Capítulo 3. Metodología de la Auditoría Administrativa

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Capítulo 3. Metodología de la Auditoría Administrativa

  1. 1. METODOLOGÍA DE LA AUDI T ORÍA ADMINISTRATIVA
  2. 2. Enfoque La metodología de auditoría administrativa tiene el propósito el de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios, y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados
  3. 3. Etapas Seguimiento Planeación Instrumentación Examen Informe
  4. 4. 3.1. PLANEACIÓN <ul><li>Objetivo </li></ul><ul><li>Factores (56) </li></ul><ul><li>Fuentes de información </li></ul><ul><ul><li>Internas </li></ul></ul><ul><ul><li>Externas </li></ul></ul><ul><li>Investigación preliminar </li></ul><ul><li>Preparación del proyecto de auditoría </li></ul><ul><ul><li>Propuesta técnica </li></ul></ul><ul><ul><li>Programa de trabajo </li></ul></ul><ul><ul><li>Asignación de la responsabilidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Capacitación </li></ul></ul><ul><ul><li>Actitud </li></ul></ul><ul><li>Diagnóstico preliminar </li></ul>
  5. 5. Planeación La planeación refiere los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de estudio, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnóstico preliminar, sean suficientes, pertinentes y relevantes
  6. 6. Objetivo   Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, tomado en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos
  7. 7. Factores a revisar Los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organización de determinan en función de dos vertientes: El proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento En el proceso administrativo , se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan y que están interrelacionados entre si en forma natural y congruente. Este orden se apega a propósitos estratégicos que se constituyen en la razón de ser de cada fase y son el marco de referencia para analizar la organización en todos sus ámbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y / o servicios y entorno. Elementos específicos , complementan el proceso administrativo. Se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y función, así como su contribución al funcionamiento de la organización
  8. 8. PROCESO ADMINISTRATIVO <ul><li>Visión </li></ul><ul><li>Misión </li></ul><ul><li>Objetivos </li></ul><ul><li>Metas </li></ul><ul><li>Estrategias/tácticas </li></ul><ul><li>Procesos </li></ul><ul><li>Políticas </li></ul><ul><li>Procedimientos </li></ul><ul><li>Programas </li></ul><ul><li>Enfoques </li></ul><ul><li>Niveles </li></ul><ul><li>Horizonte </li></ul>Etapa: PLANEACIÓN Propósito estratégico: Definir el marco de actuación de la organización
  9. 9. <ul><li>Estructura organizacional </li></ul><ul><li>División y distribución de funciones </li></ul><ul><li>Cultura organizacional </li></ul><ul><li>Recursos humanos </li></ul><ul><li>Cambio organizacional </li></ul><ul><li>Estudios administrativos </li></ul><ul><li>Instrumentos técnicos de </li></ul><ul><li>apoyo </li></ul>Etapa: ORGANIZACIÓN Propósito estratégico: Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización
  10. 10. <ul><li>Liderazgo </li></ul><ul><li>Comunicación </li></ul><ul><li>Motivación </li></ul><ul><li>Grupos y equipos </li></ul><ul><li>de trabajo </li></ul><ul><li>Manejo del es tr és </li></ul><ul><li>y conflicto </li></ul><ul><li>Información y </li></ul><ul><li>tecnología </li></ul><ul><li>Toma de decisiones </li></ul><ul><li>Creatividad e </li></ul><ul><li>innovación </li></ul>Etapa: DIRE C CIÓN Propósito estratégico: Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización
  11. 11. <ul><li>Naturaleza </li></ul><ul><li>Sistemas </li></ul><ul><li>Niveles </li></ul><ul><li>Proceso </li></ul><ul><li>Áreas de aplicación </li></ul><ul><li>Herramientas </li></ul><ul><li>Calidad </li></ul>Etapa: CONTROL Propósito estratégico: Medición de l progreso de las acciones en función del desempeño
  12. 12. FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO Insumos de origen extranjero Importaciones Soporte especializado con visión de negocio Asesoría externa Asistencia para elevar el desempeño Asesoría interna Determina la unidad de acción Coordinación Disposición de instalaciones Distribución del espacio Alternativa de expansión Exportaciones Apertura a un mercado mundial Globalización Manejo alterno de información Informática Resguardo y canalización de recursos Almacenes e inventarios Abastecimiento de recursos Adquisiciones ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL
  13. 13. FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO Generación de productos y servicios Operaciones Suministro de insumos Proveedores Promueven la unidad de propósito Proyectos Manejo, registro y control de recursos Recursos financieros y contabilidad Capacidad de rebasar expectativas Servicio a clientes Desarrollo de condiciones de operación Servicios generales Definen la distribución interrelacionada de componentes Sistemas Desplazamiento y ubicación de productos Marketing Despliegue de creatividad e innovación Investigación y desarrollo ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL
