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La gestion d'une boite e-Mail

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Présentation lors d'une formation sur l'utilité et les pratiques de gestion d'une boite e-Mail

Published in: Technology, Business
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La gestion d'une boite e-Mail

  1. 1. Savoir gérer sa boite E-M@il
  2. 2. Sommaire <ul><li>Avant propos </li></ul><ul><ul><li>Définition </li></ul></ul><ul><ul><li>Remarques </li></ul></ul><ul><li>Règles d’écriture </li></ul><ul><li>Gestion des e-mails </li></ul><ul><ul><li>Principes </li></ul></ul><ul><ul><li>Traitement </li></ul></ul><ul><li>Relation client </li></ul>
  3. 3. <ul><li>Avant propos </li></ul>
  4. 4. Définition <ul><li>Outil de communication </li></ul><ul><ul><li>largement disponible </li></ul></ul><ul><ul><li>simple </li></ul></ul><ul><ul><li>individuel </li></ul></ul><ul><li>Moyen de communication asynchrone: les trois dépendances: </li></ul><ul><ul><li>connection </li></ul></ul><ul><ul><li>lecture </li></ul></ul><ul><ul><li>traitement </li></ul></ul><ul><li>Avant propos </li></ul>
  5. 5. Remarques <ul><li>Différence entre adresser et diffuser </li></ul><ul><li>Accusé de lecture et de réception </li></ul><ul><li>Limité les échanges </li></ul><ul><li>Avant propos </li></ul>
  6. 6. <ul><li>Avant propos </li></ul>
  7. 7. <ul><li>Règles d'écriture </li></ul>
  8. 8. Destinataires <ul><li>Pour </li></ul><ul><ul><li>to </li></ul></ul><ul><li>Copie conforme </li></ul><ul><ul><li>Cc / Copie </li></ul></ul><ul><li>Copie conforme invisible </li></ul><ul><ul><li>Bcc / Cci / Copie cachée </li></ul></ul><ul><li>Règles d’écriture </li></ul>
  9. 9. 5 règles de base <ul><li>Règles d’écriture </li></ul><ul><li>Inclure la discussion précédente </li></ul><ul><li>Relire avant d’adresser un courriel </li></ul><ul><li>Langage professionnel </li></ul><ul><li>Signature (nom, prénom, adresse, téléphone, site, mail, ...) </li></ul><ul><li>Sujet significatif (court et concis, possibilité de rajouter un complément) </li></ul>
  10. 10. <ul><li>Gestion des e-mails </li></ul>
  11. 11. <ul><li>Se réserver une plage horaire </li></ul><ul><ul><li>Pour consultation </li></ul></ul><ul><ul><li>Pour réponse </li></ul></ul><ul><li>Classement: méthode du Trusted-Trio </li></ul><ul><li>Gestion des e-mails </li></ul>Principes
  12. 12. Traitement <ul><li>Gestion des e-mails </li></ul><ul><li>Action </li></ul><ul><li>En attente </li></ul><ul><li>Archive </li></ul><ul><li>Ne pas oublier: suppression/corbeille </li></ul>
  13. 13. Action <ul><li>Action ou réponse immédiate </li></ul><ul><li>souvent confondu avec la &quot;boite de réception&quot;  </li></ul><ul><li>souvent confondu avec &quot;En attente&quot; </li></ul><ul><li>Gestion des e-mails </li></ul>
  14. 14. En attente <ul><li>Principe: </li></ul><ul><ul><li>temps de réflexion exigé, </li></ul></ul><ul><ul><li>attente d'une autre réponse, </li></ul></ul><ul><ul><li>attente de compléments d’infos </li></ul></ul><ul><ul><li>... </li></ul></ul><ul><li>Possibilité de donner une priorité </li></ul><ul><li>Gestion des e-mails </li></ul>
  15. 15. Archive <ul><li>E-Mail lu et traité </li></ul><ul><li>Nécessité de le stocker, archiver </li></ul><ul><li>Gestion des e-mails </li></ul>
  16. 16. <ul><li>Relation client </li></ul>
  17. 17. Les attentions <ul><li>Rappel de RDV la veille </li></ul><ul><li>Photo de sa forêt </li></ul><ul><li>... </li></ul><ul><li>Relation client </li></ul>
  18. 18. Démarches commerciales <ul><li>Relation client </li></ul><ul><li>Faire des propositions commerciales </li></ul><ul><li>Démarcher de nouveaux clients </li></ul><ul><li>Lancer un devis </li></ul><ul><li>... </li></ul>
  19. 19. Lancer un devis <ul><li>Relation client </li></ul><ul><li>Personnaliser le contenu du mail </li></ul><ul><li>S’intéresser au projet (poser des questions, donner des informations) </li></ul><ul><li>Inviter à une rencontre </li></ul><ul><li>Détailler l’offre pour vous vendre </li></ul><ul><li>Répondre par mail si le client le fait </li></ul><ul><li>Relancer le client </li></ul><ul><li>Lui proposer plusieurs offres </li></ul>
  20. 20. Facteurs d'ouverture <ul><li>Suivant une enquête de la SNDC (Syndicat National de la Communication Direct): </li></ul><ul><li>Intérêt pour le sujet 87.50% </li></ul><ul><li>Connaissance de l'expéditeur 85.00% </li></ul><ul><li>Connaissance de la marque 83.50% </li></ul><ul><li>Relation client </li></ul>
  21. 21. Savoir gérer sa boite E-M@il

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