CEN Workshop on eInvoicing phase 3                                              eINVIII_005




Title     :   Mapping betw...
20 January 2010 



                              CEN­Expert Group Mapping Project  
                                    E...
20 January 2010 



                              performed? 
Definition of Electronic      This issue is developed in CWA...
Draft:  21 January 2010 



                   Mapping Expert Group Final Recommendations Regarding CEN  
                ...
used by businesses and service providers, as a self‐      Invoicing) 
                         assessment tool for auditin...
addition to supporting legal compliance, these 
                        guidelines also assist with achieving business and...
Draft:  18 January 2010 


                                               CEN – Expert Group Mapping of Selected E­Invoici...
                              which have been mutually             aimed at ensuring and 
(b) by means of electronic    ag...
UN/CEFACT, other 
         recognised standards, or 
         agreements between 
         trading partners. The CEN 
    ...
authenticity, non‐
                                                                          repudiation, and integrity 
 ...
support                                to make use of it for 
‐ data security and                    commercial purposes. ...
standards for, the 
                       contracting parties’ 
                       services; 
                       ...
voluntarily choose to use e‐
                                                         Signatures. 
Recommendations        ...
UN/CEFACT       
   Core           Recommendation R5.3: 
   Components     The EG recommends to take 
                  fo...
other things containing the data 
         specified in Articles 226 and 
         238 of Directive 2006/112/EC 
         ...
and any common legal 
                                                                 requirements established by 
      ...
 
                                     While CWA’s 16048 and 
                                     16049 include these 
  ...
invoiced amount. 
                                                           Imposing a universal 
                       ...
line access to the data             EInvoice. 
                  concerned, invoices which 
                  he issues or...
converted.              allow for comparison           standards convergence based 
                        between the st...
attempt to open, interpret 
                                                               or reproduce electronic 
      ...
other than those intended 
                    by the parties. 
Manual Processes                                          ...
frequently). 
          R5.2.2: The EG recommends 
          that ten further seats should be 
          added for experts...
and harmonization 
              recommendations; 
              • Maintain and further develop 
              the Code of...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Mapping Between The Recommendations Of The Expert Group Of The Commission And The Workshop On E Invoicing

647 views

Published on

Published in: Business, Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
647
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Mapping Between The Recommendations Of The Expert Group Of The Commission And The Workshop On E Invoicing

  1. 1. CEN Workshop on eInvoicing phase 3 eINVIII_005 Title : Mapping between the recommendations of the Expert Group of the Commission and the workshop on eInvoicing Source : Mr. Nisbet Date : 2010-02-09 Status : For information Note : Secretariat: Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) Mr. G. van den Akker Telephone: +31 15 2 690 426 Vlinderweg 6 E-mail: gertjan.vandenakker@nen.nl P.O. box 5059 2600 GB Delft The Netherlands
  2. 2. 20 January 2010  CEN­Expert Group Mapping Project   Executive Summary    Definition of EDI  In numerous CWA’s CEN sought to expand the scope of Article 232 by redefining  EDI to eliminate any specific technology and thereby include XML invoices, as  well as EDIFACT and ANSI X‐12 within the definition of EDI.  The Expert Group’s  Recommendation 2.2  recommends deleting all of Article 232 and removing all  references to any technology, including EDI .  The goals of both approaches are  closely aligned, but the means are different.  Convergence can perhaps be  highlighted through EG Recommendation 2.5, which recommends that until  Article 232 is eliminated, Member States should implement the “other means”  option, which under CWA 16047 includes several methods of transporting XML  documents.  CEN Phase 3 may also want to recommend that Member States  adopt the broader definition of EDI as a similar “interim measure” during the  time it takes to implement a new Directive eliminating Article 232.  This  proposal would be consistent with the goals advanced by the Expert Group’s  “other means” recommendation.  Model Trading Partner  While CWA 15574 (2006) updated the 1994 Model Trading Partner  Agreement  Agreement  adopted by Commission Recommendation 94/820/EC, there is no specific    reference to that Model Trading Partner Agreement in the Expert Group report.   However, Expert Group Recommendation 5.5 .11 (Need for Agreements)  recognizes the need for agreements between trading partners to “promote trust,  reach and interoperability”.  Moreover,  the Expert Group recommends that its  Code of Practice be incorporated into bilateral trading partner agreements.  Model EDI Agreement for  CWA 15581 (2006) identifies key provisions that should be addressed in third  Service Providers  party service agreements.  