  14. 14. 3.2. Fuentes de estudio Internas: Órgano de gobierno, órganos de control interno, niveles de la organización, socios, unidades estratégicas del negocio, comisiones, comités y grupos de trabajo, sistemas de información. Externas: Normativas, organizaciones análogas, organizaciones líderes, Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias , proveedores, redes de información, clientes y usuarios
  15. 15. Investigación preliminar <ul><li>  </li></ul><ul><li>Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “ reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización . </li></ul><ul><li>Esta etapa implica revisar aspectos técnicos y legales, información del campo de trabajo y demás documentos, así como el primer contacto con la realidad, lo cual puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución. </li></ul><ul><li>Criterios necesarios para realizar esta tarea: </li></ul><ul><li>Determinación de las necesidades especificas </li></ul><ul><li>Identificación de los factores que requieren de atención </li></ul><ul><li>Definición de estrategias de acción </li></ul><ul><li>Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue </li></ul><ul><li>Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores </li></ul><ul><li>Especificación del perfil del audito r </li></ul><ul><li>Estimación del tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido </li></ul>
  16. 16. 3.3. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA 1) Propuesta técnica Antecedentes: recuento de todos los estudios en la materia preparados con anterioridad Naturaleza: tipo de auditoría que se pretende realizar Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla Objetivos: logros que se pretenden alcanzar Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecución Resultados: beneficios que se espera obtener Alcance: áreas de aplicación Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos Costo: estimación global y específica de recursos financieros Estrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y asignar recursos Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir de apoyo
  17. 17. 2) Programa de trabajo   Identificación: nombre de la auditoría Responsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su implementación Área(s): universo bajo estudio Clave: número progresivo de las actividades estimadas Actividades: pasos específicos para captar la información Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e im á genes Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo Reportes de avance: seguimiento de las acciones Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances
  18. 18. 3) Asignación de responsabilidad   Antes de iniciar la auditoria y con base en la magnitud de esta o grado de complejidad, la organización debe designar al auditor o equipo de auditores que crea necesario. La designación del responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en un directivo de línea o en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico de la organización, pero cualquiera que sea , debe tener los conocimientos y experiencia necesarios en la implementación de auditorias administrativas La organización puede contratar un servicio externo especializado en la materia, o puede también combinar un equipo que incluya personal tanto interno como externo ella.
  19. 19.   4) Capacitación Comprende la capacitación a la persona o equipo designados, no solo en cuanto al manejo del método y mecanismos que se emplearan para levantar la información, sino todo el proceso para la implementación de la auditoria. Se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las áreas involucradas, calendarizacion de actividades, documentos de soporte, la información a recabar, cargas de trabajo, mecanismos de coordinación y supervisión El programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisión, mandos medios y operativo según corresponda. 5) Actitud La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor . Es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir
  20. 20. Diagnóstico preliminar (La percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión) <ul><li>Con base en el conocimiento adquirido por el auditor, se debe preparar un marco de referencia que fundamente el porque surge la necesidad de auditar, debiendo considerarse los siguientes elementos, </li></ul><ul><li>Génesis de la organización </li></ul><ul><li>Creación de la organización </li></ul><ul><li>Cambios en la composición jurídica </li></ul><ul><li>Traducción del objeto en estrategias </li></ul><ul><li>Manejo de la delegación de facultades </li></ul>
  21. 21. Cont……. Diagnóstico preliminar (La percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión) <ul><li>Infraestructura </li></ul><ul><li>Esquema de operación (procesos/funciones) </li></ul><ul><li>Estilo de administración </li></ul><ul><li>Modificaciones en la estructura organizacional </li></ul><ul><li>Nivel de desarrollo tecnológico </li></ul><ul><li>Forma de operación </li></ul><ul><li>Desempeño registrado </li></ul><ul><li>Logros alcanzados </li></ul><ul><li>Expectativas no cumplidas </li></ul><ul><li>Proceso de toma de decisiones </li></ul><ul><li>Posición competitiva </li></ul><ul><li>Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización </li></ul><ul><li>Competencias centrales </li></ul><ul><li>Clientes, proveedores y competidores   </li></ul>
