Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Antecedentes y Herramientas de Sistemas de Informacion

6,111 views

Published on

Published in: Technology, Travel, Business
  • Be the first to comment

Antecedentes y Herramientas de Sistemas de Informacion

  1. 1. 1 CAPITULO II REVISIÓN DE LITERATURAAntecedentes Históricos En la actualidad, no existe una metodologíageneralmente aceptada para crear un modelo de losprocesos de una organización. (Leymann & Altenhuber,1994) En esta investigación se estudiaron variasmetodologías que se utilizan para el desarrollo desistemas de información las cuales tienen diferentesmétodos para representar los procesos de unaorganización. Para mediados de los años 50 se comenzaron autilizar diagramas para representar el flujo de losprocesos. Dos sistemas emergieron como contendientes,uno desarrollado por la UNIVAC y el otro por IBM.(Leslie, 1986) En el año 1963, IBM ("International BusinessMachine Corporation") desarrolla una metodologíacompleta conocida como "Plan de Estudio Organizacional"o por su nombre en inglés "Study Organization Plan"(S.O.P). Este fue desarrollado por tres analistas deIBM: Thomas Glans, Burton Grad y David Holstein. Este
  2. 2. 2plan requería el manejo de un gran número de documentosy no tenía buenas técnicas para construír diagramas. Apesar de esto, el plan sirvió de base para eldesarrollo de otras metodologías como lo fueron el"Business Systems Planning" y "Hierarchical InputProcess Output (HIPO) charting". (Leslie, 1986) El plan de estudio organizacional (S.O.P) fue unametodología que recibió muchas críticas por parte deun grupo de teóricos y educadores en el área deadministración de negocios durante las décadas de lossetenta y los ochenta. Estos críticos comenzaron atrabajar en lo que se conocería mas tarde como elmétodo estructurado. (Leslie, 1986) Una de las aportaciones de este grupo deinnovadores fue la aplicación del enfoque estructuradoal análisis y diseño de sistemas. (Leslie, 1986) Desafortunadamente, en su celo por avanzar en lateorías de sistemas, algunos de estos grupos queimpulsaron el desarrollo del método estructuradotomaron una posición arbitraria en cuanto a los métodosviejos basados en S.O.P, al cual ellos llamaron elmétodo Clásico o Neoclásico. Estos distorcionaron lanaturaleza del método promoviendo el reemplazo de las
  3. 3. 3prácticas de hacer flujogramas. Además trataron deconvencer a los gerentes de los Centros de Cómputos deque el método clásico era dependiente de la máquina, enparte porque IBM estampó en su plantillas no solo lossímbolos básicos para hacer diagramas sino que incluyósímbolos que hacían referencia a terminales, impresorasy aparatos de almacenamiento. (Leslie, 1986) Algunas de las ventajas que el método neoclásico oclásico ofreció fueron los siguientes: los diagramas osímbolos se podían utilizar para las diferentes etapasdel desarrollo de sistemas (análisis, diseño eimplantación) y para describir procesos manuales y/ocomputarizados, el flujo de los procesos y de lainformación podían mezclarse utilizando el mismoenfoque diagramático, el flujograma como unaherramienta universal de uso múltiple podía utilizarsepara crear especificaciones y también para describir elsistema físico en la etapa de diseño. (Leslie, 1986) El término "estructurado" fue por primera vezintroducido en relación con la programación. Laprogramación estructurada y los principios del enfoqueconocido de arriba hacia abajo ("Top Down"), la descom-posición jerárquica y los módulos fueron introducidos a
  4. 4. 4finales de los años 60.(Bansler & Bodker, 1993) Posteriormente para mediados y finales de lossetenta el término "estructurado" fue aplicado aldiseño técnico y a la implantación de lo que se conocecomo Diseño Estructurado. Luego se comenzó a utilizaren el área de análisis y desarrollo de sistemasconociéndole con el nombre de Análisis y DiseñoEstructurado ("Structured Analysis and DesignTechniques").(Bansler & Bodker, 1993) Algunos de los objetivos de las técnicasestructuradas eran: descomponer los problemas complejosy simplificar los mismos, lograr la simplificación deldiseño de los sistemas, utilizar técnicas de diagramasque fueran lo mas claras posibles, mejorar la calidad ylegibilidad de los diagramas utilizados, mejorar lacomunicación con los usuarios, emplear métodos quefueran consistentes y fáciles de enseñar, lograr unacomunicación precisa entre los grupos que trabajaban enel desarrollo de sistemas, utilizar técnicas quetrabajaran bien tanto con sistemas grandes comopequeños, minimizar errores, lograr la máximaautomatización en el diseño de los sistemas contécnicas que hicieran posible la generación de código
  5. 5. 5de programas, mejorar la calidad de la programaciónproducida, crear programas que fueran fáciles demodificar, simplificar los programas y el proceso dedesarrollo de los mismos, bajar los costos dedesarrollo de los sistemas, etc. (Martin & McClure,1985) Durante este período se desarrollaron variasmetodologías que utilizan diferentes métodos oherramientas diagramáticas para crear modelos ya sea delos datos o los procesos. Algunas de estasherramientas son: diagrama de flujo de datos ("DataFlow Diagram"), organigramas, diagramas dedescomposición, diagrama HIPO, Diccionario de Datos,tablas decisionales, árboles decisionales, flujogramasde sistemas y programas, etc. (Martin & McClure, 1985) Temprano en la década de los ochenta la bajaproductividad en el desarrollo de programas alcanzógrandes proporciones. Las computadoras y en particularlas microcomputadoras se habían difundido ampliamentedebido al bajo costo. Muchos usuarios se habíanconvertido en literatos en el tema de computadoras ylos mismos estaban reclamando nuevas aplicaciones. LosCentros de Cómputos utilizaban metodologías que
  6. 6. 6contenían los principios de las técnicas estructuradaspara construír nuevos sistemas pero las mismas no eranlo suficientemente rápidas y se estaban enfrentando amúltiples problemas en el mantenimiento de dichossistemas. La búsqueda por mejorar la productividadllevo al desarrollo de nuevos lenguajes, generadores deinformes, generadores de aplicaciones, herramientaspara desarrollar bancos de datos, programación paraapoyo decisional, herramientas para el desarrollo desistemas y generadores de programas. (Martin & McClure,1985) Esta urgente necesidad lleva a la búsqueda denuevas tecnologías para automatizar el desarrollo delos sistemas. Surge la tecnología de CASE ("Computer-aided Software Engineering") cuyo propósito principalera automatizar las diferentes etapas del ciclo dedesarrollo de sistemas. CASE facilitaría la creación,modificación implantación y documentación de los nuevossistemas ya que añade un rigor sistemático aldesarrollo de nuevas aplicaciones. El poder y lautilidad de las técnicas estructuradas con laintroducción de esta nueva tecnología llevaría a una
  7. 7. 7mejor utilización de las computadoras. (Martin &McClure, 1985) Tarde en la década de los ochenta surge lo que seconoce como "Information Engineering" que es un "grupode técnicas formales y automatizadas utilizadas paradesarrollar modelos de la organización, de los datos ylos procesos, las cuales tienen el propósito de crearuna base de conocimiento integrada que se utilizarápara producir y darle mantenimiento a los sistemas deinformación". En la ingeniería de información, seutilizan las técnicas estructuradas en una base ampliaya sea a través de toda la organización o en un sectorgrande de la misma, en vez de utilizarse en un proyectoaislado. (Martin, 1989) Para principio de los noventa surgen nuevosprogramas o filosofías gerenciales. Una de estas es laRe-ingeniería que propone un "rápido y radical re-diseño de las estrategias, de los procesos que añadenvalor al negocio y de los sistemas, políticas yestructuras organizacionales que las apoyan, con elpropósito de optimizar el flujo de trabajo y aumentarla productividad en la organización". (Mangenelli &Klein, 1994) Además se han comenzado a desarrollar
  8. 8. 8nuevas metodologías de análisis y diseño para darleapoyo a la tecnología de objetos que se está utilizandopara el desarrollo de nuevos sistemas.