Section 3.7 of the Expert Group Final    Recommendation (Trustworthiness and data protection) lists similar, but not  identical, issues to be included in third party service agreements.   Recommendation 5.5.11 recommends development and implementation of  model agreements “clearly establishing responsibilities and liabilities.” Neither  CEN nor the Expert Group point to an existing model agreement for service  providers, but both recognize the need for one.  Recommendations  CEN has provided significant guidance on the technical aspects of AES, both in  regarding Advanced  CWA 15579 and CWA 16047 provisions regarding Class “C” Business Class and  Electronic Signatures  Section 7.3.8 regarding single field encryption.  While the Expert Group    recommends deleting all requirements for AES, as the Expert Group in Section  4.4 recognizes that non‐VAT issues may compel parties to voluntarily use AES,  such as for legal evidence purposes or internal election to do so.  Recommendations  CWA 15579 (2007) contained specific recommendations regarding the  Regarding Format of  characteristics of the invoice format (static non modifiable format).  Expert  Invoices  Group recommends (4.4) an ultimate goal of a single syntactical format but    recognizes in the interim 2 or 3 mutually interoperable syntactical formats will  best foster mass adoption .  Recommendation 4.9 also recommends “use of  choreography specifications and format conversion tools will continue to  facilitate mapping”, which recognizes that formats may need to be converted  between trading partners.  Recommendations  CWA 15575 (2009) and Annex 7 of the Expert Group list invoice content details.   Regarding Minimum  Specific mapping between both lists remains to be conducted (OFS Portal is  Content  preparing that mapping analysis separately).    Common Set of  Expert Group Recommendation 3.1 recommends “consistent use” of  Definitions  terminology.  CWA 16049 (2009) contains a glossary of defined terms.  Does this  CWA complete the Expert Group recommendation or is there more work to be  1   
  3. 3. 20 January 2010  performed?  Definition of Electronic  This issue is developed in CWA’s 16047 and 16049 (2009) but is not explored by  Invoice  the Expert Group.  Does CEN’s emphasis on an electronic data set help    implement Expert Group recommendations regarding format and clear  implementation guidelines?  Partial or Full Acceptance  CWA 16047 explains that allowing invoice senders the option to designate  of Invoice  whether a contested invoice should be rejected in full or in part will aid both  SME’s, who typically prefer partial rejection, and large trading partners, who  typically prefer rejection in full.  This is consistent with Expert Group  Recommendation 1, which recommends meeting the needs of SME’s as a  “priority focus” by concentrating on specific business requirements.  Invoice Storage  Both CWA 16047 and the Expert Group (Code of Practice, Section 11) anticipate    that converted invoices may be stored in different formats, so long as the  underlying transaction data and relevant supporting documentation are  accessible by tax auditors.  Conversion  CEN CWA 16047 describes permitted forms of conversions, (to the extent    allowed under national law) and Expert Group Recommendation 4.9 calls on  CEN to support implementation guidelines that include the “use of choreography  specifications and format conversion tools” to facilitate mapping between  standards.  Other Means  CWA 16047, Section 7.3.8 identifies several examples of “other means” and the    Expert Group recommendation calls for more Member States to implement the  “other means” option.  New Organization to  EG recommends a multi‐stakeholder e‐Invoicing Forum at European Level made  Monitor and Promote e‐ up of 1 to 2 representatives per Member State bodies meeting quarterly.  Is this  Invoicing  derived from the CWA 16046 Community of Practice, or a separate process.  If    separate, what is role of CEN?    2   
  4. 4. Draft:  21 January 2010  Mapping Expert Group Final Recommendations Regarding CEN   to CEN Phases 3 and 4    Prior CWAs  Expert Group Recommendation  Future CWAs  CWA 16046  Responsibility for Recommendation 3: The multi‐ Should this be Phase 3,  (Adoption  stakeholder e‐Invoicing Forum recommended below  CWA 4 (Awareness and  programme for  to operate at European level should take the lead,  Promotion) or elsewhere  increased electronic  supported by CEN, the service and solution provider  in Phase 3?  Is it a Phase  invoicing in  community, as well as community projects,  4?  European business  associations and user groups. Progress should be  processes)  continuously monitored over the next two year  period in the expectation that tangible progress will  have be achieved by end‐2011.  CEN CWA 15574 July  R4.9: The EG recommends that the European user  Possibly Phase 3 CWA 1  2006 (recommends  community should develop clear profiles and  (Development of  broad definition of  implementation guidelines based on common  Sustainable Compliance  EDI and attaches  recommendations facilitated through CEN to  Guidelines for Electronic  model EDI Trading  support the use of e‐invoicing and facilitate  Invoicing) or CWA 2 (E  Partner Agreement)?  interoperability.  These implementation guidelines  Invoicing Processes in    should be made freely available and stored publicly.   Europe and enablement  CEN CWA 16047 (E‐ Until full standards convergence based on these  of SMEs)  Invoicing Compliance  implementation guidelines occurs, the use of  Guidelines)  choreography specifications and format conversion  tools will continue to facilitate mapping between  standards.    