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Primeros Encuentros para Profesionales de
Archivos, Bibliotecas y Centros de
Documentación
26
octubre
2010
Proceso Técnico
Proceso Técnico
Ingreso de la documentación
Comprobación de la situación del fondo de
archivo
Planificació...
Adquisición
Temporal
Depósito
Indefinido
Donación
Fases de formación y evolución de
archivos de familia
 Creación: acumulación de propiedades e inversiones en
una o varias...
Características de un fondo de un archivo de
familia
Fondos cerrados
Primera impresión de anarquía y organicidad
Gran p...
Comprobación de la situación de los fondos
Situación física
Revisión de la documentación del fondo y de los
tipos docume...
Planificación de la campaña descriptiva
Clasificar respetando el principio de procedencia, analizando
las funciones y com...
Secciones: mayorazgos o familias
Series: documentales analizando su contenido
informativo y su finalidad.
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 Nivel de archivo: Guía
 Nivel de sección: Guía
 Nivel de serie: Inventario
 Nivel de unidad
documental: Catálogo
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Niveles
Intelectuales: Fondo, subfondo, sección, subsección, serie,
subserie y subsubserie sin limitación de niveles.
F...
Relación de dependencia y afinidad
Verticales: padre-hijo
Paralelas:
 Hermanos, cuando dependen de un padre
 Afinidad...
Ficha ISAD (G). Archivos FSS
Ficha ISAAR (CPF) Onomásticos
Ficha ISAAR (CPF) Geográficos
Ficha ISAAR (CPF) Entidades
Programa informático: Archidoc
Jerárquico, cada nivel tiene:
 Propiedades específicas (etiqueta, icono, ficha asociada, ...
Digitalización
 Dos sistemas:
 Digitalización interna: puntual
 Digitalización externa: digitalizaciones masivas
 En c...
General Niveles
Otazu (Zurbano) y agregados
Organización de fondos de archivo en la Fundación Sancho el Sabio por Rosa Preciado
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Organización de fondos de archivo en la Fundación Sancho el Sabio por Rosa Preciado

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Ponencia presentada en los "Primeros Encuentros para Profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación - Artxibo, Liburutegi eta Dokumentazio Zentroetako Profesionalen Lehenengo Topaketak", celebrados en la Fundación Sancho el Sabio www.fsancho-sabio.es, el 26 de noviembre de 2010.

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Organización de fondos de archivo en la Fundación Sancho el Sabio por Rosa Preciado

