Primeplan - geïntegreerde planning en tijdregistratie

948 views

Published on

Maja Geerts legt in deze presentatie uit hoe Primeplan een hulpmiddel is bij het efficiënt en correct inplannen van uw medewerkers.

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
948
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Primeplan - geïntegreerde planning en tijdregistratie

  1. 1. Primeplan Maja Geerts, Product Manager Tijdregistratie
  2. 2. Primeplan Positie binnen tijdregistratie
  3. 3. Positionering ERP log. & fin. GET cost accounting GET personeels- planning salaris verwerking ERP HRM GET Security GET tijd- registratie
  4. 4. Generatie XTremis ERP log. & fin. Explain PlanAssist Excel (PlanAssist Industrie) salaris verwerking ERP HRM GET Security XTremis XTremisWeb
  5. 5. Generatie Primetime ERP log. & fin. Primecost Primeplan salaris verwerking ERP HRM GET Security Primetime
  6. 6. Vandaag
  7. 7. Primeplan v.1 Personeelsplanning voor industrie
  8. 8. > Op elk moment > Op elke werkplek/in elke functie > De meest geschikte medewerker > Conform arbeidsvoorwaarden Uitdaging
  9. 9. > Cyclisch roosterpatroon > Planning = – Bezetting van werkplekken en functies garanderen – Ook bij vakantie, ziekte … > Planning op weekbasis Primeplan v. 1 - industrie
  10. 10. > Medewerkers bij voorkeur op dezelfde werkplek of functie > Redenen – Zeker specialisme nodig voor uitvoeren werk – Traditie > Uitdaging = hoe werkplek/functie bemannen bij afwezigheden, ziekte, meerwerk …? Hoe planning samenstellen ?
  11. 11. > Medewerkers wisselen frequent van functie/werkplek > Redenen – Hoge flexibiliteit in productie – Variatie in werkplekplanning mogelijk/nodig > Uitdaging = – werkplekken/functies bemannen met beschikbaar personeel – hoe werkplekken/functies bemannen bij onverwachte afwezigheid, meerwerk … Hoe planning samenstellen ?
  12. 12. Primeplan Demo
  13. 13. Primeplan Features
  14. 14. Planbord vanuit twee gezichtspunten Werkplekpaneel Medewerkerspaneel Samen of apart te gebruiken
  15. 15. Dagoverzicht - Gevraagde personeelscapaciteit - In hoeverre al ingevuld ? Indeling configureerbaar, bv. - Lijnen en werkplekken - Afdelingen en functies Dagdelen configureerbaar: - V, L, N, D - Vm, Nm Werkplekpaneel
  16. 16. > Bezettingseisen per werkplek/functie > Manueel ingeven – cyclisch Patroon > Uitzonderingen op datum >Ook import vanuit ERP mogelijk (maatwerk) Werkplekpaneel
  17. 17. Medewerker op werkplek, maar afwezig. Gevraagde bezetting nog niet gehaald. Overcapaciteit Signalen bij bezettingsproblemen OK : gevraagde bezetting bereikt Werkplekpaneel
  18. 18. Per werkplek : vereiste kwalificatie - In definitiescherm “Kwalificaties” Doel : - Medewerker inplannen met onvoldoende kwalificatie => waarschuwing - Zoeken naar een geschikte medewerker voor een bepaalde werkplek => o.m. op basis van kwalificatie Navigatie naar andere datum Werkplekpaneel Indien gewenst : informatie over productie in grijze balken boven lijnen / afdelingen. Details in pop-up, Nuttige informatie voor planner (import vanuit ERP)
  19. 19. Weekoverzicht : (beschikbaar) personeel Medewerkerspaneel Groepering configureerbaar. Voorbeelden - Per shift - Per team - …
  20. 20. Medewerkerspaneel Per dag planning van elke medewerker : - Rooster : kleuren instelbaar - Afwezigheid : kleuren instelbaar - Werkplek : kleuren i.v.m. bezettingscontrole Per datumkolom signalen van bezettingsproblemen, bv. 26/8 - 2 = er zijn twee problemen - Roze = nog niet op werkplek toegekend - Pijltje leidt planner direct naar de juiste medewerker
  21. 21. Medewerkerspaneel Tellers ter ondersteuning van de planning - Afwezigheidstellers - Saldo van ingeplande uren : contracturen versus geplande uren => - onvolledige planning vermijden - overwerk vermijden - Tellers van roosterwissels - Op vraag van medewerker - Op vraag van planner => - Discussies objectiveren - Eventueel premies berekenen - … Planner beslist welke tellers (uit een welbepaalde groep) hij visualiseert.
  22. 22. Medewerkerspaneel Kwalificaties van elke medewerker - Planner kan kwalificaties zelf beheren - Geeft bij kwalificatie een cijfer van 1 tot 9 - Planner geeft zelf betekenis aan cijfer - Controle op kwalificatie als de planner een medewerker een werkplek toekent - Kwalificatie = parameter bij het zoeken naar een geschikte medewerker voor een werkplek
