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Efficacité personnelle

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Ce slideware est décomposé en 3 parties :
- présentation de ce qu'est l'efficacité personnelle
- mieux se connaitre pour être plus efficace
- des techniques pour optimiser son efficacité
La présentation présente de manière complète une vision de l'efficacité personnelle et en s'appuyant sur des restitutions de plusieurs ouvrages.
L'objectif étant de mieux se connaitre pour être plus efficace, ce qui aura des répercutions sur soi et sur son entourage.

Published in: Leadership & Management
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Efficacité personnelle

  1. 1. Efficacité Personnelle 1 Efficacité Personnelle v1.1
  2. 2. Efficacité Personnelle 2 Comment améliorer son efficacité ? 1. Qu’est-ce que l’efficacité personnelle ? Qu’est-ce que l’efficacité personnelle ? Pourquoi changer ? Comment devenir plus efficace ? Quel effort fournir ? 2. Mieux se connaitre pour être plus efficace Identifier ses valeurs, ses besoins et ses motivations Les théories de la personnalité : Analyse Transactionnelle, DISC & MBTI StrengthsFinder 2.0 : Identifier ses points forts, valoriser ceux des autres Man’s search for Meaning 3. Optimiser son efficacité The 7 habits of highly effective people, de S. R. Covey Getting Things Done : la méthode GTD, de Tim Allen Eat that Frog : the a-b-c-d-e method !, de Brian Tracy Autres ressources, fiche synthétique de la délégation efficace 3 modules de 1 heure 30 20 & 27/04/2016 G. Bladier N. Ferrari Atelier Restitution d’un livre
  3. 3. Efficacité Personnelle 3 Comment améliorer son efficacité ? 1. Qu’est-ce que l’efficacité personnelle ? Qu’est-ce que l’efficacité personnelle ? Pourquoi changer ? Comment devenir plus efficace ? Quel effort fournir ? 2. Mieux se connaitre pour être plus efficace Identifier ses valeurs, ses besoins et ses motivations Les théories de la personnalité : Analyse Transactionnelle, DISC & MBTI StrengthsFinder 2.0 : Identifier ses points forts, valoriser ceux des autres Man’s search for Meaning 3. Optimiser son efficacité The 7 habits of highly effective people, de S. R. Covey Getting Things Done : la méthode GTD, de Tim Allen Eat that Frog : the a-b-c-d-e method !, de Brian Tracy Autres ressources, fiche synthétique de la délégation efficace Nota pour toute la présentation Ce document présente un point de vue de l’efficacité personnelle, construite autour de mon expérience, ma culture et des ouvrages que je présente en partie dans cette présentation. Le débat est bien entendu ouvert, n’hésitez pas à partager vos avis ou votre feedback. Module 1 : Parties 1 & 2 par G. Bladier
  4. 4. Efficacité Personnelle 4 Qu’est-ce que l’efficacité personnelle ? Echauffement « Pour vous c’est quoi l’efficacité personnelle ? » 5 minutes Réfléchissez quelques instants … Puis on débriefe !
  5. 5. Efficacité Personnelle 5 Qu’est-ce que l’efficacité ? Introduction Vous prendrez bien un petit verre de théorie !  Selon la théorie de l’auto-efficacité, définie par Albert Bandura dans le cadre de la théorie sociale cognitive : • L’efficacité personnelle est un sentiment ! • Le système de croyances qui forme le sentiment d’efficacité personnelle est le fondement de la motivation et de l’action, de notre capacité à réaliser et de notre bien être.  Ce sentiment est alimenté par 4 sources : • La maîtrise personnelle : c’est la principale source. Nos succès construisent une solide croyance d'efficacité personnelle tandis que les échecs la minent. Cependant, ceux qui disposent d'un bon sentiment d'efficacité estiment qu’un revers ou un échec peut être bénéfique (capacité à rebondir). • L'apprentissage social : nous apprenons par observation et nous nous comparons aux autres, en particulier ceux qui nous ressemblent (âge, sexe, métier, …). Pour un enfant faire aussi bien que ses ainés ou un adulte est synonyme d’efficacité. • La persuasion par autrui : si dans l’adversité nous sommes soutenus par les autres et que nous sommes convaincus de notre performance, alors les autres peuvent renforcer notre sentiment. Attention, toutefois à ne pas surenchérir car ça discrédite à la fois le flatteur et réduit le sentiment d’efficacité personnelle. • L'état physiologique et émotionnel : Nous évaluons nos capacités sur la base des informations transmises par notre état physiologique et émotionnel. Notre corps véhicule beaucoup d’information notamment sur notre santé, notre activité/capacité physique, notre stress et nos émotions. Des techniques permettent d’améliorer nos réactions afin d’être maitre de soi.
  6. 6. Efficacité Personnelle 6 Qu’est-ce que l’efficacité personnelle ? Organiser : son espace de travail, ses entrées sorties (mails, informations, livrables, …), ses méthodes, ses réunions, .... Gérer son temps : facteurs de perte et de gain, planifier ses activités, structurer son agenda Limiter la procrastination, ou l’art de repousser sans cesse à demain les tâches pesantes Négocier : préparer et conduire une négociation, gérer les conflits ... Communiquer efficacement : dialoguer, écouter, échanger, rédiger, vérifier que l’autre a compris, … Décider efficacement, selon des règles claires, bien préparer ses décisions ... Développer sa créativité, sa logique, sa mémoire, sa culture (lectures, sorties, voyages) et son imagination Déléguer ce qui peut l’être, déléguer efficacement avec une valeur ajoutée pour les 2 parties, … Savoir dire NON, …Connaitre ses capacités, points forts, talents et axes d’améliorations
  7. 7. Efficacité Personnelle 7 Pourquoi changer ? 1/2  C’est dans la nature de l’homme de changer, d’évoluer : « Ce qui ne nous tue pas, nous rend plus fort. » F. Nietzche  Nous vivons dans une époque paradoxale : • Nous avons un confort de vie exceptionnel : o Une longévité record et des soins modernes, o Des loisirs, la possibilité de voyager presque partout autour du monde, o Des périodes dédiées de repos conséquentes, on s’intéresse à son bien être, o Une offre de service immenses, de loisirs, Internet et une base de connaissance immense. • Et pourtant, le travail génère un stress souvent conséquent : o Le travail est souvent considéré comme « intangible » ou « manquant de concret » o La flexibilité exigée est croissante, o Le challenge et la soif insatiable d’offrir toujours mieux et plus rapidement.
  8. 8. Efficacité Personnelle 8 Pourquoi changer ? 2/2  Savoir s’adapter et changer, peut être un axe de différenciation  l’inverse, c’est-à-dire : ne pas être en mesure de changer, peut devenir un handicap d’évolution (à plus ou moins long terme)  D’autres sources qui peuvent justifier l’investissement pour s’améliorer : A. Apprendre à se valoriser, B. Dégager du temps pour soi, C. Etre acteur de sa vie : « agir » plutôt que « réagir » (voire « subir »), D. [re]Prendre ou renforcer sa confiance en soi, E. Provoquer des synergies avec son entourage, sa famille, sa compagne, son équipe …  les bénéfices de l’efficacité sont généralement autant valables pour vous que pour les autres « we reap what we sow / on récolte ce que l’on sème »
  9. 9. Efficacité Personnelle 9 ZONE D’INTEGRATION  Le changement est un processus, souvent long et générateur de souffrance.  Nous sommes tous différents dans notre capacité à gérer un changement mais nous passons tous par les mêmes étapes : La courbe du changement temps Confort (Anxiété faible) Déni, Refus Peur Acceptation/Résignation Dépression Décision, quête de sens SérénitéPerte / Choc Changement Inconfort (Anxiété forte) Colère Négociation, marchandage Tristesse Risques de dégradation de performance (coûts, délais, qualité, …), RPS Essai, expérimentation ZONE D’EXPERIMENTATIONZONE DE RESISTANCE ZONE DE MINIMISATION
  10. 10. Efficacité Personnelle 10 Comment devenir plus efficace ? Quel effort fournir ? 1. Comment devenir efficace ? Par où commencer A. Déjà s’en préoccuper est le 1er/un grand pas B. Il faut la travailler en permanence et dans la durée C. Ne pas avoir peur de faire des erreurs : une erreur ne signifie pas forcément l’échec D. Tout le monde devrait s’en préoccuper 2. Quel effort vais-je devoir faire ? A. C’est un levier que VOUS actionnez : a) A votre rythme b) Avec des objectifs SMART : Simple/Spécifique, Mesurable, Ambitieux/Adapté/Atteignable, Réaliste, en Temps limité B. De nombreuses méthodes et livres existent : je donnerai un feedback de l’effort pour ceux que j’ai lu et/ou que je recommande C. Les formules et les efforts sont variés, mais un effort constant dans la durée produit (en principe): A. Plus de résultats visible, B. Une stabilité et du recul pour mieux affronter/anticiper les coups durs.
