Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Zoho Books Analyst Review April 2011


Published on

Zoho Books detailed Analyst Evaluation prepared by Eval-Source for

Published in: Business, Technology
  • Be the first to comment

Zoho Books Analyst Review April 2011

  1. 1.    Features: Accounting, Invoicing, Quoting, Banking and Credit Card      Management                   Industry: Non Specific             Customers: Small and Medium Business  Geography: All markets      Languages: English  Cost:  Starts from $24/Month  Review methodology This review constitutes an analysis based on a product demonstration and software review by qualified system software experts at Eval‐Source The demonstration Eval‐Source received from the vendor was based on their own custom vendor script,  designed  to  validate  and/or  disprove  vendors’  claims.  The  script  was  specifically  prepared  to  identify functionalities and form an impartial analysis and software review for an Accounting and book keeping system. Business Problems Addressed The nature of doing business means managing finances, which can be a time and resource consuming task. Whatever type of business you’re in, managing your company’s cash flow is one of the most important aspects of your operation.  In small businesses, people are pulled in every direction and accounting may not have dedicated resources. Being able to effectively manage your finances can help your company in forecasting and making better decisions.   When  examining  the  financial  management  of  your  business,  there  are  many  elements  that  must  be  taken  into consideration.    The  basics  of  business  accounting  can  be  broken  down  into  two  components:  money  in  (accounts receivable)  and  money  out  (accounts  payable).    Businesses  often  have  a  difficult  time  keeping  records  of  the  quotes, invoices, bills and expenses that constitute the company’s cash flow.  Another major element of business accounting is managing bank accounts and credit cards, and understanding how products and services impact the company’s profit or loss.  With  so  many  accounting  tasks,  it  is  easy  for  companies  to  fall  behind,  make  mistakes  and  mismanage  their finances.  Streamlining the accounting process with good visibility can be very beneficial for any business.        Zoho Books is a specialized software application that addresses the accounting needs of small businesses. In this profile, we will examine Zoho Books in the areas of target markets, pricing model, solution analysis and technical analysis. We will look at the range of functions that Zoho Books offers to companies that need to manage their finances, make better decisions and stay on top of their business.         Target Market Many  businesses  manage  their  bookkeeping  with  Excel  spreadsheets,  basic  accounting  tools  or  specific  accounting software like QuickBooks.  Using separate tools for bookkeeping can be confusing, time consuming, incur a high margin for error and offers limited scalability. Zoho Books offers this functionality as a service.  Because Zoho Books is an on‐line tool,  it  caters  to  companies  that  wish  to  manage  their  finances  using  one  complete  accounting  software  tool  with  an easy point of entry.  The transition from spreadsheets or basic accounting tools to an on‐premise accounting software Zoho Books Product Review      13/04/2011 
  2. 2.   can  be  costly  and  Zoho  Books  provides  the  flexibility  of  having  your  accounting  resources  available  at  any  location.  Given  the  number  of  growing  businesses  with  remote  offices  or  remote  workers,  this  tool  is  an  ideal  solution  for bookkeeping.  It allows collaboration and visibility of the company’s finances to any employee in any location, an ideal function for owners and small accounting departments.  Most  companies  place  a  finance  tool  at  the  top  of  the  purchase  list  for  business  applications.    Zoho  Books  caters  to companies that want an on‐line bookkeeping tool but may need additional applications for other parts of their business. Zoho  Books  is  standalone  application,  but  is  part  of  the  Zoho  Platform,  which  has  over  twenty  other  business applications.    This  means  that  companies  using  Zoho  Books  for  accounting  have  the  option  to  buy  CRM,  project management, recruiting, ticket management and support applications to fulfil their needs. This is ideal for any company that needs to manage its growth.       Pricing model The  pricing  model  for  Zoho  Books  is  very  simple.    A  yearly  subscription  includes  two  months  free,  giving  your organization a net cost of ten months for the year.   Zoho Books’ flexibility gives smaller companies the option of adding another organization under one accounting entity. Additional organizations may be added to the monthly subscription if multiple accounting entities are required. This option is available with a monthly or yearly subscription, both of which offer a, net saving of two months with the purchase of a yearly package. The benefit of a monthly subscription is that small  businesses  with  very  long  sales  cycles  are  not  obliged  to  pay  for  months  when  there  is  little  or  no  accounting activity.   Additional users can be added for five dollars a month.     Additional User      Additional Organization        $ 5    per month  $ 18                    per month  $180 yearly subscription  Upon contract termination, the data export is free.  SaaS Checklist In order to fully understand SaaS and cloud‐based solutions, Eval‐Source has created a checklist that businesses should employ when engaging  a  SaaS  or  cloud  vendor.    The  components  of  this  checklist  cover  the  cloud  delivery  model  and  provide  details  that  may require further investigation.  This checklist serves as a starting point for SaaS/cloud basics that the organization should bear in mind before choosing a SaaS/cloud solution.    1. Tenancy ‐ Multi or Single:     Multi ‐ tenant 2. Cloud Structure Public or Private:   Public cloud  3. Subscription Terms:         Monthly, Yearly  4. Data Center:         Online  5. Data Security Standards by Vertical:     N  6. Business Continuity/Data Recovery:     Y  7. Encryption Type:          128/256 SSL bit encryption  8. Version release schedule:    Depending on customer feedback for feature incorporation  Zoho Books Product Review      13/04/2011 
