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ERP: Conceptos y proyecto de implantación

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Conceptos generales, aspectos de interes, factores criticos y recomendaciones para los proyectos de implantación de ERP.

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ERP: Conceptos y proyecto de implantación

  1. 1. Gregorio Romero Sánchez Pag. 1 ERP CONCEPTO Y PROYECTO Gregorio Romero Mayo 2016
  2. 2. Gregorio Romero Sánchez Pag. 2 ERP: Definición , alcance y beneficios Tipos (tamaño, propiedad, sector, modalidad de uso..) PROYECTO DE IMPLANTACIÓN Factores críticos Etapas Soporte post-arranque Equipo de trabajo Decisión: Cuando implantar Criterios para seleccionar AGENDA
  3. 3. Gregorio Romero Sánchez Pag. 3 ERP CONCEPTOS
  4. 4. Gregorio Romero Sánchez Pag. 4 ERP: Definición, Alcance y beneficios Sistema para la planificación de recursos empresariales Sistema, de GESTIÓN Y CONTROL de las operaciones y de los procesos administrativos, de forma óptima • Integral (“Global” e Integrado) • Modular • Configurable ¿Qué aporta el ERP a las empresas?
  5. 5. Gregorio Romero Sánchez Pag. 5 ERP: Definición, Alcance y beneficios Sistema para la planificación de recursos empresariales Sistema, de GESTIÓN Y CONTROL de las operaciones y de los procesos administrativos, de forma óptima • Integral (“Global” e Integrado) • Modular • Configurable BENEFICIOS: Optimización de los procesos Acceso instantáneo a la información actualizada y compartida del negocio Reducción de errores y mejora en la productividad Facilita en la toma de decisiones Globalización, estandarización, homogenización Seguridad en el acceso a la información (ante terceros y por perfiles) Mejora la calidad de atención a clientes y proveedores. Mayor control ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo?.... Mejor gestión Reducción de costes.
  6. 6. Gregorio Romero Sánchez Pag. 6 ERP - Núcleo del Sistema Información Estrategia del negocio SISTEMA DE INFORMACIÓN Organización: Personas y Procedimientos Software Tecnología de la Información ERP: Módulos tradicionales Compras Almacenes Ventas Producción Contabilidad Finanzas Aplicaciones Avanzadas SRM SGA CRM Análisis para la toma de decisiones Business Intelligence Hardware Redes Comunicaciones Sistema Operativo Motor BBDD
  7. 7. Gregorio Romero Sánchez Pag. 7 Front Office m-Business e-Business Back Office ERP - Núcleo del Sistema Información Aplicaciones Avanzadas SRM SGA CRM Análisis para la toma de decisiones Business Intelligence Clientes Producción Contabilidad Finanzas Proveedores ERP: Módulos tradicionales Compras Almacenes Ventas Empleados
  8. 8. Gregorio Romero Sánchez Pag. 8 ERP: Tipos y tendencias GRAN MEDIANA PEQUEÑA Cloud – SaaS: Rapidez de despliegue. Desde cualquier lugar. On Demand no requiere inversión inicial, permite ajustar el número de usuarios (por periodos). Iguala los costes de On premise en poco tiempo (2-3 años) Propiedad Alojamiento Tecnologia Fabricante Tamaño Empresa Sector Grande Vertical On Premise Local Cliente-Servidor A medida Mediana Horizontal On Demand Cloud Web Estandar Pequeña Libre Micropyme Mercado Objetivo Estandar: + El fabricante y el implantador son, habitualmente, empresas distintas. Facilita la continuidad. + Incorporación mejores prácticas empresariales en plazos y a costes razonables. + Mantenimiento adaptativo ante cambios tecnológicos y legales - Flexibilidad condicionada. + Más rigor. Puede requerir en algún proceso cierta adaptación de la empresa al ERP. - Menor rapidez ante cambios. + Dependencia relativamente baja del implantador