  22. 22. 3.4. INSTRUMENTACIÓN <ul><li>Recopilación de la </li></ul><ul><li>información </li></ul><ul><li>Técnicas de recolección </li></ul><ul><li>Medición </li></ul><ul><li>Papeles de trabajo </li></ul><ul><li>Evidencia </li></ul><ul><li>Supervisión del trabajo </li></ul>
  23. 23. INSTRUMENTACION   Cumplida la etapa de Planeación y preparado el proyecto de auditoria con la propuesta técnica y el programa de trabajo respectivo, así como obtenido el diagnostico preliminar, se procede a la instrumentación de la auditoria, para la cual se seleccionan y aplican las técnicas de recolección mas viables para la auditoria a realizar, se eligen indicadores, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz. Recopilación de información , Esta tarea debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, caso contrario, se puede incurrir en errores que causen retrasos y afecten el programa de auditoria
  24. 24. Técnicas de recolección <ul><li>  </li></ul><ul><li>Investigación documental </li></ul><ul><li>Observación directa </li></ul><ul><li>Acceso a redes de información </li></ul><ul><li>Entrevista </li></ul><ul><li>Cuestionarios </li></ul><ul><li>Cédulas </li></ul>
  25. 25. Investigación documental Implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación. Las fuentes básicas a las que se puede acudir son: a. Normativa • Acta constitutiva • Ley que ordena la creación de la organización • Reglamento Interno • Reglamentación específica • Tratados y convenios • Decretos y acuerdos • Normas (nacionales e internacionales) • Oficios circulares b. Administrativa • Organigramas • Manuales administrativos • Sistemas de información y certificación • Cuadros de distribución del trabajo • Estadísticas de trabajo • Plantilla de personal • Proyectos estratégicos • Inventarios de mobiliario y equipo • Indicadores financieros y de gestión • Estudios de mejoramiento • Auditorías administrativas previas  
  26. 26. Investigación documental - continuación <ul><li>c. Mercado </li></ul><ul><li>Productos y/o servicios </li></ul><ul><li>Áreas </li></ul><ul><li>• Población </li></ul><ul><li>• Ingresos </li></ul><ul><li>• Factores limitantes </li></ul><ul><li>Comportamiento de la demanda </li></ul><ul><li>• Situación actual </li></ul><ul><li>• Características </li></ul><ul><li>• Situación futura (proyectada) </li></ul><ul><li>Comportamiento de la oferta </li></ul><ul><li>• Situación actual </li></ul><ul><li>• Análisis del régimen de mercado </li></ul><ul><li>• Situación futura (previsible) </li></ul><ul><li>• Determinación de precios </li></ul><ul><li>d. Ubicación geográfica </li></ul><ul><li>• Localización </li></ul><ul><li>• Orden espacial interno </li></ul><ul><li>• Características del terreno </li></ul><ul><li>• Cercanía con el mercado (clientes y proveedores) </li></ul><ul><li>• Distancias y costo de transporte </li></ul><ul><li>• Alternativas de conexión con unidades nuevas </li></ul><ul><li>• Justificación en relación al tamaño y procesos </li></ul>
  27. 27. Investigación documental - continuación <ul><li>e. Estudios financieros </li></ul><ul><li>• Recursos financieros para inversión </li></ul><ul><li>• Análisis y proyecciones financieras </li></ul><ul><li>• Programas de financiamiento </li></ul><ul><li>Evaluación financiera </li></ul><ul><li>Creación de valor </li></ul><ul><li>f. Situación económica </li></ul><ul><li>• Sistema económico </li></ul><ul><li>Naturaleza y ritmo desarrollo de la economía </li></ul><ul><li>Aspectos sociales </li></ul><ul><li>Relaciones con el exterior </li></ul><ul><li>g. Comportamiento del consumidor </li></ul><ul><li>• Cultura </li></ul><ul><li>• Familia </li></ul><ul><li>• Ciclo de vida del consumidor </li></ul><ul><li>• Factores internos de influencia (aprendizaje, motivación) </li></ul><ul><li>• Proceso de compra (necesidad) </li></ul>
  28. 28. Observación directa Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable encabece la observación directa, comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que existe consenso en o a las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría Acceso a redes de información El acceso a las redes, entre otras, intranet, extranet, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que, a su vez, facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno, Entrevista Esta técnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado y uno de los que puede brindar información mas completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto directo con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
