Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

IFORS Pro Bono O.R. presentation 2014


Published on

A member of the Pro Bono O.R. committee was invited to speak at the IFORS conference in Barcelona. The presentation looks at how Pro Bono O.R. is operated, some UK case studies and abroad.

Published in: Data & Analytics
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

IFORS Pro Bono O.R. presentation 2014

  1. 1. 1 Page 1 Pro Bono O.R. in the UK and internationally Graham Rand (University of Lancaster)  Felicity McLeister (Operational Research Society) What is Pro Bono OR? It is a service to third sector organisations in order to provide them with  access to OR at the cost of expenses only. The OR Society provides Third Sector organisations (UK only) access to such  OR consultancy. The Society wants more organisations to benefit from OR  and recognises that Third Sector organisations have an even greater need  to be more efficient.  The aim is to help organisations reduce costs and  improve utilisation of limited resources.
  2. 2. 2 Page 2 The ORS initiative In December 2012, the ORS Board agreed to (i) continue with an existing  volunteer‐run Pro Bono initiative, and (ii) employ a paid coordinator. The Board had some doubts about the viability of the scheme (e.g.  whether enough volunteers could be found). There were also issues  around the ability of the ORS to fund this for the long term. Therefore, the  initial appointment of a paid coordinator was for a fixed‐term of one year. The coordinator, Felicity McLeister, started in September 2013.  As a result  of the success of her work, her appointment has recently been extended. The aims of the ORS pro bono  scheme are: 1. To help organisations in the 3rd sector (e.g. charities and social  enterprises) to do a better job 2. To promote OR in the third sector 3. To give OR analysts an opportunity to practise in a wider arena and  widen their skills
  3. 3. 3 Page 3 How it is organised Felicity was tasked with growing Pro Bono OR; Marketing/promoting the service  Building relationships with potential partners  Identifying potential volunteers Identifying potential users How it is organised Felicity was tasked with growing Pro Bono OR; operating Pro Bono OR; Matching volunteers to projects Monitoring project progress  Evaluating outputs and outcomes.
  4. 4. 4 Page 4 How it is organised Felicity was tasked with growing Pro Bono OR; operating Pro Bono OR; establishing Pro Bono OR systems and processes. Developing marketing materials  Developing a sustainable business model Establishing standard processes and protocols How it is organised Felicity was tasked with growing Pro Bono OR; operating Pro Bono OR; establishing Pro Bono OR systems and processes. A ORS steering committee exists to support her.
  5. 5. 5 Page 5 What has been achieved • 6 completed projects,  • 10 active projects,  • several others in the initial inquiry stage. Volunteer recruitment Felicity maintains the volunteer’s database and keeps in touch with volunteers  regularly.  She has recruited 94 new volunteers.   Note: The reason for the fluctuation in numbers is linked to the timing of the members’ mail out and the  months where Felicity has focused on increasing the volunteers.  It is important to keep the balance between  the numbers of volunteers and the number of projects so this is done on an ad hoc basis when required.
  6. 6. 6 Page 6 Here is what some of those who’ve  received Pro Bono support have said: • Crimestoppers: ‘We’ve benefited hugely from your work and support in  all areas of the project. And from an organisational perspective you’ve  enabled us to take a highly professional approach to increasing the  efficiency of our charity.’ (Performance Manager) • Participle: ‘I have just started to digest the work you did for us and  wanted to say a huge thank you. This will be so critical to our growth  and I am very grateful indeed for your time and expertise. The team  have described you as “a joy to work with”.’ (Principal Partner) • The Cardinal Hume Centre ‘We valued the opportunity to work  collaboratively and without doubt benefited from the analyst’s  expertise and commitment to the project.’ (Operations Director) What are the wider results OR is understood, valued, demanded and used Pro Bono OR has appeared in newsletters of different charity umbrella bodies  which between them have circulation of over 100,000, and presented a  workshop at a voluntary organisation conference  ORers are knowledgeable, well‐trained, in good supply Pro Bono OR gives opportunities to practise and develop skills in new settings.   It offers structures for inexperienced analysts to be supported or led by a  more senior analyst, providing opportunity for development and learning.  It generates material for conference streams and SIG meetings, to support  these learning and development activities. It provides opportunities for members who are not currently employed in OR  roles to ‘keep their hand in’. By promoting OR in this field, the ORS may attract people into OR who would  not otherwise have considered the profession.
  7. 7. 7 Page 7 Costs The cost to the ORS of running the scheme is currently around £30,000 p.a.  The key questions are: • Can the costs be reduced? – not easily, because almost all cost is in the  coordinator’s role and the steering group believes that the project would  be damaged if we cut back on paid staff input.  • Can the ORS cost be reduced through alternative sources of funding?  ‐ not easily, there is no prospect of an alternative source of funding within  the next two years at least. Case Study 1: Crimestoppers Help police solve and prevent crime In 2011/12: • Received 95,276 calls and online forms • with useful information • Resulted in: • 8,097 criminals arrested and charged • £22,340,328 worth of illegal drugs seized • £7,723,373 worth of stolen goods recovered Expecting 60% increase in business but no more funds available for  staffing call centre 
  8. 8. 8 Page 8 Simulation Model using  current shifts  Modelling alternative shift patterns Results for an average week
