Safety, Quality and Environment

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Esperienza di un’iniziativa di Project
Management nel settore
farmaceutico
Relatore
Fabrizio Nanni
Project Manager certifi...
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MANAGER
aforisma

Nel mio lavoro uso il metodo socratico della maieutica.
La...
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MINTZBERG
definizione di manager

Mintzberg sfata alcuni miti sull’attività ...
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DEFINIZIONE DI MANAGER
comunicazione

Nella realtà, afferma Mintzberg, il ma...
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COMUNICAZIONE
azione in comune

I manager infatti sono impegnati continuamen...
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MANAGEMENT
dal che cosa al chi

Dopo anni di management (il che cosa), compa...
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MANAGER
dimensione gestionale

Se il manager è impegnato nella definizione d...
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ORGANIZZAZIONE AZIENDALE
il sistema informativo

Alcuni concetti cruciali:
I...
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AZIENDE FARMACEUTICHE
premesse

Le aziende farmaceutiche sono contraddistint...
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premesse

La sopravvivenza economica dell’unità produt...
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principali criteri di specializzazione

Per funzion...
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DISFUNZIONI ORGANIZZATIVE TIPICHE
effetti di errata scelta dei meccanismi o ...
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le interdipendenze residue

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DISFUNZIONI ORGANIZZATIVE
la sindrome della ninfa del corbezzolo

La Ninfa d...
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la sindrome della ninfa del corbezzolo

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PROGETTI
progetti che impegnano risorse di funzioni diverse

Funzione A
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PROGETTAZIONE ORGABIZZATIVA
strategie, struttura e persone

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strumenti per attivare relazioni tra unità organizz...
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NUOVA CONFIGURAZIONE ORGANIZZATIVA
i manager integratori tagliano orizzontal...
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definizione di ruoli e responsabilità

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CHI

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RISCHI
gestione dei rischi di progetto

NON SI CONTROLLA

CIÒ CHE NON SI MIS...
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gestione dei rischi di progetto

Lo sostiene Robert Kaplan, ideatore ...
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gestione dei rischi di progetto

NON SI CONTROLLA

CIÒ CHE NON SI PIA...
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NON SI MISURA
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STRUTTURA A MATRICE
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LIMITI DELLA STRUTTURA A MATRICE
svantaggi della struttura a matrice

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ADOZIONE DEL PROJECT MANAGEMENT
benefici

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Esperienza di un’iniziativa di Project Management nel settore farmaceutico

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Esperienza di un’iniziativa di Project Management nel settore farmaceutico

