Propuesta digitalizacion y Guarda de Documentos

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Esta presentación muestra el contenido de una Propuesta Técnico / Comercial para la Digitalización y Guarda de Documentos físicos / digitales

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Propuesta digitalizacion y Guarda de Documentos

  1. 1. Proyecto de Digitalización y Guarda Física de Documentos PROPUESTA DE TRABAJO Y COTIZACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Fecha
  2. 2. Lugar y fechaSres.XXPresente At.: Sr. XXDe nuestra mayor consideración: consideració Nos es grato dirigirnos a Uds. a fin de someter a vuestra consideración la propuesta de servicios consideració profesionales que nos fuera oportunamente solicitada, correspondiente al Proyecto de Digitalización y correspondiente Digitalizació Guarda Física de documentación. Fí documentació Agradecemos profundamente la oportunidad que nos brindan de ofrecer nuestros servicios a vuestra ofrecer Sociedad y quedamos a su disposición para cualquier aclaración que estimen conveniente. disposició aclaració Aprovechamos la oportunidad para saludarlos muy atentamente.
  3. 3. Contenido1. Objetivo del proyecto 12. Alcance del trabajo 23. Fases previstas 34. Metodología de trabajo 55. Supuestos adoptados 76. Entregables 87. Cronograma tentativo 98. Honorarios y Formas de Pago 109. Recomendaciones – Otras Prestaciones Opcionales 11
  4. 4. 1. Objetivos del Proyecto 1. Objetivos del Proyecto Situación Actual Documentación archivada en una sala de 5x6 aprox. 800 cajas de cartón prensado para tamaño oficio aprox. 1500 formularios por caja aprox. Distinto tamaño de formularios Distinto tipo de formularios Diversas formas de enganche Objetivo de Solución Desarrollar tareas de digitalización de documentos y guarda física del actual archivo de XX Beneficios Tangibles Estado actual del archivo físico Banco de imágenes (documentos digitalizados) Base de datos vinculando tema con imagen Servicio de guarda física del actual archivo Beneficios Intangibles Recursos Humanos Ahorro en tiempo de búsqueda Evitar trastornos legales o de auditorías Documentación Evitar deterioro Evitar posibles siniestros Guarda uniforme Ambiente Físico Liberar espacio físico 1
  5. 5. 2. Alcance del Trabajo 2. Alcance del Trabajo El trabajo que se llevará a cabo con la empresa XX comprenderá: 1. La digitalización de todo el archivo físico existente (abarcando un período que va desde xxxx hasta la fecha, de acuerdo a lo informado en oportunidad de la primera visita que se efectuara) y ubicado en la sala que se nos ha mostrado oportunamente dentro de las instalaciones de la empresa. 2. La seguridad y administración física/lógica de la documentación a partir de: La base de datos que se estará generando. El banco de imágenes producto de la digitalización. La Guarda Física del archivo actual en dependencia del proveedor. 2
  6. 6. 3. Fases previstas 3. Fases previstas 3. Etapas previstas Fase I Se registrará el contenido de cada caja en cuanto a los tipos de formularios, para organizar el trabajo de la siguiente etapa. Se determinará la cantidad de formularios por tipo. Relevamiento Se definirán los campos tipos con los cuales realizar más tarde las correspondientes (1) búsquedas. Se definirá la indexación de campos más conveniente para cada tipo de formulario. Se construirá una base de datos en Excel para registrar todo el detalle. Parte de esta base de datos es la que se requerirá para efectuar el servicio de Guarda Física. Proyecto dedigitalización yguarda física de documentos Se estará trabajando en paralelo con el relevamiento de contenido de las cajas. Fase II Se procederá a preparar el material de la siguiente manera: Los formularios se agruparán por tipo en cajas separadas. Preparación (2) Aquellos formularios que contengan clips, ganchos, etc., serán separados de aquellos de su mismo tipo que no los contengan dentro de la misma caja. Las cajas serán rotuladas en esta primera etapa por contenido. Se confeccionará una base de datos en formato .xls que permita incluir todos los campos previamente definidos para cada tipo de formulario más los campos de origen (caja, lote, orden, fecha, etc.) A las cajas para el archivo físico se les asignará una etiqueta. Alcance de la presente propuesta – (1) En dependencias de xxxxx – (2) En dependencias del Proveedor 3
  7. 7. 3. Fases previstas 3. Fases previstas 3. Etapas previstas Fase III Loteo: Se lotearán los formularios de a 100 (cien) unidades para agilizar la posterior búsqueda física. A cada lote se le asignará un número. Este número de lote junto con el número de caja serán asignados en un software (herramienta de uso interno) previamente al escaneo y una vez digitalizado todo el lote, pasarán a la base de datos junto con los datos de aquellos formularios que los contengan. Digitalización (2) Remoción de clips y ganchos: Se removerán los clips y ganchos de aquellos formularios que los contengan. Digitalización: Se procederá a digitalizar los formularios loteados sin ganchos y clips. Rearmado de formularios: A aquellos formularios a los cuales se les retiró el gancho o clip serán rearmados. Proyecto dedigitalización y Archivo: Se guardarán los formularios digitalizados en las cajas de archivo físico yaguarda física de definidas para cada lote y provistas por el proveedor, para su posterior traslado. documentos Fase IV Carga de datos. Verificación. Indexación Control de calidad. (2) Inserción en base de datos. Fase V El producto final de la digitalización se entregará en CD, y acompañará al/los mismo/s, la base de datos en Excel (antes construida) para poder acceder a las respectivas imágenes, Entrega Final con las restricciones y limitaciones que el propio aplicativo ofrece. Alcance de la presente propuesta – (1) En dependencias de xxx. – (2) En dependencias del Proveedor 4