Responsible for Recommendation 4: As stated  Same as above, but  above, UN/CEFACT and ISO, as global standards  deadline for the  organisations should continue to collaborate on the  “implementation  development and maintenance of the CII.  CEN  guidelines” is September  should develop the required set of implementation  2010.  Meeting this time  guidelines as soon as possible and no later than  deadline will require  September 2010.  All user groups adopt or are  significant effort.  helped to adopt the standard, and all service and  solution providers (including ERP vendors) are  expected to implement in all applications.    R5.7: The EG recommends to continue the current  General endorsement of  CEN Workshop and enhance its activities to take  Phase 3 by Expert Group  account of the Expert Group recommendations.  per discussions in  Brussels    Responsible for Recommendation 5: The  Should this be CWA 4  European Commission and Member States to  (Awareness and  establish the proposed forums by September 2010  Promotion) or elsewhere  with the engagement of all stakeholder groups.  CEN  in Phase 3?  Is it a Phase  is to facilitate the continuation of its Workshop in  4?  synchronisation with these activities.  CWA 16047 (E‐ 4.5. Development of good practices  Phase 3 CWA 1  Invoicing Compliance  The Expert Group recommends the development  (Development of  Guidelines)  and use of tools for good practices.  Such tools  Sustainable Compliance  should be appropriate to the requirements of  Guidelines for Electronic  trading parties, their advisers and service providers.   Invoicing)  It is important that such tools do not impose new  requirements on trading parties, who have choice  and freedom over their use and that they are  technology neutral and fully aligned with the core  principles stated in the Code of Practice.  CWA 16047 (E‐ 4.5. Development of good practices  Phase 3 CWA 1  Invoicing Compliance  As an example and on a voluntary basis, tools such  (Development of  Guidelines)  as the E‐Invoicing Compliance Guidelines developed  Sustainable Compliance  by the CEN/ISSS workshop on e‐Invoicing, could be  Guidelines for Electronic 
  5. 5. used by businesses and service providers, as a self‐ Invoicing)  assessment tool for auditing and compliance  checking e‐invoicing solutions and thereby provide  certainty on the appropriateness of the solution.  CWA 16050  5.2. Current market reality  Phase 3, CWA 3  (Framework for  Based on these trends, a number of interoperability  (Conformance criteria for  emerging network  initiatives are currently observable in terms of the  interoperability across e‐ infrastructure of  development of network models:  business networks and  eInvoice service   The growth of interoperability agreements  services)  providers throughout  between service providers including  Europe)  collective agreements.  Section 4.4 – Service   Banks providing channels and linking to  provider criteria  other service providers in a number of  includes “appropriate  markets and potentially on a pan‐European  date security”  basis.  Section 4.5 – lists   Public initiatives such as PEPPOL and the  minimum  Commission procurement programmes and  requirements for  initiatives among various Member States.  interoperability   The CEN Workshop Agreement on the  agreements,  interconnection of service providers being  including  worked on in the CEN/ISSS‐eInvoice/2  “confidentiality and  Workshop.  secrecy” but no   The issue of addressing is also receiving  details.  increased attention.  CWA 16049  5.5.1. Identification of actors and roles  Was this accomplished by  (Assessing new  Actor and role definitions should be agreed and  CWA 16049 or is there  business processes  maintained by an appropriate body such as CEN and  more to be done?  and technologies for  shared with all stakeholders.  They should also be  eInvoicing)  aligned with those already used in other  standardization domains (e.g. UN/CEFACT and  ISO20022 repository definitions).  CWA 16050  5.5.5. Addressing and Routing  Phase 3, CWA 3  (Framework for  Industry participants are encouraged to cooperate  (Conformance criteria for  emerging network  in the development and adoption of more  interoperability across e‐ infrastructure of  interoperable and easy to use addressing and  business networks and  eInvoice service  routing procedures within a standards body such as  services)  providers throughout  CEN, taking due account of the relevant  Europe)  international standards.  CWA 16050  5.5.5. Addressing and Routing  Phase 3, CWA 3  (Framework for  While these are desirable goals, we must live with  (Conformance criteria for  emerging network  the fact that there is a large number of different  interoperability across e‐ infrastructure of  entity identification systems for different purposes –  business networks and  eInvoice service  for instance the draft CEN Workshop Agreement  services)  providers throughout  (CWA) on Cyber Identity (to be published end‐2009  Europe);  or early 2010) identifies 15 company identity ‘use    cases’ all with their own characteristics. Setting out  Need to review CWA  requirements and encouraging convergence – in the  on Cyber Identity  short or medium‐term – represent the first steps  when published.   towards interoperable solutions.  CWA 16047 (E‐ 5.5.7. Use of Recommended Good Practice  Phase 3 CWA 1  Invoicing Compliance  Guidelines  (Development of  Guidelines)  The Guidance Recommendations propose the use of  Sustainable Compliance  well constructed good practice guidelines as a self  Guidelines for Electronic  assessment tool on a voluntary basis and draw  Invoicing)  attention to the CEN Compliance Guidelines as a  recent good example that have defined a general e‐ invoicing process analysis model that can be applied  to a wide universe of implementation scenarios.  In  ‐ 2 ‐ 