  11. 11. Efficacité Personnelle 11 Comment améliorer son efficacité ? 1. Qu’est-ce que l’efficacité personnelle ? Qu’est-ce que l’efficacité personnelle ? Pourquoi changer ? Comment devenir plus efficace ? Quel effort fournir ? 2. Mieux se connaitre pour être plus efficace Identifier ses valeurs, ses besoins et ses motivations Les théories de la personnalité : Analyse Transactionnelle, DISC & MBTI StrengthsFinder 2.0 : Identifier ses points forts, valoriser ceux des autres Man’s search for Meaning 3. Optimiser son efficacité The 7 habits of highly effective people, de S. R. Covey Getting Things Done : la méthode GTD, de Tim Allen Eat that Frog : the a-b-c-d-e method !, de Brian Tracy Autres ressources, fiche synthétique de la délégation efficace Atelier Restitution d’un livre
  12. 12. Efficacité Personnelle 12 Et vous ? Vous en êtes où ? A quel pourcentage évaluez vous votre connaissance de vous-même à cet instant précis ? A quand remonte votre dernier bilan d’introspection personnel ? L’avez-vous déjà fait ? Si non, pourquoi ? Si oui, le faites vous souvent ? A quel rythme ? Quelle est la question qui vous interpelle le plus ? Identifier ses valeurs, ses besoins et ses motivations Notre connaissance de soi, notre capacité à s’accepter, nos valeurs, nos besoins, nos objectifs à longs termes et nos motivations évoluent au cours du temps. A mon sens, il est important de faire le point régulièrement : pas uniquement lorsque l’on est acculé dos au mur. Il suffit de se poser des questions simples (voici une liste à titre d’exemple) :  Quid de l’identité profonde : Qui suis-je ? Suis-je en phase avec celui que je voulais être ? Quelles étapes dois-je encore faire pour atteindre ma cible ? Ai-je l’impression de progresser ? Si non pourquoi ? Suis-je heureux ? Est-ce que je rends les autres heureux ?  Quid des valeurs : Quelles sont mes valeurs ? Est-ce que je les respecte ? Suis-je honnête avec moi-même ? Et avec les autres ? Est-ce que votre entourage partage les mêmes valeurs ? Comment réagissez vous lorsque l’on empiète sur vos valeurs ? Pourquoi ? Prenez vous du recul sur vos valeurs ?  Objectifs et motivations : Quels sont vos objectifs à court, moyen et long terme : où voulez vous être dans trois ans ? cinq ans ? dix ans ? Qu’est-ce qui vous manque le plus ? Est-ce important ? Avez-vous préparé un plan d’action ? 5 – 10 minutes de partage
  13. 13. Efficacité Personnelle 13 Théories de la personnalité  Que ce soit par curiosité, ou si vous avez des doutes sur vous même, vos capacités, votre positionnement vis-à-vis des autres, il existe de nombreux outils et théories qui « évaluent » vos traits de personnalité rapidement sur la base généralement de questionnaires.  Ca peut servir de point de départ.  Je vais présenter succinctement 3 tests qui ont été pertinents pour moi dans les slides ci-après et qui me paraissent intéressants mais il en existe d’autres (Théorie de Cattel, Type de manager, …) 1. Analyse Transactionnelle : est constituée de 4 outils, le plus connu et le plus utilisé étant l’égogramme. • L'EGOGRAMME permet d'appréhender votre personnalité selon 3 "Etats du Moi" : o Le Parent, qui concerne les règles, les normes, les valeurs ; o L’Enfant, qui concerne les émotions, la créativité, l'intuition ; o L’Adulte, domaine de la raison, de la réflexion, de l'analyse. 2. DISC : est un outil d'évaluation personnel acronyme de Dominant, Influent, Stable, Conforme. Le modèle DISC permet d'évaluer le profil des personnes selon ces quatre composantes pour améliorer la productivité et la communication. 3. MBTI : Myers-Briggs Type Indicator, est un test de personnalité qui résulte en une classification selon 16 profils type
  14. 14. Efficacité Personnelle 14 Théories de la personnalité - Analyse transactionnelle  L’état parent : Il correspond à nos normes sociales et à nos schémas (ou modèles) de comportement ; de ce point de vue, il y a les choses qui se font et celles qui ne se font pas. L’état parent se subdivise en deux : • Le parent normatif (PNF), ou parent critique, qui impose, juge, critique, dirige, dévalorise, etc… • Le parent bienveillant, ou parent nourricier (PNR), qui aide, prend en charge, protège, voire surprotège, facilite, etc.  L’état adulte : Il correspond à un équilibre entre les « pulsions » de l’état enfant et les « normes » de l’état parent. Il y a les choses qui sont possibles et raisonnables, et celles qui ne le sont pas de façon objective. Il analyse, il réfléchit, il demande, il évalue, il pèse le pour et le contre.  L’état enfant : Il correspond à nos capacités intuitives et à notre spontanéité, c’est l’enfant qui sommeille en chacun de nous. Il y a les choses que nous aimons et celles que nous n’acceptons pas sans trop savoir pourquoi. L’état enfant se subdivise en trois : • L’enfant adapté soumis qui s’adapte et/ou se dévalorise (EAS) • L’enfant adapté rebelle qui prend le contre-pied et se révolte (EA) • L’enfant libre qui exprime spontanément ses envies et ses émotions, avec une subdivision enfant créateur, imaginatif (EA) et enfant spontané (ES)  Pour chaque stéréotype il y a des points positifs et négatifs.  L’outil peut également calculer une certain niveau d’aptitude au changement  http://www.analyse- transactionnelle.com/Egogramme/Egogramme.php
  15. 15. Efficacité Personnelle 15 Théories de la personnalité - DISC Le DISC est un outil d'évaluation personnel, qui peut être utilisé pour améliorer la communication, le travail d’équipe et la productivité. Il s’agit ici d’efficacité personnelle au sens comportemental et communication.  On est dans la compréhension de soi et des autres, sans jugement. Le Dominant est une personne énergique, vigoureuse, actif. Optimiste, factuel, il est parfois perçu comme agressif. Il est extraverti, tenace et se concentre sur les résultats à atteindre. Il aborde les autres de manière directe et autoritaire. • A une vision macro • Est très (voire trop) franc • Accepte les défis • Est Direct • Parle fort • N’a pas peur de faire des erreurs L’Influent a besoin d’avoir de bonnes relations personnelles. Généralement positif et extraverti, il aime la compagnie des autres et estime que la vie doit être amusante. Il aborde les autres de façon convaincante et démocratique. • Enthousiaste et optimiste • Aime la collaboration • Ne supporte pas d’être ignoré • Délègue (beaucoup) • A du mal à finir les tâches • Rayonnant, inspirant et amical Le Stable apprécie la cohérence et l’équilibre dans sa vie. Sérieux, fiable et constant, il peut combattre pour une cause avec obstination. Il ne répond pas facilement à l’ambiguïté ou à une structure impersonnelle et il peut être timide dans sa façon d’aborder les autres. • Ne supporte pas d’être (op)pressé • Communique et agit calmement • Aide volontiers • Est humble • Parle doucement Le Consciencieux est prudent. Il réfléchit avant d’agir. Il aime apprendre et comprendre son environnement. Parfois, il est perçu comme froid et indifférent. Il a du mal à gérer une pression autoritaire et préfère communiquer par écrit. • A besoin d’indépendance • Est objectif et réfléchi • Aime les détails • A peur de se tromper • A du mal à prendre des décisions sans avoir toutes les infos https://profil4.com/test-disc-essentiel.php
  16. 16. Efficacité Personnelle 16 Théories de la personnalité - MBTI  C’est probablement LE test le plus utilisé au monde. (Coaching / interaction humaine)  La théorie des types psychologiques a été initiée dans les années 1910 par Carl Gustav Jung (1875-1961), psychiatre suisse disciple de Freud. Puis a été amélioré par Myiers-Briggs.  L'esprit humain dispose de 4 fonctions psychologiques pour chaque profil bâties sur : • Notre manière de trouver l’énergie et à être dynamisé o soit par l'environnement extérieur, les activités et les expériences : attitude d'Extraversion E ; o soit par l'univers intérieur des idées, des souvenirs et des émotions : attitude d'Introversion I. • 2 fonctions irrationnelles de Perception P, qui traduisent notre manière privilégiée pour recueillir de l'information : l'iNtuition N ou la Sensation S ; • 2 fonctions rationnelles de Jugement J, qui traduisent notre manière privilégiée pour traiter cette information : la Pensée T (Thinking) ou le Sentiment F (Feeling). • 1 pondération entre les fonctions irrationnelles et les fonctions rationnelles
  17. 17. Efficacité Personnelle 17 Théories de la personnalité - MBTI  Le MBTI propose 16 archétypes dont voici le formalisme du codage sur un des 16 profils:  Le modèle identifie 4 types de fonctions : la fonction dominante : C’est la fonction mentale préférée de l’individu, celle qui lui permet d’exprimer son talent de la manière la plus naturelle et la plus efficace qui soit, la fonction auxiliaire : Elle équilibre et canalise la fonction dominante et lui permet de libérer son potentiel, la fonction tertiaire : En théorie, elle s’oppose à la fonction auxiliaire, et se manifeste généralement plus tardivement (à partir de 40 ans) et permet de compléter-équilibrer la fonction auxiliaire, la fonction inférieure : c’est la fonction qui s’exprime en situation de stress intense, de maladie ou de crise ; réputée indomptable, il est essentiel de la connaître pour éviter qu’elle prenne le dessus sur les trois autres fonctions au moment le moins opportun. I N T J Orientation de l’énergie : Extraverti / Intraverti Recuil d’information : Sensation / iNtuition Traitement d’info/Prise de décision : Thinking/Feeling (Pensée/sentiment) Mode d’action : Perception(irrationnel) / jugement(rationnel) I N T J E N T J I/E* S T J E N T F
  18. 18. Efficacité Personnelle 18 Théories de la personnalité  Mes conseils sur ces outils :  C’est simple et souvent rapide (moins de 15 minutes). Répondez vite (la spontanéité est importante !)  Utilisez ces outils d’évaluation du profil psychologique avec du recul, ils sont certes intéressants mais : A. N’oubliez pas que vous êtes unique, vous n’êtes pas un « stéréotype » B. Certains résultats peuvent dépendre de votre humeur et vont varier au cours de votre vie C. C’est un bon point de départ, à vous de piocher les éléments qui vous correspondent A. Certains résultats vont vous parler B. D’autres un peu moins (voire pas du tout) D. La plus-value, c’est dans la prise de conscience de qui vous êtes (à un instant t) E. Il y a généralement peu de conseils d’améliorations, ce ne sont pas des méthodes F. Il est intéressant de discuter des résultats avec son entourage, pour évaluer la pertinence du résultat
  19. 19. Efficacité Personnelle 19 Strengths Finder – Résumé 1/2 L’efficacité commence par une bonne connaissance de soi, de ses faiblesses mais surtout de ses forces. Le livre Strengths Finder (2.0), de Tom RATH est édité par GALLUP. C’ est un best seller sorti en 2001, vendu à plus de 25M d’exemplaires. C’est un formidable outil à 2 niveaux : o A titre personnel o Au niveau relationnel
  20. 20. Efficacité Personnelle 20 Strengths Finder – Résumé 2/2 1. Au niveau personnel, il propose d’identifier et de renforcer nos talents. • La méthodologie part du constat, que nous sommes plus motivés et engagés dans notre travail si nous faisons ce que nous savons faire le mieux. « At work, I have the opportunity to do what I do the best every day » • De même avoir un manager qui s’appuie sur nos forces peut faire la différence (plutôt que de nous ignorer ou focaliser sur les axes d’amélioration) • La méthodologie est associée à un test d’évaluation qui permet d’identifier nos 5 talents individuels parmi les 34 talents les plus communs. Un plan d’action est également fournit pour nous aider à renforcer nos talents. • La formule clé du livre est : TALENT (naturel et stable) * INVESTISSEMENT = POINT FORT (Strength) 2. Au niveau relationnel et par conséquent renforcer notre efficacité en travail d’équipe. Les 34 talents sont détaillés : • avec une description et les types de manifestation : plusieurs personnes peuvent avoir le même talent mais l’appliquer différemment • des témoignages, • des conseils et domaines de renforcement, • Et des conseils pour travailler avec les personnes qui possèdent ce talent.