  9. 9. Gregorio Romero Sánchez Pag. 9 ERP: Ejemplo Pyme industrial CRM WEB CLIENTE APP MOVIL VENDEDORES En la realidad es frecuente encontrar modelos híbridos Solución basada en ERP + combinación de elementos - Implantación y configuración de procesos estándares. - Adaptación de la empresa al ERP en procesos no críticos. - Desarrollo de funcionalidades diferenciales a las que no se llega por configuración o no existen - Incorporación de módulos especializados (avanzados) o específicos (verticales)
  10. 10. Gregorio Romero Sánchez Pag. 10 ERP PROYECTO DE IMPLANTACIÓN
  11. 11. Gregorio Romero Sánchez Pag. 11 ERP FASES Decisión de implantación de ERP Preparación / Maduración: Selección de actores, revisión interna de la organización y de los procesos. Planteamiento de objetivos. Evaluación de ERP e implantador: Definición de requisitos. Selección de candidatos Reuniones y Demos Elección de finalista/s Cierre de alcance: requisitos iniciales y soporte futuro Selección de ERP e implantador. Recepción de ofertas y negociación Implantación Soporte: Estabilización Optimización
  12. 12. Gregorio Romero Sánchez Pag. 12 Factores Críticos Etapas Soporte Post Arranque Equipo de trabajo PROYECTO IMPLANTACIÓN
  13. 13. Gregorio Romero Sánchez Pag. 13 ¿Por qué fracasan las implantaciones de ERP? IMPLANTACIÓN: Factores críticos
  14. 14. Gregorio Romero Sánchez Pag. 14 Elementos necesarios para asegurar o aumentar las opciones de éxito o reducir los riesgos. Es una decisión de negocio que afecta a toda la organización. Es un proyecto de negocio. La tecnología es un componente más, junto a los procedimientos y las personas Es un trabajo conjunto (cliente e implantador/es), que requiere de una alta implicación de perfiles altos de la empresa cliente. Esfuerzo en ajustarse al estándar, minimizando los desarrollos. Renovar y mejorar. Gestión del cambio: sobresfuerzo + ajustes organizativos + resistencia. Requiere liderazgo, involucración de usuarios, trabajo en equipo. Expectativas realistas. Adecuada gestión del proyecto. Planificar, hacer seguimiento, priorizar, validar…. Solvencia de los principales consultores externos. Experiencia contrastada, construir pensando en el cambio. Documentación. Asegura las líneas que se están siguiendo y reduce dependencias del implantador. Disponibilidad de utilidades avanzadas complementarias: Coste, capacidad, complejidad, Calidad de los datos migrados. Calidad de los datos durante todo el ciclo Desarrollos: Impacto cruzado ante nuevas versiones (desarrollar pensando en el cambio) Propiedad de los fuentes Entorno de programación. Perfiles cualificados Formación IMPLANTACIÓN: Factores críticos
  15. 15. Gregorio Romero Sánchez Pag. 15 Factores Críticos Etapas Soporte Post Arranque Equipo de trabajo PROYECTO IMPLANTACIÓN
  16. 16. Gregorio Romero Sánchez Pag. 16 Análisis Recogida de información. Análisis y diagnostico Diseño Documentación Validación IMPLANTACIÓN: Etapas Implementación Configuración Desarrollos Migración de datos iniciales Piloto Ajustes Validación Formación Arranque Soporte “in situ” Ajustes Reuniones con usuarios claves Determinación de la mejor configuración del ERP para los procesos del cliente Evaluación de alternativas Recomendación procesos que deban ajustarse al estándar Identificación precisa de desarrollos Instalación: Entorno Pre-productivo Migración: Simplificar/Reducir los datos a migrar. Aprovechar para revisar y codificar (*no perder el código anterior) La necesidad de mantener/consultar/comparar datos antiguos debe ser tratado como otro proyecto Piloto y validación: Juego de ensayo real y variado Planificar la dedicación del personal Medias jornadas: equilibrio Productividad y eficacia Entorno productivo Dimensionar bien el Paralelo (funcionalidad y tiempo) Seguir juntos y cerca al principio del viaje. El tamaño de la empresa (y del proyecto), puede posibilitar y/o hacer recomendable: Que el análisis sea un contrato previo al resto de fases (estimación económica y temporal más realista) Implantación por módulos. Múltiples consultores e implantadores Arranque fasificado.
