El comercio 16.01.11

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El comercio 16.01.11

  1. 1. 12 domingo 16 de enero del 2011 El Comercio pasoapasoLas reglas del mejor eventoSi quiere organizar una conferencia en su empresa o planea ingresar al luego de definir el tema y los objetivos, debe hacer una clasificación yvertiginoso mundo de la organización de eventos, le damos unas pautas cronograma de las tareas antes, durante y después de la actividad. Esclaves de lo que se necesita para dar un buen servicio. De acuerdo con importante saber con qué personal contará durante la organizaciónGardenia Delgado, expositora del Centro de Capacitación Pymes USIL, y hacer un presupuesto que le permita cumplir lo ofrecido ArChIvo El ElEgido.1 Definir el proyecto Para saber qué tipo de El expositor debe tener un buen manejo del público. evento realizará, pri- mero se debe definir el motivo y el tema. Las motivaciones para or- ganizar una actividad suelen ser, por lo gene-ral, crear una mejor imagen institucional,lograr mayor integración entre los colabo-radores, capacitar al personal, ganar un ma-yor mercado. Dependiendo de los objetivos,existen eventos sociales, académicos (confe-rencias, foros, seminarios y otros eventos.),de promoción, de integración de los traba-jadores, etc. Cualquiera sea el tipo de evento elegido,debe tener un nombre. El tema debe cum-plir con los objetivos establecidos, ser muymotivador (corto, directo, novedoso, impac-tante) y, de ser el caso, debe lograr una iden-tidad institucional. videos, las conclusiones y la evaluación final.2 planificación 4 presupuesto y financiamiento 5 personal adecuado Para un mejor control 3 Cronograma de actividades Luego de establecer el cuadro de necesidades Una clave es tener a las personas adecuadas en el momento preciso. y delegación de funcio- Estará en relación direc- físicas y técnicas, es Dependiendo de la mag- nes, la organización 1 2 ta con los objetivos tra- importante diseñar los nitud de la actividad, se debe contar con cuatro zados. Debe cumplirse materiales impresos puede tener el personal momentos. El antee- al pie de la letra, hora por necesarios. Se debe pre- protocolar, formado por vento es el momento 4 3 hora. Debe tomarse en parar un material publi- el anfitrión, el jefe de sala, el maestro de cere- en el que surge la pro- cuenta el costo total de la citario, diseño de página web, elaboración de monias. También se debe contar con el perso-puesta. En esta etapa se hace la selección actividad, el tipo de participante y la variedad base de datos y propuesta de publicidad ra- nal de registro, personal técnico, de seguridad,preliminar de temas, se definen las ideas, el de temas complementarios. Se recomienda dial o impresa, si es posible. También se pue- de servicio y de ‘coffee break’. Los anfitrionespresupuesto tentativo y los costos iniciales. buscar una buena fecha, es decir, que no se de buscar auspiciadores o patrocinadores y son lo que están en la mesa central y en la sala.El segundo es el preevento, en el que se es- cruce con otro evento parecido; el horario donaciones. Debe considerar lo siguiente: la Reciben a los invitados desde la puerta de in-tablece el presupuesto final, se designa una debe plantearse en relación con el grado partida presupuestal, los fondos propios, las greso. Se debe elaborar las hojas de registro decoordinación general, se asignan las comi- académico, profesional y disponibilidad del donaciones y colaboraciones, el número de participantes y seguir un orden alfabético. Ensiones de trabajo y el desarrollo de activi- participante. Se aconseja que no interrumpa participantes necesarios, los patrocinadores estas se incluye la fecha, hora, lugar, expositordades. El tercero es el evento propiamente las actividades de descanso. o auspiciadores. A veces, el patrocinador lle- y organizador. Se realiza el chequeo de partici-dicho: 24 horas antes de que comience este, El lugar escogido debe estar en relación ga a un acuerdo con la empresa para ser un pantes el día del evento y se entregan las cons-se debe hacer la lista de verificación de acti- directa con el tipo de evento escogido. De- coorganizador y se dividen porcentajes de tancias únicamente a los que ingresan.vidades, revisar la preparación del local, la be contar con la logística y equipamien- gastos y ganancias.prueba de los equipos, la coordinación de los to necesario, tener facilidades de acceso, Para calcular el costo por participante sepuestos, la ubicación de participantes y los desplazamiento y seguridad. Para las ac- debe determinar qué tipo de servicio se brin- el datodetalles de la inauguración. En el poseven- tividades internacionales, se debería con- dará, el tipo de evento (corporativo, familiar, Para mayor información sobre este tema puedeto se incluye el ‘coffee break’, la entrega de tar con atractivos turísticos y comerciales social), el tipo de bocadillos y el lugar y dura- escribir a Gardenia Delgado, especialista de eventospresentes y constancias, el archivo de fotos y próximos. ción de la actividad. y banquetes (gardenia270@hotmail.com)

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