  6. 6. addition to supporting legal compliance, these  guidelines also assist with achieving business and  organisational interoperability.  CWA 16049  6.6. E­invoice Content Standards –  Phase 3?  (Assessing new  Recommendations  Is this accomplished by  business processes  The European user community should develop clear  CWA 16049 or is there  and technologies for  profiles and implementation guidelines based on  more to be done?  eInvoicing)  common recommendations facilitated through CEN  to support the use of e‐invoicing and facilitate  interoperability.  These implementation guidelines  should be made freely available and stored publicly.   Until full standards convergence based on these  implementation guidelines occurs, the use of  choreography specifications and format conversion  tools will continue to facilitate mapping between  standards.  Note:  Identical to Recommendation 4.9  above    7.2. Standardization  Phase 3 and Phase 4.  The Expert Group recommendation is to continue  How should CEN align  the current CEN Workshop and enhance its  and coordinate with Pan‐ activities to take account of the Expert Group  European e‐Invoicing  recommendations.  The previous CEN/ISSS  Forum(s)?  Workshops have worked well and could easily be  evolved into a long term activity.  This activity  should be open to all interested parties, with  transparent governance and balanced  representation, a well accepted consultation and  decision making process, the continued expectation  that participants will provide the necessary  resources in terms of effort, and the assurance that  resulting standards will be made available free of  charge.  The Workshop should operate on a rolling  basis with a work programme agreed at least  annually based on clear and measurable objectives,  business plans, the deployment of a qualified project  manager and draft consensus documents to be  submitted to public consultation.  These activities  need to be fully aligned with the work of the Pan‐ European e‐Invoicing Forum described in the  paragraph above.    7.2. Standardization  Phase 3 and Phase 4.   In the area of e‐invoicing, CEN should provide the  Specific CWA’s?  necessary consensus‐based platform and tools to  Forging, developing and  help the implementation of relevant standards in  strengthening links with  Europe, and to ensure international standards  other international  bodies meet European requirements.  CEN will  standards bodies should  continue to be the European gateway into  be included in Phase 3  UN/CEFACT.  and Phase 4    ‐ 3 ‐ 
  7. 7. Draft:  18 January 2010  CEN – Expert Group Mapping of Selected E­Invoicing Issues      Commission  2006 CWA 15574 or  2007 CWA  2009 CWAs 16046,  2009 Expert Group Final  Recommendation  2006 CWA 15581  15579  16047 CEN Good  Report  94/820/EC    Practice Guidelines,  16048, 16049, 16050 or  15575  Definition of EDI  Recommends Model EDI  2006 CWA 15574  N/A  CWA 16047 Defines EDI as  Recommendation R2.2  Agreement  Implements Commission  follows:      Recommendation    Recommends deleting Articles  Article 2.2 of Model EDI  94/820/EC   Electronic data  232‐237 of Directive  Agreement defines EDI as    interchange (EDI):  The  1006/112/EC and Recommends  follows:  Preamble states:  “The  transfer of commercial,  adoption of proposed new VAT    term ‘EDI’ in the Directive  administrative and  Directive for the following  Electronic data  2001/115/EC should have  business information  reasons:  interchange is the  the widest possible  between computer   It clearly provides for the  electronic transfer, from  meaning of formatted  systems, using data  elimination of the  computer to computer, of  exchanges, not dependent  formats which have been  distinction between paper  commercial and  on a specific ‘technology’  mutually agreed by the  and electronic invoices for  administrative data using  (EDIFACT, X‐12, XML, etc.),  parties.  EDI exchanges of  VAT purposes.  an agreed standard to  nor limited to specific  invoices are normally used   It deletes reference to  structure an EDI message.  international, national or  between trading partners  specific technologies such as    sector standards.”  to (partially) automate  EDI, electronic signatures  This definition was later    their supply chain.  In  and other technical options.  adopted by reference in  Revised Model EDI  most interpretations, the   It eliminates the  Directives 2001/115/EC  Agreement attached to  use of structured data  requirement for  and Directive  CWA has following new  alone does not make a  authenticity and integrity as  2006/112/EC Article 232:   definition for EDI:  process EDI.  a feature of the  Invoices sent or made      transmission process for  available by electronic  2.2 EDI:  A key element of an EDI  electronic invoices.  means shall be accepted  Electronic data  system is the Interchange    by Member States  interchange is the transfer  Agreement between the  See Reference to EDI in Section  provided that the  of commercial,  EDI trading partners  5.5.6, but no definition.  authenticity of the origin  administrative and  making provision for the    and integrity of the  business information  use of various technical,  See also Recommendation 2.5  contents are guaranteed  between computer  security and business  regarding implementation of  by one of the following  systems, using data  procedures including  “other means” option pending  methods:  messages as defined in 2.3  those  amendment to Directive. 
