Aspel COI | Sistema de Contabilidad

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Aspel COI te permite mantener la contabilidad al día mediante la automatización en el registro contable.

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Aspel COI | Sistema de Contabilidad

  1. 1. Aspel-COI 6.0 •  Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes, documentos de trabajo y gráficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la organización, así como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a IETU, IVA, ISR y DIOT. Calcula la depreciación de los activos fijos. Mantiene interfaces con los sistemas Aspel e interactúa con hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa.
  2. 2. Objetivo de la versión En esta versión se han incorporado diversas funciones y características que te proporcionan: •  Una ágil captura. •  Todos los reportes y estados financieros de manera muy rápida. •  Un control eficiente de la aplicación de recursos financieros de tu empresa. •  Todos los documentos de trabajo que requieres para presentar rápida y oportunamente tus declaraciones fiscales. ¡Todo eso y mucho más hacen de Aspel-COI 6.0 una versión segura y confiable!
  3. 3. Operación general de Aspel-COI •  La forma de trabajo en Aspel-COI es muy sencilla: •  Se instala y configura el sistema. •  Se define el catálogo de cuentas contables, así como Departamentos o centros de costos si la empresa los maneja. •  Se capturan las pólizas. •  A partir de la información capturada, el sistema está listo para generar reportes contables como Auxiliares, Balanza de comprobación, así como los Estados financieros y diferentes declaraciones.
  4. 4. Instalación y configuración
  5. 5. Instalación: Cambio en tipos de instalación
  6. 6. Configuración del sistema Mediante la definición de parámetros se le indica al sistema la forma de operar: En la sección Fiscales se capturan los datos de la empresa necesarios para generar de manera completa todas las cédulas de trabajo.
  7. 7. Definición de la base de datos El nuevo formato de la base de datos de Aspel-COI 6.0 es Firebird, para crear una nueva base de datos se debe registrar un Alias indicando los datos de: •  DataBase:Rutanombre.fdb •  User_Name: SYSDBA •  Password: masterkey
  8. 8. Parámetros del sistema Adicional al manejo de Departamentos, se podrá llevar la contabilidad por Centro de Costos y Proyectos. En los parámetros del sistema se configuran las leyendas o nombres con los que se manejarán estas subdivisiones, por ejemplo, Construcciones y Proyectos, Estados y Zonas, por mencionar algunos.
  9. 9. Parámetros del sistema •  Ruta de archivos de trabajo. –  Al mandar a imprimir un reporte, el sistema buscará el formato en la ruta indicada, sin necesidad de hacer la búsqueda manual. –  Directorio Plantillas donde se descargarán los formatos actualizados a través de re-instalables en el sistema, respetando así los modificados por el usuario.
  10. 10. Parámetros del sistema Podrás definir una ruta donde se localizarán los archivos de trabajo (formatos, gráficas, hojas de cálculo, etc.), así, al momento de emitir algún reporte, por ejemplo: Emisión de pólizas, el archivo .fto correspondiente lo buscará en la ruta aquí configurada.
  11. 11. Parámetros del sistema Con los parámetros de pólizas se indica la forma de realizar la captura de este catálogo como son: manejo de número secuencial, decimales, alta de cuentas en pólizas, entre otros.
  12. 12. Parámetros del sistema En esta sección se configuran las cuentas contables que el sistema sugerirá al generar la póliza de alta de activos.
  13. 13. Parámetros del sistema El sistema permite trabajar con diferentes monedas, al habilitar esta opción se indica al sistema esta forma de operación.
  14. 14. Parámetros del sistema Los parámetros que se definen en la sección Fiscal facilitan la captura de las operaciones con terceros, así como de los montos gravables y deducibles IETU.
  15. 15. Catálogo de cuentas
  16. 16. Catálogo de cuentas Para una fácil puesta en marcha, Aspel-COI 6.0 ofrece 10 catálogos de cuentas predefinidos. Podrás seleccionar que se adapte mejor giro de la empresa momento de crear base de datos. el al al la
  17. 17. Catálogo de cuentas Al registrar una cuenta se definen sus características como: Número (hasta 20 dígitos y 9 niveles), Descripción, tipo, si es departamental, la moneda, entre otras.