  21. 21. Efficacité Personnelle 21 Strengths Finder – Atelier / Talents “ You cannot be anything you want to be, But you can be a lot more of who you already are“  Marcus Buckingham a repris le concept du SF et a classé les talents en 4 catégories : • 7 talents liés au thème du rapport aux autres • 6 talents en lien avec le thème de l’influence • 9 talents en rapport avec le thème de l’effort • 12 talents sur le thème de la réflexion Quels sont les talents qui résonnent en vous ? On va les parcourir brièvement  5 – 10’ Lecture rapide des talents
  22. 22. Efficacité Personnelle 22 Communicatio n® People strong in the Communication theme generally find it easy to put their thoughts into words. They are good conversationalists and presenters. Strengths Finder – Atelier / Talents Empathy® People strong in the Empathy theme can sense the feelings of other people by imagining themselves in others' lives or others' situations. Harmony® People strong in the Harmony theme look for consensus. They don't enjoy conflict; rather, they seek areas of agreement. Includer® ENGLOBEUR People strong in the Inclusiveness theme are accepting of others. They show awareness of those who feel left out, and make an effort to include them. Relator® * People who are strong in the Relator theme enjoy close relationships with others. They find deep satisfaction in working hard with friends to achieve a goal. Individualizati on® People strong in the Individualization theme are intrigued with the unique qualities of each person. They have a gift for figuring out how people who are different can work together productively. Responsibility ® * People strong in the Responsibility theme take psychological ownership of what they say they will do. They are committed to stable values such as honesty and loyalty. Analytical® People strong in the Analytical theme search for reasons and causes. They have the ability to think about all the factors that might affect a situation. Arranger® People strong in the Arranger theme can organize, but they also have a flexibility that complements this ability. They like to figure out how all of the pieces and resources can be arranged for maximum productivity.
  23. 23. Efficacité Personnelle 23 Strengths Finder – Atelier / Talents Connectednes s® People strong in the Connectedness theme have faith in the links between all things. They believe there are few coincidences and that almost every event has a reason. Consistency / Fairness® EQUITE People strong in the Consistency theme (also called Fairness in the 1st SF assessment) are keenly aware of the need to treat people the same. They try to treat everyone in the world fairly by setting up clear rules and adhering to them. Context® People strong in the Context theme enjoy thinking about the past. They understand the present by researching its history. Deliberative® PRUDENT People strong in the Deliberative theme are best described by the serious care they take in making decisions or choices. They anticipate the obstacles. Futuristic® * People strong in the Futuristic theme are inspired by the future and what could be. They inspire others with their visions of the future. Ideation® People strong in the Ideation theme are fascinated by ideas. They are able to find connections between seemingly disparate phenomena. Input® People strong in the Input theme have a craving to know more. Often they like to collect and archive all kinds of information. Intellection® People strong in the Intellection theme are characterized by their intellectual activity. They are introspective and appreciate intellectual discussions. Learner® * STUDIEUX People strong in the Learner theme have a great desire to learn and want to continuously improve. In particular, the process of learning, rather than the outcome, excites them Strategic® People strong in the Strategic theme create alternative ways to proceed. Faced with any given scenario, they can quickly spot the relevant patterns and issues.
  24. 24. Efficacité Personnelle 24 Achiever® * REALISATEUR People strong in the Achiever theme have a great deal of stamina and work hard. They take great satisfaction from being busy and productive. Strengths Finder – Atelier / Talents Activator® People strong in the Activator theme can make things happen by turning thoughts into action. They are often impatient. Belief® CONVAINCU People strong in the Belief theme have certain core values that are unchanging. Out of these values emerges a defined purpose for their life. Discipline® People strong in the Discipline theme enjoy routine and structure. Their world is best described by the order they create. Self- Assurance® People strong in the Self-assurance theme feel confident in their ability to manage their own lives. They possess an inner compass that gives them confidence that their decisions are right. Significance® IMPORTANCE People strong in the Significance theme want to be very important in the eyes of others. They are independent and want to be recognized. Focus® People strong in the Focus theme can take a direction, follow through, and make the corrections necessary to stay on track. They prioritize, then act. Adaptability® People strong in the Adaptability theme prefer to "go with the flow." They tend to be "now" people who take things as they come and discover the future one day at a time. Restorative® People strong in the Restorative theme are adept at dealing with problems. They are good at figuring out what is wrong and resolving it.
  25. 25. Efficacité Personnelle 25 Command® People strong in the Command theme have presence. They can take control of a situation and make decisions. Strengths Finder – Atelier / Talents Developer® People strong in the Developer theme recognize and cultivate the potential in others. They spot the signs of each small improvement and derive satisfaction from these improvements. Competition® People strong in the Competition theme measure their progress against the performance of others. They strive to win first place and revel in contests. Maximizer® People strong in the Maximizer theme focus on strengths as a way to stimulate personal and group excellence. They seek to transform something strong into something superb. Positivity® People strong in the Positivity theme have an enthusiasm that is contagious. They are upbeat and can get others excited about what they are going to do. Woo® CHARISME People strong in the Woo theme love the challenge of meeting new people and winning them over. They derive satisfaction from breaking the ice and making a connection with another person.  Conclusion : • Livre très instructif avec une approche constructive, • Un must pour les managers ou ceux qui interagissent beaucoup, • Facile à lire, mais plutôt talent par talent que d’un bloc, • A consulter régulièrement.
  26. 26. Efficacité Personnelle 26 Man’s search for meaning – 1/3 Ce livre petit livre, de 160 pages, a été écrit par Victor Frankl, un professeur autrichien de neurologie et de psychatrie. L’objectif du livre est d’offrir des perspectives et des techniques à une personne en vue de l’aider à trouver du/un sens dans sa vie. Le livre est décomposé en 2 volets : 1. Un récit auto-biographique qui présente, selon le point de vue de l’auteur, ses analyses, sur un ton presque impersonnel de la souffrance extrême et de l’évolution physique et comportementale d’un prisonnier, qui a survécu à 4 camps de la mort pendant la 2nde Guerre Mondiale. 2. Présentation de la Logo-Thérapie (Logo = sens en Grec) “ He who has a Why to live for can bear almost any how. ” Victor E. Frankl
  27. 27. Efficacité Personnelle 27 Man’s search for meaning – 2/3 1) Récit d’un homme fort, qui a enduré une souffrance extrême de 1942 à 1945 : A. On est plongé dans cette histoire malgré le recul pris par l’auteur. B. C’est une histoire poignante, qui résonne en nous et nous interroge sur notre condition actuelle. C. L’auteur présente plusieurs conclusions sur la volonté de survivre : a. Au début, malgré les conditions horribles (chambres à gaz, malnutritions, insalubrité, maladies, torture, …) l’espoir d’être libéré persiste mais au bout d’un certain temps, cet espoir diminue provoquant de nombreux suicides. b. Ensuite, afin de survivre, l’apathie s’installe en réponse aux tourments. Les émotions, telle que la joie, la peur ou la souffrance deviennent des concepts relatifs. Cependant, les hommes ont la possibilité de faire des choix mentaux et spirituels qui leur permettent de trouver du sens à leur vie dans certaines circonstances. Perdre espoir conduit souvent à la mort, directement ou indirectement (l’affaiblissement de l’esprit provoque un affaiblissement du corps) c. Après tant de souffrances, la libération n’est pas aussi facile qu’escomptée. La liberté semble irréelle et n’engendre pas la joie tant espérée.  Il faut réapprendre à vivre et à éprouver des émotions.