  8. 8.   which have been mutually  aimed at ensuring and  (b) by means of electronic  agreed by the parties in  proving the authenticity of  data interchange (EDI) as  the transfer.  the origin and integrity of  defined in Article 2 of  the data.    Commission  In this context, Electronic  Recommendation  data interchange or EDI is  1994/820/EC of 19  a generic term that covers  October 1994 relating to  conventional EDI file  the legal aspects of  formats (UN/EDIFACT  electronic data  [31], ANSI‐X12) as well as  interchange when the  later developments using  agreement relating to the  XML (Extended Markup  exchange provides for the  Language) using  use of procedures  UN/CEFACT or other  guaranteeing the  formats.  authenticity of the origin    and integrity of the data;  Note:  CWA 16048  however Member States  contains same definition;  may, subject to conditions  CWA 16049 points out  which they lay down,  difference between this  require that an additional  definition and Commission  summary document on  Recommendation  paper is necessary.    CWA 16048  7.1 EDI  The definition of EDI in the  directive 2001/115/EC is  based on and refers to  Article 2 of Commission  Recommendation  1994/820/EC of 19  October 1994. The  Recommendation is  restrictive and not  considered actual with  present day EDI  implementation of  UN/EDIFACT,  ‐ 2 ‐ 
  9. 9. UN/CEFACT, other  recognised standards, or  agreements between  trading partners. The CEN  e‐Invoicing Workshop  phase 1, recommended a  revision of the October  1994 Recommendation  and provided a proposal  for review by DG Taxation  and Customs (DG/TAXUD)  and DG Enterprise  (DG/ENTR).    The directive presents  three approaches, EDI,  digital signature or other  means. But several  Member States have  interpreted that as EDI  and digital signature or  EDI and other means. As a  consequence, the  application and use of e‐ Invoicing is not promoted,  as was the aim of the  directive 2001/115/EC,  but rather made more  complex, complicated, and  expensive.  The group strongly  recommend that it should  be possible to use EDI for  e‐Invoicing without  imposing additional  requirements, such as  digital signature or paper  summary sheet under the  provision that  ‐ 3 ‐ 
  10. 10. authenticity, non‐ repudiation, and integrity  are maintained by the  transmission technique,  e.g. the use of value added  networks (VANs) or other  reliable transfer protocols.  Model EDI  Promulgated by  Revised by CWA 15574    CWA 16046 References  “Code of Practice” should be  Agreement  Commission  94/820/EC but not CWA  incorporated in bilateral  between Trading  Recommendation  15574 revisions  agreements entered into  Partners  94/820/EC  between Trading Partners on    voluntary basis.        No other reference to Model EDI    Agreement  Model EDI    CWA 15581      Section 3.7 Areas requiring  Agreement for    improvement mainly involve  Service Providers  3.2 Third party service  strengthening the trust  agreement  environment  It is recommended that an  Service providers should be  explicit agreement is  encouraged to meet the  drawn up between the  following requirements,  customer and the Service  including a range of normal  Provider. In the  terms within their contractual  agreement, at least the  agreements with users. Such  following points should be  provisions should encompass  considered:  inter alia:  ‐ the parties and the   Confidentiality of the  contact persons  content of the submitted  ‐ communications  documents.  ‐ intellectual property   The possibility to exclude  rights  listings of data in public  ‐ responsibilities and  directories unless  duties, e.g. where, in the  permission has been  process, is the  granted.  responsibility transferred   Access to addressing data  to the SP  should not be granted to any  ‐ the level of service and  private entities that intend  ‐ 4 ‐ 
  11. 11. support  to make use of it for  ‐ data security and  commercial purposes.   confidentiality issues  Offering a fair pricing model  ‐ liability for damages  that recognises the real  ‐ handling of disputes  needs of trading parties to  ‐ handling force majeure  benefit from a coherent and  events  well‐connected environment  ‐ term of the contract  for interoperability.  ‐ cancellation of the   Unless specifically  agreement  contracted by its principal, a  ‐ making data and/or  service provider should not  documents available on or  open, interpret or  after termination.  manipulate electronic  It will normally be  messages without specific  appropriate to have  authority. Unauthorised  agreements between the  information‐transformation  customer and the  may initially be seen as only  customer’s trading  an information integrity  partners and/or between  issue, but with a growing  the service provider and  number of commercial  the customer’s trading  documents exchanged  partners.  electronically, many    organisations may also find  3.3 Interconnection  it to be of commercial  agreement between  concern.    Service Providers  As appropriate, such provisions  It is recommended that an  should also apply to trading  explicit agreement is  parties in relation to each other  drawn up between the  in order to safeguard data and  Service Providers. In the  avoid unauthorised disclosures  agreement, at least the  and unrequested process steps.  following points should be  See also Section 5.5.11 (The  addressed  Need for Agreements)  ‐ the parties and the  contact persons;  ‐ general obligations of a  contracting party;  ‐ definitions of, and  ‐ 5 ‐ 