  18. 18. Catálogo de cuentas En Atributos, se define: la naturaleza de la cuenta, el rubro al que pertenece, además la cuenta de contrapartida, misma que el sistema sugiere en la captura de pólizas, dando gran agilidad a este proceso.
  19. 19. Catálogo de cuentas El catálogo de Rubros permite clasificar las cuentas para una eficiente emisión de reportes. La consulta de Auxiliares se puede visualizar, exportar o imprimir desde la consulta de cuentas.
  20. 20. Catálogo de cuentas Si manejas departamentos, podrás asignar fácilmente las cuentas al departamento que pertenecen, sólo debes seleccionar la(s) cuenta(s) y dar clic en el botón .
  21. 21. Catálogo de cuentas Ahora podrás seleccionar una o varias cuentas y asignarles la naturaleza que les corresponde en todo momento y de manera muy ágil.
  22. 22. Centros de costos y Proyectos
  23. 23. Centros de costos y Proyectos •  El sistema ofrece un eficiente análisis de la información financiera a través de dos maneras de agrupar la aplicación de movimientos: Centros de costos y Proyectos. –  Los conceptos por los que se acumula son modificables. –  Se incluye un catálogo de centros de costos, así como un catálogo de proyectos. –  En la captura de pólizas se asigna al asiento contable un departamento, centro de costos y/o proyecto. –  Se puede emitir un reporte de movimientos filtrando por Departamento, Centro de costos y/o Proyecto. –  El sistema proporciona un Estado de resultados por centro de costos y/o proyectos.
  24. 24. Centros de costos y Proyectos Podrás llevar el control de tu contabilidad por cada Departamento, Centro de costos y Proyectos.
  25. 25. Centros de costos y Proyectos Para un análisis financiero más eficiente, se tiene la posibilidad de obtener el resultado del ejercicio por Centros de costos y/o Proyectos.
  26. 26. Presupuestos
  27. 27. Manejo de presupuestos •  Debido a que diversas empresas llevan su contabilidad por departamentos y tienen la necesidad de llevar un control específico de la aplicación de recursos en cada uno de ellos, en esta versión se implementa un eficiente manejo de presupuestos: –  Este manejo depende en gran medida de la asignación de presupuestos a cada cuenta, para lo cual el sistema ofrece diversas herramientas para una ágil asignación: •  Captura directa mensual. •  Captura a partir de los: –  Saldos mensuales del ejercicio anterior. –  Saldos mensuales del ejercicio actual. –  Saldo final del ejercicio anterior / 12. –  Copiar presupuesto de otro ejercicio. –  Captura directa anual. –  Cargar presupuesto de hoja de cálculo.
  28. 28. Manejo de presupuestos El manejo de los presupuestos en las cuentas ya sea a nivel general o departamental, inicia con una gran versatilidad en la captura de los mismos, incluso te da la posibilidad de importar los valores desde una hoja de Excel, además de poder consultarlo y modificarlo en cualquier momento.
  29. 29. Manejo de presupuestos •  Podrás emitir el Reporte de seguimiento de presupuestos que te permite verificar la correcta aplicación del mismo. Por ejemplo, en cada mes se podrá consultar -con base a los movimientos registrados- si se excedió o hubo un subejercicio en la aplicación del presupuesto.
  30. 30. Pólizas
  31. 31. Catálogo de pólizas •  Catálogo de Tipos de pólizas –  Se cuenta con un catálogo de tipos de pólizas, con lo que el usuario podrá dar de alta cuantos tipos de pólizas necesite. •  En consulta de pólizas, identificación del origen de las pólizas con interfaz en línea. –  Aspel-BANCO y Aspel-SAE. •  Nombre de la cuenta en el detalle de las pólizas. –  En el detalle de pólizas se podrá consultar el nombre de cada cuenta que conforma la misma.