  3. 3.   9. Current Version Released:       1.0 10. Session Management:       Y 11. Application Level Security:       Y 12. User Limits:          N  13. Data Migration Services offered:    N 14. Free trials/sandbox testing offered:    Yes, there is a thirty day trial  15. Application Customizable by User:   Y  16. Application Customizable by Vendor:   Customer Driven Development   17. Set Up Fee (admin fee):    N  18. Charge for Additional Space:       N  Solution Analysis All features such as customer invoice management, expense tracking, recording and monitoring ongoing expenses, bank statement reconciliation, transaction monitoring and real‐time collaboration is included in this double entry accounting solution.            Functional Areas  Zoho Books consolidates the functions for tracking money‐in, money‐out, managing operational accounting transactions and  all  vendor  related  accounting.    The  four  main  functional  areas  of  Zoho  Books  are  Money‐In,  Money‐Out, Transactional  Operations,  and  Banking  and  Credit  Card  Management.  All  accounting  functions  occur  in  these  four categories.  They cover the entire accounting cycle, making it easier to track incoming/outgoing expenses, manage the day‐to‐day transactional processes and include banking and credit card management.   The  main  functions  of  Zoho  Books  are  Money‐In,  Money‐Out  Transactional  Operations,  and  Banking  and  Credit  Card Management will be examined and consequent functions within each module will be explained.   Zoho Books Product Review      13/04/2011 
  4. 4.    Money‐In  ‐  The  Zoho  Books  Money‐In  functions  manages  all  incoming  cashflow  from  all  sources.    The  Money‐In functionality  allows  for  monitoring  of  cash  flow  and  invoice  management.  This  features  a  wide  array  of  functionality, which is discussed below.    Quotes, Invoices, Credit Notes etc. – The ability to generate a quote for products and services and to issue an  invoice when the sales cycle is complete is rare for accounting software. Zoho Books offers a quote to invoice  feature.    All  invoices  can  be  tracked  and  managed  through  this  portion  of  the  application  including  credit  notes, recurring invoices and deposits.     The  invoices  portion  of  the  application  is  quite  flexible  and  can  customize  your  invoices,  using  either    pre‐ generated templates or ones that you create yourself, which will enhance your business image. Contacts can  be imported from other programs such as Zoho Sheet or CRM through a use of a CSV or TSV file.  Once the  invoice items and contacts are in place, businesses can create recurring invoices with an automatic date for  the  invoice  to  be  issued  and  utilize  a  feature  that  automates  follow  ups  within  the  software,  reducing  administration.  Zoho  Books  is  multi‐currency  and  multi‐lingual,  and  can  automate  snail‐mail  invoices  using  USPS. They can also be sent using email.  As part of the procure‐to‐cash cycle, businesses can track payments,  accept  payments  online  and  automate  thank  you  emails  for  extended  customer  service.    The  thank  you  emails  generated  from  invoicing  can  be  used  to  promote  special  offers  and  act  as  an  additional  marketing  tool.      A further helpful feature of Zoho Books is a help menu that prompts the actions to take when creating new  invoices. These include whether to import, export, add new items, add new customers, new contacts, new  tax groups and other common invoicing questions.  These questions stem from a knowledge base of FAQ that  Zoho has created for this application, and which proves valuable for customers new to accounting software.  Zoho Books Product Review      13/04/2011 
  5. 5.       Within  the  Money‐In  portion  of  this  application,  you  can  create  credit  notes  for  customers  to  facilitate  returns, for coupon submission, gift card purchases, overpayments etc.     Money Out– This category of Zoho Books allows you to manage the cash flow within the company.  It helps manage and track expenses and monitor outgoing funds.     Zoho Books provides a convenient one‐source application where businesses can record all expenses and track  all payments, automatically creating the necessary records for SMB taxation, accounting and banking.      As  with  the  Money  –  In  section  of  the  application,  there  is  a  convenient  help  menu  of  possible  actions.  Actions include the creation of a new account or contact, bill tracking, and import/export of expenses, and all  are viewable in Zoho Sheets.    Zoho  Books  can  help  manage  your  supplier  relationships  by  prioritizing  payments  and  can  manage  the  accounting schedule for each payment.  Suppliers can be paid within their own payment schedule which also  helps cash flow management and may contribute to discount pricing.      Keeping invoice and expense records in one location ensures there is no duplicate payment or overpayments.  Accurately  tracking  and  recording  cash  flow  allows  the  company  to  have  visibility  of  all  statuses.  