  12. 12. standards for, the  contracting parties’  services;  ‐ changing the services of  the contracting parties;  ‐ service availability;  ‐ technical solution;  ‐ compensation for  damages and limits to  liability;  ‐ confidentiality and  secrecy;  ‐ agreement validity  period, and notice of  termination of the  contract;  ‐ handling of disputes.  Recommendations      CWA 15579,  Class “C” of CWA 16047  Recommends deleting Article  regarding  2007 (E‐ 233(2) of Directive  Advanced  Invoices and  2006/112/EC allowing Member  Electronic  Digital  states to require AES  Signatures  Signatures)      Focuses on  But notes in Section 4.4 that    technical  non‐VAT issues may still require    implementation  use of electronic signatures:  of Directive    2001/115/EC   Legal evidence of invoices in  provisions  court procedures may  regarding  require paper invoices or in  Advanced  case of electronic invoices  Electronic  may require electronic  Signature  signatures.   The need for  interoperability and  harmonization of e‐ Signature practices across  European Member States for  those trading parties that  ‐ 6 ‐ 
  13. 13. voluntarily choose to use e‐ Signatures.  Recommendations      CWA 15579,    R4.4:  The EG recommends  Regarding Format  2007  convergence in the area of  of Invoices  Therefore, it is  syntax and methodology  highly  expression.  This convergence  recommended  will avoid standards  that static non  fragmentation and unnecessary  modifiable  cost burdens. Whilst the  document  ultimate goal should be the  formats are  single syntactical format, it is  used that either  clearly recognised that in the  do not outright  interim 2 or 3 mutually  support active  interoperable syntactical  code, which can  formats would foster mass  dynamically  adoption and provide support  change the  for the reference semantic data  presentation, or  model.  that allow for  disabling these  hidden codes  mechanisms.   As a matter of  fact, some  applicable law  outright  forbids the use  of macros and  hidden codes  mechanisms.  Recommendations      CWA 15575,    Recommendation 4:  Regarding  November 29,  The EG recommends that all  Minimum Content  2009, specifies  actors within both the private    list of invoice  and public sector adopt a    content details  common invoice content    for Directive  standard and data model – the  2006/112/EC  UNCEFACT Cross‐Industry  expressed as  Invoice (CII) v.2.  ‐ 7 ‐ 
  14. 14. UN/CEFACT    Core  Recommendation R5.3:  Components   The EG recommends to take  forward the CII v.2 content  standard:  including the  preparation of a set of European  implementation guidelines to be  completed as soon as possible  and no later than September  2010.    R4.10:  The EG recommends  that users of the referenced  semantic data model should  engage actively in the  maintenance and further  development of C11.    R4.11:  The EG recommends  that UN/CEFACT completes the  necessary components to  support implementation of the  C11 v.2 standard as soon as  possible so that the whole  package can be launched by the  end of 2010.    Further to fostering  interoperability the Expert  Group has worked upon the  definition of  a 'core e‐invoice data set' (refer  to Annex 7) within the single  semantic data model. This is  core set of data elements that  constitutes the minimum legally  required and commonly  expected set of data ‐ among  ‐ 8 ‐ 
  15. 15. other things containing the data  specified in Articles 226 and  238 of Directive 2006/112/EC  for an invoice no matter the size  of enterprise of domain/sector  it is used within.  The proposed mechanism is that  any user of e‐invoicing at a  minimum will always support  this core set in any  implementation although in  almost all cases more elements  may need to be conveyed even  by SME users. The validation  though should preferably refer  to the full  semantic data model allowing  easy implementation of more  data elements. Hence it is also  recommended that ERP and  application service providers of  e‐invoice services implement  the full capability of the  recommended semantic data  model.  The core data set and the single  semantic data model support  basic cross‐industry e‐Invoicing  business requirements. They do  not include all business  requirements specific to any  one particular industry sector,  but will be applicable to a broad  community of users and  especially deliver support for a  core set of requirements  including integration to  payments  ‐ 9 ‐ 
  16. 16. and any common legal  requirements established by  relevant legislation.    The UN/CEFACT to complete  the necessary components to  support implementation of the  CII standard as soon as possible  so that the whole package can  be launched by the end of 2010.  Common Set of        CWA 16049 contains set of  R3.1:  The EG recommends the  Definitions  proposed definitions for  consistent use of a terminology    key e‐invoicing terms  to describe and clarify the roles  and responsibilities of actors.  Definition of        CWA 16047:  Electronic    “Electronic  Invoice:  An electronic  Invoice”  dataset prepared by or on  behalf of a Supplier listing  items sold and presented  to the Buyer for payment,  which contains all details  agreed between the  Trading Partners.  Electronic Tax Invoice:   The designated electronic  invoice for tax audit  purposes with at a  minimum all the  properties that are legally  required.  In this  Commentary and the  Compliance Matrix, the  Electronic Tax Invoice is  referred to as E­Invoice;  further the corresponding  terms E‐Invoicing and  Invoice/Invoicing are used  where appropriate.  ‐ 10 ‐ 
