Presentacion Semana 9-10

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Presentacion Semana 9-10

  1. 1. Bloque II: Retener + Compartir + Utilizar Semana 9-10: Gestión Documental de la Información Objetivos - Identificar y analizar las diversas herramientas para la gestión del conocimiento explícito dentro de las organizaciones. - Distinguir entre procesos de gestión de la información y del conocimiento . Actividades : Se revisan perspectivas y prácticas de gestión documental para gestionar información a nivel personal y organizativo . Debates: ¿Cómo procesos de GD estimulan o inhiben procesos de gestión del conocimiento en las organizaciones?
  2. 2. <ul><li>http://www.youtube.com/watch?v=x2SYlEpyi6c&feature=related </li></ul>
  3. 3. Dato - Información - Conocimiento <ul><li>Dato : Componente básico de la información . Sólo tiene un significado en relación a los otros datos y de acuerdo a la función que cumple en el conjunto y contexto . </li></ul><ul><li>Meta-datos : dato acerca de un conjunto de datos , que se conserva también como un dato en el mismo u otro archivo. </li></ul><ul><li>Información : contenido de un mensaje, una suma organizada de datos. </li></ul><ul><li>Meta-información : información acerca de un conjunto de informaciones , adquiere significado en correspondencia con la información que queremos expresar. </li></ul><ul><li>Conocimiento : interpretación de la información, situándola en un doble contexto : </li></ul><ul><li>a) las circunstancias ligadas al proceso informativo; </li></ul><ul><li>b) los conocimientos previamente adquiridos . </li></ul>
  4. 4. Dato - Información - Conocimiento
  5. 5. Dato - Información - Conocimiento
  6. 6. Documento-información-conocimiento.
  7. 7. Documento-información-conocimiento. <ul><li>Analizar de datos a partir de su contextualización es lo que proporcionará información . Cuando dicha información sea interpretada por algún miembro cualificado de la organización, se transformará en conocimiento útil. </li></ul><ul><li>Los documentos contienen datos, cuyos conjuntos conforman información en la medida en que son parte de un mensaje (algo que se transmite y que tiene significado). El conocimiento es la interpretación que una o varias personas hacen del significado del mensaje. </li></ul><ul><li>Este conocimiento puede transformarse en una nueva información , una meta-información que, en general, es susceptible de registrarse, documentarse , en su cualidad de conocimiento explícito en una formato/soporte específico . </li></ul><ul><li>Fuente: (Colle, R.). </li></ul>
  8. 8. Gestión Documental (definiciones) <ul><li>- Conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos en una organización , permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el procedimientos en que los documentos deben guardarse, eliminar o asegurar su conservación. </li></ul><ul><li>- Consiste en el uso de tecnologías y procedimientos que permiten el acceso, gestión y explotación de la información generada por y en la organización. </li></ul><ul><li>- Se refiere a la gestión de forma “automatizada” de los documentos producidos por una organización, así como del diseño de procesos de generación de esos documentos , su flujo de trabajo y almacenamiento hasta su difusión final. </li></ul><ul><li>Debate : Con el uso de las TIC’s se da un salto en la complejidad y exigencias de sistemas informatizados y en las formas de pensar la gestión documental ¿De qué dispositivos tecnológicos estamos hablando? </li></ul>
  9. 9. Gestión Documental (Atributos) <ul><li>Funciones </li></ul><ul><li>Definición de problemas/oportunidades [ toma de deciciones ] </li></ul><ul><li>Generación - Análisis - Ranking de Ideas </li></ul><ul><li>Elección y Evaluación de Ideas </li></ul><ul><li>Implementación de Procesos y Sistemas de gestión </li></ul><ul><li>Resolver Problemas en la organización </li></ul><ul><li>Propósitos </li></ul><ul><li>Captura y Generación </li></ul><ul><li>Retener - Organizar - Intercambiar </li></ul><ul><li>Dibujar Mapas Mentales </li></ul><ul><li>Trabajo en Equipo (Colaborativo) </li></ul><ul><li>Funcionalidades </li></ul><ul><li>Organización del workflow interno </li></ul><ul><li>Mejorar la recuperación y visualización de la información </li></ul><ul><li>Integración con sistemas para la toma de decisiones; </li></ul><ul><li>Aplicar perfiles de usuarios mediante “profiling” </li></ul>Workflow: activity enabled by a systematic organization of resources , defined roles and energy and information flows, into a work process that can be documented and learned. Asegurar la Memoria Organizacional Asregura el Flujo Organizacional Facilitar del trabajo colaborativo
