Successfully reported this slideshow.
1Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011Huishoudelijk reglementIn aanvulling op de sta...
2Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 20114. Opzeggingstermijn• Op twee momenten in een ...
3Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011• De begroting wordt door de directeur in nauw...
4Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 201111. Directievoering• De directeur van het FSIN...
5Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011• Bestuursleden zijn vanuit hun gewone bestuur...
6Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011	  	  Bijlage	  bij	  huishoudelijk	  reglemen...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Huishoudelijk+reglement+22+juni+2011

217 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Huishoudelijk+reglement+22+juni+2011

  1. 1. 1Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011Huishoudelijk reglementIn aanvulling op de statuten1. Doelstellingen vereniging• De basisdoelstellingen van het FSIN zijn vastgelegd in de Statuten. Binnen diebasisdoelstellingen zal het bestuur van het FSIN periodiek een vertaling maken van diedoelstellingen naar praktijkgerichte activiteiten. Die concrete plannen worden jaarlijksvoorgelegd aan de ledenvergadering.• Onze leden krijgen een bepaalde hoeveelheid exemplaren van elk rapport en/of dienst die hetFSIN als basis aan de leden aanbiedt, conform het beleidsplan dat jaarlijks wordt vastgestelddoor het bestuur en bekrachtigd wordt door de leden. Elk lid heeft er recht op om met een vastte stellen aantal managers aanwezig te zijn op de activiteiten die het FSIN organiseert. Hetaantal deelnemers per bedrijf dat op een congres of event welkom is, wordt jaarlijks door hetbestuur vastgesteld.2. Soorten ledenHet FSIN heeft betalende leden in vier categorieën.1. Leveranciers in de foodsector. Fabrikanten of toeleveranciers die voedings- en genotmiddelenof gebruiks- en verbruiksgoederen binnen de foodsector verkopen.2. Grossiers of logistieke dienstverleners.3. Outletorganisaties. Bedrijven die uiteindelijk hun foodproducten verkopen aan de consument.4. Zakelijke diensteverleners in de foodsector, mits ze door de ballotage van het bestuur alskandidaatlid van het FSIN worden goedgekeurd.De vierde categorie is in feite supportend lid omdat zij geen kandidaat voor een bestuurszetel kunnenkiezen (zie artikel 7.2 in de statuten).3. LidmaatschapsfeeHet FSIN kent in de praktijk vier soorten lidmaatschappen met bijbehorende verschillen in de fee.a) Het basislidmaatschapsbedrag is met ingang van juli 2007 vastgesteld op € 4.500,-b) Het bestuur kan besluiten om een aspirant lid gedurende één jaar tijd eenkennismakingslidmaatschap aan te bieden van € 2.500,-. Dat lidmaatschap gaat danautomatisch over in een gewoon lidmaatschap wanneer het betreffende aspirant-lid niet 3maanden voor het verstrijken van het proeflidmaatschap, dat lidmaatschap beëindigt. Datproeflidmaatschap betekent dat dit lid gedurende de proeftijd de rechten heeft van categorie c(hierop volgend).c) Heel kleine bedrijven (minder dan 25 werknemers en minder dan 3 miljoen Euro omzet)betalen een fee van € 2.500,-. Voor deze leden geldt dat ze de helft van het aantalexemplaren van de producten krijgen ten opzichte van het basislidmaatschap.d) Grote concerns met meer dan 300 werknemers en meerdere werkmaatschappijen betaleneen fee van € 7.500,- Voor dat bedrag worden dan de dubbele hoeveelheid productengeleverd.Tot slot kent het FSIN nog een beperkt aantal gastleden die geen fee betalen, maar in ruil voor hunlidmaatschap diensten leveren aan het FSIN. Tot nu toe zijn dat alleen HBO scholen en Universiteiten.Die leden krijgen eenderde van de hoeveelheid documenten van een gewoon lid.