  1. 1. Safety, Quality and Environment Forum 2013
  2. 2. Esperienza di un’iniziativa di Project Management nel settore farmaceutico Relatore Fabrizio Nanni Project Manager certificato KHC© Qualificato consulente e formatore da TenStep Italia
  3. 3. Safety, Quality and Environment Forum 2013© MANAGER aforisma Nel mio lavoro uso il metodo socratico della maieutica. La maieutica non è l'arte di insegnare, ma di aiutare. Le persone hanno spesso una soluzione in testa, ma hanno bisogno di un aiuto per partorirla. Per questo non impongo ai miei collaboratori le mie idee, ma cerco di aiutarli a portare alla luce le loro soluzioni. Fabrizio Nanni fabrizio nanni
  4. 4. Safety, Quality and Environment Forum 2013© MINTZBERG definizione di manager Mintzberg sfata alcuni miti sull’attività del manager, in particolare la convinzione che egli sia un pianificatore sistematico e riflessivo, una figura razionale nell’uso di strumenti di comunicazione. “Se chiedete ai manager in cosa consiste il loro lavoro, molto probabilmente risponderanno che pianificano, organizzano, coordinano e controllano. Se poi osservate cosa fanno in realtà, non sorprendetevi di trovare impossibile conciliare quello che vedete con le loro parole”. fabrizio nanni
  5. 5. Safety, Quality and Environment Forum 2013© DEFINIZIONE DI MANAGER comunicazione Nella realtà, afferma Mintzberg, il manager è più spesso un artista impegnato in attività di relazione con le persone (clienti, fornitori, colleghi ecc.) e orientato all’azione. “Quando i manager devono pianificare, sembrano farlo implicitamente nel contesto delle azioni quotidiane, non con un processo astratto cui riservano due settimane nel ritiro di montagna dell’azienda”. fabrizio nanni
  6. 6. Safety, Quality and Environment Forum 2013© COMUNICAZIONE azione in comune I manager infatti sono impegnati continuamente nella gestione di alcune dinamiche quali opinioni, passaparola, relazioni umane e sensazioni: “La più grande minaccia che il personal computer pone ai manager è che essi lo prendano sul serio e inizino a pensare di poter gestire il lavoro restando nei loro uffici e guardando schermate di caratteri digitali”. fabrizio nanni
  7. 7. Safety, Quality and Environment Forum 2013© MANAGEMENT dal che cosa al chi Dopo anni di management (il che cosa), compare la figura del manager (il chi) ovvero dell’autentico protagonista di questa attività. L’attenzione posta all’aspetto interiore del manager, ovvero alle strategie interpersonali che egli usa per far sì che le persone si sentano realmente coinvolte in una dimensione gestionale divengono così il centro della questione manageriale. fabrizio nanni
  8. 8. Safety, Quality and Environment Forum 2013© MANAGER dimensione gestionale Se il manager è impegnato nella definizione di obiettivi, egli interpreta il suo ruolo nell’interazione con gli altri e con l’ambiente: proprio la dimensione relazionale rappresenta la principale risorsa che egli ha a disposizione per raccogliere informazioni e svolgere il proprio lavoro. Il modello scientifico viene così sostituito da un modello artistico: per questo parliamo di “arte” della comunicazione. fabrizio nanni
  9. 9. Safety, Quality and Environment Forum 2013© ORGANIZZAZIONE AZIENDALE il sistema informativo Alcuni concetti cruciali: Il Sistema Informativo in Azienda ruota attorno alla comunicazione e all’informazione, non al calcolo; Il Sistema Informativo può, ma non deve necessariamente utilizzare un Sistema Informatico; Il Sistema Informativo è qualcosa di molto specifico, legato strettamente all’organizzazione e non qualcosa di standardizzato. fabrizio nanni
  10. 10. Safety, Quality and Environment Forum 2013© AZIENDE FARMACEUTICHE premesse Le aziende farmaceutiche sono contraddistinte da un elevato grado di complessità gestionale e da caratteristiche peculiari del business dovute principalmente: al forte grado di regolamentazione che coinvolge tutte le fasi di gestione aziendale, all’incidenza della “spesa pubblica” che le espone continue politiche di cost containement con conseguente impatto sul pricing e sulla redditività, alla difficoltà di gestire convenientemente il credito data la natura, spesso pubblica, della controparte caratterizzata da tempi di pagamento molto estesi ed incerti. fabrizio nanni
