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FAQ (empresas) cotización a la SS de estudiantes en prácticas

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Preguntas frecuentes de las empresas sobre la cotización a la Seguridad Social de estudiantes en prácticas.
¿Cuándo se dará de alta a los alumnos en prácticas en empresas en el Régimen General de la Seguridad Social?
¿Quién notifica las altas y las bajas a la Seguridad Social?
¿Cuándo se deberán notificar las altas y bajas de estudiantes en prácticas a la Seguridad Social?
¿Se podrá incorporar un estudiante a la práctica sin estar dado de alta en la Seguridad Social y hacerlo a posteriori?
¿Al declarar la sentencia del Tribunal Supremo el RD 1707/2011 nulo de pleno derecho, hay retroactividad en la
obligación de cotizar con efecto 1 de noviembre de 2011, fecha de entrada en vigor del RD 1493/2011?
¿Hay variación en los precios de los programas de la Fundación Universidad-Empresa?
¿Cómo se regularizarán las facturas de la Fundación Universidad-Empresa?
¿Cómo se procede con los estudiantes extranjeros en empresas en España?
¿Cómo se procede con los estudiantes españoles en empresas en el extranjero?
¿Cómo se regularizarán los convenios de los programas y los anexos de los estudiantes que no hacían referencia al 1493/2011?
¿Cómo se regularizará con los estudiantes que hayan estado o estén en programas en prácticas desde el 28 de junio de 2013?
¿Qué ocurre con los seguros médicos privados que actualmente cubren a los alumnos de los programas de posgrado CITIUS, OPTIMUS, GAIA, UNIVEM, PASARELA y MINDGAP?
¿Cómo se gestionan las bajas por accidente o enfermedad?

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FAQ (empresas) cotización a la SS de estudiantes en prácticas

  1. 1. 1 ¿Cuándo se dará de alta a los alumnos en prácticas en empresas en el Régimen General de la Seguridad Social? Las altas se notificarán a lo largo del mes de septiembre, como marcan las instrucciones de la Tesorería General de la Seguridad Social y llevarán fecha del 28 de junio para aquellos alumnos que ya estuviesen incorporados en uno de los programas; o la fecha inicial de su práctica si fuese posterior al 28 de junio. ¿Quién notifica las altas y las bajas a la Seguridad Social? La Fundación Universidad-Empresa, como entidad co-financiadora y pagadora (según se dispone en el RD 1493/2011) es la encargada de tramitar altas y bajas en la Seguridad Social, usando un número patronal propio, específico para este colectivo y atendiendo a las instrucciones de la Tesorería General. ¿Cuándo se deberán notificar las altas y bajas de estudiantes en prácticas a la Seguridad Social? Altas: el día antes de la incorporación a la empresa, como máximo. Por ello, la Fundación Universidad- Empresa deberá disponer de toda la documentación necesaria para proceder correctamente, lo que amplia significativamente los plazos para recopilar todos los documentos (plan formativo, DNI del estudiante, expediente académico, vida laboral, número de la Seguridad Social, CV, matrícula universitaria, anexos al convenio, etc). Bajas: el mismo día de la finalización de su período en prácticas. ¿Se podrá incorporar un estudiante a la práctica sin estar dado de alta en la Seguridad Social y hacerlo a posteriori? No, nunca. Las altas se deben notificar a la Seguridad Social al menos el día antes de su incorporación al Cotización a la seguridad social de estudiantes en prácticas Preguntas frecuentes programa, por lo que en ningún caso un estudiante podrá comenzar con la práctica si no se ha formalizado su inscripción en el Régimen General de la Seguridad Social. Desde la Fundación Universidad-Empresa os insistimos en la importancia de este trámite legal y os recordamos que en caso de no atenderse, podrán derivarse importantes perjuicios tanto para las empresas que no se ajusten a este procedimiento, como para la Fundación Universidad-Empresa. ¿Al declarar la sentencia del Tribunal Supremo el RD 1707/2011 nulo de pleno derecho, hay retroactividad en la obligación de cotizar con efecto 1 de noviembre de 2011, fecha de entrada en vigor del RD 1493/2011? No. La Tesorería General de la Seguridad Social no exigirá retroactividad a fecha de la publicación del RD 1493/2011, pero sí a fecha de la publicación de la sentencia del Tribunal Supremo, el 28 de junio de 2013, tal y como se detalla en las instrucciones que han elaborado. Por ello, se deberá cotizar por todos los estudiantes en programas de prácticas desde el 28 de junio, tanto los