  9. 9. 9Modelo de los Procesos de una organización La creación de un modelo de los procesos de unaorganización viene a ser una "representación de lasoperaciones de la compañía o una parte específica desus operaciones". Usualmente es una "descripcióngráfica de la estructura y las actividades llevadas acabo en una operación o trabajo". El modelo muestra lasrelaciones entre las actividades llevadas a cabo en untrabajo y su secuencia. (Morris & Brandon, 1991) Las organizaciones típicamente determinan como sellevarán a cabo los procesos, especialmente aquellosque representan rutinas complejas de trabajo rutinario,que envuelven muchas personas y que se ejecutan conbastante frecuencia. (Leymann & Altenhuber, 1994) Los procesos de un negocio han tomado relevancia yse han convertido en un activo para las empresas.Estos procesos determinan la forma en que seadministrarán los recursos (e.g., data, capital,personal) que la organización utiliza y describe comola organización logrará alcanzar sus metas. La calidadde estos procesos influye en el funcionamiento y/oejecución de la organización. De hecho, los procesosde una empresa representan un recurso de información y
  10. 10. 10las técnicas o sistemas que se utilizan paraadministrar los mismos siempre tienen demanda. (Leymann& Altenhuber, 1994) El proceso de construcción de un modelo según elautor Paul Licker tiene tres funciones básicas:"comunicar", "documentar" y "traducir". El comunicarconlleva proveer de un lenguaje común que facilite elintercambio de ideas y la cooperación entre diferentespersonas. El documentar permite "oficializar losacuerdos tomados, ilustrar los diferentes puntos devista, crear normas para el trabajo y desde el punto devista gerencial es un instrumento de aprobación,evidencia los acuerdos tomados y permite la creación dedocumentos para la negociación". El traducir tiene quever con la función del modelo en ayudar como uninstrumento en la "toma de decisiones". (Licker, 1987) Existen tres pasos necesarios para crear un modelosegún Licker: "abstracción, análisis y representación".Por abstracción nos referimos a la "reducción y arreglode grandes cantidades de datos en una formasistemática". En este primer paso se recopilan losdatos por medio de entrevistas, observación,cuestionarios y otros. (Licker, 1987)
  11. 11. 11 En el segundo paso se lleva a cabo el análisisdonde se reduce la información a una forma manejable yfácil de entender. El último paso constituye la representación de losdatos en una forma tangible. Esta forma es usualmente"visual", casi siempre en forma gráfica. Pero tambiénse pueden representar los datos en forma narrativa, enforma de tabla a través de una serie de procedimientosa seguir o hasta en forma de una película que demuestreel proceso de abstracción. (Licker, 1987) Las herramientas para crear modelos secaracterizan por su "forma física" (dibujos, texto),códigos utilizados para realizar las representaciones(lenguaje, tablas, gráficas, redes de líneas yrectángulos), atributos representados en el modelo(flujo, contenido o estructura de materiales y datos),uso del tiempo en el modelo (estáticos, dinámicos oasincrónicos), artículos representados en el modelo yciertos aspectos que son utilizados e interpretados enel modelo". (Licker, 1987) La selección de herramientas o métodos para lacreación de modelos está orientado por lascaracterísticas que poseen dichas herramientas y por la
  12. 12. 12situación que necesitemos representar. Según nosmenciona Licker son cuatro los criterios a considerar:la integridad del modelo, facilidad que ofrece paramodificar su diseño, que el modelo sea fácil deentender y que sea útil tanto para los diseñadores comolos implantadores. (Licker, 1987) Otro criterio nomencionado por este autor pero que es importante paranuestra investigación es determinar cuan fácil es laconstrucción del modelo por parte del usuario, ya seamediante la utilización de un programa de computadora ode forma manual. El modelo corporativo y/o institucional estácompuesto de varios modelos individuales que estáninterrelacionados. Estos modelos pueden diferir encuanto a las "áreas que describen y a las técnicasutilizadas para crear modelos". El uso de las técnicasdiagramáticas como lo son : flujogramas, diagrama deflujo de datos, diagramas de descomposición funcional,diagramas relacionales, mapas de la actividad delnegocio, organigramas y otros son solo algunas de lasherramientas que se utilizan para representar estosmodelos. (Morris & Brandon, 1993) Independientemente de la técnica diagramática
  13. 13. 13utilizada para representar estos modelos individuales,los mismos deben estar integrados. Para lograr ésto esnecesario establecer unas normas o reglas que guíen laintegración de los mismos. (Morris & Brandon, 1993) Según los autores Morris & Brandon para lograr queun modelo esté completo, el mismo debe "mostrar todaslas actividades y relaciones entre: la misión de cadadepartamento y la actividad que el departamentoejecuta, el flujo del trabajo, actividades y procesos,reglas y procesos, el plan del departamento y susprocesos, las actividades y los trabajos o empleos".Por medio de esta información se pueden contestar lassiguientes preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo yPor qué de cada actividad. (Morris & Brandon, 1993) Entre los primeros pasos para implantar unproyecto ya sea de re-ingeniería de procesos ocualquier otro es necesario "trazar un mapa de losprocesos existentes y medirlos". (Furey, 1993) Por lo tanto es necesario conocer como funcionanuestra organización para poder introducir cambios quemejoren o aumenten significativamente la operación dela institución.
  14. 14. 14Herramientas utilizadas para la representación de losProcesos de una Organización Las técnicas o métodos utilizados para crearmodelos que representen los procesos de unaorganización no son nuevos. Existen varias técnicasque son utilizadas durante varias décadas con elpropósito de representar el flujo de las actividadesque se llevan a cabo en un trabajo. Algunas de estastécnicas o métodos se describen a continuación.FLUJOGRAMA El flujograma es una "representación gráfica deuna secuencia de pasos en una tarea o actividad".(Morris & Brandon, 1993). A esta representacióngráfica se le ha nombrado de diferentes formas;diagrama de bloque, diagrama de flujo, diagrama lógico,gráfica de sistema, diagrama de proceso, gráfica deprocedimiento y gráfica lógica. Esta diferencia ennombres refleja una falta de uniformidad en lanomenclatura y también en la influencia que ejercen losintereses particulares de los usuarios especializados.Por ejemplo, antes del advenimiento de las computadorasel nombre de flujograma fue utilizado por analistas de
  15. 15. 15sistemas para describir el flujo de los documentos enuna organización. (Chapin, 1983) El flujograma es una de las pocas herramientasgráficas que está catalogada como de "propósitogeneral". (Leslie, 1986) Esta se puede utilizar pararepresentar o crear modelos del flujo o movimiento demateriales, documentos, datos, procesos, operaciones,procedimientos y actividades. (Licker, 1987) Algunos de los flujogramas mas utilizados en laactualidad son : flujograma de sistemas, diagramaWarnier-Orr, diagrama de flujo de datos, diagrama deflujo de materiales y documentos, flujograma deproceso, gráfica Gantt, etc.. (Licker, 1987) En la creación de un flujograma se utilizan unaserie de símbolos que según el autor Chapin se puedenclasificar en tres grupos: los básicos, losespecializados y los adicionales. (Chapin, 1983) Los símbolos básicos son: un paralelogramo que seutiliza para definir las operaciones de entrada ysalida, el rectángulo que se utiliza para definiraquellos procesos que no sean de entrada o salida, lalínea o líneas con flechas para representar ladirección del flujo y el rectángulo incompleto con una
  16. 16. 16 línea entrecortada que se puede utilizar para escribir comentarios. (Véase figura 1) Figura 1. Símbolos básicos de un flujograma1 Los símbolos especializados se subdividen en: medios físicos para llevar los datos, equipo utilizado para la entrada, salida o almacenamiento de datos y los utilizados para llevar procesos operacionales como la transformación de datos. (Véase figura 2.1, 2.2, 2.3)1 A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
  17. 17. 17 Figura 2.1. Símbolos para representar medios físicos en el flujograma2 Figura 2.2. Símbolos para representar equipo en el flujograma 22 A. Ralston & E. Reilly (EDS.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