  29. 29. Para que una entrevista se desarrolle positivamente hay que observar lo siguiente 1- Saber lo que se quiere, para lo cual hay que contar con conocimiento y preparar previamente una guía de entrevista 2- Desarrollar un esquema de trabajo y asignar responsabilidades y definir que áreas se van a auditar 3- Verificar que el entrevistado este debidamente preparado Para dar la información requerida 4- Puntualidad en la hora de la entrevista 5- Clasificar la información que se obtenga
  30. 30. Cuestionarios Están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas secuenciadas y separadas por capítulos La calidad de información que se obtenga dependerá de su estructura y forma de presentación Cuando el proyecto de auditoria sea muy amplio, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas en relación con el beneficio que se espera recibir de la auditoria, por lo que se puede emplear el muestreo Para ello existen tablas de muestreo que se acuerdo con las especificaciones y volumen de la información, se puede establecer una mínima cantidad de información representativa del todo Cedulas Registran información de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. Están integradas por formularios que incluyen casillas, bloques y columnas, que facilitan su revisión y análisis Como herramientas de diagnostico y evaluación permiten asociar con claridad aspectos técnicos con el desempeño
  31. 31. 3.5. Medición Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y otro
  32. 32. Escalas de medición las escalas que se empleen deben cumplir con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo. Componentes del proceso administrativo y elementos específicos La selección de componentes del proceso administrativo y elementos específicos debe hacerse considerando las variables fundamentales que influyen en el desempeño de una organización, tal como su naturaleza, campo de actuación, tamaño, giro industrial y enfoque estratégico. El grado de profundidad con que se analice cada variable, depende del proyecto de auditoria y de la estrategia para realizarlo. Para este efecto se puede asignar un valor a cada etapa del proceso administrativo, considerándolo como una totalidad (100% o 1.000 puntos) y porcentajes o puntajes específicos por componente en función del peso establecido para cada etapa. Igual se hace con cada elemento especifico, totalizando todos 100% o 1.000 puntos .
  33. 33. Indicadores Los indicadores son un elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de gestión organizacional Su uso como sistema permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o prospectivamente la información para generar alternativas altamente significativas para los procesos de toma de decisiones El empleo conjunto de indicadores financieros y de gestión se hace con el propósito de fundamentar el desempeño histórico de acuerdo con el sentido y esencia de las acciones. Cabe anotar, que en el proceso de implementación de la auditoria, la selección de indicadores es fundamental porque reduce la subjetividad en la forma de asignar valores o puntos con un criterio estimativo, pondera objetivamente el peso de los factores bajo análisis y se constituye en una guía de actuación para quienes participan en ella
  34. 34. Papeles de trabajo Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, que son los registros en los que consigna las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas
  35. 35. Papeles de trabajo – continuación Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir : • Identificación de la auditoría. • El proyecto de auditoría. • índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado. • Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría. • Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo. • Anotaciones sobre información relevante. • Ajustes realizados durante su ejecución. • Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación. • Reporte de posibles irregularidades.
  36. 36. 3.6. Evidencia Física Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales Documental Se obtiene por medio del análisis de documentos y esta contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo Testimonial Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante de aplicación de la auditoría Analítica Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes
  37. 37. Utilidad y validez de la evidencia Para que la evidencia sea útil y valida, debe reunir los siguientes requisitos Suficiente Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor Competente Si cumple con ser consistente, convincente, confiable y ha sido validada Relevante Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente Pertinente Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría
  38. 38. Supervisión del trabajo <ul><li>Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores </li></ul><ul><li>Esta supervisión comprende : </li></ul><ul><li>Revisión del programa de trabajo </li></ul><ul><li>Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores </li></ul><ul><li>Aclaración oportuna de dudas </li></ul><ul><li>Control del tiempo invertido en función del estimado </li></ul><ul><li>Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo </li></ul><ul><li>Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito </li></ul>

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