Comment organiser une administration «sans papier»
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Séance de présentation en ligne jeudi 17 juin 2021 (4teamwork SA + docuteam SA)
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- 1. Comment organiser une administration «sans papier» Séance de présentation en ligne jeudi 17 juin 2021
- 2. Programme • Présentation des entreprises docuteam et 4teamwork • Principes de gestion documentaire • Outils organisationnels à concevoir • Démonstration du fonctionnement de l’outil OneGov GEVER • Discussion 2
- 3. docuteam • Fondée en 2003, les propriétaires sont membres de la direction • Société anonyme avec siège à Baden (AG), bureau romand à Yverdon-les-Bains (VD) • Active dans toute la Suisse, aussi à l’étranger pour l’archivage électronique • Équipe interdisciplinaire (archivistes, informaticien·ne·s) de 35-40 collaborateurs·trices 3
- 4. Prestations 4 Conseil en gestion de l’information et gestion documentaire Développement d’outils informatiques pour l’archivage électronique Prise en charge d’archives (comme projet ou sur la durée)
- 5. Seite 5 www.4teamwork.ch Des solutions logicielles hautement qualifiées pour les équipes de collaboration inter-organisationnelles situées à différents endroits. Intuitif, axé sur les processus, sécurisé et indépendant du lieu de travail
- 6. Seite 6 www.4teamwork.ch L‘entreprise 4teamwork AG Année de création: 2003 De longues années d‘expérience dans la conception, le développement et l’exploitation de plateformes web Direction: Dr. Pascal Habegger 32 collaborateurs, avec des contractors et freelancers Dammweg 9, 3013 Bern, www.4teamwork.ch
- 7. Seite 7 www.4teamwork.ch Nous créons le «digital workplace» pour nos clients des industries/domaines suivants: > Cantons, villes, communes et d’autres unités administratives > Entreprises privées > Équipes et projets sur différents sites Notre vision
- 8. Seite 8 www.4teamwork.ch > Nous visons des relations client à long terme et un taux de succès à 100% pour nos projets. > Notre agilité mentale et technologique nous permet une réaction rapide face aux conditions-cadres changeantes. > Nous fournissons la qualité suisse avec un logiciel 100% «Swiss made» et formons des apprentis. > Des collaborateurs satisfaits garantissent notre succès : Nous offrons un environnement de travail moderne et flexible et la possibilité de travail à temps partiel. Nos valeurs
- 9. Seite 9 www.4teamwork.ch Zone interne Zone externe
- 10. Principes de la gestion documentaire Gilliane Kern 10
- 11. Structuration par affaires (système de classement + constitution de dossiers) 11
- 12. Contrôle du cycle de vie de l’information 12
- 13. Différents outils organisationnels à concevoir Gilliane Kern 13
- 14. Introduction d’un système de GED avec gestion par affaires (1/2) 14 Partie organisationnelle (docuteam) Partie technique (fournisseur système) Phase d’initialisation • Stratégie Situation idéale (cible) Proposition de projet Phase de conception • Cahier des charges Appel d’offres Évaluation des systèmes Attribution • Plan de classement • Règles pour l’accès aux documents • Concept de déploiement • Prise en compte de tous les éléments : finalisation du plan de classement, règles et concept de déploiement • Offres pour licences et prestations • Démarrage avec le fournisseur du système : planification de la réalisation et du déploiement • Ateliers en commun pour définir toutes les questions conceptuelles concernant le système et sa manipulation • Concept de test, concept de migration
- 15. Introduction d’un système de GED avec gestion par affaires (2/2) 15 Partie organisationnelle (docuteam) Partie technique (fournisseur système) Phase de réalisation • Formation organisationnelle des super- utilisateurs et super-utilisatrices • Soutien de l’équipe de projet et des super-utilisateurs et super-utilisatrices pour : test, mise en place des modèles de document et de dossier, préparation de la migration, etc. • Installation et paramétrage du système de test • Formation technique des super- utilisateurs et super-utilisatrices • Correction des résultats de test • Adaptation du paramétrage • Installation du système de production Phase de déploiement • Soutien ou exécution de la formation organisationnelle et technique des utilisateurs·trices et de la mise en service • Coaching des super-utilisateurs·rices • Concept de contrôle et soutien de l’organisme dans les premières tâches de contrôle • Planification des autres étapes de développement • Changement du système de test au système de production • Év. soutien technique à la migration • Év. formation technique des utilisateurs • Év. formation spéciale du responsable de la gestion documentaire