que sigan en activo como los que hayan causado baja posterior. ¿Hay variación en los precios de los programas de la Fundación Universidad-Empresa? Sí. En el caso de los programas de posgrado, al sustituirse el seguro privado por la cotización a la Seguridad Social, el resultante es un pequeño incremento en el coste anual del programa. Os adjuntamos una tabla con los nuevos precios a partir del 1 de septiembre de 2013. En el caso del programa de estudiantes START, al no haber cotizado anteriormente, se incrementa el coste del programa en el valor de dicha cotización. Os pedimos encarecidamente que los números de pedido para las plazas en activo puedan soportar estos Fundación Universidad-Empresa
  2. 2. 2 incrementos en coste, o que se generen nuevos de manera urgente para evitar paralizar los procesos de regularización de facturas. ¿Cómo se regularizarán las facturas de la Fundación Universidad-Empresa? Dado el volumen de estudiantes en prácticas que gestiona la Fundación Universidad-Empresa, en los próximos meses nuestro departamento económico- financiero procederá a regularizar las facturas ya emitidas, por lo que: n Facturará a las empresas los importes de la cotización a la Seguridad Social (a fecha actual 34,72 € mensuales por estudiante) correspondientes a los meses de junio, julio y agosto de 2013. n Para la facturación del incremento de tarifa de la beca se tendrá en cuenta el número de días efectivos que hay entre la entrada en vigor de la nueva tarifa, 1 de septiembre de 2013 y la finalización de la beca, sobre el periodo total de la beca. Ejemplo: Para un estudiantes del programa GAIA que comenzó el 1 de julio de 2013 y que finalizará el 30 de junio de 2014, con un incremento del precio programa GAIA anual de 200 € (ver archivo adjunto: 13.676 €-13.476 €) el cálculo a realizar será: n Días transcurridos entre 1/9/2013 y 30/06/2014 = 303 días n Días totales del periodo de la beca (1/7/2013 y 30/06/2014) = 365 días n Incremento de tarifa = 200 € n Importe a facturar = 303/365 × 200 = 166,03 € De esta manera, no será necesario modificar las facturas de los periodos posteriores, que se realizarán tal como figura en los pedidos inicialmente registrados en el sistema, es decir, con los precios anteriores. En el caso de que se produzcan bajas anticipadas sobre el periodo final de la beca, se recalculará y devolverá el incremento facturado de más. ¿Cómo se procede con los estudiantes extranjeros en empresas en España? Comunitarios: los estudiantes procedentes de países de la Unión Europea podrán solicitar su número de la Seguridad Social en las oficinas de la Seguridad Social, aportando su pasaporte y copia del convenio del programa en el que participan antes de la fecha de comienzo del mismo. A continuación, deberán facilitar ese número a la Fundación Universidad-Empresa para su alta en el Régimen General de la Seguridad Social. Adicionalmente, podrán solicitar el NIE definitivo, lo que facilitará la aplicación de la retención del IRPF si procede dentro del año fiscal (como residentes). Extracomunitarios: estudiantes procedentes de países de fuera de la Unión Europea no podrán darse de alta en la Seguridad Social hasta que no tramiten su NIE definitivo, ya que en principio, el NIE provisional no es válido para solicitar su número de afiliación. Debido a que este proceso puede demorarse varios meses, todos los estudiantes extranjeros extracomunitarios estarán además cubiertos con un seguro privado de asistencia médica y accidentes con cargo a la empresa hasta que puedan estar dados de alta y cubiertos por la Seguridad Social. ¿Cómo se procede con los estudiantes españoles en empresas en el extranjero? n Los estudiantes españoles que realicen la totalidad de su práctica en una empresa en país distinto a España no deberán cotizar a la Seguridad Social. Por ello, el programa en el que participen incluirá un seguro internacional de asistencia médica, de accidentes y repatriación. n Los estudiantes españoles que inicien su práctica en una empresa en España y a luego continúen su estancia en una empresa en el extranjero, lo cual se considerará un desplazamiento temporal, deberán cotizar a la Seguridad Social durante todo el período del programa. En este caso, el programa les cubrirá también con un seguro privado de repatriación, con cargo a la empresa. Si la empresa estuviese ubicada en la Unión Europea, los estudiantes deberán tramitar su Tarjeta Sanitaria Europea para poder acceder a asistencia médica en su destino, si fuese el caso.