  28. 28. Efficacité Personnelle 28 Man’s search for meaning – 3/3 2. Le 2nde partie est consacré à la Logotherapie (logo = sens), qui est une technique psychologique complémentaire à la psychanalyse classique. Cette section est plus technique, et plus compliquée à suivre. Les concepts sont présentés et parfois illustrés sur la base de l’expérience vécue pendant ou après son emprisonnement.  En résumé voici ce qui ME parait important : • La recherche de sens est un effort personnel inhérent à chacun. Le livre donne des clés, mais ne vas pas faire le travail pour vous ! On ne peut pas forcer les gens : on ne peut ni imposer un sens, ni la recherche de sens. • Le sens de notre vie fluctue, et évolue dans le temps. • On peut comparer notre recherche de sens à un film : o Chaque diapositive/séquence possède son propre but  Chaque instant possède son propre sens o Le but du film n’est dévoilé qu’à la fin  la recherche d’un sens global à notre vie ne peut être compris qu’à la fin de sa vie • L’auteur propose 3 outils pour découvrir un sens à notre vie : o Réaliser un acte  travailler, se donner une mission o Aller à la rencontre des autres, faire des activités  aimer, prendre du plaisir dans la découverte o Transformer une souffrance (peur, culpabilité, mort) en quelque chose de fondamentalement positif  grandir, changer, évoluer • Enfin,V. Franck introduit 3 concepts importants largement réutilisés ou repris plus tard par d’autres : o « L’hyper-intention » : forcer la concrétisation de quelque chose va rendre son aboutissement impossible ou très compliqué o « l’hyper-réflexion » : être obsédé ou trop concentré sur une pensée ou un comportement aura des effets négatifs. o « l’intention paradoxale » : méthode qui exploite les 2 notions ci-dessus de manière détournée et absurde pour atteindre son objectif. (ex: lutter contre les insomnies)
  29. 29. Efficacité Personnelle 29 Comment améliorer son efficacité ? 1. Qu’est-ce que l’efficacité personnelle ? Qu’est-ce que l’efficacité personnelle ? Pourquoi changer ? Comment devenir efficace ? Quel effort fournir ? 2. Mieux se connaitre pour être plus efficace Identifier ses valeurs, ses besoins et ses motivations Les théories de la personnalité : Analyse Transactionnelle, DISC & MBTI StrengthsFinder 2.0 : Identifier ses points forts, valoriser ceux des autres Man’s search for Meaning 3. Optimiser son efficacité The 7 habits of highly effective people, de S. R. Covey Getting Things Done : la méthode GTD, de Tim Allen Eat that Frog : the a-b-c-d-e method !, de Brian Tracy Autres ressources, fiche synthétique de la délégation efficace Atelier Restitution d’un livre
  30. 30. Efficacité Personnelle 30 The 7 habits of highly effective people - intro Stephen R. Covey est un enseignant américain, père de famille, homme croyant et pratiquant, qui a travaillé à Harvard, été pendant de longues années consultant organisationnel et spécialiste du leadership. Cet ouvrage est une référence de l’efficacité personnelle.  A titre personnel, je le recommande vivement cet ouvrage.  Ce livre est un best seller vendu à plusieurs dizaines de millions d’exemplaires, N°1 du New York Times. Le livre est très enrichissant et très bien écrit. L’auteur :  Présente de nombreuses anecdotes et quelques exercices,  Introduit clairement la démarche et les notions fondamentales,  A « compilé » ce qui existait par ailleurs sous différentes formes et ne prétend pas avoir inventé les 7 habitudes. La force du livre repose dans la présentation. Partie 2, présentation des 7 habitudes des personnes efficaces par G. Bladier
  31. 31. Efficacité Personnelle 31 The 7 habits of highly effective people - paradigmes Tout d’abord, l’auteur commence par définir par une section inside-out où il définit beaucoup de choses, dont la notion de paradigme (~perception). Pour cela il utilise la métaphore d’une carte :  Supposez que vous devez vous rendre à une adresse précise d’une grande ville, Londres, New York ou Paris.  Et supposez encore, que l’on vous donne une carte incomplète, à l’envers ou erronée (il s’agit en fait de la carte de Tokyo)  Vous aurez beau activer les leviers suivants • comportemental : redoubler d’effort, vous divisez pour être plus efficace vous n’aboutirez pas avec la carte • attitude : essayer de rester positif, ça ne vous y amènerait pas non plus.  Vous serez perdus.  la cause racine ne vient pas de vous mais de la carte. Elle n’est pas correcte, ou pas suffisamment précise.
  32. 32. Efficacité Personnelle 32 The 7 habits of highly effective people - paradigmes L’auteur utilise cette métaphore de carte pour présenter nos paradigmes. Nous avons tous en nous une multitudes de paradigmes définis et personnels, • Issus de notre éducation, de notre expérience. • Ils sont généralement perfectibles. Il y a 2 catégories de paradigmes : • Ceux qui définissent la manière dont on perçoit le monde : la réalité • Ceux qui définissent comment le monde devrait être : nos valeurs Travailler sur la paire comportement / attitude n’est pas suffisant pour avancer :  Le changement doit être plus profond  C’est la notion de paradigme shift (décalage/bascule de perception) C’est notre capacité à altérer ou à faire évoluer un de nos paradigmes. « The significant problems we face today cannot be solved at the same level of thinking we were at when we created them ». A. Einstein Nous interprêtons le monde à travers nos paradigmes
  33. 33. Efficacité Personnelle 33 The 7 habits of highly effective people - paradigmes Pour illustrer le paradigme shift l’auteur présente l’exemple suivant : C’est assez parlant, et un cas similaire vous est probablement arrivé (sinon on se projette facilement): • Un jour dans le métro, un homme et ses jeunes enfants entrent dans la rame. Les enfants sont très turbulents, perturbent le wagon et le père ne dit rien. • Au bout d’un moment, l’auteur se lève car la situation empire et demande au père de tenir un peu ses enfants. • L’homme s’excuse et répond calmement, qu’ils reviennent de l’hôpital où son épouse est décédée il y a tout juste quelques heures. • Il ne sait pas comment gérer la situation, et probablement que ses enfants encore moins. A cet instant, l’auteur a fait instantanément un changement de paradigme.  Il a vu la situation sous un angle différent, il a pensé différemment, ressenti différemment et a agit différemment en proposant son aide.  La bascule est rarement aussi instantanée. Souvent, c’est un processus long et qui nécessite beaucoup d’efforts. « The way we SEE the problem IS the problem ». S. R. Covey
  34. 34. Efficacité Personnelle 34 The 7 habits of highly effective people – Atelier 1 Je vous propose donc un petit atelier sur la notion de paradigme/perception avant de poursuivre ! REGLES : Tout le monde va fermer les yeux. 1 première image sera montrée au gens de gauche 1 seconde image sera montrée aux gens de droite 1 troisième image sera montrée à tout le monde et on en discutera. Etes vous prêts ? 5’
  35. 35. Efficacité Personnelle 35 The 7 habits of highly effective people – Atelier 1 Le groupe de gauche ouvre les yeux Tout le monde voit cette jeune femme ? Mémorisez cette image, puis fermez les yeux
  36. 36. Efficacité Personnelle 36 The 7 habits of highly effective people – Atelier 1 Le groupe de droite ouvre les yeux Tout le monde voit la vieille dame ? Mémorisez cette image et fermez les yeux
  37. 37. Efficacité Personnelle 37 The 7 habits of highly effective people – Atelier 1 Tout le monde peut ouvrir les yeux Que voit le groupe de gauche ? Que voit le groupe de droite ? Est-ce différent ? Est-ce normal ?
  38. 38. Efficacité Personnelle 38 The 7 habits of highly effective people – Atelier 2 Dans le même style, mais sous une autre forme. Plusieurs variantes ont été diffusées sur les réseaux sociaux sur Internet. Pour vous, quel est la suite à : 1 + 4 = 5 2 + 5 = 12 3 + 6 = 21 8 + 11 = ?
  39. 39. Efficacité Personnelle 39 The 7 habits of highly effective people – Atelier 2 Dans le même style, mais sous une autre forme. Plusieurs variantes ont été diffusées sur les réseaux sociaux sur Internet. Pour vous, quel est la suite à : 1 + 4 = 5 2 + 5 = 12 3 + 6 = 21 8 + 11 = ? Certains y verront 96 (moi initialement), d’autres y verront 40, voire autre chose
  40. 40. Efficacité Personnelle 40 The 7 habits of highly effective people – Préambule Préambule aux 7 habitudes : Les 7 habitudes sont des habitudes pour améliorer son efficacité • le fruit s’obtient sur le long terme Elles forment un tout harmonieux et l’amélioration de l’une engendre (en principe) l’amélioration des autres, Elles respectent toute le principe que S. Covey appelle le « P/PC balance »,  c’est-à-dire, l’équilibre Production / Capacité de Production
  41. 41. Efficacité Personnelle 41 The 7 habits of highly effective people – P/PC Le principe P / PC peut être illustré par la fable de la poule aux œufs d’or Un pauvre fermier, découvre un jour un œuf d’or sous une poule. Incrédule, il doute, mais l’œuf s’avère bien être en or pur. Le lendemain, puis les jours suivants, la poule réitère son exploit. Le fermier devient fabuleusement riche, et chaque jour il se précipite pour aller chercher son œuf en or. Mais, avec le temps et la richesse vint l’avarice et l’impatience, tant et si bien qu’un jour il décide de tuer sa poule pour obtenir tous les œufs d’un coup. La poule succombe, et lorsqu’il vérifie à l’intérieur d’elle il n’y a pas d’œufs en or. D’ailleurs il n’y en aura plus jamais.  La morale de l’histoire : trop de gens pensent que l’efficacité est représentée par l’œuf en or (la production) : plus on produit plus on est efficace.  Hors, l’efficacité dépend en réalité de 2 choses :  ce qui est produit (l’œuf) et  notre capacité de production (la poule).