- 16. Seite 16 www.4teamwork.ch Avant de cliquer dans notre logiciel…
- 17. Seite 17 www.4teamwork.ch système de classement (étagère) principe de dossier (classeur) métadonnées (étiquetage) droits de l’accès (serrure) directives d’organisation
- 18. Discussion 18
- 19. Contact Gilliane Kern Membre de la direction g.kern@docuteam.ch docuteam SA Av. de Grandson 48 CH-1400 Yverdon-les-Bains Tél : +41 21 510 21 81 https://www.docuteam.ch/ 19
- 20. Seite 20 www.4teamwork.ch Contact Erich Gollino / Susanne Weber 4teamwork AG Dammweg 9 3013 Berne • Tél : +41 31 511 04 00 • https://www.4teamwork.ch/ • erich.gollino@4teamwork.ch • susanne.weber@4teamwork.ch
Editor's Notes
- Bonjour tout le monde, En ces temps de télétravail accru, de nombreuses communes se demandent comment organiser une transition vers « moins de papier » pour faciliter le travail de l’administration à distance. Or, dématérialiser l’administration passe souvent par la mise en place d’un système de gestion électronique des documents (ou GED). Loin d’être un projet technique, cette mise en place nécessite une bonne préparation en amont et nécessite de tenir compte des principes de la gestion documentaire et de l’archivage dès la mise en place d’un système. C’est ce que nous allons vous présenter pendant l’heure qui suit.
- Cette présentation sera animée par Gilliane Kern, responsable romande pour la gestion de l’information chez docuteam, et par Susanne Weber et Erich Gollino de 4teamwork. 5 mn GK : Présentation de l’entreprise docuteam 5 mn SW : Présentation de l’entreprise 4teamwork 5 mn GK : Principes de gestion documentaire 10 mn GK : Outils organisationnels à concevoir 20 mn EG : Démonstration du fonctionnement de l’outil OneGov GEVER 15 mn : Discussion
- docuteam est une entreprise suisse active depuis plus de quinze ans dans la gestion de l’information et des archives. Notre entreprise, bilingue, est active dans toute la Suisse, et sporadiquement à l’étranger (8 pays). Elle compte une trentaine d’employés : 25 personnes à notre siège à Baden et 10 personnes dans nos bureaux romands à Yverdon-les-Bains. Notre activité nous a permis de répondre aux demandes de près de 600 clients, dont plus de la moitié sont actifs dans le secteur public. Cela dit, notre clientèle est très variée, de par la nature des activités, l’organisation des activités, mais aussi la taille des structures, les objectifs, les ressources, etc. Ce panel de clients très large, nous a permis d’acquérir une grande expérience et une expertise dans notre domaine de compétence.
- Pour soutenir la gestion des ressources documentaires tout au long de leur cycle de vie, nous mettons à votre disposition trois équipes qualifiées aux profils et compétences variés et complémentaires : Equipe de gestion de l’information : des conseillers-ères en gestion de l’information qui interviennent comme soutien dès la création ou réception de l’information. Elle aide nos clients à organiser et canaliser la production documentaire et à acquérir les principes d’une bonne gouvernance de l’information. Equipe informatique : des archivistes informaticien-ne-s, des spécialistes des données et des informaticien-ne-s qui élaborent et développent les outils spécifiques nécessaires à la gestion de des dossiers et des données. Elle assure la conservation à long terme des archives électroniques qui nous sont confiées. Equipe de gestion d’archives : des archivistes scientifiques et des agent-e-s en information documentaire qui prennent en charge les archives papier et électroniques, les évaluent, les trient, les décrivent et les archivent pour leur conservation pérenne.
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- Dans l’écosystème 4teamwork, les produits représentent les composants suivants
- Dossier d’affaire = quelque chose qui commence, dans lequel on met des trucs, puis qu’on peut clore (ex: projet, législature, année comptable, cas). Les documents n’existent que dans le contexte du dossier. Système de classement : Partie «fixe» que l’on peut plus difficilement modifier. Il permet de regrouper les dossiers semblables et porte les règles d’accès et de conservation (délais de conservation, sorts finaux, …). Dossier d’affaire : Partie «mobile» du système, pas besoin de les lister dans un plan de classement. Ils peuvent être structurés en sous-dossiers si besoin. Exemples : Dossiers de Gaston Lagaffe ou d’Astérix ou de la Schtroumpfette dans une rubrique «Naturalisation» du plan de classement, à distinguer du dossier du chantier de la Grand-Rue ou du dossier du budget 2022.