  3. 3. 3 Si la empresa estuviese ubicada fuera de la Unión Europea, el seguro incluirá a su vez asistencia internacional médica y de accidentes. ¿Cómo se regularizarán los convenios de los programas y los anexos de los estudiantes que no hacían referencia al 1493/2011? Los estudiantes que estén actualmente en alguno de los programas de titulados de la Fundación Universidad-Empresa y cuyo anexo no contemple la actual regulación deberán confirmar su continuidad en el mismo firmando una adenda en la que se incluye las nuevas condiciones, como la obligación de cotizar a la Seguridad Social por su parte y la de la empresas y la baja en el seguro médico privado. Esta autorización se ha enviado a todos los estudiantes por correo electrónico certificado y deberá estar firmada antes del 20 de septiembre para garantizar su continuidad en el programa. En el caso de los estudiantes en prácticas a través del programa START, COOPERA Y COOPERACIÓN EDUCATIVA ORH, se procederá a notificar a todos los afectados la nueva situación de alta y cotización en la Seguridad Social por imperativo legal, sin necesidad de recabar su autorización, en la medida en que las condiciones de su convenio no se verán afectadas de ninguna otra manera. Todas las incorporaciones a partir del lunes 16 de septiembre se realizarán con el nuevo anexo de cada programa, el cual hará referencia al RD 1493/2011 y a las nuevas condiciones. Los convenios marcos de los programas firmados entre la empresa, la Fundación Universidad-Empresa y la Universidad se mantendrán, incluyéndose en cada expediente la autorización de cambio de condiciones firmada por cada empresa. Serán los nuevos anexos de cada incorporación los que especifiquen las condiciones con cada estudiante. ¿Cómo se regularizará con los estudiantes que hayan estado o estén en programas en prácticas desde el 28 de junio de 2013? Para los estudiantes que, estando en activo en alguno de los programas con fecha posterior al 28 de junio, ya no lo estén, la Fundación Universidad-Empresa les emitirá una factura por el valor de la cotización personal mensual (6,09 €) para su ingreso en la Tesorería General de la Seguridad Social. Para los estudiantes que, estando en activo en alguno de los programas con fecha posterior al 28 de junio, sigan estándolo, la Fundación Universidad-Empresa les deducirá del próximo pago de su ayuda al estudio el valor de la cotización personal mensual (6,09€) de los meses referidos en la instrucción de la Seguridad Social para su ingreso en la Tesorería General de la Seguridad Social. ¿Qué ocurre con los seguros médicos privados que actualmente cubren a los alumnos de los programas de posgrado CITIUS, OPTIMUS, GAIA, UNIVEM, PASARELA y MINDGAP? Las pólizas de seguros privados que cubrían a los estudiantes hasta ahora se cancelarán con fecha 30 de septiembre de 2013. Hasta ese momento estarán cubiertos y podrán hacer uso de ese servicio. El coste de esa cobertura en el mes de septiembre será asumido por la Fundación Universidad-Empresa y no se repercutirá a las empresas. La Fundación Universidad-Empresa informará a todos los estudiantes debidamente. ¿Cómo se gestionan las bajas por accidente o enfermedad? La empresa y el estudiante deben informar inmediatamente a la Fundación Universidad-Empresa de cualquier sucedido durante el programa, como los accidentes o las bajas por enfermedad. Las bajas por accidente o enfermedad se gestionarán como las de cualquier trabajador sujeto a cotización a la Seguridad Social. Siendo en estos casos la Fundación Universidad-Empresa la que actúa como empresario, será ésta la que realice los trámites necesarios. Para ello es MUY IMPORTANTE que las situaciones de baja por enfermedad o accidente se comuniquen inmediatamente. Para bajas prolongadas se analizará la situación individualmente para determinar si es necesaria una paralización o cancelación de la beca. Según el tipo de baja, por accidente o enfermedad y el número de días previos cotizados por el estudiante, éste tendrá derecho a la precepción de un subsidio.
  4. 4. 4 A continuación se detalla el procedimiento que deben seguir los estudiantes ante un caso de enfermedad o accidente y que les entregamos al iniciar su práctica. 1 Notificar inmediatamente a la empresa donde esté realizando las prácticas para que inicie las gestiones con la Fundación Universidad- Empresa. 2 Informar inmediatamente a la Fundación Universidad-Empresa de lo ocurrido: a. Por teléfono: +34 91 548 98 70 b. Por correo electrónico: tgonzalez@fue.es 3 Acudir al centro asistencial de Mutua Universal más próximo al lugar donde se ha producido el accidente: a. Localizarlo a través de la web: www.mutuauniversal.net b. En el teléfono gratuito 900 203 203 te informarán las 24 horas del día de: n Coberturas que ofrece Mutua Universal. n Centros Asistenciales más adecuados dónde acudir. n Procedimiento a seguir y asesoramiento médico. n Medios asistenciales y de traslado necesarios al Centro de Atención Sanitaria más adecuado. 4 Acudir al centro asistencial con el VOLANTE DE PRESTACIÓN DE ASISTENCIA SANITARIA. a. Deberá ir correctamente cumplimentado, sellado y firmado por la Fundación Universidad-Empresa. b. Si no puede llevarlo en mano, la Fundación lo podrá enviar por fax o por correo, pero para ello necesitará tener conocimiento del accidente ocurrido. 4 En caso de urgencia se recomienda que se dirija al centro u hospital más cercano. Si no es de la Mutua Universal, la Fundación necesita saberlo para poder realizar las gestiones administrativas necesarias. Esquema de actuación ante un accidente Accidente Becario acude al Centro Asistencial con el Volante ¿Becario requiere baja médica? No Sí Se le entrega el Parte Médico de No Baja El becario se reincorpora al día siguiente Se le entrega el Parte Médico de Baja El becario recibe el alta médica Envía el parte a la Fundación Universidad-Empresa Se reincorpora a la empresa y envía el parte a la FUE Semanalmente envía los partes de baja

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