They  may  then be categorized as billable, unbillable and track funds reimbursement.     Transactional  Operations  –  As  the  complexities  of  running  an  SMB  grow,  it  is  important  to  understand  that  the  Zoho Books  transactional  approach  facilitates  the  tracking  of  operational  tasks.  Zoho  Books  is  a  double  entry  accounting system. Essentially, a journal entry is created to offset accounts for credits and debits, and also for expense and billing transactions.  For day‐to‐day transactions, Zoho Books automatically creates journal entries. For special considerations such  as  fixed  asset  depreciation,  the  Account  module  allows  for  the  creation  of  manual  entries.    The  manual  journal entry capabilities facilitate moving money from one account to another, ensuring your books balance and allowing for easy transaction correction.     A  popular  Zoho  Books  feature  is  the  multiple  base  currency  manager.  Open  bills  and  invoices  can  be  easily  adjusted using real‐time currency exchange rates.  When converting currency the “loss” or “gain” resulting from  the transaction is posted to an exchange account and the differences are recorded.      Zoho Books comes with extensive pre‐built reports to chronicle all common transactions such as trial balances  and journal reports.  This provides broad corporate visibility to all balances and capital management throughout  the  firm.      Zoho  Books’  canned  reports  are  categorized,  and  can  offer  precise  solutions  to  any  problem.    The  reports  also  have  user  based  built‐in  security  so  that  private  information  can  only  be  accessed  by  the  correct  people.     Within the invoicing module, detailed reports of all invoice criteria may be created. Items such as invoice details,  summary and aging reports are all part of the shelf packaged reports.  Additional operational accounting tasks  such as profit ‐ loss reports and balance sheets that provide a financial snapshot are quickly and easily created.   To simplify tax collection, setup taxes are visible at any time for any defined entity to which you may owe taxes  such as Federal, Provincial or Local departments.    Zoho Books Product Review      13/04/2011 
  6. 6.     A convenient Zoho Books feature facilitates the addition of online payments.  These payment options are easy to  use  and  simplify  administrative  and  accounting  procedures.  Zoho  Books  has  three  online  payments  options:  PayPal, Google Checkout and       These online payment options enable the company to pay online, send money and receive payments. Customers  can pay with a credit card or PayPal account.  In order to use the Google Checkout options for online payments,  a Google merchant account is required. Once setup, customers can use Google Checkout to accept credit card  payments  or  use  the  Google  Checkout  feature  for  online  payments.  The  integration  works  the  same  way,  allowing  for  credit  card  payment  or  collection  using  the  network,  and  requires  a  merchant  account  for  use.  The  integration  of  these  three  common  payment  gateways  provides  additional  security for transactions as they all are subject to the strict security policies of each gateway.  This adds another  layer of security to validate internal accounting processes.     Financial visibility is of key importance for any small business. The Dashboard feature in Zoho Books provides the  required visibility in all aspects of the business. Zoho Books offers over 25 off the shelf reports to gauge the state  of  your  business.  Common  indicators  that  are  required  such  as  aging  reports,  accounts  watch  list,  profit/loss  reports,  bank  and  credit  cards  accounts  summary  and  income  and  expense  charts  are  available.    Complete  visibility by the Dashboard provides the organization with a clear financial picture of the state of the company.   Banking and Credit Cards  Recording of transactions has always been difficult for small businesses, especially when tracking expenses.  Zoho Books provides  a  feature  to  track  and  monitor  expenses  and  bank  account  information,  and  then  record  that  information  in one  place.    The  Banking  and  Credit  Card  module  of  Zoho  Books  easily  reconciles  many  different  procurement  and payment streams.  Zoho Books Product Review      13/04/2011 
  7. 7.      This module records banking and credit card transactions (for both payments and invoice collections), deposits,  fund transfers and expense tracking. When it is reconciliation time, bank statements can be checked against the  transactions in Zoho Books to validate that correct accounting procedures have been adhered to.  Items such as  interest  on  what  the  bank  account  earns,  uncleared  checks  and  institutional  transaction  fees  are  all  validated  using  this  portion  of  the  application.    In  accordance  to  reconciliation  procedures,  the  user  can  drill  down  into  any account to view the details of a specific transaction for further clarification.    Zoho Books is different from SMB accounting software in its ability to handle multi‐decimal precisions for multi‐currency transactions. This feature is difficult to find in SMB accounting packages.      Technical Specifications Zoho Book comes standard with pre‐built integrations to three popular payment gateways: Google Checkout, PayPal and  (See functional analysis for how these features work). Zoho Books is part of the larger Zoho family of business applications platform; however each of the applications in the platform  is  a  standalone  application  that  is  sold  separately.  Zoho  Books  integrates  to  Zoho  CRM,  Zoho  Projects,  Zoho Sheets and to Google Apps.  