  18. 18. 18 Figura 2.3. Símbolos para representar proceso en el flujograma3 Entre los símbolos adicionales hay tres tipos de conectores (entrada, salida y terminal) que sirven para indicar que dos o más secuencias se ejecutarán simultáneamente. El conector terminal se puede utilizar en la posición de entrada y salida como una marca que indica el comienzo o final de la secuencia de operaciones. (Véase figura 3) 4 Figura 3. Símbolos adicionales a utilizarse en un flujograma3 A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 19834 A. Ralston & E. Reilly (Eds.), Encyclopedia of Computer Science and Engineering, Van Nostrand Reinhold Company, New York, 1983
  19. 19. 19Técnicas Estructuradas Las técnicas estructuradas evolucionaron de lametodología de codificación de programas mejor conocidacomo Programación Estructurada. Las mismas fueronintroducidas en la comunidad académica para finales delos años 60. (Martin & McClure, 1985) El enfoque estructurado trató de introducirmetodologías y herramientas de documentación. Estosmétodos se dirigían a resolver los problemas decomunicación mediante la introducción de herramientasque fueran fáciles de utilizar y entender tanto por elanalista como por el usuario. (Garceau & Jancura &Kneiss, 1993) Las metodologías estructuradas enfatizaban lanaturaleza cambiante de los requerimientos de losusuarios. El enfoque clásico creaba un modelo rígidomientras que el enfoque estructurado hacia conscientesa los diseñadores de que nuevos requerimientos podíansurgir en el proceso de desarrollo. La división de unsistema en módulos que se comunican entre si, haciaposible la introducción de cambios sin afectar elsistema completo. (Garceau & Jancura & Kneiss, 1993) Uno de los cambios mas significativos en el
  20. 20. 20desarrollo de sistemas es la introducción del enfoquede análisis de arriba hacia abajo que se utiliza parala definición del problema y diseño del sistema. Unavez establecidas las limitaciones o restricciones delsistema, el problema se puede descomponer en piezasseparadas donde cada pieza realiza una sola función.(Garceau & Jancura & Kneiss, 1993) En el proceso de definición del problema, elusuario y el analista deben trabajar juntos y utilizarlas técnicas estructuradas ya que cada uno contribuyecon su conocimiento en el proceso. El analista debeentender y conocer los métodos y herramientasutilizadas para el desarrollo de sistemas y el usuariodebe tener un conocimiento profundo de las actividadesque se realizan en la organización. Hasta este punto,el analista y el usuario todavía son incapaces decomunicarse debido a que no hablan un lenguaje común.El reto del analista es crear un modelo con lasherramientas disponibles usando como marco dereferencia la información ofrecida por el usuario.(Garceau & Jancura & Kneiss, 1993) Existen una serie de herramientas diagramáticasque ayudan a crear diferentes modelos ya sea de la
  21. 21. 21organización, de los datos o los procesos. Algunos deestos métodos desarrollados por diferentes estudiososbasados en los principios de las técnicas estructuradasson: el diagrama de descomposición, diagrama deacción, diagrama Warnier-Orr, diagramas de dependencia,diagrama de flujo de datos, diagrama HIPO, gráfica HOSy el diagrama de estado de transición ("State-transition diagram"). Estos diagramas se utilizan paraestudiar las funciones y determinar las relacioneslógicas entre los procesos. A continuación se hace unabreve descripción de algunos de estos diagramas.(Martin & McClure, 1985)Diagrama de Descomposición Este diagrama se utiliza para representar o
  22. 22. 22mostrar las estructuras de organizaciones, sistemas,programas, archivos e informes. (Martin & McClure,1985) El término "descomposición" significa "romper oseparar algo en sus componentes o elementos básicos".Usualmente se utiliza como un adjetivo que nos dicecual es la naturaleza de la descomposición: por ejemplodescomposición funcional, de procesos, procedimientos ydatos.(Martin & McClure, 1985) La estructura de árbol es la que usualmente seutiliza para representar el modelo que se estéestudiando. También se utiliza el enfoque de arribahacia abajo ("Top Down"). Por ejemplo, al crear unmodelo de la organización el primer paso es determinarcuales son las áreas funcionales. El segundo paso esdefinir cuales son los procesos o actividadesespecíficas que tienen que llevarse a cabo dentro deesa área funcional. El tercer paso es describir losprocedimientos que se llevan a cabo para lograr esosprocesos. La figura 4 muestra un ejemplo de undiagrama de descomposición de una organización.
  23. 23. 23Figura 4. Diagrama de Descomposición funcional de una organización
  24. 24. 24 Para la representación gráfica de este tipo dediagrama se utiliza un bloque o rectángulo unido porlíneas. El autor James Martin recomienda que sediferencien las áreas funcionales, procesos y losprocedimientos sombreándolos de forma diferente. Segúneste autor este tipo de diagrama es útil para crear unavisión general de las funciones y procesos de laorganización pero el mismo no es lo suficientementebueno para representar el detalle de losprocedimientos. (Martin & McClure, 1985) Este autor incluye una serie de construcciones queayudan a representar ciertas condiciones como: laopcionalidad, eventos que son mutuamente exclusivos,relaciones (uno a uno o uno a muchos) y secuencia. Cadauna de esta condiciones se representa de formadiferente en este diagrama. (Martin & McClure, 1985) La opcionalidad esta representado por un punto enla rama del árbol o por la letra "o". Esta indica queesa rama puede o no ejecutarse. (Véase figura 5)
  25. 25. 25Figura 5. Los procesos D y E son opcionales, no necesariamente se ejecutaran. Las condiciones están representadas de la mismaforma que la opcionalidad, con la variante de que secoloca al lado la descripción de la condición. (Véasefigura 6)Figura 6. Si la condición se cumple, se llevará a cabo el proceso F. La mutua exclusividad indica que solo uno devarios eventos se puede realizar en un momento dado y
  26. 26. 26está representado por un punto en la línea.(Véase Figura 7)Figura 7. Solo el proceso E o F se ejecutará, no ambos. La relación de uno a uno se representa utilizandolas líneas normales que conectan a los bloques,mientras que la relación uno a muchos está representadopor una "pata de gallo" colocada frente al bloqueindicando que ocurre muchas veces. (Véase figura 8) La secuencia se representa utilizando una flechaindicando la dirección en el diagrama. En este tipo de
  27. 27. 27Figura 8. Relación de uno a muchos y de uno a uno.diagrama normalmente se establece la secuencia deizquierda a derecha y se lee de arriba hacia abajo.(Vease figura 9).Figura 9. Esta figura muestra la secuencia de lectura del diagrama. Una de las desventajas que presenta este tipo dediagrama es que no muestra que actividades o procesos
  28. 28. 28dependen de otros. Además no sirve para representar eldetalle de los procedimientos. Este tipo de diagramadebe utilizarse en conjunto con otros diagramas quecubran estas deficiencias. (Martin & McClure, 1985)
  29. 29. 29Diagrama de Dependencia Este diagrama tiene "bloques que muestran lasactividades y flechas entre los bloques que representanque una actividad es dependiente de otra". Ladependencia entre actividades puede aplicarse afunciones, procesos o procedimientos. Un ejemplo de undiagrama de dependencia puede observarse en la figura10. (Martin & McClure, 1985) Según James Martin existen tres razones básicaspara que una actividad pueda depender de otra, ésto es:dependencia de recursos, de datos o restricciones. La dependencia de recursos se refiere a que en unaactividad se genere o modifique un recurso tangible queluego es utilizado por una actividad subsiguiente.(Martin & McClure, 1985) La dependencia de datos es muy parecida a la derecursos ya que en una actividad se crea o actualizaalgún dato que luego es utilizado por una actividadsubsiguiente. (Martin & McClure, 1985) Por último, la dependencia de restricciones olimitaciones en la cual la ejecución de algún paso enuna actividad depende de una restricción impuesta poruna actividad anterior. Este tipo de dependencia debe