  17. 17.   While CWA’s 16048 and  16049 include these  definitions, CWA 16050  does not.  Partial or Full        CWA 16047, Section 7.4.1   The EG recommends meeting  Acceptance of  It is recommended that  the needs of SMEs as a priority  Invoice  the Supplier be enabled to   focus, by concentrating on a  designate whether an  number of specific business  incorrect or contested  requirements.  invoice must be rejected in  full or may be partially  rejected with partial  payment, but the trading  partners must reach  agreement on that election  based on their particular  circumstances. Allowing  Suppliers to make such an  election may have a  significant impact on rate  of  adoption as many SME’s  may elect to allow partial  rejection in order to  receive partial payment  prior to  reconciling the Invoice and  maximize their working  capital. Larger Supplier  enterprises operating ERP  systems may prefer only  full rejection of their  Invoices in order to  minimize the costs  associated with  reconciling a partial  payment against the  ‐ 11 ‐ 
  18. 18. invoiced amount.  Imposing a universal  “reject in full” rule on all  Suppliers might impose  significant burdens on  SMEs whose cash flow  depends on receiving a  partial payment of the  uncontested amount,  while imposing a “partial  rejection” rule on all  Suppliers may impose  significant administrative  cost and burden on larger  Suppliers.  Invoice Storage    CWA 15579    CWA 16047, Section  11  “Core  Principles”  of  Code  of  “The authenticity of the  6.6.3(c)  To the extent  Practice includes “Auditability”  origin and integrity of the  permitted by applicable  Auditability:  Businesses must  content of the invoices, as  law, the parties may also  be able to demonstrate and  well as their readability,  agree to store their E‐ explain their administrative and  must be guaranteed  Invoice sent or received in  control capability.  Businesses  throughout the storage  their respective formats  must maintain an audit trail,  period…. The information  (i.e. the Supplier stores the  including the underlying  they contain must not be  invoice in the format it  transaction data and any  altered; it must remain  was in when it left the  relevant supporting  legible throughout the  Supplier’s computer or  documentation and data, which  aforementioned period”.  ERP system and the Buyer  must be accessible towards  Citing Directive  stores the invoice in the  external auditors, both statutory  2001/115/EC  format it was consumed in  and tax.  Accessibility must be    by its computer of ERP  ensured for at least six years.  Proposed Directive on VAT  system) for the specified    Invoicing Amending  time to allow for  2006/112/EC, Article 249  comparison between the    stored E‐Invoice to  “For control purposes,  determine that the  where a taxable person  conversion did not alter  stores, by electronic  the information  means guaranteeing on‐ represented in the  ‐ 12 ‐ 
  19. 19. line access to the data  EInvoice.  concerned, invoices which  he issues or receives, the  competent authorities of  the Member State in which  he is established and,  when the VAT is due in  another Member State, the  competent authorities of  that Member State, shall  have the right to access,  download and use those  invoices.”  Conversion    CWA 15581:    CWA 16047, Section 6.6.3:   Using a Signed PDF has the    Conversions that only  benefit of transmitting a  3.5 Conversions between  change the format of the  universally accepted format that  formats   electronic invoice in  allows easy readability for  Conversions from one  accordance with agreed  workflow applications and tax  format to another are  and reproducible maps are  audits.  It is accepted practice  needed, as there are many  considered not to  for unsigned structured data to  individual formats in use  substantively alter the  be transmitted together with  for electronic invoicing –  data contained in the  the signed invoice so that data  even within a single  electronic invoice.  To the  conversions can easily be  Member State. However,  extent permitted by  performed at every step where  the need for conversion  applicable law, the parties  necessary.  should be minimised  may also agree to store    wherever possible and  their E‐invoice sent or  R4.9: The EG recommends that  conversions restricted to  received in their  the European user community  those that are necessary to  respective formats (i.e. the  should develop clear profiles  bridge the differing  Supplier stores the invoice  and implementation guidelines  formats of the message  in the format it was in  based on common  originator and the  when it left the Supplier’s  recommendations facilitated  message end receiver,  computer or ERP system  through CEN to support the use  since repeated  and the Buyer stores the  of e‐invoicing and facilitate  conversions may result in  invoice in the format it  interoperability. These  loss of data quality, or  was consumed in by its  implementation guidelines  even loss of data, in the  computer or ERP system)  should be made freely available  individual messages being  for the specified time to  and stored publicly. Until full  ‐ 13 ‐ 