  8. 8. 4. Metodología de trabajo Entendimiento, Identificación y Evaluación del contenido del archivo Identificació Evaluació FASE I actual a digitalizar, determinando cantidad y calidad de los Relevamiento formularios. FASE II El material será retirado de las oficinas de la empresa xxxx firmando será Preparación Preparació el correspondiente remito y acuerdo de confidencialidad de información entre la empresa contratada y la contratante. informació Considerando la cantidad de la documentación a digitalizar y su documentació calidad, se procederá a organizar el material. procederá Organizada la documentación se procederá a digitalizar y acomodar documentació procederá Metodología Metodologí FASE III en las respectivas cajas provistas por el proveedor del servicio de Digitalización Digitalizació guarda física para su posterior traslado a dependencias del mismo. fí Se obtendrán los primeros entregables para xxxx obtendrá FASE IV Organización lógica de los datos correspondientes a los formularios Organizació ló Indexación Indexació digitalizados para su posterior administración. administració FASE V Entrega final del material digitalizado, base de datos y reportes reportes Entrega Final correspondientes.Líder de Proyecto Consultora: Líder de Proyecto xxxxx Equipo de Trabajo Consultora: El proyecto esResponsable de la coordinación Responsable de efectuar el desarrollado por personal a nuestro cargo bajo ladel Proyecto y cumplimiento del control de avance del Proyecto y responsabilidad del líder de Proyecto.cronograma. la aprobación de los productos generados por el equipo de trabajo. 5
  9. 9. 4. Metodología de trabajo EQUIPO DE TRABAJO EQUIPO DE TRABAJO CONTROL DE xxxxx CONTROL DE xxxxxIntegrado por: Integrado por: Se efectuarán reuniones Integrado por: Integrado por: Se efectuarán reuniones Se efectuarán reuniones Se efectuarán reuniones Líder del Proyecto semanales a confirmar semanales a confirmar aadefinir semanales a confirmar semanales a confirmar Líder del Proyecto definir Líder del Equipo Líder del Equipo Operarios Operarios OBJETIVOS OBJETIVOS Entendimiento, Facilitar la provisión de la Identificación y Evaluación documentación solicitada Redefinición de prioridades Revisión y Control y control de avance Monitoreo del progreso de Cumplir cronogramas la digitalización y guarda Elaborar y Presentar Analizar acciones reportes desarrolladas y arbitrar conflictos DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN DE TRABAJO Preparación de papeles de trabajo Confección de la minuta de cada reunión DE REUNIONES Confección de la minuta de cada reunión RRHH de la Consultora RRHH de la Empresa xxxxx 6
  10. 10. 5. Supuestos adoptados La presente propuesta de solución ha sido elaborada considerando contar con la cantidad y la calidad que por muestreo se ha podido estimar en oportunidad de las dos primeras visitas que se efectuaron a las dependencias de la empresa XXX El detalle de la Información es la siguiente: De acuerdo a lo informado, el archivo a digitalizar y guardar físicamente comprende el período que abarca desde xxxxx hasta la fecha actual. La cantidad de cajas aproximadas que contiene el archivo físico actual es de 800. La cantidad de formularios aproximados que contiene cada caja es de 1500. Los tipos de formularios que fueron detectados en el relevamiento por muestreo han sido los siguientes: Ordenes de Pago, Informes a Clientes, Comprobantes de Retención, Facturas de Exportación, Facturas de Venta, Liquidaciones y Cartas Porte, Consulta de Proveedores, Sueldos, Permisos de Embarque, Impuestos. Un 80% de toda esta documentación tiene ganchos, clips, abrochados, con stickers y diferentes elementos que habrá que remover al momento de la digitalización, en este caso manual. El resto de la documentación pasará por un proceso de digitalización automática. Variedad en tipo de formularios y variedad en formatos (distinto tamaño hasta oficio/legal, algunos Blanco y Negro, otros Color). Cajas identificadas con período y asunto, y en algunos casos no esta organizado el contenido. 7
  11. 11. 6. EntregablesComo resultado del trabajo efectuado, XXXXXXX obtendrá como producto al final de las Fases: Fase I Informe detallado indicando del estado actual del archivo físico en cuanto a cantidad y calidad de la documentación a digitalizar. Relevamiento Fase II Informe detallado de la organización en que se dispondrá el material a digitalizar. Preparación Fase III y IV Primeros entregables productos de la digitalización. Digitalización Primeros informes relacionados con la guarda física de la documentación digitalizada. Indexación Base de Datos con la información vinculada y que se estará actualizando conforme el avance del proyecto. Fase V Entrega final de la última documentación que se haya digitalizado. Entrega Final Entrega final de los últimos reportes correspondientes a la guarda física. Entrega final de la última actualización de la Base de datos con la información vinculada. 8
  12. 12. 7. Cronograma tentativo Meses Tareas previstas I II III IV .... .... ....Fase I – RelevamientoFase II – PreparaciónFase III y IV – Digitalización e IndexaciónFase V – Entrega Final 9
  13. 13. 8. Honorarios y Formas de Pago Honorarios Por Servicio de Digitalización, Por Servicio de Guarda Física, Nota. No se detalla el costo por Flete y Traslado de Caja Formas de Pago para el servicio de Digitalización Formas de Pago para el servicio de Guarda Física Los costos estipulados no incluyen el IVA, y será neto de cualquier otro gravamen, deducción o impuesto. 10
  14. 14. 9. Recomendaciones – Otras Prestaciones Opcionales Otras Prestaciones En relación a la Digitalización de documentos En relación a la Guarda de documentación 11
  15. 15. Muchas Gracias Consultashttp://www.testingbaires.comwebmaster@testingbaires.com

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