  23. 23. Medewerkerspaneel Medewerkers - Naam en voornaam - Achtergrondkleur voor naam en voornaam = accentueren van bepaalde medewerkers bv. lijnverantwoordelijken, medewerkers in opleiding, … - Kolommen met extra personeelsgegevens, bv. EHBO- diploma - Sortering van medewerkers zoals planner het wil - Personeelsfiche met extra info Zoekfunctie medewerkers Filteren op medewerkers via zoekopdrachten
  24. 24. Medewerkerspaneel Personeelsfiche - Personeelsgegevens - Vrije velden : - Contactgegevens, certificaten, … - Wijzigbaar door planner indien voorzien in gebruikersprofiel - Standaard werkplek - Tellers - Kwalificaties : wijzigbaar door planner indien voorzien in gebruikersprofiel
  25. 25. Basis : leeg werkplekpaneel Werkplekken die nog moeten ingevuld worden cfr. bezettingseisen Geschikte medewerkers Medewerkers die op een werkplek zijn ingepland
  26. 26. Basis : ingevuld werkplekpaneel Medewerkers op standaard werkplek (grijstint) Bezettingstekort omwille van afwezigheid Medewerker is afwezig
  27. 27. > Planner plant > Planbord denkt met hem mee en geeft signalen > Planner beslist om het signaal te volgen of te negeren. Signalen bij het plannen
  28. 28. > Planner geeft afwezigheid in voor een medewerker die nog niet op een werkplek staat – Medewerker is niet ter beschikking voor de duur van zijn afwezigheid – Geen controle op werkplek > Afwezigheid door andere gebruiker : idem Afwezigheid
  29. 29. > Planner geeft afwezigheid in voor een medewerker die al op een werkplek staat – Medewerker wordt van werkplek verwijderd. – Controle op bezetting werkplek + signaal : • Werkplek moet opnieuw bemand worden (roze) • OK, want nog voldoende andere medewerkers op de werkplek (lichtgroen) • OK, want voor verlofmelding was er overbezetting • Overbezetting die er al was, blijft bestaan (donkergroen) Afwezigheid
  30. 30. > Andere gebruiker geeft afwezigheid in voor een medewerker die al op een werkplek staat – Medewerker blijft op werkplek staan – Signaal op werkplek : rood Medewerker op werkplek maar niet aanwezig. => Actie van planner vereist. Afwezigheid
  31. 31. > Zoeken naar een geschikte medewerker, bv. – Tijdens planning vanuit een leeg werkplekpaneel – Bij tekorten in bezetting omwille van bv. onverwachte afwezigheid (vervangers) > Primeplan markeert geschikte medewerkers > Markering op basis van een combinatie van parameters – Kwalificatie – Rooster – Reeds op werkplek ingezet of niet Een geschikte medewerker vinden
  32. 32. Een geschikte medewerker vinden
  33. 33. Een geschikte medewerker vinden Geschikte medewerkers markeren Geschikte medewerkers markeren én filteren
  34. 34. Roosterwijzigingen op initiatief van ? Reden van roosterwijzingen aangeven Bedoeling : - Berekening van premies - Statistieken van oorzaak van roosterwijzingen. => discussies daarover objectiveren Redenen : parametriseerbaar
  35. 35. > Commentaar bij één specifieke handeling : zie Primetime of XTremis Commentaar
  36. 36. Commentaar per dag Interne commentaar - Commentaar voor planner - Raadpleegbaar in planbord - Rode hoekje Commentaar voor medewerker - Boodschappen voor medewerker - Raadpleegbaar : - op planbord : blauwe hoekje - op planningsrapport
  37. 37. Groepscorrecties > Afwezigheden, roosterwijzigingen, aan werkplek toewijzen > Voorbeelden – Alle overtollige medewerkers een dag inhaalrust geven – 3 medewerker tegelijkertijd op éénzelfde functie plannen – …
  38. 38. Primeplan Rapporten
  39. 39. > Overzicht van alle werkplekken per shift > Per werkplek en shift – Weergave van ingeplande personen – Van … tot … – Commentaar van planner voor medewerker – Afwezigen (indien gewenst) Werkplekplanning op dagbasis Toepassing Medewerkers komen aan op het werk. Zij vinden op dit rapport op welke werkplek ze ingeroosterd staan + eventuele richtlijnen.
  40. 40. > Per datum overzicht van alle werkplekken > Per werkplek – Weergave van ingeplande personen – Van … tot … – Afwezigheden indien gewenst Werkplekplanning op weekbasis Toepassing Medewerkers vinden op dit rapport : - Waar ze vandaag werken - Waar ze de rest van de week werken - Wanneer ze de rest van de week werken - Hoe de collega’s ingepland staan (bv. voor roosterwissels) Overzicht voor planners