  30. 30. 30evitarse porque sugiere una relación muy estrecha entreactividades. (Martin & McClure, 1985) Existen dos tipos de interacciones entreactividades dependientes. Una se conoce como flujo, quemuestra como se lleva a cabo el movimiento ya sea dedatos o recursos entre actividades. La segunda tieneque ver con compartir acceso a un medio dealmacenamiento común en el cual los datos o recursosque se producen en una actividad se colocan en algúnmedio de almacenamiento para que una actividadposterior las utilice. En los diagramas de dependencia se utilizan unaserie de símbolos para representar diferentescondiciones que ayudan a proveer de mas información aestos diagramas. Dentro de estos están: opcionalidad,cardinalidad, mutua exclusividad, los ciclos, elparalelismo, secuencia, eventos y la dependencia o"branching". (Martin & McClure, 1985) La opcionalidad indica que un proceso solo serealizará si la condición establecida se cumple. Estase representa en el diagrama colocando un punto entrela línea que une dos o más procesos y describiendo enforma breve la condición existente. La colocación del
  31. 31. 31punto es bien importante porque indica cual procesoestá condicionado, es decir cual se puede o norealizar. 5Figura 10. Diagrama de Dependencia 5 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
  32. 32. 32 La cardinalidad nos muestra el tipo de relaciónentre los procesos (uno a uno, uno a muchos). Elsímbolo utilizado para representar la cardinalidad sepuede observar en la figura 11.Figura 11. Múltiples órdenes pueden llenarse antes de que la factura se 6prepare y múltiples facturas pueden ser enviadas para una orden. El concepto en inglés de "Branching" se refiere ala dependencia que puede existir entre un proceso yotros. Véase figura 12. La mutua exclusividad sucede cuando una u otra dedos actividades se deben llevar a cabo pero no ambas.Esta se representa en el diagrama con un punto en larama del árbol. Véase figura 13. 6 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
  33. 33. 33 Figura 12. Preparar una propuesta esta precedido por los tres 7 procesos ilustrados.Figura 13. Aceptar una subscripción esta seguido por solo uno deestos procesos.7 7 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
  34. 34. 34 Los ciclos son raros y ocurren cuando un procesodepende de él mismo, como puede observarse en lafigura 14.Figura 14. Este diagrama muestra una estructura de árbol donde cada 8bloque en el árbol tiene la misma etiqueta.(Ejecutar una actividad) El paralelismo ocurre cuando dos procesos estánrelacionados estrechamente. Se representa con doslíneas que conectan los bloques y flechas en ambasdirecciones. Si la flechas se encuentran en la mismadirección los procesos se han descompuestoincorrectamente. Véase figura 15. 8 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques form Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
  35. 35. 35Figura 15. Ejemplo de paralelismo en el diagrama de dependencia.8 Los eventos son procesos que sirven para iniciarotros procesos. Se utiliza una flecha grande pararepresentar los eventos. La secuencia en el diagrama de dependencia serepresenta con las flechas direccionales. En ocasionesde un proceso salen varias líneas por lo que resultaconfuso seguir la secuencia de los procesos. En estoscasos se enumeran las líneas para indicar la secuencia,como se ilustra en la figura 16.
  36. 36. 36Figura 16. En este diagrama se muestra la secuencia de ejecución de 9cada proceso. Estos son los elementos básicos de un diagrama dedependencia que sirve para representar los procesos masimportantes que ayudan a entender como una organizaciónfunciona. Según el autor James Martin no es "prácticoo deseable mostrar todas las dependencias entre losprocesos" ya que dificulta la legibilidad del diagrama.(Martin & McClure, 1985) 9 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall, New York, 1985
  37. 37. 37Diagrama de Flujo de Datos El diagrama de flujo de datos conocido en inglés"Data Flow Diagram" se utiliza para representar losprocesos y el flujo o movimiento de los datos a travésde estos procesos. La transformación de los datos,desde la entrada hasta la salida, a través de losprocesos, puede describirse lógicamente y de formaindependiente de los componentes físicos de un sistema.(Senn, 1989) Existen dos tipos de diagramas de flujo de datos:uno identificado como el físico y otro como el lógico. El diagrama de flujo de datos físico muestra quetareas se llevan a cabo y como éstas son ejecutadas.Algunas de las características que se incluyen en estetipo de diagrama son: nombre de las personas queejecutan la tarea, nombre y/o número de formas odocumentos, nombre de los departamentos, archivos,equipo y otros aparatos utilizados, localizaciones ynombres de los procedimientos. Senn recomienda el usode este tipo de diagrama por tres razones: es mas fácilpoder entender la interacción entre los componentesfísicos de un sistema que entender los procedimientos o
  38. 38. 38políticas utilizadas para llevar a cabo cualquierproceso, facilita la comunicación con el personal yayuda a validar el modelo creado con el usuario. (Senn,1989) El diagrama de flujo de datos lógico se dirige adefinir "el flujo de datos entre los procesos sintomar en consideración el equipo utilizado, los nombresde las personas, los números de las formas y otrosaspectos de carácter físico". (Senn, 1989) Existen dos notaciones comúnmente utilizadas parael análisis del flujo de los datos, una desarrolladapor Edward Yourdon y la otra por Chris Gane y TrishSarson. (Senn, 1989) Para el desarrollo de un diagrama de flujo dedatos se utilizan básicamente cuatro notaciones osímbolos los cuales se pueden ver en la figura 17. Acontinuación una descripción de cada símbolo: Flujo de los datos se representa utilizando una línea con una flecha. Esta indica la dirección del movimiento de los datos desde el origen hasta su destino final. (Senn, 1989) Los datos están identificados por su nombre y el mismo se coloca
  39. 39. 39 encima de la línea con la flecha. (Martin & McClure, 1985) Figura 17. Notaciones utilizada para la creación del diagrama de flujo de datos según los autores Yourdon y Gane& Sarson.10 Proceso se representa por un círculo (Yourdon, Weinberg, Demarco) o por un rectángulo con las esquinas redondeadas (Gane y Sarson). Almacenamiento de Datos se representa por un par de líneas paralelas, una cerca de la otra, y el nombre del almacenamiento se coloca entre medio de10 J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill, New York, 1989
  40. 40. 40 ambas líneas. Este símbolo es utilizado por Yourdon. Gane y Sarson utilizan un rectángulo abierto en un de sus lados para representar el almacenamiento de los datos. Insumo o destino de los datos muestra el origen de la data utilizada por el sistema o proceso y también se utiliza para mostrar el último recipiente de los datos producidos. El símbolo que se utiliza es el cuadrado con el que se representa tanto la fuente u origen de los datos como el destino o producto de los mismos. En ambos métodos (Yourdon, Gane y Sarson) se representan de la misma forma. (Martin & McClure, 1985) Los componentes del diagrama de flujo de datosdeben estar identificados con un nombre descriptivo yun número. Este número no representa la secuencia sinoque se utiliza como una identificación si es necesariodescomponer ese proceso. El diagrama de flujo de datos se divide en variosniveles. El nivel superior se le llama diagrama deContexto y este contiene un solo proceso. Este define
  41. 41. 41 el sistema que se estudiará estableciendo los límites, es decir nada que no sea parte de ese proceso principal se estudiará. (Véase figura 18) Como la información contenida en el diagrama de contexto es insuficiente para explicar el proceso completo es necesario seguir descomponiendo este proceso en sub-procesos. (Senn, 1989) 11 Figura 18. Diagrama de Contexto En el segundo nivel se identifican los sub- procesos principales junto con el flujos de datos, el almacenamiento de los datos, los insumos y los productos. Cada uno de estos sub-procesos se identifica con11 J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill, New York, 1989
  42. 42. 42 un nombre y un número. Estos sub-procesos se puede expandir en un tercer nivel y así sucesivamente. Los niveles de expansión van a depender de la complejidad de los procesos y al grado de detalle que la persona quiera llegar con el objetivo final de poder entender los procesos.(Véase figura 19) (Senn, 1989) Existen varias reglas generales para la construcción de un diagrama lógico de flujo de datos. 12 Figura 19. Diagrama de flujo de datos primer nivel. El autor James Senn las resume en las siguientes:12 J. Senn, Analysis and Design of Information Systems, McGraw-Hill, New York, 1989