The functional API’s for Zoho Books should be available around April, which will allow for a wider range of import information from existing systems.  For  organizations  looking  to  leverage  an  existing  system  with  previous  accounting  records,  there  is  an  import  option available through a data wizard for importing information into Zoho Books.  These files may be imported in CSV and then imported into Zoho Books.  An additional advantage of using Zoho is that the Zoho CRM is free for up to three users.  The CRM contacts can be imported into Zoho Books, and companies have the functionality of Zoho Books and Zoho CRM for the price of just Zoho Books.  This provides an extra incentive when organizations are evaluating enterprise software applications, by combining two applications for one price.  Further integrations with rest of the Zoho platform is planned for later release.     Because  of  the SaaS  based  model that Zoho provides, there is no need for organizations to install a thin  client  that  is interfaced  through  the  web.    The  application  is  accessed  through  any  major  web  browser  and  can  easily  be  accessed from many sources.  This is especially useful for organizations that have multi‐organizational entity accounting in one set of books and many different physical locations.   An  upcoming  service  of  data  migration  that  should  be  released  shortly  is  expected  to  simplify  migrations  from  other systems and provide direction to SMB’s to make the transition from spreadsheets to a proper accounting system. Quick Glance Specifications Web browser optimization:  Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer OS required:      N/A due to SaaS model browser based delivery DB required:       N/A due to SaaS model browser based delivery API’s provided:      Coming in April  Security practices include:    Physical, Business continuity, Redundancy and People Access Zoho Books Product Review      13/04/2011 
  8. 8.    Conclusion Zoho Books is point‐to‐point accounting software for SMB’s that allows companies to manage their finances and make better decisions. The collaboration and visibility within the tool allows owners, management and accounting resources to  understand  the  flow  of  money  in  and  out  of  the  company  and  help  forecasting  for  the  business.   When  examining money coming into a business, Zoho Books facilitates the management of invoices, quotes, and credit notes. For money going out of a business, Zoho Books manages the expenses and bills.  A company’s credit cards and bank accounts can also be managed with Zoho Books. For companies that operate internationally, Zoho Books provides a wide variety of currency exchange within the tool.  Zoho Books also integrates with different applications like PayPal, Google Checkout and  The integration with  other  financial  applications  extends  the  functionality  of  Zoho  Books.    As  PayPal,  Google  Check  out  and are so widely used, Zoho Books can be quite powerful as an accounting software tool without the need to manage multiple systems, and provides one central interface for all financial transactions.   As Zoho Books is on‐line software, it makes it easier for a company to adopt the technology and not have to worry about resources to provision and manage the tool. Once a company begins to use Zoho Books, the functionality of other Zoho applications such CRM, project management, recruit and others can be easily added to cater for other business needs. Since Zoho CRM is free for up to three users, both systems can be used for just the price of the Zoho Books monthly subscription price.  The combination of this functionality makes Zoho Books a full financial management software tool for small businesses.     Zoho Books Product Review      13/04/2011 
  9. 9.                  About  is  a  business  software  app  store  for  buyers  of  enterprise  applications.  It  offers  a  simple  way  for  buyers  to  compare  and  evaluate applications and a low cost channel for providers to be found online. Software buyers come to for the convenience of researching enterprise  applications  in  one  place.  Application  providers  come  to  to  reach  out  to  a  worldwide  audience  of  active  buyers,  receive qualified  traffic  to  their  website  and  sales  leads  relevant  to  their  target  markets.  also  operates  AppDoubler,  a  software  partner network  dedicated  to  Cloud  applications,  where  vendors  offer  affiliate  opportunities  to  re‐selling  partners.  Please  visit and for more information.  About Eval‐Source http://www.eval‐  Eval‐Source is consulting firm that provides enterprise software selection and strategic consulting services for organizations to achieve success in their IT initiatives. Our Tru‐Eval selection system allows organizations to avoid IT failure, receive greater ROI and provide accurate decision support for enterprise software. Our strategic consulting practice encompasses cloud computing services, cloud evaluation services, technology planning and business process optimization.  Eval‐Source is an industry leader in the analysis of software technology and our thought leadership has placed us in the elite of consulting /analyst firms.  As technology changes the need to understand your options and find the best fit for your organization is more  important  now  than  ever  before.  What  sets  us  apart  is  our  unbiased  best  in  class  consulting  services  that  provide  our  clients  with  value, direction and success in selection, planning and optimization of their technology systems. Eval‐Source provides the professional services that put your needs first and allow you to achieve success in your IT initiatives. We are the source for your solutions. Zoho Books Product Review      13/04/2011