  42. 42. Efficacité Personnelle 42 The 7 habits of highly effective people (S.R. Covey) 1. Be proactive 2. Begin with the end in mind 3. Put First things First  VICTOIRE PRIVEE : Je ne suis plus dépendant de l’autre 4. Think Win-Win 5. Seek first to understand, then to be understood 6. Synergize  VICTOIRE PUBLIQUE : J’agis au mieux avec l’autre 7. Sharpen the Saw
  43. 43. Efficacité Personnelle 43 The 7 habits of highly effective people Les victoires privées (PRIVATE VICTORY) sont personnelles et vous concerne vous en tant qu’individu. Ces victoires s’obtiennent à travers les 3 première habitudes de l’indépendance : Be proactive, Begin with the end in mind et Put First Things First.  Nous souhaitons tous nous sentir utiles, intégrés et membre à part entière de la société, et dans la mesure du possible, nous souhaitons avoir le control de la situation et/ou de notre avenir.  Avant de gagner ses galons face à la société, nous devons d’abord accomplir un travail sur soi.  Nous devons gagner des combats internes avant d’envisager des changements en relation avec les autres.  S. Covey introduit la notion de Personal Bank Account pour représenter notre jugement de nous même. L’amour propre s’améliore grâce à des dépots sur le PBA et se dégrade lorsque l’on fait des retraits, dont voici quelques exemples : DEPOT RETRAIT Tenir ses promesses Rompre ses promesses Etre généreux Etre égoiste Ecouter son corps Maltraiter son corps Etre honnête Etre malhonnête Prendre soin de soi Faire un burnout Promouvoir ses talents Négliger ses talents
  44. 44. Efficacité Personnelle 44 The 7 habits of highly effective people Habit 1 : « Be proactive » 1/2  Dans un 1er temps la pro-activité est définie avec un sens très large : • Human begins are responsible for our own behavior  Notre comportement est fonction de nos décisions, pas de nos conditions • We have the initiative and responsibility to make things happen !  responsibility = response-ability  Cette habitude remet en question notre volonté d’agir, de faire :  Notre liberté de décision est basée sur 4 dotations (endowments) : Stimulus Freedom to Choose Conscience Self Awareness Imagination Independent Will Response Etre conscient du choix à faire Que dit votre intuition ? Génération mentale, alternatives ? Liberté de choisir votre propre et unique réponse
  45. 45. Efficacité Personnelle 45 REACTIF PROACTIF Mais où va donc l’industrie ? Où dois je aller ensuite et comment puis-je m’y rendre ? Je n’ai pas le temps de faire de l’exercic Comment puis-je libérer du temps pour faire de l’exercice ? Je suis trop fatigué Que puis-je faire pour avoir plus d’énergie en réserve ? Quel est le sens de mavie Quel sens vais-je donner à ma vie ? Je ne peux pas Je choisis Je dois Je préfère Si seulement Je vais The 7 habits of highly effective people Habit 1 : « Be proactive » 2/2  Notre vocabulaire laisse généralement transparaître notre manière d’agir : Comment travailler sa proactivité (au sens large) : • Prendre des initiatives • Changer son vocabulaire • Etre responsable • Identifier ce qui peut être contrôlé et influencé • Avoir une attitude positive, sourire • Travailler sur son cercle d’influence plutôt que sur son cercle de préoccupations  L’auteur résume cette attitude avec la notion des cercles d’influence et de préoccupations (concern)  Etre proactif, c’est chercher à élargir son cercle d’influence plutôt que de se focaliser sur ses préoccupations. Circle of Concern Circle of Influence Focus Proactif Circle of Concern Circle of Influence Focus Réactif
  46. 46. Efficacité Personnelle 46 The 7 habits of highly effective people Habit 2 : « Begin with the end in mind » 1/3 Le chapitre commence avec le présent exercice : REGLES : Fermez les yeux, détendez vous ... Vous rêvez, vous marchez, seul, dans une église. Votre famille, vos proches, vos amis, vos collègues, de vagues connaissances sont là. C’est le jour de vos funérailles, et tour à tour chacun d’entre eux prend la parole et vous décrit à sa manière. Que disent-ils de vous ? 5’
  47. 47. Efficacité Personnelle 47 The 7 habits of highly effective people Habit 2 : « Begin with the end in mind » 2/3  Cette habitude s’appuie sur le constat que toute action, tâche, activité ou événement est réalisé en 2 temps : 1) La première fois/création : c’est une projection ; une vision mentale 2) La seconde fois/création : c’est la concrétisation physique  Selon l’auteur, le Leadership est associé à la première création, et le Management à la seconde • Leadership : c’est l’art de faire les bonnes choses (effectiveness / efficacité) • Management : c’est l’art de bien faire les choses (efficiency / efficience)  Ce qui compte c’est également de faire les choses dans l’ordre : bien faire les choses (efficience) de choses inefficaces ne sert pas à grand-chose ! (Bien coder quelque chose de mal conçu, engendre tout de même un gros rework ! )  Pour se donner les moyens d’avoir « une vision de l’objectif à atteindre » et être en mesure de changer, S. Covey estime qu’il faut bien connaitre son identité profonde et les valeurs ancrées en nous (celles qui justement ne changeront pas). • Il propose de matérialiser cette connaissance à travers un Personal Mission Statement • Il propose des conseils pour le rédiger • Le Personal Mission Statement peut facilement être décliné à d’autres usages : famille, entreprise, équipe ou réduit à des phases spécifiques : la semaine prochaine, cette année, … • Une fois qu’il est écrit, on a ainsi les clés pour mettre en pratique notre proactivité eu égard à nos objectifs et nos valeurs. Objectif de l’habitude 2 Objectif de l’habitude 3
  48. 48. Efficacité Personnelle 48 Spouse Centered Work Centered Church Centered Money Centered Self Centered Friend Centered Enemy Centered Possession Centered Pleasure Centered Family Centered The 7 habits of highly effective people Habit 2 : « Begin with the end in mind » 3/3  Si on reprend le cercle d’influence de l’habitude 1, il y a 4 paradigmes/facteurs interdépendants pour élargir le cercle : • Security : ancrage profond, sens de l’effort, confiance en soi et sensation d’effort • Guidance : fil conducteur de la prise de décision et de votre direction dans la vie • Power : faculté et volonté d’agir, la force et le potentiel d’accomplir quelque chose • Wisdom : capacité à voir le monde avec perspicacité et objectivité Comment travailler cette habitude : • Utilisez les 2 hémisphère de votre cerveau (G:logique , verbal & D:intuition/création) • Faites le point sur vos valeurs  créez un PMS • Définissez des objectifs pour vous-même, votre couple, votre équipe, … alignés avec vos priorités • Concentrez-vous (focus) sur les résultats attendus. Et, nous possédons tous un centre naturel qualifié, ou le plus souvent une combinaison de qualifications qui influence ces 4 facteurs  : Par exemple, ce soir vous avez prévu une sortie en tête à tête avec votre épouse. Elle est ravie et très impatiente. Votre boss appelle 2h avant, et requiert votre présence pour un dossier urgent très important. Que faites-vous ? La clé de la réussite de cette habitude repose sur le fait d’être centré autour de principes (Principle Centered) ce qui permet de prendre du recul vis-à-vis des émotions liées à la situation et de faire ainsi un meilleur choix. PRINCIPLE CENTERED
  49. 49. Efficacité Personnelle 49 The 7 habits of highly effective people Habit 3 : « Put First Things First » 1/3 L’habitude 3 est la 2nde création (physique) : nos actions physiques sont le résultat de notre libre arbitre (independent will)  Le Libre Arbitre • C’est notre capacité à agir en adéquation avec nos choix et à s’auto-discipliner. • Il se mesure à travers la notion d’intégrité. • Le management efficace c’est l’action de réaliser les First Things en 1er. • Alors que le leadership c’est l’identification des First Things.  4 générations successives de Time Managers 1. Les notes et les checklists  on a commencé à organiser 2. Les calendriers et agendas  on a commencé à regarder plus loin, à planifier 3. La priorisation, la clarification des valeurs, la comparaison relative des efforts des activités  Progrès significatifs : ajout de buts, priorités, stratégies court à long terme  Le constat cependant est que cette 3ème génération tourne parfois au vinaigre (trop chronophage et nuit aux relations) 4. La préservation et l’amélioration des relations humaines tout en accomplissant les résultats attendus (maintenance de la P/PC) Je suis honnête = je dis ce que je fais Je suis intègre = je fais ce que je dis
  50. 50. Efficacité Personnelle 50 The 7 habits of highly effective people Habit 3 : « Put First Things First » 2/3 L’auteur présente ensuite une manière d’organiser son temps à l’aide du quadrant suivant : Quadrant I Quadrant II Quadrant III Quadrant IV Urgence importance Les choses urgentes et importantes : Crises, problèmes urgents, jalons imminents Les choses non urgentes et importantes : Prévention, activités de capacité de production, prise de recul, séance de sport, relations, stratégie, planification Les choses urgentes et pas importantes : Interruptions, appels téléphoniques, certaines réunions, certains mails, urgences à faible valeur ajoutée Les choses non urgentes et pas importantes : Certains mails et réunions, des activités chronophages à faible valeur ajoutée, les activités plaisantes, regarder la télé
  51. 51. Efficacité Personnelle 51 The 7 habits of highly effective people Habit 3 : « Put First Things First » 3/3 La répartition des tâches doit être au maximum dans le Quadrant II. En pratique c’est rarement le cas ! Dans la réalité c’est le plus souvent : • Presque tout dans le Quadrant I • Ceux qui manquent vraiment d’organisation sont dans le 3 • Les cas les plus sévères sont toujours dans le 3 et le 4 Quadrant I Stress, Burnout, Gestion de crise, mode pompier Q II Q III Q IVUrgence importance QI Q II Q III Vision court terme, crises, mode victime, hors de contrôle, faibles relations Q IV Urgence importance QI Q II Q III / QIV Irresponsabilité totale, licenciements, dépendances sur les autres Urgence importance