  43. 43. 43 1- Cualquier flujo de datos que deje un proceso debe utilizar como base los datos que sirvieron de insumo al proceso. 2- Todos los flujos de datos deben tener nombre y éste debe reflejar el movimiento entre los procesos, el almacenamiento de datos, el insumo y el producto. 3- Solamente los datos que son necesarios para llevar a cabo un proceso deben ser el insumo al mismo. 4- El producto de un proceso puede tomar una de estas formas: al insumo del diagrama el proceso debe añadirle información que se puede reflejar ya sea un cambio en los datos, en el status, en el contenido o en la organización. (Senn, 1989) Algunas de las ventajas que surgen al utilizar eldiagrama de flujo de datos son: la notación utilizadapara hacer este diagrama es fácil de entender por losusuarios y por el personal de la organización quienesson parte del proceso que se esta estudiando. Estofacilita la comunicación y el trabajo entre el analistay usuario ya que le permite al usuario participar en el
  44. 44. 44estudio y revisión de los diagramas. (Senn, 1989) Este diagrama permite que el analista pueda aislaráreas de interés en la organización y estudiarlasexaminando los datos que entran al proceso y observandocuales son los cambios que ocurren cuando se acaba elproceso. (Senn, 1989)
  45. 45. 45"HIPO - Hierarchical Input-Process-Output” El diagrama jerárquico insumo-proceso-productomejor conocido en inglés por las siglas HIPO es unatécnica diagramática que utiliza una serie de diagramaspara mostrar el insumo, producto y las funciones de unsistema. Este muestra que el sistema hace pero no comolo hace. (Martin & McClure, 1985) Existen tres clases de diagramas HIPO: tabla decontenido visual, los diagramas generales y losdetallados. La tabla de contenido visual es el nivel superiordel diagrama de HIPO. Es una estructura en forma deárbol que muestra los componentes generales de unsistema. No ofrece información de control ni describelos datos en el sistema. (Véase figura 20). En el diagrama general se describen los insumos,los procesos y productos de los componentes principalesdel sistema. El propósito es "proveer de unconocimiento general de una función". (Véase figura 21) El diagrama detallado provee de la informaciónnecesaria para entender cuales son los insumos,procesos llevados a cabo y el producto de un componentefuncional. (Martin & McClure, 1985)
  46. 46. 46 Figura 20. Tabla de Contenido (HIPO)13 Ambos tipos de diagramas los generales y detallados se parecen en el formato utilizado. Este consiste en tres cajas o rectángulos identificados de la siguiente forma: Insumo, Proceso y Producto. En el diagrama la parte identificada como Insumo 13 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts andProgrammers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
  47. 47. 47 se encuentra a mano derecha y muestra los datos ya sean documentos, tablas, arreglos, archivos y otros que son necesarios para el proceso. 14 Figura 21. Diagrama general (HIPO) En el centro se encuentra la porción del diagrama que se utiliza para los procesos donde se describen la 14 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts andProgrammers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
  48. 48. 48serie de pasos utilizados para transformar los datos. A la izquierda del diagrama se encuentra elProducto que muestra lo que produjo el proceso. Cada caja o rectángulo esta conectado por flechasque muestra que insumo o producto esta asociado concada proceso. (Martin & McClure, 1985)
  49. 49. 49Diagrama Warnier-Orr Este diagrama se utiliza para representargráficamente la estructura jerárquica de un sistema,programa o estructura de datos. Obtuvo su nombre de susdos principales proponentes Jean-Dominique Warnier yKen Orr. Este diagrama se construye horizontalmente através de una página utilizando llaves o "brackets",en lugar de utilizar bloques como en los diagramasanteriores. (Véase figura 22). (Martin & McClure, 1985) Cada llave o "bracket" en el diagrama representala descomposición funcional de un proceso principal. Eldiagrama se lee de izquierda a derecha y de arribahacia abajo dentro de las llaves o "brackets". Lasllaves encierran la relación lógica entre los miembrosde un grupo y separan cada nivel jerárquico. Cada unadebe estar claramente identificada con un nombre.(Martin & McClure, 1985) La secuencia se representa colocando en orden losmiembros de un grupo, uno detrás del otro. (Martin &McClure, 1985)
  50. 50. 50 15 Figura 22. Diagrama Warnier-Orr En la figura 23 aparecen las construcciones que se utilizan para representar diferentes condiciones en este tipo de diagrama. 15 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts andProgrammers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
  51. 51. 51 Figura 23. Estructuras básicas para contruír el diagrama Warnier-Orr.1616 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985
  52. 52. 52Diagrama de Acción ("Action Diagram") Esta técnica permite extender la descomposiciónfuncional desde los niveles superiores hasta losinferiores. Nos permite tener una visión general de laestructura de una organización, sus áreas funcionales,los procesos, procedimientos y programas. Además nospermite descomponer en detalle dichas estructuras.(Véase figura 24) (Martin & McClure, 1985) Las notaciones o estructuras que se utilizan pararepresentar un diagrama de acción son las siguientes:(Véase figura 25) La llave o "bracket" se utilizan para encerrar el grupo de actividades que se ejecutarán. Este puede representar una unidad organizacional, un proceso, un programa o una subrutina. (Martin & McClure, 1985) La secuencia u orden de la operaciones estará determinada por la posición dentro de la llave o "bracket". Las acciones estarán una detrás de la otra y en ese orden se ejecutarán.
  53. 53. 53 17 Figura 24. Diagrama de Acción (Proceso de Subscripción) 17 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts andProgrammers, Prentice Hall Inc, New York, 1985
  54. 54. 54 18 Figura 25. Notación de un diagrama de acción. Las condiciones indican si una acción se ejecutará o no. Las condiciones se escriben en la parte superior de la llave. La condición de mutua exclusividad está representada por una llave partida, donde solo una de las condiciones será ejecutada. La repetición esta representada por una doble línea en la parte superior de la llave e indica que el contenido de la llave se ejecutará varias veces. Las llaves o "brackets" anidados (unos dentro de18 J. Martin & C. McClure, Diagramming Techniques for Analysts and Programmers, Prentice Hall Inc., New York, 1985
  55. 55. 55otros) se utilizan para mostrar la jerarquía.El rectángulo esta diseñado para utilizarse con lacomputadora la cual ayuda en el dibujo y cotejo delos insumos y productos. Los insumos a lasactividades se escriben en la parte superiorizquierda del rectángulo y los productos seescriben en la parte inferior derecha.La salida se representa en este tipo de diagrama através de una línea con una flecha hacia laizquierda a través de una o varias llaves.Los procedimientos que están representados por unrectángulo con los bordes redondeados se utilizanpara indicar que el procedimiento se detalla enotra parte. Si el procedimiento todavía no se hadesarrollado se ilustra utilizando un rectángulocon los bordes redondeados pero con el ladoderecho roto.Procedimientos comunes son aquellos que aparecenen varias partes del diagrama y se representan con
  56. 56. 56 un rectángulo con los borde redondeados y una línea vertical en el lado izquierdo del dibujo. Este tipo de diagrama ofrece una serie de ventajassobre otras técnicas diagramáticas. Algunas de estasson: este diagrama es fácil de dibujar y cambiar, sepuede dibujar ya sea en forma manual o computarizada,se puede utilizar para ilustrar diferentes niveles dedetalle, es fácil de enseñar para los usuarios y otras.(Martin & McClure, 1985) Estos son algunos de los métodos que utilizan lastécnicas estructuradas para la creación de los modelosde los procesos y los datos de una organización.Metodología de Re-ingeniería de un Negocio Dinámico Esta metodología conocida en inglés por "DynamicBusiness Re-engineering Methodology" fue desarrolladapor Daniel Morris y Joel Brandon en apoyo a su prácticade consultoría. Esta metodología utiliza un enfoquedinámico y original para administrar el cambio en unnegocio u organización. La misma se diseño paracontrolar el cambio, mejorar la calidad operacional yayudar al negocio u organización a ser mas competitiva.