  17. 17. Gregorio Romero Sánchez Pag. 17 Factores Críticos Etapas Soporte Post Arranque Equipo de trabajo PROYECTO IMPLANTACIÓN
  18. 18. Gregorio Romero Sánchez Pag. 18 Aspectos que deben conocerse: Garantía Horario de atención al cliente. Laborables, festivos …. Tiempos de respuesta según urgencia (definición de urgencia según el impacto en el negocio) Responsabilidades (fabricante, implantador y cliente) Perfiles implicados (Helps desk, desarrolladores…) Medios de acceso al soporte (web,teléfono….) Requisitos a cumplir para un soporte correcto (herramientas, documentación, acceso a sistemas…) Cobertura del mantenimiento de licencias: Nuevas versiones y parches, ¿instalación?. Estándar: Mantenimiento correctivo y adaptativo Cobertura de Mantenimiento de servicios adicionales con el implantador Cambios de versión Mantenimiento correctivo y evolutivo de los desarrollos Alcance del mantenimiento adaptativo Precios de nuevas licencias y servicios IMPLANTACIÓN: Soporte post arranque
  19. 19. Gregorio Romero Sánchez Pag. 19 Factores Críticos Etapas Soporte Post Arranque Equipo de trabajo PROYECTO IMPLANTACIÓN
  20. 20. Gregorio Romero Sánchez Pag. 20 Implantación y soporte: Equipo de trabajo Dirección Proyecto Cliente– Implantador Jefe Proyecto Usuarios Claves Equipo IT Jefe Proyecto Analista/s Consultores Programadores Equipo de Soporte Equipo de programación Infraestructuras
  21. 21. Gregorio Romero Sánchez Pag. 21 Decisión: Cuando implantar Criterios para seleccionar DECISIÓN
  22. 22. Gregorio Romero Sánchez Pag. 22 La empresa no dispone de ERP. Llega un momento en el funcionamiento de la empresa que surge la necesidad de modernizarse, simplificar y mejorar la gestión. Se requiere información fiable y normalizada para controlar y tomar decisiones. El ERP actual no satisface los requisitos del negocio Desaparición de la empresa que lo implantó o desarrolló. Implantación defectuosa. Empeoramiento de la relación con el implantador. Obsolescencia tecnológica. Evolución defectuosa: “Sistema muy parcheado” Cambios sustanciales en el modelo de negocio. Carencia de Informes o informes defectuoso. ¿Nuevo ERP o BI? ERP: Cuando Implantar un ERP
  23. 23. Gregorio Romero Sánchez Pag. 23 ERP: Criterios de Selección • FUNCIONALIDAD Y USO • TECNOLOGICOS • GARANTIA, SOSTENIBILIDAD, EVOLUCIÓN • ECONÓMICOS
  24. 24. Gregorio Romero Sánchez Pag. 24 ERP: Criterios de Selección FUNCIONALES • Alcance funcional y cobertura de requerimientos propios • “Elasticidad” inicial y futura • Rendimiento • Amigabilidad, Usabilidad, Trazabilidad…. TECNOLÓGICOS • Arquitectura: Elementos lógicos, infraestructuras y comunicaciones necesarias. Movilidad. • Capacidad de integración con otros sistemas propios y de terceros (proveedores, clientes, matriz) • Seguridad (código fuente, integridad de los datos, información) • “Abierto”: Accesibilidad a los datos • Potencia del Kit de Herramientas avanzadas
  25. 25. Gregorio Romero Sánchez Pag. 25 ERP: Criterios de Selección GARANTIAS • Ámbito geográfico. (Propia empresa, fabricante, implantador). Idiomas, localizaciones • Referencias. Cuántas, sectores, tamaño…. • Sostenibilidad de fabricante e implantador • Dependencias “obligadas” con implantador y/o fabricante. • Tendencias: Acceso desde dispositivos móviles (comunicaciones, táctil…) ECONÓMICOS • Costes de adquisición (licencias + servicios) y plazos de puesta en marcha • Otros costes: Infraestructuras, personal interno… • Costes de futuras nuevas licencias (Modo de licenciamiento) • Perfiles humanos necesarios (Cualificación, disponibilidad y costes de mercado) • Costes de mantenimiento. • Nuevas versiones: Roadmap de producto • Costes de servicios ante cambio de versión • Soporte a usuarios
  26. 26. Gregorio Romero Sánchez Pag. 26 Muchas gracias

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