  11. 11. Safety, Quality and Environment Forum 2013© AZIENDE FARMACEUTICHE premesse La sopravvivenza economica dell’unità produttiva dipende dagli esiti della gravosa, lunga ed incerta attività di ricerca sviluppata grazie a rilevanti risorse finanziarie investite che derivano, per la quasi totalità, da fonti interne. Come è noto, l’attività di ricerca presuppone un certo margine di aleatorietà e rappresenta un punto sia di forza sia di debolezza della combinazione produttiva. Tuttavia, l’equilibrio economico dipende non solo dalla capacità di “inventare” nuove molecole, quindi farmaci sempre più efficaci per la cura delle patologie, ma queste devono essere idonee a remunerare adeguatamente gli investimenti sottostanti. fabrizio nanni
  12. 12. Safety, Quality and Environment Forum 2013© ORGANIZZAZIONE AZIENDALE principali criteri di specializzazione Per funzione o tecnologia Per input Per prodotto/progetto Per mercato Per output Per relazione fabrizio nanni
  13. 13. Safety, Quality and Environment Forum 2013© DISFUNZIONI ORGANIZZATIVE TIPICHE effetti di errata scelta dei meccanismi o assenza di scelta Conflitti fra le unità organizzative Proliferazione di comitati Sovraccarico dei ruoli manageriali Procedure ridondanti Problemi nei rapporti con l’ambiente fabrizio nanni
  14. 14. Safety, Quality and Environment DISFUNZIONI ORGANIZZATIVE le interdipendenze residue Forum 2013© Manager livello superiore Interdipendenza residua Funzione A Funzione B fabrizio nanni
  15. 15. Safety, Quality and Environment Forum 2013© DISFUNZIONI ORGANIZZATIVE la sindrome della ninfa del corbezzolo La Ninfa del corbezzolo è un lepidottero con una territorialità molto spiccata: specialmente nel periodo riproduttivo gli individui di sesso maschile difendono e pattugliano un territorio molto vasto, manifestando una notevole aggressività verso le altre farfalle. Da uno studio condotto da alcuni naturalisti è emerso che se le farfalle hanno la percezione di essere entrambe nel proprio territorio, combattono fino alla morte. Funzione A  Funzione B fabrizio nanni
  16. 16. Safety, Quality and Environment Forum 2013© DISFUNZIONI ORGANIZZATIVE la sindrome della ninfa del corbezzolo Allo stesso modo, le disfunzioni organizzative che nascono dalla mancanza di un corretto coordinamento tra le funzioni, provocano frequentemente crisi nei progetti. Il progetto, infatti, chiama a raccolta risorse di funzioni differenti i responsabili delle quali, spesso, sentendosi detronizzati, reagiscono con determinazione. Funzione A  Funzione B fabrizio nanni
  17. 17. Safety, Quality and Environment Forum 2013© PROGETTI progetti che impegnano risorse di funzioni diverse Funzione A Funzione B P Funzione C Progetto Intersezione A∩B∩C . Insieme formato da tutti gli elementi che appartengono sia all'insieme A che all'insieme B che all’insieme C contemporaneamente. fabrizio nanni
  18. 18. Safety, Quality and Environment Forum 2013© PROGETTI progetti che impegnano risorse di funzioni diverse Funzione B Funzione A Funzione C fabrizio nanni
  19. 19. Safety, Quality and Environment PROGETTAZIONE ORGABIZZATIVA strategie, struttura e persone Forum 2013© Obiettivo 3 Orientare il comportamen to al problem solving Contributo individuale Obiettivo 2 Rendere coerente la struttura con la strategia Struttura organizzativa Obiettivi operativi e budget Obiettivo 1 Rimanere coerente con l’ambiente Pianificazione strategica Missione risorse critiche Coerenza ottenibile attraverso il processo di progettazione = Il processo è contemporaneamente top down e bottom up fabrizio nanni
  20. 20. Safety, Quality and Environment Forum 2013© ORGANIZZAZIONE AZIENDALE strumenti per attivare relazioni tra unità organizzative Riunioni e comitati Ruoli di collegamento Gruppi temporanei – Task force Gruppi permanenti - Team fabrizio nanni
  21. 21. Safety, Quality and Environment Forum 2013© NUOVA CONFIGURAZIONE ORGANIZZATIVA i manager integratori tagliano orizzontalmente le funzioni Manager di livello superiore marketing produzione operatore operatore AFC operatore R&D operatore Manager integratore operatore operatore operatore operatore operatore operatore operatore operatore fabrizio nanni
  22. 22. Safety, Quality and Environment NUOVA CONFIGURAZIONE ORGANIZZATIVA struttura a matrice Forum 2013© direzione generale PER INPUT PER OUTPUT Marketing AFC R&D Progetto 1 Progetto 2 Progetto 3 I nodi rappresentano una doppia contemporanea dipendenza gerarchica da parte dei TBM (Two Boss Manager) fabrizio nanni
  23. 23. Safety, Quality and Environment RESPONSABILITÀ definizione di ruoli e responsabilità Forum 2013© Si passa così: fabrizio nanni
  24. 24. Safety, Quality and Environment RESPONSABILITÀ definizione di ruoli e responsabilità Forum 2013© da un sistema di responsabilità indefinite sulle attività da svolgere ad un sistema di attribuzione precisa dell’attività fabrizio nanni