  41. 41. > Per datum planning van elke medewerker > Per dag – Werken van … tot … – Werkplek > Alfabetisch gesorteerd Personeelsplanning op weekbasis Toepassing Medewerkers vinden op dit rapport : - Waar ze vandaag werken - Waar ze de rest van de week werken - Wanneer ze de rest van de week werken - Hoe de collega’s ingepland staan (bv. voor roosterwissels) Namen snel te vinden door alfabetische volgorde
  42. 42. Overzichtslijst shiftverdeling Toepassing Rapport voor de planner - Nakijken van shiftverdeling per werknemer - Vergelijking met shiftverdeling van andere werknemers - Vergelijking van de cijfers met gemiddelden De planner kan hierdoor - De gelijke verdeling van shiften in het oog houden - Discussies over shiftverdeling objectiveren
  43. 43. Feestdagenoverzicht Toepassing Rapport voor de planner - Feestdagen : wie werkt dit jaar ? - Vergelijking van situaties in verschillende jaren - Bv. kerstdag 2013 en 2012 De planner kan hierdoor - De gelijke verdeling van werken op feestdagen in het oog houden - Discussies over werken op feestdagen objectiveren
  44. 44. Publicatie van de planning in real time - Vandaag = info bij aanvang van de shift : waar werk ik ? - Werkplek - Van … tot … - Volgende shiften = info na de shift : wanneer is mijn volgende shift - Dag - Van … tot … - Kleuren = van rooster - Automatische refresh Dashboard Primeplan
  45. 45. Publicatie van de planning in real time - Info te verdelen over max. 4 displays - Zelf bepalen welke groep medewerkers op welk scherm verschijnt - Medewerkers weten exact waar ze hun eigen gegevens vinden, want altijd op dezelfde plaats Dashboard
  46. 46. Primeplan Voordelen
  47. 47. > Eén database met tijdsregistratie – Tijdsbesparing voor planner – Tijdsbesparing personeelsdienst • Eenmalige input van afwezigheid, roosterwijzigingen… • Planbord bouwt zich grotendeels vanzelf op • Overal dezelfde cijfers en informatie > Koppeling met ERP/productieplanning – Comfort + tijdswinst voor planner Voordelen
  48. 48. > Usability als designfilosofie – Intuïtief – Effectief – Snel – Gericht op taken van de planner Voordelen
  49. 49. > Transparantie in planning – Hetzelfde planbord voor elke planner – Zicht op de totaalplanning van alle afdelingen => personeel efficiënt inzetten – Zicht op beschikbaar personeel als parameter voor productieplanning > Sturen op kwalificaties => Personeel op zijn best inzetten Voordelen
  50. 50. > Planning minder afhankelijk van planner – Controles tijdens het plannen – Personeelsfiche met informatie – Zoekfunctie naar geschikte medewerker > Vlotte communicatie van planning naar medewerkers, bv. dashboard Primeplan > Inspraak medewerkers in de planning : beschikbaarheid (roosters, verlof) Voordelen
  51. 51. Primeplan Roadmap
  52. 52. Roadmap Primeplan Nov 2013 PP Industrie Juli 2014 PP St&Gem Eind 2014 PP WZC > November 2013 : Primeplan versie 1 = Industrie > 2014 : Uitbreiding Primeplan tot equivalent van PlanAssist Excel : in twee stappen – Steden en gemeenten – Woonzorgcentra : flexibele roosterplanning
  53. 53. > Steden en gemeenten – Verticale tellingen in medewerkerspaneel – Planning van collega’s – In- en uitlenen van medewerkers – Maandoverzicht in medewerkerspaneel – …. Roadmap Primeplan 11/2013 PP Industrie Juli 2014 PP St&Gem Eind 2014 PP WZC
  54. 54. > Woonzorgcentra – Horizontale constraints : ₋ Geplande uren versus contracturen ₋ Controle op rust- en werktijden – Onderbroken diensten … – Blokkeren planning bij opmaak => publicatie wanneer afgewerkt Roadmap Primeplan 11/2013 PP Industrie Juli 2014 PP St&Gem Eind 2014 PP WZC
  55. 55. Primeplan Get it done
  56. 56. > Twee verschillende doelstellingen – HR : verwerking arbeidstijd tot correcte payroll – Planner : optimale personeelsplanning => dezelfde database voor twee partijen met verschillende doeleinden > Gevolgen – Aanpassing aan belangrijk gegeven : roosters – Implementatie in twee fasen Twee betrokken partijen
  57. 57. > Voor planning : splitsen van dagroosters in twee aparte lagen – Dagroosterplanningen : werktijden en pauzes – Dagroosters : (andere) rekenregels Wijziging in de roosters
  58. 58. > Fase HR : ombouw/opbouw van roosters – HR : correcte verwerking / payroll – Planner : set van dagroosterplanningen om mee te plannen > Fase HR + planner – Inregelen van planbord – HR dienstverlenend : stelt gegevens uit Primetime ter beschikking van planner Implementatie in twee fasen

×