  1. 1. Primeros Encuentros para Profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación 26 octubre 2010
  2. 2. Proceso Técnico Proceso Técnico Ingreso de la documentación Comprobación de la situación del fondo de archivo Planificación de la campaña descriptiva Clasificación Descripción Multinivel Descripción: Fichas ISAD (G) e ISAAR (CPR) Ordenación Instrumentos de descripción Informatización Digitalización Devolución de la documentación Conclusiones
  3. 3. Adquisición Temporal Depósito Indefinido Donación
  4. 4. Fases de formación y evolución de archivos de familia  Creación: acumulación de propiedades e inversiones en una o varias generaciones.  Consolidación: auténtica organización de los papeles de la casa.  Agregación o acumulación de dos haciendas y sus documentos. Fundación del archivo.  Dispersión: las haciendas y los archivos se dividen con las desvinculaciones del S. XIX. A partir de la segunda mitad del S. XIX archivos particulares o de individuos.
  5. 5. Características de un fondo de un archivo de familia Fondos cerrados Primera impresión de anarquía y organicidad Gran parte de los documentos en copia y traslado, algunos originales Tipo de documentación: Notarial: diferentes dependiendo de los diversos negocios jurídicos. No notarial: - origen jurídico (probanzas de hidalguía, ejecutorias, autos de un pleito). - origen administrativo-público (concesión de honores, títulos, cargos) - personal y textos de toda clase (correspondencia, recibos, apuntes)
  6. 6. Comprobación de la situación de los fondos Situación física Revisión de la documentación del fondo y de los tipos documentales Delimitar de qué tipo de fondo se trata, recabar información sobre la familia, su genealogía, cargos que ocuparon Existencia de inventarios antiguos y/o preorganización
  7. 7. Planificación de la campaña descriptiva Clasificar respetando el principio de procedencia, analizando las funciones y competencias de la entidad u organismo productor. Crear la estructura jerárquica del fondo partiendo del cuadro de clasificación Crear un modelo estándar de descripción rellenando los campos de las fichas ISAD(G) Normalizar los tipos de instrumentos de descripción Seleccionar un programa informático acorde con nuestras necesidades
  8. 8. Secciones: mayorazgos o familias Series: documentales analizando su contenido informativo y su finalidad. Subseries: tipos documentales o materias Clasificación
  9. 9.  Nivel de archivo: Guía  Nivel de sección: Guía  Nivel de serie: Inventario  Nivel de unidad documental: Catálogo Instrumentos de descripción Generales  Índice General: Onomástico, Geográfico, Entidades.  Cuadros Genealógicos  Mapas de ubicación de las propiedades Auxiliares
  10. 10. Niveles Intelectuales: Fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie y subsubserie sin limitación de niveles. Físicos: Unidad documental simple y unidad documental compuesta. Reglas Descripción de lo general a lo específico Información pertinente según el nivel de descripción Interconexión de las descripciones No repetir la información, en el nivel superior dar la información común a sus descendientes Descripción Multinivel: Características (I)
  11. 11. Relación de dependencia y afinidad Verticales: padre-hijo Paralelas:  Hermanos, cuando dependen de un padre  Afinidad, cuando varias unidades de descripción son de un mismo nivel (series documentales) Fuentes de información Niveles intelectuales: conjunto del material archivístico y la legislación que le haya sido aplicada Niveles físicos: las propias unidades documentales Ventajas Intercambio de información Tratamiento uniforme de archivos equivalentes Recomponer virtualmente fondos dispersos y fragmentados Descripción Multinivel: Características (II)
  12. 12. Ficha ISAD (G). Archivos FSS
  13. 13. Ficha ISAAR (CPF) Onomásticos
  14. 14. Ficha ISAAR (CPF) Geográficos
  15. 15. Ficha ISAAR (CPF) Entidades
  16. 16. Programa informático: Archidoc Jerárquico, cada nivel tiene:  Propiedades específicas (etiqueta, icono, ficha asociada, estado de validación, icono de digitalización, usuario de creación, fecha de creación, modificaciones)  Parámetros (editar, lista de control de acceso, consultar e imprimir información e imágenes, añadir imágenes)  Descripción mediante las fichas ISAD (G) e ISAAR (CPR)  Elaboración de fichas específicas con las áreas y campos que se precisen  Recuperación de la información (signatura, signatura antigua, fechas, tipología documental, características físicas, tipo de letra, idioma, texto libre y descriptores)  Difusión de la información: mediante instrumentos de descripción  Preparación de la signatura enlace para la digitalización  Digitalización de las imágenes  Importación de las imágenes a nuestra base de datos y visualización de las mismas  Tratamiento de las imágenes  Reconversión de los documentos Word a HTML
  17. 17. Digitalización  Dos sistemas:  Digitalización interna: puntual  Digitalización externa: digitalizaciones masivas  En color, generando 3 tipos de imágenes:  Imagen de preservación o “Master”  Formato: TIFF sin comprimir  Modo de color: indexado (256) con 8 bits de profundidad de color  Resolución: 300 ppp y 400 ppp  Tamaño de la imagen: dimensiones del orginal  Imagen de acceso  Formato: JPG comprimido  Modo de color: indexado con 24 bits de profundidad de color  Resolución: 300 ppp y 400 ppp  Tamaño de la imagen: si original es inferior a DINA4 se respeta su tamaño pero si es de tamaño superior se obtiene una imagen ligeramente inferior, de 20,5x28,5 aproximadamente  Imagen de salida a la WEB  Formato: JPG comprimido  Resolución: 1280x1024 ppp, imagen mucho más ligera que la anterior para que su recuperación sea más rápida.  Indexación: signatura, para los documentos de varias páginas con nº correlativo, comenzando por 0001  Almacenamiento: Discos duros externos o USB de gran capacidad
  18. 18. General Niveles
  19. 19. Otazu (Zurbano) y agregados

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