  25. 25. Safety, Quality and Environment RESPONSABILITÀ chi, fa cosa, entro quando Forum 2013© CHI ASSEGNAZIONE DELLE RESPONSABILITÀ FA COSA ASSEGNAZIONE DELL’ATTIVITÀ ENTRO QUANDO DATA DI CONSEGNA DELL’ATTIVITÀ fabrizio nanni
  26. 26. Safety, Quality and Environment Forum 2013© RISCHI gestione dei rischi di progetto NON SI CONTROLLA CIÒ CHE NON SI MISURA fabrizio nanni
  27. 27. Safety, Quality and Environment Forum 2013© RISCHI gestione dei rischi di progetto Lo sostiene Robert Kaplan, ideatore della Balanced Scorecard, che definisce questa strategia fondamentale per il successo dell’impresa. Ma ancor più importante è far sì che tutti i dipendenti siano sempre consapevoli del loro ruolo nel raggiungimento degli obiettivi aziendali. fabrizio nanni
  28. 28. Safety, Quality and Environment Forum 2013© RISCHI gestione dei rischi di progetto NON SI CONTROLLA CIÒ CHE NON SI PIANIFICA fabrizio nanni
  29. 29. Safety, Quality and Environment RISCHI gestione dei rischi di progetto Forum 2013© NON SI MISURA CIÒ CHE NON SI PIANIFICA fabrizio nanni
  30. 30. Safety, Quality and Environment Forum 2013© ORGANIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI obiettivI A tal fine le informazioni devono essere strutturate in maniera: TEMPESTIVA ACCURATA AFFIDABILE CONGRUENTE fabrizio nanni
  31. 31. Safety, Quality and Environment RISCHI gestione dei rischi di progetto Forum 2013© la casualità viene ridotta a rischio fabrizio nanni
  32. 32. Safety, Quality and Environment PROCESSI principali processi di project management Forum 2013© concezione esecuzione pianificazione Fattibilità Analisi Definizione obiettivi Avvio Tempi Risorse Costi Ricavi controllo Rilevazione Tempi effettivi Costi effettivi Consolidamento Approvazione dati Inserimento dati chiusura Esame critico dei risultati Storicizzazione Adeguamento degli standard Verifica Analisi degli scostamenti Analisi delle cause TEMPO Ripianificazione Attuazione dei correttivi Nuove stime a finire fabrizio nanni
  33. 33. Safety, Quality and Environment Forum 2013© STRUTTURA A MATRICE vantaggi della struttura a matrice Rende compatibili efficacia ed efficienza, economie di scala e flessibilità Rende compatibili accumulazione (nelle funzioni) e impiego (nelle unità prodotto/progetto) del know-how aziendale Favorisce sia lo sviluppo di capacità tecniche sia lo sviluppo di capacità direzionali Permette di soddisfare i bisogni di livello più elevato delle persone fabrizio nanni
  34. 34. Safety, Quality and Environment Forum 2013© LIMITI DELLA STRUTTURA A MATRICE svantaggi della struttura a matrice Problemi di bilanciamento di potere Costo di governo dei conflitti Elevata pressione sui TBM Two Boss Manager È intrinsecamente instabile fabrizio nanni
  35. 35. Safety, Quality and Environment Forum 2013© LIMITI DELLA STRUTTURA A MATRICE svantaggi della struttura a matrice Problemi di bilanciamento di potere Costo di governo dei conflitti Elevata pressione sui TBM Two Boss Manager È intrinsecamente instabile fabrizio nanni
  36. 36. Safety, Quality and Environment Forum 2013© ADOZIONE DEL PROJECT MANAGEMENT benefici Miglioramento dei processi decisionali aziendali (DSS – Decision Support System) Maggiore integrazione fra tutti gli attori coinvolti nel progetto (integration management) Miglioramento dei risultati del progetto in termini di tempo, costi e qualità (time, cost e quality management) fabrizio nanni
  37. 37. Safety, Quality and Environment Forum 2013© ADOZIONE DEL PROJECT MANAGEMENT benefici Miglioramento della comunicazione nel progetto (Comunications management) Trasparenza del progetto e divulgazione delle conoscenze (knowledge management) Riduzione dei rischi di progetto (risk management) fabrizio nanni
  38. 38. Safety, Quality and Environment Forum 2013© PROJECT MANAGEMENT obiettivi Dare una visione realistica del progetto Dare una visione realistica del progetto Responsabilizzare tutti gli attori coinvolti nel progetto Responsabilizzare tutti gli attori coinvolti nel progetto Evidenziare le situazioni critiche Evidenziare le situazioni critiche Tracciare un quadro previsionale Tracciare un quadro previsionale Proporre un approccio comune a tutti i livelli Proporre un approccio comune a tutti i livelli Assicurare una coerenza tra obiettivi attesi e raggiunti Assicurare una coerenza tra obiettivi attesi e raggiunti fabrizio nanni
  39. 39. Safety, Quality and Environment Forum 2013

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