  2. 2. 2Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 20114. Opzeggingstermijn• Op twee momenten in een jaar gaat het lidmaatschap van het FSIN in. Per januari en per julivan een kalenderjaar, afhankelijk van het moment dat het lidmaatschap ingaat.• Een lid krijgt een factuur voor een heel jaar. Dat kan dus een lidmaatschapsjaar zijn van 1 julitot en met 30 juni. Of van 1 januari t/m 31 december.• Tot en met maart van een kalenderjaar wordt een lid met terugwerkende kracht tot januari lidvan het FSIN en krijgt dan ook alle rapporten die voor die tijd zijn verschenen. Na maart gaathet lidmaatschap per 1 juli in. Tot en met september geldt dat het lidmaatschap metterugwerkende kracht tot 1 juli ingaat. En de rapporten van juli t/m september krijgt hetbetreffende nieuwe lid dan toegestuurd.• Het opzeggen van het lidmaatschap kent een opzegtermijn van 12 maanden, ingaande hetmoment van een nieuw lidmaatschapsjaar.5. Vergaderingen• Het FSIN houdt een keer per jaar een ledenvergadering. De stukken voor die vergaderingworden drie weken voor die vergadering toegestuurd aan de primaire contactpersonen die deleden hebben opgegeven voor de correspondentie met het FSIN.• Stemming over besluiten gebeurt via handopsteken en bij twijfel over die uitslag zal eenschriftelijke stemming worden gehouden.• Voor besluiten (wat niet in de statuten geregeld is) volstaat een meerderheid van deaanwezige leden. Daarbij geldt dat elk lid één stem heeft, ongeacht de grootte van hetlidmaatschap.• De besluiten van de jaarvergadering worden in notulen vastgelegd.6. Bedrijfsvoering• Ten behoeve van de bedrijfsvoering van het FSIN is een directeur benoemd die vanuit eenextern bureau de directievoering verzorgt. De samenwerking met dat bureau wordt in eenapart contract geregeld. De overeenkomst met het externe bureau heeft een opzegtermijn van1 jaar, gericht op de continuïteit van de bedrijfsvoering.• Een extern bureau is tevens verantwoordelijk voor de verwerking van de administratie, defacturing en het debiteurenbeheer van het FSIN.• Dat bureau is ook verantwoordelijk voor de productie van de Jaarrapporten en de overigerapportages en de daarbij behorende kwalitatieve research.• Het toezicht op - en de aansturing van - de directievoering wordt verzorgd door het dagelijksbestuur (voorzitter, penningmeester en secretaris).• De directeur zorgt ervoor dat alle overige taken naast zijn eigen specialismen doormedewerkers van het externe bureau en/of extern ingehuurde medewerkers (leesproducenten, specialisten en deskundigen) worden uitgevoerd en houdt toezicht op dekwaliteit, de efficiency en de planning van die activiteiten gericht op de continuïteit van dedienstverlening.• Met extern ingehuurde medewerkers zullen deugdelijke overeenkomsten gesloten wordenover beloningen en onkostenvergoedingen en aansprakelijkheid in overeenstemming metfiscalenwetgeving (o.a. VAR verklaringen) alsmede bevattend een exclusiviteits- engeheimhouding- en non-concurrentie bedingen. Zij zullen in principe rechtstreeks aan hetFSIN factureren, tenzij anders wordt besloten door het bestuur.