  32. 32. Catálogo de pólizas Se cuenta con un catálogo de tipos de pólizas, desde el que podrás dar de alta cuantos tipos de pólizas necesites. Cuentas con un catálogo de Conceptos de pólizas lo que agilizará el registro contable de las mismas.
  33. 33. Catálogo de pólizas Desde esta consulta p o d r á s a g r e g a r, modificar o eliminar pólizas, copiarlas de otros periodos, identificar el origen de la póliza, ya sea Aspel-COI, Aspel-SAE o Aspel-BANCO, sistemas con los que tiene interfaz en línea.
  34. 34. Catálogo de pólizas •  En la vista preliminar de pólizas, se pueden identificar las partidas que tienen asociado un movimiento de DIOT o de IETU. •  DIOT e IETU. – Alta cíclica de Operaciones con terceros e IETU. – Consulta cíclica de Operaciones con terceros e IETU.
  35. 35. Catálogo de pólizas Identificación de movimiento con operación de DIOT o IETU. Alta y consulta cíclica de movimientos de DIOT o IETU.
  36. 36. Catálogo de pólizas –  Captura de pólizas desde Microsoft Excel: –  En Microsoft Excel se agregaron iconos en la barra de herramientas para seleccionar cuentas y departamentos y armar así una póliza que podrá ser integrada a la contabilidad fácilmente. •  A través de Pólizas modelo (Importa una sola póliza) •  Desde Integración de pólizas se realizará una Integración masiva con base en un archivo *.xls.
  37. 37. Catálogo de pólizas Tienes la posibilidad de capturar tus pólizas d e s d e E x c e l e importarlas a Aspel-COI 6.0 mediante el asistente de integración de pólizas o como póliza modelo. El archivo de Excel, debe cumplir con la estructura requerida para ser reconocido por Aspel-COI.
  38. 38. Catálogo de pólizas Manejo de Pólizas modelo, lo que te facilita la captura de pólizas recurrentes o con gran cantidad de asientos contables.
  39. 39. Catálogo de pólizas Podrás Auditar las pólizas, impidiendo así modificaciones posteriores.
  40. 40. Póliza de cierre Tienes la posibilidad de trabajar con un mes 13, “Ajuste”, para p r o c e s o s extraordinarios, como el cierre del ejercicio fiscal.
  41. 41. Póliza de cierre •  Si se hace la póliza en un mes diferente al definido como mes de cierre, se crea una póliza modelo para contabilizarla posteriormente de forma manual en el mes de ajuste, mismo que deberá crearse manualmente. •  Si se hace la póliza de cierre en el mes definido como mes de cierre, se crea de forma automática el mes 13 y se contabiliza en línea la póliza.
  42. 42. Base de datos
  43. 43. Estructura de la base de datos •  Tiene una base de datos anual, por lo que: –  Los saldos de las cuentas en todos los periodos del mismo ejercicio se actualizan automáticamente, por lo que el traspaso de saldos sólo será necesario entre ejercicios. –  Al modificar algún atributo de las cuentas, dicho cambio se verá reflejado de forma automática en todo el año. –  Es más eficiente el mantenimiento de la base de datos y la emisión de reportes, por ejemplo, la emisión del Auxiliar de varios años.
  44. 44. Nuevo formato de base de datos •  Base de datos cliente-servidor. –  Los manejadores de bases de datos con los que podrá trabajar el sistema son: •  Firebird versión 2.0.x. •  SQL server versión 2005 en adelante. –  La selección del formato de base de datos se define desde el asistente de instalación y desde control de archivos se podrá cambiar en otro momento.
  45. 45. Base de datos cliente-servidor •  ¿Cómo crear una nueva base de datos en COI 6.0? –  Crear la conexión •  Ingresar al menú Configuración / Parámetros del sistema / Configuración de la base de datos / Configuración avanzada. –  Crear la base de datos •  Desde el Administrador de Periodos / Crear nuevos periodos / Nueva contabilidad.