  52. 52. Efficacité Personnelle 52 The 7 habits of highly effective people Habit 3 : « Put First Things First » 3/3 La situation idéale c’est beaucoup de 2 et un peu de 1. Six critères doivent être respectés pour obtenir la quintessence de l’efficacité du Quadrant II : • Cohérence : il y a de l’harmonie, de l’unité et de l’intégrité entre la vision et les rôles • Equilibre : l’outil est au service de l’équilibre dans votre vie entre les différents rôles • Focus sur QII : vous devez privilégier le quadrant II • Une dimension humaine : il ne s’agit pas que d’un planning • Flexibilité : c’est vous le maitre pas le calendrier • Portabilité : il est transportable Comment prioriser et gérer efficacement : • Identifiez et pesez les priorités clés, • Eliminez les tâches inutiles ou à faible priorité, dites NON, • Mettez en exécution la stratégie identifiée en H1/H2 • Déléguez en mode “stewardship” (pas “gofer”), • Soyez dans la 4ème catégorie de “time manager” QI Q II Vision, perspective, équilibre, contrôle, relations fortesUrgence importance
  53. 53. Efficacité Personnelle 53 The 7 habits of highly effective people En route vers la victoire publique et les habitudes de l’interdépendance :  Pour être indépendant et être efficace avec les autres nous devons d’abord travailler sur nous.  C’est ce que nous avons vu avec les 3 premières habitudes et on obtient ainsi nos premières victoires privées et notre indépendance.  Etre indépendant des autres est le 1er pas pour construire des relations saines avec les autres. Etre indépendant ne suffit pas à construire de vraies relations, pour cela il faut atteindre l’interdépendance. (Nota : pour l’auteur l’interdépendance ne signifie pas être dépendant des autres !) :  souvenez vous de l’histoire de la poule aux œufs d’or. Si le fruit d’une relation est un œuf, on doit également faire en sorte d’entretenir la relation pour construire une relation forte sur le long terme.  De manière analogue au PBA, dans le cadre des victoires public l’auteur développe un nouveau compte : Emotionnal Bank Account DEPOT RETRAIT Comprendre l’individu Ignorer ou ne pas chercher à comprendre l’autre Savoir donner (gentillesse, affection, temps) et recevoir Ne faire que recevoir Respecter ses engagements Ne pas tenir ses engagements Clarifier les attentes Travailler dans son coin Démontrer son intégrité Etre hypocrite, ne pas être loyal S’excuser sincèrement en cas de retrait -
  54. 54. Efficacité Personnelle 54 The 7 habits of highly effective people Habit 4 : « Think Win-Win » 1/2 Penser Win-Win, c’est un changement profond à opérer. Chacun doit : • S’ouvrir à l’abundance mentality par opposition à la scarcity mentality (il y a des ressources en nombre pour tout le monde : « Life Is an All-You-Can-Eat Buffet Win-win is a mental frame of mind that says I can win and so can you. » S. R. Covey • Etre intègre, ce qu’elle a commencé à faire pour elle même (habit 3), elle doit également le faire avec les autres (Clé de la confiance). • Enfin, faire preuve de maturité : en exprimant ses idées avec courage tout en considérant les idées et les sentiments des autres. Il y a 6 paradigmes pour gérer les situations dans lesquels on se trouve : S’applique aux personnes qui ont pour objectif la victoire à tous les coups. Les autres ne comptent pas  Chacun pour soi Cette mentalité implique de la compétition, un abus de pouvoir, de position ou de personnalité pour atteindre son objectif. J’impose à l’autre (Un parent impose souvent à son enfant, Un patron impose un jalon sans concerter avec son employé, …) Dans cette situation on se plie face aux autres afin de ne pas dégrader/perturber la relation ; peut engendrer du ressentiment  Je cède face à l’autre (Un parent cède aux caprices de son enfant) C’est la philosophie des personnes dépendantes. Cela résulte souvent de la rencontre de 2 personnes Win/Lose.  Si je ne gagne pas, alors dans ce cas toi non plus. (S. Covey illustre avec le cas d’un divorce extrême) Cette situation s’applique lorsque les 2 parties souhaitent établir une entente bénéfique mutuelle, MAIS que si le consensus n’est pas atteignable, alors les 2 parties décident conjointement de ne pas aller plus loin.  On gagne tous les 2 ou NO GO. WIN WIN / LOSE LOSE / WIN LOSE / LOSE WIN / WIN or No DEAL
  55. 55. Efficacité Personnelle 55 The 7 habits of highly effective people Habit 4 : « Think Win-Win » 2/2 La 6ème solution est l’établissement d’une relation gagnant-gagnant / WIN-WIN. C’est la base pour construire des relations saines avec les autres : • vous êtes à votre avantage • l’autre aussi.  On n’est pas/plus dans la compétition. « What do we live for, if it is not to make life less difficult for each other. » George Eliot Une relation Win-Win demande du courage et de la considération : Comment construire une relation Gagnant-Gagnant: • Etablir des relations de confiance. • Participer à la construction d’équipes efficaces. • Identifier des gains pour toutes les parties, créer et entretenirla collaboration. • Penser positivement. • Définir des stratégies sur le long terme. « Win-win is a belief in the Third Alternative. It’s not your way or my way: it’s a better way » S. R. Covey Courage Considération Win-WinWin-Lose Lose-WinLose-Lose
  56. 56. Efficacité Personnelle 56 The 7 habits of highly effective people Habit 5 : « Try first to understand, then to be understood » 1/2 Cette habitude est décomposée en 2  Notre faculté à comprendre d’abord puis ensuite à être compris 1) Notre faculté à comprendre les autres est essentielles et n’est pas triviale :  On nous apprend à lire, à écrire et à parler, mais nous apprend-on vraiment à ECOUTER ?  Pourtant, d’après la pyramide des besoins de MASLOW, après les besoins primaires et de sécurité viennent le besoin sociaux  L’auteur reprend la métaphore du médecin : il doit d’abord diagnostiquer avant de prescrire. Diagnostiquer c’est écouter et comprendre en profondeur (pas en surface). En général, nous n’écoutons pas de manière efficace car malgré notre désir sincère d’aider, nous sommes centrés sur nous même et nous projetons ce que l’autre relate dans notre propre cadre de référence ce qui amène à des réponses du type : « Oh, je sais ce que tu ressens, j’ai ressenti la même chose. » « La même chose m’est arrivée. » « Laisse moi te dire ce que j’ai fait dans une situation similaire. » Nous réagissons naturellement avec 4 types de réponses autobiographiques : • Evaluation : vous jugez, êtes d’accord ou non • Sondage : questions selon votre cadre de référence • Conseil : solution au problème selon votre expérience • Interprêtation : vous attribuez un sens selon votre perception
  57. 57. Efficacité Personnelle 57 The 7 habits of highly effective people Habit 5 : « Try first to understand, then to be understood » 2/2 Pour écouter efficacement il faut écouter avec empathie :  Oublier son cadre personnel de référence  Se concentrer sur l’autre  Ecouter avec ses oreilles, ses yeux (langage du corps) et son cœur (sentiments) L’écoute empathique exploite la combinaison de 2 techniques : • La reformulation (contenu) : je redis avec mes mots ce que l’autre a exprimé et je fais valider • La réflexion (sentiment) : je suis concentré sur l’émotion ressentie par l’autre 5 clés de l’écoute empathique : • Suggérez à l’autre de prendre son temps (en étant prêt à le faire), • Soyez présents et disponibles émotionnellement, • Essayez de diagnostiquer l’autre, et au besoin posez des questions, • Reformulez, • Essayez d’imaginer ce que ressent votre interlocuteur. ECOUTE EMPATHIQUE ECOUTE ATTENTIVE ECOUTE SELECTIVE IGNORER ENTENDRE - PRETENDRE ECOUTER Votre cadre de référence Le cadre de référence de l’autre
  58. 58. Efficacité Personnelle 58 The 7 habits of highly effective people Habit 5 : « Try first to understand, then to be understood » 3/3 2) En ce qui concerne le second volet « then to be understood », l’auteur est beaucoup plus succinct : • Pour lui, chercher à comprendre représente la partie considération de la relation Win-Win • Alors que ce volet représente la partie courage de la relation Pour être compris il faut travailler selon la séquence suivante : ethos, pathos, logos  Pour être compris : il faut avoir une démarche claire, spécifique, imagée et surtout adaptée au contexte et à l’audience ! 1) L’éthique : ce que vous êtes , la confiance et l’intégrité que vous représentez aux yeux des autres (votre EBA) 2) L’empathie : votre capacité à analyser, à ressentir et à être aligné avec ce que les autres ressentent 3) Le raisonnement : votre capacité à communiquer de manière intelligente la démarche de votre pensée Généralement les gens vont direct au 3 !
  59. 59. Efficacité Personnelle 59 The 7 habits of highly effective people Habit 6 : « Synergize » 1/2 « Coming together is a beginning, keeping together is progress, working together is success. » S.R. Covey Cette habitude consiste à optimiser : • la création coopérative, • la différence, • le travail d’équipe, • l’ouverture d’esprit, • La prise de recul, on regarde les choses dans leur ensemble. L’idée essentielle de la synergie repose sur l’équation suivante : 1 + 1 != 2 1 + 1 = 5, 1 + 1 = 100 (plus que 3 en tout cas). «Not a compromise between my way and your way, but a third, better way. » S.R. Covey  La 3ème alternative, c’est celle qui m’apporte plus, celle qui apporte plus à l’autre et qui crée quelque chose de significativement positif. ONE WAY IS NOT THE ONLY WAY
  60. 60. Efficacité Personnelle 60 The 7 habits of highly effective people Habit 6 : « Synergize » 1/2 Lorsque nous rencontrons une différence d’opinion nous pouvons réagir de la manière suivante : • Attaquer : Vous critiquez et rejetez l’idée. C’est une approche défensive liée à la peur. • Tolérer : Vous concevez l’existence de l’idée mais vous n’arrivez pas à l’accepter. • Accepter : Vous percevez la différente et vous arrivez à l’accepter sans l’altérer. • Apprécier : Vous identifiez la valeur de cette idée ainsi que l’opportunité qu’elle peut apporter • Célébrer : Vous êtes à la recherche de personne qui pensent différemment afin d’apprendre de ces différences. La synergie est très présente dans la nature. Quand à nous, nous avons des barrières que nous avons créées ou qui nous ont été transmises comme : • La peur de l’autre, • Les jugements et le stéréotypage que l’on fait, • L’attitude négative et défensive, • Les engagements non tenus, • La résistance au changement.  Il est essentiel de s’affranchir de ces barrières pour développer des synergies ! Comment construire une synergie: • S’appuyer sur les forces des autres. • Avoir une approche de résolution des problèmes. • S’exercer à rrendre des décisions à plusieurs. • Collaborer à plusieurs pour innover. • Embrasser le changement.