  3. 3. 3Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011• De begroting wordt door de directeur in nauw overleg met de penningmeester voorbereid,door het bestuur goedgekeurd en moet vervolgens door de ledenraad worden goedgekeurd.• De administratie en de boekhouding wordt gevoerd in overleg met de penningmeester en deexterne accountant.• De externe accountant controleert de boekhouding, de verwerking van de administratie tenopzichte van de goedgekeurde begroting en de overeenkomsten met de ingehuurdemedewerkers in relatie tot het door hen gefactureerde. De externe accountant werkt inopdracht van- en doet verslag aan het bestuur.• De accountant werkt jaarlijks de jaarrekening uit in samenhang met eensamenstelselverklaring.7. Bevoegdheden• De directeur van het FSIN is bevoegd om binnen de goedgekeurde jaarplannen en begrotingalle besluiten te nemen die noodzakelijk zijn voor de doelstellingen van het FSIN. Het bestuurhoudt daar toezicht op en zal achteraf besluiten sanctioneren.• Het bestuur zal op eigen initiatief ook kunnen bepalen dat voor bepaalde besluiten (zelfsbinnen de goedgekeurde jaarplannen) vooraf bestuursgoedkeuring nodig is.• De directeur zorgt voor het afwikkelen van alle financiële activiteiten en de penningmeesterhoudt toezicht op de boekhouding (zie punt 6).• De directeur heeft tekenbevoegdheid voor alle posten die vooraf in de jaarbegroting zijngoedgekeurd. Voor contracten die een langere doorlooptijd hebben dan een jaar zal telkenseen apart bestuursbesluit genomen worden.• Posten die niet in de begroting staan en die een bedrag van € 2.500,- overtreffen zullen eerstaan het DB van de vereniging worden voorgelegd.• De directeur zal voor elk van zijn beslissingen verantwoording moeten kunnen afleggen.8. Medewerkers• Het FSIN heeft (vooralsnog) geen eigen medewerkers in dienst.• Noodzakelijke onkosten van ingehuurde medewerkers zullen worden vergoed op basis van deeerder genoemde overeenkomsten, indien dat met hen is afgesproken.• Ingehuurde medewerkers zorgen voor een VAR verklaring. Het FSIN aanvaardt geenverplichtingen en/of aansprakelijkheid van een werkgever voor de ingehuurde medewerkers.Zie punt 6, 7ebullet.• Elk jaar wordt opnieuw bekeken welk soort specialisme nodig is voor het FSIN en op basisdaarvan worden in te huren medewerkers geselecteerd door de directeur en gesanctioneerddoor het bestuur.9. Administratie• De verwerking van de administratie en boekhouding worden uitbesteed aan een externbureau.• Toezicht op de administratie en boekhouding wordt gedaan door de penningmeester en deaccountant.• Penningmeester en accountant geven aanwijzingen voor het voeren van de administratie.10. Secretariaat• Het secretariaat van het FSIN wordt eveneens uitbesteed aan een extern bureau.
  4. 4. 4Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 201111. Directievoering• De directeur van het FSIN draagt zorg voor alle organisatorische werkzaamheden van hetFSIN en is primair ook het gezicht naar buiten.• De vergoeding voor die directiefunctie wordt tweejaarlijks vastgesteld door het bestuur.• De directiefunctie voor het FSIN is parttime.• Het is de directeur niet toegestaan nevenactiviteiten te hebben die concurrerend zijn voor hetFSIN of die een verstrengeling van belangen tot gevolg kunnen hebben.• In een aparte overeenkomst wordt de samenwerking tussen het bureau dat de directievoeringverzorgt en het FSIN vastgelegd.• Voor de directiefunctie geldt een opzegtermijn van een jaar.12. Werkgroepen• Het FSIN werkt met specialisten van de leden. Die kunnen met elkaar een werkgroep vormendie zorg draagt voor een deel van de doestellingen van het FSIN.• Het aantal werkgroepen wordt bepaald door het bestuur.• Een werkgroep heeft een taakomschrijving die vastgesteld wordt door het bestuur van hetFSIN. De uitvoering alsmede het toezicht daarop valt onder verantwoordelijkheid van dedirecteur.• Een werkgroep heeft een onbezoldigde voorzitter die de leden kunnen benoemen uit huneigen midden.• Waar nodig kan een voorzitter ondersteund worden door een externe specialist, te bepalendoor de directeur van het FSIN.• Een voorzitter zorgt voor het realiseren en de voortgang van de activiteiten van eenwerkgroep en maakt een verslag dat beschikbaar is voor alle leden van het FSIN nagoedkeuring van de directeur.13. Jaarverslag• De directeur van het FSIN zorgt jaarlijks voor een verslaglegging van de activiteiten van hetFSIN en een overzicht van de financiële verslaglegging zoals die door de accountant wordtgoedgekeurd.• Het bestuur kan dat verslag aanvullen met eigen conclusies en activiteitenoverzichten.• Dat verslag wordt na accordering door het bestuur ter goedkeuring voorgelegd aan de ledenvan het FSIN op de jaarlijkse ledenvergadering.• Een begroting en samenvatting van de plannen voor het komende jaar maakt onderdeel uitvan die jaarlijkse rapportage aan de leden.• Dat jaarverslag wordt toegankelijk gemaakt voor alle leden via de website van het FSIN.14. Bestuursvergaderingen• Het bestuur vergadert minimaal 4 keer per jaar en/of zo vaak als wenselijk of nodig is.• Bestuursleden kunnen ook uitvoerend verantwoordelijk zijn voor deelterreinen van het beleid.• Als een activiteit van een bestuurslid zodanig veel tijd vergt dat redelijkerwijs niet meer kanworden verwacht dat hij of zij dat pro deo uitvoert vanuit zijn functie als bestuurslid, dan kan hijof zij daar een van tevoren vast te stellen vergoeding voor ontvangen. Dat kan alleengebeuren met unanieme instemming van het bestuur. De verantwoording daarvoor zal aan deledenraad worden voorgelegd.