  46. 46. Definiendo la conexión •  FireBird –  Nomenclatura: C:rutabase.fdb –  User_Name: Usuario Firebird –  Password: Contraseña Firebird •  SQL –  Nomenclatura: –  Hostname: Servidor SQL –  User_Name: Usuario SQL –  Password: Contraseña SQL
  47. 47. Importación de catálogos desde hojas de cálculo de Microsoft Excel •  Como un estándar de los sistemas Aspel y para una fácil puesta en marcha de los mismos, se podrán importar fácilmente archivos para constituir los principales catálogos: –  Catálogo de cuentas –  Catálogo de cuentas departamentales –  Activos –  RFCs de Terceros
  48. 48. Importación de catálogos Siguiendo paso a paso el asistente de importación, de manera muy sencilla podrás realizar la importación de catálogos previamente capturados en Excel, como lo son, catálogos de cuentas, cuentas departamentales, activos fijos, y RFCs de terceros.
  49. 49. Reportes •  En todos los reportes, en el pie de la página se coloca el usuario y la fecha de emisión del reporte.
  50. 50. Reportes Desde el administrador de reportes podrás tener acceso a un asistente de reportes que permite diseñar fácilmente en tres pasos nuevos reportes, sin necesidad de ser un experto.
  51. 51. Mejoras en Configuración del sistema •  Bitácora de usuarios para la identificación de las operaciones realizadas por los usuarios del sistema.
  52. 52. Mejoras en procesos •  Proceso de Traducción. –  Desde el asistente de traducción se podrá seleccionar un número de empresa a traducir diferente a la que se encuentra ubicado. •  Control de archivos. –  ¡Selección y recuperación de varios archivos al mismo tiempo! –  Exportación de la base de datos a otro manejador. –  Creación de conexiones desde control de archivos. (MS SQL y Firebird).
  53. 53. Mejoras en consultas •  Se agrega un auto filtro en las consultas principales: –  Catálogo de activos –  Balanza de comprobación con departamentos –  Pólizas –  Monedas –  Departamentos –  Depreciación –  Reevaluación –  Cuentas departamentales –  Presupuestos departamentales
  54. 54. Mejoras en consultas Auto filtros en las consultas, ordenándolas de forma ascendente y descendente con base en la información de las columnas. Podrás personalizar consultas y crear reportes de acuerdo a tus necesidades.
  55. 55. Mejoras en consultas La consulta del catálogo de Cuentas se podrá personalizar agregando, además de los campos que se tienen actualmente, los valores de Naturaleza, si es Departamental, Multimoneda y si Afecta póliza de ajuste cambiario.
  56. 56. Almacén digital de documentos •  Ahora en los catálogos de: » Pólizas » Cuentas » Activos •  El repositorio es común para todos los sistemas de la línea Aspel: C: Archivos de programa Archivos comunes Aspel Documentos digitales Deposito.
  57. 57. Almacén digital de documentos En Aspel-COI 6.0 podrás asociar cualquier tipo de documento a las Pólizas, Cuentas y Activos, por ejemplo, al estar consultado un activo podrás con un clic ver la fotografía del mismo y su factura, o estando en la consulta de pólizas podrás ver la factura digital.
  58. 58. Módulo Fiscal
  59. 59. Módulo Fiscal •  Módulo fiscal. –  Todas las operaciones y reportes relacionados con temas fiscales se agrupan en un menú para su fácil identificación. –  Hojas fiscales. •  Se integran por separado las hojas fiscales de cálculos provisionales y anuales de IETU, ISR e IVA.
  60. 60. Módulo Fiscal Consulta independiente con las hojas fiscales y financieras elaboradas en Microsoft Excel®, lo que facilita su identificación y selección desde el sistema.
  61. 61. Módulo Fiscal •  Devolución de IVA. –  Ofrece una consulta con los valores de IVA pagado a los proveedores para facilitar el llenado del formato 32 de Devolución de IVA.
  62. 62. Módulo Fiscal •  Hoja de Resumen IETU –  La hoja fiscal para la determinación del pago provisional del IETU, realiza el cálculo en forma acumulativa. –  Muestra el detalle de los movimientos por mes.
