18. 28. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Teknik ekipman </li></ul><ul><ul><li>Ses </li></ul></ul><ul><ul><li>Işık </li></ul></ul><ul><ul><li>Görüntü </li></ul></ul><ul><ul><li>Enerji kaynağı </li></ul></ul><ul><ul><li>Simultane tercüme </li></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  19. 29. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Canlı Performans </li></ul><ul><ul><li>Sunucu </li></ul></ul><ul><ul><li>Ses sanatçısı / gurubu </li></ul></ul><ul><ul><li>Stand-up gösterisi </li></ul></ul><ul><ul><li>Dans gösterisi </li></ul></ul><ul><ul><li>Sözleşmelerin yapılması </li></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  20. 30. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Etkinliğin anısına </li></ul><ul><ul><li>Hediye </li></ul></ul><ul><ul><li>Ödül </li></ul></ul><ul><ul><li>Promosyon </li></ul></ul><ul><li>Video ve fotoğraf prodüksiyon ekibinin organize edilmesi </li></ul>www.gulayakcakoca.com
  21. 31. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Sunumların hazırlanması </li></ul><ul><ul><li>Power point sunumları </li></ul></ul><ul><ul><li>Film – video gösterileri </li></ul></ul><ul><ul><li>Konuşma metinleri </li></ul></ul><ul><ul><li>Konuşma kartları </li></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  22. 32. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Görevli ekip </li></ul><ul><ul><li>Ekibin seçilmesi </li></ul></ul><ul><ul><li>Kurum kültürü ve etkinlik konusunda eğitilmesi </li></ul></ul><ul><ul><li>Ekip kıyafetlerinin belirlenmesi </li></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  23. 33. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Basın Dosyası / Basın Kiti’nin hazırlanması </li></ul><ul><ul><li>Basın Bülteni </li></ul></ul><ul><ul><li>Kurum Tanıtım Metni </li></ul></ul><ul><ul><li>Konuşma Metinleri </li></ul></ul><ul><ul><li>Biyografiler </li></ul></ul><ul><ul><li>Görsel Materyaller ( Broşür, katalog, flyer vs.) </li></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  24. 34. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Diğer işler </li></ul><ul><ul><li>Resmi izinler </li></ul></ul><ul><ul><li>Konaklama </li></ul></ul><ul><ul><li>Güvenlik, ambulans, itfaiye </li></ul></ul><ul><ul><li>Nakliye, ekip haberleşmesi </li></ul></ul><ul><ul><li>Görsel efektler ( Havai fişek,konfeti,volkan,sis) </li></ul></ul><ul><ul><li>Alt yapı ( mobil su, mobil tuvalet ) </li></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  25. 35. ETKİNLİK YÖNETİMİ UYGULAMA Etkinlik sırası www.gulayakcakoca.com
  26. 36. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Toplam kaliteyi etkileyen değişkenler </li></ul><ul><ul><ul><li>Doğa faktörü </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Toplumsal gündem </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Teknik sorunlar </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Katılım düzeyi </li></ul></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  27. 37. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Etkinliğin başarı unsurları </li></ul><ul><ul><ul><li>Kendini yönetmek </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Zamanı yönetmek </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Parayı yönetmek </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Teknolojiyi yönetmek </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>İnsan kaynağını yönetmek </li></ul></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  28. 38. ETKİNLİK YÖNETİMİ Değerlendirme Etkinlik sonrası süreç www.gulayakcakoca.com
  29. 39. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Demonte çalışmaları </li></ul><ul><li>Basına arka bülten gönderimi </li></ul><ul><li>Teşekkür mektubu </li></ul><ul><ul><ul><li>Davetliler </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Canlı performans sanatçıları </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Basın </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Çalışanlar </li></ul></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  30. 40. ETKİNLİK YÖNETİMİ Yapılması gerekenler <ul><li>Değerlendirme </li></ul><ul><ul><li>Aksaklıklar ve çözümleri </li></ul></ul><ul><ul><li>Katılım düzeyi, konukların memnuniyet düzeyi </li></ul></ul><ul><ul><li>Basın yansımaları </li></ul></ul>www.gulayakcakoca.com
  31. 41. PR WRITING Vaktiniz, emeğiniz, sabrınız için TEŞEKKÜRLER  www.gulayakcakoca.com
  32. 42. www.gulayakcakoca.com <ul><li>İLETİŞİM </li></ul><ul><ul><li>www.gulayakcakoca.com </li></ul></ul><ul><ul><li>[email_address] </li></ul></ul><ul><ul><li>facebook.com/gulay.akcakoca </li></ul></ul><ul><ul><li>twitter.com/gulayakcakoca </li></ul></ul><ul><ul><li>www.halklailiskiler.com.tr </li></ul></ul>GF Design Studio Ajans Başkanı Yönetim Danışmanı Akademisyen Köşe Yazarı

×