  5. 5. 5Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011• Bestuursleden zijn vanuit hun gewone bestuursfunctie actief betrokken bij het werven vanleden.• De directeur zorgt ervoor dat de bestuursleden ook tussen de vergaderingen door op dehoogte worden gehouden van belangrijke ontwikkelingen die met het FSIN te maken hebben.• De directeur zorgt ervoor dat van elke vergadering een verslag wordt gemaakt en een apartelijst met eventuele actiepunten. Dit verslag wordt binnen twee weken toegezonden aan debestuursleden.• Dat verslag wordt de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd.15. Bestuurswisseling*• Uitgangspunt bij het FSIN is dat zoveel mogelijk opgebouwde kennis en ervaring in hetbestuur behouden blijft, vooral ook omdat bestuursleden ook uitvoerend verantwoordelijkkunnen zijn.• In navolging van de statuten zal een aftredingschema worden gemaakt voor het bestuur. Datwordt vastgelegd in een document en op de website van het FSIN toegankelijk gemaakt voorde leden.• Bestuursleden kunnen voor maximaal 8 jaar in functie zijn en op voordracht van het bestuurkan die periode nog met 4 jaar worden verlengd als de ledenvergadering daarmee instemt.• De externe voorzitter wordt voor een periode van 4 jaar benoemd en die periode kan met 4jaar worden verlengd.• Een bestuurslid representeert een van de drie sectoren uit de foodservice markt. Offabrikant/leverancier; of grossier/logistiek serviceprovider; of outletorganisatie.• Hij/zij is als persoon lid van het bestuur, ook al zal hij een nauwe band hebben met zijnwerkgever. Hij is niet primair een vertegenwoordiger van het bedrijf waar hij of zij werkt.• Als een bestuurslid echter niet meer werkzaam is bij een lid van het FSIN zal hij of zij de zetelter beschikking stellen. Een uitzondering kan worden gemaakt als zijn voormalige werkgeverdaarvoor een verzoek indient. Dan blijft hij optreden namens die sector uit hoofde van zijnvorige functie.• De leeftijdsgrens van bestuursleden wordt vastgesteld op 72 jaar.16. Aansprakelijkheid• Voor de bestuursleden is door het FSIN een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringafgesloten.• Het FSIN wil en zal op geen enkele wijze betrokken zijn bij concurrentievervalsendemaatregelen binnen het activiteitenterrein van haar leden. Daarom heeft het FSIN een apartegedragscode** ontworpen (voor alle medewerkers, bestuurs- en werkgroepleden) die integraaldeel uitmaakt van het huishoudelijk reglement.          *          Criteria  voor  bestuursleden  en  procedure  bestuursselectie  staan  in  een  apart  document.  **      Gedragscode  in  een  apart  document  
  6. 6. 6Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011    Bijlage  bij  huishoudelijk  reglement:  Criteria  voor  bestuursbenoemingen  en  procedure  bestuursselectie.    Criteria  voor  bestuursleden  en  procedure  bestuursselectie    Van  een  bestuurslid  verwachten  wij  het  volgende:  • Dat  hij  of  zij  als  persoon  met  algemene  branchedeskundigheid  in  het  bestuur  plaats  neemt.  Hij  vertegenwoordigt  niet  primair  zijn  eigen  bedrijf,  maar  een  segment  uit  de  drie  geledingen  waaruit  het  FSIN  bestaat:  outlets,  grossiers/distributeurs  of  fabrikanten/leveranciers.  • Dat  hij/zij  zelf  op  directieniveau  in  zijn  eigen  bedrijf  actief  is.  In  overleg  met  het  bestuur  en  zijn  eigen  bedrijf  zullen  we  bij  uitzondering  van  dit  criterium  kunnen  afwijken.  Primair  geldt  het  uitgangspunt  dat  we  verwachten  van  onze  leden  dat  ze  iemand  op  directieniveau  kandidaat  stellen  voor  het  bestuurslidmaatschap.  • Dat  hij  zich  voor  5  bestuursvergaderingen  per  jaar  kan  vrijmaken  en  daarnaast  de  beide  congressen  van  het  FSIN  kan  bijwonen.  Verder  zal  er  tijd  vrijgemaakt  moeten  worden  voor  het  lezen  van  stukken  of  telefonisch  overleg.  • Dat  hij  proactief  een  portefeuille  kan  beheren  (aandachtsveld)  en  in  overleg  met  collega  bestuursleden  en  met  steun  van  het  FSIN  Bureau  beleidsvoorbereidende  documenten  voor  het  bestuur  kan  maken.  • Dat  hij  actiepunten  die  op  zijn  naam  komen  tussen  de  vergaderingen  door  kan  afwerken.  • Dat  hij  actief  het  FSIN  kan  promoten  en  waar  mogelijk  andere  bedrijven  kan  overhalen  tot  lidmaatschap.  • Dat  hij  de  rol  en  identiteit  van  het  FSIN  als  Onafhankelijk  Kennisinstituut  zal  respecteren  en  kan  bevorderen.    Procedure  bij  vacatures  • Als  een  bestuurslid  aftreedt  en  niet  herkiesbaar  is,  zal  het  bestuur  van  het  FSIN  die  vacature  bekend  maken  en  zelf  met  een  kandidaat  bestuurslid  maar  voren  komen.  Dat  laatste  doen  we  om  een  evenwichtige  spreiding  van  soorten  leden  te  bevorderen.  • De  stemming  over  een  vacature  proberen  we  binnen  een  half  jaar  na  het  ontstaan  van  de  vacature  te  laten  plaatsvinden.  In  de  vakantietijd  zullen  we  geen  stemmingen  of  kandidaatstelling  organiseren,  maar  wachten  tot  na  die  periode.  • We  stellen  de  kandidaat  van  het  bestuur  voor  aan  de  leden  door  middel  van  een  compact  CV  en  argumentatie.  • Alle  andere  leden  uit  het  segment  waarin  de  vacature  gekomen  is  (dus:  outlets,  grossiers  of  fabrikanten)  kunnen  vervolgens  binnen  twee  weken  aangeven  of  ze  instemmen  met  de  kandidaat  van  het  bestuur  óf  dat  ze  liever  een  andere  kandidaat  (uit  het  eigen  bedrijf  of  een  ander  bedrijf)  naar  voren  brengen.  Ze  moeten  dan  de  kandidaat  met  CV  en  beargumentering  aanmelden  bij  het  FSIN.  • Het  FSIN  gaat  er  dan  vanuit  dat  de  betreffende  ‘tegenkandidaat’  voldoet  aan  de  criteria  en  ook  zelf  bereid  en  in  staat  is  de  bij  de  bestuursfunctie  horende  tijd,  taken  en  bevoegdheden  in  te  vullen.  • Het  FSIN  meldt  vervolgens  welke  kandidaten  door  de  leden  als  ‘tegenkandidaat’  naar  voren  zijn  geschoven.  • Gelijktijdig  wordt  een  stemformulier  meegezonden  met  daarop  alle  kandidaten.  De  leden  uit  het  betreffende  segment  hebben  vervolgens  twee  weken  de  tijd  om  schriftelijk  hun  stem  uit  te  brengen  door  het  opsturen  van  het  getekende  document.  Elk  lidbedrijf  uit  het  betreffende  segment  heeft  één  stem.  • De  kandidaat  waarop  de  meeste  stemmen  zijn  uitgebracht  wordt  benoemd.  Mochten  de  stemmen  staken  (evenveel  uitgebrachte  stemmen)  dan  geeft  de  stem  van  de  onafhankelijke  voorzitter  de  doorslag.  

×