  9. 9. 9 Page 9 Implementation New shift patterns introduced Jan 2013 January performance compared to 2012 average • Service levels increased o From 90% to 94% • Abandoned calls decreased o From 12% to 6% • Average time to answer call decreased o From 28 secs to 13 secs “We are grinning like Cheshire cats and I wanted to share the good  feeling with you both. Thank you for all your efforts – I feel now it  really was worth it.” (Performance Manager) Case Study 2: Reach The client:  Reach: an organisation matching skilled volunteers to charities that need them The problem:  to improve the efficiency and effectiveness of matching processes, free up resource,  develop more value adding activities The approach: we • interviewed staff  • facilitated focus groups of matching staff and IT support • work shadowed a ‘matcher’ and the Foundation Services Co‐ordinator • discussed potential  measures of impact with Research and Business Analysis Manager  • examined available documentation, collated and distilled the information • discussed issues  identified with  a process improvement expert
  10. 10. 10 Page 10 The Solution • Identified short term efficiency  improvements • Recommended additional value adding  activities • Identified ways of measuring impact • Recommended a roadmap for moving to   a new service delivery model The benefits • A new perspective on processes,  helping develop, challenge and  validate internal thinking • Skilled staff  freed up to deliver more  value • Reach services better targeted and  marketed, through improved impact  measurement Case Study 3: Fundraising ‐ getting  the evidence, telling the story The client: a small international ‘umbrella’ charity for street children The client’s problem: the new fundraising manager wanted to improve the arguments and  evidence for why the group’s work should be funded The approach began with a scoping study of the group’s work programmes, past and  present, to propose options for how the work should proceed.  Two strands of work were  agreed: firstly, to draw together and analyse existing information held within the  organisation about past projects that could be used as supporting evidence to arguments for  funding the organisation’s different work programmes; and, secondly, to review, and  propose a redesign to, the operational processes of the group’s small grants scheme, with  the aim of giving these a much greater focus on impact.   This required, in both cases, a systematic analysis of a large quantity of unstructured written  material, followed by a consultative approach with the group’s staff and relevant trustees to  agree new processes for the grants
  11. 11. 11 Page 11 The benefits • the fundraising manager has been assisted in reformulating the fundamental arguments  for the funding of the group’s work, increasing its chances of securing funding • the organisation has improved evidence on what its has done and what it has funded  others to do in the past and on what may have been achieved, plus clearer appreciation  of where its evidence is limited and why, enabling it to improve the effectiveness of its  future planning and fundraising • the organisation has been enabled to improve the effectiveness of its grants scheme The solution • construct logical and graphical descriptions for  how the group achieves its impacts • provide systematic analysis, of extensive  unstructured written material, about group’s  past work and its actual and possible impacts • develop new logic‐based impact‐focussed  processes for the grants scheme, and then test  and refine via analysis using past grants  applications and consultation Case Study 4: Controlling costs and  spending in a non‐cash economy The client: an NGO and social enterprise running a health centre in rural Uganda The client’s problem: the NGO had run into severe problems with keeping on top of its financial  position and short‐term planning, partly as a result of the complexities of the local reliance on  non‐cash transactions. The approach began with conversations with different staff, plus analysis of files, to understand  the state of play in the organisation. It was clear that it was not on top of its recent financial  performance and current position, but it required detailed analysis of the various (incomplete)  bookkeeping records from recent years to understand why. The main problems had arisen  because financial recording processes and financial management overall were not dealing  adequately with a wide variety of debts and credits that arose normally because of the frequent  lack of cash in this local rural subsistence economy.  Analytical and facilitation work were  required to overcome this, including technical fixes to record‐keeping guidance, coaching of the  new finance manager, use of home‐made blackboards as spreadsheets for recording budgets,  and, crucially, monthly participative financial review, budgeting and short‐term planning  sessions. The latter also provided a useful forum for starting longer‐term planning.
  12. 12. 12 Page 12 The benefits • the organisation is now in much better control of its use of resources, and is better able  to manage the variety of financial complexities and risks that have caused problems in  the past, improving its current effectiveness • the organisation understands better what it needs from its local manager, and also is  looking beyond short‐term problems to start more strategic planning, enabling it to  improve its future effectiveness • the local finance manager has increased personal capacity, for current and future jobs The solution • provide one‐to‐one guidance and support to  finance manager on technical solutions to  financial processes • set‐up and facilitate participative short‐term  budget planning sessions • develop locally suitable technology to support  this, e.g. using of home‐made blackboards as  ‘spreadsheets’ to record and display the agreed  budgets • evolve use of participative planning sessions For more information please see Felicity’s blog, webpage, Twitter or LinkedIn page. Webpage: Blog: @FMcLeister Felicity McLeister She will be pleased to hear from you. For more information Email