  57. 57. 57(Morris & Brandon, 1993) Esta viene a ser una expansión de la metodologíade desarrollo de sistemas relacionales mejor conocidapor sus siglas en inglés RSD ("Relational SystemsDevelopment"). La misma fue desarrollada para integrarlas operaciones del negocio con los sistemascomputadorizados de información. Este enfoque reconocela necesidad de entender como opera o trabaja laorganización y a su vez determinar como laautomatización puede mejorar las operaciones. (Morris &Brandon, 1993) La metodología de desarrollo de sistemasrelacionales trae como consecuencia que el flujo detrabajo de las operaciones del negocio se transformará,mientras los nuevos sistemas de información sediseñaban, lo que mejoró la calidad del trabajo. Esdecir, se integran las nuevas funciones del negocio consistemas de información que le dan un mayor apoyo a lasmismas. Dentro de las limitaciones de esta metodologíapodemos mencionar la falta de suficiente apoyo a la re-estructuración de las operaciones, considera el cambiocomo constante dentro del negocio y establece que las
  58. 58. 58operaciones y los sistemas de información nunca seráncapaces de ajustarse adecuadamente. También estableceque las herramientas para el desarrollo de los sistemascomputarizados de información eran creadas para serutilizadas una sola vez y las mismas no eran fáciles deactualizar o modificar. (Morris & Brandon, 1993) Existen dos herramientas que son utilizadas poresta metodología para crear modelos de los procesos delas organizaciones. La primera es el mapa de actividaddel negocio conocido por sus siglas en inglés "BAM"(Business Activity Maps) y la segunda los diagramasrelacionales.
  59. 59. 59Mapa de Actividad del Negocio El mapa de la actividad del negocio consiste enuna serie de "diagramas de flujo que representan lasactividades que son ejecutadas y muestra la relaciónentre dichas actividades". El propósito de este tipode diagrama es crear un modelo que muestre el flujo delas actividades y de los procesos del trabajo. Esteprovee la información necesaria para entender lasoperaciones del negocio a través de la representacióngráfica del flujo o movimiento del trabajo y el detalleasociado con éste. En la figura 26 se puede observar unejemplo de un mapa de actividad del negocio. (Morris &Brandon, 1993) Esta técnica es utilizada en la metodología de re-ingeniería de un negocio dinámico. Primero se utilizapara describir el flujo de trabajo actual de laorganización y una vez se identifican todas lasfunciones del negocio, se reconstruyen los procesos.Además se utiliza para implantar la re-ingeniería enlas operaciones. (Morris & Brandon, 1993) Este diagrama es jerárquico y de tipo red. Elpaso inicial es determinar que uno hace. Se hace un
  60. 60. 60 19 Figura 26. Mapa de Actividad del Negocio (BAM)19 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993
  61. 61. 61listado de las actividades que se llevan a cabo ydependiendo de la complejidad de las mismas se vandividiendo en niveles de detalle mas bajos. En esteproceso de descomposición no existen guías definidasque determinen cuantos niveles son apropiados para cadasituación. La meta principal de este proceso dedescomposición es llevar al gerente o analista, enforma organizada del nivel mas alto de detalle al nivelmas bajo: la función del negocio. (Morris & Brandon,1993) La función del negocio se define como "el grupo detareas que se ejecutan para llevar a cabo una acciónespecífica o producir el resultado deseado". Estenivel se alcanza cuando el analista deja de buscar quepasa y comienza por averiguar como se hacen las cosas.(Morris & Brandon, 1993) Existen una serie de símbolos definidos por losautores Morris y Brandon que se utilizan pararepresentar diferentes tipos de operaciones en eldiagrama o mapa de actividad del negocio. Estossímbolos aparecen en la figura 27. A continuación unadescripción de dichos símbolos:
  62. 62. 62Símbolo de Acción ("Action Symbol") estárepresentado por un círculo. Cada círculo es unaunidad separada de trabajo o un paso. Cada unoesta identificado con un nombre breve y un número.Cada círculo está conectado con otros y es comúnque tenga mas de dos salidas. También puede tenersalidas condicionales, donde se pueden representardecisiones como hacer un paso u otro y/o hacer unpaso y otro. Cuando se alcanza el nivel dedescomposición mas bajo identificado como lafunción se utiliza el círculo encerrado en uncuadrado.Símbolo Decisional está representado por uncírculo con un diamante en el medio. Este indicarespuestas que están condicionadas que producendiferentes alternativas de salida de la acción. Sila acción tiene múltiples decisiones, éstas puedenser agrupadas o la acción se puede separar encírculos mas detallados. Dos o mas líneas puedenser dibujadas en el diamante, dependiendo delnúmero de opciones en la decisión. Cada líneadebe estar claramente identificada con el nombre
  63. 63. 63de cualquier documento que sea pasado de unaacción a otra, la descripción de cualquier otrodato que se mueva entre los círculos y lacondición o alternativa debe estar identificada enel diagrama.Símbolo de inicio y terminación esta representadopor un óvalo.Símbolo de flujo de conección esta representadopor un línea que conecta tanto un círculo con unsímbolo de inicio o terminación como un círculocon otro. La dirección esta representada por unaflecha. Cada conector o línea debe tener un nombreque identifique el documento o artículo que estépasando.El símbolo de informe es un rectángulo con un ladoabierto. Este se utiliza para señalar que lainformación requerida proviene de un informe odocumento. También se utiliza para indicar elarchivo de información en forma manual oautomatizada. El nombre del informe se coloca en
  64. 64. 64 la línea de conección y dentro del símbolo se coloca el lugar de retención del informe. El símbolo de conección fuera de página ("Off- Page") esta representado por un círculo pequeño que indica que el flujo de una acción continua en otra página. Este símbolo puede estar identificado con el número de la página donde continúa el diagrama o con el número o el nombre del círculo de acción al cual se dirige. Figura 27. Notación utilizada en el diagrama de Actividad del Negocio (BAM)2020 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993
  65. 65. 65 El símbolo de conección externa se utiliza para identificar un diagrama que está relacionado con otro. Por ejemplo, al describir las diferentes acciones de un departamento de una organización las mismas están relacionadas y pertenecen a un área funcional. Este debe estar identificado con el nombre y número del diagrama, como también con el nombre y número del paso del cual salió o entró. El sistema de numeración de este diagrama es consecutivo, de izquierda a derecha. A medida que se descomponen las acciones se identifican con el número principal de la acción anterior y se le asigna un número a la acción actual. En este tipo de diagrama se recopila muchainformación sobre las funciones y procesos de unnegocio u organización. Los autores Morris y Brandonnos mencionan las siguientes: identificación de laspantallas de computadoras y documentos e informesutilizadas en las funciones, las reglas y políticas quese aplican a cada función del negocio, cualquier apoyo
  66. 66. 66externo que se utilice en el procesamiento, elitinerario de la operación, descripciones de quien,que, cuando, donde, como y porque, información deactividades especiales, volumen de información,descripción de posiciones del personal, número depersonas por posición y niveles de destrezas,identificación de las tareas mas importantes ejecutadasen esa función y provee de información sobre losproblemas o puntos débiles de las actividades actuales.(Morris & Brandon, 1993) Los autores Morris y Brandon nos presentan unaserie de reglas o guías que se utilizan para laconstrucción de estos diagramas: 1- Cada diagrama debe comenzar con una breve descripción de la actividad e incluír cual es y como se relaciona con otros diagramas. 2- Debe identificar quien fue el creador del diagrama, la fecha de creación, el número o versión del diagrama, el nombre de quien lo cambió y cuando. 3- Cada diagrama debe estar claramente identificado y hacer referencia a la unidad organizacional que esta describiendo.