  10. 10. visualización de la información nuevas arquitectura / interfaces
  11. 11. Sistema de Gestión Documental <ul><li>Para implementar la GD debe contarse con un Programa/Sistema de Gestión Documental. </li></ul><ul><li>- Problema : el aumento constante de la cantidad de documentos requiere de una estructura para homogeneizar los mismos, que identifica y describe sus características y el lugar de procedencia, así como tratar el contenido de información relevante. </li></ul><ul><li>- ¿Qué es un SGD ? Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de GD , tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización , consulta, conservación y disposición final de los documentos” </li></ul><ul><li>Debate : Al diseñar un SGD debemos tener en cuenta primero las aplicaciones tecnológicas (software, base de datos, groupware) para luego diseñar las funcionalidades de su uso y para qué se quiere gestionar. ¿Estamos en lo correcto? </li></ul>
  12. 12. http://www.nathan.com/
  13. 13. Sistema de Gestión Documental <ul><li>… Un SGD es una herramienta en las que se puede apoyar una GC efectiva para: </li></ul><ul><li>- Convertir el conocimiento individual en conocimiento colectivo . Conseguir que todos los miembros de la organización se vinculen a través de una comunicación efectiva. </li></ul><ul><li>- Las organizaciones no deben ser vistas como mecanismos de procesamiento de información sino como productoras de procesos humanos y dinámicos de conocimientos . </li></ul><ul><li>- Se apoya en técnicas de gestión del flujo de trabajo ( Workflow Management ) para controlar la forma en que las personas crean y modifican los datos proporcionando los medios para que se ejecuten las acciones correspondientes. </li></ul><ul><li>Debate: ¿Son herramientas de gestión o un conjunto de estrategias de generación de conocimientos? </li></ul>Práctica+Práctica > Proceso + Proceso >Confusión> Análisis de Prácticas & Procesos> Mejora Procesos Humanos +Identificación de TIC
  14. 14. Entre la gestión de información y del conocimiento <ul><li>- En el centro de la GI se encuentra la GD . La información queda figurada en documentos. Sin una adecuada gestión de estos se dificulta llegar a una GI. </li></ul><ul><li>- Para gestionar conocimientos hay que tener en cuenta que no se produce sólo por la GI, sino que deben intervenir procedimeintos y personas. </li></ul><ul><li>- En una organización puede existir un perfecto modelo de gestión de la información, pero si los individuos no lo utilizan se dificulta crear conocimiento. </li></ul><ul><li>- Gestión del Conocimiento. Gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización . Tienen que ver con procesos relacionados con la captación, estructuración y transmisión de información y conocimientos. </li></ul>D+D=I+I=GD>GI+PROCESOS HUMANOS>GC
  15. 15. Entre la gestión de información y del conocimiento <ul><li>- E l enfoque de GI gestiona los flujos de información, se orienta hacia el entorno exterior que rodea a la organización y apoya las acciones con carácter anticipativo. </li></ul><ul><li>- El enfoque GC gestiona los flujos de conocimientos internos para que sean compartidos en el interior de la organización y aprovecha la memoria de la empresa (su pasado). </li></ul>¿Y la GC Abierta?
  16. 16. ¿Qué priorizar? ¿Procesos Humanos contextuales? ¿Procesos informacionales estandarizables? [Kane & Oppenheimer, 2006]
  17. 17. Entre la gestión de información y del conocimiento
  18. 18. http://www.slideshare.net/FLACSO/herramientas-para-la-gestin-de-la-informacin-y-el-conocimiento/
  19. 19. http://www.slideshare.net/FLACSO/rbol

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