  20. 20. converted.  allow for comparison  standards convergence based  between the stored E‐ on these implementation  Invoice to determine that  guidelines occurs, the use of  the conversion did not  choreography specifications and  alter the information  format conversion tools will  represented in the E‐ continue to facilitate mapping  Invoice.  between standards.    CWA 16050:  5.2 Recommendations  for conversion  In situations where  conversion is needed a  service provider should  not make any changes or  other reproduction in the  content of an electronic  invoice message while it is  in his custody, unless  agreed with his client.  Service provider carrying  out conversion services  shall provide his client  with details of the  conversion and, if needed,  advise on the necessary  mechanisms for storage  and audit trail.  Conversions are always  increasing the cost,  complexity and possibility  for errors and  malfunctions in the  eInvoicing chain. Hence,  unless specifically  contracted by trading  party, a service provider  shall make no  ‐ 14 ‐ 
  21. 21. attempt to open, interpret  or reproduce electronic  messages.  A great step forward in  national, regional and  international environment  would be a commonly  agreed interchange format  in eInvoicing  communication between  service providers. The use  of common format could  create remarkable benefits  and cost savings in terms  of fewer conversions made  by service providers as  well as reduced need of  mapping of invoice  content when establishing  new connections.  Data Protection  Commission        Recommendation R1.5:    Recommendation      1994/820/EC October  The EG recommends to develop    1994, Article 7.1 of Model  and maintain a competitive and  EDI Agreement:  trusted market place for    services and solutions and  The parties shall ensure  assure trustworthiness and data  that EDI messages  protection.  containing information  specified to be confidential  by the sender or agreed  mutually to be confidential  between parties, are  maintained in confidence  and are not disclosed or  transmitted to any  unauthorized persons nor  used for any purposes  ‐ 15 ‐ 
  22. 22. other than those intended  by the parties.  Manual Processes        While manual processes  R1.2:  The EG recommends that  are permitted when  e‐Invoicing should enable SMEs  agreed upon by mutual  to create savings in time and  consent of the parties, the  money through a favourable  requirement to use  cost/benefit equation and that  manual processes should  all e‐Invoicing solutions and  not be imposed on any  tools should be easy to use.  trading partner by another    trading partner.   Business integration:   Integration of services with  other process, systems or  solutions is competitive.  “Other Means”        CWA 16047 Section 7.3.8  Recommendation R2.5:  Lists several examples of    “other means”:  SSL/TLS, A  The EG recommends that in the  S1‐3, secure e‐mail, single  short term, pending the  field encryption, VAN,  adoption of the new VAT  OFTP/OFTP2  Directive, those Member States  who have not yet done so,  should implement the option of  ‘other means’ as provided for in  the current VAT directive  (Directive 2006/112/EC) so as  to enable the practical  implementation of the Expert  Group’s Code of Practice.  New Organisation        e‐Invoicing Gateway,  R5.2: The EG recommends to  to Monitor and  enlisting of organizations,  set up a pan‐European e‐ Promote e­ Country leads and  Invoicing Forum.  Invoicing  proposed annual event of  R5.2.1: The EG recommends  “Community of Practice”  that there should be a multi‐ of CWA 16046  stakeholder e‐Invoicing Forum  at European level, made up of 1  or 2 representatives of the  Member State bodies meeting  quarterly (or as required more  ‐ 16 ‐ 
  23. 23. frequently).  R5.2.2: The EG recommends  that ten further seats should be  added for experts,  constituencies missing from the  national selection processes,  pan‐European associations, and  the Commission etc. The  European Commission should  ensure a balanced composition  of interested stakeholders.  R5.2.3: The EG recommends  that the body should elect a  Chair and a Steering Committee  and be supported by a  Secretariat provided by the  European Commission, who  should take a pro‐active role. It  should have the necessary  resources to undertake wide  communication and maintain an  active website.  R5.2.4: The EG recommends  that the Commission should  continue to drive the  development by establishing the  Forum for at least an initial  period of two years as no  market driven body able to take  on this task has been identified.  R5.2.5: The EG recommends  that the body should have the  following concrete tasks in full  liaison with the national e‐ Invoicing bodies:  • Support and monitor adoption  of the Invoicing Directive and  other regulatory simplification  ‐ 17 ‐ 
  24. 24. and harmonization  recommendations;  • Maintain and further develop  the Code of Practice;  • Support and monitor adoption  of the CII and give continuing  guidance to relevant  standardization bodies for  further development of  standards;  • Support and monitor roll‐out  and observance of the Guidance  Recommendations for  Interoperability;  • Monitor adoption rates of e‐ invoicing and identify and share  best practices;  • Identify and promote EU‐wide  action harmonization programs  – such as automation of  procurement, accounting and  financing enhancements etc. –  building on the einvoicing  platform;  • Undertake communication and  promotion, regulatory relations,  and stakeholder consultation  and take responsibility for the  proposed communications plan  described in the next  recommendation;  • Provide an environment for  the progressive maintenance  and further development of the  European e‐Invoicing  Framework, as required.    ‐ 18 ‐ 

×