Este documento describe los aspectos fundamentales de la dirección de proyectos de TI. Explica cómo las estructuras organizativas como la funcional, matricial y por proyectos pueden influir en la dirección de proyectos. También destaca las principales áreas a gestionar como los procesos, personas, tecnología y factores clave para el éxito como una buena planificación y comunicación. Finalmente, presenta un mapa de procesos para la gestión efectiva de proyectos.

1. Sistemas de Información
DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI – Parte 2

2. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
INDICE
A. Influencias de la Organización
A.1. Sistemas de organización
A.2. Estructura de la organización
B. Áreas a Gestionar
B.1. Procesos de gestión
B.2. Mapa de procesos
B.3. Personas
B.4. Tecnología
C. Elementos de la Gestión
C.1. Identificación de factores de riesgo
C.2. Factores de exito

3. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIÓN
Sistemas de Organización
Organizaciones basadas en proyectos
• Facilitan la dirección de proyectos
• Las que obtienen sus ingresos de la ejecución de proyectos
• Las que han adoptado la dirección de proyectos
Organizaciones no basadas en proyectos
• Pueden dificultar la dirección de proyectos
Estructura de la organización
• Funcional
• Matricial (Débil , Equilibrada y Fuerte)
• Por proyectos

4. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN – Organización Funcional
Director
Ejecutivo
Coordinación
Director Director Director del Proyecto
Funcional Funcional Funcional
Col. Col. Col.
Col. Col. Col.
Col. Col. Col.

5. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN – Organización Matricial Débil
Director
Ejecutivo
Director Director Director
Funcional Funcional Funcional
Col. Col. Col.
Col. Col. Col.
Coordinación
Col. Col. Col. del Proyecto

6. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN – Organización por Proyecto
Director
Ejecutivo
Coordinación Director de Director de Director de
del Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto
Col. Col. Col.
Col. Col. Col.
Col. Col. Col.

7. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
AREAS A GESTIONAR: ¿Como?
PROCESOS
PERSONAS TECNOLOGÍA

8. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
AREAS A GESTIONAR - Procesos
Evitar siempre el "reinventar la rueda", tanto en métodos como en herramientas sino
tenemos experiencia o conocimiento será necesario asesorarse, pero no es recomendable
"la improvisación". Analizadas las características del proyecto, los principales procesos a
considerar son casi siempre:
• Como se va a gestionar el cambio organizativo
• Como validamos el cumplimiento de expectativas de nuestro "cliente"
• Como vamos a gestionar los riesgos del proyecto
• Como vamos a planificar (definición y seguimiento semanal)
• Cual será el EDT (WBS) del proyecto.
• Como se van a gestionar los costos, no sólo directos, sino también los indirectos (puesto de
trabajo, recursos administrativos, bonus/malus proveedor, garantías, formación,)

9. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Para que un proyecto tenga éxito, el equipo de proyecto debe:
• Seleccionar los procesos apropiados
• Para cumplir con los objetivos del proyecto
• Usar un enfoque definido
• Para adaptar las especificaciones del producto y los planes
• Para que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto
• Cumplir con los requisitos
• Para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados
• Equilibrar las demandas concurrentes
• De alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos
• Para producir un producto de calidad

10. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS II
El Director del Proyecto siempre es responsable
• en colaboración con el equipo de proyecto,
• de determinar qué procesos son apropiados,
• y el grado de rigor apropiado para cada proceso,
• para cualquier proyecto dado
Los procesos de la Dirección del Proyecto se organizan en cinco grandes grupos:
• Iniciación
• Planificación
• Ejecución
• Control
• Cierre

11. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS III
Los Grupos de Procesos no son fases del proyecto
• Para cada fase o subproyecto se repiten todos los grupos de procesos
Procesos de Procesos de
Iniciación Planificació
n
Procesos de Procesos de
Control Ejecución
Las flechas representan
flujos de información Procesos de
Cierre

12. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
MAPA DE PROCESOS GESTIÓN – Interrelación Grupo Procesos
Fuente: PMBOK-2003 página 68

13. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
AREAS A GESTIONAR - Personas
La ambigua definición de roles y responsabilidades, tanto a nivel interno del equipo de
trabajo, como del equipo de usuarios/clientes finales, es una de las principales causas de
proyectos fracasados, aunque aflora de manera indirecta (mala valoración, pruebas
defectuosas, expectativas no cumplidas, )
Una buena gestión del proyecto ha de permitir definir, y mantener:
• Responsabilidades a nivel de cliente/usuario final:
•¿Van a haber resistencias al cambio, o simplemente boicoteadores?
•¿Quien define los requisitos es quien va a usar el producto?
•¿Existen recursos humanos de parte del cliente/organización para abordar el proyecto?
• Responsabilidades y funciones del equipo de trabajo:
•Saber determinar el nivel de compromiso con el proyecto con relación a la criticidad del rol de
cada persona
•Fijar diferencial capacidades (técnicas y de gestión) con relación a las necesidades del proyecto

14. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
AREAS A GESTIONAR - Tecnología
Tal vez los aspectos tecnológicos sean los más directamente gestionables por parte del
Jefe de Proyectos. De todas maneras, no perder de vista el impacto en:
• Procesos: Riesgos tecnológicos, impacto en ciclo de vida del software, costes/ahorros,…
• Personas: Formación usuarios finales / no disponibilidad de técnicos capacitados
La tecnología no sólo debe contemplarse como un elemento a aplicar en el producto
objeto del proyecto, sino sobre todo, en la mejora de la productividad del propio
proyecto, tanto a corto como a medio plazo:
• Gestión documental ???
• Herramientas CASE ???
• Planificadores/Simuladores ???
• Herramientas gestión configuración ???
• eLearning ???
• Teleworking ???

15. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
ELEMENTOS DE LA GESTIÓN : Identificación Factores de Éxito
Razones para el éxito de los Proyectos Importancia para el
Éxito
Buena Planificación
Claridad de las especificaciones técnicas
Uso de un sistema de comunicaciones formal, comunicaciones internas efectivas,
comunicaciones externas efectivas
Claras responsabilidades de los miembros del equipo
Control de la Planificación
PARA CADA PROYECTO SE IDENTIFICARAN
Utilización de Consultores LOS 4 O 5 FACTORES CRÍTICOS PARA EL
Control Presupuestario ÉXITO DE PROYECTO, Y CENTRAR LA
Claridad de los objetivos del proyecto EXCELENCIA DE LA GESTIÓN EN LOS
Personal bien cualificado MISMOS
Toma de decisiones sin dilación
Estrategia de contrato bien desarrollada
Trabajo en equipo efectivo
Adecuada integración de hardware, software y personas
Viabilidad Económica
Liderazgo Efectivo
Apoyo de la Alta Dirección
Efectiva Gestión de los Conflictos

16. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
ELEMENTOS DE LA GESTIÓN : Identificación Factores de Éxito
En el siguiente cuadro se presentan aquellos factores más habituales que
bien gestionados facilitan el éxito del proyecto:
Razones para el Éxito de los Proyectos
Obtener la involucración del Cliente
Seguir metodologías definidas como Métrica (Son OBLIGADOS unos requerimientos y
criterios de aceptación claros y bien definidos)
Tener un enfoque hacia el equipo, buenas comunicaciones y continuidad en el personal
Utilizar asesores expertos
Utilizar un sistema de control de proyectos
Determinar un enfoque para el proyecto (Orientado a Fechas o a Entregables)
Utilizar un mecanismo de revisión de proyectos establecido y Disciplinado
Utilizar una gestión de proyecto con dedicación 'full time’

17. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
MAPA DE PROCESOS GESTIÓN
Fuente: Resumen extracto Pmbook 2000 utilizado en proyectos T-Systems

18. Sistemas de Información
Dirección de Proyectos TI
PERFIL PROFECIONAL : Director o Jefe de Proyecto
Un Director o Jefe de Proyectos, ¿Nace o se Hace?
• No puede iniciarse un Proyecto sin la asignación formal, y la cesión de
autorizaciones correspondientes, de un Director o Jefe de Proyecto, y sin la
comunicación a todos los "stakeholders“ (interesados) de dicha asignación. Este es
un elemento clave del Project Charter
• A de ser un profesional con la experiencia y conocimientos suficientes
relacionados con el resultado esperado del proyecto, con la experiencia y los
conocimientos de gestión de proyectos necesarios para el proyecto al que se le
asigna, y sobre todo, con una alta capacidad de comunicación/persuasión tanto
oral como escrita y siempre ajustada al mensaje y al receptor del mismo

19. MUCHAS GRACIAS
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