  63. 63. Módulo Fiscal •  Hojas fiscales del Cálculo provisional y Anual del IVA –  Se incluyen dos nuevas hojas para el cálculo provisional y anual del IVA. –  Toma los datos de la captura de operaciones con terceros (IVA acreditable), y los ingresos IETU (IVA trasladado).
  64. 64. Módulo Fiscal Podrás consultar la Bitácora de ingresos efectivamente cobrados y egresos efectivamente pagados.
  65. 65. Módulo Fiscal Eficiente cálculo y desglose del IVA relacionado a los movimientos y su retención, desde la captura de pólizas. Identificación automática de los montos gravables y deducibles IETU desde la captura de pólizas.
  66. 66. Módulo Fiscal Diversos reportes con el IVA trasladado y acreditable, con selecciones por tasa de impuesto.
  67. 67. Módulo Fiscal Reportes de IVA e ISR retenido, tanto en pagos a proveedores como en ingresos.
  68. 68. Módulo Fiscal Definición del periodo de causación (de cobro y pago) diferente a la fecha de la póliza para el correcto control de IVA e IETU por flujo de efectivo.
  69. 69. Módulo Fiscal Identificación de las cuentas en las que se registran los ingresos y deducciones IETU.
  70. 70. Ajuste anual por inflación detallado Fiscal   •  Reporta de manera adicional el saldo final de las cuentas de Créditos y de Deudas.
  71. 71. Ajuste anual por inflación detallado Al realizar el Ajuste anual por inflación, te reportará de manera adicional el saldo final de las cuentas de Créditos y de Deudas.
  72. 72. Activos
  73. 73. Activos Con base a los datos de mantenimientos realizados y pólizas de servicio contratados, el sistema proporciona diferentes reportes que orientan al usuario sobre las tareas de mantenimiento a realizar y las pólizas de seguros a renovar.
  74. 74. Activos Generación automática de pólizas de alta, baja y depreciación de activos.
  75. 75. Multimoneda
  76. 76. Multimoneda Al configurar el sistema para el manejo de Multimoneda, podrás capturar pólizas en otras monedas. Podrás llevar un histórico de tipos de cambio para facilitar las capturas y procesos
  77. 77. Multimoneda Ta m b i é n l l e v a r á s fácilmente el control de saldos de las cuentas contables y activos en moneda extranjera.
  78. 78. Multimoneda Podrás generar automáticamente las pólizas por el ajuste de ganancia o pérdida cambiaria.
  79. 79. Multimoneda •  Los reportes de Auxiliares y Balanza de comprobación podrán re-expresarse en multimoneda a un tipo de cambio en específico.
  80. 80. Gráficas
  81. 81. Gráficas Podrás emitir diferentes gráficas como: Líquidez, Apalancamiento, Prueba de ácido, Ventas, Utilidad, Rotación de inventarios y varias más.
  82. 82. Hojas de cálculo
  83. 83. Hojas de cálculo Proporciona diversas Hojas de cálculo las cuales exportan a Microsoft Excel® la información contable, misma que se actualizará al momento en que se modifique en Aspel-COI 6.0.
  84. 84. Hojas de cálculo Para facilitar la definición y modificación de hojas de cálculo, Aspel-COI 6.0 instala una barra de tareas adicional en Microsoft Excel® mediante la cual es posible crear y adecuar de manera sencilla y amigable las hojas de cálculo que el sistema provee.
  85. 85. Hojas de cálculo Desde la barra de herramientas podrás tener acceso a diferentes funciones predefinidas por el sistema, para facilitar el diseño de las hojas fiscales.
  86. 86. Hojas de cálculo Se implementan nuevas funciones de intercambio dinámico de datos (DDE) para el ISR.
  87. 87. Características •  Completamente en español. •  Base de datos en formato Firebird® y posibilidad de uso en formato MS-SQL® . •  Traductor automático de datos de versiones Aspel-COI 4.0 y 5.x. •  Actualización en línea vía Internet a las últimas mejoras de la versión (Aspel-AL). •  Perfiles de usuario para un acceso seguro a la información.

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