  61. 61. Efficacité Personnelle 61 The 7 habits of highly effective people Habit 7 : « Sharpen the saw » « Tout commence par la fameuse histoire du bûcheron qui s’épuise depuis ½ heure à couper un arbre. Il n’en est qu’à la moitié et il s’acharne. Si il affûtait sa scie pendant 10 minutes, l’arbre s’écroulerait en 10’ » Pour affûter notre scie et progresser, nous avons 4 axes de renouveau : • Physique • Mental • Spirituel, et • Social Progresser dans un de ces axes, Provoque généralement des améliorations (et des synergies) dans les autres.  Il est indispensable de prendre du recul de temps en temps et de maintenir un équilibre de progression. Affûter la scie : • Trouver un équilibre dans sa vie. • S’améliorer perpétuellement et apprendre. • Etablir et affiner notre capacité à maitriser les 7 habitudes. PHYSIQUE Exercices, Nutrition, Gestion du Stress SOCIAL / EMOTIONS Service, Empathie, Synergie, Sécurité intrinsèque SPIRITUEL Identification et respect des valeurs, introspection, méditation MENTAL Lire, Visualiser, Ecrire, Organiser Private victories Public victories
  62. 62. Efficacité Personnelle 62 The 7 habits of highly effective people Pour conclure voici quelques éléments de synthèse :  Les habitudes 1 à 3 pourraient être résumées en « faire et tenir une promesse avec soi même »  Les habitudes 4 à 6 pourraient être résumées en « inclure les autres dans le problème et travailler ensemble à sa résolution »  Les 7 habitudes sont faciles à comprendre, mais les appliquer nécessite un effort quotidien.  Certaines habitudes nous demandent plus d’efforts que d’autres. (Pour l’auteur c’est la 5!) Enfin, l’auteur a ensuite sorti bien plus tard, une dernière habitude Habit 8 : « From effectiveness to greatness » (non lu) L’art d’être heureux et enthousiaste, de prospérer et innover, d’enseigner afin de passer de l’efficacité à la grandeur…
  63. 63. Efficacité Personnelle 63 The 7 habits of highly effective people Pour conclure voici quelques éléments de synthèse :  Les habitudes 1 à 3 pourraient être résumées en « faire et tenir une promesse avec soi même »  Les habitudes 4 à 6 pourraient être résumées en « inclure les autres dans le problème et travailler ensemble à sa résolution »  Les 7 habitudes sont faciles à comprendre, mais les appliquer nécessite un effort quotidien.  Certaines habitudes nous demandent plus d’efforts que d’autres. (Pour l’auteur c’est la 5!) Enfin, l’auteur a ensuite sorti bien plus tard, une dernière habitude Habit 8 : « From effectiveness to greatness » (non lu) L’art d’être heureux et enthousiaste, de prospérer et innover, d’enseigner afin de passer de l’efficacité à la grandeur…
  64. 64. Efficacité Personnelle 64 « L'ancêtre de toute action est une pensée. » Ralph Waldo Emerson Getting Things Done - Introduction Partie 3, présentation de la méthode GTD par N. Ferrari
  65. 65. Efficacité Personnelle 65 Pourquoi ce livre ? Les constats La méthode GTD Pratique : GTD appliquée à Outlook Getting Things Done - Plan
  66. 66. Efficacité Personnelle 66 Getting Things Done - Pourquoi? GTD : s’organiser pour plus de productivité et moins d’anxiété
  67. 67. Efficacité Personnelle 67 Getting Things Done – Les constats 1/3 Le travail a changé : il est plus complexe, plus flou • Les résultats de notre travail sont moins visibles • Le travail n’est pas toujours évident de lui- même • Le travail change en permanence Nous sommes constamment distraits, impossible de nous focaliser : • Internet • Téléphone • Mails • …
  68. 68. Efficacité Personnelle 68 Getting Things Done – Les constats 2/3 Notre cerveau est très actif mais : • Est limité dans sa capacité à se rappeler • Ne gère pas bien les aspects temporels Nous notons rarement toutes nos idées/tâches : • Notre cerveau nous relance (stress) • On oublie certaines qui auraient pu être bien utiles Lorsque nous conservons des tâches à faire à l’esprit : • Le cerveau a peur de les oublier • Il vous les rappelle lorsque vous ne les faites pas o En général dans le plus mauvais moment ! (Et de préférence la nuit) Le cerveau est vraiment le pire endroit pour conserver des choses! Notre cerveau est inefficace !
  69. 69. Efficacité Personnelle 69 Getting Things Done – Les constats 2/3 (Traduction pour nos amis les geeks) Notre cerveau fonctionne comme un ordinateur : • Chaque idée, chaque tâche dans notre tête, occupe un thread • Le nombre de threads actifs est limité ! • Les threads tournent en permanence, réduisant notre capacité • Tous les threads pour lesquels aucune action n’est possible occupent de l’espace et de la mémoire (open loop) • Les threads se réveillent de manière arbitraire et perturbent votre attention
  70. 70. Efficacité Personnelle 70 Getting Things Done – Les constats 3/3 Notre esprit ne sait pas gérer les taches de haut niveau
  71. 71. Efficacité Personnelle 71 Getting Things Done – Les constats 3/3 (Traduction toujours pour nos amis les geeks)
  72. 72. Efficacité Personnelle 72 Oublis Sentiment d’être débordé Toujours travailler dans l’urgence Stress, anxiété Trop d’engagements Symptômes d’une mauvaise organisation Incapacité à se concentrer Perception d’avoir ‘trop à faire et pas assez de temps pour tout faire’ Getting Things Done – Causes du stress
  73. 73. Efficacité Personnelle 73 Identifier TOUT ce qui nous encombre l’esprit  If it’s on your mind, your mind is not clear” Créer et utiliser un système fiable Organize reminders of your action plan and free your brain from keeping track of everything Faire ce qui est faisable  Next actions, context Passer le système en revue régulièrement  Weekly Review Rendre son esprit pareil à l’eau calme Getting Things Done – Becoming silent water
  74. 74. Efficacité Personnelle 74 Getting Things Done – Qu’est ce que GTD? L’art martial de la vie et du travail  Démarche d'organisation personnelle applicable par chacun à l'ensemble de ses activités(professionnelles ou privées).  Méthode de gestion des actions afin d'obtenir des résultats  Un système fiable complémentant l’inefficacité de notre cerveau  Système de management du temps qui permet de gagner en sérénité: • on choisit à chaque fois en pleine connaissance de cause ce que l'on fait, • on ne porte son attention que sur ce qui est actionnable maintenant, • on est tranquille sur ce que l'on ne fait pas : soit que l'on ait délibérément choisi de ne pas y donner la priorité, soit ce n'était tout simplement pas faisable maintenant.
  75. 75. Efficacité Personnelle 75 Getting Things Done – Qu’est ce que GTD? L’art martial de la vie et du travail GTD c’est :  Garder une tête vide  Des actions concrètes • rangées dans des listes (à jour)  Pour être productif … en restant serein !
  76. 76. Efficacité Personnelle 76  Collecter ses idées  Identifier les actions  Organiser les actions en listes • Savoir organiser ses projets  Maintenir ses listes à jour • Prendre de l’altitude  Être efficace dans la réalisation Getting Things Done - La méthodologie Capture (Collect) Clarify (Process) Organize Reflect (Review) Engage (Do)
  77. 77. Efficacité Personnelle 77 COLLECTER
  78. 78. Efficacité Personnelle 78 Getting Things Done - CAPTURE / COLLECT  Faire l’inventaire de tous les projets en cours, de toutes les idées en suspend et les mettre dans des « paniers » (« buckets ») • Inventaire physique • Inventaire psychique o Emails o Fichier numériques o Post-its o Courriers o Documents  Objectif: Faire le vide de son esprit, les boites de réception sont pleines mais les informations ne sont pas organisées Boite de réception numérique Boite de réception physique
  79. 79. Efficacité Personnelle 79  S’ effectue en permanence  tous les jours  Prévoir des boites de réception physique/virtuelle  Prévoir un stock de feuilles blanches  Noter tous les « trucs » qui viennent à l’esprit et envers lesquels vous sentez un engagement à faire quelque chose • Dès qu’ils apparaissent • Déposer (les feuilles) dans la boîte de réception Getting Things Done - CAPTURE / COLLECT
  80. 80. Efficacité Personnelle 80 Clarifier
  81. 81. Efficacité Personnelle 81 Règle des 2 minutes : Si cela prend moins de 2 minutes pour faire, faites le tout de suite. 2 minutes est un guide, équivalent au temps qu’il faut pour reporter l’action Getting Things Done - PROCESS / CLARIFY
  82. 82. Efficacité Personnelle 82  Pour chaque élément de son «inbox»: • Qu’est-ce que c’est et que dois-je faire avec cela? • Quelle est la prochaine action?  FIFO - First in First Out :  Commencer par le haut de la pile  Traiter un élément à la fois  Ne jamais remettre dans la boite de réception Getting Things Done - PROCESS / CLARIFY
  83. 83. Efficacité Personnelle 83Organiser
  84. 84. Efficacité Personnelle 84 Quelques définitions : • Next actions – Pour chaque élément réclamant votre attention, décidez quelle est la prochaine action que vous pouvez physiquement faire. • Projects – Chaque 'open loop' qui requiert plus d’une action physique devient un projet. • Waiting for – Quand vous avez déléguez une action à quelqu’un ou que vous êtes en attente d’un élément externe avant de pouvoir agir. • Someday/Maybe – Chose que vous pourriez vouloir faire mais pas maintenant. • Reference – Dossier d’archivage Getting Things Done - Organize
  85. 85. Efficacité Personnelle 85OutcomeProject Actions Next Action Procrastination Getting Things Done – Organize Un exemple pour illustrer
  86. 86. Efficacité Personnelle 86  Objectifs : • Mettre en place un système de gestion de ces informations en lequel on peut avoir confiance • Planifier la réalisation des prochaines actions les plus importantes, prioriser • Organiser les actions items en listes • A ce stade les « boites de réception » sont vides et les informations sont organisées Vous pouvez utiliser un calendrier pour vous donner l’horizon de vos actions. Getting Things Done - Organize
  87. 87. Efficacité Personnelle 87 David Allen recommande de classer les actions par contexte: • En fonction du lieu : o @Bureau, @Maison, @Déplacement • En fonction de certaines circonstances o @Téléphone, @Mail, @Reunion @Personne • En fonction la priorité o @High , @ Medium, @Low priority • En fonction de l’énergie o @Low energy … Les contextes permettent d’activer les actions au bon moment ! Getting Things Done - Organize
  88. 88. Efficacité Personnelle 88 Prendre certains de vos « trucs » et : • Demandez-vous « Quel est le résultat attendu ? » • Identifiez la Prochaine Action • Identifiez le/les Contextes correspondant(s) Getting Things Done - Organize
  89. 89. Efficacité Personnelle 89 Getting Things Done – Organize Workflow Diagram – Clarifying/Organizing In-Basket What is it ? Is it actionnable ? What’s the next action ? Do it Delegate it Defer it Projects (planning) Project plans (review for action) Stuff yes no yes no Waiting (for someone else to do) Calendar (to do @specific time) Next actions (to do as soon as I can) Trash Someday / Maybe (ticker file ; hold for review) Reference (retrievable when required) Will it take less than 2 minutes ? Multi-step projects
  90. 90. Efficacité Personnelle 90 Review
  91. 91. Efficacité Personnelle 91  Nécessité de passer en revue TOUS ses projets REGULIEREMENT  S’assurer de leur pertinence  Eviter qu’une tâche reste enterrée au fin fond de notre système  Sans révision, retour des distractions Getting Things Done – Review / Reflect C’est l’étape la plus difficile !  Nécessite de la discipline !