  67. 67. 674- El proceso de descomposición debe llevar hastaidentificar las funciones individuales del negociou organización.5- Cada símbolo de acción (Círculo) debe estaridentificado con su nombre, el número del nivel yorden en el flujo de ese nivel.6- El diagrama debe comenzar en la parte superiorizquierda del papel y mover hacia abajo y a laderecha.7- Cada símbolo de acción (círculo) debe tener uninsumo (documento) y tener por lo menos una salida(el documento que se pasó).8- Todas las decisiones deben tener una nota obreve descripción que indique cual es la decisióno condición representada.9- Cada símbolo de decisión debe tener por lomenos dos salidas y deben estar claramenterepresentadas.10- Cada nivel funcional debe tener informaciónque describa quien, cual, como, cuando, donde yporque de esa acción representada. Toda lainformación y criterios de validación relacionadoscon una acción y todas las políticas y reglas
  68. 68. 68 utilizadas en una acción deben estar validadas. 11- El conector de flujo debe estar claramente identificado con el nombre del documento o documentos que se mueven a través de ese proceso. 12- Los conectores de fuera de página como los externos deben tener referencia en el diagrama. Estas reglas le servirán al usuario paradesarrollar un mapa de la actividad del negociocorrecto y completo.
  69. 69. 69Diagramas Relacionales Estos diagramas son una "combinación derepresentaciones gráficas y texto que se utilizan parailustrar el flujo y la relación entre las tareasmanuales y las automatizadas". La interacción, entrelas personas y las computadoras, está descrita por unflujo de acción y reacción. La lógica del sistema estáclaramente definida paso por paso, lo que permite quesea fácil de entender tanto por la gerencia como por elresto del personal. (Morris & Brandon, 1993) El diagrama relacional está diseñado pararepresentar como el trabajo es realizado. Este modelomuestra paso a paso el flujo de las tareas realizadasen cada trabajo. Cada mapa de actividad identifica ungrupo de tareas como trabajos separados, por lo tantose pueden generar mas de un diagrama relacionalasociado con el diagrama ya que el mismo muestra elflujo de trabajo al nivel mas bajo de detalle. (Morris& Brandon, 1993) El diagrama relacional se divide en tres columnaslas cuales describen el flujo operacional, el flujo dela actividad del sistema y la descripción de la acción
  70. 70. 70 que se lleva a cabo. (Véase figura 29) (Morris & Brandon, 1993) Figura 28. Ejemplo de un diagrama relacional.2121 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993
  71. 71. 71 La columna que se encuentra a la izquierdaidentificada como Flujo Operacional muestra todas lastareas realizadas en forma manual. La columna central oFlujo de Actividad del Sistema es donde se describentodas las tareas que tienen que ver con los sistemascomputarizados de información. Por último, la columnaque se encuentra en el extremo derecho identificada porel nombre de Descripción de Acción muestra en formanarrativa todas las actividades llevadas a cabo.(Morris & Brandon, 1993) Usualmente como un trabajo requiere que serealicen varias tareas, probablemente se necesitaránmas de una página para seguir el flujo. Por lo tanto,cada página debe estar claramente identificada parapoder entender el flujo de las tareas. Cada página tiene que tener informacióndescriptiva que identifique a la organización y a lafunción del negocio que esté describiendo. También debeincluir información de la fecha y la versión parapropósito de control. El diagrama relacional como un modelo gráficoutiliza una serie de símbolos para representar accionesy el flujo de las mismas. A continuación una breve
  72. 72. 72descripción de estos símbolos según los autores Morrisy Brandon. El símbolo de Acción es un rectángulo y se utiliza para representar una tarea específica que es ejecutada por una persona o por la computadora. La tarea debe estar identificada por un breve nombre y se coloca dentro del rectángulo. Cada diagrama de acción esta numerado. El número se coloca en un pequeño círculo adyacente a cada símbolo excepto cuando es un conector o un símbolo de archivo de computadora. El número se coloca inmediatamente al frente del texto en la columna narrativa y éste sirve de referencia con el símbolo de la tarea que se está describiendo. Símbolo de inicio o terminación es un óvalo. El diagrama relacional debe comenzarse con un documento que se pase a la tarea o por un evento que puede ser un producto recibido o liberado de producción. El flujo está terminado cuando todas las tareas se han completado.
  73. 73. 73Símbolo Decisional es un diamante y se utilizapara representar puntos condicionales en el flujo.Si existen mas de dos alternativas en la decisiónentonces se utilizan conectores para cada posiblealternativa. Cada alternativa en el diagrama debeestar claramente identificada.Símbolo de Pantalla de Computadora es utilizadopara representar una pantalla o terminal noimporta el tipo de computador que se estéutilizando. Como parte del diagrama, este símbolodebe tener el nombre de la pantalla y el númeroutilizado por el sistema. Además cualquierinformación adicional se debe escribir en la partenarrativa del diagrama.Símbolo de Informe se utiliza para representarcualquier informe ya sea generado de forma manualo por computadora.Símbolo de Archivo de computadora se representapor un cilindro. Este se utiliza para mostraroperaciones con archivos de computadoras y se
  74. 74. 74colocan en la columna de Flujo de Actividad delSistema. El nombre del archivo se escribe dentrodel cilindro y la información relacionada con elsistema se escribe en la parte narrativa o terceracolumna.El símbolo de archivo de informes es un pequeñorectángulo con uno de sus lados abierto y seutiliza para representar un archivo físico dedonde se obtiene la información generada de formamanual. El nombre del archivo debe colocarsedentro del símbolo. La localización y el nombrede la unidad responsable del mismo debeespecificarse en la parte narrativa del diagrama.Este símbolo siempre se utiliza en la columna deFlujo Operacional.El símbolo de conección de flujo de trabajomuestra el lugar o posición de cada tarea en eldiagrama y su relación con otras tareas. El flujose ilustra uniendo los símbolos con líneas en elorden en que se ejecutan. La dirección delmovimiento se indica utilizando flechas
  75. 75. 75direccionales. Cada conector debe estaidentificado con el nombre del documento oproducto que lleva a la próxima tarea.Otro símbolo utilizado en este tipo de diagrama esel conector fuera de página que indica lacontinuación del flujo en otra página. Se debeidentificar el punto de conección, la página y elnúmero de la tarea. La notación o símbolo debecolocarse en la parte gráfica del diagrama y eltexto asociado debe incluirse en la columna dedescripción de acción.El símbolo de conección externa se utiliza cuandoel flujo de trabajo tiene una interacción orelación con otro. Esta interacción debe estaridentificada con su nombre. El número de página yla tarea, el nombre del diagrama con el cualinteractúa ese flujo de trabajo está relacionado ytambién debe incluirse. Por último la numeración de las tareas de untrabajo deben comenzar con el número uno y
  76. 76. 76 continuar en secuencia siguiendo el orden de las mismas. Cada tarea debe tener un número consecutivo único y se utilizará para describir la tarea en la columna de Descripción de Acción que hace referencia del símbolo con el texto. (Morris & Brandon, 1993) 22 Figura 29. Notación utilizada para hacer diagramas relacionales. Existen una serie de reglas o guías que intentan lograr la consistencia de estos diagramas. Algunas de las que mencionan los autores Morris y Brandon son:22 D. Morris & J. Brandon, Re-engineering your business, McGraw-Hill, New York, 1993
  77. 77. 771- Siempre se debe comenzar el flujo describiendo claramente las condiciones que lo iniciaron.2- Cada trabajo identificado en el mapa deactividad del negocio debe especificar una listade las tareas principales.3- Solamente aquellas tareas manuales y la lógica que le da apoyo debe entrarse en la columna de flujo operacional.4- Las tareas ejecutadas por la computadora y la lógica que le da apoyo deben entrarse en la columna de Flujo de Actividad del Sistema.5- Solo el texto narrativo debe entrarse en lacolumna de Descripción de la Acción.6- Todas las fórmulas que se utilizan pararealizar cálculos deben estar anotadas en lacolumna de la Descripción de la acción.7- Cada entrada no importa la columna en que se encuentre debe estar numerada.8- Cada pantalla debe estar identificada con un número y su nombre.9- Cada informe debe estar identificado con su nombre oficial y su número.10- Todos los conectores deben esta identificados
  78. 78. 78 y ser fáciles de seguir. 11- No se debe sobrecargar una página colocando demasiados diagramas. Estas son algunas de las recomendaciones que hacenestos autores para asegurarse que cualquier personaentienda la presentación de la información.