  92. 92. Efficacité Personnelle 92  Revue hebdomadaire • Prochaines actions (chaque jour) • En attente • Calendrier (passé et futur) • Someday / Maybe • Liste des projets • Projets • Se vider complètement la tête (cf. listes de déclenchement) Getting Things Done – Review / Reflect
  93. 93. Efficacité Personnelle 93 Parfois, plus que les projets, c’est nous-même qui ne savons pas où nous allons • Piste de décollage : Prochaines Actions  Ce qu’il faut faire • 10 000 pieds : Projets  Ce qu’il faut terminer • 20 000 pieds : Périmètre de responsabilités  Ce qu’il faut maintenir • 30 000 pieds : Objectifs à 1 ou 2 ans  Ce que l’on souhaite réaliser • 40 000 pieds : Vision 3 à 5 ans  Les projets à long terme • 50 000 pieds : Projets de vie  Ce que vous êtes, la manière dont vous « fonctionnez », vos projets de vie Getting Things Done – Review / Reflect
  94. 94. Efficacité Personnelle 94  Choisissez d’ores et déjà un créneau de 2 heures dans votre agenda pour votre revue hebdomadaire.  Suggestions : • Vendredi matin ou après-midi • Dimanche soir • Lundi matin Getting Things Done – Review / Reflect
  95. 95. Efficacité Personnelle 95 Getting Things Done – Review / Reflect Questions à se poser : • Ai-je déjà réalisé certaines de ces tâches sans les avoir cochées dans mon système? • Mes projets sont-ils toujours d'actualité tels que je les ai définis? • La ou les première(s) action(s) sont-elles toujours les bonnes? • Dois-je modifier certaines échéances? • La tache est elle obsolète ? • …
  96. 96. Efficacité Personnelle 96 Agir
  97. 97. Efficacité Personnelle 97 Consulter le calendrier • Faire en priorité ces tâches-ci Faire les prochaines actions • Suivant le contexte • Puis le temps disponible • Puis l’énergie disponible • Puis la priorité En permanence: penser à se vider la tête ! Getting Things Done – Engage / Do
  98. 98. Efficacité Personnelle 98 Et dans la journée… Faire le travail prévu • Calendrier • Échéancier • Listes d’Actions (selon contexte) Faire le travail qui se présente • S’il est plus urgent • Sinon, boîte de réception ! Prévoir son travail • Dérouler le workflow GTD Getting Things Done – Engage / Do
  99. 99. Efficacité Personnelle 99 Getting Things Done - Conclusions On pense à tout sans y penser Chaque chose est à sa place On prend des décisions éclairées sur les actions Sentiment de contrôle et d’accomplissement Plus grande efficacité Plus grande motivation Moins le sentiment d’être débordé Moins de stress Avantages de la méthode GTD
  100. 100. Efficacité Personnelle 100 Quelques conseils :  Limiter le nombre de points d’entrée  Vider sa boite mail tous les soirs  Réaliser immédiatement toutes action prenant moins de 2 min  Capturer régulièrement ses idées  Planifier en détail les tâches complexes  Etre aussi bien organisé sur le plan personnel que professionnel  La weekly review est obligatoire  Peu importe le système tant qu’il est le votre et que vous l’utilisez et que vous lui faites confiance Il n’est pas obligatoire d’appliquer 100% de la méthode pour réussir mais la discipline est essentielle Getting Things Done – Conclusions
  101. 101. Efficacité Personnelle 101 À vous le choix ! Décider des Prochaines Actions sur les projets dès qu’ils apparaissent sur votre radar puis les grouper efficacement en catégories d’actions à réaliser en fonction du contexte Éviter de penser à ce qu’il faudrait précisément faire jusqu’au dernier moment, puis brader vos activités pour essayer de rattraper le retard et éteindre les feux ou Getting Things Done – Conclusions
  102. 102. Efficacité Personnelle 102  Tips and Tools from www.davidco.com  Lifehacker.com/GTD  Autres lectures complémentaires : • L’art d’aller à l’essentiel @Leo BABAUTA • The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, Is the Key to High Performance and Personal Renewal @Jim Loehr & Tony Schwartz • Bit Literacy: Productivity in the Age of Information and E-mail Overload @Mark Hurst Getting Things Done – Conclusions
  103. 103. Efficacité Personnelle 103 Getting Things Done – Application à Outlook
  104. 104. Efficacité Personnelle 104  Outlook est puissant et permet d’exploiter pleinement la méthode GTD  Dossier Boîte de réception= Inbox • On la vide • On ne choisit pas ! • Un élément à la fois • Ne jamais remettre dans la boîte d’arrivée  Pour utiliser pleinement Outlook, il convient de paramétrer • L’affichage de l’écran • Les dossiers • Les catégories • Les taches  Penser aussi à supprimer TOUS vos filtres (qui évitent la case Inbox) Getting Things Done – Application à Outlook Généralités
  105. 105. Efficacité Personnelle 105 Dossiers : • Créer les dossiers : o Boite des archives o @ Traiter urgent o @ Traiter moyen o @ Traiter long terme o @ Someday Maybe o @ En attente Transfert o @ En attente Transfert urgent o …. • Les placer en favoris • Choisir la propriété : « Afficher le nombre total d’éléments » Getting Things Done – Application à Outlook : Mise en place
  106. 106. Efficacité Personnelle 106 Catégories : • Créer les catégories en fonction des contextes • Définir le clic rapide Getting Things Done – Application à Outlook : Mise en place
  107. 107. Efficacité Personnelle 107 Vidée tous les jours Utilisez l’agenda pour visualiser vos taches arrivant à échéances Visualisation rapide de vos actions par contexte Répertoires d’actions (next action) Getting Things Done – Application à Outlook
  108. 108. Efficacité Personnelle 108 Eat that frog – la méthode a-b-c-d-e “ Efficiency is doing things right, Effectiveness is doing the right things. “ Notre capacité à planifier et organiser notre travail à l’avance permet de se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée, celles qui déterminent notre réussite. Ce livre introduit entre autre, la méthodologie ABCDE pour classer les priorités des tâches : Lorsque l’on se sent dépassé par la quantité de travail , on s’assoit, on respire et on définit des priorités. Il est parfois impossible de réaliser toutes les tâches, mais on peut entreprendre et terminer celles qui sont capitales : A. Tâche “critique / très importante”. Elle est obligatoire et peut avoir des conséquences sérieuses si vous ne la faites pas rapidement. B. Tâche “importante”. Elle devrait être faite, et à l’inverse de A, les conséquences ne sont pas aussi sérieuses si l’action n’est pas réalisée. C. Tâche “facultative”. C’est un bonus, et n’engendre aucune conséquence négative si l’action n’est pas réalisée. D. Tâche à “déléguer.” Cette tâche peut être assignée à quelqu’un d’autre qui fera le travail pour vous. E. Tâche à “éliminer”. Cette tâche (et ses répliques) doit être éliminée dès que possible afin de dégager du temps.
  109. 109. Efficacité Personnelle 109 Eat that frog – la méthode a-b-c-d-e Cette approche a le mérite d’être simple : on concentre son attention et son temps sur les tâches importantes. L’auteur ajoute également des conseils, car le simple fait de prioriser ne suffit pas : 1) Une fois que vous avez établi la liste de priorisation et sélectionné les tâches à accomplir • Dites NON aux diversions et distractions • Concentrez vous sans vous disperser sur la tâche à accomplir 2) La plupart du stress est généré par le fait d’accomplir des tâches à faible valeur / priorité 3) Le fait de terminer une tâche à haute valeur ajoutée engendre • De la satisfaction • De la confiance en soi • De la quiétude / paix intérieure
  110. 110. Efficacité Personnelle 110 Ressources  Blogs sur les méthodes (Nombreux espaces et communautés sur LinkedIn, en anglais principalement) • www.zenhabits.net  www.habitudes-zen.fr • http://www.manager-go.com/efficacite-professionnelle/  Sélection de livres pour aller plus loin (en plus de ceux présentés en fin de méthode GTD) : • Personal MBA, Josh Kaufman • Présentation zen, Garr Reynolds • On writing well, Willian Zinsser • La PNL pour les nuls , Kate Burton & Romila Ready • How to win friends and influence people , Dale Carnegie • Le petit traité de manipulation à l'usage des honnêtes gents , Robert Vincent Joule & Jean Léon Bauvois • Words That Change Minds: Mastering the Language of Influence, Shelle Rose Charvet  Outils & tests : • DISC : https://profil4.com, https://www.discprofile.com/what-is-disc/overview, https://www.123test.com/disc-personality-test • MBTI : www.16-types.fr, http://www.analyse-transactionnelle.com/Mbti/Mbti.html
  111. 111. Efficacité Personnelle 111 Autres : fiche de la délégation efficace Ma vision de la délégation efficace repose sur 4 piliers : La délégation efficace LE TEMPS • la délégation est un investissement dont le ROI n’est pas immédiat, • il faut être patient : au début la personne prendra plus de temps que vous. • Il est nécessaire de prendre le temps de former et d’accompagner. LE PARTAGE • La délégation doit être utile : pas de délégation poubelle, • c’est une démarche gagnant- gagnant qui doit provoquer une synergie (cf 7 habits) • La délégation est un axe de motivation et de responsabilisation. • Vous allez enseigner quelque chose. LA COMMUNICATION • Il faut définir des objectifs et des attentes clairs, être transparent, être précis sur l’information. • Expliquez pourquoi vous déléguez. • La communication est essentielle du début à la fin. Vous devez rester en contact, et faire des retours constructifs. LA CONFIANCE • Cela implique d’identifier les bonnes personnes : compétentes, professionnelles et loyales. • Vous avez un devoir de conseil mais ne faites pas d’ingérence. Vous devez apprendre à lâcher prise,. • Dites « merci » sincèrement pour montrer votre reconnaissance.
  112. 112. Efficacité Personnelle 112 Merci, si vous avez des question, critiques ou suggestions, n’hésitez pas ! guillaume.bladier@gmail.com nicolas.ferrari@atos.net

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