  79. 79. 79 CAPITULO III METODOLOGÍAEvaluación de Técnicas Diagramáticas El desarrollo de un manual para la documentaciónde los procesos institucionales requiere la selecciónde una o varias técnicas para la representación oconstrucción de un modelo funcional de la organización.Durante el estudio y evaluación de las metodologíasexistentes, el investigador estableció y evaluó unaserie de criterios o características necesarias quedeben cumplir los métodos o técnicas a utilizarse.Algunos de estos son: 1- El método o técnica diagramática debe permitir desarrollar un modelo general de la organización. 2- La técnica debe ser fácil de aprender por usuarios no especializados. 3- Los diagramas desarrollados deben ser fáciles de leer y entender por personal no especializado. 4- El método debe estar diseñado para ser utilizado en computadora. 5- La herramienta debe permitir describir tanto
  80. 80. 80 las funciones principales como el detalle de las mismas. El investigador le asignó un peso o valor a cadauna de estas características según su importancia.(Véase tabla 1)Tabla 1Pesos asignados por característica D E S C R I P C I O N PESO ASIGNADOVisión General de la Estructura de una 7OrganizaciónFácil de aprender por usuarios no técnicos 9Los diagramas deben ser fáciles de leer y 9entender por usuarios no técnicosLa técnica debe estar diseñada para ser utilizada 7por computadoraRepresentación tanto de las procesos principales 9como el detalle de los mismos.Permitir representar el movimiento de los datos 7atraves de los procesosLos diagramas deben ser fáciles de dibujar y 9cambiar Se estableció una escala 1 al 10 donde el pesomayor fue asignado a las características de mayorimportancia.
  81. 81. 81 A continuación una descripción más detallada delas características evaluadas por el investigador: Visión General de la estructura de una organización La técnica nos debe permitir representar la estructura general de las unidades funcionales de la organización. Fácil de aprender por usuarios no técnicos La técnica debe ser sencilla y fácil de aprender ya que usuarios no especializados serán los que crearán el modelo de los procesos de la organización. La técnica o herramienta seleccionada no debe requerir de un adiestramiento extenso. Los diagramas deben ser fáciles de leer y entender por usuarios no técnicos La técnica debe permitir desarrollar o crear diagramas que sean fáciles de interpretar por el personal no técnico. Esto permitirá aumentar la participación del usuario en el proceso de
  82. 82. 82creación, desarrollo y verificación del modelo.La técnica debe estar diseñada para ser utilizadapor computadoraEsto facilitará la creación, modificación ymantenimiento de la documentación de los procesosde la institución.Representación tanto las procesos principales comoel detalle de los mismosEsto facilitará el aprendizaje de la técnica alusuario. Algunas técnicas diagramáticas sonapropiadas solamente para crear modelos generalesde la organización. Otras técnicas solamentepermiten crear modelos del detalle del sistema.De acuerdo a James Martin es "deseable" tener unasola técnica diagramática en la que se puedanrepresentar tanto los aspectos generales como eldetalle de un sistema. (Martin & McClure, 1985)La técnica debe permitir representar elmovimientode los datos através de los procesosEsto le permitirá al usuario tener una visión de
  83. 83. 83 como se mueven y transforman los datos através de los procesos. Fácil de dibujar y cambiar La técnica diagramática utilizada deberá ser fácil de dibujar tanto por el personal técnico como el no especializado. Esto permitirá la construcción rápida del diagrama y reduce el tiempo de desarrollo del modelo. También la técnica debe permitir que los cambios a los modelos desarrollados sean fáciles de implantar lo que reducirá el tiempo de mantenimiento de los diagramas y le permitirá al usuario invertir mas tiempo en el análisis y verificación del modelo. El investigador hizo su evaluación basado en elestudio de las técnicas diagramáticas investigadas y enevaluaciones hechas por expertos en este campo. En latabla 2 aparecen las características que posee cadatécnica o método evaluado.
  84. 84. 84Tabla 2Evaluación de Métodos o Técnicas Diagramáticas D I A G R A M A S CARACTERÍSTICA FL DE DE FL HI WA AC BA DI UJ SC PE UJ PO RN CI M AG OG OM ND O IE ON .R RA PO EN R- EL MA SI CI DE OR AC CI A DA R IO ON TO NA S LTécnica permite:Visión General de las funciones de la X X X XorganizaciónFácil de aprender X X X X X X X XFácil de leer X X X X X X X XDiseñada para utilizarse en X X X X X X X X XcomputadoraRepresentación tanto los procesos X Xprincipales como el detalle de losmismos.Movimiento o flujo de datos X X X XFácil de dibujar y cambiar X X X X X X X X
  85. 85. 85 El investigador evaluó las características de cadametodología estudiada y los resultados aparecen en latabla 3. De acuerdo a estos criterios el investigadorevaluó y seleccionó la técnica de diagrama de flujo dedatos para describir los procesos de la institución. Apesar de que el diagrama de flujo de datos y el mapa deactividad del negocio tienen igual puntuación, elinvestigador seleccionó el diagrama de flujo de datosya que es una técnica mas conocida, existen programasde computadoras que le dan apoyo a la misma y esta seha utilizado por mayor tiempo en el desarrollo desistemas de información. El diagrama de Flujo de Datos se utilizará paracrear un modelo del flujo o movimiento de los datos odocumentos através de los procesos de la institución.Esta técnica se modificó para facilitar la creación deldiagrama por parte del usuario añadiéndole unossímbolos nuevos que se utilizarán para describir lasfunciones de entrada o salida de los datos en losprocesos y el almacenamiento de datos. Además seañadieron dos notaciones adicionales, una de estas seutilizará para representar condiciones en el diagrama y
  86. 86. 86la otra para representar la salida de un proceso.(Véase Figura 30) También se utilizará el diagrama de Descomposición para cubrir las deficiencias del diagrama de flujo dedatos en ilustrar la estructura general de laorganización. Estas dos métodos o técnicas diagramáticasfacilitarán la creación de la documentación de losprocesos institucionales.Figura 30. Notación utilizada para hacer el diagrama de flujo de datos modificado.
  87. 87. 87Evaluación de Programas de Computadoras para laDocumentación de Procesos Institucionales La evaluación y selección de uno o variosprograma(s) de computadora(s) que nos ayuden en lapreparación de la documentación de la institución es unproceso en el cual se deben considerar los siguientesaspectos: a) Costo del producto (programas) b) Requerimientos de equipo y programas (Windows) c) Características y funciones del producto. 1) El programa debe ser fácil de utilizar y aprender por los usuarios. 2) La documentación generada por el programa debe ser de alta calidad. 3) El programa debe contar con gráficas o símbolos que le den apoyo a la metodología seleccionada. 4) La creación, modificación y manejo de los diagramas debe ser lo mas sencilla posible. 5) La documentación del producto (manuales) junto al apoyo técnico y servicio deben ser completos.
  88. 88. 88 6) El producto debe contar con programas de ayuda y ejemplos. d) El programa de computadora debe darle apoyo a la metodología de documentación propuesta por el investigador. El primero de los criterios a evaluarse será elcosto del producto. Se estableció que el costo máximodel producto no pasaría de mil dólares. Se hizo unatabla dividiendo este costo máximo en unidades de 100dólares. En la tabla 4 aparece la puntuación asignadapor escala de precios. Como puede observarse en latabla 4 mientras menor sea el precio mayor será lapuntuación asignada. El investigador hizo una evaluación sobre el costode cada producto que aparece resumida en la tabla 5.
  89. 89. 89Tabla 4Puntuación asignada por Costo del producto Escala de Precios Puntuación asignada (Dólares) 0 - 100 10 101 - 200 9 201 - 300 8 301 - 400 7 401 - 500 6 501 - 600 5 601 - 700 4 701 - 800 3 801 - 900 2 901 - 1000 1

×